vitero management system hilfe · pdf filedie sie die verschiedenen bereiche des vms aufrufen...

Vitero Management System Hilfe

V1203DE18

1 Überblick ............................................................... 5

2 Anmeldung/Abmeldung ........................................ 5

3 Benutzeroberfläche und Navigation ...................... 6

4 Zum virtual team room .......................................... 7

5 Mein Profil ........................................................... 10

6 Gruppen und Mitglieder ....................................... 13

6.1 Detaillierte Gruppeninformationen .................................... 17

6.2 Gruppendaten filtern und durchblättern ............................ 27

6.3 Benutzer zur Gruppe zuordnen......................................... 30

6.4 CSV-Dateien verwenden.................................................. 31

6.5 Neue Gruppe anlegen ..................................................... 34

6.6 Gruppenkonfiguration ..................................................... 35

7 Termine (nur buchbare vitero Gruppen, Lizenzmodell Corporate Room) ................................... 37

7.1 Kalenderansicht ............................................................. 40

7.2 Listenansicht ................................................................. 43

7.3 Termin anlegen .............................................................. 47

8 Inhalte ................................................................ 58

8.1 Inhalte bearbeiten .......................................................... 62

8.2 Öffentliche Ordner .......................................................... 67

8.3 Persönliche Ordner ......................................................... 68

8.4 Gruppenordner .............................................................. 69

9 Benutzerverwaltung ............................................ 73

9.1 Benutzer anlegen ........................................................... 78

9.2 Benutzerdaten filtern und durchblättern ............................ 81

9.3 Gruppenzuordnung ......................................................... 83

9.4 Mandantenzuordnung ..................................................... 84

9.5 Benutzerverwaltung: CSV-Dateien verwenden ................... 86

10 Mandantenverwaltung (optional) ........................ 89

10.1 Administrationsansicht .................................................... 89

10.2 Abrechnungsansicht ....................................................... 91

10.3 Detaillierte Mandanteninformationen ................................ 93

10.4 Neuen Mandanten anlegen .............................................. 96

10.5 Benutzer zum Mandanten hinzufügen ............................... 98

10.6 Modulzuordnung ............................................................ 99

11 Statistische Erfassung (optional) ...................... 100

12 Systemkonfiguration ......................................... 102

12.1 Basiseinstellungen ........................................................ 103

12.2 Servereinstellungen ...................................................... 105

12.3 LDAP-Konfiguration ...................................................... 106

12.4 Neue LDAP-Konfiguration anlegen .................................. 108

12.5 Anmeldeeinstellungen ................................................... 111

12.6 Dateiuploadeinstellungen .............................................. 112

12.7 Kontaktinformationen ................................................... 113

12.8 Custom Design ............................................................ 113

12.9 Mandanteneinstellungen (optional) ................................. 114

13 CSV-Dateien erstellen ....................................... 115

13.1 Bestehende CSV-Datei in Excel importieren ..................... 121

13.2 CSV-Dateien: Beispiele ................................................. 122

13.3 CSV-Dateien: Zeitzonen Codierung ................................. 128

14 vitero event manager (optional) ....................... 133

14.1 Öffentlich einsehbare und zugangsbeschränkte Veranstaltungstermine .......................................................... 133

14.2 Veranstaltungsanmeldung ............................................. 134

14.3 Veranstaltungsinteressenten überprüfen ......................... 135

15 vitero monitoring+: Credit Points (optional) ..... 136

15.1 Aktivierung und Konfiguration ........................................ 136

15.2 Teilnahme an Interaktionen ........................................... 137

15.3 Credit Point Auswertung ................................................ 137

16 vitero LMS Konnektoren .................................... 138

17 Weitere technische Informationen .................... 138

18 Info ................................................................... 139

Vitero Management System Hilfe o V1203DE18

vitero GmbH o Nobelstr. 15 o 70569 Stuttgart

Amtsgericht Stuttgart, HRB 720267 o Geschäftsführer: Heidi Sigel, Dr. Fabian Kempf

