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Präsentieren wie ein Berater Anleitung für professionelle Präsentationen Fallstudien namhafter Beratungsfirmen Hannes Napp www.projektwege.de Version 1.0 (April 2016)

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PräsentierenwieeinBerater

AnleitungfürprofessionellePräsentationenFallstudiennamhafterBeratungsfirmen

HannesNapp

www.projektwege.de

Version1.0(April2016)

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Inhalt

Einleitung...............................................................................................................................................................3Teil1:PräsentierenvorManagern.............................................................................................................3ManageroderExperten...............................................................................................................................3Management-Präsentation........................................................................................................................3CharakterdesMeetings...............................................................................................................................4Stakeholder-Analyse.....................................................................................................................................5

Teil2:StrukturmitPyramide........................................................................................................................7WaswollenSieerreichen?.........................................................................................................................7WielautetIhreKernaussage?...................................................................................................................7Exkurs:PräsentationkonzipierenmitMindmaps...........................................................................7DasPyramidalePrinzipvonMcKinsey.................................................................................................8KernaussageanderSpitze.........................................................................................................................8GÜTE-PrinzipfürklareStruktur.............................................................................................................9FlexibleVortragsmöglichkeiten...............................................................................................................9

Teil3:DesignundletzteVorbereitung......................................................................................................9EineBotschaftproSeite..............................................................................................................................9DaswichtigstesGestaltungselement:Nichts..................................................................................10SchriftenundFarben.................................................................................................................................10Texte,BilderundDiagramme................................................................................................................10ZuguterLetzt................................................................................................................................................11

Teil4:VortragenundPräsentieren.........................................................................................................11ÜbenSieIhrePräsentation!....................................................................................................................11Zeitmessen....................................................................................................................................................11Zuhörereinbeziehen.................................................................................................................................11

Teil5:Fallstudien/Muster-StrukturenfürverschiedeneAnlässe...........................................12Entscheidungin2Minuten.....................................................................................................................12Lösungin20Minuten...............................................................................................................................1360Minuten:GesamtkonzeptoderStatusbericht..........................................................................1460Minuten:VergleichvonOptionenundEntscheidung...........................................................16FallstudieMcKinsey...................................................................................................................................17FallstudieRolandBerger.........................................................................................................................18FallstudieBostonConsultingGroup...................................................................................................20PräsentierenohnePowerPoint.............................................................................................................21

LiteraturundKontakt....................................................................................................................................22

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Einleitung

InderheutigenArbeitsweltkommtniemandmehranPräsentationenvorbei:JedesMal,wennSieeinProjektderGeschäftsführungvorstellen,demKundeneinneuesKonzeptpräsentierenoderalsUnternehmensberaterIhreErgebnisseüberreichen,nutzenSiedasMittelderPräsentation.DieseAnleitungbeschreibtinvierTeilendenWegzueinerprofessionellenundvorallemüberzeugendenVorstellung.

ImerstenTeillernenSie,wieSiePräsentationenfürManagerundhoheFührungskräfteaufbereitenundwieSiesichaufIhreZuhörervorbereiten.

DerzweiteTeilführtSieinmehrerenSchrittenvondererstenIdeezurfertigenStrukturundvorallemzurKernaussageIhrerPräsentation.

ImdrittenTeilerfahrenSiealleswichtigeüberdieGestaltungeinzelnerSeitenundderverschiedenenDesign-Elemente.

ImviertenTeilfindenSieeinigeTippsfüreineguteVorbereitungundwieSiesichoptimalaufIhrenAuftrittvorbereiten.

DerfünfteTeilbeinhaltetPräsentations-StrukturenzubestimmtenAnlässensowieFallbeispielevonnamhaftenBeratungsfirmen.

Teil1:PräsentierenvorManagern

ManageroderExperten

EsgibtgrundsätzlichzweiArtenvonPräsentationen:EntwederSieberichtendemManagementoderSiestehenvoreinerGruppevonExperten.

WennSieeineManagement-Präsentationhalten,danngehtesentwederumeinenStatusberichtoderumeineEntscheidung.InbeidenFällenkönnenDetailsaußenvorbleibenundSiesolltensehrkompaktundsehreinfachIhrePunktedarstellen.DerInhalteinerFoliemusssofortzuerfassenseinundalleRisiken,EskalationenundnotwendigenEntscheidungenmüssendirektinsAugespringen.AllesWeitereistnochnichtrelevantundgehörtinsBackup.

BeieinerExperten-Präsentationistesumgekehrt,dennhiermüssenSiedurchFachwissenüberzeugen.SiewerdenZusammenhängeerklären,einProblemanalysierenodereineLösungenherleiten.HieristdierichtigeBalancezwischenÜberblickundDetailsgefragt,umandenrichtigenStellentiefabtauchenzukönnen,ohneIhrPublikumzuverwirren.

BevorSiedenerstenSchrittmachen,müssenSiesichentscheiden,fürwenSiediePräsentationerstellen.IndenmeistenFällenpräsentierenSievordemManagement–unddarumsolleshiergehen.

Management-Präsentation

SiesindderExperteundhabeneinumfangreichesWissen.SiekennensichinIhremFachgebiethervorragendausundhabenauchdieGeschickeIhresUnternehmensaufdiesemGebietbegleitetodersogargestaltet.FürdasaktuelleProjekthabenSiesich

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wochenlangineinThemaeingearbeitetundesvonallenSeitenbeleuchtet.SiewissenjetztalleDetails,könnenVor-undNachteilebenennenundhabenaucheineklareMeinung,wieesweitergehensollte.

ImGegensatzdazuistderAdressatIhrerProjektpräsentationzusehen.EgalobChiefTechnicalOfficer,SeniorVicePresident,odereinfachnurManager–allenistgemein,dasssiebisherkaumetwasüberIhrProjektwissen.Undsiewollenauchgarnichtalleswissen!DietechnischenDetails,diebisherigeGeschichteundIhrezwischenzeitlichenIrrwegegehörennichtindiesenTermin.Dazukommt,dassIhrZuhörerwenigZeithatundschnellzumPunktkommenmöchte.

Eskanndurchausfrustrierendsein,dassSieindiesemwichtigenTerminnichtIhrFachwissenvorstellenkönnen.AberdasErgebniswirdfürSievielpositiver,wennSieüberIhrenSchattenspringenundsichnachIhrerZielgrupperichten.ReduzierenSieIhrePräsentationaufdasWesentliche:BrauchenSieeineEntscheidung?MöchtenSieeineProjekt-Freigabe?GibteseinProblem?ArbeitenSieIhreKernaussageeindeutigherausundstellenSiedieseindenMittelpunktIhrerPräsentation.FassenSieallewesentlichenFaktenzusammen,dieSiefürdieseKernaussageunbedingtbenötigen.AllesanderewerfenSieausderPräsentation.IhreZuhörerwerdenesIhnenhochanrechnen,dassSiesichaufsieeinstellen.Undfallsdochmaljemandnachfragt,habenSiedieDetailsimBackup.

CharakterdesMeetings

IhrenschlechtenRufhabensichBesprechungenharterarbeitet.MiteinercleverenTypisierungundeinpaarmutigenSchrittenwerdenBesprechungenschnellwiederrelevantundeffektiv.

Besprechungensindhäufiglangweilig,weilfürdieMehrheitderTeilnehmerdasaktuelleThemanichtrelevantist.ZusätzlicherfolgthäufigkeineVorbereitung,sodasssichzunächstalleinhaltlichsortierenmüssen.EntwederwirddanneineendloslangeListevonPunktendurchgearbeitet.OderdieGruppebeißtsichaneinemThemafestundnimmtdafürdieganzeZeitinAnspruch.Oderwirertragen85SeitenPowerPoint.

DieentscheidendeFrageweitvorderTermineinladungistdaher:UmwelchenderdreiTypeneinerBesprechunghandeltessichhier?Informieren,ErarbeitenoderEntscheiden?

