präsentation an der fachmesse gever an der topsoft 2015
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Vom Posteingang zum Beschluss: Amtsübergreifende Bearbeitung von Geschäften in kantonalen und kommunalen Verwaltungen
Dr. Bernhard Bühlmann, 4teamwork AG
Ausgangslage
- Geschäfte und Dossiers werden fast nur noch elektronisch bearbeitet und abgewickelt
- Inhalte müssen meistens übergreifend bearbeitet werden können
- Vermehrte Kollaboration auf Stufe Dossier (organisationsübergreifend)
- E-Mail stösst an seine Grenzen
- Wachsende Anforderungen an Nachvollziehbarkeit
- Datenschutz und Zugriffsrechte werden immer wichtiger
Weshalb GEVER?
Abbildung des Aktenplans gemäss Vorgaben Staatsarchiv
Revisionssichere Ablage für alle Informationen und Dokumente
Elektronische Dossierführung mit Nachvollziehbarkeit aller Aktionen
Grundbausteine für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit
Das GEVER-Prinzip
- Dokumente (Office, PDF)
- E-Mails
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Das GEVER-Prinzip
- Dossier entspricht einem Ordner
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Das GEVER-Prinzip
- Subdossier für Verschachtelung
- Aufgaben zur Umsetzung von Workflows, Fristen und Pendenzen
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Das GEVER-Prinzip
- Strukturierung der Ablage mit Ordnungssystem
- Ordnungspositionen
- Hinterlegung aller Metadaten für GEVER (Aktenzeichen, Klassifikation, Datenschutzstufe, Aufbewahrungsfristen)
-> GEVER Standard
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Doukment bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Das GEVER-Prinzip Mandant
Ein GEVER-Mandant ( = Separate Installation) besteht aus einem oder mehreren Ordnungssystemen, einer eigenen Benutzerverwaltung und eigenen Zugriffsrechten
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
- Posteingang: E-Mail, Scan
- An Eingangskorb eines Mandanten senden
- Weiterverabeitung im Eingangskorb
- Zuteilung an zuständige Person
- Einhaltung von Fristen
- Übernahme der Daten in bestehendes oder neues Dossier
Mandant
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandantenkonzept
Mandant =- Eigene Berechtigungen- Eigener Eingangskorb- Eigene Ordnungssysteme- Eigene Gremien / Kommissionen
Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
Mandant =- Eigene Berechtigungen- Eigener Eingangskorb- Eigene Ordnungssysteme- Eigene Gremien / Kommissionen
Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandant
Amt C
Direktion B
Amt D
Eingangskorb
Gremium 3 Kommission 3 Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
Kanton / Stadt / Gemeinde / Verband / KMU
GEVER Mandant
Eingangskorb
GEVER Mandant
Amt A
Direktion A
Eingangskorb
Gremium 1
GEVER Mandant
Eingangskorb
GEVER Mandant
Amt C
Direktion B
Amt D
Eingangskorb
Gremium 3 Kommission 3 Gever Mandant
Eingangskorb
Amt B
GEVER Mandantenkonzept
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
GEVER Mandant E-MailScan
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
E-MailScan
Sitzungs- und Protokollverwaltung
Gremium / Kommission
Sitzung
Traktandum
Beschluss
VorprotokollEinladung
Protokoll
Protokollauszug
Antrag einreichen
Mandant 1
Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers
Dossier
Dokument
Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb
Mandant 2
Dossier
Dokument
Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb
Mandant 1
Organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers
Dossier
Dokument
Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb
Mandant 2
Dossier
Dokument
Aufgabe
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Eingangskorb
Berechtigungen durchAufgaben steuern
Aufraggeber Auftragnehmer
Alle Dokumente sichtbar Nur benötigte Dokumente sichtbar
Fallstudie Kanton Zug
- 70 Mandanten (Ämter)
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit
- Elektronisches Mitberichtsverfahren
Beispiel: Elektronisches Mitberichtsverfahren
Neue Verordnung der Bundesverwaltung
Anhörung in den Kantonen
Direktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung des Mitberichts:
1. Standardablauf “Mitbericht” auslösen
2. Fristen festlegen
3. Einzelne Mitberichte werden in den Ämtern intern behandelt und evt. delegiert.
4. Resultate fliessen zurück ins Ursprungsdossier
-> Im Kanton Zug seit 2014 erfolgreich im Einsatz
Sitzungswesen
Mitberichtsverfahren
Posteingang
Eingangskorb Dossier
Sitzung
Antrag
Beschluss
Gremium
Amt A Amt B Amt C
Elektronisches Mitberichtsverfahren
Beispiel: Personaldossier Prozesse
- Personalabteilung führt Personaldossier
- Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Arbeitsvertrag
- Mitarbeitergespräche werden durch Vorgesetzte vorgenommen
- Vorgesetzte liefern Protokoll des Mitarbeitergesprächs
- Vorgesetzte haben nur Einsicht in ausgewählte Dokumente des Personaldossiers
- Eintritt / Austritt
- Mitarbeitergespräche durchführen
- Skills Management
- Jubiläum / Geburtstag
- Ausbildungsplanung
- Rekrutierung
- Stellenbeschreibung
- Unfallmeldung
- Organigramm abbilden
- Lohnausweise / Dokumente archivieren
Mitarbeitergespräche
Mitarbeit
Bewerbung
Anstellung Personaldossier
Mitarbeitergespräch
Auftrag
Protokoll
Vorgesetzter
Abteilung A Abteilung B Buchhaltung
Personaldossier
Beispiel: Baugesuch Prozesse
- Die Abwicklung von Baugesuchen ist ein kollaborativer Prozess
- Mitbericht und Stellungnahmen durch verschiedene Ämter
- Behandlung des Baugesuchs in verschiedenen Kommissionen
- Formelle Prüfung
- Nebengesuche durch Ämter bearbeiten
- Behandlung des Baugesuchs in Baukommission
- Baubewilligung erteilen
Sitzungswesen
Mitwirkung
Baugesuch
Eingangskorb Dossier
Sitzung
Antrag
Beschluss
Baukommission
Abteilung A Grundbuchamt Denkmalpflege
Baugesuch
Beispiel: Sitzungs- und ProzesseProtokollverwaltung
- Gremien und Kommissionen
- Regelmässige Sitzungen
- Planung und Vorbereitung der Sitzungen
- Protokollierung
- Generierung von Protokollauszügen und Beschlussprotokollen
- Sitzung vorbereiten
- Vorprotokoll erstellen
- Sitzung durchführen
- Protokoll erstellen
- Protokollauszüge verteilen
Beispiel: Sitzungs- und Protokollverwaltung
1. Neuer Antrag erstellen (Antrag mit Beilagen, Erwägungen, Rechtlichen Vorgaben)
2. Antrag traktandieren (In Sitzung als Traktandum hinzufügen, Vorprotokoll erstellen, Sitzungsleinladung generieren)
3. Sitzung durchführen (Protokoll erstellen und genehmigen, Protokollauszug generieren)
4. Beschlussprotokoll und Protokollauszug zurückspielen
Ordnungssystem
Ordnungsposition
Dossier
Dokument bearbeiten
E-Mail archivieren
Aufgabe Delegieren
Subdossier
Eingangskorb
E-MailScan
Gremium / Kommission
Sitzung
Traktandum
Beschluss
VorprotokollEinladung
Protokoll
Protokollauszug
Antrag einreichen
Stolpersteine
- Die Bedienung von GEVER Anwendungen ist zu komplex
- Dokumente können nicht mandantenübergreifend ausgetauscht werden
- Unterschiedliche Systeme
Anforderungen an GEVER Lösung
- Flexibles und erprobtes Berechtigungsmodell
- Mandantenübergreifende Aufgaben
- Möglichkeit, einzelne Dokumente gemäss vorgegebenem Prozess und nachvollziehbar freizugeben
- Einfach in der Bedienung
- Flexible Workflows
- Erfüllung aller Anforderungen und Standards bezüglich rechtskonformer Aktenführung
Geschäftsverwaltung OneGov GEVERSchweizer Standardlösung für die elektronische Aktenführung (Records Management) für Kantone, Städte, Gemeinden und weitere Organisationen.
OneGov GEVER bietet alle Funktionen, welche für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Dossiers benötigt werden.
www.4teamwork.ch
Besuchen Sie uns in Halle 5, Stand 24 D
«OneGov GEVER ermöglicht einen effizienten, sicheren Informations-austausch und erleichtert die Zusammenarbeit.»
Prof. Dr. Gottfried HodelInstitutsleiter PHBernInstitut für Weiterbildung und Medienbildung
«OneGov GEVER bietet hohe Rechtssicherheit und erfüllt auf Seite Technik 100% der Anforderungen bezüglich elektronischer Aktenführung nach Schweizer Recht.»
Regina GehrigVerantwortliche für Records ManagementKanton Zug
Seite 42
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