projektron bcs 7.8 ressourcenverwaltung

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Dokumentation Webbasierte Projektmanagement-SoŌware Projektron BCS 7.8 Ressourcenverwaltung

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  • D o k u m e n t a t i o n

    Webbasierte Projektmanagement-So wareProjektron BCS 7.8

    Ressourcenverwaltung

  • 2 Projektron BCS 7.8

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  • Inhaltsverzeichnis

    Projektron BCS 7.8 3

    Inhaltsverzeichnis 1 ber diese Dokumentation ....................................................................................................... 9

    1.1 Inhalt und Aufbau der Dokumentation ..................................................................................... 9 1.2 Zielgruppe und Voraussetzungen ............................................................................................ 11 1.3 Typografische Konventionen ................................................................................................... 12 1.4 Hinweise .................................................................................................................................. 12

    2 Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen ..................................................... 15 2.1 Ressourcenverwaltung im berblick ....................................................................................... 15 2.2 Rubriken zur Ressourcenverwaltung im Arbeitsbereich Intern............................................... 16 2.3 Verfgbare Objekttypen und Assistenten ............................................................................... 24 2.4 Ressourcenverwaltung: Allgemeine Vorgehensweise ............................................................. 26

    3 Anlegen von Ressourcen ......................................................................................................... 27 3.1 Anlegen von Ressourcen: Relevante Ansichten ...................................................................... 27

    3.1.1 Ansicht Firmenbaum .................................................................................................... 27 3.1.2 Ansicht Organisationsstruktur ...................................................................................... 28 3.1.3 Ansicht Personengruppen ............................................................................................ 29

    3.2 Anlegen von Ressourcen: Schritt fr Schritt ............................................................................ 30 3.2.1 Organisationsstruktur anzeigen ................................................................................... 30 3.2.2 Interne Organisationsgruppe anlegen.......................................................................... 32 3.2.3 Interne Organisation anlegen ....................................................................................... 33 3.2.4 Interne Abteilung anlegen ............................................................................................ 35 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen ....................................................................................... 37 3.2.6 Ressource anlegen ........................................................................................................ 46 3.2.7 Anmeldenamen anlegen .............................................................................................. 49 3.2.8 Personengruppe erstellen ............................................................................................ 50 3.2.9 Mitarbeiter kopieren .................................................................................................... 52 3.2.10 Subtyp ndern .............................................................................................................. 54

    4 Mitarbeiterdatenverwaltung ................................................................................................... 57 4.1 Mitarbeiterdatenverwaltung: Relevante Ansichten ................................................................ 57

    4.1.1 Ansicht Stammdaten .................................................................................................... 57 4.1.2 Ansicht Intern ............................................................................................................... 58 4.1.3 Ansicht Einsatzort ......................................................................................................... 60 4.1.4 Ansicht Fhigkeiten ...................................................................................................... 60 4.1.5 Ansicht Rundschreiben-Optionen ................................................................................ 61 4.1.6 Ansicht Benutzerkonto ................................................................................................. 62 4.1.7 Ansicht Einstellungen ................................................................................................... 63 4.1.8 Ansicht Zustndigkeiten ............................................................................................... 64 4.1.9 Rubrik PM-Zeiterfassung .............................................................................................. 66

  • Inhaltsverzeichnis

    4 Projektron BCS 7.8

    4.2 Mitarbeiterdatenverwaltung: Schritt fr Schritt .....................................................................67 4.2.1 Stammdaten bearbeiten ...............................................................................................67 4.2.2 Mitarbeiterinterna ndern ...........................................................................................68 4.2.3 Einsatzort eintragen .....................................................................................................69 4.2.4 Fhigkeiten einfgen ....................................................................................................70 4.2.5 Rundschreiben-Optionen festlegen ..............................................................................72 4.2.6 Benutzerkonto bearbeiten ...........................................................................................73 4.2.7 Einstellungen bearbeiten ..............................................................................................75 4.2.8 Stellvertreter zuordnen ................................................................................................79 4.2.9 Eigene Zustndigkeiten bearbeiten ..............................................................................80 4.2.10 Fr Dritte buchen ..........................................................................................................81

    5 Ressourcenmanagement ......................................................................................................... 83 5.1 Ressourcenmanagement: Relevante Ansichten ......................................................................83

    5.1.1 Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben ........................................................................83 5.1.2 Ansicht Aufgabenliste ...................................................................................................84 5.1.3 Ansicht Aufgabendiagramm .........................................................................................85 5.1.4 Ansicht Auslastungsdiagramm .....................................................................................85 5.1.5 Ansicht Auslastungsgebirge ..........................................................................................86 5.1.6 Ansicht Einsatzplan eines Mitarbeiters ........................................................................87 5.1.7 Ansicht Einsatzplan einer Abteilung .............................................................................89 5.1.8 Ansicht Aufwandsplan ..................................................................................................90 5.1.9 Ansicht Ressourcenauslastung von Abteilungen und Mitarbeitern .............................91 5.1.10 Ansicht Grundlasten .....................................................................................................95 5.1.11 Ansicht Urlaubsplan ......................................................................................................96 5.1.12 Ansicht Werkzeuge .......................................................................................................97

    5.2 Ressourcenmanagement: Schritt fr Schritt ............................................................................97 5.2.1 Eigene Projekte und Aufgaben eines Mitarbeiters anzeigen .......................................97 5.2.2 Auslastungsdiagramm eines Mitarbeiters anzeigen ....................................................99 5.2.3 Auslastungsgebirge eines Mitarbeiters anzeigen .......................................................101 5.2.4 Einsatzplan einer Abteilung auswerten ......................................................................103 5.2.5 Aufwandsplan eines Mitarbeiters auswerten ............................................................105 5.2.6 Ressourcenauslastung einer Abteilung auswerten ....................................................107 5.2.7 Grundlasten einer Abteilung auswerten ....................................................................110 5.2.8 Personendaten rekursiv ndern .................................................................................111

    6 Mitarbeitercontrolling ........................................................................................................... 113 6.1 Mitarbeitercontrolling: Relevante Ansichten ........................................................................113

    6.1.1 Ansicht Buchungen .....................................................................................................113 6.1.2 Ansicht Buchungen pro Tag ........................................................................................114 6.1.3 Ansicht Aufwnde/Projekt..........................................................................................115 6.1.4 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe ............................................................................115

  • Inhaltsverzeichnis

    Projektron BCS 7.8 5

    6.1.5 Ansicht Personalkosten/Projekt ................................................................................. 116 6.1.6 Ansicht Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters .................................................... 117 6.1.7 Ansicht Aufwandsdiagramm ...................................................................................... 120 6.1.8 Ansicht Anwesenheit .................................................................................................. 122 6.1.9 Ansicht Spesen am Mitarbeiter .................................................................................. 123

    6.2 Mitarbeitercontrolling: Schritt fr Schritt ............................................................................. 124 6.2.1 Buchungen eines Mitarbeiters auswerten ................................................................. 124 6.2.2 Buchungen einer Abteilung pro Tag auswerten ......................................................... 125 6.2.3 Aufwnde pro Projekt fr einen Mitarbeiter prfen ................................................. 126 6.2.4 Aufwandsliste pro Aufgabe auswerten ...................................................................... 127 6.2.5 Personalkosten eines Mitarbeiters pro Projekt auswerten ....................................... 128 6.2.6 Arbeitszeitauswertung eines Mitarbeiters analysieren ............................................. 129 6.2.7 Aufwandsdiagramm eines Mitarbeiters auswerten ................................................... 130 6.2.8 Spesen anzeigen ......................................................................................................... 131 6.2.9 Spesen als geprft markieren ..................................................................................... 133

    7 Organisationscontrolling ....................................................................................................... 135 7.1 Organisationscontrolling: Relevante Ansichten .................................................................... 135

    7.1.1 Ansicht Mitarbeiterinterna ......................................................................................... 135 7.1.2 Ansicht Buchungen ..................................................................................................... 136 7.1.3 Ansicht Buchungen pro Tag ........................................................................................ 136 7.1.4 Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen ................................................................ 137 7.1.5 Ansicht Aufgabe/Zeitraum ......................................................................................... 138 7.1.6 Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum .................................................................................... 139 7.1.7 Ansicht Projektaufwand/Abteilung ............................................................................ 140 7.1.8 Ansicht Aufwnde/Projekt ......................................................................................... 141 7.1.9 Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter .................................................................................. 142 7.1.10 Ansicht Aufwnde/MA/Projekt .................................................................................. 143 7.1.11 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe ........................................................................... 144 7.1.12 Ansicht Personalkosten/Projekt ................................................................................. 144 7.1.13 Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter .......................................................................... 145 7.1.14 Ansicht Spesen/Mitarbeiter ....................................................................................... 146 7.1.15 Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen ........................................................................ 146 7.1.16 Ansicht Arbeitszeitauswertung einer Abteilung ......................................................... 147 7.1.17 Ansicht Import ............................................................................................................ 148 7.1.18 Ansicht Export ............................................................................................................ 149

    7.2 Organisationscontrolling: Schritt fr Schritt .......................................................................... 149 7.2.1 Feiertagskalender fr Abteilungen ndern ................................................................ 150 7.2.2 Fehlende Buchungsbesttigungen prfen ................................................................. 150 7.2.3 Aufgaben fr einen Zeitraum auswerten ................................................................... 152 7.2.4 Aufwnde pro Mitarbeiter und Projekt anzeigen ...................................................... 153 7.2.5 Mitarbeiterdaten importieren.................................................................................... 154

  • Inhaltsverzeichnis

    6 Projektron BCS 7.8

    7.2.6 Abteilungsdaten exportieren ......................................................................................155

    8 Berichte ................................................................................................................................ 157 8.1 Berichte: Relevante Ansichten ...............................................................................................157

    8.1.1 Ansicht Berichtserstellung ..........................................................................................157 8.1.2 Ansicht Berichte ..........................................................................................................158 8.1.3 Ansicht Berichtsauftrge ............................................................................................158 8.1.4 Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis .........................................................................159 8.1.5 Bericht Monatsbersicht ............................................................................................161 8.1.6 Bericht Zeitnachweis ..................................................................................................163 8.1.7 Bericht bersicht Abrechenbarkeit ............................................................................163

