vat-compliance€¦ · vat finanzen recht logistik vertrieb einkauf fertigung it f & e...
TRANSCRIPT
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Disclaimer
2
Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigen
Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können
durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten
Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie
eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres
Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen
Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können
abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Agenda (1/2)
3
1. Überblick über die Risiken
bei der Umsatzsteuer
VAT: Steuerrisiko Nr. 1
Informationsbedarf der (Umsatz-)
Steuerabteilung
Risikofelder - Themen
Risikofelder - Organisation
Tätigkeiten mit Auslandsbezug
2. Praktischer Ansatz eines IKS bei der
Umsatzsteuer – Projektablauf
„Tone from the top“/ Leitbild
Bestandsaufnahme (Ist-Analyse)
Risikoanalyse
Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Agenda (2/2)
4
3. Praktischer Ansatz eines IKS bei der
Umsatzsteuer – Elemente
Tax General Controls
Tax Rules
Dokumentation
Monitoring
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Überblick über die Risiken
bei der Umsatzsteuer
VAT: Steuerrisiko Nr. 1
Informationsbedarf der (Umsatz-) Steuerabteilung
Risikofelder – Themen
Risikofelder – Organisation
Tätigkeiten mit Auslandsbezug
5
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
VAT: Steuerrisiko Nr. 1
Dezentrale Steuerfindung
Massengeschäfte (hohe Anzahl an Entscheidungen)
Steuerzinsrisiken
Unternehmen als Steuereinsammler des Staates
235 Mrd. Euro Einnahmen aus Umsatzsteuer in 2018
Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung
6
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
GF: Änderungen im GF-Bestand
Tochtergesellschaften --> Organschaft
IT: Archivlösung, Datenzugriff --> GoBD,
Vorsteuerabzug
Finanzen: Darlehensgewährung EU-Tochtergesellschaften
--> Vorsteuerabzug
Recht: Neuverträge --> Steuerfindung, Optimierung
Personal: Sachbezüge --> Steuerfindung
FiBu: Bewegungsdaten --> UStVA, ZM, Intrastat
Marketing: Verkäufe auf Messen --> Registrierungspflicht
Ausland
F & E: Forschungsmittel --> echter/ unechter Zuschuss
Vertrieb: Konditionsvereinbarungen --> WKZ
Logistik: Transportnachweise, Warenweg, Beauftragung
des Spediteurs --> grenzüberschreitende
Reihengeschäfte
Fertigung: Produktinformationen --> Steuersatz
Einkauf: Warentarifierung --> Reverse-Charge bei
Metalllieferungen
Informationsbedarf der (Umsatz-)Steuerabteilung
7
TAX
VAT
Finanzen
Recht
Logistik
Vertrieb
Einkauf
Fertigung
IT
F & E Marketing
FiBu
Personal
GF
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Risikofelder – Themen
8
Vorsteuerabzug
Nachweispflichten
Lieferungen und sonstige Leistungen
Auslandsbezug
Vorsteuerberich-
tigungen (§ 15a UStG)
Vorsteuerschlüssel
Formelle
Ordnungsmäßigkeit
Mietverträge
Vorsteuerabzug zum
Jahreswechsel
Unentgeltliche
WertabgabenEntgelt-
minderungen
Kauf auf Probe
Versandhandel
Kommissions-
geschäfte
ToolingKonsignations-
lager
Reihen- und
Dreiecksgeschäfte
Montage-
lieferungen
Ausgangs-
vermerk
Gelangens-
bestätigung
Steuerbefreiungen
allgemein
Abholfälle
Abrechnung im
Gutschriftsverfahren
Sale-Lease-Back
Mietkauf
Beistellungen
Veranstaltungs-
leistungen
WKZ
Sachbezüge
Arbeitnehmer
Intercompany-
Charges (SLA)
