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Serienbriefe erstellen schnell und einfach © Petra E. Reimann mobisek Seite 1

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 1

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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1 Inhaltsverzeichnis

1 Inhaltsverzeichnis ...................................................... 2

2 Einleitung ................................................................... 4

3 Adresse nach DIN 5008 ............................................. 6

3.1 Der Adressaufbau ................................................ 6

3.2 Die korrekte Position der Adresse ........................ 8

4 Die Datenquelle ....................................................... 10

4.1 Datenquelle erstellen .......................................... 11

5 Adressaufbau in WORD ........................................... 15

5.1 Einstellen der Schrift .......................................... 15

5.2 Einstellen der Seitenränder ................................ 17

6 Schritt 1 zum Serienbrief .......................................... 19

6.1 Einfügen der Seriendruckfelder .......................... 22

6.2 Einfügen des „n“ bei Herrn im Adressfeld ........... 27

6.3 Einfügen der Leerzeichen nur bei Bedarf ........... 32

6.4 Einfügen von entfernten, aber notwendigen Leerzeilen ................................................................... 35

6.5 Adressen ohne Straßennamen oder Postfach .... 39

7 Titel in der Briefanrede ............................................. 41

8 Briefanrede erstellen ................................................ 45

8.1 Guten Tag, … ..................................................... 45

8.2 Sehr geehrte … .................................................. 49

9 Die fertige Vorlage ................................................... 53

10 Download .............................................................. 57

11 Schlusswort .......................................................... 59

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12 Über die Autorin .................................................... 61

13 Kontakt .................................................................. 62

14 Nutzungsrechte für mobisek-E-Books ................... 63

15 Haftungsausschluss .............................................. 63

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 4

2 Einleitung

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

aus eigener Erfahrung weiß ich, dass das Erstellen eines

Serienbriefes manchmal viele Nerven und vor allem Zeit

kosten kann.

Für alle, die einen Serienbrief erstellen müssen – und das

meist unter Zeitdruck – habe ich dieses ausführliche

Handbuch geschrieben.

Ob in Ihrer Adressdatei ein Dr., ein Prof. Dr., ein

Rechtsanwalt oder ein Bachelor vorhanden ist, mit diesem

E-Book platzieren Sie die Angaben auf der richtigen

Position … und das mit dem geringstmöglichen Aufwand.

Ich zeige Ihnen, dass Sie ab sofort nur noch eine

Serienbrief-Vorlage brauchen.

Es gibt auch in WORD immer mehrere Wege, die ans Ziel

führen. Ich habe mich in diesem Handbuch für die

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 5

Arbeitsweise entschieden, die sich in meiner langjährigen

Berufserfahrung als einfach und schnell erwiesen hat.

Dieses Buch habe ich geschrieben für …

… Büroangestellte, die sich oft ihre Kenntnisse alleine

aneignen müssen, weil keine Zeit für Kurse ist oder wenn

Kurse, dann nicht der richtige.

… Selbstständige, die oft mit ihrem Schriftverkehr alleine

fertig werden müssen und Büromanagement meist nur am

Rande kennen gelernt haben.

… für Berufseinsteigerinnen, da erfahrungsgemäß dieses

Thema meist nur oberflächlich unterrichtet wird.

… Quer- oder Wiedereinsteigerinnen, deren Kenntnisse

einfach wieder ein bisschen in Schwung gebracht werden

müssen.

Für Sie alle soll dieses Buch anfangs eine Anleitung und

dann nur noch ein Spickzettel sein.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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3 Adresse nach DIN 5008

3.1 Der Adressaufbau

Das gängige Schriftformat ist: Arial 12

Für das Anschriftenfeld haben Sie 9 Zeilen zur Verfügung.

Zeilen die nicht beschrieben werden bleiben als Leerzeile

erhalten.

Beispiel:

.

. Einschreiben Müller GmbH Herrn Geschäftsführer Prof. Dr. Martin Mustermann Hauptstraße 111 12345 Berlin .

Innerhalb der Adresse erfolgen KEINE Formatierungen

oder Unterstreichungen!

Die Zeilen 1 – 3 sind reserviert für Postvermerke wie z. B.

Ist der Empfänger klar als Firma zu erkennen, entfällt das Wort „Firma“ in der Anschrift.

„z. Hd.“ wird NICHT mehr geschrieben

„c/o“ wird NICHT mehr geschrieben

Keine Leerzeile mehr zwischen Straße und Ort

Das Länderkennzeichen vor der PLZ entfällt

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 7

Einschreiben oder Infopost. Wenn keine Postvermerke

eingetragen werden, bleiben diese ersten 3 Zeilen FREI.

