pr-dienstleistungen zur markteinführung des radwegenetzes ... · und vollständig organisatorisch...

Vergabe der Leistung

- Rahmenvertrag -

Angebots-, Vergabe- und Vertragsbedingungen

inkl. Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung des

Tourismusverbandes Inn-Salzach

PR-Dienstleistungen

zur Markteinführung

des Radwegenetzes Inn-Salzach

Beschaffungsmaßnahme: Rahmenvertrag Public Relations-Dienstleistungen zur

Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach __________________________________________________________________________________

Tourismusverband Inn-Salzach Seite 2 von 23

INHALTSVERZEICHNIS 1. ANGEBOTS-, VERGABE- UND VERTRAGSBEDINGUNGEN ___________________________________________3

1.1 Allgemeiner Teil _______________________________________________________________________ 3

1.1.1 Auftraggeber __________________________________________________________________________ 3

1.1.2 Angaben zu den Leistungen ______________________________________________________________ 3

2. LEISTUNGSBESCHREIBUN ___________________________________________________________________5

2.1. Leistungskontext ___________________________________________________________________________ 5

2.2. Anforderung an den Auftragnehmer ___________________________________________________________ 5

2.3. Leistungsmodule ___________________________________________________________________________ 7

2.3.1. Dienstleistungen_________________________________________________________________________7

2.3.2. Produktbereiche _________________________________________________________________________ 9

2.3.3. Umsetzung _____________________________________________________________________________12

2.4. Nutzungsrechte __________________________________________________________________________12

2.5. Dienstleistungskonzept ____________________________________________________________________12

2.6. Arbeitsmuster ____________________________________________________________________________13

2.7. Kostenblatt _____________________________________________________________________________13

3. VERFAHRENSBEDINGUNGEN _________________________________________________________________16

3.1. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen _____________________________________16

3.2. Vollständigkeiten|Unklarheiten __________________________________________________________17

3.3. Angebotsabgabe ______________________________________________________________________17

3.4. Form des Angebotes ___________________________________________________________________18

3.5. Unterschriften ________________________________________________________________________18

3.6. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote _________________________________________18

3.7. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote _________________________________________18

3.8. Datenschutzklausel ____________________________________________________________________19

3.9. Verschwiegenheit _____________________________________________________________________19

3.10. Vergütung ___________________________________________________________________________19

3.11. Preisangaben und Nebenangebote _______________________________________________________19

3.12. Hinweis wenn kein Angebot abgegeben wird _______________________________________________19

3.13. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes __________________________________20

3.14. Ausschreibungsfremde Bedingungen ______________________________________________________20

3.15. Copyright und Schutzrechte _____________________________________________________________20

3.16. Vertragsbestandteile|einzureichende Angebotsunterlagen ____________________________________21

3.17. Zuschlagswertung _____________________________________________________________________21

3.18. Zahlungsbedingungen __________________________________________________________________22

3.18.1. Zahlungsfrist _________________________________________________________________________21

3.18.2. Rechnungstellung _____________________________________________________________________22

3.19. Sonstiges ____________________________________________________________________________22

3.19.1. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ________________________________________________22

4. ANLAGEN_______________________________________________________________________________23




1. ANGEBOTS-, VERGABE- UND VERTRAGSBEDINGUNGEN

1.1 Allgemeiner Teil

1.1.1 Auftraggeber

Auftraggeber (AG) für die ausgeschriebene Leistung ist:

Tourismusverband Inn-Salzach

Geschäftsführung Andrea Streiter

Bahnhofstraße 13

D – 84503 Altötting

1.1.2 Angaben zu den Leistungen

Bezeichnung der Ausschreibung:

Rahmenvereinbarung

Public Relations-Dienstleistungen zur

Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach

Die hier ausgeschriebene Leistung ist nicht in Leistungslosen strukturiert, sondern in drei Titel mit jeweils

weiteren Unterteilungen.

Titel 1: Dienstleistungsbereiche

Titel 2: Produktbereiche

Titel 3: Umsetzung

Der Leistungsort ist

Altötting

Der Vertragsbeginn ist der

01.02.2019




Vertragslaufzeit

01.02.2019 – 31.12.2022 (Leistung- und Vertragsphase)

Es wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmenden ausgeschrieben. Es be-

steht keine Beauftragungspflicht oder Beauftragungsmenge seitens des Auftraggebers über das

nachfolgende Leistungsverzeichnis hinaus. Weitere vergleichbare Leistungen können als Lie-

ferchargen im ausgeschriebenen Rahmenvertrag seitens des Auftraggebers abgenommen wer-

den bis zu einem Gesamtbudget – inkl. der ausgeschriebenen Leistung – von 221.000,-- € netto.

Die Vereinbarung endet am 31.12.2022, ohne dass es einer separaten Kündigung bedarf. Die

Rahmenvereinbarung kann einmalig um 12 Monate verlängert werden. Sofern der Tourismus-

verband Inn-Salzach das Optionsrecht in Anspruch nimmt, endet der Vertrag am 31.12.2023,

ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Es besteht keine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Verlängerungsoption.

