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Softwarelösungen für die betriebswirt-schaftlichen und kaufmännisch-orga-nisatorischen Prozesse in kleinen undmittleren Betrieben gibt es viele amMarkt. In der Fachsprache werden sieauch als „Enterprise-Resource-Planning“-Software, oder kurz: ERP-Software,bezeichnet. Sie enthalten alle wichti-gen Funktionen, wie beispielsweise Fi-nanzbuchhaltung und Lohn- / Gehalts -abrechnung. In speziellen Branchen,wie dem SHK-Bereich, reicht eine all-gemeine ERP-Software allerdings inden meisten Fällen nicht aus. Es sindvielmehr Software-Lösungen gefragt,die auf die spezifischen Arbeitsprozesseund Bedürfnisse des jeweiligen Betriebszugeschnitten sind – beziehungsweisesich problemlos auf die jeweiligen„Probleme“ zuschneiden lassen.

Sind für die morgigen Termine die Mon-teure, Materialien, Werkzeuge verfügbar?Sind die Kundendienst-Touren der kom-menden Woche schon effizient geplant?Ist generell für reibungslose Arbeitsabläufegesorgt? Kernfragen, die sich ein SHK-Unternehmer regelmäßig stellt und dabeiallzu häufig die entsprechenden Termineund gefragten Ressourcen nicht direkt„vor Augen hat“, sondern diese zu oft inunübersichtlichen Kalendern, auf Wandta-feln oder gar Schmierzetteln „verwaltet“.Mit einer echten betriebswirtschaftlichenbeziehungsweise ordentlichen kaufmän-nisch-organisatorischen Planung, einem sogenannten „Enterprise-Resource-Planning“(ERP), hat diese Art der „Klebezettel“-Or-ganisation wenig zu tun. Kurz- bis mittel-fristig – das zeigt die Erfahrung – folgendiesem fehlenden „ERP“-Prozess dann dieentsprechenden negativen Rückläufe vonKundenseite. Langfristig bleiben wichtigeAufträge und Umsätze aus. Die nüchterneDiagnose: Fehlende Kunden- und Prozess -orientierung, fehlendes „CRM“ – „Custo-mer Relationship Management“ –, fehlen-des „Kundenbeziehungsmanagement“. Fürdas Bauhaupt- und Baunebengewerbe so-wie personalmäßig kleine und mittlere Be-triebe gilt gleichermaßen: Im Wettbewerbum Aufträge und Kunden wird eine Soft-ware zur Steuerung aller Betriebsprozesseimmer mehr zu einem elementaren Faktordes Unternehmenserfolgs. Auch das Instal-lationsgewerbe für Heizungs-, Lüftungs-,Klima- und Sanitärtechnik (HLKS), das sichimmer komplexeren Kundenanforderun-

gen gegenüber sieht, ist auf eine solcheUnternehmenssoftware mehr denn je an-gewiesen. Denn Fakt ist: Um im immerhärter werdenden Markt bestehen zu kön-nen, müssen alle Möglichkeiten der Kosten -ersparnis und Effizienzsteigerung genutztwerden – beispielsweise im Kundendienst(z. B. Organisation der Termine, Fahrten,Zeit- und Materialerfassung). Eine „maß-geschneiderte“ und vor allem zukunftsfä-hige ERP-Software für SHK-Fachbetriebemuss die individuellen Geschäftsprozesseabbilden können, ein hohes Maß an Kun-denorientierung bieten und in jedem Falleine Vereinfachung des Tagesgeschäftsbeinhalten. Treiber solcher „smarter“ Pro-zesse im Handwerk sind demnach auch sogenannte web-fähige Lösungen und – wieselbstverständlich – intelligente Endgeräte(Smartphones etc.). Hier werden Datenzentral verwaltet und gespeichert, könnenaber von autorisierten Nutzern quasi vonjedem Standort aus abgefragt und aktuali-siert werden. Die Entscheidung für odergegen eine moderne „Handwerker-Soft-ware“ hat langfristige Folgen. Nutzen Siedeshalb die Gelegenheit, sich von einemnamhaften Softwarehaus beraten zu las-sen und analysieren Sie gewissenhaft dieeigenen betrieblichen Prozesse (Kernfrage:„Welche Softwarefunktionen benötige ichdenn wirklich?“). Nachfolgend nun einigeSoftware-Werkzeuge für SHK-Fachbetriebe– für ein „Mehr“ an Kundenorientierung undProzessqualität. Ein Anspruch auf Vollstän-digkeit soll dabei nicht erhoben werden.