Der 1. Postvermerk wird in Zeile 3 eingetragen, der 2.

Postvermerk kommt in Zeile 2 und der 3. Postvermerk

kommt dann in die Zeile 1. Alle Zeilen ohne

eingetragenen Postvermerk bleiben erhalten und LEER!

Ab Zeile 4 beginnt dann die Anschrift.

Berufsbezeichnungen werden in der Zeile der Anrede

eingetragen. Akademische Titel gehören direkt zum

Namen.

Für Briefe ins Ausland wird das Land in Großbuchstaben

und in deutscher Sprache direkt in die Zeile nach dem Ort

geschrieben.

Der Ortsname wird dann auch in Großbuchstaben, aber in

der Landessprache des Empfängers geschrieben.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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3.2 Die korrekte Position der Adresse

Damit das Anschriftenfeld im Fensterkuvert deutlich sichtbar ist!

Zeile 1: Postvermerke

Zeile 2:

Zeile 3: Zeile 4: Anschrift ab hier

Zeile 5:

Zeile 6:

Zeile 7:

Zeile 8:

Zeile 9:

.

. Einschreiben

Müller GmbH

Herrn Geschäftsführer

Prof. Dr. Martin Mustermann

Hauptstraße 111

12345 Berlin

.

Einstellung vom oberen Blattrand: 5,08 cm

Ein

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Für Ihre Notizen:

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 10

4 Die Datenquelle

Ich zeige Ihnen den Aufbau anhand einer EXCEL-

Datenquelle.

Falls Sie schon eine Excel-Adressliste haben, dann

passen Sie die Inhalte an, bevor Sie die Serienbrief-

Vorlage erstellen.

Da die Spaltenüberschriften in WORD als

Seriendruckfeld-Bezeichnungen übernommen werden,

müssen Sie sich vorher aussagekräftige Überschriften

überlegen.

Auch wenn Sie jetzt vielleicht noch keinen Prof. Dr. oder

andere Titel in Ihrer Datenquelle haben, empfehle ich

Ihnen, diese Möglichkeit gleich mit einzuarbeiten. Sobald

sich Ihre Adressdatei erweitert, haben Sie Ihre

Serienbrief-Vorlage schon perfekt vorbereitet und keine

Arbeit mehr mit umständlichem Erweitern.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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4.1 Datenquelle erstellen

Ich baue die Adressdatei/Spaltenüberschriften immer so

auf, wie auch die Briefadresse aufgebaut wird. Die

Postvermerke (PV) stelle ich jedoch ans Ende der

Spalten, da diese nicht so oft mit Informationen gefüllt

werden.

Bei den Titeln müssen Sie Folgendes beachten:

Sie brauchen 3 separate Seriendruckfelder

Titel 1 (Adressfeld vor dem Namen (Dr./Prof. Dr.))

Titel 2 (Adressfeld nach dem Namen (Bachelor))

TitelBriefAnrede (Professor wird ausgeschrieben (dies

wird später als Einfüge-Übung gemacht))

Dann brauchen Sie noch Seriendruckfelder mit der

Bezeichnung:

Firma

Anrede (damit meine ich die im Adressfeld)

Beruf (Rechtsanwalt, Architekt usw.)

Vorname

Name

Straße/Postfach

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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PLZ

Ort

Postleitzahl und Ort tragen Sie bitte in getrennte Felder

ein, dann können Sie den Ort auch mal in der Grußformel

verwenden.

Nun erstellen Sie eine Datenquelle in EXCEL:

Bitte achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften zu

einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden.

Dies führt zu Fehlermeldungen im Serienbriefdokument.

Ergänzen können Sie diese Tabelle zu jeder Zeit.

Damit immer klar ist, um welche Adressdaten es sich

handelt, geben Sie auch dem Tabellenblatt eine

aussagekräftige Bezeichnung. Ich nenne es „A-Kunden“.

(Mit rechter Maustaste auf „Tabelle 1“ und dann auf „Umbenennen“)

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 13

Bitte speichern Sie dies in einen Ordner, den Sie später

gleich wieder finden. Ich beginne die Speichernamen für

Serienbriefe/Datenquelle immer mit „SB“

Nun füllen wir die Tabelle mit Adressen.