Die Vergabe der Leistungen erfolgt im Verfahren eines Öffentlichen Verfahrens gem. § 3 Abs. 1 VOL/ A

vom 28.06.2016, ausgefertigt am 20.11.2009, gültig ab 11.06.2010, veröffentlicht im Bundesanzeiger

Nummer 196a vom 29.12.2009.




2. LEISTUNGSBESCHREIBUNG

2.1. Leistungskontext

Der Tourismusverband Inn-Salzach will mit dem laufenden Radwegenetzprojekt optimale Bedingungen

für Radtouristen schaffen. Durch die angestrebte Verbindung von Radtourismus mit Kultur- und Frei-

zeitangeboten der Region werden Wertschöpfungsketten aufgebaut für Städte, Gemeinden und touris-

tische Leistungsträger.

Mit dem landkreisübergreifenden Radwegenetzprojekt, das die radfahrerfreundlichen Radwege der Re-

gion – ca. 1.500 Kilometer - zu einem einheitlich ausgeschilderten, attraktiven Netz mit übergreifenden

Thementouren verbindet, legt der Tourismusverband den entscheidenden Grundstein für eine Zertifi-

zierung der Region Inn-Salzach als ADFC-RadReiseRegion.

Das umfangreiche und engagierte Projekt, das regional zwei Landkreise und 55 Kommunen beteiligt,

untergliedert sich in vier Phasen:

Auf der Grundlage der bestehenden Radwege wurde in Phase 1 in enger Abstimmung mit allen

Akteuren ein besonders radfahrerfreundliches Radwegenetz in der Region ausgearbeitet und

neue Themenradtouren entwickelt.

In Phase 2 wird dieses Netz durchgängig und einheitlich beschildert.

In Phase 3 wird das Projekt im Zuge der erstmaligen Öffentlichkeitsarbeit bekannt gemacht.

Das ist die in dem hier ausgeschriebenen Rahmenvertrag zu erbringende Leistung.

In Phase 4 steht die Weiterentwicklung zur ADFC-RadReiseRegion auf der Agenda für das Pro-

jektjahr 2020.

Das Gesamtprojekt ist LEADER-gefördert zur Entwicklung ländlicher Räume.

2.2. Anforderung an den Auftragnehmer

Der Tourismusverband Inn-Salzach präferiert für die hier ausgeschriebene Dienstleistung eine Projekt-

methodik nach einem bieterseitig gemäß erprobter Best Practices vorzustellenden agilen Vorgehensmo-

dell. Dabei ist für die nachfolgend aufgeführten Dienstleistungsmodule diese Methodik in einer sinnvol-

len zeitlichen Konstellation anzuwenden. Es sind Dienstleistungsmodule parallel aufzusetzen oder auf-

einander aufbauend.




Scrums & Sprints

Der Auftragnehmer wird durch ein ausführliches Briefing über die Wünsche und Ziele des Tourismusver-

bandes Inn-Salzach bezüglich des Radwegenetzprojektes informiert im Rahmen projektspezifischer

Briefings. Aufgrund der Briefings sind für die nachfolgend aufgeführten Dienstleistungsmodule Ausfüh-

rungskonzepte zu erarbeiten und dem Tourismusverband Inn-Salzach zu präsentieren. Anhand von

Feedback-Gesprächen wird jeweils eine Feinkonzeptionierung durchgeführt, die als Richtlinie für das

jeweilige Projektmodul dient. Durch den Auftragnehmer ist sowohl für die kontinuierlichen Aufgaben

als auch für die spezifischen Projekte jeweils ein Zeitplan für die Umsetzungsphase zu erstellen. Dieser

sollte Pufferzonen für Freigaben und Korrekturschleifen beinhalten. In der zeitlichen Planung sind zwei

Korrekturschleifen zu berücksichtigen. Sollten darüber hinaus weitere Korrekturen nötig sein, werden

diese nach Aufwand berechnet.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber das gewünschte Material in der abgesprochenen Zeit zur

Verfügung. Eine enge Zusammenarbeit und damit einhergehende Absprache ist zwingend erforderlich.

Eine Beratung seitens des Auftragnehmers ist gewünscht. Die letztendliche Entscheidung über die Art

der Umsetzung bleibt dem Auftraggeber überlassen. Ebenfalls liegt die Verantwortung für die Prüfung

von Urheberrechtsverletzungen, insbesondere bei der Erstellung von digitalen oder Printmedien, beim

Auftragnehmer.

Sieht der Auftragnehmer während des Projektes Schwierigkeiten, die das Projekt verzögern oder nicht

zum gewünschten Ergebnis führen, ist dies unverzüglich mit dem Auftraggeber abzusprechen.

Werden Arbeitstreffen angesetzt, finden diese vorrangig in den Räumen des Tourismusverbandes Inn-

Salzach statt. Die Vergütung erfolgt auf der Basis von Leistungsnachweisen.

Zeit-Meilensteine

Die Projektarbeit ist unmittelbar nach Vertragsbeginn aufzunehmen.

Es wird im Frühjahr ab April 2019 im Rahmen des Gesamtprojektes eine Auftaktveranstaltung

durchgeführt. Diese ist als erster Meilenstein der Öffentlichkeitsarbeit zu planen und zu gestal-

ten (Eventmanagement)

Das Gesamtprojekt inkl. Best Practice Erfahrungen ist erstmals für die Internationale Tourismus-

börse 2020 in Berlin (ITB) zu präsentieren; weitere ITB-Termine und vergleichbare Messeveran-

staltungen und Tagungen sind in den Vertragsjahren öffentlichkeitswirksam zu begleiten.