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1 Überblick

vitero bedeutet virtual team room und ist sowohl ein Live E-Learning als

auch ein Web Conferencing System, mit dem Sie Schulungen und

Besprechungen über das Internet abhalten können. Das System besteht

aus zwei Teilen: dem browserbasierten Vitero Management System

(VMS), mit dem Lerninhalte, Benutzerdaten und Gruppen verwaltet

werden und dem virtual team room, in dem die ortsunabhängigen

Sitzungen stattfinden. Um an Sitzungen im virtual team room teilnehmen

zu können, benötigen die einzelnen Teilnehmer entweder ein vitero

Benutzerkonto, das der gebuchten Gruppe zugewiesen ist, oder einen

gültigen Sitzungscode für das entsprechende Meeting. Diese Hilfe enthält

eine detaillierte Beschreibung der Funktionen des Vitero Management

Systems.

2 Anmeldung/Abmeldung

Um auf das Vitero Management System zuzugreifen, müssen Sie sich

zunächst mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort anmelden. Tragen

Sie diese Angaben in die entsprechenden Eingabefelder ein und klicken Sie

dann auf den Button "Anmeldung", um zur Arbeitsoberfläche des

Management Systems zu gelangen.

Falls ihr Benutzername nicht eindeutig ist, wird zusätzlich zu den Feldern

"Benutzername" und "Passwort" das Drop-Down-Menü "Domäne"

angezeigt. Wählen Sie dort die Domäne aus, an der Sie sich anmelden

möchten, und klicken Sie dann erneut auf den Button "Anmeldung".

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den

entsprechenden Link unter dem „Anmeldung“ Button. Geben Sie dann

Ihren vitero Benutzernamen sowie die zugehörige E-Mail-Adresse ein, um

das Passwort zurückzusetzen. Sie erhalten anschließend eine Mail mit

einem Link, über den Sie ein neues Passwort für Ihr vitero Konto vergeben

können. Bitte überprüfen Sie ggf. Ihren Spam-Ordner, wenn Sie in Ihrem

Posteingang keine E-Mail finden können.

Falls Sie ihr Passwort dreimal falsch eingegeben haben, wird Ihr

Benutzerkonto für 15 Minuten gesperrt. Sie erhalten einen entsprechenden

Hinweis.




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Hinweis: Das Zurücksetzen des Passworts kann vom Serveradministrator

in den Konfigurationseinstellungen des Vitero Management Systems

deaktiviert werden. In diesem Fall wird bei der Anmeldung der Link

„Passwort vergessen“ nicht angezeigt.

Zum Abmelden innerhalb des Vitero Management System klicken Sie auf

den entsprechenden Link auf der Arbeitsoberfläche oben rechts (siehe auch

Benutzeroberfläche und Navigation).

3 Benutzeroberfläche und Navigation

Die Benutzeroberfläche des Vitero Management System (VMS) gliedert sich

in drei Teile: Auf der linken Seite befindet sich die Hauptnavigation, über

die Sie die verschiedenen Bereiche des VMS aufrufen können. Daneben

befindet sich der Inhaltsbereich, in dem die Inhalte, die Sie über die

Hauptnavigation aufrufen, dargestellt werden.

Der obere Teil des Browserfensters enthält weitere

Navigationsmöglichkeiten, sowie Informationen zum Account, zur Zeitzone

und zur Rolle (Systemadministrator, Mandantenadministrator oder

Benutzer), mit der Sie angemeldet sind. Hier wird Ihnen über einen

Navigationspfad auch angezeigt, in welchem Bereich des VMS Sie sich

gerade befinden. Durch Klick auf die im Navigationspfad angezeigten

Bereiche können Sie dorthin zurück navigieren. In der oberen rechten Ecke

des Browserfensters befindet sich der Link "Abmelden", über den Sie sich

aus dem VMS ausloggen können.