In die Spalte „Anrede“ wird nur „Frau“ oder „Herr“

eingetragen, da wir „Herr“ auch noch in der Briefanrede

verwenden müssen. Das fehlende „n“ in der Anschrift

fügen wir dann separat dazu. Aber dazu später.

Bitte achten Sie darauf, dass in Ihrer Datenquelle KEINE

leeren Zeilen zwischen den Datensätzen sind.

Beispieldaten:

Frau Dr. Marianne Huber, Huber GmbH, Huberstraße

222, 22222 Huberstadt

Herr Prof. Dr. Martin Müller, Müller AG, Müllerstraße 333,

33333 Müllershofen, Vorstandsvorsitzender

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 14

Herr Klaus Hofer, B. A., Hoferstraße 44, 44444

Hofershausen, Einschreiben

Speichern der EXCEL-Datenquelle nicht vergessen!

Für Ihre Notizen:

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5 Adressaufbau in WORD

Bitte öffnen Sie ein neues WORD-Dokument.

5.1 Einstellen der Schrift

Hier linker Mausklick

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 16

Danach hier linker Mausklick

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 17

Auswahl treffen und dann auf „OK“ klicken.

5.2 Einstellen der Seitenränder

Auf Registerkarte Seitenlayout und Dialogfeld „Seite

einrichten“ anklicken

Für Seitenrand oben: 5,08 cm

und für Seitenrand links: 2,50 cm

eingeben und mit OK bestätigen

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 18

Jetzt haben Sie Ihr Dokument nach DIN 5008 eingestellt.

Der Cursor blinkt jetzt in der ersten Zeile Ihres

Adressfeldes.

TIPP:

Aktivieren Sie das Anzeigen der Absatzmarken & Co.

Dann haben Sie alles im Blick, was in Ihrem Brief

passiert.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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6 Schritt 1 zum Serienbrief

Auf der Registerkarte „Sendungen“ auf „Seriendruck

starten“ klicken und „Briefe“ auswählen. (Es gibt dazu

keine sichtbare Veränderung)

Danach auf „Empfänger auswählen“ klicken und

„Vorhandene Liste verwenden …“ aktivieren.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 20

Dann sehen Sie den Explorer und Sie öffnen den Ordner,

in den Sie die EXCEL-Datenquelle gespeichert haben.

Führen Sie das Auswählen der Datei entweder mit einem

Doppelklick auf Ihre Datenquelle aus oder mit einem Klick

auf die Datei und dann ein Klick auf „Öffnen“.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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Nun erhalten Sie folgende Ansicht:

Aufgrund der Umbenennung des Tabellenblattes ist jetzt

eindeutig zu erkennen, wo sich die Daten befinden.

A-Kunden (bzw. Tabelle 1) ist bereits blau hinterlegt.

Da in Ihrer Datenquelle in der ersten Zeile die

Spaltenüberschriften stehen, MUSS dieses Häkchen

unbedingt drin sein.

Dann auf OK klicken.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 22

6.1 Einfügen der Seriendruckfelder

TIPP:

Verwenden Sie diese beiden Möglichkeiten bitte NICHT.

Die Handhabung ist meiner Meinung nach viel zu

umständlich und praxisfern.

Nun fügen Sie nach und nach die Seriendruckfelder ein.

Dazu klicken Sie bitte auf den Begriff „Seriendruckfeld

einfügen“ (NICHT auf die kleine Grafik darüber)

Nun PV3 auswählen und ENTER drücken.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 23

Danach wieder auf „Seriendruckfeld einfügen“ klicken,

dann auf PV2 und dann ENTER.

Nun wieder auf „Seriendruckfeld einfügen“ klicken, dann

auf PV1 und dann ENTER.

Bisheriges Ergebnis

Der Cursor blinkt nun in der 4. Zeile des Adressfeldes.

Auf „Seriendruckfeld einfügen“ -> Firma -> ENTER

Auf „Seriendruckfeld einfügen“ -> Anrede

danach drücken Sie einmal die Leertaste und dann

Seriendruckfeld ‚Beruf‘ -> ENTER

Bisheriges Ergebnis:

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 24

Alle Eingaben die über die Tastatur erfolgen erscheinen in

JEDEM Serienbrief dieser Datenbank. Deshalb nur dann

verwenden, wenn das Leerzeichen wirklich in jedem Brief

vorkommen darf.

Der kleine Punkt zwischen ‚Anrede‘ und ‚Beruf‘ bedeutet,

sollte ein Beruf in der Datenquelle stehen, so wird er

korrekt mit einem Leerzeichen Abstand in die Adresse

eingetragen. Ist keine Berufsbezeichnung vorhanden,

steht das Leerzeichen zwar auch da, aber man sieht es

nicht.

