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Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 115

Sitzungen vorbereiten

In den meisten Unternehmen und Organisationen wird viel Zeitin Meetings investiert – nach Ansicht der Mitarbeiter zu viel Zeit!

Ein erster Ansatzpunkt, diesen hohen Zeitaufwand zu reduzie-ren, ist eine sorgfältige und effiziente Vorbereitung der Mee-tings: Wenn alle Beteiligten wissen, worum es bei dem kom-menden Treffen geht und was dabei herauskommen soll, mussman nicht erst lange Informationen austauschen, sondern kanngezielt Ergebnisse ansteuern.

Vorlage Meeting

Sie arbeiten in einem Verein, der sich der wirtschaftlichen För-derung der Region widmet, und Sie sollen die nächste Vor-standssitzung vorbereiten. Mit Hilfe einer Map tragen Sie allerelevanten Daten zusammen. Eine erste Hilfestellung bekom-men Sie von Mindjet MindManager 8:

Starten Sie diese neue Map mit einem Klick auf den Aus-wahlpfeil im Symbol Neu (Standard-Map) � und wählen Siedann Aus Stilen und Vorlagen � oder drücken Sie gleichS + n.

Abb. L5.1: Neue Map über eine Vorlage starten

Klicken Sie anschließend in der Dialogbox Neue Map aufdas Register Map-Vorlagen �, wählen Sie aus den ange-botenen Vorlagen Meeting � und klicken Sie auf OK.

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BuchMindManager8.book Seite 115 Dienstag, 24. März 2009 4:12 16

Lernen 5: Sitzungen vorbereiten116

Abb. L5.2: Schon ein gutes Gerüst

Hyperlinks einfügen

Nach einigen Überlegungen sieht Ihre Map so aus:

Abb. L5.3: Das Gerüst für Ihre Sitzung

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Wenn Sie mögen, können Sie noch über die RegisterkarteFormat und darin über das Symbol Map-Stil / Aus Vorlagen-Organizer zuweisen das Erscheinungsbild der Map ändern.



Um nun alle Beteiligten mit den nötigen Daten vertraut zumachen, ergänzen Sie die Offenen Punkte: Sie stellen dieentsprechenden Angaben als Hyperlinks bereit, d.h., wenn einBetrachter auf einen Hyperlink klickt, wird er automatisch zuden hinterlegten Informationen geleitet.

Hyperlink einrichten

Um einen Hyperlink einzurichten, markieren Sie den betreffen-den Zweig und klicken in der Registerkarte Start auf das Sym-bol Hyperlink oder drücken S + k.

In der nachfolgenden Dialogbox Hyperlink hinzufügen werdenfünf Varianten angeboten, die als Ziel für einen Hyperlink inFrage kommen:

■ Vorhandene Datei oder Webseite

■ Zweig in dieser Map

■ Neues Dokument

■ E-Mail-Adresse

■ Mindjet Connect: Detaillierte Informationen zu Mindjet Con-nect finden Sie im Kapitel MindManager & Co.

Nach dem Download finden Sie diesen Stand der Datei unterEigene Dateien oder Dokumente / bhv EinsteigerseminarMindmapping mit MM8 / Übungsdateien / Kapitel 5 / e.V.Vorstandssitzung 26.08.2009 - Entwurf.mmap.

Diese Art der Weiterleitung kennen Sie aus dem Internet,wenn Sie auf einen Link klicken. Damit sie auch hier funktio-niert, gibt es drei Möglichkeiten:

■ Entweder arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen ineinem Netzwerk und die verlinkten Dateien sind für allezugänglich.

■ Oder Sie versenden die Map mit den verlinkten Dateienan alle Beteiligten.

■ Oder Sie betten die verlinkten Dateien in die Map ein.



Diese Varianten werden nachfolgend ausführlicher erklärt.

Hyperlink zu einer vorhan-denen Datei

Das Protokoll der letzten Vorstandssitzung liegt als Word-Doku-ment vor.

Markieren Sie nun den Zweig Protokoll der letzten Sitzunggenehmigen und drücken Sie S + k zum Einfügen einesHyperlinks.