Betriebsstätten
Schadenersatz
Grundstücksbe-
zogene Leistungen
Elektronische
Rechnungsstellung
(z. B. EDI, PDF)
Spediteur-
bescheinigung
OrganschaftGeschäftsveräußerung
im Ganzen
Tauschähnlicher
Umsatz
Steuerausweis
unrichtig/ unberechtigt
Anzahlungen nicht
richtig abgesetzt
Abnehmer-
Check
UID-Check
Alternativ-
nachweis
Speditions-
auftrag
……
…
…
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Tätigkeiten mit Auslandsbezug
9
Tätigkeiten mit Auslandsbezug
Über ausländische Gruppengesellschaft
Über deutsche Gruppengesellschaft
Im Ausland registriert
Im Ausland nicht registriert
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Risikofelder – Organisation
Stammdaten
Steuerfindung über Ansässigkeit des Kunden
veraltete Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
mangelhaftes Berechtigungskonzept
fehlende Stammdatenhistorie
Kommunikation/ Einbindung
mangelhafte Einbindung der Steuerabteilung
z. B. bei Neuverträgen
mangelhafte Kommunikation z. B. zwischen
Lohnbuchhaltung und Steuerabteilung
keine Standardprozesse sowie Eskalationsprozesse
bei Nicht-Standardprozessen
Steuerfindung
Vertrieb übergeht systembasierte Steuerfindung
produktbezogene Steuerfindung
manuelle Anpassungen in Excel nach FI
10
Steuern
Finanzen
Recht
Logistik
Vertrieb
Einkauf
Produktion
Personal
Management
IT
F & E Marketing Rechnungswesen
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Praktischer Ansatz eines IKS
bei der Umsatzsteuer – Projektablauf
„Tone from the top“/
Leitbild
Bestandsaufnahme
(Ist-Analyse)
Risikoanalyse
Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen
11
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Aufbau eines Steuer-IKS
IDW-Praxishinweis 1/2016 vom 31.05.2017:
Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance
Management Systems gemäß IDW PS 980
BDI aus November 2017:
Herausforderungen bei der Implementierung eines
steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystems –
Überblick über die wesentlichen Grundlagen
BStBK-Hinweis aus Juli 2018: Hinweis der
Bundessteuerberaterkammer für ein steuerliches
innerbetriebliches Kontrollsystem - Steuer-IKS
12
Bestands-aufnahme
Risikoanalyse
Steuerungs-und Kontroll-maßnahmen
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Beispiel für eine mögliche Implementierung eines Steuer-IKS (Quelle BDI)
13
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Anforderungen an ein Steuer-IKS
Angemessenheit: Es muss so ausgestaltet sein,
dass es auch tatsächlich umgesetzt und gelebt
werden kann
Verantwortlichkeit: Klare, kommunizierte
Verantwortlichkeiten
Risikoadäquanz: Identifizierung, Bewertung und
Vermeidung wesentlicher Steuerrisiken
Kontinuität: Fortlaufender Prozess, Aktualität
Nachvollziehbarkeit: Nachvollziehbares
und nachprüfbares System (Dokumentation,
IT-Einsatz)
14
Bestands-aufnahme
Risikoanalyse
Steuerungs-und Kontroll-maßnahmen
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Bestandsaufnahme
Sichtung bestehender steuerrelevanter Unterlagen, z. B.
Arbeitsanweisungen, Richtlinien
(GoBD-)Verfahrensdokumentationen
BP-Berichte
Interviews mit den involvierten Personen, z. B.
Wie ist die Steuerfunktion in dem jeweiligen Prozess/Abteilung eingebunden?
Verantwortlichkeiten?
Welche Konsequenzen wurden aus bereits aufgetretenen Fehlern gezogen
(Aufarbeitung von BP-Feststellungen)?
Welche Aufgaben werden an den Steuerberater delegiert?