Und nun wieder auf

„Seriendruckfeld einfügen“ -> Titel1 anklicken und OHNE

ein Leerzeichen – direkt dran – das Seriendruckfeld

‚Vorname‘ einfügen. Auch hier wieder direkt dran das

Seriendruckfeld ‚Name‘ einfügen. Jetzt wieder über die

Tastatur ein Leerzeichen einfügen und danach wieder

„Seriendruckfeld einfügen“ -> Titel2 -> anklicken und dann

die ENTER-Taste.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 25

Bisheriges Ergebnis:

Zwischen Titel1, Vorname und Name ist KEIN festes

Leerzeichen.

Zwischen Name und Titel2 wurde ein Leerzeichen

eingefügt.

Nun wieder auf

„Seriendruckfeld einfügen“ -> StraßePostfach -> ENTER

„Seriendruckfeld einfügen“ -> PLZ und danach eine

Leertaste und dann Seriendruckfeld ‚Ort‘ einfügen ->

ENTER

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 26

Nun sehen Sie die 9 Zeilen des Adressfeldes mit allen

notwendigen Seriendruckfeldern.

Aber es müssen noch einige Einstellungen gemacht

werden, damit wirklich jede Adresse korrekt dargestellt

wird.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 27

6.2 Einfügen des „n“ bei Herrn im Adressfeld

Stellen Sie bitte den Cursor direkt hinter das Feld

„Anrede“. Das bedeutet: Der Cursor blinkt direkt nach den

beiden Pfeilen und dann erst kommt das Leerzeichen.

Nun verwenden wir die „Regeln.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 28

Ob wir in unserem Dokument eine Veränderung sehen, ist

abhängig von dem Datensatz, den WORD momentan

aktiv hat.

Steckt hinter diesem Datensatz ein „Herr“, dann sehen wir

das „n“. Steckt jedoch eine „Frau“ dahinter, dann reagiert

WORD nicht.

So – nun geht’s los:

Klicken Sie bitte auf „Regeln“ und wählen Sie dann mit

einem linken Mausklick „Wenn … Dann … Sonst …“ aus.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 29

Bei „Feldname“ wählen Sie „Anrede“ aus.

In das Feld „Vergleichen mit:“ tippen Sie „Herr“ ein (es

muss exakt das sein, was auch in der EXCEL-

Datenquelle steht.).

Im Feld „Dann diesen Text einfügen“ geben Sie bitte NUR

ein n ein.

Das Feld „Sonst diesen Text einfügen:“ bleibt leer. (Wenn

im Anredefeld „Frau“ steht, dann brauchen wir das „n“ ja

nicht)

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 30

Ein Klick auf OK schließt Ihre Eingabe ab.

Leider kann man in der Normalansicht nicht sehen, ob

man nun diese Regel schon eingegeben hat oder nicht.

Deshalb kommt es manchmal vor, dass mehrere Regeln

an der gleichen Stelle eingegeben werden und das Chaos

ist perfekt.

Für alle die sehen wollen, wie es quasi hinter dem

Dokument aussieht, die drücken mal gleichzeitig die

beiden Tasten: alt+f9

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 31

Ich habe die Regel markiert, damit Sie leichter erkennen,

was passiert ist. Mit dieser Tastenkombination können Sie

prüfen, ob schon eine Regel vorhanden ist.

Sollte sich bei der Eingabe der Regel ein Tippfehler

eingeschlichen haben, dann können Sie den in dieser

Ansicht korrigieren.

Mit der gleichen Tastenkombination: alt+f9 erhalten Sie

wieder die gewohnte Ansicht.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 32

6.3 Einfügen der Leerzeichen nur bei Bedarf

In der Zeile Titel1-Vorname-Name haben wir zwischen

den Seriendruckfeldern keine „festen“ (über die Tastatur)

Leerzeichen eingegeben, da nicht jeder Datensatz einen

Titel hat, nicht immer ist der Vorname bekannt.

Damit diese Leerzeichen auch nur dann erscheinen, wenn

wir Sie wirklich brauchen machen wir Folgendes:

Linker Mausklick direkt auf das Feld „Titel1“, damit es

grau hinterlegt wird.