In Tabellen innerhalb des VMS können Inhalte nach bestimmten Spalten

(Spaltentitel ist unterstrichen) nach aufsteigender und absteigender

Reihenfolge sortiert werden (Beispiel für aufsteigende Reihenfolge: Namen

sortiert von A bis Z, Termine sortiert nach jüngster Termin bis ältester

Termin; Beispiel für absteigende Reihenfolge: Namen sortiert Z bis A,

Termine sortiert ältester Termin bis jüngster Termin). Klicken Sie für den

Wechsel von auf- zu absteigend einfach auf den unterstrichenen

Spaltentitel.

Administration

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, steht Ihnen oben rechts im

Browserfenster noch der Link "Administrationsbereich" bzw.

"Benutzerbereich" zur Verfügung. Über diesen können Sie zur




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Administrationsoberfläche wechseln, um dort z. B. neue Benutzer oder

Gruppen anzulegen. In der Regel erfolgt der Bereichswechsel direkt nach

Klick auf den entsprechenden Link. Falls Sie jedoch Zugriff auf mehrere

Administrationsbereiche haben, müssen Sie zunächst in einem Drop-Down

Menü den Bereich auswählen, den Sie administrieren möchten. Klicken Sie

dann auf den Button "Anmeldung" um in den gewählten Bereich zu

wechseln. Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie Administrator von mehreren

Mandanten sind. Wenn Sie sich im Administrationsbereich befinden, wird

rechts oben der Link "Benutzerbereich" angezeigt, mit Sie zurück zur

Standardbenutzeroberfläche (ohne Administrationsrechte) wechseln

können.

4 Zum virtual team room

Im Bereich "Zum virtual team room" stehen Ihnen verschiedene

Möglichkeiten zum Starten des virtual team rooms zur Auswahl:

virtual team room betreten

Durch Klick auf den Button „virtual team room betreten (PC/Mac)“ können

Sie den virtual team room direkt aus dem VMS heraus betreten. Der Zutritt

erfolgt dabei über einen vitero direct link. Dieser wird in einem neuen

Browserfenster geöffnet und stellt sicher, dass Sie immer automatisch die

aktuellste Version der vitero Software inklusive der freiwilligen Updates

verwenden. Es empfiehlt sich, den vitero direct link zu den

Browserfavoriten hinzufügen. Auf diese Weise kann der virtual team room

jederzeit, ohne vorheriges Anmelden am Vitero Management System, über

den Browser gestartet werden kann.

Hinweis: Setzt vorab eine einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero

starters voraus. Folgen Sie dazu bitte den Anweisungen in Ihrem

Webbrowser.

Raumspezifischen vitero direct link nutzen

Für jede Gruppe steht ein direkter Gruppenlink (direct group link) in der

jeweiligen Gruppeninformation zur Verfügung, den Sie z. B. als Favoriten in

Ihrem Webbrowser ablegen können. Gerade wenn Sie einen bestimmten

virtual team room (wie z. B. ein Corporate Café oder einen

personenbezogenen Raum) häufig nutzen, können Sie diesen




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wiederverwendbaren vitero direct group link nutzen. Dabei werden der

Anmeldungsdialog und die Gruppenraumauswahl übersprungen.

Voraussetzung ist, dass Benutzername und Passwort lokal auf dem

verwendeten Rechner gespeichert sind (Option „Anmeldedaten speichern“

im virtual team room Anmeldedialog).



Webbrowser.

vitero Client herunterladen

Alternativ zum vitero direct link haben Sie die Möglichkeit den virtual

team room Client als ausführbare Datei für Windows PC oder Apple Mac

herunterzuladen. Die Dateigröße des Windows PC-Clients beträgt ca. 12

MB. Der Client für Apple Mac Rechner ist ca. 25 MB groß. Das Ausführen

des Clients erfordert keine Installation und keine Administratorrechte auf

dem jeweiligen Rechner. Zum Herunterladen klicken Sie für die Windows

PC Version auf den Button "PC Client herunterladen", für die Apple Mac

Version auf „Apple Mac Client herunterladen“. Laden Sie die jeweilige Datei

herunter und legen Sie sie z. B. auf Ihrem Desktop (Windows PC) bzw. auf

Ihrem Schreibtisch (Apple Mac) oder auch an einem beliebigen anderen

Speicherort ab.