Informieren:InhalteundNachrichtenzwischendenTeilnehmernaustauschen

ZujedemThemagibteseineverantwortlichePerson.DiesePersonbereitetihrThemainhaltlichvor,undschreibtdazuallewesentlichenInformationenineinemBerichtoderErgebnisprotokollzusammen.EinePräsentationgehörthierverboten,einTextodereineTabellesindangebrachtundmüssenauchnichtlangsein.AlleBerichtewerdenvorderBesprechungverteiltundvonallengelesen.InderBesprechungselberfasstdieverantwortlichePersonnurdiewichtigsteneinoderzweiPunktekurzzusammen.DieTeilnehmerhabendieGelegenheitFragenzustellen,aberaufkommendeDiskussionenoderoffeneFragenwerdenfüreinseparatesMeetingnotiert(siehePunkt„Erarbeiten“).EssollFirmengeben,diereservierendieersten30MinutenderBesprechungzumstillenLesenallerBerichte.

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Erarbeiten:EineinzigesThemakreativbearbeiten

DerwichtigstePunktisthier,dassesausreichendZeitgibt,dieFragestellungzubearbeiten.90MinutensolltenesproThemaschonsein,dennnurdannkannesauchabschließendgelöstwerdenundbleibtkeinStückwerk.EsgibtnureineinzigesThemafürdieseBesprechung.Damitistsichergestellt,dassdasThemainhaltlichvolldurchdrungenistundalleAspektebeleuchtetwurden.AlleTeilnehmerwerdensoausgewählt,dasssieeinenBeitragleistenkönnen.StörungeninderBesprechungsindauszuschließen,alsokeineE-Mails,keineAnrufe,keinVerlassendesRaums.UndamEndeisteineklareDokumentationerforderlich,inderdieErgebnissefestgehaltenwerden.

Entscheiden:AusmehrerenAlternativenauswählen

IndiesemTerminmusseineEntscheidunggefälltwerden,oderauchmehrere.EsgibteineverantwortlichePerson,diediejeweiligeEntscheidungvorbereitet.DerwichtigstePunktistzunächstdierichtigeFormulierungderFragestellung.DarausleitensichdieVorbereitung,dieLösungsmöglichkeitenundauchdieEntscheidungskriterienab.DieverantwortlichePersonbereitetalleInhaltekomplettvorundverteiltsievorderBesprechunganalleTeilnehmer.InderBesprechungwerdendannalternativeMöglichkeitenvorgestellt,mitderdieFragestellunggelöstwerdenkann.FüralleLösungsmöglichkeitenwerdenVor-undNachteileundweitereAuswirkungengegenübergestellt.DieTeilnehmerderBesprechunghabendanndieVerantwortung,auseinerdervorgestelltenAlternativenauszuwählen.

Esistwichtigundhilfreich,dassauchdieTeilnehmerimVorfelddesMeetingswissen,wasvonIhnenerwartetwird.VerschickenSievorhereineAgenda/Tagesordnung,dieeinenentsprechendenHinweisenthält.

Stakeholder-Analyse

ZurückzuIhrerPräsentation.BrauchenSieeinewichtigeEntscheidungoderUnterstützungeinerbestimmtenGruppe?Dannlohntessich,IhrPublikumgenauerzuanalysieren.

BeiderStakeholder-AnalysebewertenSiefürjedeneinzelnenTeilnehmer,wieweiterdasProjektunterstütztundwiegroßseinEinflussist.GehenSiedabeiwiefolgtvor:

1. ZeichnenSieaufeinemleerenBlattPapierzweiLinien,sodasseingroßesKreuzentsteht:einevertikaleLinievonobennachunten,undeinehorizontaleLinievonlinksnachrechts.

2. DiehorizontaleLinienennenSieUnterstützungundmarkierenjeweilseinpositivesundeinnegativesEnde.

3. DievertikaleLiniestehtentsprechendfürEinflussmithoherundniedrigerAusprägung.

4. JetztpositionierenSiejedenTeilnehmeraufdenzweiAchsenentsprechendseinerEinstellungzumProjekt(Unterstützung)undwiestarkerEntscheidungenimGremiumbeeinflussenkann(Einfluss).

5. Teilnehmer,dieVorbehaltegegendasProjekthaben(negativeUnterstützung),aberhohenEinflussbesitzen,sindIhregrößteHerausforderung.Diesegiltes

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soweitzuüberzeugen,dasssiekeineVorbehaltemehrhabenundeinVetoeinlegen.

6. DafürkönnenSieIhreUnterstützernutzen.VerstärkenSiederenpositiveEinstellungzumProjektunderreichenSiederenZustimmung.WeckenSiederenBegeisterung,sodassdieUnterstützerimGremiumihreeigenenKollegenüberzeugen.

7. VersuchenSienichtallezubegeistern,daskostetzuvielKraftundistkaumzuschaffen.ÜberlegenSiesich,wasSiealsErgebnisderPräsentationmitrausnehmenmöchten.UndwennSiedaserreichthaben,dannsindSieschoneinenriesigenSchrittweiter.

InteressengruppenhabenunterschiedlicheInteressen

EinGeschäftsführermussandersangesprochenwerdenalseinMitarbeiterinderBuchhaltung.EinBetriebsrathatandereFragenalseinProjektmitglied.ÜberlegenSiesichimVorfeld,welcheInteressenIhrPublikumgrundsätzlichvertritt.

EinGeschäftsführerwirdimmerdieFirmaalsGanzesbetrachten:

• HilftmirdiesesProjektbeiderUmsetzungmeinerStrategie?

• GibteseinenKonfliktmitanderenZielen?

• WiepasstdiesesProjektindieOrganisationsstruktur?

• WieistderEinflussaufdieUnternehmenskultur?

DerBetriebsratvertrittnatürlichdieInteressenderMitarbeiter–aberauchseineEigenen:

• WelcheMitwirkungs-oderZustimmungspflichtenhabeich?WokannodermussichEinflussnehmen?

• SindDatenschutzundVertraulichkeitgewährleistet?EntstehthiereineVerhaltens-oderLeistungskontrolle?

• WieistdereinzelneMitarbeiterbetroffen?WelcherBeitragwirdvondenMitarbeiternverlangt?

• KannichmeinenEinflussimBetriebsrat,inderGewerkschaftoderimUnternehmenmitHilfediesesProjektesausdehnen?

MitarbeiterhabenzunächstganzpersönlicheInteressen:

• Wasbedeutetdasallesfürmich?

• Wokannichparken?WoistmeinSchreibtisch?WelcheStatussymboleerhalteichoderwerdenmirgenommen?

• WieverändertsichderInhaltoderdieArtmeinerArbeit?

• BekommeichneueAnsprechpartner?

• UndlösenwirdamitendlichdiesesewigeProblem,dasmichschonimmerstört?

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Teil2:StrukturmitPyramide

BevorSieamRechnerbeginnen,giltesdieStrukturundKernaussagederPräsentationmitStiftundPapierzuerarbeiten.

WaswollenSieerreichen?

SosimpeldieFrageauchklingenmag,soentscheidendistsiefüreinenerfolgreichenAuftritt.Wersichnichtsicherist,waserüberhauptwill,derbrauchtgarnichterstanfangen.Selbsteinscheinbareinfaches„StellenSiedochmalkurzIhrProjektbeiunsvor“solltenichtinwahlloszusammenkopiertenFolienenden.SiehabeneineBotschaftzuvermitteln,Siemöchtenetwaserreichen.

EsgibtzweimöglicheLeitfragen:

• WassollenIhreZuhöreramEndewissenodermitnehmen?HiersolldasPublikumvonetwasüberzeugtwerdenoderüberetwasNeuesinformiertwerden.DiePräsentationhatdieAufgabe,dieseInformationenoderMeinungenzuvermitteln.

• WasbenötigenSievonIhrenZuhörern?IndiesemFallbrauchenSieeineEntscheidungfürAlternativenoderdieZustimmungzuIhrenPlänen.DiePräsentationmussdanndiesenPunktherbeiführen.

WielautetIhreKernaussage?

DiemeistenPräsentationensindeinfachzulangundzuunstrukturiert.EsgibtzuvieleInhalte,dieunbedingtgezeigtwerdenwollen.Hiergehtesabernichtdarumzuzeigen,wasmanallesweißodererreichthat.

