Software für Ihren automatisierten Workflow

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Workflow-Optimierung war nie einfacher

Trick 17 – hat ausgedientJeder Mitarbeiter in einem Büro ist mit dieser Situa-tion vertraut: Sie erhalten ein relevantes Dokument – jedoch nur als Ausdruck oder PDF. Um die Text-in halte zu extrahieren oder bearbeiten zu können, scheint das Abtippen entsprechender Passagen die einzige Möglichkeit zu sein. Eine umständliche und langwierige Prozedur mit vielen Fehlerquellen! Die Funktion Scan-to-Word oder Scan-to-Excel von convert+share erzeugt nun direkt die Formate .docx oder .xlsx zur weiteren Verarbeitung, während die zonale OCR zuverlässig Textinhalte erkennt. Die OCR Engine ermöglicht zudem ein direktes Scannen in ein durchsuchbares PDF-Format. Sie haben somit die Möglichkeit, bestimmte In halte direkt zu finden, Textabschnitte zu kopieren und diese sogar in andere Dokumente einzufügen. Das Originallayout bleibt dabei unverändert.

Auf einen StreichBisher mussten Sie Eingangsrechnungen oder Kun-den aufträge einzeln einscannen, um sie in digitaler Form ablegen zu können. Ein langwieriger Prozess – hier ist Handlungsbedarf!

Die Software convert+share bietet die Möglich keit mit einem Knopfdruck alle Dokumente gemeinsam zu scannen und abzulegen. Das heißt: Anstatt jedes einzelne Dokument separat zu scannen, legen Sie vor jedes Dokument ein Deckblatt mit einem Barcode. Dieser wird vorher in der Software gene-riert und da nach ausgedruckt. Auf diese Weise kann ein ganzer Stapel unterschiedlicher Dokumente in nur einem Vorgang eingescannt werden. Die Tren-

nung und das Ablegen im gewünschten Zielordner erfolgen auto matisch. Arbeitsschritte und Fehler-quel len werden auf ein Minimum reduziert!

Über Bande spielen war gesternUm ein Dokument in Google Drive oder in einer Microsoft SharePoint Bibliothek abzulegen, haben Sie dieses erst als Email-Anhang an Ihre Adresse ge schickt, dann die entsprechende Datenbank ge öff-net, um den Anhang dann schließlich im Ziel ordner zu archivieren? Ein Zickzack-Kurs, der Nerven kostet!

Mit convert+share nehmen Sie den direkten Weg und scannen Ihr Dokument unmittelbar in Microsoft SharePoint/SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive oder in das gewünschte Windowsver-zeichnis. Darüber hinaus können entsprechende Windows Ordner sogar über das MFP-Bedienfeld aus-gewählt werden. Besonders komfortabel ist die Mög- lichkeit, Dokumente direkt in Develops elektr0nische Dokumentenverwaltung store+find abzulegen. So lassen sich Pro zess auto matisierung und Dokumen-tenmanage ment einfach und sinnvoll vereinen.

Mit Hilfe der zonalen OCR beschleunigt convert+share das Extrahieren gewünschter Informa tionen wie bei spielsweise den Namen eines Kunden oder die Auftrags nummer eines eingescannten Dokuments. Gerade in Verbindung mit einer elektronischen Doku mentenver waltung wie store+find verschafft diese Funktion dem Nutzer einen klaren Vorteil! Die zonale OCR erkennt vorde fi nierte Ab schnit te inner-halb eines Doku ments. So entfällt die manuelle Ein gabe von Schlüsselwörtern oder Indexbegriffen.

Automatisierte Fertigungsschritte und eine durchlaufende Prozesskette werden in der Automobil-

industrie schon lange in Perfektion umgesetzt. In den Büros kleiner und mittelständischer Unter-

nehmen klingt dies jedoch wie Zukunftsmusik. Einzelne Arbeitsschritte werden noch oft separat

und per Hand durchgeführt.

Die Develop-Software convert+share stellt Funktionen bereit, die manuelle Arbeitsschritte auf

einen Schlag ersetzen. Ein Beispiel: Mit convert+share scannen Sie Ihr Dokument im Word- oder

Excel-Format ein und versenden die Datei direkt vom Multifunktionssystem an Windows-Ordner,

Email-Adressen, Google Drive, Evernote oder Microsoft SharePoint. Das spart sowohl Zeit als

auch Wege – und schafft Frei räume für andere Aufgaben.

ineo

image

convert+share: Funktionen für einen optimierten Workflow

Erfassen

ineo System mit OpenAPI

Hot folder(PDF, TIFF, JPEG)

ZoneOCR

PDF

OCR

PDF

Verarbeiten

Text- Erkennung

Zonale OCR- Erkennung

Konvertierung in sPDF, PDF/A

SharePoint

Weiterleiten/Ablegen

Konvertierung in Word und Excel

Barcode- Erkennung

store+find

Cloud Konnektor zu SharePoint Online(Office 365),Google Drive,Evernote und Telekom Cloud

Windows-Ordnern-Strukturen

Email

Microsoft SharePoint

Statt dessen stellt das System eine unmittelbare Verknüpfung zwischen der relevanten Information und dem jeweiligen Dokument her. Das Ergebnis: eine merklich komforta b lere Archivierung und eine deutlich schnellere Doku mentensuche!

