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OP - Management Aufgaben und Strukturen
Leipzig, den 18.05.2017
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Episode 1
Vom Kümmerer zum Manager
• OP-Statut: Regelwerk im Konsens als kleinster gemeinsamer Nenner
• Organisatorische Weisungsbefugnis
• Verteiler und Hüter der Gegebenheiten
• „Konflikt“ der Leistungserbringer
• „Schwarzer Peter“ der Spitalsführung
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Selbstverständnis OP-Management
• Medizinische Verantwortung
• Einhaltung des medizinischen Niveaus
• Effizienz
• Optimale Ressourcennutzung
• Patientenkomfort
• Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen
Ständige Optimierung
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Ziele OP-Management
1. Bedarfsgerechte Bereitstellung von OP-Kapazität Auf der Basis fester Vereinbarung Errechnet auf Basis des strategischen Bedarfes
2. Effizienter OP-Betrieb
Kostenoptimaler Personal- und Sachmitteleinsatz Lfd. Controlling von Leistungszahlen und Betriebskosten an Nutzer und Klinikleitung
3. Kennzahlenbasierte Steuerung des OP-Betriebs
Basis: verbindliches OP-Statut mit eindeutiger Zuweisung von Entscheidungsrechten OP-Manager dem Vorstand unterstellt -> Einbindung der Klinikleitung in die Organisation
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Was sind nicht die Ziele/Aufgaben?
• Strategische Unternehmensentwicklung Spitalsleitung
• Definition der qualitativen Versorgung Klinik/FA im Rahmen der budg. Möglichkeiten
• Triage von Notfällen behand. Ärzte
• Organ der Interessenwahrnehmung der Kliniken/FA
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OP-Management OP-
Koordination Ressourcen-steuerung
Leistungs-/Prozess-
Controlling
Prozess-optimierung
Tagesplanung
Ablauf-organisation
Notfälle, Nachmeldungen
AWR ICU/IMC Station
Transport
Personal Material Geräte,
Instrumente
- bedarf
- einsatz-planung
- gewinnung - qualifik. - halten
Bestell-wesen
Material-logistik
Lager-haltung
ZSVA
Sieblogistik
Siebopti-mierung
Leistungs-erfassung,
- darstellung
Prozess-qualität, -
bewertung
Budget, ILV
Kapazitäts-planung
Ausrichtung aller KH – Prozess auf
den OP
Ständige AG/ Informations-strukturenI/IT
Investitionen Bauplanung
QM/Risikomana-gement/Pro-
jektentwicklung
Dr. med. Christian Taube, MBA
Die Aufgabe:
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Struktur OPM:
Ziel: • Steuerung sämtlicher OP - Ressourcen • Patienten-, Leistungs- und Mitarbeiterorientiert
• „so spezialisiert wie möglich, so interdisziplinär wie nötig“
Instrumente: • OP – Statut • OP – Verfahrensanweisungen • ZLV, Servicelevel - Agreements • Kapazitätsvergabe • Kennzahlen, Berichtswesen, Benchmark • Transparenz, Besprechungswesen • Einbindung der Krankenhausleitung
„Das ist nicht meine Aufgabe“ darf kein show-Stopper sein
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• Verantwortlichkeit?? Faule Kompromisse!!
• „Von allen unterschrieben“ vs. „In-Kraft-Setzung“
• OP – Manager als „Supermann“ vs. „Institution OP – Management
• Steuerungsansprüche OPM unvereinbar mit bestehenden Arbeitsverträgen / Berufungszusagen
• Krankenhausleitung im OFF
• alles in ein Dokument
• > Änderungen (z.B. Zielzeiten oder Teilprozesse) werden nicht nachgepflegt. Damit gelten Teile des Statutes nicht mehr – und dann in der Wahrnehmung aller das gesamte Statut
• rigide Prozessbeschreibung als Ausdruck des Misstrauens bei Abgabe von Entscheidungskompetenz
warum scheitert das OP – Statut 1.0 ?
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OP-Statut 2.0
klare Trennung von Verantwortung / Gremien / Kommunikation
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Inhalte des OP-Statuts
Welche Dinge sollten in einem OP-Statut geregelt sein?
a) Gültigkeitsbereich
b) Personen/Rollen
c) Zuständigkeiten
d) Gremien
e) elementare Prozessorganisation
f) Verweis auf Regelungen in Verfahrensanweisungen
g) Inkraftsetzung
h) ggf. Klinik - Spezifika
Definition: übergeordnetes Regelwerk i. S. eines Grundgesetzes (stabile Gültigkeit)
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Gültigkeitsbereich des OP-Statuts
• Nur OP - Bereiche?
