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SharePointCommunity Camp28.2.+1.3.2007
SharePointCommunity Camp28.2.+1.3.2007
Michael Greth / Daniel Wessels
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Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank
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Anforderung
Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZuständig für die Informationsbeschaffung
„Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert. Diese sollen zunächst allen Mitgliedern des Teams, später auch in Auszügen den Anwendern bereitgestellt werden. Die Informationen sollen strukturiert werden und verlässlich sein.Für die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgeführt werden, die wir organisieren müssen“
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Personen
Brian CoxAutor
sammelt Informationen
Jesse MariamWissensmanager
ordnet Informationen
Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank
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Schritte der Reorganisation
Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenführung der DateiablagenKlassifikation der Informationen über MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Präsentation von InformationenOfflineunterstützung
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Ziel
Website, die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen können Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden, sondern auch über verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitätssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings für die Mitarbeiter des Unternehmens sollen über die Site organisiert werden können
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Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes
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IST-Situation Jesse Mariam (KM)
Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWünscht sich eine strukturierte, zentrale, einfach zugängliche Wissendatenbank, an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren können
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IST-Situation Brian Cox (Autor)
Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner
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IST-Situation Claus Hansen (User)
Sucht über Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut für spezielle Themen, schlecht für ZusammenhängeWünscht sich strukturierte, zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWürde eigene Informationen gerne mit anderen teilen, aber keine Plattform
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Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint
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Planungshilfsmittel
Projekt Brainstorming
Mindmap Sammlung der Informationen über die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen
Inhalte PersonenAbläufe
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Projektmanagement
Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook
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MindmapMindmap
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Umsetzung mit SharePoint
Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen
Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbücher, Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und –Bibliotheken konsolidierenPräsentationen in Folienbibliotheken
Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen
Abläufe einrichtenGenehmigungsworkflow für neuen BeiträgeDiskussionsrunden für Feedback und Fragen
Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten
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OneNote Notizbücher vereinheitlichen
OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persönliche Ablage
Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbücher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen
ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden
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OneNote
Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen für die eigene NutzungEinfaches Cut/Paste bzw. Importieren aus diversen Anwendungen (Browser, Outlook, Printer usw)Ordnung der Information in Notizbüchern, Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbücher über zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation
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OneNote 2007OneNote 2007
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OneNote
VorteileVollständige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und Markierung/KategorisierungOffline verfügbarExport nach Word oder PDF/XPS
NachteileProprietäres Format und AnwendungNichts für externe Bereitstellung von Informationen
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Migration DateiablagenDateisystem
Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile:
Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt, darin zu navigieren
NachteileEindimensionale GliederungNavigation über Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Öffnen aller Ordner und Unterordner
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Filesystem
StrukturVersion
1.0, 2.0, 3.0
ProduktSTS, WSSv2, WSSv3SPS2001, SPS2003, MOSS
ThemaPortalPlattformSuche…
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Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
SharePoint-Bibliotheken als Container für DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek-, Ordner und DateiebeneMetadaten müssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu öffnen lässt sich erfassen, um welches Thema es sich handeltNach Metadaten können die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet, gefiltert, gruppiert und sortiert werden
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Dokumentbibliotheken
InhaltsgenehmigungVersionierung
Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen
Beispiel: 1, 2, 3, 4
Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0
Grenzwert für die Anzahl von Versionen
Erzwungenes AuscheckenPapierkorb
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Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken
NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar
VorteileMetadaten können auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente können nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken können auf einer Seite anzeigt und über WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFür eine mögliche Workflow-Unterstützung sind Attribute – vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung.
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Migration DateiablagenDrag und Drop Migration
Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird über die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile
Bekannte Strukturen bleiben erhalten
NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische höherem Niveau
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Migration DateiablageSharePoint Migration
Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden Bibliotheken.Definition von Ordnern und ggf. Metadaten für Bibliotheken mit weniger wichtigen Dokumenten.Definition von Ansichten oder alternativer Filter-Möglichkeiten für die Bibliotheken mit Metadaten
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Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint
Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfähig mit Ansichten und Filterung
Office Integration Ordner werden direkt angezeigt: Bessere Übersicht
Attribute können editiert werden, können beim Öffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Übersicht genutzt werden
Suche Nur Volltext bzw. Standardattribute, wie Dateityp oder Autor
Basis für qualifizierte, attributierte Suche
Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional über Filterung undGruppierung
Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten
Archivierung Nachträgliche Attributierung erforderlich
Gute Voraussetzung
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Filesystem MigrationFilesystem Migration
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Metadaten Management
WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhängig von individueller Liste oder Bibliothek
WebsiteinhaltstypenContainer für Typen von InformationenUnabhängig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte
Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen, Ändern und Anzeigen
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Metadaten / Contenttypes
Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site
VerwaltungErstellen/Ändern im Webbrowser über die Websiteeinstellungen->GalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellen/Ändern/Verteilen als Features
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Metadaten
Website-Spalten
ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortal…
AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministration…
…
Website-Inhaltstypen
ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL
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Artikel Contenttype
Artikel MetadatenpaltenTitel, Themenfeld, Aufgabenbereich, BeschreibungSpracheURL
WorkflowGenehmigung neue Artikel -> Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Änderung -> Brian Cox
VorlageArtikel Worddokument
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Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen
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Informationsarten
Links
Websites
Weblogs
Dokumente
WhitePaper
Artikel
Nachrichten
Dateien
Webparts
Tools
Präsentationen
Folienvorträ
ge
Multimedia
Webcasts
Podcasts
Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien
Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek
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Wiki mit SharePoint
SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki
Webseiten, die mit einen RichText/HTML-Editor im Browser bearbeitet werden könnenVerknüpfung der einzelnen Seiten über Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Änderungsprotokoll
SharePoint WikiBasis: Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow, Berechtigungen, Metadaten usw. können genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten
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WikiWiki
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Wiki mit SharePoint
VorteileEinfach einzurichten und zu bedienenTeammitglieder können aktiv mitarbeiten
Geeignet fürRelative feste StrukturenGlossar
NachteileEinzelne Objekte gehen in der Wikiseite aufMetadaten nur auf Seitenebene
![Page 38: Michael Greth / Daniel Wessels. Anforderung Jesse Mariam SharePoint Projekt Team Zuständig für die Informationsbeschaffung Unser Team, das über die](https://reader035.vdokument.com/reader035/viewer/2022062622/55204d6f49795902118c0a04/html5/thumbnails/38.jpg)
Diskussionsforum
Diskussionsrunde einrichtenMit InhaltstypenBerechtigungen für alle TeammitgliederEmail-Eingang
Verbindung mit Outlook herstellenGruppierte Ansicht in Outlook
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Incoming E-Mail
SharePoint Listen die E-Mail empfangen könnenDiskussionsrunde (Threading, HTML E-Mails)KalenderAnkündigungenDokumentbibliotheken
Speichern Anhänge als Dokumente
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Darstellung von Inhalten
Daten-Ansichts-Webpart mit SharePoint DesignerZeigt Informationen aus anderen Sites
Content Query Webpart (MOOS)Zeigt Informationen aus anderen Bereichen im Webpart anUmfangreiche Filter- und SortiermöglichkeitenKonfiguration und Anpassung der Darstellung über Browser
Filterwebpart (MOOS)Stellt Filterwerte für Webpartverbindungen aus verschiedenen Quellen bereit