    8.2 Berichte: Schritt fr Schritt ....................................................................................................164 8.2.1 Bericht erstellen..........................................................................................................164 8.2.2 Berichte bearbeiten ....................................................................................................165 8.2.3 Berichtsauftrge anlegen............................................................................................167

    9 Verwaltung global ................................................................................................................. 171 9.1 Verwaltung global: Relevante Ansichten ...............................................................................171

    9.1.1 Suche ..........................................................................................................................171 9.1.2 Ansicht Whrung ........................................................................................................172 9.1.3 Ansicht Umrechnungskurse ........................................................................................173 9.1.4 Ansicht Kostenstellen .................................................................................................174 9.1.5 Ansicht Kostentrger ..................................................................................................175 9.1.6 Ansicht Kostenarten ...................................................................................................175 9.1.7 Ansicht Arbeitsorte .....................................................................................................176 9.1.8 Ansicht Lnderkodierungen ........................................................................................176 9.1.9 Ansicht Fhigkeiten ....................................................................................................177 9.1.10 Ansicht Funktionen .....................................................................................................178 9.1.11 Ansicht Artikelarten ....................................................................................................179 9.1.12 Ansicht Schlagwrter ..................................................................................................181 9.1.13 Ansicht Textblock-Vorlagen ........................................................................................182 9.1.14 Ansicht Zuschlagsregeln .............................................................................................183

    9.2 Verwaltung global: Schritt fr Schritt ....................................................................................184 9.2.1 Suche ausfhren .........................................................................................................184 9.2.2 Whrungen einfgen ..................................................................................................185 9.2.3 Umrechnungskurse einfgen......................................................................................186 9.2.4 Kostenstellen anlegen ................................................................................................187 9.2.5 Kostenstellen bearbeiten............................................................................................189 9.2.6 Fhigkeiten anlegen ....................................................................................................190 9.2.7 Fhigkeiten bearbeiten ...............................................................................................192 9.2.8 Funktionen anlegen ....................................................................................................192 9.2.9 Schlagwrter anlegen .................................................................................................194

  • Inhaltsverzeichnis

    Projektron BCS 7.8 7

    9.2.10 Textblockvorlage erstellen ......................................................................................... 195 9.2.11 Zuschlagsregeln definieren......................................................................................... 197 9.2.12 Zuschlagsregeln bearbeiten ....................................................................................... 198 9.2.13 Zuschlagsregeln lschen ............................................................................................. 198

    10 Projektron BCS-Ansichten im Detail ....................................................................................... 199 10.1 Ansichten auf Mitarbeiterebene ........................................................................................... 200

    10.1.1 Ansicht Intern im Detail .............................................................................................. 200 10.1.2 Ansicht Einstellungen im Detail .................................................................................. 203 10.1.3 Ansicht Einzelbuchen (PM-Zeiterfassung) im Detail .................................................. 207 10.1.4 Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben im Detail ....................................................... 211 10.1.5 Ansicht Aufgabenliste im Detail ................................................................................. 213 10.1.6 Ansicht Aufgabendiagramm im Detail........................................................................ 214 10.1.7 Ansicht Auslastungsdiagramm im Detail .................................................................... 216 10.1.8 Ansicht Auslastungsgebirge im Detail ........................................................................ 217 10.1.9 Ansicht Einsatzplan im Detail ..................................................................................... 219 10.1.10 Ansicht Aufwandsplan im Detail ............................................................................. 221 10.1.11 Ansicht Buchungen im Detail .................................................................................. 223 10.1.12 Ansicht Buchungen pro Tag im Detail ..................................................................... 225 10.1.13 Ansicht Aufwandsliste pro Aufgabe im Detail ......................................................... 226 10.1.14 Ansicht Aufwandsdiagramm im Detail .................................................................... 228 10.1.15 Ansicht Anwesenheit im Detail ............................................................................... 229 10.1.16 Ansicht Personalkosten/Projekt im Detail .............................................................. 230 10.1.17 Ansicht Berichte im Detail ....................................................................................... 233 10.1.18 Ansicht Berichtsauftrge im Detail .......................................................................... 234

    10.2 Ansichten auf Organisations- und Abteilungsebene ............................................................. 235 10.2.1 Ansicht Organisationsstruktur im Detail .................................................................... 235 10.2.2 Ansicht Fehlende Buchungsbesttigungen im Detail ................................................. 236 10.2.3 Ansicht Aufgabe/Zeitraum im Detail .......................................................................... 237 10.2.4 Ansicht Mitarbeiter/Zeitraum im Detail ..................................................................... 238 10.2.5 Ansicht Projektaufwand/Abteilung im Detail ............................................................. 240 10.2.6 Ansicht Aufwnde/Projekt im Detail .......................................................................... 242 10.2.7 Ansicht Aufwnde/Mitarbeiter im Detail ................................................................... 244 10.2.8 Ansicht Spesen/Mitarbeiter im Detail ........................................................................ 246 10.2.9 Ansicht Arbeitszeitauswertung einer Abteilung im Detail ......................................... 247 10.2.10 Ansicht Arbeitszeitkonten abnehmen im Detail ..................................................... 251 10.2.11 Ansicht Aufwnde/MA/Projekt im Detail................................................................ 254 10.2.12 Ansicht Personalkosten/Mitarbeiter im Detail ....................................................... 256 10.2.13 Ansicht Ressourcenauslastung im Detail................................................................. 258 10.2.14 Ansicht Urlaubsplan im Detail ................................................................................. 262 10.2.15 Ansicht Grundlasten im Detail ................................................................................ 263 10.2.16 Ansicht Werkzeuge im Detail .................................................................................. 265

  • Inhaltsverzeichnis

    8 Projektron BCS 7.8

    10.2.17 Ansicht Import im Detail ..........................................................................................266 10.3 Ansichten auf globaler Ebene ................................................................................................270

    10.3.1 Ansicht Umrechnungskurse im Detail ........................................................................270 10.3.2 Ansicht Arbeitsorte im Detail .....................................................................................272 10.3.3 Ansicht Artikelarten im Detail ....................................................................................273 10.3.4 Ansicht Textblock-Vorlagen im Detail.........................................................................274 10.3.5 Ansicht Personengruppen im Detail ...........................................................................276

    A1 Umfang der dokumentierten Software ................................................................................... 277

    A2 Verfgbare Konfigurationen .................................................................................................. 279

    A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation ................. 283

    A4 Begleitinformationen zum Produkt ........................................................................................ 285

    Stichwortverzeichnis ................................................................................................................... 287

  • ber diese Dokumentation

    Projektron BCS 7.8 9

    1 ber diese Dokumentation Die vorliegende Dokumentation befasst sich mit dem Thema Ressourcenverwaltung.

    1.1 Inhalt und Aufbau der Dokumentation Nachfolgend werden die Inhalte und der Aufbau dieser Dokumentation kurz vorgestellt.

    Kapitel Inhalt

    Kapitel 1 ber diese Dokumentation, S. 9 Bietet Informationen zum Aufbau der vorliegenden Dokumentation und der Gesamtdokumentation von Projektron BCS.

    Nennt Zielgruppen und Voraussetzungen fr die Benutzung.

    Erlutert verwendete typografische Konventionen und Hinweise.

    Kapitel 2 Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen, S. 15

    Fhrt in die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS ein.

    Stellt Rubriken in der Projektron BCS-Ansichtsauswahl fr die Ressourcenverwaltung vor.

    Kapitel 3 Anlegen von Ressourcen, S. 27 In diesem Kapitel wird gezeigt, wie Ressourcen angelegt werden.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Ressourcenanlage.

    Kapitel 4 Mitarbeiterdatenverwaltung, S. 57

    Dieses Kapitel bringt Ihnen die Mitarbeiterdatenverwaltung nher, zum Beispiel wie Sie das Benutzerkonto des Mitarbeiters verwalten oder die Zustndigkeiten bearbeiten.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Mitarbeiterdatenverwaltung.

    Kapitel 5 Ressourcenmanagement, S. 83 In diesem Kapitel werden relevante Ansichten des Ressourcenmanagements vorgestellt.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen des Ressourcenmanagements.

  • ber diese Dokumentation

    10 Projektron BCS 7.8

    Kapitel Inhalt

    Kapitel 6 Mitarbeitercontrolling, S. 113 Alle Auswertungen, die Sie auf Mitarbeiterebene durchfhren knnen, werden hier aufgezeigt.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen des Mitarbeitercontrollings.

    Kapitel 7 Organisationscontrolling, S. 135 Auch auf der Organisations- und Abteilungsebene gibt es Auswertungen, die interessant fr die Ressourcenverwaltung sind.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen des Organisationscontrollings.

    Kapitel 8 Berichte, S. 157 Auf allen Ebenen knnen Sie diverse Berichte erstellen lassen, die die Auswertungen nochmals zusammenfassen.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Berichtserstellung.

    Kapitel 9 Verwaltung global, S. 171 Die Verwaltung auf globaler Ebene steht in diesem Kapitel im Vordergrund.

    Hier werden viele Einstellungen vorgenommen, die in spteren Ansichten genutzt werden.

    Handlungsanleitungen erlutern Klick fr Klick die wichtigsten Aktionen im Rahmen der Verwaltung globaler Vorgaben.

    Kapitel 10 Projektron BCS-Ansichten im Detail, S. 199

    Stellt Informationen zu den Ansichtseinstellungen ausgewhlter Projektron BCS-Ansichten, die in dieser Dokumentation vorkommen, zur Verfgung.

    Beschreibt verfgbare Filter, Optionen, Spalten und deren Ausprgungen ausfhrlich.

    Kapitel A1 Umfang der dokumentierten Software, S. 277

    Beschreibt Funktionalitten, die in der Standardversion inaktiv sind, zu Dokumentationszwecken jedoch aktiviert wurden.

  • ber diese Dokumentation

    Projektron BCS 7.8 11

    Kapitel Inhalt

    Kapitel A2 Verfgbare Konfigurationen, S. 279

    Enthlt Informationen zu Konfigurationsmglichkeiten fr die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS.

    Kapitel A3 Rechteeinstellungen der Standardbenutzer in der Projektron BCS-Dokumentation, S. 283

    Erlutert prototypische Benutzer und die fr sie vorgesehenen Lizenzen, Rollen und Zuordnungen.