2.3. Leistungsmodule

Nachfolgend werden Dienstleistungsmodule und/oder Marketingprodukte als Übersicht vorgestellt.

Diese sind bieterseitig konzeptionell und in der Ausführung in der Vertragsphase zu realisieren. Dafür

sind mit der Angebotsstellung - als übliche Vorgehensweise des Bieterunternehmens - die Aufgaben-

wahrnehmungen für das Projekt ´Radwegenetz Inn-Salzach` zu spezifizieren. Es ist jetzt keine Planung

und ausformulierte Konzeption zu liefern, sondern zu beschreiben, wie man die Leistung erbringen wird.

Dies ist als Dienstleistungskonzept textlich vorzustellen und in Anlage 3 zusammenzufassen.

Für die konkrete Umsetzung der Dienstleistungskonzeption hinsichtlich der Einzelmodule / Produkte

sind Arbeitsmuster mit dem Angebot vorzulegen. Diese können aus realisierten Referenzprojekten stam-

men oder als spezifiziertes Muster (CI) für den Zweck der Ausschreibungsentscheidung (Zuschlagskrite-

rium Arbeitsmuster) erstellt werden.

Die hier ausgeschriebene Aufgabenstellung wird in drei Titel strukturiert. Die eingeforderte agile Pro-

jektmethodik integriert jeweils Dienstleistungsmodule mit Produktbereichen bis ggf. hin zur Umsetzung.

2.3.1. Dienstleistungen

1. Projektkickoff|Setupphase

Es ist ein Projektkickoff zu planen und durchzuführen. Das Kickoff ist ein Vor-Ort-Workshop, in dem

neben dem angesprochenen Detailbriefing durch den Tourismusverband eine inhaltlich-struktu-

relle und personelle Organisation der Zusammenarbeit festgelegt wird.

2. Kampagnenplanung

Die Kampagnenplanung ist als inhaltliches Setup zur Projektarbeit zu verstehen. Gemäß agiler Pro-

jektmethodik wird im Sinne eines Hubschrauberflugs eine Meilensteinplanung zusammen

mit dem Tourismusverband Inn-Salzach durchgeführt. Die Kampagnenplanung ist zeitlich und struk-

turell auszuführen:

a. Vorinformation/Vorbereitung

b. ein oder mehrere Tage vor Ort und/oder digital (Videoconferencing/Telefon)

c. Dokumentation

d. Eventuell Fortführung für herausgenommene Produktbereiche




Kampagnenplanung im Sinne eines Setup kann in der Vertragslaufzeit mehrmals zu wiederholen

und fortzuschreiben sein. Sie ist als eigenständiges Dienstleistungsmodul anzubieten und zu reali-

sieren; dies kann ausgeführt werden im Laufe der weiteren Zusammenarbeit über monatliche Jour

fixe Termine (s.u.)

3. Contentplanung

Die Projektverantwortlichen des Tourismusverbandes Inn-Salzach haben in den Projektphasen 1

und 2 (s.o.) sowie im Hinblick auf die beabsichtigte ADFC-Zertifizierung des Radwegenetzes eine

große Menge an Know How aufgebaut, Zielbeschreibungen erstellt und im Rahmen der abgeschlos-

senen baulich-organisatorischen Realisierung des Radwegenetzes zahlreiche Fakten und Beschrei-

bungen erstellt. Darauf aufbauend ist für die Zwecke der nun in der Projektphase 3 durchzuführen-

den Öffentlichkeitsarbeit eine Contentplanung und Contentlieferung durch das mit dieser Aus-

schreibung zu findende Dienstleistungsunternehmen zu leisten. Das Leistungspaket ist für die offi-

zielle Freigabe des Netzes in 2019 als auch in geeigneter Weise als kontinuierliche Lieferung in den

Vertragsjahren anzubieten, im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes vorzustellen und mit Arbeits-

proben (Zuschlagswertung Arbeitsmuster) zu veranschaulichen.

4. PR-/Medienplanung

Neben den im weiteren Kapitel aufgeführten Produktbereichen ist die hier ausgeschriebene Öffent-

lichkeitsarbeit in Bezug auf die klassische Mediennutzung zu planen und durchzuführen als Element

geplanter Kampagnen (s.o.).

a. Adressierung des Gesamtprojektes bei Print- und audiovisuellen Medien als Klassische Presse-

arbeit: Dieses Dienstleistungsmodul beinhaltet die Erstellung und Platzierung von Texten und

Mitteilungen sowie die Pressearbeit insgesamt.

b. Planung und Organisation von Redaktionsbesuchen, Medientagen/-events

c. Planung und Einsatz von Medientouren

Das Dienstleistungsmodul ist als Teilkonzept des vorzustellenden Dienstleistungskonzeptes vorzu-

stellen. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie das Dienstleistungsunternehmen durch geeignete

Vernetzung an etablieren Medienstandorten oder durch andere Methoden üblicherweise erfolg-

reich dieses Dienstleistungsmodul einsetzt.




