papierloses büro- mobilität ist die devise
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ZEITGEWINN HAMBURG Effiziente Büroorganisation -Freiheit für Wichtiges
ANDREA KADEN Professional Organizer
Andrea Kaden
www.zeitgewinn-hamburg.de
„Papierloses Büro Mobilität ist die Devise“
Warum Paperless?
1. Wirtschaftlichkeit –Zukunftsfähigkeit der Unternehmen
Einsparungen Kostenreduktion durch Senkung der Papier-,
Druckkosten und Postversand
weniger Platz und Kosten für Aufbewahrung und Archivierung
Suchzeiten nach Dokumenten lassen sich drastisch verkürzen
Voraussetzung für Mobilität und moderne Kommunikation
Teamarbeit!
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ANDREA KADEN Professional Organizer
Zahlen und Fakten:
• 13 Prozent der Arbeitszeit werden täglich zum Suchen aufgewandt
• 15 Prozent der Arbeitszeit werden verwendet, um Dokumente abzulegen
• 1.000 Euro jährliche Kosten, wenn ein Mitarbeiter täglich fünf Minuten sucht
• 10 Prozent aller Dokumente werden nicht wieder gefunden
2. Umwelt - Nachhaltigkeit
enorme Einsparung bei Papier- und Drucksachen
pro Stunde weltweit Flächenvernichtung von 500 Fußballfeldern
13 Mio. Hektar Wald jedes Jahr für Papierproduktion abgeholzt
367 Mio. Tonnen jährlicher Papierverbrauch
Deutschland pro Kopf 250 kg Papierverbrauch pro Jahr
(doppelt so viel wie Afrika und Südamerika zusammen)
Warum Paperless?
Konsequenz: Reduce, Re-Use, Recycle!!
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3. Informationsmanagement
verfügbares Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre
295 Trillionen Bytes – Informationsmenge wächst viermal
schneller als die Weltwirtschaft
Stapel von CDs: Erde bis zum Mond
(Quelle: www.wissenschaft-aktuell.de;/Inventur des Weltwissens)
Warum Paperless?
4. Technologiefortschritt
Eric Schmidt: „Mobile, Mobile, Mobile“
CeBIT 2011: - 40 neue Tablet-Anbieter
- Mobile Web
- Cloud Computing
- Mobile Printing
- Social Media
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Papier
unwichtigen Informationen
alte Arbeitsgewohnheiten
Was brauchen Sie dafür?
Ein Zwischenergebnis …...
Ziel
Projekt-, Zeitplan
IT-Konzeption
Aktenplan
Planungs- und Mindmaptools
- Xmind (www.xmind.net)
- PersonalBrain (http://www.thebrain.com/)
- Freeplane (http://sourceforge.net/projects/freeplane/)
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Aktenplan • immer unternehmenstypisch
• Ordnerstruktur für die Bearbeitung, Ablage und Archivierung
• Aktenübersicht verschaffen
• Hauptgruppen bilden, nummerieren
• klassischer Aktenplan hat 10 Hauptgruppen (0-9)
• IT und Papier identisch soweit wie möglich identisch
z.B.
0 Leitung
1 Verwaltung
2 Finanzen
3 Personal
4 Einkauf
5 Projekte
z.B.
0 Leitung
0-0 Gründung
0-1 Führung
0-3 Team
0-4 Partner
0-5 Mitgliedschaften
0-9 Archiv
z.B.