    Kapitel A4 Begleitinformationen zum Produkt, S. 285

    Enthlt Informationen fr die Installation von Projektron BCS, Support und Updates.

    Tabelle 1-1: Dokumentation Ressourcenverwaltung im berblick

    1.2 Zielgruppe und Voraussetzungen Diese Dokumentation richtet sich an Personalmanager, Controller und System-Administratoren, die mit Projektron BCS Ressourcen, wie zum Beispiel Organisationen, Mitarbeiter und Personengruppen verwalten und auf entsprechenden Ebenen auswerten.

    Die Rechte fr die Ressourcenverwaltung haben ausschlielich Benutzer mit den Rollen Adress-Administrator, Controller, Kontaktmanager oder System-Administrator. Sie bentigen hierfr die Lizenz Personalmanager, Controller oder System-Administrator.

    Alle Dokumentationen basieren auf der Standardversion von Projektron BCS. Falls fr Ihr Projektron BCS-System unternehmensspezifische Konfigurationen vorgenommen wurden, knnen einzelne Ansichten, Aktionen und Attribute von der Standardversion abweichen.

    Daten, die Sie in den Screenshots der Dokumentationen finden, zum Beispiel Projekte, Aufgaben oder Termine, wurden eigens zu Demonstrationszwecken erstellt und sind als Beispiele zu verstehen.

    Wichtig: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionen und Objekte jedem Benutzer zur Verfgung stehen. Das Rechtesystem von Projektron BCS blendet beispielsweise zahlreiche Bearbeiten-Modi fr Mitarbeiter aus, die dem Projektleiter dennoch zur Verfgung stehen. Mehr Informationen zum Rechtesystem finden Sie in der Dokumentation Administration.

    Um in Projektron BCS mit der Ressourcenverwaltung arbeiten zu knnen, sollte der Benutzer ber folgende Kenntnisse verfgen:

    Grundlegende Techniken bei der Arbeit mit dem Betriebssystem Navigation in Projektron BCS Grundkenntnisse im Projektmanagement

  • ber diese Dokumentation

    12 Projektron BCS 7.8

    Wichtig: Beachten Sie zustzlich zu dieser Dokumentation die Dokumentation Navigation, in der die grundlegenden Funktionen von Projektron BCS vorgestellt werden.

    1.3 Typografische Konventionen Im Mengentext dieser Dokumentation heben sich bestimmte Wrter und Wortgruppen durch eine spezielle Formatierung ab.

    Die folgende Liste erlutert die verwendeten Auszeichnungen:

    Fettschrift Kennzeichnet alle Oberflchenelemente von Projektron BCS (zum Beispiel Schaltflchen, Mens, Werte einer vorgegebenen Liste). Meneintrge sind zustzlich durch einen senkrechten Strich | getrennt.

    Kursivschrift Kennzeichnet Listenpunkte und Querverweise.

    Festbreitenschrift Kennzeichnet Quelltexte, Werte aus Beispielen und Pfade (Dateinamen, Ordner).

    1.4 Hinweise An bestimmten Stellen in der Dokumentation finden Sie gesonderte Informationen in Form von Hinweisen. Folgend sind die unterschiedlichen Arten von Hinweisen erlutert.

    Hinweis Achtung Dieser Hinweis warnt Sie bei bestimmten Aktionen in Projektron BCS vor unerwnschten Folgen (beispielsweise Datenverlust). Er ist gekennzeichnet durch ein rotes Symbol in Form eines Warndreiecks. Der Hinweis enthlt Informationen ber die Art und Quelle der Gefahr, die Folgen bei Missachtung und die Vermeidung.

    Beispiel:

    Achtung! Lschen einer Buchung

    Eine gelschte Buchung kann nicht wiederhergestellt werden.

    Besttigen Sie das Lschen einer Buchung nur, wenn Sie sich sicher sind.

  • ber diese Dokumentation

    Projektron BCS 7.8 13

    Hinweis Wichtig Dieser Hinweis informiert Sie ber wichtige Zusammenhnge oder Voraussetzungen in Verbindung mit bestimmten Funktionen von Projektron BCS.

    Beispiel:

    Wichtig: Buchungen knnen nur eine bestimmte Zeit rckwirkend bearbeitet werden. Als Einschrnkungen bestehen Ihre persnliche Buchungsfrist sowie ein mglicher Buchungsabschluss.

    Hinweis Tipp Tipps geben Ihnen ntzliche Hinweise, wie Sie mit Projektron BCS bestimmte Aktionen besonders schnell und einfach durchfhren knnen.

    Beispiel:

    Tipp: Sie knnen die Wiedervorlage als erledigt markieren, wenn Sie auf den Link OK klicken.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    Projektron BCS 7.8 15

    2 Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen In diesem Kapitel sind grundlegende Informationen zu der Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS zusammengestellt.

    Kapitel 2.1 Ressourcenverwaltung im berblick, S. 15 vermittelt Informationen zum Konzept und zu verfgbaren Mitteln der Ressourcenverwaltung in Projektron BCS.

    Kapitel 2.2 Rubriken zur Ressourcenverwaltung im Arbeitsbereich Intern, S. 16 informiert Sie ber die Rubriken und Ansichten im Arbeitsbereich Intern, die fr die Ressourcenverwaltung in Projektron BCS verwendet werden knnen.

    Kapitel 2.4 Ressourcenverwaltung: Allgemeine Vorgehensweise, S. 26 bietet einen Einblick in die allgemeine Vorgehensweise bei der Ressourcenverwaltung.

    2.1 Ressourcenverwaltung im berblick Diese Dokumentation beschreibt die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS.

    Die Ressourcenverwaltung findet im Arbeitsbereich Intern statt. In den dort enthaltenen Ansichten finden Personalmanager, Programmleiter und Controller alle wichtigen Daten, die in Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen, dessen Abteilungen und den einzelnen Mitarbeitern stehen.

    Neben der Ressourcenverwaltung mit grundlegenden Informationen zum Anlegen von Organisationseinheiten, Mitarbeitern und Sachressourcen finden Sie hier auch Informationen zur Auslastungsanalyse und Auswertung von Abteilungen und Mitarbeitern.

    Wichtig: Beachten Sie zustzlich zu dieser Dokumentation die Dokumentation Navigation, in der die grundlegenden Funktionen von Projektron BCS vorgestellt werden.

    Wichtig: Beachten Sie, dass nicht alle Funktionen und Objekte jedem Benutzer zur Verfgung stehen. Das Rechtesystem von Projektron BCS blendet beispielsweise zahlreiche Bearbeiten-Modi fr Mitarbeiter aus, die dem Projektleiter dennoch zur Verfgung stehen. Mehr Informationen zum Rechtesystem finden Sie in der Dokumentation Administration.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    16 Projektron BCS 7.8

    2.2 Rubriken zur Ressourcenverwaltung im Arbeitsbereich Intern

    Rubriken auf globaler Ebene Der Arbeitsbereich Intern bietet auf globaler Ebene in der Ansichtsauswahl die folgenden Rubriken zur Ressourcenverwaltung in Projektron BCS:

    Abbildung 2-1: Arbeitsbereich Intern, Ansichtsauswahl, Rubriken fr die Ressourcenverwaltung auf

    globaler Ebene

    berblick

    Firmenbaum Zeigt eine hierarchische Baumstruktur der Firma mit Abteilungen und Mitarbeitern an.

    Ermglicht den Zugriff auf Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Terminkalender sowie die Erstellung von Terminen und Wiedervorlagen fr die einzelnen Mitarbeiter und das Einfgen weiterer Objekte.

    Mitarbeiterliste Zeigt eine alphabetische Liste der Mitarbeiter an.

    Ermglicht den Zugriff auf Telefonnummern, Mobiltelefonnummern, E-Mail-Adressen, Terminkalender sowie die Erstellung von Terminen , Wiedervorlagen und Notizen fr die einzelnen Mitarbeiter.

    Ressourcenliste Zeigt eine alphabetische Liste der materiellen Ressourcen an.

    Ermglicht den Zugriff auf Terminkalender sowie die Erstellung von Terminen fr die Ressourcen.

    Personengruppen Zeigt eine Liste vorhandener Personengruppen in Projektron BCS.

    Ermglicht es, Personengruppen zu bearbeiten oder zu lschen und neue Personengruppen zu erstellen.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    Projektron BCS 7.8 17

    Suche

    Personensuche Ermglicht die Suche nach Mitarbeitern und Personen.

    Organisationssuche Ermglicht die Suche nach Organisationen.

    Anmerkungssuche Ermglicht die Suche nach Anmerkungen in E-Mails, Berichten und vielen anderen Kategorien.

    Dateisuche Ermglicht die Suche nach Berichtsdokumenten, Rechnungen und anderen in Projektron BCS abgelegten Dokumenten.

    Wiedervorlagensuche Ermglicht die Suche nach Wiedervorlagen.

    Erfassung

    Fehlende Buchungsbesttigungen

    Zeigt eine alphabetische Liste der Mitarbeiter, deren Buchungsbesttigung fehlt.

    Ermglicht den Zugriff auf die Kontaktdaten und das Datum des letzten Buchungsabschlusses der einzelnen Mitarbeiter.

    Zuschlagsregeln Zeigt die vorhandenen Zuschlagsregeln.

    Ermglicht das Hinzufgen neuer Zuschlagsregeln, die bei Mitarbeitern angewandt werden knnen.

    Mehrwhrungen

    Whrungen Listet alle Whrungen auf, die in Projektron BCS hinterlegt sind.

    Neue Whrungen lassen sich hier hinzufgen, sowie fr den produktiven Gebrauch aktivieren oder deaktivieren.

    Umrechnungskurse Zeigt die Umrechnungskurse der Whrungen nach Datum oder einzeln aufgelistet.

    Neue Umrechnungskurse lassen sich hier eintragen.

    Verwaltung

    Kostenstellen Verwaltet die Kostenstellen.

    Kostentrger Verwaltet die Kostentrger.

    Kostenarten Verwaltet die Kostenarten.

    Arbeitsorte Verwaltet die Arbeitsorte des Unternehmens, die einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden knnen.

    Lnderkodierungen Verwaltet die Lnderkodierungen.