5. Jour fixe Termine

Die anzubietende Dienstleistung ´Öffentlichkeitsarbeit Radwegenetz Inn-Salzach` wird für die

Vergabeentscheidung und im Wesentlichen auf für die Vertragsleistung in die dargestellten Dienst-

leistungsmodule sowie die nachfolgend aufgeführten Produktbereiche und Umsetzungsaufgaben

strukturiert. Sämtliche Einzelleistungen benötigen über einen Kickoff bzw. eine Setup-phase hinaus

einer organisierten Form kontinuierlicher Projektzusammenarbeit zwischen dem Dienstleistungs-

unternehmen und den Projektverantwortlichen des Tourismusverbandes Inn-Salzach und ggf. wei-

terer Beteiligter.

Daher ist mit dem vorzulegenden Dienstleistungskonzept ein Organisationsmuster vorzustellen und

anzubieten als Klammer um geplante Einzelmaßnahmen. Hierfür sind pro Quartal mindestens zwei

Jour fixe Termine in Altötting vorzusehen sowie eine geeignete Form der digitalen audiovisuellen

Abstimmung (Videoconferencing, Telefonkonferenzen, webbasierter Datenaustausch/Dokumenta-

tion usw.

2.3.2. Produktbereiche

1. Eventmanagement

Die zu planende Öffentlichkeitsarbeit benötigt integriert für PR-Zwecke ein Eventmanagement sowohl

als Eröffnungsveranstaltung des hergestellten Radwegenetzes als auch in den Vertragsjahren.

Entsprechende Veranstaltungen sind durch das Dienstleistungsunternehmen konzeptionell zu planen

und vollständig organisatorisch als PR-Produkt durchzuführen. Die übliche Vorgehensweise zur

Erbringung eines solchen Produktes ist im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes darzustellen. Als Ar-

beitsmuster sind Best practice-Beispiele aus anderen Referenzprojekten vorzustellen oder spezifisch für

den Tourismusverband Inn-Salzach denkbare Events.

Neben Veranstaltungen zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit wird es als spätere, nicht jetzt anzubie-

tende Rahmenvertragsleistung darum gehen, für touristische Zielgruppen als auch die regionale Bevöl-

kerung Events zu planen und zu organisieren, die die Qualität und Leistungsfähigkeit des neuen Rad-

wegenetzes fokussieren als sportlich-kulturelles Element der regionalen Lebenswelt.

2. Anzeigenplanung und -platzierung

Advertorials, Anzeigenplanung, Imagekampagnen, also das eher klassische Instrumentarium ist durch

das Dienstleistungsunternehmen als Produktmodul zu planen, zu bewerten und gezielt zu produzieren




und einzusetzen. Es ist im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes vorzustellen, wie diese PR-Produkte

geplant und erfolgssicher eingesetzt werden.

3. Onlinemarketing|Social Media

´Online` hat bezogen auf den Radtourismus zwei mögliche Ebenen:

a. Radtourismus als Freizeitevent ist zu adressieren an touristische Nutzergruppierungen, die über

klassische Kanäle ggf. weniger erreichbar sind.

b. Radtouristen nutzen selbst unterwegs immer mehr digitale Instrumente (Navigation, Gastrono-

mie usw.) und sind während ihrer Freizeitaktivität entsprechend ansprechbar.

Daher ist als Element der zu planenden Öffentlichkeitsarbeit das Produkt Onlinekampagne(n), Einsatz

von Social Media Kanälen, Blogs, Influencer, Onlineportale usw. gezielt einzusetzen und durch das

Dienstleistungsunternehmen auszuführen und hinsichtlich des Erfolgs zu steuern.

Im Rahmen des Dienstleistungskonzeptes ist dieser Produktbereich konzeptionell zu beschreiben und

anhand geeigneter Beispiele/Arbeitsmuster aus anderen Projekten oder als Idee spezifisch für den Tou-

rismusverband zu präsentieren.

4. Merchandising

Giveaways und weitere kleinere Werbeartikel sind mindestens zur geplanten Eröffnungsveranstaltung

sowie beim regionalen-lokalen Marketing einzusetzen. Wie kann dieser Produktbereich innovativ zur

Öffentlichkeitsarbeit für das Radwegenetz Inn-Salzach eingesetzt werden? Es ist im Rahmen der Gesamt-

konzeption der Planung darzustellen ob und wie zur Bewerbung des Radwegenetzes als auch für die

Nutzenden diese Instrumente sinnvoll sind.

Ohne diese Planung vorwegzunehmen sind für die Vergabeentscheidung zu planen und als fertige Pro-

dukte zu liefern die unter 2.3.3. genannten Beispielmengen.

In diesem Produktbereich ist von einem Budget in der Vertragslaufzeit von max. 8.000,-- € auszugehen.

5. Fotoshootings

Die Förderung des Gesamtprojektes begründet sich u. a. aus der Innovation des Gesamtprojektes für die

Region als auch für den touristischen Adressatenkreis. Daher ist bei allen anzubietenden Produktberei-

chen von neuen und spezifisch für dieses Projekt geplanten und umgesetzten PR-Produkten auszugehen.