OrientierenSiesichanIhrerLeitfrageundanIhrenZuhörern.Wasistwirklichwichtig?WaswollenSieIhrenZuhörernsagen?ZuBeginnwerdenSiewahrscheinlichmehrereStichpunktesammeln.VerdichtenSiediesedannaufeineneinzigenSatz.DieserSatzistIhrezentraleBotschaftundsollteauchwirklichnichtlängeralseinSatzsein.WenneinTeilnehmernurdiesenSatzbehält,dannhabenSieIhrZielschonerreicht.IhreKernaussageistgleichzeitigdieZusammenfassungundderEinstiegindiePräsentation.

IndemBuch„Wasbleibt:WiedierichtigeStoryIhreWerbungunwiderstehlichmacht“stellendieAutorenChipundDanHeathdasSUCCESS-PrinzipvorfürBotschaften,diehaftenbleiben:

• Simplicity:SagenSie'seinfach• Unexpectedness:VerblüffenSiedurchUnerwartetes• Concreteness:WerdenSiekonkret• Credibility:BleibenSieglaubwürdig• Emotions:ZielenSieaufdasGefühl• Stories:ErzählenSieGeschichten

DieseKernaussageistdieEssenzIhrerPräsentationundwirdnachherauchfürdieStrukturdasführendeElementsein.

Exkurs:PräsentationkonzipierenmitMindmaps

WielöseichdenKnoteninmeinemKopf?WiebringeichmeineganzenGedankenineinesinnvolleStrukturundineineKernaussage?

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MitPowerPointundKeynotewirdesjedenfallsNichts!DennzudiesemZeitpunktistesfüreinePräsentations-Softwarevielzufrüh.PowerPointzwängtunszufrühinseineeigeneStrukturundDenkweise.DasResultatsinddannunendlicheSeitenmitListen,SchlagsätzenodernochschlimmermitFließtext.

DabeigibteseinvielbesseresundbewährtesWerkzeug:StiftundPapier.UnddamitlassensichKonzepteundStrukturenvielfreierundpassendererstellenalsmitPowerPoint.HabenSieschoneinmaleineMindmaperstellt?Dasistganzeinfach:AusgehendvoneinemzentralenThemainderMittesammelnSiealleGedankensternförmigundverbindenmiteinereinfachenLiniejedenGedankenmitdemzentralenThema.GedankenkönnenauchwiederuntergeordneteGedankenerhaltenundmitdiesenverbundenwerden.

SowächstdasPräsentations-ThemazunächstalsloseGedanken-Sammlung.ÄhnlicheGedankengehörendabeiineineGruppe,sodasssicheinzelneThemenherausbilden.WennalleGedankennotiertsind,beginntderzweiteSchritt:GruppierenundStrukturieren.WelcheThemensindrelevantfürdiePräsentationundwasistzuvernachlässigen?WelcheUnterpunktemüssenfüreinThemabenanntwerden?InwelcherReihenfolgewerdendieThemenangeordnetundpräsentiert?AlldieseFragenkönnenmitderMindmapbearbeitetundbeantwortetwerden.

UnderstwenndieseStruktursteht,dannkommtPowerPointzumEinsatz.UnddannhatdiePräsentationauchStrukturundfolgteinemklardurchdachtenKonzept.

DasPyramidalePrinzipvonMcKinsey

SiehabeneinZiel?SiehabenIhreKernaussage?SiekennenIhreZielgruppe?DannkommtjetztdieKrönung:DiePyramide.EntwickeltvonderMcKinsey-BeraterinBarbaraMintoist„DasPrinzipderPyramide“heutzutagedieGrundstrukturjedererfolgreichenBerater-Präsentation.

KernaussageanderSpitze

DiePyramidebeginntanderSpitzemitIhrerKernaussage.DiesestehtnacheinerkurzenEinleitungtatsächlichamBeginnderPräsentation.SiestellenalsodasErgebnisalserstesvor.UndweilIhreKernbotschaftsokurzist,passtsieauchaufeineFolie.

DanachfolgendieBegründungunddieDetailsineinerklarenhierarchischenStruktur.Indrei(bismaximalfünf)KapitelnuntermauernSieIhreBotschaftundlieferndieArgumentationfürIhreKernaussage.

Kernaussage

Argument1

Punkt1 Punkt2

Argument2

Punkt1 Punkt2

Argument3

Punkt1 Punkt2 Punkt3

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GÜTE-PrinzipfürklareStruktur

DieeinzelnenArgumentesinddabeiallesparalleleAussagen,sodassjedefürsichstehenkann.Dabeiistwichtig,dassdiesesaubervoneinanderabgegrenztsind.HiergiltdanndasGÜTE-Prinzip:

• G–Gleichartig:DieeinzelnenArgumentesolltenvoneinerArtsein.EskönnenverschiedeneRegionenoderKundengruppenoderProjektbausteinesein.(AbernichtRegionenundKundenvermischt.)

• Ü–Überschneidungsfrei:DieeinzelnenArgumenteüberlappensichnicht,sondernsindklarabgegrenzt.

• T–Treffend:HiergehtesklarumfaktenbasierteAussagen,diekurzundprägnantformuliertsind.

• E–Erschöpfend:AllewesentlichenArgumentesinderfasstundbenannt.

FlexibleVortragsmöglichkeiten

Jedesderdrei(odervieroderfünf)KapitelkanndurchweitereSeitenuntersetztwerden,sodassSieamEndeeinehierarchischeStrukturIhrerPyramideerstellthaben.DerVortragselbstkanndadurchauchsehrflexibelgestaltetwerden:

• MitdererstenSeiteistbereitsalleswesentlichegesagt• IstdieZeitsehrknapp,beschränkenSiesichaufdieKernaussageunddiedrei

Kapitel-Seiten• GibtesRückfragen,könnenSieineinzelneKapitelgezielteintauchen–während

Sieandereüberspringen

DergroßeVorteilist:IhreKernbotschaftwirdaufjedenFallkommuniziert.UnddiePräsentationistinjederFormeineüberzeugende,insichgeschlosseneGeschichtemiteinemrotenFaden.

Teil3:DesignundletzteVorbereitung

DieerstenzweiTeiledieserAnleitungbeschreiben,wieeinePräsentationstrukturiertwird.JetztgehtesjetztumdieGestaltungderFolien.WenndieStruktureinmalsteht,istdernächsteSchrittganzeinfach:

EineBotschaftproSeite

DiePyramidaleStrukturhatdieKernaussageandieSpitzegestellt,darunterfolgendiehierarchischgegliedertenArgumente.JederPunktdieserPyramidewirdnuninjeweilseineSeiteinderPräsentationumgesetzt.NochsolltenalleSeitenleerseinundSiewidmensichzunächstderÜberschrift.EntsprechendIhrerPyramideerhältjedeSeitejetzteinenaussagekräftigenTitel.HierverwendenUnternehmensberaterimmersogenannte„ActionTitles“:Statteinfachnur„Kernbotschaft“oder„Zusammenfassung“zuschreiben,stehtimTiteleineinhaltlicheZusammenfassungderjeweiligenFolie.AlsozumBeispiel„DreiRegionenliefernXEurozumFirmenwachstum“oder„NeuesProduktYüberzeugtwesentlicheZielgruppen“.WennSiejetztinIhrerPräsentationnurdieÜberschriftenlesen,dannkönnenSiedieStrukturundauchdieinhaltlichenAussagengesamtenPräsentationerfassen.

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DaswichtigstesGestaltungselement:Nichts

SchauenSiesichmaldieWebsitevonApple(http://www.apple.com/de/)an.EsgibtdorteinenweißenHintergrundundganzvielleereFläche.Daswirktzumeinensehredel,zumanderensorgtesfüreinesehrruhigeDarstellungundstelltdiewenigenProdukteindenVordergrund.GenausosollteeinePräsentationsfoliegestaltetsein:WenigewichtigeAussagenmitausreichendFreiraumaufderFolie.DassorgtfüreineruhigeFolieundermöglichtdemBetrachter,sofortdasWesentlichezuerfassen.