    Fhigkeiten Verwaltet die Qualifikationen, die Mitarbeitern zugeordnet werden knnen.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    18 Projektron BCS 7.8

    Funktionen Verwaltet die Funktionen, die innerhalb des Unternehmens ausgebt werden.

    Artikelarten Verwaltet die Artikelarten, die in Rechnung gestellt werden knnen.

    Schlagwrter Verwaltet die Schlagwrter. Diese ermglichen beispielsweise die Verschlagwortung von Tickets.

    Textblock-Vorlagen Verwaltet die Textblock-Vorlagen, die bei der Angebotserstellung und Rechnungsstellung verfgbar sind.

    Rubriken auf Abteilungsebene Auf Ebene einer Abteilung sind die folgenden Rubriken und Ansichten relevant fr die Verwaltung:

    Abbildung 2-2: Arbeitsbereich Intern, Ansichtsauswahl, Rubriken fr die Ressourcenverwaltung auf

    Abteilungsebene

    Eigenschaften

    Info Enthlt Informationen ber die jeweilige Abteilung und eine alphabetische Auflistung aller Mitarbeiter.

    Stammdaten Enthlt die Stammdaten der Abteilung.

    Intern Enthlt die Interna der Abteilung.

    Organisationsstruktur Enthlt eine alphabetische Auflistung aller Mitarbeiter der Abteilung.

    Ermglicht den Zugriff auf die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Mitarbeiter.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    Projektron BCS 7.8 19

    Mitarbeiterinterna Enthlt eine alphabetische Auflistung aller Mitarbeiter der Abteilung und den dazugehrigen Interna, wie zum Beispiel die Arbeitszeiten, Stundensatz oder Feiertagskalender.

    Personengruppen Enthlt eine Auflistung aller Personengruppen der Abteilung.

    Ermglicht es, Personengruppen zu bearbeiten oder zu lschen und neue Personengruppen zu erstellen.

    Beobachtungen Enthlt die Beobachtungen der Abteilung.

    Eigene Beobachtungen Enthlt die Beobachtungen der Mitarbeiter der Abteilung.

    Dateiablage Enthlt einen berblick ber die Dateiablage der Abteilung.

    Es besteht die Mglichkeit, die Dateiablage hier nachtrglich zu bearbeiten.

    Projekte

    Eigene Projekte und Aufgaben

    Bietet einen berblick ber die Projekte und Aufgaben der Abteilung.

    Ressourcen

    Ressourcenauslastung Zeigt die Ressourcenauslastung der Mitarbeiter der Abteilung.

    Auslastungsgebirge Zeigt die Ressourcenauslastung der Mitarbeiter der Abteilung in einer grafischen Darstellung als Auslastungsgebirge.

    Grundlasten Zeigt die Grundlasten, die geplante Soll-Auslastung auf Daueraufgaben, der Mitarbeiter der Abteilung.

    Bietet die Mglichkeit, die Grundlasten gegebenenfalls anzupassen.

    Einsatzplan Zeigt den aktuellen Einsatzplan der Mitarbeiter der Abteilung in tabellarischer Form.

    Hier kann festgelegt werden, wie lange ein Mitarbeiter an einer bestimmten Aufgabe arbeiten soll.

    Projektaufwand / Abteilung

    Zeigt die aktuellen Aufwnde der Abteilung in den verschiedenen Projekten und Daueraufgaben.

    Urlaub und Freizeit

    Urlaubs- und FZA-Budgets

    Enthlt in tabellarischer Form eine Auflistung der Urlaubs- und FZA-Budgets der Mitarbeiter der Abteilung.

    Hier kann das Urlaubsbudget angepasst werden.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    20 Projektron BCS 7.8

    Urlaubs- und FZA-Termine

    Enthlt eine Auflistung aller Urlaubs- und FZA-Termine der Mitarbeiter der Abteilung.

    Hier kann ebenfalls die Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubs- und FZA-Terminen erfolgen.

    Urlaubsplan Zeigt in tabellarischer Form die Urlaubs- und FZA-Termine der Mitarbeiter der Abteilung. Dies hilft bei der Koordinierung von Urlaubsantrgen.

    Erfassung

    Buchungen Enthlt eine Auflistung der Buchungen der Mitarbeiter der Abteilung.

    Buchungen pro Tag Zeigt die Mitarbeiter der Abteilung und deren Buchungen zusammengefasst fr einen Tag.

    Fehlende Buchungsbesttigungen

    Listet die Mitarbeiter der Abteilung und deren Kontaktdaten auf und zeigt, welche Mitarbeiter noch keinen Buchungsabschluss gesetzt haben.

    Auswertungen - Aufwnde

    Aufgabe/Zeitraum Enthlt eine tabellarische Auflistung ber die gebuchten Zeiten fr eine Aufgabe.

    Mitarbeiter/Zeitraum Enthlt eine tabellarische Auflistung ber die gebuchten Zeiten der einzelnen Mitarbeiter.

    Aufwnde/Projekt Zeigt, wie viele Aufwnde fr ein Projekt geleistet wurden im Vergleich zu den Planwerten.

    Aufwnde/Mitarbeiter Zeigt, wie viele Aufwnde pro Mitarbeiter geleistet wurden im Vergleich zu den Planwerten.

    Aufwandsliste pro Aufgabe

    Listet auf, wie viel Aufwand fr eine Aufgabe gebucht wurde.

    Aufwnde/MA/Projekt Enthlt die Aufwnde einzelner Mitarbeiter fr Aufgaben in einem Projekt.

    Auswertungen - Kosten

    Personalkosten/Projekt Zeigt die Personalkosten der Projekte im Vergleich zu den Planwerten.

    Personalkosten/Mitarbeiter Zeigt die Personalkosten der einzelnen Mitarbeiter im Vergleich zu den Planwerten.

    Spesen/Mitarbeiter Listet die Spesen der einzelnen Mitarbeiter auf.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    Projektron BCS 7.8 21

    Arbeitszeiten

    Arbeitszeitauswertung Besteht aus den Unteransichten Mitarbeiterbersicht und bersicht gebuchter Zeiten. Listet die gebuchten Zeiten der Mitarbeiter inklusive Pausen, Urlaub und Krankheit auf. SOLL und IST Werte lassen sich hier vergleichen.

    Arbeitszeitkonten abnehmen

    Besteht aus den Unteransichten Vorliegende Abschlsse und Fehlende Abschlsse. Arbeitszeitkonten knnen hier geprft und abgenommen werden.

    Berichte

    Berichtserstellung Die Berichte auf Abteilungsebene knnen in dieser Ansicht erstellt werden.

    Berichtsauftrge Berichte, die in bestimmten Abstnden immer wieder erzeugt werden sollen, knnen hier beauftragt und eingesehen werden.

    Berichte Listet alle Berichte der Abteilung auf.

    Rubriken auf Mitarbeiterebene Auf Ebene eines Mitarbeiters sind die folgenden Rubriken und Ansichten relevant fr die Verwaltung:

    Abbildung 2-3: Arbeitsbereich Intern, Ansichtsauswahl, Rubriken fr die Ressourcenverwaltung auf

    Mitarbeiterebene

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    22 Projektron BCS 7.8

    Eigenschaften

    Info Zeigt allgemeine Informationen und Kontaktdaten des Mitarbeiters.

    Stammdaten Zeigt die Stammdaten des Mitarbeiters.

    Intern Zeigt interne Angaben ber den Mitarbeiter, wie zum Beispiel Stundenlohn, Arbeitszeiten und berstunden.

    An dieser Stelle knnen auch Interna-nderungen vorgenommen werden.

    Privat Zeigt die privaten Kontaktdaten des Mitarbeiters.

    Einsatzort Zeigt Kontaktdaten des Mitarbeiters, falls diese vom eigentlichen Abteilungsstandort abweichen. Dies trifft zum Beispiel auf Mitarbeiter zu, die fr einen bestimmten Zeitraum bei einem Kunden arbeiten und daher andere Kontaktdaten besitzen.

    Fhigkeiten Zeigt die Fhigkeiten, Sprachkenntnisse und Zertifikate des Mitarbeiters.

    Diese knnen hier ebenfalls bearbeitet oder neue hinzugefgt werden.

    Rundschreiben-Optionen Zeigt die aktuellen Einstellungen fr Rundschreiben, beispielsweise welche Art von Serienmails der Mitarbeiter erhalten soll und welche nicht.

    Beobachtungen Zeigt die Beobachtungen des Mitarbeiters.

    Beobachtungen durch andere knnen hier angelegt werden.

    Eigene Beobachtungen Zeigt die eigenen Beobachtungen des Mitarbeiters.

    Dateiablage Zeigt die Dateiablage des Mitarbeiters.

    Hier lsst sich die Dateiablage ebenfalls nachtrglich bearbeiten.

    Zugang und Rechte

    Benutzerkonto Zeigt die Einstellungen des Benutzerkontos des Mitarbeiters.

    An dieser Stelle kann man Passwortnderungen vornehmen oder das Benutzerkonto deaktivieren.

    Einstellungen Enthlt die allgemeinen Einstellungen des Mitarbeiters fr Projektron BCS.

    Nutzerlizenzen Listet die Nutzerlizenzen des Mitarbeiters auf.

    Neue Lizenzen knnen hier vergeben werden.

    Zustndigkeiten Zeigt die Personen, die fr diesen Mitarbeiter zustndig sind und welche Art von Zustndigkeit vorliegt.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    Projektron BCS 7.8 23

    Eigene Zustndigkeiten Enthlt eine Auflistung der eigenen Zustndigkeiten ber Abteilungen oder Personen und welche Art von Zustndigkeit vorliegt.

    Rollen Zeigt die Rollen des Mitarbeiters.

    Neue Rollen knnen in dieser Ansicht vergeben werden.

    Projekte

    Aufgabenliste Listet die Aufgaben des Mitarbeiters auf.

    Aufgabendiagramm Zeigt die Aufgaben des Mitarbeiters in grafischer Form als Diagramm an.

    Eigene Projekte und Aufgaben

    Listet die eigenen Projekte und Aufgaben des Mitarbeiters auf.

    Ressource

    Ressourcenauslastung Zeigt die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters.

    Auslastungsdiagramm Zeigt die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters in grafischer Form als Diagramm.