Den Mauszeiger direkt auf die Markierung schieben und

mit der RECHTEN Maustaste einmal anklicken.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 33

Im jetzigen Kontextmenü wählen Sie bitte mit linkem

Mausklick „Feld bearbeiten …“

Dann erhalten Sie diese Ansicht:

Unter „Feldoptionen“ machen Sie im 2. Kästchen durch

linken Mausklick einen Haken und rechts im Eingabefeld

geben Sie bitte 1 Leerzeichen ein. Der Cursor im Feld

blinkt dann ein bisschen weiter rechts.

Mit OK schließen Sie die Eingabe ab.

Erklärung: WORD prüft nun das Feld „Titel1“, ob Text in

der Datenquelle vorhanden ist. Wenn ‚ja‘, dann wird ein

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 34

Leerzeichen gesetzt, wenn ‚nein‘ dann macht WORD

nichts.

Den gleichen Vorgang wiederholen Sie jetzt bitte bei dem

Feld „Vorname“.

Mit rechtem Mausklick auf das Feld.

Feld bearbeiten

Haken bei „Danach einzufügender Text“

und rechts daneben das Leerzeichen eintippen

Mit OK bestätigen.

Wenn wir uns jetzt unseren Serienbrief ansehen, dann

sind die Leerzeichen richtig vorhanden, denn unser 1.

Datensatz enthält einen Titel und einen Vornamen.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 35

6.4 Einfügen von entfernten, aber notwendigen Leerzeilen

Zur Erinnerung:

Das Adressfeld besteht aus 9 Zeilen und soll auch alle

behalten.

Wichtig: WORD nimmt jedoch Leerzeilen aus dem

Adressblock heraus. Das heißt, sollte in einer Zeile nur

ein Seriendruckfeld stehen und dafür keine

einzutragenden Daten vorhanden sein, nimmt WORD die

leere Zeile raus und schiebt den GANZEN Brief um eine

Zeile nach oben.

Dagegen können wir etwas tun. Wir fügen wieder eine

Wenn-Dann-Sonst-Regel ein.

Wichtig: Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass der

Cursor genau an der Position steht, bei der die leere Zeile

wieder eingefügt werden soll.

Wir müssen die Zeilen der Postvermerke mit dieser Regel

versehen, da nicht immer ein PV eingetragen ist.

Page 36: Serienbriefe erstellen – schnell und einfachSerienbriefe erstellen – schnell und einfach Serienbriefe erstellen – schnell und einfach Petra E. Reimann „mobisek“. mobisek

Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 36

Vorab ein kleiner Hinweis, um den Schrecken etwas zu

mildern: Sollte in unserem 1. Datensatz kein PV

eingetragen sein, wird in unsere SB-Vorlage eine leere

Zeile eingefügt. Sieht erstmal furchtbar aus, ist aber

richtig. Also bitte nicht löschen.

Also auf zur Praxis:

Der Cursor blinkt hinter dem Feld „PV3“.

Auf „Regeln“ klicken

Auf „Wenn … Dann … Sonst …“ klicken

Bei Feldname: „PV3“ auswählen

Bei Vergleich: „ist leer“ auswählen

Den Cursor ins Feld „Dann diesen Text einfügen:“

und einmal die ENTER-Taste drücken (es wird eine

leere Zeile eingefügt)

Mit OK abschließen

Page 37: Serienbriefe erstellen – schnell und einfachSerienbriefe erstellen – schnell und einfach Serienbriefe erstellen – schnell und einfach Petra E. Reimann „mobisek“. mobisek

Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 37

Ich gehe mal davon aus, dass Sie noch auf Datensatz 1

stehen, dann haben Sie jetzt folgende Ansicht:

Sie sehen auch diese leere Zeile nach PV3?

Dann haben Sie alles richtig gemacht.

Page 38: Serienbriefe erstellen – schnell und einfachSerienbriefe erstellen – schnell und einfach Serienbriefe erstellen – schnell und einfach Petra E. Reimann „mobisek“. mobisek

Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 38

Diesen Vorgang wiederholen Sie jetzt bitte noch mit den

Zeilen PV2 und PV1. Bitte darauf achten, dass Sie in der

Regel „PV2 ist leer“ bzw. PV1 ist leer“ auswählen und der

Cursor in der entsprechenden Zeile steht!

Hinweis: WORD ist da gnadenlos. Die leere Zeile wird an

der Cursorposition eingefügt.

Nun sieht Ihr Adressfeld so aus.

Mit einem Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ können Sie

einen Blick auf die bisherige Adressgestaltung werfen.

