projektmanagement einführen!wie bringt man projekte im unternehmen zum funktionieren?DGQ-Regionalkreis-Sitzung am 23.09.2010

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in balance?

1. die projektorientierte organisation

... die projektorientierte organisation

... die epm- und mpm-organisation

abt abt abt abt

ma ma ma ma

ma ma ma ma

ma ma

ma

ma ma

gf

stab

stab

pmb

ps

epm

mpm

einflussprojektorganisation projektorganisation

... die epm- und mpm-prozesse

projektkoordination

projektmarketing

projekt-abschluss

projekt-start

projekt-controlling

multiprojekt-controlling

(mpc)

projektabnahmeund -evaluierung

(mpae)

nachfolgendelinienprozesse

strategische planung und steuerung (sps)

begleitende mpm-prozesse (bmpm)

ressourcenmanagement (rm)

budgetplanung und finanzcontrolling (bpfc)

projekt-beauftragung

(mpb)

auslösendelinienprozesse

p-antrag unterschrieb.p-auftrag

freigegeb.phb

freigegeb.fortschrittsber.

p-abschluss-bericht

2. einführung/professionalisierung des projektmanagements im unternehmen

nutzen einer pm einführung/ pm professionalisierung

+ hohe transparenz in den projekten / vergleichbarkeit der projekte

+ erhöhung der qualität, senkung der projektkosten, verkürzungder projektdurchlaufzeiten durch professionelle und standardisierte planung und steuerung der projekte

+ know-how transfer in zukünftige projekte und in die linie+ standardisiertes pm erzeugt ein gruppenübergreifendes

verständnis und eine einheitliche sprache im projektmanagement

kritische erfolgsfaktoren

! ressourcenverfügbarkeit des projektteams! das top management unterstützt das vorhaben! committment des projektteams zu den projektzielen und zu den

arbeitsergebnissen! aktives stakeholdermanagement wird durchgeführt! zielgruppenorientierte pm ausbildung hat stattgefunden! effektives projektmarketing zur organisation (erfolg = qualität x

akzeptanz)

1. einführung von einzelprojektmanagement (epm)2. review des epm (nach ca. 1 jahr)3. definition von optimierungsmaßnahmen4. optional projekt portfoliomanagement (mpm)5. optional ressourcenmanagement

vorgehensweise bei der pm-einführung

ablauforientiertes vorgehen zur entwicklung und implementierungeines professionellen projektmanagements

1 einführung von einzelprojektmanagementkonzeptionsphase

•festlegen umfang epm

•erarbeiten von pmrichtlinien, rollen, epm-prozessen, pm-methoden, it einsatz

•parallel: erstellung des zielgruppenorientierten schulungskonzepts

konzeptionsphase

interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

1 einführung von einzelprojektmanagementumsetzungsphase

•pm richtlinien und hilfsmittel umsetzen

umsetzungsphase

interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

1 einführung von einzelprojektmanagementpilotphase

•implementierungund tests an ausgewählten pilotprojekten

•optimierung des epm

•beginn der schulungen

pilotphase

interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

1 einführung von einzelprojektmanagementimplementierungsphase

•rollout des unternehmens-spezifischen projekt-managements

•optional: abschlussder schulungen

implementierungsphase

interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

1 einführung von einzelprojektmanagementreviewphase

•evaluierung und korrekturen im epm

•entscheidung zur weiteren vorgehensweise im multiprojekt-management

reviewphase

interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

1. einführung von einzelprojektmanagement (epm) √2. review des epm (nach ca. 1 jahr) √3. definition von optimierungsmaßnahmen4. optional projekt portfoliomanagement (mpm)5. optional ressourcenmanagement

vorgehensweise bei der pm-einführungdie nächsten schritte

nach dem review des epm werden weitere schritte zur einführung des mpmund des ressourcenmanagements definiert.

• definition und erarbeitung der mpm richtlinien und tools• definition und erarbeitung der detailierungsebene im ressourcenmanagement• ggfs. definition und einführung eines ressourcen-tools

3. einführung/ professionalisierung des projektmanagements im unternehmenam beispiel eines stahlbauunternehmens mit ca. 140 mitarbeitern

professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmenausgangssituation

• die firma stainless steel erholt sich nach einer insolvenz• der investor besteht auf eine baldige iso-9001 zertifzierung• parallel soll der neue gf projektmanagement analysieren und ggfs.

optimieren• nach einer ist-analyse ist handlungsbedarf erkennbar• die pm optimierung wird als internes projekt aufgesetzt• die komplette führungsmannschaft incl. gf sind im kernteam

fakten

generell: professionalisierung des projektmanagements

• durchführung als internes projekt– projektorganisation für breite akzeptanz innerhalb des unternehmens– „saubere“ leistungs-, termin-, ressourcen- und kostenplanung und –controlling– stufenkonzept (epm, dann mpm, dann ressourcenmanagement)

• einzelprojektmanagement-professionalisierung– personalentwicklung (training, coaching) und organisationsentwicklung

(richtlinien und hilfsmittel, edv-einsatz)

• multiprojektmanagement– mpm-organisation, -prozesse und projektedatenbank

professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmenablauf

professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmengrober terminplan

generell: projektbegriff und pm-ansatztemporäre aufgaben in verschiedenen organisationsformen

komplexität

linie aufgabehat mittlere komplexität

projekt

programm

aufgabehat hohe komplexität

mehrere projekte und kleinprojektemit der gleichen zielsetzung

kleinprojekt

aufgabehat geringe komplexität

temporäre aufgabe

professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmenprojektdefinition kriterien kleinprojekt vs. projekt (beispiel)

kriterien kleinprojekt projektorganisatorische komplexität (anzahl der involvierten abteilungen)