    Auslastungsgebirge Zeigt die Ressourcenauslastung des Mitarbeiters in grafischer Form als Auslastungsgebirge.

    Einsatzplan Listet in tabellarischer Form die Aufgaben und Termine des Mitarbeiters in bestimmten Zeitrumen auf.

    Spesen

    Spesenerfassung Dient zur Erfassung von Spesen des Mitarbeiters.

    Spesen Gibt einen berblick ber die Spesen des Mitarbeiters.

    Auswertungen - Aufwnde

    Buchungen Listet alle Buchungen des Mitarbeiters auf.

    Buchen pro Tag Fasst die Buchungen des Mitarbeiters tageweise zusammen.

    Aufwnde/Projekt Zeigt, welche Aufwnde der Mitarbeiter pro Projekt gettigt hat.

    Aufwandsliste pro Aufgabe

    Zeigt, welche Aufwnde der Mitarbeiter pro Aufgabe innerhalb eines Zeitraums gettigt hat.

    Auswertungen - Kosten

    Personalkosten/Projekt Zeigt die Personalkosten des Mitarbeiters pro Projekt.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    24 Projektron BCS 7.8

    Arbeitszeiten

    Arbeitszeitauswertung Gibt eine Arbeitszeitauswertung des Mitarbeiters wieder.

    Die Differenz zwischen SOLL und IST-Arbeitszeit ist hier deutlich zu erkennen.

    Aufwandsdiagramm Zeigt eine grafische Darstellung der Aufwnde des Mitarbeiters pro Tag in einem Diagramm.

    Anwesenheit Wenn der Mitarbeiter Arbeits- und Pausenzeiten bucht, zeigt die Ansicht Anwesenheit und Pausen des Mitarbeiters.

    Berichte

    Berichtserstellung Die Berichte auf Mitarbeiterebene knnen in dieser Ansicht erstellt werden.

    Berichtsauftrge Berichte, die in bestimmten Abstnden immer wieder erzeugt werden sollen, knnen hier beauftragt und eingesehen werden.

    Berichte Listet alle Berichte des Mitarbeiters auf.

    2.3 Verfgbare Objekttypen und Assistenten Mitarbeiter und Ressourcen werden in einer hierarchischen Struktur aus Organisationseinheiten im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Die hierarchische Struktur kann beliebig tief sein und folgende Elemente enthalten:

    Organisationsgruppe Organisationsgruppen ermglichen es Ihnen, mehrere Organisationen unter einer Gruppe abzulegen. Sie knnen so beispielsweise als interne Organisationen angelegte Niederlassungen eines greren Unternehmens in einer Gruppe zusammenfassen.

    Neue Organisationsgruppen knnen Sie entweder direkt auf oberster Ebene oder unterhalb einer anderen Organisationsgruppe ber Neu | Organisationsgruppe anlegen. Beim Anlegen einer Organisationsgruppe untersttzt Sie der Assistent zum Organisationsgruppe anlegen.

    Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.2 Interne Organisationsgruppe anlegen, S. 32.

    Interne Organisation Interne Organisationen bilden typischerweise Unternehmen oder Zweigstellen ab. Eine Organisation kann auf der obersten Ebene oder unterhalb einer Organisationsgruppe eingefgt werden.

    Beim Anlegen einer internen Organisation untersttzt Sie der Assistent zum Interne Organisation anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.3 Interne Organisation anlegen, S. 33.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    Projektron BCS 7.8 25

    Interne Abteilung Eine interne Abteilung dient zum Beispiel der Unterscheidung von Fachabteilungen desselben Unternehmens. Eine Abteilung kann unterhalb von Organisationen oder anderen Abteilungen eingefgt werden. Der Abteilung knnen weitere Abteilungen sowie Mitarbeiter, Platzhalter, Anmeldenamen und Ressourcen zugeordnet werden.

    Beim Anlegen einer internen Abteilung untersttzt Sie der Assistent zum Interne Abteilung anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.4 Interne Abteilung anlegen, S. 35.

    Mitarbeiter Beschftigter Ihrer Organisation. Neue Mitarbeiter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen.

    Beim Anlegen eines internen Mitarbeiters untersttzt Sie der Assistent zum Mitarbeiter anlegen. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37.

    Mitarbeiter (ehemalig)

    Ehemaliger Beschftigter Ihrer Organisation. Ehemalige Mitarbeiter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen.

    Beim Anlegen eines ehemaligen Mitarbeiters untersttzt Sie der Assistent zum Mitarbeiter (ehemalig) anlegen. Die Eingabemglichkeiten gleichen denen des Mitarbeiters.

    Freier Mitarbeiter Mitarbeiter, der Aufgaben fr Ihre Organisation ausfhrt, ohne direkt im Unternehmen eingegliedert zu sein. Freie Mitarbeiter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen.

    Beim Anlegen eines Freien Mitarbeiters untersttzt Sie der Assistent zum Freier Mitarbeiter anlegen. Die Eingabemglichkeiten gleichen denen des Mitarbeiters. Zustzlich kann in der Ansicht Stammdaten die Adresse des Freien Mitarbeiters eingegeben werden.

    Platzhalter Platzhalter fr einen internen Mitarbeiter, wenn bei der Teamplanung eine genaue personelle Zuordnung nicht mglich ist. Platzhalter knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen.

    Beim Anlegen eines Platzhalters untersttzt Sie der Assistent zum Platzhalter anlegen. Die Eingabemglichkeiten sind beschrnkter als bei Mitarbeitern, da es sich um keine konkrete Person handelt.

    Ressource Eine Ressource ist ein materieller Gegenstand oder Raum, der ebenfalls in Projektron BCS verwaltet wird. Eine Ressource kann unterhalb einer Organisation oder Abteilung eingefgt werden.

    Beim Anlegen einer Ressource untersttzt Sie der Assistent zum Ressource anlegen. Die Eingabemglichkeiten sind beschrnkter als bei Mitarbeitern. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.6 Ressource anlegen, S. 46.

  • Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS: Die Grundlagen

    26 Projektron BCS 7.8

    Anmeldename Ein Anmeldename ist ein Zugang zu Projektron BCS, der an keine bestimmte Person gebunden ist. Anmeldenamen knnen Sie unterhalb von Organisationen und Abteilungen einfgen.

    Beim Anlegen von Anmeldenamen untersttzt Sie der Assistent zum Anmeldename anlegen. Die Eingabemglichkeiten sind beschrnkter als bei Mitarbeitern. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 3.2.7 Anmeldenamen anlegen, S. 49.

    2.4 Ressourcenverwaltung: Allgemeine Vorgehensweise Die Ressourcenverwaltung mit Projektron BCS erfolgt im Arbeitsbereich Intern.

    Nach der Einrichtung Ihres Projektron BCS-Systems durch den Administrator knnen Sie neue Ressourcen, zum Beispiel Organisationen, Abteilungen, Mitarbeiter oder auch Personengruppen, anlegen. Mehr Informationen finden dazu Sie in Kapitel 3 Anlegen von Ressourcen, S. 27.

    Nachdem Sie neue Mitarbeiter angelegt haben, haben Sie viele Mglichkeiten die Daten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Welche Ansichten Ihnen dabei zur Verfgung stehen sehen Sie in Kapitel 4 Mitarbeiterdatenverwaltung, S. 57.

    Das Ressourcenmanagement auf Mitarbeiter- und Organisationsebene wird in Kapitel 5 Ressourcenmanagement, S. 83 erlutert. Projektleiter, Personalmanager und Controller finden hier Erluterungen der Projektron BCS-Ansichten fr die Auslastungsanalyse und Einsatzplanung der einzelnen Mitarbeiter.

    In diesem Handbuch werden Ihnen ebenfalls Ansichten des Controllings vorgestellt. Mehr Informationen zum Mitarbeitercontrolling finden Sie in Kapitel 6 Mitarbeitercontrolling, S. 113. Die Informationen zum Organisationscontrolling finden Sie in Kapitel 7 Organisationscontrolling, S. 135.

    Auswertungen knnen Sie sich in spezifischen Berichten ausgeben lassen. Informationen dazu finden Sie in Kapitel 8 Berichte, S. 157.

    In Kapitel 9 Verwaltung global, S. 171 wird die globale Verwaltung dargestellt, hier finden Sie wichtige Ansichten zu den Themen Whrungen, Kostenstellen, Funktionen und Zuschlagsregeln.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 27

    3 Anlegen von Ressourcen In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie in Projektron BCS neue interne Ressourcen anlegen. Als Ressourcen werden Organisationseinheiten wie Organisationsgruppen, Organisationen, Abteilungen und Mitarbeiter, aber auch Sachressourcen, Anmeldenamen oder Platzhalter verstanden.

    Beim Anlegen von Ressourcen werden Sie von Assistenten untersttzt. Eine Liste aller Objekttypen und Assistenten finden Sie in Kapitel 2.3 Verfgbare Objekttypen und Assistenten, S. 24.

    3.1 Anlegen von Ressourcen: Relevante Ansichten Dieser Abschnitt stellt Ansichten zum Anlegen interner Ressourcen vor, die fr Personalmanager und Programmleiter relevant sind. Sie erfahren, welche Mglichkeiten diese Ansichten bieten, und knnen sich schnell einen berblick ber das jeweilige Thema verschaffen.

    3.1.1 Ansicht Firmenbaum Die Ansicht Firmenbaum finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick.

    Die Ansicht Firmenbaum zeigt alle internen Organisationsgruppen, Organisationen, Abteilungen und Mitarbeiter Ihres Projektron BCS-Systems in einer hierarchischen Baumstruktur. Sie erhalten so einen schnellen berblick ber alle internen Organisationseinheiten und deren Strukturierung.

    Sie sehen die Telefonnummern und E-Mail-Adressen aller Organisationseinheiten. Auf

    der Hierarchieebene der Mitarbeiter haben Sie ber die Symbole , und Zugriff auf die Terminkalender der Personen und knnen Termine und Wiedervorlagen erstellen.

    Neue Organisationsgruppen und interne Organisationen erstellen Sie ber das Men Neu. ber die Ansichtseinstellungen knnen Sie zustzlich die Spalte Neu einblenden, um auf Organisations- und Abteilungsebenen weitere interne Abteilungen, Mitarbeiter und Ressourcen hinzuzufgen.