Vom Handwerker zum „Kaufmann“

Das Kölner Unternehmen Hottgenroth /ETU Software hat sich auf die BereicheBauhaupt- und Nebengewerbe sowie diehaustechnische Planung und Auslegungspezialisiert. Für diese entwickelt es kauf-

männische, technische und CAD-Softwaresowie Internetanwendungen. Die Pro-gramme richten sich an Planer, Handwer-ker, Architekten und Handelsunterneh-men. Generell zielen die Entwicklungenund Softwareaktualisierungen des Unter-nehmens darauf ab, Arbeitszeit effektivernutzbar zu machen. Diesen Anspruchunterstreicht beispielsweise die Branchen-software „Kaufmann“, für unter anderemdas Angebots- und Rechnungswesen. DieSoftware „Kaufmann“ deckt alle kauf-männischen Anforderungen eines Betrie-bes ab: Vom Angebot über die Auftrags-und Lieferschein-Erstellung bis hin zu Rech-nungslegung, Mahnwesen und Verwal-tung von offenen Posten. Im Vordergrundsteht die einfache Handhabung der grund-legenden Arbeitsschritte. Die Abläufe sindselbsterklärend. Bei Bedarf kann der An-wender jedoch auf viele zusätzliche Funk-tionen zugreifen. Sämtliche Vorgänge undArbeitsschritte werden dem jeweiligenKunden zugeordnet. So wird der gesamteKundenkontakt übersichtlich aufbereitetund dokumentiert. Die umfangreiche Arti-kelverwaltung erlaubt das Anlegen von ei-genen Artikelgruppen. Über Schnittstellenwerden Datanorm-Artikel auf einfache Artaktualisiert – manuelles Eingreifen erübrigtsich. Die Software wird von mittelständi-schen Unternehmen eigenständig oder imPaket mit technischer Planungssoftwareeingesetzt. Je nach Kundenanfrage kön-nen dann zur Projektierung verschiedeneBerechnungen durchgeführt und entspre-chende Angebote erstellt werden. Die

68 HEIZUNGSJOURNAL 11 2012

Smarte Prozesse im HandwerkKaufmännisch-organisatorische Software für SHK-Fachbetriebe

MARKT-UMFELD

Hottgenroth / ETU Software

KWP Informationssysteme

Stücklisten werden per Knopfdruck in den„Kaufmann“ übernommen, Positionenkönnen ergänzt oder getauscht und dasAngebot kann später direkt als Bestellungzum Großhändler oder Hersteller gesendetwerden. Das „Wartungsmodul“ erweitertdie Software „Kaufmann“ von Hottgen-roth / ETU. Das Modul stellt den Servicege-danken in den Mittelpunkt und hilft, dieKundenbindung zu vertiefen. Es lassen sichWartungsverträge und -termine organisieren,Informationen zur Anlagentechnik aufneh-men sowie entsprechende Messwerte hinter-legen. Bei Problemen kann der SHK-Hand-werker seine Bestandskunden gezielt bera-ten – ohne wiederholt alle Anlagendetailsabfragen zu müssen. Auf Basis dieser Da-ten können für den Kundendienstmitarbei-ter vorab die passenden Ersatzteile bereit-gestellt werden. Nach dem Termin wirdeine entsprechende Rechnung zeitsparendauf Grundlage des Wartungsvertrags er-zeugt. Das detaillierte Wissen über die An-lage vor Ort unterstützt den Handwerkerauch bei der Verkaufsförderung: Er weißgenau, wann eine Erneuerung ansteht.