Zum Betreten des virtual team rooms starten Sie auf einem Windows PC

die Datei vitero.exe mit einem Doppelklick. Bei Apple Mac öffnen Sie

zunächst die Datei vitero.dmg und starten Sie dann den virtual team room

durch Doppelklick auf das vitero Icon.

Hinweis für Mac User: Sollten Sie beim Starten von vitero die

Fehlermeldung „vitero ist beschädigt“ erhalten, dann müssen die

Sicherheitseinstellungen für Apps und Programme auf Ihrem Mac geändert

werden. Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor:

o Öffnen Sie die Systemeinstellungen

o Wählen Sie dort den Punkt „Sicherheit“

o Aktivieren Sie dann im Reiter „Allgemein“ unter „Apps-

Download erlauben von:“ die Option „Keine Einschränkungen“

Sobald Sie die Sicherheitseinstellungen angepasst haben, können Sie vitero auf Ihrem Mac problemlos starten.




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Sollten Sie die oben beschriebene Einstellung nicht setzen können, so bitten wir Sie wie folgt vorzugehen:

o Öffnen Sie die vitero.dmg.

o Drücken Sie nun „ctrl“ (control) auf Ihrer Tastatur und klicken

Sie mit der linken Maustaste auf das vitero Symbol (alternativ

können Sie auch einen Rechtsklick auf das Symbol machen).

Wählen Sie nun den Punkt „Öffnen“.

o vitero wird nun gestartet.

Hinweis: Diese Fehlermeldung kann seit dem Update auf Mac OS X 10.9.5

oder höher beim Öffnen der Datei "vitero.dmg" auftreten. Sie wird durch

die geänderten Sicherheitseinstellungen für Apps und Programme

ausgelöst und nicht, wie im Meldungstext angegeben, durch eine

beschädigte dmg-Datei.

Meinen Testraum direkt betreten

Um Ihren Computer zu testen und sich mit vitero vertraut zu machen,

steht Ihnen ein eigener Testraum zur Verfügung. Diesen Raum können Sie

nur alleine, ohne andere Sitzungsteilnehmer, nutzen. Um direkt in Ihren

Testraum zu gelangen, klicken Sie auf den Button „Meinen Testraum direkt

betreten“.



Webbrowser.

Meinen personenbezogenen Raum direkt betreten (optional)

Mit dem Lizenzmodell Named Moderator ist es möglich personenbezogene

vitero Räume anzulegen. Diese sind einem bestimmten Benutzer, dem

sogenannten Named Moderator, zugeordnet und können nicht gebucht

werden, sondern sind immer dann für andere Teilnehmer geöffnet, wenn

der Named Moderator im Raum anwesend ist.

Als Named Moderator haben Sie deshalb zusätzlich die Möglichkeit direkt in

Ihren personenbezogenen Raum zu gelangen. Klicken Sie dazu auf den

Button „Meinen personenbezogenen Raum direkt betreten“. Falls Sie Ihre

Anmeldedaten beim Betreten des virtual team rooms gespeichert haben

(siehe virtual team room Hilfe, Abschnitt „Anmeldung“), gelangen Sie




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sofort in Ihrem personenbezogenen Raum. Andernfalls müssen Sie zuvor

noch Ihr Passwort eingeben. Ihr Benutzername wird automatisch im

Anmeldungsdialog eingetragen. Weitere Informationen zu

personenbezogenen Räumen finden Sie auch in der virtual team room Hilfe

unter „Mein personenbezogener Raum“.



Webbrowser.

5 Mein Profil

Im Bereich "Mein Profil" können Sie Ihre persönlichen Daten verwalten

und Ihre Avatarfotos sowie Ihr Passwort ändern. Dabei müssen die mit

* gekennzeichneten Datenfelder "Benutzername", "Nachname",

"Vorname" und "E-Mail" ausgefüllt sein (Pflichtfelder), die Angaben in

den restlichen Feldern sind freiwillig. Um einen Eintrag zu ändern, klicken

Sie in das jeweilige Eingabefeld und tragen Sie die neuen Angaben dort ein.