SchriftenundFarben

DieserPunktkanninzweiWortenzusammengefasstwerden:KeineExperimente!SuchenSiesicheineSchriftartausundbleibenSiedabei.NehmenSiekeineaußergewöhnlicheundschongarkeineverschnörkelteSchrift.DieLesbarkeitstehteindeutigimVordergrund.DazugehörtaucheineausreichendgroßeSchriftartvonmindestens20Punkten.JegrößerdieSchrift,destowenigerTextpasstaufdieFolie–unddassollsosein!NehmenSieeinenweißenHintergrundundsetzenSiewenigeFarbengezieltein.DieFarbensolltenkontrastreichsein,sodassSieaufeinerLeinwandundimSchwarz-Weiß-Druckguterkennbarsind.SuchenSiesichzwei,dreiFarbenausderStandard-PaletteausundbleibenSiedabei.

Texte,BilderundDiagramme

MöchtenSiegemeinsammitIhremPublikumdenTextaufderFolielesen?OdermöchtenSieetwaserzählenunddasPublikumsollIhnendabeizuhören?IndiesemzweitenFallmussdieAussagedergesamtenFoliein3Sekundenzuerfassensein!WennSieeineneueFoliezeigen,werdenalleAugenzunächstaufdieLeinwandfokussiertsein.ErstwenndasPublikumdieFolieverarbeitethat,wendetsichdieAufmerksamkeitwiederdemVortragendenzu.

ReduzierenSiedieAnzahlderWörtersoweitwiemöglich.MachenSieausganzenSätzennurStichpunkteodergareinzelneWörter–wieindiesemBeispiel:

• DerMarktzuganginAsienliefinderVergangenheitzu70%überHändler• MarkzugangAsien:70%überHändler• 70%Händler

ImEndeffektsinddieeinzelnenStichpunktewieÜberschriftenineinerZeitung.JederPunktstehtfüreineganzeGeschichte–dieSiedannwiederumerzählenkönnen.

BeiBilderngibtesgrundsätzlichzweiKlassen:FotosundIllustrationen.FotossindBildervonechtenMenschenoderMaschinen.IllustrationensindgezeichneteGrafiken.DieBilderinIhrerPräsentationsollteneinereinheitlichenStilrichtungfolgenunddieLebensweltIhrerZuhöreraufgreifen.KostenloseBilderinguterQualitätgibtesübrigensaufPixabay(https://pixabay.com/).

VieleDiagrammeinPowerPointsindeinfachvonExcelkopiert.DiesehabenaberhäufigzuvieleInformationenundsindvielzukleininderDarstellung.ReduzierenSieauchdasDiagrammaufIhreKernaussage.WennSienurzweiZahlenvergleichenwollen,dannzeigenSienurzweiBalkenoderzweiKreise,diedieseZahlenrepräsentieren.BeivielenanderenDiagrammenlassensichaucheinzelneWerteoderLinienhervorheben.BetonenSiedas,wasIhnenwichtigist,undlassenSieallesandereweg.

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ZuguterLetzt

EffekteundAnimationenhabenentwedereinenZweck–oderineinerPräsentationnichtsverloren.3D-Effekte,SpiegelungenundBewegungensehenmanchmalnettaus,helfenaberseltenweiter,undstörenmeistensnur.DasgleichegiltfürFolienübergänge,diekeinenMehrwertschaffen,sondernnurvonIhnenundIhrerBotschaftablenken.

Teil4:VortragenundPräsentieren

MiteinergutenVorbereitungundüberzeugendenFolienhabenSiebereitsdiewesentlichenBausteinefüreineerfolgreichePräsentationgeschaffen.DaswichtigstebleibtaberIhrePersönlichkeit:SiemüssenfürdieInhalteeinstehenunddieseverkörpern.

ÜbenSieIhrePräsentation!

UnddamitistnichteinschnellesDurchklickengemeint.NehmenSiesichdieZeitunddieRuheeinemKollegen,FreundoderIhremPartnerdiePräsentationvollständigvorzustellen,alswärenSieschonvorechtemPublikum.SiekönnenaucheineKameramitlaufenlassen,wennSiesichselbstnochmalansehenwollen.

WennSiedieInhalteplötzlichvortragenunderklärenmüssen,werdenSiesofortdiePunktefinden,indenenIhreArgumentationnochlückenhaftist:

• WaskönnenSienichterklären?

• BeiwelchenAussagenstehenSienichtwirklichdahinter?

• WogibtesnocheineLückeoderSprüngeinderAbfolge?

• AnwelcherStelle„schwimmen“Sieinhaltlich?

• WogestaltenSieeszuumständlich?

Zeitmessen

MessenSiedabeiauchdieZeit,dieSiefürdenVortragbenötigen.VergleichenSiedasmitderZeit,dieSietatsächlichzurVerfügunghaben.UndzählenSievorhermalIhreFolien,denn3-5MinutenwerdenSiesicherfürjedeSeitebrauchen.SobaldeseineZwischenfragegibt,kanndasschnellzusätzlicheMinutenkosten.UndwenneineAbschlussdiskussionodereineEntscheidungvorgesehenist,werdenSieauchdafürnochZeitbenötigen.

Zuhörereinbeziehen

StellenSieeineVerbindungzudenZuhörernher.WennSiesichsogutundintensivvorbereitethaben,istdiePräsentationselbstvordemPublikumkeineunüberwindbareHürdemehr.Daswichtigsteistjetzt,dassSieIhreZuhörerpersönlichansprechenundeineVerbindungzuIhnenherstellen:

• SchauenSieIhrPublikuman–undnichtdenComputerodergardieLeinwand.DrehenSieIhrenZuhörernnichtdenRückenzu.BeigrößeremGruppenschauenSienichtnureinoderzweiPersonenan,sondernsuchenSiesicheinzelnePunkte

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oderMenscheninverschiedenenBereichendesPublikumsundsuchenSieimmerwiederBlickkontakt.

• SprechenSielaut,langsamunddeutlich.SiekönnendiePräsentationbereitsauswendig,IhreZuhörersehenundhörenaberalleszumerstenMal.Undvorallem,sprechenSienichtgegendieWand.

• SeienSieaufmerksam,hörenSiezuundgehenSieaufIhrPublikumein.SpulenSienichtnurIhrProgrammrunter,sondernachtenSiedarauf,wieIhrPublikumreagiert:SindnochallebeiderSacheoderhabenSiediemeistenschonabgehängt?MachtsichLangeweilebreit?OdergibtesvieleaufmerksameGesichterundZwischenfragen?InteressiertbesonderseineFrage?DannpassenSieIhrTempoanundsetzenSieinhaltlicheSchwerpunkte.

Teil5:Fallstudien/Muster-StrukturenfürverschiedeneAnlässe

IndiesemTeilfindenSieverschiedeneMuster-StrukturenundFallstudien.FürverschiedeneAnlässewieeineEntscheidungodereinenStatusberichtgibtesbewährteStrukturen,dieSiemitIhrenInhaltenfüllenkönnen.GroßeUnternehmensberaterhabenIhrePräsentationenimmerweiterperfektioniert.IndenAnalysenvondreiBeispielenerkennenSie,welcheStilmittelderenPräsentationensobesonderserscheinenlassen.

Entscheidungin2Minuten

SiehabenkeinenTermin,müssenaberIhrenChefodereineanderewichtigePersonsprechen?SiebenötigendringendderenAufmerksamkeitfüreinThemaodergareineEntscheidungoderAktion?DannmüssenSieinkürzesterZeitIhrAnliegenvorbringenundIhrenZuhörerüberzeugen.UnddasganzeohnePräsentation,ohneLaptopundohneBeamer.AberSiebraucheneineumsobessereVorbereitung!

KlaresZiel

WaswollenSieerreichen?

• BrauchenSieAufmerksamkeitzueinemThema?

• BenötigenSieeineEntscheidung?

• MüssenSieetwaseskalieren?

• ErwartenSieeineHandlungIhresZuhörers?

FormulierenSieIhreFragesokonkretwiemöglich,denndaraufbautIhrePräsentationauf.UndseienSierealistisch:WenndieAntwortnach2MinutenGesprächlautet„Dasistinteressant,machenSiemaleinenTerminmitmeinerAssistentin“,dannhabenSiebereitseinengroßenErfolgerzielt.

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Vorgehen

FürIhre2MinutenbereitenSiediefolgendenPunktevor:

1. Aufhänger:GewinnenSiedieAufmerksamkeitzumThema.ÜberlegenSiesich,wasfürIhrenZuhörer–unabhängigvonIhremAnliegen–jetztwichtigist.