Klicken Sie links auf den Befehl Vorhandene Datei oderWebseite � und anschließend auf das Symbol Datei aus-wählen �.

Abb. L5.4: Wohin soll der Hyperlink führen?

Suchen Sie aus dem Dateiexplorer die gewünschte Dateiheraus und klicken Sie auf Öffnen.

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Nach dem Download finden Sie zum Ausprobieren eineDatei Protokoll.doc unter Eigene Dateien oder Dokumente /bhv Einsteigerseminar Mindmapping mit MM8 / Übungs-dateien / Kapitel 5.



Im Dialogfeld Link zu werden der Name der Datei und ggf.Angaben zum Pfad eingetragen �. Wenn Sie unter DiesenHyperlinkpfad speichern als � die Optionen wechseln,erkennen Sie Unterschiede im Dialogfeld Link zu.

Abb. L5.5: Ausprobieren

Wenn Sie nun auf die Schaltfläche OK klicken, finden Sieanschließend ein Symbol für den Hyperlink hinter dem Ein-trag des Zweigs. Sobald Sie mit der Maus auf dieses Sym-bol zeigen, erscheint eine QuickInfo.

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Dateien, die wahrscheinlich nur in dieser Map als Ziel einesHyperlinks fungieren, sollten Sie mit der Option Relativspeichern. Bei Verweisen auf übergeordnete Dateien wiez.B. Logos, Fotos von Mitarbeitern, Lagepläne, Geschäfts-berichte, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Umsatzstatisti-ken, Produktpräsentationen etc. sind Sie mit der OptionAbsolut besser beraten.

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Abb. L5.6: Angaben zum Ziel

Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die dazugehörige Dateiim Arbeitsbereich Browser � angezeigt. Hier können Sie lesen,aber das Dokument nur eingeschränkt bearbeiten, indem Siez.B. Kommentare � einfügen.

Abb. L5.7: Anzeige im Arbeitsbereich Browser

Um das Dokument bearbeiten zu können, deaktivieren Sie imSymbol Hyperlink den Befehl Integrierten Browser für Hyper-links verwenden.

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Abb. L5.8: Deaktivieren der Browser-Darstellung

Wenn Sie nun auf den Hyperlink in der Map klicken, wird dasDokument geöffnet und Sie können uneingeschränkt arbeiten.

Abb. L5.9: Auf Knopfdruck!

Hyperlink zu einer Webseite

Wenn die Informationen, die Sie benötigen, im Internet zu fin-den sind, erstellen Sie einen Hyperlink auf eine Webseite:

Markieren Sie den Zweig Ist der Wettbewerb der Wirt-schaftsförderung für uns interessant? und drücken Sie S+ k.

Geben Sie im Dialogfeld Link zu die Webadresse ein �.

Wenn Sie sich bezüglich der genauen Adressierung nichtsicher sind, klicken Sie auf das Symbol Internet Explorer �,suchen die gewünschte Webseite heraus und kopierendiese in das Dialogfeld Link zu.

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Abb. L5.10: Hyperlink auf eine Webseite

Hinter dem Zweigeintrag erscheint nun ein Symbol, das aufeine Webseite hinweist.

Abb. L5.11: Hier geht’s zum Internet

Hyperlink zu einem Zweig

Oft bestehen inhaltliche Zusammenhänge zwischen einzelnenZweigen. Optisch können Sie diese mit Verbindungen sichtbarmachen. Praktisch ist es, wenn Sie einen solchen Zusammen-hang mit einem Hyperlink hinterlegen.

Markieren Sie den Zweig TOP 1: Protokoll der letzten Sit-zung und drücken Sie S + k.

In der Dialogbox Hyperlink hinzufügen klicken Sie auf dieOption Zweig in dieser Map � und markieren anschließendden gewünschten Ziel-Zweig �. Beenden Sie mit OK �.

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Abb. L5.12: Hyperlink auf einen anderen Zweig in dieser Map

Auch dieser Hyperlink wird mit einem Symbol angezeigt.