• was ist mit konservativer Medizin, die OP - Ressourcen beansprucht?
Der Gültigkeitsbereich umfasst:
• zentrale OP-Bereiche
• dezentrale OP-Bereiche
• ggf. Spezial-OP (Roboter, Forschung ...)
• Eingriffsräume
• Interventionsräume (Bildgebung)
• Schockräume
• ambulante OP-Säle
• ...
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Abgrenzung zu Verfahrensanweisungen
Verfahrensanweisungen regeln
• Betriebszeiten
• Zielzeiten
• Teilverantwortungen: Namen, Nummern, Tageszeiten
• Planungs- und Bestellprozesse
• Einschleusung und Vorbereitung der Patienten
• Patiententransport
• Nachmeldungen und Änderungen im OP-Programm, Verfahren
• Ablauf im Tagesgeschäft
• Verplanung freier Ressourcen
• Umgang mit Notfällen
Definition: spezifisches, dem OP-Bereich individuell angepasste Regelwerk, hohe Anpassung, situative Veränderung
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Zuständigkeiten im OP-Management (Auszug)
OP-Manager
Definition: Leitung der Institution OP-Management der Krankenhausleitung direkt unterstellt
Aufgaben:
• strategische Planung, Steuerung und Sicherstellung der Leistungserbringung in allen OP-Bereichen.
• Entwicklung der Krankenhausorganisation in Ausrichtung auf die Leistungsstelle OP
• Sicherstellung der Datenerhebung und Erstellung eines regelmäßigen Berichtswesen zur Bewertung des Leistungsgeschehens.
• Leistungserfassung, Kalkulation und Steuerung der notwendigen Ressourcen zur verabredeten Leistungserbringung.
Befugnisse: Zugriff auf sämtliche personellen, strukturellen und materiellen Ressourcen der OP-Bereiche. Unterstellung der Leitungsebene
Letzte Eskalationsstufe der OP-Konflikte Organisatorische Weisungsbefugnis
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Zuständigkeit im operativen Alltag:
OP-Koordinator
Definition: Verantwortung der Ablauforganisation im OP-Bereich, dem OP-Manager unterstellt
Aufgaben:
• zuständig für die Durchführung des Tagesgeschäfts im OP.
• verantwortlich für einen optimierten, effizienten Ablauf innerhalb der vereinbarten Ziele des OP-Managements.
• zentraler Ansprechpartner
Befugnisse: verbindliche Finalisierung des OP-Programms im OP-Bereich Anpassung des OP-Programms aufgrund von Nachmeldungen und Notfällen Zugriff auf die vorhanden Personalressourcen Organisatorische Weisungsbefugnis
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Zuständigkeiten für operative Fachabteilungen und Anästhesie:
Klinik-OP/AN-Koordination
Definition: Die Chefärzte der operierenden Fachabteilungen (bzw. der Anästhesie) bestimmen die OP-Koordination der Fachabteilung und ihre Stellvertretung. Es handelt sich um einen Leitenden Arzt oder erfahrenen Oberarzt, der Entscheidungsbefugnis hat.
Aufgaben:
• Verantwortliches Mitglied der Fachabteilung in der Koordinationsgruppe des jeweiligen OP-Bereichs und
• Ansprechpartner für OP-Manager und OP - Koordinator.
• operativ: verantwortlich für die OP-Planung innerhalb der vereinbarten Kontingente, Veränderungen im Tagesprogramm, Nachmeldungen (einschließlich Notfallklassifikation) und Einteilung der Operateure
• anästhesiologisch: Sicherstellung der zeitgerechten Durchführung der Anästhesie, alle aktuellen Fragen des OP - Tages
• Zuständig für die Einhaltung der Planung
• Seine ständige Erreichbarkeit ist sichergestellt.
Befugnisse:
• Verbindliche und abschließende Erstellung des OP-Programms der Fachabteilung
• Steuerung des jeweiligen Personalkörpers ÄD
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Personen/Rollen : Hierarchie
Vorstand
z.B. Ärztliche Direktion
OP-Management
Leitungsebene
Pflege / Funktionsdienst
Medizin-Controlling
OP-Koordinationsgruppe
OP Bereich
OP-Koordinator
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OP-Manager
Klinik- direktoren
(operativ und
Anästhesie)
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Kliniken
Service-Level-Agreement Zielvereinbarung
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Definition: Vereinbarungen zur Sicherstellung der notwendigen Ressourcen für ein definiertes verbindlich geplantes Leistungsgeschehen. Die Vereinbarungen werden wechselwirksam durch das OP-Management mit den operativen Kliniken und der Klinik für Anästhesie getroffen.