2. Problem:BeschreibenSiedieSituationundbenennenSieeinProblemodereinRisiko.DieAuswirkungsollteeineechteRelevanzfürIhrenZuhörerhaben.

3. Lösung:SchlagenSieeineLösungvor,beschreibenSiediesemöglichstkonkret.Wasistzutun?Wermachtes?Wannsollesgeschehen?

4. Auswirkung:BeschreibenSiediepositiveAuswirkungIhrerLösungundwiesiedaseingangsgenannteProblembehebt.

5. Aktion:ErreichenSieIhrZielundholenSiesichdasEinverständnisfürdennächstenSchritt.EntwederSiebekommendasMandatetwaszutun,oderSiebittenIhrenZuhöreraktivzuwerden.

JederPunktsolltemaximal1-3Sätzeumfassen.SchreibenSiesichdieFormulierungenauf,jedesWortmusssitzen.

Beispiel

InzweiMinutenkönnenSiesichdasMandatfüreinProjektholen:

1. WusstenSie,dassderMarktderASEAN-RegiongenausogroßistwieunserMarktinIndien?

2. DasWachstuminASEANistkonstantbei6%.UnsereKundenverlagernIhreProduktionenindieseRegion.UnsereWettbewerbersindbereitsvorOrtaktiv.WirhabennureinBüroinSingapurundverlierenbalddenAnschluss.

3. MeineEmpfehlungist,dasswirunserePräsenzindengroßenLänderndieserRegionausbauenundunsereLieferzeitenverkürzen.Damitmeineich,dasswireigeneVertriebsbürosinIndonesien,MalaysiaundPhilippinenaufbauen.UnddasswirunserkleinesLagerinSingapurausbauen,umvondortschnellerunsereProdukteandieKundenderganzenRegionauszuliefern.

4. DamitkönntenwirunserewichtigstenKundenpersönlichvorOrtbetreuen,neueKundenakquirierenunddadurchunserenMarktanteilinderRegionausbauen.

5. DarfichIhnendasmalweiterausarbeitenundvorstellen?

Lösungin20Minuten

IndiesemFallhabenSiemit20MinutenetwasmehrZeit.DiesgibtIhnendieGelegenheiteinekleinePräsentationauszuarbeitenundvorzustellen.PlanenSiewieimmergenugZeitfürFragenundDiskussionenmitein.

RoterFaden

MachenSiesichGedankenzurStrukturundzumSpannungsbogen,bevorSiebeginnen.MöchtenSieKundenbegeisternoderdenVorstandüberzeugen?HabenSieausreichend

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ZeiteineGeschichtezuentwickelnodermüssenSiedirektzumPunktkommen?WasmöchtenSieIhremPublikummitaufdenWeggebenoderwelcheEntscheidungbenötigenSie?AlldieseFragenhabeneinengroßenEinflussaufIhrePräsentation!

Situation–Problem–Lösung–Aktion

DiesistdieGrundstrukturjederPräsentation.JenachAnlassundThemavariierennatürlichdieInhalte,aberhiermitsindsiesicherinderStruktur.

1. SiebeschreibendieSituation:KnüpfenSieanbekannteSachverhaltean,haltenSiesichandieFaktenundbereitenSieIhrPublikumaufdienächstenSeitenvor.

2. EsgibteinProblem:BisherhabenSienurdieRahmenbedingungengenannt,dochjetztkommteinweitererFaktordazu.UnddurchdiesezusätzlicheTatsacheentstehtinsgesamteingroßesProblemodereinRisiko.BeschreibenSiedienegativenAuswirkungen,fallsdasProblemnichtgelöstwirdunddasRisikoeintritt.

3. SiehabendieLösung:DasProblemistlösbarunddasRisikokannreduziertwerden.

a. DazusindHandlungennotwendig,dieSiehierbeschreiben.BeschreibenSiezunächstkompaktdasübergeordneteZiel.GehenSiedannaufeinzelneAspektederLösungein.WerdenSiedabeisokonkretwiemöglich.BeschreibenSiewasnotwendigist,weretwastunmuss,wannesgeschieht,wievieldaskostet.

b. ZeigenSiediepositivenAuswirkungenauf.BeschreibenSie,wieundwarumdasProblemausPunkt2mitdenHandlungenaus3agelöstwerdenkann.BerechnenundbeschreibenSiedenNutzen.IllustrierenSiedieneueSituationmitdenVorteilenIhresVorschlags.

4. DiessinddienächstenSchritte:SokonkretwiemöglichbeschreibenSiewermachtwasbiswann.OhnesolcheHandlungenwarIhrVortragzwarinteressant,ändertabernichts.Umweiterzukommen,benötigenSieeineabgestimmteHandlung.HolenSiesicheineEntscheidungIhrerZuhörerfürdiegrundsätzlicheZielsetzungundfürdiefolgendenAktionen.

60Minuten:GesamtkonzeptoderStatusbericht

SiehabenvielZeitbekommenundkönnenIhrProjektvollständigvorstellen.EsgibtsehrvieleIdeen,zahlreicheAspekteundauchProbleme,diepräsentiertwerdenmüssen.DieFoliensammlungwächstschnellanunddrohtIhrenAuftrittzueinem„DeathbyPowerPoint“verkommenzulassen.DenComputerauszuschaltenundmiteinemleerenBlattPapierzubeginnen,istdaherderersteundwichtigsteSchritt.

DieGrundstrukturIhrerPräsentationfolgtdemobenvorgestelltenPyramidalenPrinzipundistflexibelaufgebaut.JenachSchwerpunktIhrerZuhörerunddertatsächlichverfügbarenZeitkönnenSieverschiedeneAbschnitteüberspringen–undweiterhineinelogischstrukturierteundzeitlichpassendePräsentationvorstellen.

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DieGrundstrukturimÜberblick:

1. Einleitung

2. Fragestellung/Projektauftrag

3. Lösung/Status

4. DetailsmitUnterpunkten

5. Entscheidung

6. NächsteSchritte

InderEinleitung(1)gebenSieeinenÜberblicküberdasThema.DabeiknüpfenSieambestenanbekannteFaktenan,sodassIhreZuhörerdiePräsentationineinengrößerenZusammenhangeinordnenkönnen.HaltenSiediesenTeilsehrkurz.

DanachfolgteineFragestellungodereinProjektauftrag(2)alsLeitmotivfürdiesePräsentation.WennSienochkeinenProjektauftraghaben,erfordertdieserPunktammeistenVorbereitungszeit,dennSiemüsseneinkomplexesThemaaufeinekonkreteKernfragereduzieren.DieseKernfragesollteoptimalerWeisetatsächlichnureinenSatzlangseinundinsgesamtnichtmehralseineFoliefüllen.

JetztfolgtbereitsdieLösungoderderStatus(3)zuIhrerFrage.PräsentierenSiehierIhreKernbotschaftmiteinemumfassendenÜberblick,bleibendabeiabernochaufeinerallgemeinenEbene.Zunächstgehtesdarum,IhreGrundgedankenzuvermittelnundIhreLösungzuverkaufen.Essolltedeutlichwerden,dassIhrVorschlagdasProblemaus(2)lösenwird.FürdenFall,dassausden60Minutendochnur10Minutengewordensind,kannaufdiesereinenSeitealleserfasstundbesprochenwerden.ImNormalfallbesprechenSiedieDetailsdannaufdennächstenSeiten.

DerAbschnittDetails(4)stelltsehrumfangreichdieverschiedenenAspekteIhrerLösungvor.FolgenSiedemobenbeschriebenenPrinzipderPyramideunderarbeitenSiezunächstaufPapiereinesinnvolleStruktur.Diesekannz.B.Qualität,Kosten,Zeit,Ressourcenlautenoderkurz-,mittel-,langfristigodernachGeschäftsbereichenstrukturiertsein.GebenSieauchfürjedenUnterpunktzunächsteineÜberblicksfolieunddannweiterePunkteauffolgendenSeiten.DamitsindSieweiterflexibelundkönnenzumBeispielQualitätnurimÜberblickvorstellen,beidenKosteninsDetailabtauchen,inderZeitplanungnureineneinzelnenAspektheraushebenunddieRessourcenkomplettüberspringen.DenninderLösungaus(3)gabesbereitsdenallgemeinenundumfassendenÜberblick.