Abb. L5.13: Zu einem anderen Zweig

Hyperlink auf ein neues Dokument

Wenn es die Datei, auf die Sie verweisen wollen, noch gar nichtgibt, können Sie sie trotzdem aus Mindjet MindManager 8 her-aus starten:

Markieren Sie den Zweig Ablaufplanung der Mitgliederver-sammlung und drücken Sie S + k.

Wählen Sie die Option Neues Dokument �.

Geben Sie im Dialogfeld Name des neuen Dokuments �den Namen der neuen Datei an und wählen Sie im Dialog-feld Erweiterung � durch die Dateiendung die Anwendungaus.

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Wenn Sie einen anderen Ordner als den aktuellen dieserMap für das neue Dokument wünschen, klicken Sie auf dieSchaltfläche Ändern �.

Mit der Option Jetzt bearbeiten � und dem Klick auf OK �startet dann die Anwendung und Sie können loslegen.

Abb. L5.14: Die Erweiterung gibt die Anwendung vor

Hyperlink auf eine E-Mail-Adresse

Zu guter Letzt können Sie als Hyperlink eine E-Mail-Adressehinterlegen:

Markieren Sie den Zweig Klaus und drücken Sie S + k.

Wählen Sie E-Mail-Adresse � und geben Sie dann direktdie E-Mail-Adresse � ein. Es wird vor der E-Mail-Adresseautomatisch mailto: � ergänzt.

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Abb. L5.15: Wohin soll die E-Mail gehen?

Das Ergebnis ist wiederum ein neues Symbol.

Abb. L5.16: Die zuvor gemachten Angaben sind sichtbar

Mit einem Klick auf diesen Hyperlink starten Sie Ihr Mail-Pro-gramm, hier Outlook 2007, mit einer neuen E-Mail, die bereitsdie hinterlegte E-Mail-Adresse enthält (siehe Abbildung L5.17).

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Wenn Sie alle Empfänger mit der E-Mail verknüpft haben,machen Sie daraus am besten einen Map Part: MarkierenSie den Zweig Teilnehmer und speichern Sie ihn im Arbeits-bereich unter Bibliothek als Map Part ab. Dann geht es beider nächsten Vorbereitung viel schneller.



Abb. L5.17: Die E-Mail-Adresse ist schon eingetragen

Wenn Sie nur eine E-Mail an alle schreiben wollen, dann müs-sen Sie mehrere Adressen im Feld E-Mail-Adresse hinterlegen:

Markieren Sie in diesem Fall den Zweig Teilnehmer und drü-cken Sie S + k.

Wählen Sie E-Mail-Adresse und geben Sie die ersteAdresse ein, dann ein Semikolon und anschließend diezweite Adresse ohne mailto. Dann wieder ein Semikolon,Adresse, Semikolon, Adresse usw.

Abb. L5.18: Ein bisschen Schreibarbeit, die sich lohnt

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Nach dem Klick auf den Hyperlink sieht die gestartete Mail dannso aus:

Abb. L5.19: Die Arbeit hat sich gelohnt: eine Mail an alle

Hyperlinks in Notizen

Bisher haben Sie einen Hyperlink immer direkt an den Zweigangehängt. Eine andere Möglichkeit, Hyperlinks zu definieren,sind die Notizen.

Markieren Sie den Zweig, drücken Sie S + t oder kli-cken Sie auf das Symbol Notizen zum Starten des Notiz-bereichs und geben Sie dann einen entsprechenden Textein.

Markieren Sie einen Text, klicken Sie mit der rechten Maus-taste auf die Markierung und wählen Sie Hyperlink hinzu-fügen oder drücken Sie S + k.

Auf diese Weise können Sie auch mehr als einen Hyperlinkin einen Zweig einfügen.

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Abb. L5.20: Markieren und rechte Maustaste

Dann geben Sie wie schon zuvor die Zieladresse ein undklicken auf OK.

Auf diese Weise können Sie viele unterschiedliche Hyperlinksan einen einzigen Zweig hängen.