www.shk-code.deSHK-Code-Nr. 100507

Weniger Reibungsverluste im Büro-Alltag

Die Handwerker-Software „kwp-bnWin.net“von der KWP InformationssystemeGmbH bildet nicht nur die komplette Auf-tragsabwicklung eines Handwerksbetrie-bes ab, sie dient auch dazu, diverse Ar-beitsabläufe effizienter zu strukturieren.Die Adressverwaltung ist die Zentrale derKWP-Handwerker-Software. Aus dieserlassen sich die kompletten Vorgänge beieinzelnen Kunden einsehen. Die Verwal-tung verfügt über das kundenbezogeneRechnungs- und Angebotsjournal, die ak-tuelle Auftragsübersicht sowie sämtlichehinterlegten Wartungsanlagen und das Archiv. Des Weiteren stellt die Software„kwp-bnWin.net“ eine Telefonie-Schnitt-stelle zur Verfügung, welche mit der Tele-fonanlage gekoppelt ist. Bei einem einge-henden Anruf öffnet sich dann automa-tisch die Adresse des anrufenden Kunden– sofern seine Telefonnummer und die zu-gehörige Adresse hinterlegt sind. Umge-kehrt kann mit der Telefonie-Schnittstelleauch direkt aus der Software heraus telefo-niert werden. Unternehmensprozesse undderen Steuerung kann das Modul „Akti-vitäten-Management“ in der Handwerker-Software übernehmen. Das „Aktivitäten-Management“ ist eine „papierlose“ Vari-ante der Aufgabenverteilung und der

Kommunikation innerhalb des Unterneh-mens. Mit diesem Modul werden Arbeits-abläufe organisiert und lückenlos doku-mentiert. Die Aktivitäten werden direkt imProgramm erfasst und können mit den be-treffenden Vorgängen wie zum BeispielProjekten, Regieaufträgen, Bestellungenund Adressen verbunden werden. Der Ver-lauf jeder Aktivität ist von der Anlage bishin zur Erledigung aufgezeichnet und je-derzeit nachvollziehbar. Hierbei gibt es ver-schiedene Aktivitäten-Arten (wie z. B. Rück-ruf, Besprechung, Aktennotiz etc.). Diesekönnen farblich gestaltet und individuellauf das jeweilige Unternehmen zugeschnit-ten werden.


Mit Kunden erfolgreich kommunizieren

Beim Telefonieren stets freundlich, auf-merksam und positiv gestimmt zu sein, dasist gar nicht so einfach. Eine gut gepflegte,digitale Kundendatei kann hierbei jedochenorm hilfreich sein. Denn wer seine Kun-den mit einer individuellen Begrüßung zuüberraschen weiß, arbeitet aktiv an einerlangfristigen und stabilen Geschäftsbezie-hung. Um solche Kundendetails verfügbarzu haben, zeigt die „CRM“-Funktion (CRM= Customer Relationship Management) inder Branchensoftware „Labelwin“ ausdem Hause Label Software Gerald BaxGmbH alle wichtigen Informationen zu ei-nem Kunden. Die Informationen öffnensich sofort, sobald eine bestimmte Num-mer anruft – alle verfügbaren Daten überden Kunden werden sichtbar. Ein CRM-System, wie es in „Labelwin“ standardmä-ßig eingebaut ist, sorgt mit dafür, dass zumBeispiel Termine eingehalten, Reklamatio-nen prompt bearbeitet und Kundendienst-fälle zügig abgewickelt werden, indem es

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„Mobile Service“ bietet praxisgerechte Funktionen