DieFolienzurEntscheidung(5)sindjetztwiederPflicht.BeziehenSiesichnochmalkurzaufdasProblem(2)undihreLösung(3)undbittenSieumdieFreigabefürdieUmsetzung.HabenSienureinenStatuspräsentiert,dannistdiesderAbschluss,dernochmaldiewichtigstenPunktedesAuftrags(2)unddesStatus(3)zusammenfasst.

DienächstenSchritte(6)erhaltenIhreHandlungsfähigkeit.GebenSieeinenAusblick,wasalsnächstesvonIhnenzuerwartenistoderwasanderetunmüssen,umeinenSchrittRichtungUmsetzungzugehen.WerdenSiedabeisokonkretwiemöglich:Wermachtwasbiswann?AuchhiersolltenSienochmaleineZustimmungIhrerZuhörereinholen,vorallemwennSiesichdasMandatfürbestimmteAktionenholen.

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60Minuten:VergleichvonOptionenundEntscheidung

VielZeitzuhaben,machtdieSachefürSienichtleichter.DieVersuchungistgroß,einfachdutzendevorhandeneFolienneuzusammenzukopieren.DieGefahristvorhanden,dassSiezusehrinDetailsabtauchen,diefürdiemeistenIhrerZuhörernichtrelevantsind.WennSieeineStundeodergarlängerpräsentierenmüssen,dannplanenSiemindestens15MinutenZeitfürDiskussionundFragenein.

BeginnenSiedieVorbereitungmiteinemleerenBlattPapier.LassenSiedenComputernochausgeschaltetundüberlegenSiesichIhreZielsetzungundIhreStruktur.

ZueinerbestimmtenFragestellungstellenSieverschiedeneAlternativenvorundempfehlendanndieAuswahl.IhrZielistdieBestätigungdieserEmpfehlungdurchdasGremium.DieseEntscheidungwirdsichhoffentlichnachdenvonIhnenvorgetragenenFaktenrichten.BeachtenSieaberauch,dassIhrThemaimmerineinemgrößerenKontextbetrachtetwird.IhrZuhörerwirdsichauchimmerfragen,wiedasmitderübergeordnetenStrategiezusammenpasstundobesirgendwoZiel-oderRessourcen-Konfliktegibt.

StrukturzurEntscheidungsfindung

1. GebenSieeinenÜberblicküberdasThema.DabeiknüpfenSieambestenanbekannteFaktenan,sodassIhreZuhörerdiePräsentationineinengrößerenZusammenhangeinordnenkönnen.

2. EsgibteinProblemodereinenAuftrag.

a. AufgrundderFaktenundRahmenbedingungenausPunkt1entstandzusammenmiteinerkritischenEntwicklungeingroßesRisikoodereinProblem.BeschreibenSiezunächstdienegativenAuswirkungen,fallsdasProblemnichtgelöstwirdunddasRisikoeintritt.DenkenSienochnichtanLösungen.

b. SiehatteneinenkonkretenAuftrag,einbestimmtesThemanäherzuuntersuchenodereinespezifischeFragestellungzubeantworten.FormulierenSieIhrenAuftragundreferenzierenSieaufdasGremiumoderdiePerson,vondemSiedenAuftragerhaltenhaben.BeschreibenSiekurzIhreVorgehensweise,ohneüberLösungenzusprechen.

3. BeschreibenSiedieersteOption.GehenSiehiervomAllgemeinenbisinsDetailundbeleuchtenSiealleFaktoren,RessourcenundAuswirkungen.WennSiemiteinemallgemeinenÜberblickbeginnenunddanneinzelneAspekteauffolgendenSeitendetailliertervorstellen,könnenSiedieseSeitengezieltaufrufenoderüberspringen–jenachInteresseundFragenIhrerZuhörer.HaltenSiesichmitBewertungennochzurück.

4. BeschreibenSiediezweiteundeventuelldritteOption.GehenSiedabeisovorwieinPunkt3beschrieben.MehralsdreiOptionensolltenSienichtvorstellen.

5. VergleichenSiealleOptionenmiteinander.DiesistdieSchlüsselstelleIhrerPräsentation.DieseÜbersichtsollteaufeinereinzigenSeitedargestelltwerden,sofortvisuellzuerfassensein,dabeiallewesentlichenKriterienenthaltenohne

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überladenzusein.SeienSieaufFragenundDiskussionenvorbereitetundinderLagealleBewertungenzubegründen.

6. GebenSieeineeindeutigeEmpfehlungfüreinederOptionen.Wennmöglich,kanndieseEmpfehlungnochinSeite5integriertwerden.SiekönnenaucheineneueSeitedafürspendierenundgleichnochdienächstenSchrittemitergänzen.HolenSiesichandieserStelleeineeindeutigeEntscheidungIhrerZuhörerab.

7. ZumAbschlussschlagenSiekurzdenBogenzudemunter2beschriebenenProblemoderAuftrag.ZeigenSie,wiediegetroffeneEntscheidungdasProblemlöstundwieesjetztweitergeht.SindkonkreteHandlungennotwendig?DannschreibenSiesiehieraufholensichauchdafürdasMandat.

FallstudieMcKinsey

McKinseyentschlüsselt:DiegeschicktePräsentationderBerater

PräsentationenvonUnternehmensberaternsindrechtprofanundgleichzeitigganzbesonders.DiesesBeispielvonMcKinseyzeigtdiegenialeGliederungmitraffiniertenÜberschriften–selbstwenndieTexteundeinzelnenSeitengerademalDurchschnittseinmögen.

DiePräsentationkönnenSiesichhieranschauen:http://de.slideshare.net/McK_CMSOForum/customer-experience-journey-webinar-v10-091713

Gliederung:DiePräsentationistindreiKapitelaufgeteiltundjedesKapitelhatfünfSeiten.(AusnahmeistKapitel2mitsechsSeiten.)DiesisteinebewährteGrundstrukturvonMcKinseyundvielenanderenUnternehmensberatern.JedesKapitelstehtfüreineTheseundwirddannauffünfSeitendurchFaktengestützt.DreiThesenlassensichüberdiegesamteDauerderPräsentationgutmerken.UndfünfSeitenFaktenistgenug,umeinenSpannungsbogenaufzubauen,aberauchnichtzuviel,umdieZuhörerzuverlieren.

Inhaltsverzeichnis:Seite2zeigteinenÜberblicküberdiezuerwartendenThemen.InherkömmlichenPräsentationenstehthierhäufignureineÜberschriftimSinnevon„1.Grundlagen–2.Vorteile–3.Umsetzung“.BeiUnternehmensberaternwerdenaberimmerAktionssätzeverwendet.DiesefassenbereitsdenInhaltzusammen,bezieheneindeutigPositionundmachenhierneugierigaufdiefolgendenSeiten.

Überschriften:DiedreiKapitelwerdendurcheinegroßevoranstehendeZahlwiederholt,sodassderLeser/Zuhörerimmerweiß,woersichbefindet.AuchindenTitelndereinzelnenFolienkommenwiederAktionssätzezumEinsatz.SiefassendenInhaltderSeitenichtnurzusammen,sondernsindauchdieInterpretationderDatenundStichpunkte.WennSiesichdurchdiePräsentationklicken,unddabeinurdieÜberschriftenlesen,dannlesenSieeinedurchgehendlogischaufgebauteGeschichte.

Folienmaster:DemInhaltwirdsehrvielPlatzeingeräumt.McKinseyzeigtseinFirmenlogonuraufderTitelseite,undauchdortnursehrkleininderEcke.JedeweitereFoliehatdannnurnocheineArtFußzeilemitderSeitenzahl,demgeschriebenenFirmennamenundPlatzfürQuellenangaben(z.B.aufSeite18).EswirdnureineSchriftartohneSerifenverwendet,diedafürinIhrerSchriftgrößestarkvariiert.