• Leistungsplanung
• Patientenaufkommen
• Komplexität, Innovation, Qualität
• Prozesskinetik
• Zielzeiten
• Personaleinsatz
• Ausfallkonzepte
• Voraussetzungen / Rahmenbedingungen
• Messbarkeit, Controlling
• Konsequenzen
OPM–operativeKliniken
Ziele OPM operativeKliniken
Patientenaufkommen
· BereitstellungOPKgemäßverabredeterLeistungszahlennachkommuniziertem
Rechenalgorithmus
· AbbildungNotfallgeschehen
· Eingriffszahl,mitdefiniertenBedingungen:SNZ,NSZ,mitundohneAN,Reflexionauf
Notfallaufkommen
Leistungsgeschehen · ----· FestlegungdesPortfoliosbleibtinden
operativenKliniken
Leistungsplanung
· AnpassungderRessourcenandasLeistungsgeschehenimIntervall
(KomplexitätundInnovation,Qualität...)
· AnpassendesLeistungsgeschehensandieRessourceninRSmitOPK
· AnpassungderRessourcenandasLeistungsgeschehenimIntervall(Komplexität
undInnovation,Qualität...)
Prozesskinetik· EinhaltungverabredeterZeitrahmen
· BereitstellungnotwendigerRessourcen
· definierteTeilverantwortungamProzesswie:o Freigabe–Schnitt(inReflexionauf
Portfolio)
o zeitgerechtesErscheinenOperateure
o AnsagenächsterPatient
Planungsdisziplin · EinhaltungvonFristen(Tischabsage...)
· Vollständige,zeitgerechtePlanung
· Planstabilität
· EinhaltungvonFristen(Tischabsage...)
Personaleinsatz· SteuerungdesPersonalsnach
Vereinbarung
· StellungqualifizierterOperateureundAssistenten
· VereinbarungderPersonalausstattungimOP
Ausfallkonzepte· EntwicklungvonAusfallkonzepten
(einschließlichAnpassungandie
Leistungsplanung)
· BeteiligunganderEntwicklungderAusfallkonzepte
Zielzeiten · ja · ja
Voraussetzungen/
Rahmenbedingungen· tobedefined ·
OP-Zielvereinbarungen:
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Servicelevel - Vereinbarungen
• Leistungsbeschreibung
• Änderungshistorie
• Verantwortung Leistungserbringer
• Verantwortung Leistungsempfänger
• Verfügbarkeit des Services, Durchlaufzeiten
• Qualitätsanforderungen / Standards
• Job-Planung/-Wartung
• Service-Level-Kennzahlen Messzeitraum
• Preisgestaltung
• Eskalationsmanagement
• Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Definition: Vereinbarungen zur Sicherstellung der notwendigen Servicequalität mit nicht – medizinischen KH – Bereichen oder externen Dienstleistern. Die Vereinbarungen werden wechselwirksam durch das OP-Management mit den Tertiärdienstleistern getroffen.
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Gremien
• Jourfix (Wochen-, Monats-, Quartals-) mit der Krankenhausleitung
• OP-Konferenz / Lenkungsausschuss
• Tägl. Schleusenbesprechung! (OP-Bereiche)
• weitere
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„neue“ Rollen im OP, z.B:
Besetzung des Rüsträume: • 2 MA zeitgleich: Definition der Fachkompetenz (Tisch decken / steril anreichen) • Rüsträume und Ausbildung • Rüsten in allen Fachabteilungen sinnvoll? • Arbeitszeiten für das Rüst - Team? • Interdisziplinäre Aufgabe der FD?
In - OP – Transporte: • Transportpfleger? Ausbildung? • interdisziplinäre Aufgabe (Chirurg?)
Dokumentation: • im workflow • transparent zwischen den Berufsgruppen • Auf der Basis des Glossars
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Vorgehen OP-Betriebszeiten
OP – Kapazitäten werden leistungsorientiert berechnet.
Nicht ererbt.
