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RisikomanagementProzesse und Tools in der Praxis
Vortrag an der TU Dresden, Institut für Software- und Multimediatechnik
25.06.2009Heinz Fabrinsky, PMP®
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Heinz Fabrinsky, PMP®
RisikomanagementProzesse und Tools
AGENDA
• Vorstellung
• Grundbegriffe
• Prozesse
• Methoden und Tools
• Übung
• Fragen und Diskussion
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Heinz Fabrinsky, PMP®
Heinz Fabrinsky, synserve.de
• PMP seit 2003
• IT-Projekt Management seit 1999
• Selbständig seit 2005
• Industrien– Finance
– Public Services (PMO)
– Telecommunications
• Spezialisierung auf PM-Prozesse– PMO
– Quality Management
– Risk Management
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RisikomanagementProzesse und Tools
Quellen:
• Project Management Institute (Hrsg.); 2008: A Guide To The Project Management Body of Knowledge (PMBoK® Guide) - Fourth Edition
• Mulcahy, Rita; 2003: Risk Management – Tricks of the Trade ® for Project Managers (ISBN 0-9711647-9-7)
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Risikomanagement-Ziele
• Erhöhung der Wahrscheinlichkeit und Auswirkung positiver Ereignisse
• Verminderung der Wahrscheinlichkeit und Auswirkung negativer Ereignisse
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Risiko-Definition
Ein Risiko
ist ein unsicheres Ereignis oder
eine unsichere Bedingung,
die beim tatsächlichen Eintreten
eine positive oder negative Auswirkung auf
mindestens eines der allgemeinen Projektziele
Zeit, Kosten, Umfang oder Qualität hat.
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Risiko-Definition
Ein Risiko
hat eine oder mehrere Ursachen
und im Falle des Auftretens
eine oder mehrere Auswirkungen.
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Risikomanagement-Prozesse
Risiko-managementRisiko-
management-planung
Risiko-identifikation
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Planung derRisikobearbeitung
Risiko-überwachung
und-kontrolle
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Heinz Fabrinsky, PMP®
Risiko-management-
planung
Risiko-identifikation
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Planung derRisikobearbeitung
Risiko-überwachung
und-kontrolle
Risikomanagement-Prozesse
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Heinz Fabrinsky, PMP®
Risiko-management-
planung
Risiko-identifikation
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Planung derRisikobearbeitung
Risiko-überwachung
und-kontrolle
Risikomanagement-Prozesse
Projekt-definition
Projekt-plan
Projekt-bericht
Projekt-abschluss
Änderungs-management
Zeit, Kosten,Qualität,
Kommunikation
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Risiko-management-
planung
Risiko-identifikation
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Planung derRisikobearbeitung
Risiko-überwachung
und-kontrolle
Risikomanagement-Prozesse
Projekt-definition
Projekt-plan
Projekt-bericht
Projekt-abschluss
Änderungs-management
Zeit, Kosten,Qualität,
Kommunikation
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Risikoidentifikation
WER
• Projektleitung
• Stakeholder
• Experten
• Team
WANN
• Präventiv in der Initiierung
• Intensiv in der Planungsphase
• Iterativ während der Ausführung
• Präventiv im Abschlussprozess
WIE LANGE
• In der Planungsphase, „bis es zu dumm wird“
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Methoden zur Risikoidentifikation
1. Vergleich mit Aufzeichnungen vorhergehender und anderer Projekte („history first“)
2. Vergleich mit Risikokategorien und Risikolisten
3. Brainstorming
4. Pre-mortem-Technik
5. Expertenbefragungen
6. Delphi-Technik
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Methoden zur Risikoidentifikation
1.Vergleich mit Aufzeichnungen vorhergehender und anderer Projekte
+ schnell
+ alte Fehler werden nicht wieder gemacht
! Auch alte Dokumente außerhalb des Risikomanagements einbeziehen
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Methoden zur Risikoidentifikation
2.Vergleich mit Risikokategorien und Risikolisten
! Sollte nicht im ersten Schritt gemacht werden, weil die wichtigsten Risiken dabei leicht vernachlässigt werden.
! Eine wichtige Kategorie könnte vergessen werden.