Das gilt insbesondere für die Aussagestärke des eingesetzten Bildmaterials. Deswegen ist vorgesehen

und seitens des Dienstleistungsunternehmens anzubieten eine Planung um Realisierung eines Fotos-

hootings ab Juli 2019. Im Dienstleistungskonzept ist vorzustellen wie Models eingesetzt werden und wie




ein derartiges Shooting organisiert und durchgeführt wird bezogen auf den geplanten PR-Zweck. Aus

Referenzprojekten oder spezifisch für den Tourismusverband Inn-Salzach geplant sind Arbeitsmuster

vorzulegen mit dem Angebot.

6. Informationsmaterialien

Im Radtourismus werden traditionell und erfahrungsgemäß mit gutem Erfolg Informationsmaterialien

wie Radkarten, Tourenbeschreibungen, Erlebnisstories usw. als unverzichtbares Element für Radwan-

dernde während ihrer Freizeitbeschäftigung genutzt als auch vorbereitend und werbend. Es ist im Rah-

men des Dienstleistungskonzeptes darzustellen, wie dieses PR- und faktische Informationsmaterial




konzeptionell geplant, produziert und eingesetzt werden kann. Beispielprodukte als Arbeitsmuster sind

mit dem Angebot vorzulegen.

7. Optionale weitere Produkte (nicht vergabewirksam)

Durch das Bieterunternehmen sind neben den hier ausschreibungsseits vorgestellten Produkten mög-

liche weitere Produkte aus eigener Referenz kurz zu präsentieren und zu beschreiben. Dies ist als Teil

des Dienstleistungskonzeptes vorzusehen als auch auf der Ebene der Arbeitsmuster.

2.3.3. Umsetzung

Die Umsetzung der aufgeführten PR-Produktbereiche ist im Rahmen der Dienstleistungskonzeption zu

beschreiben und anhand von Best Practice Beispielen von Referenzprojekten oder spezifisch geplant für

den Tourismusverband Inn-Salzach zu präsentieren.

Die Umsetzung (näheres siehe Kostenblatt) ist anzubieten für:

a. Eventmanagement (Eröffnungsveranstaltung; Messeveranstaltung CTM in Stuttgart)

Planung & Organisation; Räumlichkeiten/Veranstaltung; Show Act; Moderation; begleitende

Medienarbeit

b. Anzeigen

c. Onlinemarketing: mindestens 3 Kanäle

d. Medien- und Influencerarbeit

e. Merchandising

f. Informationsmaterialien

g. Fotoshooting

2.4. Nutzungsrechte

Dem Auftraggeber werden die Nutzungsrechte für die im Rahmen des Rahmenvertrags erstellten Mate-

rialien räumlich, zeitlich und inhaltlich unbegrenzt übertragen.

2.5. Dienstleistungskonzept

Mit dem Angebot ist ein Dienstleistungskonzept textlich vorzulegen und ggf. in einem Pitchtermin (als

Vor-Ort-Aufklärungsgespräch) als Power-Point-Präsentation und verbal vorzustellen. Das Dienstleis-

tungskonzept muss folgende Positionen beinhalten:




Kurzvorstellung der Agentur (Mitarbeiter, Philosophie, USP, Netzwerkpartner, Equipment

und die damit einhergehenden Möglichkeiten)

Vorstellung anhand eines standardisierten Workflows/ Qualitätsmanagements, wie die un-

ter 2.3. angegebenen Leistungsanforderungen (Dienstleistungsmodule und Produktberei-

che) erfüllt werden. Dazu ist auf die Einzelpositionen des Leistungsverzeichnisses vollständig

einzugehen (s. Zuschlagswertung – Anlage 3 – Formblatt L 2270).

Beschreibung, welche Herausforderungen/Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Vertrags-

leistungen gesehen werden und welche Lösungsvorschläge angeboten werden.

2.6. Arbeitsmuster

Zu den unter 2.3.2. aufgeführten Produktbereichen sind Arbeitsmuster dem Angebot beizufügen bzw.

als Fotos/Videos usw. in geeigneter Weise vorzustellen. Hierfür ist strukturierend die Anlage 4 zu ver-

wenden bzw. dort mittels Verweisen auf entsprechende Muster sich zu beziehen. Die Arbeitsmuster

werden bewertet pro Produktbereich gem. der veröffentlichten Zuschlagswertung (Formblatt L 2270).

2.7. Kostenblatt

Innerhalb des ausgeschriebenen Rahmenvertrages (max. Budget 221.000,-- €) beträgt die erste und

größte Liefercharge die erstmalige Öffentlichkeitsarbeit für das Radwegenetz Inn-Salzach. Diese Lie-

fercharge ist anzubieten. Dabei ist das Maximalbudget keinesfalls auszuschöpfen. Es wird seitens der

ausschreibenden Stelle eine Budgetspanne von 140.000,-- bis 170.000,-- € angenommen.