Page 39: Serienbriefe erstellen – schnell und einfachSerienbriefe erstellen – schnell und einfach Serienbriefe erstellen – schnell und einfach Petra E. Reimann „mobisek“. mobisek

Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 39

Mit einem weiteren Klick auf „Vorschau Ergebnisse“ sind

Sie wieder in Ihrer Arbeitsansicht.

6.5 Adressen ohne Straßennamen oder Postfach

Auch hier nimmt WORD die leere Zeile raus und wir

haben nur noch 8 Zeilen im Anschriftenfeld.

Also muss wieder eine Zeile rein, aber nicht an der

eigentlichen Straße/Postfach-Position (sonst haben wir ja

eine Leerzeile im Adressfeld),

Also stellen Sie jetzt den Cursor in die leere Zeile nach

PLZ/Ort.

Auf „Regeln“ klicken

Auf „Wenn … Dann … Sonst …“ klicken

Bei Feldname: „Straße/Postfach“ auswählen

Bei Vergleich: „ist leer“ auswählen

Den Cursor ins Feld „Dann diesen Text einfügen:“

und einmal die ENTER-Taste drücken (es wird eine

leere Zeile eingefügt)

Mit OK abschließen

Page 40: Serienbriefe erstellen – schnell und einfachSerienbriefe erstellen – schnell und einfach Serienbriefe erstellen – schnell und einfach Petra E. Reimann „mobisek“. mobisek

Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 40

Was passiert nun bei dieser Regel:

WORD schaut in die Datenquelle ins Feld

„Straße/Postfach“.

Ist es leer, dann wird oberhalb von PLZ und ORT die

leere Zeile entfernt und nach dem PLZ und ORT wird

diese wieder eingefügt.

Perfekt.

Page 41: Serienbriefe erstellen – schnell und einfachSerienbriefe erstellen – schnell und einfach Serienbriefe erstellen – schnell und einfach Petra E. Reimann „mobisek“. mobisek

Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 41

7 Titel in der Briefanrede

In unserem Übungsdatensatz 2 haben wir einen Prof. Dr.

Diese Abkürzung sollte nur im Adressfeld stehen. In der

Briefanrede sollte Herr „Professor“ erscheinen.

Das bedeutet, wir brauchen in unserer EXCEL-Tabelle

eine weitere Spalte mit der Überschrift „TitelAnredeBrief“

Dies ist auch gleich eine Übung, wie Sie in Ihrer

Datenquelle Ergänzungen bzw. Änderungen vornehmen.

Wichtiger Hinweis: Die bestehenden Spaltenüberschriften

sollten Sie nicht mehr verändern. Das führt zu

Fehlermeldungen beim erneuten Zusammenführen von

der WORD-Vorlage und den Daten.

Falls Sie es bis jetzt noch nicht getan haben, dann

unbedingt das WORD-SB-Dokument SPEICHERN !!!

Bitte öffnen Sie Ihre dazugehörige EXCEL-Datenquelle.

Sollte der Hinweis kommen, dass diese Datei

schreibgeschützt sei bzw. anderweitig verwendet, dann

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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speichern und schließen Sie Ihr WORD-SB-Dokument.

Dann müsste das Öffnen der EXCEL-Datenquelle

funktionieren.

Da wir eine neue Spalte hinzufügen wollen, können wir

nicht mit der Möglichkeit „Datenquelle bearbeiten“

hantieren.

Also die EXCEL-Datei ist jetzt offen.

In der nach PV3 folgenden Spalte tragen Sie

„TitelBriefAnrede“ ein.

Da dieses Seriendruckfeld in der Briefanrede eingesetzt

wird, also bei „Sehr geehrte …“ bzw. „Guten Tag, …“

muss dies natürlich auch die Titel der anderen Datensätze

enthalten.

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 43

Danach speichern Sie bitte die EXCEL-Datei und öffnen

wieder das WORD-Dokument.

Falls Sie vor dem Öffnen diesen Hinweis erhalten:

Sie werden darauf aufmerksam gemacht, mit welcher

Datenquelle die Serienbrief-Datei sich verbinden will.

Wenn das die richtigen Daten sind, dann auf „Ja“.

Wenn nicht, dann auf „Nein“ klicken und die richtige

Datendatei auswählen.

Dann schauen Sie doch gleich mal nach, ob das neue

Seriendruckfeld übernommen wurde.

Klicken Sie auf „Seriendruckfeld einfügen“

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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Nun müsste an letzter Position der Begriff

„TitelBriefAnrede“ bereitstehen zum Einfügen.