! Schränkt die Kreativität und Gruppendynamik bei der Risikofindung ein.
! Ersetzt NICHT die qualitative Risikoanalyse.
o Sinnvoll zur Vervollständigung einer Risikoliste
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RisikoidentifikationGeographic constraintsGoalsGold platingGovernmentGovernment regulationsHand-offHardwareHealthHelp deskHidden objectivesHigh volumesInexperienceInformation distributionInjuryIntegrationIntellectual property expectationsInterfacesInternationalKnowledge baseLaborLack of progressLack of project management knowledgeLack of project management trainingLagLanguageLawsLearning curveLegalLessons learnedLetter of creditLicensesLogisticsMake or buy decisionProduct development life cycle
CultureCurrencyCustomerCustomer acceptanceCustomer requirementsCustomer supportCustomer's end userCustomer's competitionDependenciesDocumentationDrug testingDue datesEgosElectricalEnd usersEnvironmentErrorsEthicsExchange ratesExpertsExternalFailed assumptionsFast trackingFinancialFitFollow-throughForeign Corrupt PracticeForm of Company organizationForm of project organizationFraudFunctional managersFunding
Acceptance criteriaAdministrative proceduresAgeAging workforceApprovalsAssumptionsAttritionAuthorityAvailabilityBankruptcyBribes BugsBusiness unitsBuy-inCash flowChange controlChanges ChemicalsChoice of technologiesCommunicationCommunication channelsCommunication methodsCompany organizationCompatibilityCompetenceCompeting goalsCompetitionCompetitorsComponentsComputersComputer SoftwareConflicting requirementsConflicts of interestConstructionContractsCostCritical path
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RisikoidentifikationSoftwareSpan of control Special provisionsSponsor availabilityStakeholders' interestsStandardsStorageStormsStrategiesSubsurface conditionsSupplierSupportTechnical opinionsTechnologyTerrorismTheftThresholdsTolerance levelsTrainabilityTrainingTransportationTurnoverUnclear requireinentsUnionsUnrealistic usersVandalsVirtual teamsWarWarrantiesWeatherWorkload
ProceduresProcurement ProfitProgressProject closureProject management (including lack of project management, timc, cost, scope, quality, Communications, human resources, procurement, Integration)Project planQualityReligious beliefsReorganizationReportingRequests for Proposal (RFP)RequirementsResistance to changeResource availabilityResource ownersResourcesRevenueRisk management (or lack of risk management)Roll-outsScheduleScopeScope creepScope of workSecuritySenior management meddlingShippingSlack
ManagementManufacturingMarketplaceMeasure progressMeddlingMeetingsMergersMetricsMilestonesModulesMotivationMulti-location issuesMultiple projectsNegotiationNetworkNew methodologyNew technologyObjectivesObsolescenceOperationsOther organizationsOther projectsPackaged SoftwarePaddingPermitsPersonal agendasPersonalitiesPoliticsPoorly designed projectPoorly designed solutionPower/politicsPresentationsPriorities
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Methoden zur Risikoidentifikation
3. Brainstorming (I)
! Ideen werden nicht bewertet
Ansatzpunkte:
• Das Projekt als Ganzes
• Einzelne Aufgaben im Projekt
• Risikokategorien
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Methoden zur Risikoidentifikation
3. Brainstorming (II)
+ vertraute und bekannte Vorgehensweise
+ Gruppendynamik: In kurzer Zeit werden viele Risiken identifiziert
�Langweilig, weil oft genutzt
�Gruppendynamik unterdrückt ruhige Naturen
�Risiken, die nach den Sitzungen entdeckt werden, können nicht mehr dokumentiert werden.
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Risikoidentifikation
Aufgabe gemeldet von
Risiko
URSACHE-RISIKO-AUSWIRKUNG
Eintritts-wahrschein-lichkeit
Auswirkung
Eintrittszeitpunkt Frequenz Kategorie
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Risikoidentifikation
AufgabeEingangsseite entwerfen
gemeldet vonOstermann, Ralf; Webdesign
RisikoDurch mangelnde Erfahrung mit dem
Einsatz der neuen Technologie für die Gestaltung der Eingangsseite
kann es zu ungeplanten Effekten und Nacharbeiten kommen, die zur
Kostenerhöhung und Terminverschiebung führen würden.