1 Verwaltung
1-0 Büro
1-1 Organisation
1-2 Versicherungen
1-3 Recht
1-9 Archiv
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Vorstufe Aktenplan in Excel
Aktenplan im Explorer
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Scanner
Monitor(e)
Tablets, Netbooks
Smartphones
Fujitsu ScanSnap S 1500M
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Anwendungsprogramme
Kommunikation
Datensicherung
DMS/CRM
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Ihr Status Quo und Bereitschaft
Kenntnis gesetzlicher Vorschriften
(AO,GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Mitarbeiter, Partner
Kunden
Lieferanten
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§147 Abs. 6 AO i.V.m. GDPdU
d.h. Finanzbehörde hat das Recht Einblick in die gespeicherten Daten zu nehmen
Prüfsoftware (IDEA)
elektronische Rechnungen müssen auch 10 Jahre aufbewahrt werden (Original)
bei Ausdruck und Löschung ginge die qualifizierte Signatur verloren
steuerlich relevante Mails grundsätzlich im separaten Ordner abspeichern
am besten separate Ordner für Rechnungen und Auftragsbestätigungen
ansonsten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften (Dauer) wie bei Papier
originär digital entstandene Daten sind digital zu archivieren
2013 Änderung geplant
Internet Themenportal: www.elektronische-steuerprüfung.de
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Unterschrift der Informationsgesellschaft
qualifizierte elektronische Signatur entspricht der Schriftform (BGB §§ 126,126a)
(Ausnahmen: Beendigung AV, Bürgschaft, Schuldanerkenntnis, notarielle
Beglaubigungen)
pers. Unterschrift ersetzt durch zwei Algorithmen
Algorithmenpaar wird in Trust Center erzeugt und in Form von Chipkarte
(SmartCard) mit PIN dem Inhaber verliehen
zeitlich begrenzt wie Kreditkarte
Inhaber immer eine natürliche Person
keine Verschlüsselung, sondern bestätigt die Authentizität des Dokuments
2002, § 14 UstG Echtheit der Herkunft nur durch elektronische Signatur
sichergestellt
www.decoda.de
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ab dem 01.07.2011 brauchen Rechnungen keine Elektronische Signatur mehr
(Entwurf Steuervereinfachungsgesetz vom 02.02.2011)
elektronische Signatur kann, muss aber nicht mehr
„ ..andere Verfahren zugelassen, um die Echtheit des Rechnungsabsenders und die
Richtigkeit zu garantieren. Unternehmer selbst darf festlegen, wie er diese
Anforderungen erfüllt.“
„ innerbetriebliche Kontrollverfahren, die verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung
und Leistung schaffen.“
Anwendungsprogramme
Kommunikation
Datensicherung
DMS/CRM
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Datenmanagementsysteme (DMS)
Infos unter www.barc.de
http://www.softguide.de/software/archivierung.htm
www.DokuWork.com (Outlook Einzelplatz kostenlos)
www.Dr. Doc.com (Einzelplatz 300 €)
www.elo.com
www.easy.de
www.d-velop.de Costumer-Relationship
Management (CRM)-Systeme
V-Tiger (Open source)
Sugar
Navision
bm-businessmanager
……
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Anwendungsprogramme
Office und OpenOffice
PDF Reader und Creater
Foxit für Windows und Linux
Preview (Mac)
PDF Xchange (Windows)
Acrobat
Sumatra
Nitro
OCR Software
• Abby fine readers (Windows, Mac)
• PDF Converter für Mac (79 €)
• Paperless 2.0.1. für Mac
• Omnipage für Windows (ab 49 €,
mit PDF Erstellung und DMS)
Free DMS
• http://www.epiware.com
• http://sourceforge.net/
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Anwendungen
• PhraseExpress (Autotext)
• Nitro (PDF-Bearbeitung)
• www.pdf995.com (PDFPrinter)
• www.efax.de (Fax to PC)
• cardreader (iphone)
• www.7-zip.de/
• www.lastpass.com (Passwörter)
• www.keypass.com (Passwörter)
• www.freshbooks.com (Buchhaltung, Zeiterfassung)
• http://basecamphq.com/ (Projektplanung)
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Hilfreiche Internetseiten
http://mashable.com/2010/05/01/small-business-paperless/)
http://workawesome.com/productivity/paperless-office-software/
Mobilität/Speicher
• Dropbox
• Evernote/Devonthimk (Mac)
• www.box.net
• Google Apps for Business
• www.gladinet.com
Kommunikation
• googlemail
• Skype
• Netviewer
• WengoPhone – Opensource Lösung
• Sightspeed (Mac + Win)
• Windows Live Messenger (Win)
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Aufbewahrung/Sicherstellung
• offline/online?
• automatische oder manuelle Synchronisierung?
Anbieter u.a.
• Humyo/Trend Micro
• Strato Hi Drive (Märzangebot 100 GB 1 €)
• Mozy
• iDrive
• Amazon S3 mit Jungle Disk Interface (15 US cent/GB)
• Dropbox
Datensicherung!
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Datensicherung!
Zugriff/Internetsicherheit
• Passwortschutz
• verschlüsselte Verbindungen nutzen
• TSL , früher SSL heue vor allem mit HTTPS
Verbindungen genutzt
• Truecrypt, Cryptor
• Exkurs: GNUPG zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von
Daten, Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen
(http://www.gnupg.org)
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Was brauchen Sie?
• Soft Skills- Bereitschaft
• Plan - Zeitplan, Aktenplan
• Hardware - Scanner, Monitor
• Software - PDF, OCR, Datensicherung
• „Kondition“- Mut, Mitstreiter,
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„Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt“ (fernöstliche Weisheit)
Wann fangen Sie an?
Keep it simple!
„Kleine Schritte sind besser als keine Schritte“ (W. Brandt)
Es darf Spaß machen !
Kleine Schritte sind mehr als große Sprüche“ (W. Brandt)
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Rufen Sie mich gern an, wenn Sie Fragen haben!
Danke für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit!
Andrea Kaden
040 46 88 29 49
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