Wenn ja – super. Wenn nein, bitte prüfen Sie Ihre

Datenquelle und wiederholen ggf. den Vorgang.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 45

8 Briefanrede erstellen

8.1 Guten Tag, …

Auch hier gilt: Jeder über die Tastatur eingegebene Text

erscheint auf allen Briefen.

„Guten Tag,“ darf auf jedem Brief stehen, also geben wir

das über die Tastatur ein (= feste Eingabe).

Nach „Guten Tag“ folgt ein Komma und ein Leerzeichen,

nun muss das Feld „Anrede“ hinzugefügt werden und ein

‚festes‘ Leerzeichen

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 46

Danach fügen Sie das Seriendruckfeld „TitelBriefAnrede“

ein und DIREKT danach (OHNE Leerzeichen) das Feld

„Name“ und ein ‚festes‘ Komma.

Da wir im Falle eines Titels in der Anrede auch ein

Leerzeichen zwischen Titel und Name brauchen, müssen

wir das Feld „TitelBriefAnrede“ wieder bearbeiten.

Rechter Mausklick auf das Feld „TitelBriefAnrede“.

„Feld bearbeiten“ mit linkem Mausklick auswählen.

Haken bei „Danach einzufügender Text“ und im rechten

Eingabefeld ein Leerzeichen machen.

Danach wieder mit OK bestätigen.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 47

Aktivieren Sie bitte „Vorschau Ergebnisse“

Somit steht bei Datensatz 1 „Frau Dr. Huber,“ korrekt und

bei Datensatz 2 wird auch der Titel „Professor“ richtig

angezeigt.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 48

Bitte verwenden Sie für den Titel in der Briefanrede immer

ein eigenes Seriendruckfeld, d. h. eine eigene Spalte in

der Datenquelle.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 49

8.2 Sehr geehrte …

Bei dieser Anrede wird es ein bisschen mehr Aufwand:

Die „Vorschau Ergebnisse“ in der Menueleiste sollte

inaktiv sein, so dass Sie Ihre Felder-Ansicht vor sich

haben. Das macht’s ein bisschen einfacher.

„Sehr geehrte“ und ein Leerzeichen darf ‚fest‘ über die

Tastatur eingegeben werden (steht ja dann auch auf

jedem Brief)

Nach dem Leerzeichen folgt das Seriendruckfeld „Anrede“

mit anschließendem ‚festen‘ Leerzeichen.

Danach folgt das Feld „TitelBriefAnrede“ und DIREKT

daran (OHNE Leerzeichen) das Feld „Name“ mit

anschließendem Komma.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 50

Nun stellen Sie den Cursor bitte direkt hinter „geehrte“,

denn dort soll bei Bedarf das „r“ erscheinen. Das

eingegebene Leerzeichen befindet sich rechts vom

Cursor.

Im Menüband auf „Regeln“ klicken und „Wenn … Dann …

Sonst …“ auswählen.

Dann wie folgt eintragen:

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 51

Bei Feldname „Anrede“ wählen, vergleichen mit „Herr“

und bei „Dann diesen Text einfügen:“ nur ein r eintragen

und mit OK bestätigen.

Nun brauchen Sie noch ein bedingtes Leerzeichen bei

dem Titel der Briefanrede.

Mit rechtem Mausklick auf das Feld „TitelBriefAnrede“ und

„Feld bearbeiten“ auswählen.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 52

Auch hier wieder Häkchen setzen und im rechten Bereich

ein Leerzeichen eingeben.

Mit OK bestätigen.

Wichtig: SPEICHERN nicht vergessen

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 53

9 Die fertige Vorlage

Die beiden Briefanreden sind natürlich nur als

entweder/oder anzusehen.

Nun steht Ihre Serienbrief-Vorlage fertig vor Ihnen.

Sie können Ihre Datenquelle beliebig ergänzen mit neuen

Datensätzen bzw. neue Spalten für neue Infos zu Ihren

Datensätzen dranhängen.

Tipp:

Bauen Sie Ihre anderen (falls vorhanden) Datenquellen

mit den gleichen Spaltenüberschriften auf (WICHTIG:

Spaltenüberschriften und Seriendruckfeld-Bezeichnungen

müssen exakt gleich sein) und Sie brauchen nur noch

diese EINE Vorlage für all Ihre Serienbriefe.

Nun prüfen wir unsere Musteradressen auf Richtigkeit:

Aktivieren Sie die „Vorschau Ergebnisse“ und klicken Sie

durch die 3 Datensätze.