Eintritts-wahrschein-
lichkeit
6
Auswirkung
7
Eintrittszeitpunkt
Designphase
Frequenz
einmalig
Kategorie
Technologie
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Methoden zur Risikoidentifikation
6. Delphi-Technik
+ eignet sich für virtuelle Teams
�Zeitaufwändig
�Erfordert die Interpretation der schriftlich eingereichten Risiken
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Risikoidentifikation
Übung 1: Pre-Mortem Betriebsausflug
Ziele
Phasen
Warum war es besonders toll ?
Was hat nicht geklappt ?
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Qualitative Risikoanalyse
? Welche Risiken bedürfen weiterer Bearbeitung und genauerer Beobachtung
? Go/No Go-Entscheidung
�Bewertung der einzelnen Risiken nach
- Eintrittswahrscheinlichkeit und - Auswirkung- Jeweils von 1 bis 10
+ genauere Gewichtung und Priorisierung zwischen einzelnen Risiken
+ Summierung und Mittelwert+ Projektaggregation und Vergleich mit anderen Projekten+ Trendanalyse
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Qualitative RisikoanalyseTricks bei der Bewertung einer großen Zahl von
Risiken:• Frühe Risiken werden zuerst analysiert• Streichen von Extremwerten
Die Risiken werden von fünf Personen bewertet.Der höchste Wert für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung wird gestrichen.Für die übrigen Werte wird der Mittelwert berechnet
• TabellenkalkulationAlle Risiken werden in eine Tabelle eingetragenAlle Beteiligten bewerten alle Risiken nach Wahrscheinlichkeit und AuswirkungDie Tabellenkalkulation ermittelt für alle Risiken die Mittelwerte
• SeilquadratÜbung
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Qualitative Risikoanalyse
• Nach Ermittlung der Risikowerte werden die Risiken priorisiert.Siehe Beispieltabelle
• Go/No-Go-Entscheidung– Liegt der ermittelte Risikowert des Projekts über der erlaubten
Schwelle?
– Beispiel: ACE-Analyse
• Vergleich zwischen Projekten– Welche Ressourcen gehen in welches Projekt ?
– Wo liegt der Focus des Managements ?
Example Risk Register
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Risiko-management-
planung
Risiko-identifikation
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Planung derRisikobearbeitung
Risiko-überwachung
und-kontrolle
Risikomanagement-Prozesse
Projekt-definition
Projekt-plan
Projekt-bericht
Projekt-abschluss
Änderungs-management
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Quantitative Risikoanalyse
• Bewertung der höchsten Risiken– Erwartungswert für Kosten
– Erwartungswert für Zeit
• Ermittlung von Notfall- und Management-Reserven
• Überarbeitung oder Anpassung des Projektplans
• Trendermittlung (bei wiederholter Durchführung)– Liegt der ermittelte Risikowert des Projekts über oder dem
bisherigen Wert
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Risiko-management-
planung
Risiko-identifikation
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Planung derRisikobearbeitung
Risiko-überwachung
und-kontrolle
Risikomanagement-Prozesse
Projekt-definition
Projekt-plan
Projekt-bericht
Projekt-abschluss
Änderungs-management
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Planung der Risikobearbeitung
• Risiken– Vermeidung
– Minderung
– Annahme
– Übertragung
• Chancen– Ausschlachten
– Verstärken
– Annehmen
– Teilen
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Planung der Risikobearbeitung
• Einplanung von Reserven
Zeitplan=
Dauer des kritischen Pfads+
Notfallreserve+
Management-Reserve
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Planung der Risikobearbeitung
• Einplanung von Reserven
Projektkosten=
Kosten der regulären Arbeiten+
Notfallreserve (Erwartungswert)+
Management-Reserve
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Risikoüberwachung und Kontrolle
• Überwachung und Neubewertung dokumentierter Risiken
• Überwachung und Neubewertung dokumentierter Restrisiken
• Trendanalyse
• Überwachung verbrauchter Notfall- und Management- Reserven
• Überwachung getroffener Annahmen
• Identifikation und Bewertung neuer Risiken
Risikomatrix: Example Risk Register
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Danke!
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