Mit dem integrierten 1 D Barcodeleser ist es sogar möglich Scanziele über hinterlegte Barcodewerte anzusteuern.

Die meisten elektronischen Archivierungs lösun gen fordern Dokumente im PDF/A-Format. Proble ma tisch wird es, wenn das jeweilige Multifunktions system dieses Format nicht unterstützt. Mit convert+share

ge hört auch dieser Umstand der Vergangenheit an. Denn Doku mente können nun direkt in diesem Format gescannt werden, so dass sie sich dann ein-fach in Ihrer Archi vierungslösung ablegen lassen.

Kein Aber – kein HakenWer glaubt, eine derart intelligente Software sei kompliziert zu installieren, zu administrieren und für den einzelnen Anwender schwierig zu bedienen, liegt falsch. Die Konfiguration ist denkbar einfach – selbst für Nicht-IT-Spezialisten. Von der bediener-freund li chen Handhabung überzeugen Sie sich am besten selbst.

Vorteile im Überblick

Dokumentenerfassung> Dokumentenverarbeitung beginnt direkt am Multifunktionssystem > Hotfolder für die Übergabe bereits vorhandener digitaler Dokumente an die Software convert+share

Dokumentenverarbeitung > Erstellen von PDF/A und durchsuchbarem PDF > Scan-to-Word und Scan-to-Excel> Zonale OCR erkennt Texte in vorgegebenen Abschnitten eines Dokuments> Barcodeleser erkennt ausgedruckte Barcodeinhalte zur weiteren Verarbeitung bzw. Trennung von Dokumenten, die gemeinsam eingescannt wurden

Dokumentenweiterleitung und -ablage> Direkte Ablage von Dokumenten in Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud und Windows-Ordnern> Weiterleitung per E-Mail> Weiterleitung an Develops elektronische Dokumentenverwaltung store+find

Nutzerverwaltung> Zugangsbeschränkung erfordert Windows oder Active Directory Username und Password

Voraussetzungen

Minimum HardwareCPU: Dual Core 1,8 GHzSpeicher: 2 GB RAMFreier Speicherplatz: 20 GBNetzwerk: 100 MBit

Software Server Windows XP Service Pack 2 (32/64-Bit)Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-Bit)Windows Vista Service Pack 2 (32/64-Bit)Windows Server 2008 (32/64-Bit)Windows Server 2008 R2 (64-Bit)Windows 7 (32/64-Bit)

Multifunktionale SystemeAktuelle Develop-Systeme mit Open API-Unter stützung für Panel IntegrationScan-to-SMB für Hotfolder-Funktion

Für store+find Konnektor> store+find 1.9.5 oder später> Konnektor: store+find und convert+share müssen auf einem Server installiert sein> Weitere Voraussetzungen siehe Release Notes

Text-Erkennung> Text-Erkennung ist limitiert auf 5.000 oder 10.000 Seiten pro Monat, abhängig vom bestellten Scan-Paket

Alle Angaben zu den Papierkapazitäten des Originaleinzuges, des Endverarbeitungszubehörs

und der Papierkassetten beziehen sich auf Papier mit einem Gewicht von 80 g/m2, es sei denn,

dies ist anderweitig angegeben. Alle Angaben zur Geschwindigkeit des Druckens, Scannens

oder Faxens beziehen sich auf Papier des Formates DIN A4 mit einem Gewicht von 80 g/m2, es

sei denn, dies ist anderweitig angegeben. Alle Angaben zu Papiergewichten beziehen sich auf

von Konica Minolta empfohlene Medien. Die technischen Daten entsprechen dem Stand zum

Zeitpunkt der Drucklegung. Konica Minolta behält sich vor, technische Änderungen vorzune-

hmen. Die Namen „Develop“ und „ineo“ sind Marken der Konica Minolta Business Solutions

Europe GmbH, beide jeweils als Wort/Bild-Marke registriert. Alle anderen Marken- oder

Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Markennamen anderer Hersteller. Konica

Minolta übernimmt bezüglich dieser Produkte keine Haftung oder Garantie.

Version 1 | 2013

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