Text-Seiten:Seite4isteinBeispielfüreinestarkeTextseite.DerAusdruck„CustomerJourney“stehthervorgehobenineinemweißenKreis,vondemvierArmeausgehen.JederArmführtzueinemStichpunkt,indemdieSchlüsselbegriffefetthervorgehoben

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sind.RechtsdavonisteinweitererKasten,derdurchseinegraueHintergrundfarbeinderBedeutungnachgeordnetist.IndiesemKastenstehendieerläuterndenBeispiele.DasFazitstehtuntenaufderSeite,istinfetterundgroßerSchriftdargestelltundmiteinerkräftigenHintergrundfarbeversehen.DiebesondersgroßeZahllenktdasAuge,solldieBedeutungdesThemashervorheben,isthieraberunbewiesenund(noch)zusammenhangslos.

DatenundDiagramme:Seite8reduziertdieDatenaufdiewesentlichenAussagen.EswerdennurvierwesentlicheKennzahlendargestellt,diejedeeineneinzelnenKastenerhalten.UnterderÜberschriftfindetsicheinSymbol,dassdieKennzahlillustrierensoll.Wichtigisthier,dassalleSymboleeinergemeinsamenForm-undFarbsprachefolgen.NebendemSymbolkennzeichnetdanneinPfeildieVerbesserungmiteinemProzentwert.WoherdieWertekommen,obauseinemechtenFall,ausgroßerStatistikodernurPrognosesind,bleibtvölligunklar.LetztendlichdominierendiePfeileinGrößeundFarbeundzeigendamitdieVerbesserungen.

Schaubilder:KonzeptbilderwieaufSeite10sindhäufigeinegroßeStärkevonUnternehmensberatern.AufdieserSeitewerdensechsMarkenzeichen(„hallmarks“)ineinemKreislaufdargestellt.DergroßeblaueKreisistdafürinsechsSegmenteunterteilt,diemiteinemPfeilaufdasnächsteSegmentzeigen.ZurUnterstützungsindalleSegmentedurchnummeriert.ImSegmentbefindetsicheinSymbolfoto,wobeihierdieBildsprachezwischenGrafik(Nr.2und6)undFotowechselt.DieeigentlichenInhaltestehennebendemKreis.

Tabellen:DieTabelleaufSeite15istzwarrechttextlastigmitkleinerSchrift,folgtabereinersehrgutenDarstellung.TabellenbenötigennichtimmereinKaro-MusterfürjedesFeld,besseristesaufLinienzuverzichten.DieersteSpaltewirdhierdurcheineandereHintergrundfarbedargestellt.DieÜberschriftenstehenüberderTabelleineineranderenSchriftfarbe,fettundmitGroßbuchstaben.EineIllustrationindererstenSpaltehilftbeimErfassenderTabelle.ImVortragwirddannnichtallesvorgelesen,sondernnureinpaarBeispieleherausgehoben.

Fazit:DieGestaltungeinzelnerFolienistnichtbesondersaußergewöhnlichoderherausragend.DennochgibtesganzbesondereMerkmaledieserMcKinsey-Präsentation:

• EswerdenzahlreicheThesenproklamiert,dieeinengroßenNutzenversprechen.• ÜberschriftensindimmeraktiveAussagen,dieüberzeugensollen.• DieGliederungumfasstdreiKapitelmitjeweilsfünfunterstützendenSeiten,die

dieseThesenvermitteln.

FallstudieRolandBerger

WarumwirkendiePräsentationenvonUnternehmensberaternsobesonders?DiegroßeStärkeliegtwiesooftinderStrukturierungderFolienundinderArtundWeisewiedieInhalteaufbereitetwerden.IndiesemBeispielvonRolandBergerwirddasbesondersdeutlich.

DiePräsentationkönnenSiesichhieranschauen:http://de.slideshare.net/agromera/roland-berger-bestpracticesinnewproductdevelopment20130419

Gliederung:DiePräsentationgliedertsichin3AbschnitteundfolgtdamiteinemtypischenMusterfürUnternehmensberater-Folien.DieSeiten4-7eröffnenals

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EinleitungdasThemaundgebeneinenÜberblicküberdieFragestellung.DieSeiten7-15fassendieErgebnisseeineStudiezusammen.HierwerdenvieleDatenpräsentiertundaufSeite15interpretiert.Der3.AbschnittaufdenSeiten16-20zeigtdanneinenneuenAnsatz,umdieeingangsgestellteFragestellungzubeantworten.Wiesooft,wirddergesamtenPräsentationaufSeite2eineZusammenfassung(„ManagementSummary“)vorangestellt.

Inhaltsverzeichnis:AufSeite3,alsonachdemManagementSummary,werdendiedreiAbschnittederPräsentationineinemInhaltsverzeichnisdargestellt.DasLayoutisthierkeineOffenbarung,dieSeiten-AngabensogareinFormatbruch.ZuBeginnjedesAbschnittswirddannnichtdasInhaltsverzeichniswiederholt,sondernderTiteldesAbschnittsvoreinemseitenfüllendenBildaufgegriffen.

Überschriften:AuchhierwiederholtsichdasMusterandererUnternehmensberater:ÜberschriftensindKernaussagen.GanzeSätzefassendenInhaltderjeweiligenFoliezusammenundvermittelneinestarkeRichtungundInterpretationdesInhalts.DieWortwahlistauchsehraktiv,dasheißteswerdenvieleVerbenverwendet,dieBewegungundVerbesserungausdrücken:analysieren,erhöhen,auswählen,stärken...

Folienmaster:DiePräsentationvonRolandBergerhateinsehraufgeräumtesLayout.DieÜberschriftstehtinweißerSchriftaufdemtypischendunkelgrün-türkis.AufderweißenFlächedarüberstehtnurdaskleineRolandBergerLogoinderrechtenEcke.AlsFußzeilestehenebensorechtsausgerichtetderTitelderPräsentationundeineSeitenzahl.

(ImSeptember2015hatRolandBergerseinenMarkenauftrittgeändert,mehrdazuunterhttp://www.rolandberger.de/pressemitteilungen/515-press_archive2015_sc_content/Roland_Berger_rebranded.html)

Text-Seiten:DasManagementSummaryistimmereineklassischeTextseite.EinanderesBeispielistSeite5.HierverwendetRolandBergerdasZeichen„>“alsListenpunkt.ZusätzlichesGestaltungselementsindrechtwinkligeLinien,diewiezweioderdreiSeiteneinesunvollständigenRechtecksdenTexteinrahmenunddamitgruppieren.

DatenundDiagramme:DergesamtemittlereAbschnittpräsentiertStudienergebnisseinverschiedenenDiagrammen.Balkendiagramme(S.10)habenkeineSkala,stattdessenwirddieprozentualeDifferenzvonzweiBalkeningroßerSchrifthervorgehoben.VieleEinzelwerte(S.11)werdeninkleinenKästchenpräsentiert,diejeweilseinillustrativesBildbeinhalten.AuchdasLinien-Chart(S.13)kommtvollständigohneAchsenundvorallemohneSkalierungaus.ObdievierAbschnittederX-Achseauchallegleichlangsindwiedargestellt,bleibtfraglich.

Schaubilder:EchteIllustrationenoderGrafikensindindieserPräsentationnichtzufinden.AlleinFolie20stellteinenProzessaufzweiEbenendar.DieDarstellungisthieraberwenigerbeeindruckend,vielmehrstehtderTextimVordergrund.

Tabellen:AufdenFolien11und12hatteRolandBergerdieHerausforderung26Einzelwertesinnvolldarzustellen.HierwurdeeinRasterähnlichwiebeieinerTabellegewählt,wobeijederEinzelwerteineneigenenKastenerhält.SpaltenüberschriftenwerdendanninGroßbuchstabenmiteinerstarkenLinieüberdieKästengestellt.

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Fazit:DasLayoutunddieGestaltungeinzelnerFolienistrechtaufgeräumt,wirdaberkeineDesignpreisegewinnen.HiersteheneindeutigInhalteundStrukturimVordergrund.DerklassischeAufbaumitdreiAbschnittenführtdenZuhörer/LeserdurchEinleitung,HauptteilundErgebnissederPräsentation.FürdieZielgruppeüblichwirdeinManagementSummaryvorangestellt.DieKernaussagenindenÜberschriftenerleichterndasschnelleLesenderPräsentationundsindgleichzeitigüberzeugendeStatementsderAutoren.

