management interner projekte und prozesse mit projektron bcs
DESCRIPTION
Das Abbilden, Einhalten und Nachhalten von Prozessvorgaben und internen Regelungen ist mit zunehmender Größe des Unternehmens eine echte Herausforderung. Umso wichtiger sind dabei Tools, die integriert in den Arbeitsalltag genau dies ermöglichen. Vor dieser Herausforderung stand die Projektron GmbH bei der Übergabe von Verantwortlichkeiten an eine rasch steigende Mitarbeiterzahl. Mit der eigenen Projektmanagement-Software Projektron BCS ist es gelungen, Prozessschritte in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu integrieren und die Prozesseinhaltung für die Leitung und die Mitarbeiter transparent zu machen. Anhand eines Messeprojektes, der Urlaubsbeantragung eines Mitarbeiters und der Einstellung eines neuen Mitarbeiters werden praktische Beispiele aus der Arbeit des Unternehmens vorgestellt, in denen Vorlagen, Prozess-Workflows und Checklisten die Einhaltung der Standardvorgehensweisen unterstützen. Fragestellungen und Hindernisse bei der Implementierung werden thematisiert.TRANSCRIPT
Dr. János FögleinProjektron GmbH
Agenda
Management interner Projekte und Prozesse mit Projektron BCS
Dr. János FögleinProjektron GmbH
ASQF Projektmanagement Day 2011
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Die Projektron GmbH
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Softwarehersteller
Produkt: Projektron BCS
Projektmanagement-Software
Gegründet: 2001
Mitarbeiter: 60
Kunden: über 300 in 9 Ländern
Standorte: Berlin, München, Hamburg, Trier, Nürnberg, Darmstadt, St. Gallen
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Projektron BCS
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Entwicklung von Projektron
13.07.2011 6 von 28
3 Personen1 Standort10 Kunden
60 Personen8 Standorte300 Kunden europaweit
2001
2011Projektron GmbH
Projektron BCS
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Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
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Toolunterstützung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Prozesse
– abbilden
– einhalten
– nachhalten
Ressourcen
– verwalten
– planen
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Wissensmanagement
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Einstellungsprozess
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Steuerung durch interne Tickets
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Wissensmanagement
13.07.2011 9 von 28
Anzahl der Kommunikationswege
explodiert
Information wird nicht verteilt
Ergebnisse werden nicht dokumentiert
Fehlende Kanalisierung der Information
Lösung: BCS und Ticketsystem
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
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Einstellungsprozess
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Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
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!?ProjektronBCS/Wiki
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Support mit BCS und Tickets
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SupportWebsite
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E-MailAnzeige im Kalender
Urlaubsgenehmigung - Workflow
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
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Beantragung
Benachrichtigung
Befürwortung von Stellvertreter
Abteilungsbezogene Ansicht Anzeige der beantragten
Urlaubstermin in Mein BCS
Statusänderung auf „genehmigt“
Berücksichtigung bei Ressourcenauslastungsprognose
Berücksichtigung im Urlaubsplan
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Berechtigung
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Steuerung durch interne Tickets
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Urlaubsgenehmigung
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Abteilungsleiter
Abteilungsmitglieder
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Stellvertreterregelung
19.09.2011
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Mitarbeiter ist krank
Mitarbeiter ist im Urlaub
Mitarbeiter pausiert
Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Tickets, (Vertriebskontakte) müssen übergeben werden
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Stellvertreterregelung
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Mit welchen Aufgaben, Terminen etc. ist der Mitarbeiter betraut?
Wie ist der aktuelle Stand der Aufgaben?
Verschieden Suchoptionen im Projektbaum, bei den Tickets, Wiedervorlagen etc.
Filtern nach verschiedensten Kriterien
Linie
Projektstruktur
Sortierung nach verschiedensten Kriterien
Statusanzeige mit Ampelsystem
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Einstellungsprozess
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Einstellungsprozess
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Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Workflow
Prozessvorlage
Checkliste
(1)<Abteilungsleiter>(2)<Geschäftsführer>(3)<IT-Admin>(4)<IT-Admin>(5)<Abteilungsleiter>
(1)<Abteilungsleiter>(2)<Abteilungsleiter>(3)<IT-Admin>(4)<Geschäftsführer>(5)<IT-Admin>(6)<Abteilungsleiter>
Workflow
Projekt / Aufgabe
Checkliste
(1) Frank(2) Maik(3) Björn(4) Björn(5) Frank
(1) Frank(2) Frank(3) Björn(4) Maik(5) Björn(6) Frank
Benjamin wird eingestellt
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Messeprojekte
13.07.2011 19 von 28
Klassische Multiprojekt -Situation
Standardisierter, aber nicht identischer Ablauf
Aus Vorlagen ableitbar
Viele kleine Projekte
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Projektron BCS
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Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Messeprojekte
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Projektron BCS
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
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Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Messetermin geplant
Messeprojekt wird angelegt
Aufgaben abarbeiten, buchen
Kosten eintragen
Vorlage mit
AufgabenSachkostenplan
Bericht
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Messeprojekte
13.07.2011 21 von 28
„you can‘t manage unless you measure“
Auswertungen pro Messe und Gruppen
Basis für Controlling
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Projektron BCS
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
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Steuerung durch interne Tickets
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Projektron BCS
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Urlaubsgenehmigung
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
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Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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ZuteilungGenehmigung
Auftrag
Lieferung
Ticket
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Benachrichtigungs-Workflow
Änderung oder Erstellung vona
Projekten
Aufgaben
Terminen
Tickets
Wiedervorlagen
…
Kalendereintrag
Nachrichtenüberblick
13.07.2011
Projektron GmbH
Projektron BCS
Wissensmanagement
Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Vertragsstammdaten
Zu jedem Vertrag werden unter anderem erfasst:
• Vertragsgegenstand
• erste Grunddaten wie Vertragsnummern, Vertragsart oder Status
• erste Angaben zur Laufzeit und den Kosten
• Vertragspartner
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Agenda
Anhand der berechneten Kündigungszeiten können die zugeordneten internen Abteilungen und Personen per E-Mail mit einer Vorlaufzeit benachrichtigt werden.
Kündigungsmöglichkeiten werden nicht mehr „verschlafen“
auslaufende Verträge müssen ggf. erneuert werden
Benachrichtigungssystem
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Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
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Fazit
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Projektron BCS
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Urlaubsgenehmigung
Stellvertreterregelung
Einstellungsprozess
Messeprojekte
Steuerung durch interne Tickets
Benachrichtigung
Vertragsmanagement
Elemente des Multiprojektmanagements bilden ideale Grundlage für das
Abbilden
Einhalten
Nachhalten
von Prozessvorgaben und Regelungen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Webbasierte Projektmanagement-Software Projektron BCS
19.09.2011 28 von 28
Dr. János FögleinProjektron [email protected]