Kostenübersicht




Titel 1: Dienstleistungsmodule

Kickoff|Setup _______ €

Kampagnenplanung _______ €

Contentplanung _______ €

SEM-Konzept (Google AdWords)

PR-Medienplanung _______ €

Jour fixe Termine|Projektkontinuität _______ €

Gesamtsumme Titel 1 netto _______ €

Mehrwertsteuer 19 % _______ €

Gesamtsumme Titel 1 brutto _______ €

Titel 2: Produktbereiche

Eventmanagement

_______ €

Anzeigenplanung und –platzierung|Print-Advertorials

_______ €

Onlinemarketing|Socal Media _______ €

Merchandising (Giveaways/Kleinmaterialien) _______ €

Informationsmaterialien

_______ €

Fotoshootings

_______ €

PR- und Medienarbeit (Influencing)

Optionale weitere Produkte (nicht vergabewirksam)







Titel 3: Umsetzung

Eventmanagement Eröffnungsveranstaltung und Messeauftritt (z.b. Flyerverteilung) auf der CMT Stuttgart

_______ €

Anzeigen |Print-Advertorials Ca. 10 Anzeigen/Advertorials

_______ €

Onlinemarketing: mindestens 3 Kanäle ca. 8 Wochen _______ €

Merchandising (Giveaways/Kleinmaterialien) _______ €

Informationsmaterialien

10.000 Flyer _______ €

10.000 Radkarten _______ €

130.000 Booklets für zwei Rad-Fachmagazine _______ €

Fotoshooting ( 1x im Juli 2019 outdoor) Zwei Shootings, 3 Models, Bildbearbeitung und –bereitstellung (Keyimage-Auswahl ca. 15 – 20 Motive)

_______ €

PR- und Medienarbeit (Influencing)

Themenplanung/-settings, mindestens 4 Basistexte _______ €

Pressemitteilungen, mindestens 4 Meldungen, Erstellung und Adressierung

_______ €

Mindestens zwei Medientage (Redaktionsbesuche oder Medi-enevents)

_______ €

Mindestens zwei Gruppenrecherchereisen _______ €







Gesamtsumme brutto Titel 1 – 3 _______ €

Nachlass ohne Bedingungen auf die Gesamtsumme Titel 1 - 3

Skonto auf sämtliche Angebotspreise brutto bei Zahlung inner-halb von 18 Tagen (nicht vergabewirksam)

Handlingfees können nicht eingesetzt werden.

3.VERFAHRENSBEDINGUNGEN

3.1. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen

Das Vergabeverfahren wird von dem Beratungsunternehmen Loesungenfinden.org GbR unterstützt. Bieteranfra-

gen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren sind ausschließlich schriftlich oder elektronisch (Brief,

Fax) zu richten an:

Loesungenfinden.org GbR

Adolf-Silberberg-Straße 34a

D-50181 Bedburg

Fax: 02271/7920-209

[email protected]

Ansprechpartner: Wilhelm Rosemann




Fragen, die der oben genannten Stelle nicht bis zum 13.12.2018, 14.00 Uhr vorliegen, können nicht beantwortet

werden. Die Antworten auf Bieterfragen werden allen Bieterunternehmen jeweils am Tag nach der benannten

Frist über die Internetseite, über die auch diese Ausschreibungsunterlagen zum Download zur Verfügung gestellt

wurden, bereitgestellt. Eine gesonderte Benachrichtigung der Bieterunternehmen hierzu erfolgt nicht.

Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen werden ebenfalls über diesen Downloadlink bekannt-

gemacht. Alle Informationen (Fragen, Antworten, Änderungen oder Ergänzungen) die über den Downloadlink be-

kannt gemacht werden, sind für das Vergabeverfahren und die zu erbringenden Leistungen bindend.

Soweit erforderlich wird eine letzte Aktualisierung der Fragen und Antworten bzw. Änderungen und Ergänzungen

am 14.12.2018 erfolgen. Es obliegt den Unternehmen, evtl. auftretende Störungen unverzüglich der oben genann-

ten Stelle für Rückfragen zu melden und insbesondere jeweils am Folgetag der Fristen zu möglichen Bewerber-

rückfragen unter dem bekannt gemachten Downloadlink den jeweils letzten Stand der Verfahrensinformationen

zur Kenntnis zu nehmen.

3.2. Vollständigkeiten|Unklarheiten

Die Ausschreibungsunterlagen sind kapitelweise mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen. Das Unternehmen hat

sich von der Vollständigkeit der ihm überlassenen Unterlagen zu überzeugen. Das Unternehmen hat bei Unvoll-

ständigkeit der Vergabeunterlagen unverzüglich die Vergabestelle schriftlich oder per E-Mail hierüber zu unter-

richten.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, so hat das Unternehmen den

Auftraggeber vor Abgabe des Teilnahmeantrags schriftlich darauf hinzuweisen.

3.3. Angebotsabgabe

Das Angebot ist bis zum 21.12.2018, 11.00 Uhr beim Tourismusverband Inn-Salzach einzureichen. Es besteht die

Möglichkeit, die Angebote einzureichen per Briefpost oder persönlich beim Empfang abzugeben. Sofern die An-

gebote per Briefpost eingereicht werden, muss dies in einem verschlossenen Umschlag geschehen.

Bitte den äußeren Umschlag wie folgt beschriften:


Geschäftsführung

Andrea Streiter

Bahnhofstraße 13


Ein innerer Umschlag muss das Angebot und alle weiteren Unterlagen enthalten, verschlossen und wie folgt be-

schriftet sein:

Umschlag nicht öffnen!