In Unternehmen mit einem hohen Anteilan Kundendienstleistungen direkt vor Ortwird zunehmend eine mobile Auftragsab-wicklung praktiziert. Speziell für diesen Ein-satzzweck eignet sich der „mobile Service“des Softwarehauses Moser. Im mobilenService kann die Ansicht der Programm-oberfläche nach Anwenderwunsch in ver-schiedenen Modi dargestellt werden. Zu-sätzlich wurde der „mobile Service“ umweitere Dokumente (Wartungsprotokolle /Checklisten / Daten der Anlagen) ergänzt,die direkt auf dem mobilen Endgerät zumEinsatz kommen können. Zudem wurdeder „mobile Service“ um weitere Funktio-nen für die bequeme Synchronisierung derDaten zwischen dem mobilen Endgerätund dem Büro komplettiert. Für einen ho-hen Benutzerkomfort sind die Anforderun-gen der Software-Ergonomie an Bedie-nungsoberflächen in die Weiterentwick-lung des mobilen Service eingeflossen undkonsequent umgesetzt worden. Ein kom-fortabler Einblick in Lagerbestände ist immobilen Service ebenfalls direkt möglich.Die Möglichkeit einer eigenständigen Steu-erung der Termine direkt durch die Mon-teure vor Ort sorgt für eine effiziente Pla-nung der Service-Einsätze – Fahrzeitenkönnen so optimiert werden. Aufgrund ei-nes neuen Verfahrens in der Komprimie-rung ist es nun ferner möglich, den Syn-chronisierungsvorgang für Arbeitszettelzwischen mobilen Endgeräten und demBüro spürbar zu beschleunigen.


Mit „cloud“-fähiger ERP-Komplett-lösung für die Zukunft gerüstet

Neben der klassischen ERP-Software (ERP =Enterprise Resource Planning), unter ande-rem mit Auftragsabwicklung, Einkauf, La-gerwirtschaft, Projektmanagement, Kun-dendienst und betrieblichem Rechnungs-wesen, beinhaltet die neue Softwaregene -ration aus dem Hause PDS – Programm+ Datenservice GmbH auch mobile An-wendungen für die Baustelle wie Fahrzeug-ortung und mobilen Kundendienst. DieBranchensoftware und der kaufmännischeBereich der Finanzbuchhaltung und Kos-tenrechnung funktionieren dabei als inte-grierte und zusammenhängende Software-applikation aus einem Guss. Als „cloud“-basierte Softwarelösung ist „pds abacus“eine solide Investition in die Zukunft undermöglicht Handwerksbetrieben den platt-formunabhängigen Einsatz, mobiles Arbei-ten, eine automatische Datensicherung.Mit der innovativen Branchenlösung „pdsabacus“ setzt das Unternehmen somitMaßstäbe bei der Unterstützung der hand-werklichen und kaufmännischen Abläufein mittelständischen Handwerksbetrieben:Sämtliche Prozesse können durchgängigund vollständig integriert abgebildet wer-den und zudem flexibel mit den Anforde-rungen des Betriebes mitwachsen – als„cloud“-, „inhouse“- oder mobile Lösung


Übersichtliche Bedienung undpraxisorientierte Dokumentation

Die Heizperiode hat begonnen, etlicheKunden beauftragen nun eine Wartung ih-rer Anlage: Nicht selten schwindet da inder Hektik des Tagesgeschäfts der Über-blick. Genau hier setzt die Software „War-tungsmanager“ von Software & PC-Technik Schuhmann an. Sie dokumen-tiert und organisiert die Arbeitsabläufe desKundendiensttechnikers und bildet eine„Bibliothek“ über die jeweiligen Kundeneines Unternehmens und deren Anlagensowie die durchgeführten Einsätze. Für je-den Kunden besteht die Möglichkeit, eine

beliebige Anzahl von Objekten (z. B. Häu-ser etc.) anzulegen. In jedem Objekt kannaußerdem eine unbegrenzte Anzahl vonHeizungsanlagen hinterlegt werden, undzu jeder Anlage gibt es eine Auftragsliste,welche alle an der Anlage ausgeführtenArbeiten, Messwerte und Serviceberichteenthält. Mit dem „Wartungsmanager“können Wartungsterminlisten, Wartungs-nachweise, Reparaturaufträge und vieleandere Ausdrucke für die tägliche Praxis er-zeugt werden. Mit den gespeicherten Ar-beitsberichten ist eine chronologische An-lagenhistorie jederzeit abrufbar. Durch denintegrierten Formulardesigner lässt sich je-des Formular individuell anpassen, undauch eigene Formulare können erzeugtund gespeichert werden. Das integrierteDokumentenmanagement ermöglicht es,Bilder, PDFs, „Office“-Dokumente entspre-chend dem jeweiligen Kunden oder der je-weiligen Anlage in die Datenbank abzule-gen. Die große Version „Wartungsmana-ger Pro“ bietet zusätzlich die Möglichkeit,Angebote, Lieferscheine und Rechnungenzu erstellen. Die Artikelstammdaten kön-nen auch mit der enthaltenen „Datanorm 5“-Schnittstelle eingelesen werden. Klimaan-lagen- und RLT-Anlagen-Verwaltung sindin der „Pro“-Version zusätzlich enthalten.Der „Wartungsmanager Pro“ stellt somit einKomplettpaket vom Auftrag bis zur Rech-nung dar. Netzwerkfähig ist die „Client Ser-ver“-Version „Wartungsmanager Pro C / S“.