2-3 abteilungen > 3 abteilungen

inhaltliche komplexität keine auswirkungen auf strukturen und prozesse des unternehmens

projekt liefert ggf. neue organisatorische strukturenund/oder prozesse

personaleinsatz 80pt – 200pt >200pt

kosten 40.000 - 100.000 € > 100.000 €

dauer min. 2 monate mind. 6 monate

risiko aufgabe ohne wirkung auf externe umwelten des unternehmens (kunden, lieferanten, presse)

aufgabe mit wirkung auf externe umwelten des unternehmens (kunden, lieferanten, presse)

professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmenüberblick pm methodenliste

XXprojektauftrag

Xbalkenplan

XXprojekthandbuch

XXmeilensteinplan

Xorganigramm

funktionendiagramm

XXarbeitspaketverantwortliche

arbeitspaketspezifikation

finanzmittelplan

projektplanung kleinprojekt projekt

ergebnisplan / betrachtungsobjekteplan

kommunikationsstrukturen X

kostenplan X

projektstrukturplan (psp) X X

ressourcenplan X

risikoanalyse X

rollenbeschreibung

stakeholderanalyse X

terminliste

projektfortschrittsbericht (controlling) X X

projektabschlussbericht (abschluss) X

generell: projektbegriff und pm-ansatzmethodenübersicht

→ projektauftrag

→ projektzieleplan

→ vor- und nach-projektphase

→ stakeholderanalyse

→ beziehungen zu anderen projekten

→ ergebnisplan

→ projektstrukturplan

→ to-do liste

→ ap- spezifikationen

→ terminliste

→ meilensteinplan

→ balkenplan

→ vernetzterbalkenplan

→ netzplan

→ projektorganigramm

→ projektrollen

→ funktionendiagramm

→ projektkommunikations-strukturen

→ spielregeln

→ ap-verantwortliche

→ ressourcenplan

→ kostenplan

→ risikoanalyse

→ finanzmittelplan

regeln

abgrenzung und kontextanalyse leistungsplanung terminplanung oranisation

ressourcen- und kostenplanung

generell: projektmanagement als prozess

projektmanagementprozess

[projekt-krise]

projekt-abschluss

projekt-start

vorprojekt-phase

nachprojektphase

projekt-evaluierung

vorläufiger projektauftrag projektauftrag unterschrieben

projektkoordination

projektmarketing

projekt-controlling

projektabschlussbericht

planung

projekt-beauftragung

idee

beschaffung durchführung abnahme nach-bereitung

1. besprechung abnahme

proj

ekt

inha

lt

anfrage deskunden

? ?

erstellung vonlasten- und pflichtenheft

prüfunginhalte und vertrag ok?

durchführungprojektwürdig?

abgelehnt linienauftrag

OK!

übergabean phase 2

freigegebener kundenauftrag

zuordnung zu pag und pd

nein nein

vertrieb

pd+

generell: projektmanagement als prozessphase 1 – strategische entscheidung

pwa

generell: projektmanagement als prozessphase 2 – beauftragungsphase

auswahl des projektleiters

vorläufigerprojektauftrag

überprüfung derauftragsunterlagen

erstellung dererstansätze

termineziele

p-teampsp (optional)

PD+

dokumentieren in phb

PD+

lenkungs-kreis

vorläufig

!

generell: projektmanagement als prozessprojektcontrollingprozess

4. geeignetes projektpersonal und zielgruppengerechte schulung

projektmanager – anforderungenicb 3.0

projektmanagement schulungincl. zertifzierung ipma level d

8alle zertifikanten1,5 tagezertifizierungsvorbereitung

alle ma2 stundeninfo-veranstaltung füralle restlichen ma

18pma' s1 tagmethoden und prozessestainless steel

16gesamt

12ptm's

1gfipma

3pl2 tageführen in projekt-teams

16gesamt:

12ptm‘s

1gfipma

3pl2 tagepm prozesse ipma zert

12gesamt:

8ptm's

2plincl. stainless steel prozesseipma

2gf3 tagepm methoden

wievieleteilnehmerwer?

dauer der schulung

definition der eignungsmerkmalefür projektmanager

soziale kompetenz

kommunikationverbale ausdrucksfähigkeit, argumentation und rhetorik

teammanagement/ motivationkonstruktive zusammenarbeit mit kollegen im hinblick auf ein gemeinsames ziel

konfliktmanagement und durchsetzungsvermögensicherheit im umgang mit konflikten und auseinandersetzungen

interkulturelle kompetenzsozialkompetenter umgang mit personen anderer kulturen

definition der eignungsmerkmalefür projektmanager

managementkompetenz

innovation und veränderungsbereitschaftvorantreiben von innovationen, offenheit für veränderungen

aufgabenmanagement/ planungskompetenzpragmatische, logische und effiziente bearbeitung von aufgaben

entscheidungsfähigkeit und ergebnisorientierungeigenverantwortliches und zielorientiertes entscheiden

stress-/ selbstmanagementbelastbarkeit und eigener kräftehaushalt

unternehmerisches und strategisches denken und handelnberücksichtigung von strategischen zielen und ökonomischen aspekten; effizienter ressourceneinsatz; kunden- und serviceorientierung

karrierepfad zum projektmanager

1. bewerbungsgespräch als projektleiter2. projektmanagement grundausbildung

1. pm methoden2. pm prozesse3. führen in projekt teams

3. umsetzung in die praxis1. als projekt-mitarbeiter2. als projekt-teammitglied3. als projektmanager kleiner projekte

4. development center für den weiteren einsatz1. große projekte2. programme3. portfoliomanager

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amtsgericht memmingen, hrb 14340geschäftsführer: tom haug und dr. katharina haug