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Datensatz 1:

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Datensatz 2:

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Datensatz 3:

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 57

10 Download

Auf meiner Internet-Seite http://mobisek.de habe ich unter

„SB-Download“ die Originaldateien zu diesem E-Book für

Sie bereitgestellt.

Um die Seite zu öffnen benötigen Sie folgendes Passwort:

SB-E-Book

Speichern Sie die WORD-Datei und die EXCEL-

Datenquelle auf Ihrem PC.

Nach dem Öffnen der WORD-Datei verbinden Sie den

Serienbrief einfach noch einmal mit der gespeicherten

EXCEL-Datei.

Gehen Sie so vor: Empfänger wählen - Vorhandene Liste

verwenden - zum Speicherort der Excel-Tabelle gehen.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 58

Die EXCEL-Datei auswählen und wie im Buch (Seite 19)

beschrieben weiter arbeiten.

Für Ihre Notizen:

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 59

11 Schlusswort

Das war doch gar nicht schwer … und Übung macht den

Meister bzw. Meisterin.

Meine Seminarteilnehmerinnen erstellen ihre Serienbrief-

Vorlagen alle innerhalb von 10 Minuten (bei vorhandener

Datentabelle).

Wichtig sind die genauen Spaltenüberschriften, damit die

Seriendruckfelder einwandfrei zu erkennen sind und Sie

die richtige Position sofort zuordnen können.

Falls Fragen oder Anmerkungen auftauchen, dann

schreiben Sie mir einfach eine E-Mail an:

[email protected]

Bitte geben Sie Ihrer E-Mail auch einen aussagekräftigen

Betreff. E-Mails ohne Betreff landen bei mir sehr schnell

im Papierkorb.

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© Petra E. Reimann – mobisek Seite 60

Ich freue mich auch über Kontakte über Facebook, Xing

und Twitter. Einfach mobisek eingeben und schon sind

Sie bei mir.

Nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute.

Ihre

Petra E. Reimann

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

© Petra E. Reimann – mobisek Seite 61

12 Über die Autorin

Petra E. Reimann ist IHK-geprüfte

Sekretariatsfachkauffrau. Für den Abschluss mit der Note 1

wurde sie mit dem Meisterpreis der Bayerischen

Staatsregierung ausgezeichnet.

In den mehr als 25 Jahren Berufserfahrung hat sie den Wert und die

Wirkung des geschriebenen Wortes kennengelernt.

Im September 2000 gründete Petra E. Reimann ihr mobiles Sekretariat

„mobisek“.

Sie betreut kleine und mittelständische Unternehmen im Bereich

Büroorganisation. Weitere Ausbildungen zur Projektassistentin und

Dialogmanagerin festigten und erweiterten ihr Know How.

Sie spezialisierte sich auf das Texten von Geschäftskorrespondenz,

erfolgreichen Homepagetexten, Werbetexten und Bewerbungen.

Seit 2007 betreut Frau Reimann ehrenamtlich Abschlussklassen zum

Thema: Text und Gestaltung von individuellen Bewerbungen für

Jugendliche.

Im Juni 2009 wurde dieses ehrenamtliche Projekt beim Wettbewerb von

Ariel/SAT1 „Starke Frauen – starke Taten“ von den Zuschauern mit

großem Vorsprung auf den ersten Platz gewählt.

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13 Kontakt

mobisek - Mobiles Sekretariat

Petra E. Reimann

Neumarkter Straße 3 A

92353 Postbauer-Heng

Tel. +49 9188 9889940

Handy +49 173 5600482

E-Mail: [email protected]

Internet: mobisek.de

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Serienbriefe erstellen – schnell und einfach

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14 Nutzungsrechte für mobisek-E-Books

Mit dem Kauf eines E-Books räumt mobisek/Petra E. Reimann dem Käufer ein einfaches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum persönlichen und alleinigen Gebrauch ein. Dem Käufer ist jede Verbreitung, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder gewerbsmäßige Nutzung untersagt, er kann aber zu Sicherungszwecken eine persönliche Kopie herstellen.

15 Haftungsausschluss Die Autorin gibt keine Garantien für die Genauigkeit, Umsetzbarkeit und Vollständigkeit. Für etwaige Fehler und die daraus resultierenden Folgen ist eine Haftung ausgeschlossen. © 2014 Petra E. Reimann Alle Rechte vorbehalten Dieses Buch ist urheberrechtlich geschützt. 2. Auflage