    Sie knnen die Ansicht filtern, um beispielsweise externe, freie oder ehemalige Mitarbeiter auszublenden oder mit in die Ansicht einzubeziehen. Eine Auswahl an Voreinstellungen ist bereits standardmig installiert.

    Mit einem Klick auf den Namen der angezeigten Strukturelemente wechseln Sie direkt zur entsprechenden Detailansicht.

  • Anlegen von Ressourcen

    28 Projektron BCS 7.8

    Abbildung 3-1: Firmenbaum

    3.1.2 Ansicht Organisationsstruktur Die Ansicht Organisationsstruktur finden Sie im Arbeitsbereich Intern auf Ebene einer Organisationsgruppe, Organisation oder Abteilung in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften.

    Die Ansicht Organisationsstruktur zeigt einen hierarchischen berblick ber die betrachtete Organisation oder Abteilung. Im Unterschied zur Ansicht Firmenbaum stehen Ihnen in dieser Ansicht eine Reihe von Bearbeitungsmglichkeiten zur Verfgung.

    Die Kontaktdaten Ihrer Abteilungen, Mitarbeiter und Ressourcen werden angezeigt und lassen sich im Bearbeiten-Modus direkt in der Ansicht ndern.

    ber das Men Ausgewhlte Zeilen lassen sich die angezeigten Mitarbeiter, Abteilungen und Ressourcen verschieben, fr die Bearbeitung anderer Benutzer sperren oder lschen.

    ber das Men Neu fgen Sie neue interne Abteilungen, Mitarbeiter, Platzhalter, Anmeldenamen oder Sachressourcen ein.

    ber den alphabetischen Filter zeigen Sie nur Strukturelemente eines bestimmten Anfangsbuchstabens an.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 29

    Abbildung 3-2: Organisation, Organisationsstruktur

    3.1.3 Ansicht Personengruppen Die Ansicht Personengruppen finden Sie im Arbeitsbereich Intern in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick.

    In Projektron BCS knnen Sie nicht nur Organisationsgruppen, Organisationen und Abteilungen anlegen, sondern auch Personengruppen.

    Mit Personengruppen bilden Sie Rollen in Ihren Unternehmen ab, die von der Unternehmenshierarchie unabhngig sind, zum Beispiel Teamleiter, Projektleiter oder Prozessverantwortliche.

    Eigenschaften einer Personengruppe bertrgt Projektron BCS automatisch auf alle Gruppenmitglieder. Dabei handelt es sich zum einen um Rechte auf Projekte und Organisationseinheiten und zum anderen um eine gemeinsame E-Mail-Adresse.

    Rechte auf eine interne oder externe Organisationseinheit vergeben Sie in der Ansicht Eigene Zustndigkeiten.

    Rechte auf ein Projekt vergeben Sie im Arbeitsbereich Projekte auf der Ebene des gewnschten Projekts in der Ansicht Teamplanung. In dieser Ansicht haben Sie im Bereich Auswahl und in der Unteransicht Personengruppen die Mglichkeit, Personengruppen dem Projekt zuzuordnen.

    Welchen Projekten und Aufgaben eine Personengruppe zugeordnet wurde, sehen Sie in der Ansicht Eigene Projekte und Aufgaben an der Personengruppe.

    Fr jede Personengruppe knnen Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Alle Gruppenmitglieder erhalten E-Mails, die an diese Adresse gerichtet sind.

    Eine Personengruppe legen Sie sowohl auf der globalen Ebene an als auch auf den Ebenen der internen Organisationsgruppe, Organisation oder Abteilung.

  • Anlegen von Ressourcen

    30 Projektron BCS 7.8

    Wichtig: Beachten Sie, dass der BCS-Baustein Personen / Gruppen aktiviert sein muss, um die Ansicht Personengruppen nutzen zu knnen. Bei Bedarf wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

    Abbildung 3-3: Personengruppen

    3.2 Anlegen von Ressourcen: Schritt fr Schritt In diesem Abschnitt knnen Sie anhand von ausfhrlichen Klick-fr-Klick-Anleitungen erfahren, wie Sie in Projektron BCS ein konkretes Handlungsziel erreichen knnen. Es wird Schritt fr Schritt erklrt, wie Sie zu dem in der berschrift genannten Ziel kommen. Die einzelnen Handlungsanleitungen sind so zusammengestellt und angeordnet, dass deren Gesamtheit ein typisches oder wahrscheinliches Handlungsszenario abbildet.

    3.2.1 Organisationsstruktur anzeigen 1. Lassen Sie sich die Organisationsstruktur anzeigen.

    1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link

    Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit

    sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt.

    2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik Eigenschaften auf den Link Organisationsstruktur.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 31

    Abbildung 3-4: Interne Organisation, Organisationsstruktur

    3. ffnen Sie die Hierarchieebene so weit, dass alle Mitarbeiter sichtbar sind. 3.1. Klicken Sie auf das Symbol . 3.2. Whlen Sie im Auswahlmen die gewnschte Gliederungsebene.

    4. Wenn Sie nach bestimmten Mitarbeitern suchen und berprfen wollen, in welcher Abteilung sie arbeiten, klicken Sie in der Zeile Auswahl (Name) auf den Anfangsbuchstaben des Nachnamens des betreffenden Mitarbeiters. Die Ansicht zeigt alle Mitarbeiter, deren Nachname mit dem gewhlten

    Anfangsbuchstaben beginnt, sowie die Abteilung der Mitarbeiter.

    5. Fgen Sie gegebenenfalls einen neuen Mitarbeiter ein. 5.1. Klicken Sie das Symbol . 5.2. Klicken Sie auf den Link Spalten. 5.3. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Neu. 5.4. Klicken Sie auf die Schaltflche Anwenden.

    Die Spalte Neu mit dem Symbol wird angezeigt.

    5.5. Klicken Sie in der gewnschten Ebene auf das Symbol und whlen Sie im Auswahlmen den Eintrag Mitarbeiter. Der Assistent zum Anlegen eines Mitarbeiters wird geffnet.

    5.6. Fahren Sie fort, wie in Kapitel 3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen, S. 37 beschrieben.

    Sie haben die Organisationsstruktur angezeigt.

  • Anlegen von Ressourcen

    32 Projektron BCS 7.8

    3.2.2 Interne Organisationsgruppe anlegen Eine interne Organisationsgruppe kann auf oberster Ebene oder unterhalb einer bereits bestehenden Organisationsgruppe eingefgt werden. Im Folgenden wird eine Organisationsgruppe auf oberster Ebene ber die Ansicht Firmenbaum angelegt.

    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Organisationsgruppe. Der Assistent zum Organisationsgruppe anlegen wird geffnet.

    1. Stammdaten

    4. Legen Sie die Stammdaten der Organisationsgruppe an. 4.1. Geben Sie im Bereich Organisation den Namen und das Krzel der

    Organisationsgruppe an. 4.2. Geben Sie im Bereich Kommunikation die Kontaktdaten fr die

    Organisationsgruppe ein. 4.3. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung gegebenenfalls eine Bemerkung ein,

    die zum Beispiel erklrt, um was fr eine Organisationsgruppe es sich handelt und welche Organisationen sie vereint.

    4.4. Geben Sie im Bereich Adresse die Adressdaten der Organisationsgruppe ein. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen.

    Die Stammdaten der Organisationsgruppe werden gespeichert.

    5. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet.

    Abbildung 3-5: Assistent zum Organisationsgruppe anlegen, Dateiablage

    2. Dateiablage

    6. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Organisationsgruppe an. 6.1. Wenn Sie den automatisch erstellten Namen fr die Dateiablage im Eingabefeld

    Verzeichnisname ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch.

    6.2. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 33

    6.3. Wenn Sie fr alle untergeordneten Objekte der Organisationsgruppe automatisch eine Dateiablage angelegen mchten, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Automatisch fr untergeordnete.

    6.4. Whlen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus, nach der die Dateiablage angelegt werden soll.

    Tipp: Mehr Informationen zu Dateiablagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage.

    6.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Sie haben eine Dateiablage fr die Organisationsgruppe angelegt.

    7. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.

    Sie haben eine interne Organisationsgruppe angelegt.

    3.2.3 Interne Organisation anlegen Eine Organisation kann auf oberster Ebene oder unterhalb einer Organisationsgruppe eingefgt werden. Im Folgenden wird eine Organisation unterhalb einer Organisationsgruppe angelegt.

    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link Firmenbaum. 3. Klicken Sie auf das Men Neu | Interne Organisation. Der Assistent zum Interne Organisation anlegen wird geffnet.

    1. Stammdaten

    4. Legen Sie die Stammdaten der Organisation an.

  • Anlegen von Ressourcen

    34 Projektron BCS 7.8

    Abbildung 3-6: Assistent zum Interne Organisation anlegen, Stammdaten

    4.1. Geben Sie im Bereich Organisation einen Namen und ein Krzel fr die Organisation ein.

    4.2. Geben Sie im Bereich Kommunikation die Kontaktdaten der Organisation ein.

    Tipp: Geben Sie bei der Organisation die allgemeinen Kontaktdaten ein, zum Beispiel die Telefonnummer der Zentrale. Geben Sie spezielle Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner direkt bei der entsprechenden Person ein. Es ist wichtig, dass Sie die Kommunikationsdaten sorgfltig eintragen. Sie werden als Voreinstellung beim Einfgen von Abteilungen und Personen bernommen.

    Tipp: Geben Sie als E-Mail-Adresse der Organisation den Domainnamen ein, der fr alle Benutzer der Organisation gleich ist, zum Beispiel @projektron.de. Wenn Sie unterhalb der Organisation Personen einfgen, wird diese E-Mail-Adresse bernommen. Sie knnen die persnliche E-Mail-Adresse der Person durch Hinzufgen des benutzerspezifischen Teils der Adresse vervollstndigen, zum Beispiel [email protected].

    4.3. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Bemerkung zu der neuen Organisation ein.

    4.4. Geben Sie im Bereich Adresse eine Adresse fr die neue Organisation an. 4.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen.

    Die Stammdaten der Organisation werden gespeichert.