FallstudieBostonConsultingGroup

WasmachteinUnternehmensberateranders,damitseinePräsentationsowichtigundüberzeugenderscheint?BeigenauererBetrachtungsindwederdasLayoutnochdieGestaltungeinzelnerFolienbesondersaußergewöhnlich.DiegroßeStärkeliegtvoralleminderStrukturierungderFolienundinderVerwendungvonbesonderenÜberschriften.

DiesesBeispielderBeratervonBCGfindenSiehier:http://de.slideshare.net/TheBostonConsultingGroup/the-road-to-autonomous-driving

Gliederung:DerHauptteilderPräsentationbestehtauszweiTeilen:DieSeiten5-8zeigendieErgebnisseeinerUS-UmfragezumautonomenFahren.UndaufdenSeiten9-11hatBCGBerechnungenzudenKostenvonautonomenFahrzeugenzusammengestellt.DazufassendieSeiten3und4dieErgebnisseinprägnantenAussagenzusammen.Interessantisthier,dassdieKernaussagenderPräsentationgleichzuBeginnstehen.DiefolgendenFolienunterstützenundbegründendanndieseKernaussagen.

Inhaltsverzeichnis:EinInhaltsverzeichnisimherkömmlichenSinngibteshiernicht.DieZusammenfassungaufdenSeiten3und4istanalogzudenfolgendenSeitensortiertunddientalsroterFadenfürdieweiterePräsentation.EinevisuelleOrientierungistnichtvorhanden,beiinsgesamt13Seitenaberauchnichtwirklichnotwendig.

Überschriften:WiebeiallengutenUnternehmensberaternsinddieÜberschriftenknackigeKernaussagen.AnstattinhaltsleererAngaben(z.B.“UmfrageTeil3”)gibtdieÜberschriftdenInhaltdergesamtenFoliewieder(z.B.“VieleKundensindbereit,über5.000US$auszugeben”).WernurdieÜberschriftenliest,derverstehtbereitsdiegesamtePräsentation.

Folienmaster:BCGräumtdenInhaltenaufseinenFoliensehrvielPlatzein.DasFirmenlogoistletztendlichnureinSchriftzug,derwieeineFußzeileganzuntenpositioniertist.Einedicke,grüneLinietrenntobendieÜberschriftvomInhaltsbereichderFolie.DieSeitenzahlstehtganzkleininderEckerechtsunten.

Text-Seiten:EinereineText-SeitefindetsichnuraufSeite2.HiernutztBCGdasStandard-LayoutvonPowerPointmitgrünenListenpunkten.InBezugaufdasLayoutdieeinfachsteFoliederPräsentation.

DatenundDiagramme:DiemeistenFoliendieserPräsentationwerdenvonDiagrammenbeherrscht.DabeireduziertBCGdieGestaltungaufdasWesentliche:ZweiAchsen,grüneBalkenundjeweilseinWertaufdemBalken.DaistkeineSpielereiundnichts,dasvomInhaltablenkenkönnte.ZusätzlichhebteinorangerRahmennochdiewichtigstenWertehervor,odereinDiagrammtitelfasstdiewichtigsteAussagezusammen.

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Schaubilder:AufSeite9isteinAutogezeichnet,andemdieBauteilefürautonomesFahrenhervorgehobensind.WersicheinenIllustratorleistenkann,hinterlässtmitsoeinerGrafiknatürlicheinensehrprofessionellenEindruck.

Tabellen:DieFolien3und4könnteneinelangweiligeAufzählungodereineTextfoliesein,aberBCGerstellthiereineansprechendeTabelle.DreiKategoriensinddurchvertikale,hellgrüneBlöckezusammengefasst.InnerhalbderKategoriensinddanneinzelnePunktedurcheinerömischeZahlundeinPiktogrammunterteilt.DahinterfolgtdannwiederderbekannteStilderUnternehmensberatermitkernigen,teilweiseforschenBotschaften.

Fazit:JedeSeitefürsichbetrachtetsinddasLayoutunddieGestaltungkeinegroßeKunst.InhaltlichstütztsichdiePräsentationaufeineUmfrageundeineinterneBerechnung.DiebesondereStärkederBostonConsultingGroupisthierdieStrukturierungderPräsentationunddieVerwendungvonKernaussagen.DieStrukturstelltdasErgebnisandenAnfang,vertieftdanachdiegenanntenPunkteundunterstütztdieArgumentationmitDaten.DieKernaussagen(oderauch„beliefs“,alsoÜberzeugungen)beherrschennichtnurdieÜberschriftenderFolien.VielmehrfindetsichkaumeinSatz,dernichtalsaktiveÜberzeugungformuliertist.

PräsentierenohnePowerPoint

Lichtaus,Beameran,Gehirnabschalten.SogehtestäglichtausendenMenscheninBürosundBesprechungsräumen.MachenSieesdochmalandersundbleibenSieinErinnerung.

WerheutzutageeineThemavorstellensoll,derdenktsofortanPowerPoint(oderKeynote,oderPrezi…).InjedemFallkommtderComputerzumEinsatzunddasErgebniswirdandieLeinwandprojiziert.DasResultatisthäufigeineFrontalpräsentationdesReferenten,derimschlimmstenFallmitdemRückenzumPublikumseineTextevorliest–oderimgünstigenFallansprechendeFolienproduziertundimVortragunterhaltenkann.

Aberwarummussesimmerdigitalsein?DieanalogeWeltbietetsovieleMöglichkeiten,diehäufigvielbessergeeignetsind:

• Muster:MöchtenSieeinneuesProduktvorstellenoderberichtenSieübereinebesondereErfahrung?BringenSieeinfacheinMusteroderModellmit.ZeigenSieanschaulichwiedasProduktgenutztwerdenkannoderwieessichanfühlt.ReichenSieesherum,lassenSieIhreZuhöreranIhrenErfahrungendirektteilhaben.

• Flipchart:FürNotizenwährendderPräsentationwirdesheuteschonöftergenutzt.AbermitdemFlipchartistvielmehrmöglich.SiekönnendamitIhregesamtePräsentationvortragen.EinzelneSeitenkönnenSiebereitsvorbereiten,oderdirektwährendIhresVortragsaufdemPapierentwickeln.InjedemFallsolltenSiesichabervorbereitenundvorherwissen,wiedasErgebnisaussehensoll.

• Handout:WollenSiemitderGruppeetwaserarbeiten?FassenSieallevorliegendenInformationenzusammenundschreibendiesestrukturiertineineTextdatei.VersendenSiediesevorabunddruckenSiedieSeitenfürjedenTeilnehmeraus.ImTerminwirddannanhandderVorlagediskutiertunderarbeitet.DazukommendannwiederFlipchartoderKarteikartenzumEinsatz.

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• Fotos:SiehabenvieleBilderzuzeigen?FotosvonProdukten,GebäudenoderBildervonWebseiten?NutzenSieeinenprofessionellenAnbieterunddruckenSiedieFotosaufDINA3odergrößeraus(jenachGrößederVeranstaltung).KlebenSiedieFotosaufeinePappunterlage,sodasseingleichmäßigerRahmenübersteht.DieseBilderkönnenSiedannhochhalten,herumgebenoderaufeineStaffeleistellen.

SiehabendieeinmaligeundeinfacheGelegenheit,anderszuseinalsdiegroßeMasse.WagenSieeinenVersuchineinervertrautenRundeundbleibenSiemitIhrerBotschaftinErinnerung!

LiteraturundKontakt

WolfgangHackenberg,CarstenLeminsky,EiboSchulz-Wolfgramm:KeyMessage.Delivered:Business-PräsentationenmitStruktur;Haufe-Lexware;1.Auflage2014

NancyDuarte:slide:ology:OderdieKunst,brillantePräsentationenzuentwickeln;O'ReillyVerlag;1.Auflage2009

BarbaraMinto:DasPrinzipderPyramide:Ideenklar,verständlichunderfolgreichkommunizieren;Pearson;1.Auflage2005

ChipHeath,DanHeath:Wasbleibt:WiedierichtigeStoryIhreWerbungunwiderstehlichmacht;CarlHanserVerlag;1.Auflage2008

BlogdesAutors:www.projektwege.de

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