15
„tone fromthe top“
SteuerartDokumentationen
sichtenInterviews
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Bestandsaufnahme: Interviews
16
Tax/VAT FiBu Einkauf Vertrieb Logistik IT HR
Belegnachweis
Lieferungen
Ausland
Rechnungs-
eingangs-
prüfung
Werbekosten-
zuschüsse
Sachbezugs-
werte Arbeit-
nehmer
End-to-end
End-to-end
End-to-end
End-to-end
1
2
3
4
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Bestandsaufnahme
Welche Risiken aus dem Steuerbereich sind für das Unternehmen zu erkennen?
Welche Fehler haben in der Vergangenheit zu spürbaren Steuernachzahlungen
oder anderen Auffälligkeiten im Besteuerungsverfahren geführt?
Welche Bereiche sind besonders fehleranfällig?
Welche Risiken sind von besonderer finanzieller Reichweite?
Gegen welche Risiken müssen vordringlich Maßnahmen ergriffen werden?
17
Risikobereich EinzelrisikoEintrittswahr-scheinlichkeit
Schadensausmaß
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Prinzip der Risikominderung/ -vermeidung
18
Brutto-Risiken
(ohne risiko-
mitigierende
Maßnahmen/
Kontrollen)Netto-Risiken
(unter Berück-
sichtigung risiko-
mitigierender
Maßnahmen/
Kontrollen)
Vorhandenes
Kontrollumfeld
(IST)
Ergänzendes
Kontroll-
umfeld
Kontroll-
umfeld
(SOLL)
Rest-Risiken
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Bewertung von Risiken
19
Hohes
Risiko
Niedriges
Risiko
Schadensausmaß
Gering Mittel Hoch
Geri
ng
Mitte
l H
och
Ein
ritt
swah
rsch
ein
lich
keit
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen
20
Präventive Maßnahmen:
Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Verfahrens-
dokumentationen und Checklisten/ Leitfäden
Zuständigkeits- und Vertretungsregelungen (inkl.
Regelung zur Einbindung des Steuerberaters)
Berechtigungskonzepte
Qualifiziertes Personal
Schulungen
Detektivische Maßnahmen:
Freigabeprozesse und Vier-Augen-Prinzip
Datenanalyse
(Automatisierte) Plausibilitätskontrollen
Interne/ Externe Revision
manuell automatisch
präventiv detektiv
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Risiko-Kontroll-Matrix Umsatzsteuer (vereinfacht)
21
Risikofeld Risikoanalyse Maßnahme Verantwortlicher
Geschäftsbereich/Person
Anmerkung
Risikobereich Einzelrisiko Bewertung
Umsatzsteuer
Voranmeldungen 1. Datenquelle, Erstellung, Freigabe,
Eskalation und Abgabe
Mittel Vorgehen wie in Visiochart „UStVA-
Prozess“ v1.0
FiBu: Herr X,
Vertretung Frau Y
Zusammenfassende
Meldungen
2. Datenquelle, Erstellung, Freigabe,
Eskalation und Abgabe
Niedrig Vorgehen wie in Visiochart „ZM-
Prozess“ v1.0
FiBu: Herr X,
Vertretung Frau Y
Vorsteuerabzug 3. Belegsicherung Niedrig Ersetzendes Scannen, geordnete
Ablage in DMS
Poststelle: Frau A,
Vertretung Herr B
siehe hierzu ausführlich
Verfahrensdokumentation
"Ersetzendes Scannen", v1.2
4. Inländische Eingangsrechnungen, §
14 Abs. 4 UStG, §§ 33, 34 UStDV
Mittel Prüfung anhand Checkliste,
Stand: 24.10.2018
FiBu: Herr X,
Vertretung Frau Y
5. Einfuhrumsatzsteuer,
§ 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 UStG
Mittel Weiterleitung der Einfuhr-
abgabenbescheide an
Steuerabteilung oder Steuerberater
Logistik: Herr Z,
Vertretung Herr W
Reihengeschäfte 6. Transportverantwortlichkeit mitteler
Unternehmer
Hoch Prüfung der UID und der
Lieferbedingungen / Einbindung
Steuerberater
FiBu: Herr X,
Vertretung Frau Y
siehe Umsatzsteuer-Matrix
Ausland 7. Innergemeinschaftliche Lieferungen Mittel Prüfen der Abnehmer-UID und
Transportbelegsicherung
entsprechend der Arbeitsanweisung
"Buch- und Belegnachweis"
Logistik: Herr Z,
Vertretung Herr W
8. Montagelieferungen Hoch Prüfung durch ausländische
Tochtergesellschaft oder
Steuerberater pro Land
Leiter Rechnungswesen/Steuern:
Herr M, Vertretung Frau N
siehe Umsatzsteuer-Matrix
Neue Verträge
Vertrieb
9. Umsatzsteuerliche Einordnung Mittel Einbindung der Steuerabteilung oder