Mit elektronischer Zeiterfassungalles fest im Griff

Seit über 30 Jahren entwickelt die StreitDatentechnik GmbH Softwarelösungenspeziell für das SHK- und Elektro-Hand-werk. Die Branchenlösung Streit-„V.1“deckt dabei das gesamte Spektrum kauf-männischer Organisation ab – egal ob 1-Mann-Kleinbetrieb oder 500-Mann-Groß-unternehmen. Nun stellt das Softwarehausseine Anwendung mit neuen „FullHD“-op-timierten Programm-Masken vor. Somit


PDS – Programm + Datenservice

Moser Software & PC-Technik Schuhmann

MARKT-UMFELD

Die Zukunft kann kommen. Und zwar schön:

Hinter dem extraflachen Glaspanel des TECElux verbirgt sich mehr als nur

ein Unterputzspülkasten. Zum ersten Mal werden in einem WC Funktionen

zusammengeführt, die bisher nur als Einzellösungen erhältlich waren:

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wird der Darstellungsbereich aktueller 24’’-Bildschirme perfekt genutzt. Obwohl demAnwender mehr Informationen auf einenBlick zur Verfügung stehen, ist die Programm-oberfläche übersichtlicher und leichter zu be -dienen. Außerdem hat die Suche nachStundenzetteln und das mühsame manuelleErfassen im Büro dank der Streit-„V.1“-Zeit -erfassung ein Ende. Ob stationär, mobil oderper „App“: Der Anwender erhält einen ge-nauen Überblick über Leistungen der Mit-arbeiter beziehungsweise die Lohnkosten -situation einzelner Aufträge und Projekte –und das in Echtzeit. In Verbindung mit dermobilen Auftragsbearbeitung mittels Ta-blet-PC oder Notebook ermöglicht Streit-„V.1“ eine mobile Zeiterfassung. Auftrags-daten werden dem Monteur digital zuge-wiesen und auf sein mobiles Gerät über -tragen oder von diesem selbst erfasst. Nichtnur Beginn und Ende, auch Pausen, An-fahrt und Abfahrt können auf Wunsch ge-sondert „gestempelt“ werden. Hat der Mon-teur seine Arbeiten vor Ort beendet, so kanner mittels Touchscreen / Touchpad den Auf-trag von seinem Kunden unterschreibenlassen. Neu: Eine Zeiterfassungs-„App“ für„Android“-Geräte, die auf der GET Nord2012 in Hamburg vorgestellt wird. Die mitdieser Anwendung gestempelten Zeitenwerden Aufträgen, Baustellen oder Objek-ten zugeordnet und können auf Wunschonline übermittelt werden, so dass der Bau -fortschritt quasi „live“ ausgewertet werdenkann. Optional können die Standorte derMonteure (GPS-Koordinaten) übermitteltoder auch Fotos zum Auftrag gemachtwerden, die anschließend direkt im digita-len Streit-„V.1“-Archiv unter „Kunde, Bau -stelle / Auftrag“ gespeichert werden.