    5. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 35

    2. Dateiablage

    6. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Organisation an. 6.1. Wenn Sie den automatisch erstellten Namen fr die Dateiablage im Eingabefeld

    Verzeichnisname ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch.

    6.2. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. 6.3. Wenn Sie fr alle untergeordneten Objekte der Organisation automatisch eine

    Dateiablage angelegen mchten, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Automatisch fr untergeordnete.

    6.4. Whlen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus, nach der die Dateiablage angelegt werden soll.

    Tipp: Mehr Informationen zu Dateiablagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage.

    6.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage der Organisation wird gespeichert.

    7. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.

    Sie haben eine interne Organisation angelegt.

    3.2.4 Interne Abteilung anlegen Eine Abteilung kann unterhalb von Organisationen oder anderen Abteilungen eingefgt werden. Der Abteilung knnen Abteilungen, Personen, externe Mitarbeiter und Kundenlogins zugeordnet werden.

    1. Whlen Sie die Organisation, unter der Sie eine neue interne Abteilung einfgen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link

    Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit

    sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit.

    Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt.

    2. Klicken Sie auf das Men Neu | Interne Abteilung. Der Assistent zum Interne Abteilung anlegen wird geffnet.

    1. Stammdaten

    3. Legen Sie die Stammdaten der internen Abteilung an.

  • Anlegen von Ressourcen

    36 Projektron BCS 7.8

    Abbildung 3-7: Assistent zum Interne Abteilung anlegen, Stammdaten

    3.1. Geben Sie im Bereich Organisation einen Namen und ein Krzel fr die Abteilung ein.

    3.2. Geben Sie im Bereich Kommunikation die Kontaktdaten der Abteilung ein, falls die geerbten Kontaktdaten der Organisation nicht mit denen der Abteilung bereinstimmen.

    Tipp: Geben Sie bei der Abteilung die allgemeinen Kontaktdaten ein, zum Beispiel die Telefonnummer der Zentrale. Geben Sie spezielle Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner direkt bei der entsprechenden Person ein. Es ist wichtig, dass Sie die Kommunikationsdaten sorgfltig eintragen. Sie werden als Voreinstellung beim Einfgen von Personen bernommen.

    Tipp: Geben Sie als E-Mail-Adresse der Abteilung den Domainnamen ein, der fr alle Benutzer der Abteilung gleich ist, zum Beispiel @projektron.de. Wenn Sie unterhalb der Abteilung Personen einfgen, wird diese E-Mail-Adresse bernommen. Sie knnen die persnliche E-Mail-Adresse der Person durch Hinzufgen des benutzerspezifischen Teils der Adresse vervollstndigen, zum Beispiel [email protected].

    3.3. Geben Sie in das Eingabefeld Beschreibung eine Bemerkung zu der neuen Abteilung ein.

    3.4. Geben Sie im Bereich Adresse eine Adresse fr die neue Abteilung an. 3.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen.

    Die Stammdaten der Abteilung werden gespeichert.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 37

    4. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet.

    2. Dateiablage

    5. Legen Sie gegebenenfalls eine Dateiablage fr die Abteilung an. 5.1. Wenn Sie den automatisch erstellten Namen fr die Dateiablage im Eingabefeld

    Verzeichnisname ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch.

    5.2. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. 5.3. Wenn Sie fr alle untergeordneten Objekte der Abteilung automatisch eine

    Dateiablage angelegen mchten, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Automatisch fr untergeordnete.

    5.4. Whlen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus, nach der die Dateiablage angelegt werden soll.

    Tipp: Mehr Informationen zu Dateiablagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage.

    5.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage der Abteilung wird gespeichert.

    6. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.

    Sie haben eine interne Abteilung angelegt.

    3.2.5 Internen Mitarbeiter anlegen Mitarbeiter knnen nur unterhalb einer internen Organisation oder Abteilung angelegt werden.

    1. Whlen Sie die Organisationseinheit, in der Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen wollen. 1.1. Klicken Sie auf die Registerkarte Intern. 1.2. Klicken Sie in der Ansichtsauswahl in der Rubrik berblick auf den Link

    Firmenbaum. 1.3. Whlen Sie die Hierarchieebene so, dass die gewnschte Organisationseinheit

    sichtbar ist. 1.4. Klicken Sie auf den Namen der gewnschten Organisationseinheit. Die Stammdaten der Organisationseinheit werden angezeigt.

    2. Klicken Sie auf das Men Neu | Mitarbeiter. Der Assistent zum Mitarbeiter anlegen wird geffnet.

    1. Stammdaten

    3. Legen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters an. 3.1. Geben Sie im Bereich Name den vollstndigen Namen Ihres Mitarbeiters sowie

    gegebenenfalls Titel und ein Krzel ein.

  • Anlegen von Ressourcen

    38 Projektron BCS 7.8

    3.2. Passen Sie im Bereich Kommunikation die Kommunikationsdaten des Mitarbeiters an, die von der bergeordneten Organisation oder Abteilung bernommen wurden.

    3.3. Whlen Sie im Auswahlmen Stelle die Funktion des Mitarbeiters in der Organisation.

    3.4. Geben Sie in das Eingabefeld Raum die Beschreibung des Raums ein, in dem der Mitarbeiter sein Bro hat.

    3.5. Blenden Sie bei Bedarf weitere Attribute ber die Ansichtseinstellungen ein und ergnzen Sie die entsprechenden Daten.

    3.6. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Stammdaten Ihres Mitarbeiters werden gespeichert.

    4. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Intern wird geffnet.

    2. Intern

    Im Schritt Intern hinterlegen Sie Internadaten des Mitarbeiters, zum Beispiel seinen internen Stundensatz, den Basisurlaub, die Kostenstelle sowie sein Arbeitszeitmodell. Die Angaben werden in verschiedenen Ansichten fr Berechnungen und Auswertungen genutzt. Ihre Interna- nderungen gelten immer ab einem bestimmten Zeitpunkt, somit lassen sich auch nderungen in der Zukunft abbilden. Ausfhrliche Informationen zur Ansicht Intern eines Mitarbeiters finden Sie in der Dokumentation Arbeitszeitkonto.

    5. Geben Sie die Internadaten des Mitarbeiters ein.

    Abbildung 3-8: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Intern

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 39

    5.1. Whlen Sie im Auswahlmen Arbeitsort den Standort, an dem der Mitarbeiter arbeitet.

    Tipp: Arbeitsorte werden auf globaler Ebene im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.7 Ansicht Arbeitsorte, S. 176.

    5.2. Geben Sie in das Eingabefeld Bildungsabschluss den Bildungsabschluss des Mitarbeiters ein.

    5.3. Wenn Sie einen Termin fr einen Buchungsabschluss setzen wollen, geben Sie in das Eingabefeld MA-Buchungsabschluss das gewnschte Datum ein.

    Der Mitarbeiter kann fr den Zeitraum vor diesem Buchungsabschlussdatum keine Buchungen mehr vornehmen oder bearbeiten.

    5.4. Wenn Sie ein Spesenabschlussdatum festlegen wollen, bis zu dem alle Spesen in Projektron BCS erfasst sein mssen, geben Sie in das Eingabefeld Aktuelles Spesenabschlussdatum das gewnschte Datum ein.

    5.5. Geben Sie in das Eingabefeld Basisurlaub (Vorgabe) die Zahl der Tage ein, die der Mitarbeiter im Jahr Urlaub hat.

    Dieser Wert wird als Vorlage beim Anlegen eines Urlaubsbudgets fr den Mitarbeiter verwendet. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation Urlaubsverwaltung.

    5.6. Whlen Sie im Auswahlmen Tagesbuchungsfrist, wie viele Tage Ihr Mitarbeiter rckwirkend buchen kann.

    Wenn Sie unbegrenzt rckwirkende Buchungen zulassen wollen, whlen Sie den Eintrag -1.

    5.7. Whlen Sie im Auswahlmen Monatsbuchungsfrist, wie viele Tage Ihr Mitarbeiter rckwirkend fr den letzten Monat buchen kann.

    Wenn Sie unbegrenzt rckwirkende Buchungen zulassen wollen, whlen Sie den Eintrag -1.

    5.8. Whlen Sie im Auswahlmen Subtyp, welche Art von Person Sie anlegen, zum Beispiel Mitarbeiter oder Freier Mitarbeiter.

    5.9. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Ihre Eingaben werden gespeichert.

    Arbeitszeitmodell definieren

    6. Definieren Sie das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. 6.1. Klicken Sie im Bereich nderungen auf das Men Neu | nderung.

    Die Ansicht Interna-nderung wird in einem neuen Fenster geffnet.

    6.2. Geben Sie in das Eingabefeld nderungstermin ein Datum ein, ab dem das Arbeitszeitmodell gltig sein soll.

    6.3. Legen Sie die Standortwhrung fest und geben Sie in das Eingabefeld Satz Intern den internen Stundensatz Ihres Mitarbeiters ein.

    Der interne Stundensatz unterscheidet sich vom externen Stundensatz, der je nach Projekt festgelegt werden kann.

  • Anlegen von Ressourcen

    40 Projektron BCS 7.8

    Tipp: Der Stundensatz ist wichtig fr verschiedene Auswertungen und Kalkulationen insbesondere auf Projektebene.

    6.4. Whlen Sie im Auswahlmen der Spalte Kostenstelle, von welcher vordefinierten Kostenstelle der Lohn des Mitarbeiters abgehen soll.

    Tipp: Kostenstellen werden auf globaler Ebene im Arbeitsbereich Intern verwaltet. Mehr Informationen finden Sie in Kapitel 9.1.4 Ansicht Kostenstellen, S. 174.

    6.5. Whlen Sie im Auswahlmen Status den Status des Mitarbeiters innerhalb der Organisation, beispielsweise Angestellter oder Student.

    6.6. Whlen Sie im Auswahlmen Feiertagskalender den Feiertagskalender, der fr Ihren Mitarbeiter gelten soll. Ist hier kein Kalender angegeben, wird der Standardkalender von Projektron BCS verwendet.

    6.7. Wenn Sie verhindern wollen, dass der Mitarbeiter mehr Aufwnde buchen kann, als durch die Summe seiner Soll-Arbeitszeit und den maximal erlaubten berstunden des Tages vorgegeben ist, aktivieren Sie das Kontrollkstchen berbuchen von Soll + max. berstunden verbieten?