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Um einem Hyperlink in einer Notiz zu folgen, müssen Siezusätzlich zum Mausklick auf den Hyperlink die Taste Sgedrückt halten.



Abb. L5.21: Drei Hyperlinks an einem Zweig

Löschen und Reparieren

Sollten Sie einen Hyperlink nicht mehr benötigen, können Sieihn auf zwei Arten löschen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol desHyperlinks und wählen Sie im Kontextmenü Hyperlinklöschen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zweig, wäh-len Sie den Befehl Hyperlink bearbeiten und klicken Sie inder Dialogbox auf die Schaltfläche Link entfernen.

Sollten Sie bei einem bestehenden Hyperlink ein Zieldokumentverschoben, gelöscht oder umbenannt haben, dann funktioniertdieser Hyperlink nicht mehr:

Nach dem Klick auf den Hyperlink sehen Sie die DialogboxBeschädigter Hyperlink.

Klicken Sie dann auf das Symbol Ordner �, um die Verbin-dung zu der Datei wiederherzustellen, oder löschen Sie denHyperlink �.

Abb. L5.22: Auf ein Neues

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Anhänge einfügen

Um ganz und gar auf Nummer sicher zu gehen, setzen Sie kei-nen Hyperlink, sondern fügen Sie die Datei als Anhang ein. DerNachteil dieser Vorgehensweise: Ihre Map wird je nach Größeder Anhänge sehr groß und nimmt eventuell viel Speicherplatzin Anspruch.

Markieren Sie den Zweig und klicken Sie in der Register-karte Start in der Gruppe Zweigelemente auf das SymbolAnhang hinzufügen .

In der Dialogbox Anhang hinzufügen wählen Sie die Dateiüber das Symbol � aus und aktivieren ggf. noch die OptionAnhang jetzt bearbeiten �. Dann klicken Sie auf OK �.

Abb. L5.23: Datei anhängen

Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Dateien, die ange-hängt werden sollen.

Wenn Sie nun in der Map mit der Maus auf das SymbolAnhänge � hinter dem Zweig zeigen, zeigt Ihnen die Quick-Info alle Anhänge.

Abb. L5.24: Ein Symbol – viele Anhänge

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Wenn Sie im Symbol Anhang hinzufügen auf den Auswahl-pfeil klicken, können Sie den Befehl Anhänge verwaltenanwählen. Oder Sie drücken S + H + t. Es startet dieDialogbox Anhänge verwalten. Hier öffnen � Sie dieDateien, kopieren sie � oder geben ihnen andere Namen�.

Abb. L5.25: Anhänge verwalten

Map als Map exportieren

Im Laufe der Bearbeitung einer Map könnte es sein, dass Sieplötzlich feststellen, dass ein Zweig Ihrer Map größer und grö-ßer wird und es eigentlich »verdient« hätte, als eigenständigeMap abgespeichert zu werden. Das ist schnell realisiert:

Markieren Sie den Zweig, der das Hauptthema in der neuenMap werden soll, hier Unser Internet-Auftritt.

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Die wichtigsten Befehle finden Sie auch direkt im Kontext-menü des Symbols Anhang.

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Wenn Sie hier eine Datei umbenennen, bleibt die Original-datei mit Originalnamen erhalten. Daran wird deutlich, dassein Anhang keinen Bezug zum Original enthält.

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Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markie-rung und wählen im Kontextmenü Senden an / Neue ver-knüpfte Map.

Abb. L5.26: Nur über das Kontextmenü

In der nachfolgenden Dialogbox können Sie diese neue Mapgleich über Hyperlinks mit der alten Map verbinden.

Abb. L5.27: Der Hyperlink zur neuen Map und zurück wird erzeugt

Danach werden Sie aufgefordert, die neue Map abzuspei-chern. In der alten Map sehen Sie nun einen Hyperlink, derauf die neue Map verweist.

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Abb. L5.28: Ein Hyperlink auf die neue Map

Mit einem Klick auf diesen Hyperlink landen Sie direkt in derneuen Map Unser Internet-Auftritt.

Und wenn Sie hier auf den eingefügten Hyperlink klicken,kommen Sie auch wieder zurück.