Einsätze, Personal und Kunden im Blick

Der Einsatzplaner von Syka-Soft als ei-genständiges Programm arbeitet mit demModul Adressen (Kommunikationszentrale,

CRM, Personal- / Aufgabenverwaltung) zu-sammen. Der Einsatzplaner kann als prakti-sches Zusatztool, unabhängig von der ein-gesetzten Handwerkersoftware, genutzt wer-den. Alle Informationen zu Kunden werdenstrukturiert gespeichert und sind in der di-gitalen Akte griffbereit: beliebig viele Tele-fon-, Fax- und Handynummern, E-Mail, Web-site-URL, Konditionen und Kontoverbindung(mit IBAN und BIC), frei konfigurierbareAdressgruppen, Selektionskriterien und Inte -ressensgebiete für Marketing-Aktionen, Noti-zen (mit Wiedervorlagefunktion und Auf-gabenverwaltung), Hyperlinks sowie interneund externe Dokumente und Bilder zumKunden.

Mit einem Klick kann kommuniziert wer-den: beispielsweise telefonisch über „TAPI“,per E-Mail über „MS-Outlook“, per SMSüber den Syka-Soft-Webservice oder perPost über das einfach zu bedienende Brief-programm. Die Bonitätsampel informiertüber die Zahlungsmoral des Kunden. Istdas Auftragsprogramm im Einsatz, hat manin der Statistik sowie im Kundeninfozentrumden Überblick über die Umsatzlage zumKunden. Ferner kann die Datenbank durchSelektion nach allen gewünschten Frage -stellungen durchsucht werden, und auch dieAbfrage selbst kann gespeichert werden,wichtig bei mehrstufigen komplexen Selek-tionen. Hilfreich ist außerdem die Volltext-suche nach beliebigen Begriffen in allenEingabefeldern. Listen (z. B. Telefonliste, No-tizliste, Einsatzliste) können über den inte-grierten Formulargenerator individuell ge-staltet werden. Adressen können nach „MS-Excel“, Termine nach „MS-Outlook“ expor -tiert werden, für die Übergabe an Smart-phones. Terminbestätigungen, Erinnerun-gen und SMS lassen sich durch die hinter-legten Texte und Platzhalter automatischerzeugen. Wie auf einer Plantafel werdendie Kundendienst-Termine organisiert, inTages-, Wochen- und Monatsansicht. DieTermine passen sich jeder Ansicht und Bild-schirmgröße flexibel an.


Papierloses Dokumenten-Management

Mit Taifun-„openDocument“ und -„Mail-Server“ hat der Anbieter kaufmännischerHandwerkersoftware auf der Chillventa2012 in Nürnberg zwei neue Produkte prä-sentiert, die den Aufwand für Büroarbeitsenken und die Arbeitsergebnisse in SHK-Fachbetrieben verbessern sollen.

Taifun-„openDocument“ dient dabeider rechtssicheren digitalen Archivierungund individuellen Zuordnung eigener undfremder Dokumente – papierloses Do -kumenten-Management der neuen Ge -neration. Per Mausklick kann der Anwen-der Aufträge, Rechnungen und alle sons -tigen Dokumente projekt- und kundenbe-zogen auf seinen Bildschirm holen. Taifun-„openDocument“ ermöglicht es ferner,Abläufe zu automatisieren, Prozesse abzu-bilden und rechtssicher zu archivieren. Tai-fun-„MailServer“ archiviert empfangeneund versendete Mails automatisch. Dabeistellt ein gezieltes Ausschlussverfahren si-cher, dass nur erwünschte Sendungen gespeichert werden. Anwender der Pro-duktlinien „Taifun Handwerk“, „Handel“,„openBusiness“ sehen die Mails kunden-bezogen in ihrem Hauptprogramm. Zu jedem Kunden oder Lieferanten kann aufdiese Weise der komplette E-Mail-Verkehrüberblickt werden. Taifun-„Mobile Auf -träge“ ist eine komplette Auftragsabwick-lung für Laptops, Netbooks und alle windowsbasierten mobilen Computer. Füreinen Kunden wird es beispielsweise mög-lich, einen Auftrag noch in der Wohnungauf dem Display des Monteur-Laptops zuunterschreiben. Wer sich Termine undAdressen aus „Taifun“ auf sein Smartpho-ne holen will, kann dies mit „SyncML“ tun.Diese Applikation ermöglicht die Synchro-nisation von Terminen und anderen auf-tragsrelevanten Daten vom Hauptpro-gramm auf das Mobiltelefon – und umge-kehrt. n


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