Steuerberater vor Vertragsschluss
Recht: Herr F,
Vertretung Frau G
Risikoanalyse Steuerungs-/ Kontrollmaßnahmen
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Exkurs: Berichtigungspflicht nach § 153 AO (1/2)
§ 153 Abs. 1 Nr. 1 AO:
„Erkennt ein Stpfl. nachträglich vor Ablauf
der Festsetzungsfrist,
– dass eine von ihm oder für ihn
abgegebene Erklärung unrichtig oder
unvollständig ist und
– dass es dadurch zu einer Verkürzung
von Steuern kommen kann oder bereits
gekommen ist,
so ist er verpflichtet, dies unverzüglich
anzuzeigen und die erforderliche
Richtigstellung vorzunehmen.“
22
Erforderlich ist „tatsächliches
Erkennen“, bloßes „erkennen
müssen“ reicht nicht aus
„Positiv erkennen“ muss der Steuer-
pflichtige aber nur die Unrichtigkeit
oder Unvollständigkeit seiner
Erklärung, nicht jedoch, dass es
dadurch zu einer Steuerverkürzung
kommt
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Exkurs: Berichtigungspflicht nach § 153 AO (1/2)
Steuerhinterziehung: Soweit
keine oder eine zu späte Anzeige
vorgenommen wird, stellt dies eine
(eigene) vorsätzliche Steuerhinter-
ziehung durch Unterlassen dar.
Anzeige muss unverzüglich, d. h.
ohne schuldhaftes Zögern erfolgen.
Problematisch: Anzeige erst dann
zu machen, wenn die rechtliche
Beurteilung und Aufarbeitung
vollständig abgeschlossen ist.
23
Berichtigung kann der Anzeige
zeitlich nachfolgen, z. B. wenn
der anzuzeigende Sachverhalt noch
nicht genau bekannt ist oder wenn
für die Berichtigung eine gewisse
Zeit erforderlich ist.
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Projektablauf – Beispiel
24
Projektphasen Wochen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Kick-off Workshop
Vorbereitung und Detailplanung
Bestandsaufnahme/Risikoanalyse
Gesellschaft 1
Gesellschaft 2
Gesellschaft 3
Risikobewertung/ Sollkonzept
Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen
Optional: Implementierung
Meilensteine Planung
Bestandsaufnahme
und
Risikoanalyse
Risiko-
bewertung
Maßnahmen
und
Kontrollen
Umsetzung
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Praktischer Ansatz eines IKS
bei der Umsatzsteuer – Elemente
Tax General Controls
Tax Rules
Dokumentation
Monitoring
25
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Praktische Umsetzung: Elemente eines IKS
26
Tax General Controls
• Zuständigkeiten
• Verantwortlichkeiten
• Freigabe-/ Eskalationsprozesse
• Vertretungsregeln
• …
Tax Rules
• Umsatzsteuermatrix
• Checklisten
• Expertensysteme
• Schulungen
• …
Dokumentation
• Leitbild
• Tax Manual
• Risiko-Kontroll-Matrix
• Verfahrensdokumentationen
• Arbeitsanweisungen
• …
Monitoring
• Continuous Monitoring
• Interne Revision
• Externe Revision
• …
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
GoBD-Verfahrensdokumentation - Mustergliederung
28
0 Präambel
1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, Steuerliche Vorgaben/GoBD,
Generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)
2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),
Aktivitätensplit, Cloud-Lösung)
3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD / UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
4 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
6 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT Kontrollumfeld (ITGC),
IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
GoBD-Verfahrensdokumentation - Mitgeltende Unterlagen
29
Hauptdokument
mit im Wesentlichen
unveränderten Inhalten
+
Referenzen auf die
Unterdokumente Verträge, Protokolle, …
Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-
beschreibungen
im Detail
Technische Unterlagen,
Handbücher, …
Versionierung und Aufbewahrung beachten:
Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und
über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren.