Abb. L5.29: Die neue Map mit Hyperlink

Und was sagen die anderen dazu?

Wenn Sie nun mit Ihrer Map fertig sind, können Sie diese Dateivon anderen kommentieren und ergänzen lassen. Entwederwird die Map zentral in einem Netzwerk abgelegt und die Kolle-ginnen und Kollegen können darauf zugreifen. Oder Sie versen-

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den die Map-Datei als E-Mail und erhalten eine kommentierteDatei zurück.

Kommentar Um einen Kommentar zu einem Zweig einzugeben, klickenSie in der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommen-tare auf das Symbol Neuer Kommentar oder Sie drückenS + ?.

Beim ersten Mal startet die Dialogbox Benutzerdaten.Geben Sie hier die entsprechenden Informationen ein undklicken Sie auf OK.

Abb. L5.30: Von wem stammt der Kommentar?

Dann öffnet sich das Fenster Zweigkommentare. Ihr Namesowie Datum und Uhrzeit der Eingabe � sind bereits ange-legt, sodass Sie nur noch Ihre Bemerkung eingeben müssen(siehe Abbildung L5.32).

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Der Name wird aus den Benutzerdaten in den MindManager-Optionen übernommen. Dort können diese ergänzt oder ver-ändert werden.

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Abb. L5.31: MindManager-Optionen / Benutzerdaten

Pin-NadelDie Pin-Nadel � sorgt dafür, dass dieses Fenster ständigangezeigt wird, auch wenn Sie auf einen Zweig klicken, derkeinen Kommentar enthält.

Die Symbole Kommentar hinzufügen , Kommentarlöschen , Vorheriger Kommentar und Nächster Kom-mentar erleichtern Ihnen die Arbeit in und mit den Kom-mentaren.

Hinter dem Zweig wird ein Symbol Kommentar angezeigt �.

Abb. L5.32: Zweigkommentare

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Wenn nun der/die Nächste die Map öffnet und weitere Kom-mentare abgibt, kann im Kommentarfenster anhand derBenutzerdaten genau abgelesen werden, wer was wannwozu »gesagt« hat.

Abb. L5.33: Wer sagt was wozu?

Wenn Sie das Kommentarfenster schließen, können Sietrotzdem schnell die Bemerkungen lesen, wenn Sie mit demMauszeiger auf das Symbol � Kommentar zeigen.

Abb. L5.34: Das sind Kommentare

Überarbeitung Wenn die Map weiterentwickelt werden soll und neue Zweigehinzukommen können, ist es sinnvoller, den Überarbeitungsmo-dus einzuschalten:

Klicken Sie in der Registerkarte Überprüfung auf das Sym-bol Überarbeitung starten .

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Bevor es losgeht, machen Sie über das Symbol Einstellun-gen Vorgaben für die Überarbeitung. Diese Dialogboxerreichen Sie auch über die MindManager-Optionen.

Hier können Sie ein Präfix � für Ihre Überarbeitung einge-ben und/oder ein Icon � festlegen.

Abb. L5.35: Vorgaben für die Überarbeitung

Wenn Sie nun die neuen Zweige eingeben, werden diesemit einer Farbe hinterlegt und das Präfix – sofern eingege-ben – sowie das ausgewählte Icon werden vorangestellt.

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Abb. L5.36: Wer hat was hinzugefügt?

Sobald Ihre Ergänzungen eingegeben sind, können Sie dieMap senden �.

Zurück beim Urheber kann dieser nun in der Map mit Weiter� zum nächsten neuen Zweig springen und die ÄnderungAnnehmen � oder Löschen �. Wenn alle Änderungenschon geklärt sind, können Sie auch gleich über den Aus-wahlpfeil � Alle Änderungszweige annehmen � (oder auchAlle Änderungszweige löschen über den Auswahlpfeil imSymbol Löschen).

Mit einem Klick auf das Symbol Überarbeitung beendenkehren Sie zum Normalmodus zurück.

Abb. L5.37: Registerkarte Überprüfen, Gruppen Nachverfolgung undÄnderungen

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