Ziel:
• komplette Abbildung der strategischen FA – Bedarfe
• Differenzierung zwischen amb. bzw. niedrig komplexem und komplexem Operationsspektrum
• komplette Erfassung des Notfallanteils nach Notfallkategorie (Dringlichkeit)
• Berechnung der erforderlichen Kapazitäten und Definition geeigneter Betriebszeitmodelle
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Lösungsoptionen
Grundservice- zeit, nur vital bedrohliche
Notfallversorgung
OP-Kapazität II. Schicht
elektive Patienten;
ggf. Notfälle N0-1
dringliche
Patienten dringliche Patienten
Folge: I. Schicht = überwiegend elektive Patienten
II. Schicht = elektive und dringliche Patienten
Grundservice = Schwerpunkt Notfall
OP-Kapazität I. Schicht
dringl. Patienten;
N1-2, ggf.
verdrängte
Elektivpatienten
Definition der OP - Kapazitäten
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Notfallklassifikationen
Notfallklassifikation Vorschlag zur Koordination in einem ZOP innerhalb der Saalöffnungszeiten
N0 Eingriff höchster Dringlichkeit OP unmittelbar am Aufenthaltsort des Patienten (z.B. Schockraum)
N1 OP auf dem nächsten freien geeigneten Tisch jeder Fachklinik
N2 ≤ 6 h (Abwarten der Nüchternheit, Primärversorgung UCHI)
OP meist auf dem nächsten freien Tisch der eigenen Klinik
N3 OP im Rahmen des Notfallmanagements
Dringlich OP innerhalb 12 - 24 Std. Einpflegen in das Programm des Folgetages unter Berücksichtigung des Konstanz des ersten Punktes
Darüber hinaus sind Elektivpatienten als solche zu kennzeichnen (E)
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Entwicklung eines Prozesshandbuches:
- Administrative Aufnahme/Sozialdienste/Entlassungsmanagement
- Ambulanzen
- Zentrale Blutentnahme
- Ambulante Prämedikation
- Medizinische Funktionsbereiche (z.B. Ultraschall)
- Perioperative Prozesse
- Same day surgery
- ICU / IMC
- Normalstation
- Zentrale Notaufnahme
Kernprozesse
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z.B.: Teil des perioperativen Prozesses
Was wird getan?
Wer ist verantwortlich?
Wo ist der Prozess dokumentiert?
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Anspruch an IT – Unterstützung:
Visualisation im tracking – board: - Notfallklassifikation - relevante Infektion - postop. KIM - Bett
Prozessüberwachung: - wo ist der Patient (Start: im Haus?) - wo ist das Gerät? - wo ist der MA? Dienstplanlink
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Das Planungstool: Transparenz in Prozess und Ressource
KIM- Bettenbedarf
Notfallmonitor
Anästhesieverfahren
Probl. Infektion
Farbcodierter Prozessfortschritt
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28
OP-Statut
Fachdisziplin Summe
Woche
Int IMC Int IMC Int IMC Int IMC Int IMC
NC NCHIR 3 2 2 2 2 11,0 Vielnutzer
CH ALLG 1 2 1 2 2 1 1 1 1 12,0 Vielnutzer
UR KERN 1 1,0 Niedrignutzer
FR GYN 1 1 1 3,0 Niedrignutzer
CH UNFL 1 1 2,0 Niedrignutzer
HN KERN 1 1 2,0 Niedrignutzer
MKG CHIR 1 1 1 1 4,0 Mäßignutzer
CH HEPAT 1 1 1 1 4,0 Mäßignutzer
RA NRAD 1 1 1 3,0 Niedrignutzer
AU KERN 0,0 Gelegenheitsnutzer
MK FACHR URO 0,0 Gelegenheitsnutzer
SPINE 1 1 1 Mäßignutzer
Summe Int/d 5 5 4 5 4 23,0
Summe IMC/d 4 4 5 4 5 22,0
Summe KIM/d 45,0
FrMo Di Mi Do
9 9999
• Information und Verteilung über den KIM - Koordinator • Plausibilisierung über Verteilungsmatrix
Perioperatives ICU - Bettenmanagement
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29
Tools:
Datenmanagement:
Berichtswesen / Reporting Transparenz Benchmarking Lernen von anderen
Datenvalidität, Datendiskussion
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Einheitliche Sprache: das Glossar 2016
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31
Datenmanagement: https://www.opteamizer.com/web/home/
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Ausbildungsgänge:
allerlei kommerzielle Anbieter
VOPM – Akademie
VOPM – OP Management – Seminar (Köln)
BDA – Ausbildungsgang OP – Management (Nürnberg)
Hochschulstudium Hospital Management
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