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Audit Trail
Prozesse, insbesondere die Steuerfindung sollten systemseitig durch einen Audit Trail ergänzt werden
Der Audit Trail sorgt dafür, dass sichtbar wird
Wer die USt-Einordnung des Sachverhalts vorgenommen hat (ID des Mitarbeiters)
Wann die USt-Einordnung des Sachverhalts erfolgt ist (Zeitstempel)
Wie die USt-Einordnung des Sachverhalts zustande kam
Welche Version des Steuerfindungssystems der rechtlichen Einstufung zugrunde lag (Versionierung)
Fachabteilung und Betriebsprüfer können somit die Einordnung nachvollziehen und nachprüfen
31
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Datenanalyse: VAT Analytics
35
Ausgangsseite
Innergemeinschaftliche Lieferungen mit
Bestimmungsland Deutschland
Innergemeinschaftliche Lieferungen mit
deutscher Kunden-UID
Innergemeinschaftliche Lieferungen/
Ausfuhren mit Abgangsland im Ausland
Innergemeinschaftliche Lieferungen mit
Bestimmungsland ungleich Kunden-UID
Nicht steuerbare Umsätze an im Inland
ansässige Kunden
Steuerpflichtige Umsätze an im Ausland
ansässige Kunden
Steuerpflichtige Umsätze an Kunden im
Organkreis
Kunden mit zwei oder mehr
Steuerkennzeichen
…
Eingangsseite
Vorsteuer Inland aus Lieferungen mit
Abgangsland im Ausland
Vorsteuer Inland aus sonstige Leistungen
von im Ausland ansässigen Lieferanten
Eingangsleistungen ohne Umsatzsteuer
von im Inland ansässigen Lieferanten
Eingangslieferungen ohne Umsatzsteuer
mit Abgangsland Deutschland
Vorsteuer Inland aus Metalllieferungen
Rechnungsentgelte ≥ 5.000 Euro
Vorsteuer Inland mit Belegwährung nicht
in Euro
Vorsteuer Inland mit Belegdatum 20.12.
bis 31.12.
Lieferanten mit zwei oder mehr
Steuerkennzeichen (nicht 7%/19%)
…
Stammdaten / Sonstige
Steuerkonten mit Möglichkeit manueller
Buchungen
Vorsteuer Inland aus Belegen mit
identischen Belegnummern
Ausgangsumsätze mit
Vorsteuerkennzeichen gebucht
Benutzer mit Berechtigung
Steuerkonditionen zu erstellen/ zu ändern
Benutzer mit Berechtigung
Steuerkennzeichen zu erstellen/ zu ändern
Kunden ohne UID
Lieferanten ohne UID
Steuerkennzeichen ohne Steuerkonto
…
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen
36
www.psp.eu/gobd
www.psp.eu/e-rechnung
www.psp.eu/tax-compliance
www.psp.eu/e-rechnung
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Der PSP Tax CMS Alert
37
Sie können sich kostenlos registrieren unter: www.psp.eu/abo
Tax Compliance in der praktischen Umsetzung
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
38
Peters, Schönberger & Partner
Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Schackstraße 2
80539 München
Tel.: +49 89 3 81 72 - 0
Fax: +49 89 3 81 72 - 204
E-Mail: [email protected]
Internet: www.psp.eu
Dr. Patrick Burghardt
Steuerberater