Vergabe „Rahmenvereinbarung PR-Dienstleistungen zur Markteinführung

des Radwegenetzes Inn-Salzach“

Angebote, die nicht bis zu oben genanntem Zeitpunkt vorliegen, können nicht berücksichtigt werden, es sei denn,

das Bieterunternehmen hat die Verspätung nicht zu vertreten und kann dies nachweisen.

Unvollständige oder fehlende Unterlagen können zum Ausschluss des Antrages führen.

Mit der Angebotsabgabe sind zusätzlich sämtliche Unterlagen per Datenträger digital abzugeben.

Angebote, die ausschließlich per Mail oder Fax eingehen, können nicht gewertet werden.

3.4. Form des Angebotes

Die Angebote sind in allen ihren Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deut-

scher Sprache zu verfassen. Erforderlichenfalls ist neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nach-

weise und Erklärungen vorzulegen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieterunternehmen zu tragen. Das Bie-

terunternehmen trägt die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklä-

rungen.

Die in den Verdingungsunterlagen zwingend formulierten („ist“, „muss“, „sind“, „hat zu“ etc.) Leistungs- und Qua-

litätsstandards sind Mindestanforderungen und für das Bieterunternehmen bindend. Angebote, die diese Vorga-

ben nicht einhalten, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Für das Angebot sind die vom Auftraggeber vorgegebenen Vordrucke zu verwenden.

Unterlagen bzw. mögliche Aufklärungsantworten zum Angebot, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe

verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Werden die Unterlagen

nicht vollständig fristgerecht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.

3.5. Unterschriften

Das Angebot ist in Textform gemäß § 126 b BGB zu unterzeichnen und mit dem Abdruck des Firmenstempels zu

versehen. Nicht unterschriebene Unterlagen führen zum Ausschluss des Angebotes.

3.6. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote

Es erfolgt gemäß § 19 VOL/A eine Unterrichtung der Bieterunternehmen.

3.7. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote

Eine etwaige Aufhebung der Ausschreibung gem. § 17 VOL/A (ganz oder in Teilen) wird den Bieterunter-

nehmen schriftlich mitgeteilt.




3.8. Datenschutzklausel

Die von den Bieterunternehmen erbetenen personenbezogenen Angaben werden nur im Rahmen des Vergabe-

verfahrens verarbeitet und gespeichert. Eine anderweitige Weitergabe an unbeteiligte Dritte findet nicht statt. Die

Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebotes.

3.9. Verschwiegenheit

Das Bieterunternehmen hat – auch nach Beendigung der Phase des Verhandlungsverfahrens – über die ihm im

Zusammenhang mit der Ausschreibung bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Es

hat außerdem Unterlagen und Informationen nur zur Durchführung dieses Vertrages zu verwenden sowie die Da-

tenschutzbestimmungen des Bundes (BDSG) und des Freistaates Bayern zu beachten. Insbesondere hat das spä-

tere Vertragsunternehmen ihm zur Kenntnis kommende personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäfts-

geheimnisse vertraulich zu behandeln, d. h. Dritten nicht zugänglich zu machen.

3.10. Vergütung

Für die Erstellung des Angebotes und der Beteiligung an einem möglichen Aufklärungsverfahren (schriftlich und/o-

der Vor-Ort) wird keine Vergütung gewährt. Die Angebote gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum

des Tourismusverbandes Inn-Salzach über.

3.11. Preisangaben und Nebenangebote

Die vom Bieterunternehmen anzubietenden Entgelte sind im Preisblatt sowie im VHB-Angebotsformblatt

entsprechend einzutragen. Hierbei handelt es sich gemäß VOL/A und der Verordnung PR Nr. 30/53 über

die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz. 1953 Nr 244), zuletzt geändert durch

Art. 70 G v. 8.12.2010 I 1864, um Festpreise.

Preisgleitklauseln finden automatisiert keine Anwendung.

Mit den angebotenen Preisen sind alle für die sachgemäße Ausführung der Leistungen erforderlichen Auf-

wendungen abgegolten.

Die Abgaben von Nebenangeboten und ihre Bewertung sind in diesem Ausschreibungsverfahren nicht

vorgesehen.

3.12. Hinweis wenn kein Angebot abgegeben wird

Es steht Interessenten frei, auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe kein Angebot abzugeben. Für diesen Fall

wird um eine kurze schriftliche Mitteilung an die in 3.3. benannte Stelle gebeten.




3.13. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes

Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind nicht zulässig und führen zwangsläufig zum

Ausschluss vom Vergabeverfahren. Soweit Ergänzungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich er-

scheinen, können sie dem Angebot auf besonderer Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieterunterneh-

mens an seinen Eintragungen - z. B. bei Streichungen, der Nutzung von Blanko Fluid, Korrekturstiften, –bändern

oder ähnlichen Mitteln - müssen zweifelsfrei und dokumentenecht vorgenommen werden, d. h. in der Regel mit

Datum und Kürzel versehen sein.