    6.8. Geben Sie in die Eingabefelder im Bereich Arbeitszeit die Anzahl der Sollstunden und Minuten des Mitarbeiters am jeweiligen Arbeitstag ein.

    Tipp: Das Arbeitszeitmodell ist wichtig fr Auswertungen ber die Ressourcenauslastung und die Terminplanung.

    6.9. Geben Sie im Bereich berstunden gegebenenfalls die Anzahl der maximal erlaubten berstunden ein, die der Mitarbeiter am entsprechenden Wochentag arbeiten darf.

    Tipp: Alternativ zur Eingabe der berstundenanzahl am jeweiligen Wochentag knnen Sie dem Mitarbeiter auch ber das Eingabefeld Max. berstunden in Prozent einen Prozentwert fr maximal erlaubte berstunden vorgeben, beispielsweise 25%. Projektron BCS errechnet automatisch die berstundenanzahl anhand des Arbeitszeitsolls des jeweiligen Tages und sperrt die Felder der Wochentage fr manuelle nderungen.

    7. Klicken Sie auf die Schaltflche Speichern. Das Arbeitszeitmodell und die Interna-nderungen des Mitarbeiters werden

    gespeichert.

    8. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Benutzerkonto wird geffnet.

    3. Benutzerkonto

    9. Richten Sie die Zugangsdaten des neuen Mitarbeiters ein.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 41

    Abbildung 3-9: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Benutzerkonto

    9.1. Geben Sie in das Eingabefeld Anmeldename einen Benutzernamen ein, mit dem sich der Mitarbeiter in Zukunft anmeldet.

    Tipp: Projektron BCS generiert automatisch einen Benutzernamen, den Sie beibehalten oder ndern knnen.

    9.2. Wenn Sie selbst ein Passwort fr den Mitarbeiter festlegen wollen, geben Sie in die Eingabefelder Passwort und Wiederholen das Passwort ein.

    Tipp: Falls Sie das Benutzerkonto zu einem spteren Zeitpunkt zum Bearbeiten ffnen, wird das Passwort aus Sicherheitsgrnden nicht mehr angezeigt. Es ist jedoch immer noch in Projektron BCS hinterlegt.

    9.3. Wenn Sie dem Mitarbeiter die Zugangsdaten als E-Mail senden wollen, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zugangsdaten als E-Mail senden.

    9.4. Wenn Sie wollen, dass Projektron BCS automatisch ein Passwort erzeugt, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Zufallspasswort erzeugen. Der Mitarbeiter wird automatisch bei seiner ersten Anmeldung in Projektron BCS aufgefordert, sein Passwort zu ndern.

    9.5. Wenn Sie wollen, dass beim Anmelden des Mitarbeiters in Projektron BCS ein Passwortnderungsdatum geprft wird, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Passwortnderungsdatum prfen?.

    9.6. Geben Sie in das Eingabefeld Passwortnderungsdatum das Datum ein, an dem der Mitarbeiter sein Passwort ndern soll. Der Mitarbeiter wird bei Erreichen des Datums bei der Anmeldung von Projektron BCS gezwungen, sein Passwort zu ndern.

  • Anlegen von Ressourcen

    42 Projektron BCS 7.8

    9.7. Mit dem Aktivieren des Kontrollkstchens Passwortnderung beim nchsten Login erzwingen? wird Projektron BCS unabhngig vom eingestellten Passwortnderungsdatum den Mitarbeiter bei der nchsten Anmeldung zu einer Passwortnderung auffordern.

    Tipp: Projektron BCS lsst keine zuvor benutzten Passwrter zu und prft das neue Passwort direkt auf seine Qualitt hinsichtlich der Lnge und der Zeichen. Bei einer erfolgreichen Passwortnderung wird automatisch ein neues Passwortnderungsdatum gesetzt.

    9.8. Aktivieren Sie das Kontrollkstchen Benutzerkonto aktiv, um den Zugang fr die Benutzung frei zu schalten.

    9.9. Geben Sie in das Eingabefeld Start den Beginn der Gltigkeit des Benutzerkontos ein.

    9.10. Geben Sie in das Eingabefeld Ende das Ende der Gltigkeit des Benutzerkontos ein.

    9.11. Whlen Sie im Auswahlmen Sprache die Sprache fr den Mitarbeiter aus.

    Wichtig: Beachten Sie, dass diverse Sprachpakete dem Mitarbeiter nur zur Verfgung stehen, wenn ihm dementsprechende Nutzerlizenzen zugewiesen wurden.

    9.12. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Zugangsdaten Ihres Mitarbeiters werden gespeichert.

    10. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Privat wird geffnet.

    4. Privat

    11. Geben Sie die persnlichen Daten des Mitarbeiters ein.

    Abbildung 3-10: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Privat

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 43

    11.1. Geben Sie in die Eingabefelder Anschrift (privat), PLZ (privat) und Stadt (privat) die persnlichen Adressdaten des Mitarbeiters ein.

    11.2. Geben Sie in die Eingabefelder Telefon (privat), Fax (privat) und Mobil-Telefon (privat) die privaten Nummern des Mitarbeiters ein.

    11.3. Geben Sie in das Eingabefeld E-Mail-Adresse (privat) die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.

    11.4. Geben Sie gegebenenfalls weitere E-Mail-Adressen ein. Geben Sie in das Eingabefeld Weitere E-Mail-Adressen (privat) eine E-Mail-

    Adresse ein. Klicken Sie neben dem Eingabefeld Weitere E-Mail-Adressen (privat) auf das

    Symbol . Die E-Mail-Adresse wird in die Liste Weitere E-Mail-Adressen (privat)

    bernommen.

    Tipp: Geben Sie alle bekannten E-Mail-Adressen eines Mitarbeiters ein, damit die E-Mails von allen Adressen in der Kontakthistorie des Mitarbeiters angezeigt werden. Hier eingegebene Adressen werden fr den E-Mail-Import genutzt.

    Nehmen Sie gegebenenfalls weitere Anpassungen der E-Mail-Adressen vor. Folgende Mglichkeiten stehen zur Verfgung:

    Fgt einen Eintrag aus dem Eingabefeld der Liste hinzu.

    Lscht markierte Eintrge aus der Liste.

    Ersetzt markierte Eintrge durch die Eingabe im Eingabefeld.

    Verschiebt markierte Eintrge schrittweise nach oben.

    Verschiebt markierte Eintrge schrittweise nach unten.

    11.5. Geben Sie in das Eingabefeld Homepage (privat) die private Homepage des Mitarbeiters ein.

    11.6. Geben Sie in das Eingabefeld Geburtsdatum das Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Sie knnen das Datum manuell eingeben oder auf das Symbol klicken und ein Datum whlen.

    11.7. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die persnlichen Daten des Mitarbeiters werden gespeichert.

    12. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Rollen wird geffnet.

    5. Rollen

    13. Whlen Sie die Rollen aus, ber die der Mitarbeiter verfgen soll.

  • Anlegen von Ressourcen

    44 Projektron BCS 7.8

    Abbildung 3-11: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Rollen

    13.1. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die Kontrollkstchen neben den Rollen, die Sie dem Mitarbeiter zuweisen wollen.

    Tipp: Die Auswahlmglichkeiten sind durch die Lizenzen beschrnkt, die dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Mehr Informationen ber die Rechte, die mit den einzelnen Rollen verbunden sind, finden Sie in der Dokumentation Administration.

    13.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. 13.3. Wenn Sie eine zugewiesene Rolle wieder entfernen wollen, aktivieren Sie im

    Bereich Zugeordnete Systemrollen das Kontrollkstchen der Rolle und klicken Sie auf die Schaltflche Entfernen.

    13.4. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Rollen des Benutzers werden gespeichert.

    14. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Nutzerlizenzen wird geffnet.

    6. Nutzerlizenzen

    15. Ordnen Sie dem Mitarbeiter Nutzerlizenzen zu.

  • Anlegen von Ressourcen

    Projektron BCS 7.8 45

    Abbildung 3-12: Assistent zum Mitarbeiter anlegen, Nutzerlizenzen

    15.1. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die Kontrollkstchen neben den Lizenzen, die Sie dem Mitarbeiter zuweisen wollen.

    Tipp: Informationen ber die Rechte, die mit den einzelnen Nutzerlizenzen verbunden sind, finden Sie in der Dokumentation Administration.

    15.2. Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. 15.3. Wenn Sie eine zugewiesene Lizenz wieder entfernen wollen, aktivieren Sie im

    Bereich Zugeordnete Lizenzen das Kontrollkstchen der Nutzerlizenz und klicken Sie auf die Schaltflche Entfernen.

    Wichtig: Eine Kombination aus Rolle und Nutzerlizenz ist notwendig, damit sich der Mitarbeiter in Projektron BCS anmelden kann.

    15.4. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Nutzerlizenzen des Mitarbeiters werden gespeichert.

  • Anlegen von Ressourcen

    46 Projektron BCS 7.8

    16. Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Die Ansicht Dateiablage wird geffnet.

    7. Dateiablage

    17. Legen Sie eine Dateiablage fr den Mitarbeiter an. 17.1. Wenn Sie den automatisch eingetragenen Verzeichnisnamen der Dateiablage

    ndern wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkstchen automatisch. 17.2. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen.

    Das Eingabefeld Verzeichnisname wird fr die Bearbeitung freigeschaltet.

    17.3. Geben Sie in das Eingabefeld Verzeichnisname den gewnschten Namen ein. 17.4. Aktivieren Sie den Optionsschalter fr die gewnschte Art der Dateiablage.

    Tipp: Jede Vorlage enthlt eine Verzeichnisstruktur, die bereits Dokumente (zum Beispiel Dokumentvorlagen) enthalten kann. Es knnen beliebig viele Vorlagen zur Auswahl gestellt werden. Mehr Informationen zur Verwaltung von Dokumentvorlagen finden Sie in der Dokumentation Dateiablage.

    17.5. Klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen. Die Dateiablage Ihres Mitarbeiters wird gespeichert.

    18. Klicken Sie auf die Schaltflche Fertig.

    Sie haben einen internen Mitarbeiter angelegt.

    3.2.6 Ressource anlegen Ressourcen knnen nur unterhalb einer interne