Bis zum Ablauf der oben genannten Angebotsfrist können die bereits eingereichten Angebote schriftlich zurückge-

zogen werden. Sofern bei bereits eingereichten Angeboten Berichtigungen und/oder Ergänzungen erfolgen müs-

sen, kann dies bis zum Ablauf der o. g. Angebotsfrist erfolgen. Die Berichtigung(en) und/oder Ergänzung(en) müs-

sen in einem verschlossenen Umschlag mit folgendem Hinweis entweder per Post eingehen oder persönlich ange-

geben werden:

Nicht öffnen!

Berichtigung/Ergänzung am Angebot zur Ausschreibung „Rahmenvereinbarung PR-

Dienstleistungen zur Markteinführung des Radwegenetzes Inn-Salzach“

Berichtigungen/Ergänzungen per E-Mail oder Fax sind nicht zugelassen.

3.14. Ausschreibungsfremde Bedingungen

Beiliegende AGBs des Bieterunternehmens und/oder der Hinweis des Unternehmens auf die Gültigkeit seiner AGBs

stellen eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und führen zwingend zum Ausschluss.

3.15. Copyright und Schutzrechte

Die vorliegende Leistungsbeschreibung ist urheberrechtlich geschützt und darf nur zur Angebotserstellung ver-

wendet werden. Eine Weitergabe und/oder Vervielfältigung ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung des

Tourismusverbandes Inn-Salzach nicht gestattet.

Das Bieterunternehmen hat im Rahmen der finalen Angebotsabgabe zum Verhandlungsverfahren anzugeben, ob

für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von ihm oder einem anderen bean-

tragt sind. Es hat weiterhin anzugeben, ob es erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines ge-

werblichen Schutzrechtes zu verwerten.




3.16. Vertragsbestandteile|einzureichende Angebotsunterlagen

Die Vergabe der Leistungen erfolgt im Verfahren eines Öffentlichen Verfahrens gem. § 3 Abs. 1 VOL/ A vom

28.06.2016, ausgefertigt am 20.11.2009, gültig ab 11.06.2010, veröffentlicht im Bundesanzeiger Nummer 196a

vom 29.12.2009. Ergänzend zu den Wettbewerbs- und späteren Verdingungsunterlagen gelten die deutschen

Rechtsvorschriften. Im Falle eines Zuschlags werden folgende Bestimmungen Vertragsbestandteil:

1. Die Rahmenvereinbarung gem. Anlage 2

2. Die Bedingungen der Aufforderung zur Angebotsabgabe

3. Die allgemeinen Anforderungsbeschreibungen dieses Dokumentes

4. Die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis dieses Dokumentes

5. Das Angebot des Auftragnehmers sowie weitere diesbezügliche Erklärungen des Unternehmens inkl. Dienst-

leistungskonzept

6. Der Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen in der Fassung der Bekanntmachung vom

05.08.2003 (BAnz. Nr. 178a)

Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in dieser Reihenfolge. Unter folgender Internet-Adresse kön-

nen die gesetzlichen Grundlagen VOL/A nachgelesen werden:

http://www.bmwi.de/DE/Service/gesetze,did=191324.html

Gerichtsstand ist Altötting.

Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieterunternehmens sind ausgeschlossen und wer-

den nicht Vertragsbestandteil.

Es sind folgende Unterlagen abzugeben:

A. Mit der Angebotsabgabe sind folgende Dokumente vorzulegen:

das unterzeichnete Angebotsformblatt L2130

sofern zutreffend: die Erklärungen und Bestätigungen zu möglichen Nachunternehmen

sämtliche Nachweise und Erklärungen zur Leistungsfähigkeit des Unternehmens gem. Anlage 1

das schriftliche Dienstleistungskonzept

Arbeitsmuster gem. Leistungsbeschreibung

diese Verdingungsunterlagen inkl. der Preisangaben unter 2. Leistungsbeschreibung

3.17. Zuschlagswertung

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot in Bezug auf die im Folgenden genannten Kriterien.

Kriterium Gewichtung

Angebotspreise 50 %

Bewertung der Arbeitsmuster 20 %

http://www.bmwi.de/DE/Service/gesetze,did=191324.html




Bewertung des vorzulegenden Dienstleistungskonzeptes 30 %

100 %

Die Zuschlagswertung erfolgt, wie im Formblatt L 2270 ausgeführt.

3.18. Zahlungsbedingungen

3.18.1. Zahlungsfrist

Die Zahlung des durch die Ausschreibung ermittelten Preises erfolgt grundsätzlich nach vollständiger Ausführung

der Leistung binnen 14 Tagen nach Rechnungstellung.

3.18.2. Rechnungstellung

Die Rechnungen sind an folgende Adresse zu stellen:


Geschäftsführung Andrea Streiter

Bahnhofstraße 13


3.19. Sonstiges

3.19.1. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbe-

werbsbeschränkung beteiligen (z. B. Preisabsprachen, Austausch von Angebotsteilen), werden ausgeschlossen.

Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob

und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.




4. ANLAGEN

Anlage 1: Nachweise und Erklärungen zur Eignung

Anlage 2: Rahmenvereinbarung

Anlage 3: Dienstleistungskonzeption

Anlage 4: Übersicht Arbeitsmuster

pr-dienstleistungen zur markteinführung des radwegenetzes ... · und vollständig organisatorisch...

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