Die Zeitzone können Sie über ein Drop-Down Menü ändern, in dem alle

Zeitzonen zur Auswahl stehen. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen

vorgenommen haben, klicken Sie auf den Speichern Button, um die

Änderungen zu übernehmen bzw. auf den "Zurücksetzen" Button, falls Sie

die Änderungen verwerfen möchten.

Bitte beachten Sie:

o Benutzernamen innerhalb der gleichen Domäne müssen

mandantenübergreifend eindeutig sein.

o Beim Lizenzmodell Named Moderator ist es nicht möglich den Vor- und

Nachnamen der Benutzer, die über einen personenbezogenen Raum

verfügen, nachträglich zu ändern. Die Bezeichnung des

personenbezogenen Raumes wird in diesem Fall für den Benutzer selbst

und für Administratoren im Profil angezeigt.

Zu Ihrer Sicherheit werden Passwort und Passwortbestätigung beim

Anschauen Ihres eigenen Profils nicht dargestellt. Bei Anlegen eines neuen

Benutzers ist das Ausfüllen dieser beiden Felder jedoch ebenfalls

obligatorisch. Neue Eingaben im Feld "Passwort" oder

"Passwortbestätigung" werden lediglich durch Punkte dargestellt. Dabei

entspricht ein Punkt einem Zeichen. Um Ihr Passwort zu ändern müssen




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Sie das neue Passwort sowohl im Feld "Passwort" als auch bei

"Passwortbestätigung" eintragen.

Bis auf das Passwort, die Spracheinstellung, die Zeitzone und den

personenbezogenen Raum (optional, Lizenzmodell Named Moderator) sind

die Informationen in Ihrem Profil auch für die anderen Teilnehmer Ihrer

Gruppe einsehbar.

Systemadministratoren können die Profile aller Benutzer auf dem VMS

Server einsehen und bearbeiten, inkl. der Profile anderer

Systemadministratoren. Mandantenadministratoren können die Profile der

von ihnen administrierten Benutzer einsehen. Sie dürfen das Profil eines

Benutzers auch bearbeiten, solange er nur ihrem eigenen Mandanten (und

nicht mehreren Mandanten) zugewiesen und kein Systemadministrator ist.

Aus Sicherheitsgründen wird das aktuelle Passwort eines Benutzers auch

Administratoren nicht angezeigt. Es kann jedoch von diesen durch neue

Eingaben in die Felder „Passwort“ und „Passwortbestätigung“ geändert

werden. Des Weiteren stehen den Adminstratoren noch weitere

Eingabemöglichkeiten im Profil eines Benutzers zur Verfügung, Details dazu

finden Sie im Kapitel "Benutzerverwaltung" unter "Benutzer anlegen".

PC-Status anpassen

Das Feld PC-Status in Ihrem Profil dient dazu, den vitero Gruppenleiter

bzw. den Named Moderator und den Administrator darüber zu informieren,

ob vitero bei Ihnen reibungslos funktioniert oder ob technische Probleme

auftraten und Sie ggf. weitere Unterstützung benötigen. Zwar könne Sie

den PC-Status auch manuell in Ihrem Profil einstellen, es empfiehlt sich

jedoch diesen in Ihrem Testraum zu überprüfen und wenn nötig zu ändern.

Details dazu finde Sie in der vitero Client Hilfe unter "Mein Testraum".

Folgende Einstellungen stehen Ihnen für den PC-Status zur Auswahl:

Keine Information ( ) ist die Standardeinstellung und bedeutet, dass

Sie keine Informationen gesendet haben bzw. Ihren Computer und Ihr

Headset noch nicht in Ihrem Testraum überprüft haben. Problem ( )

bedeutet, dass Sie technische Schwierigkeiten haben und Unterstützung

vom Gruppenleiter bzw. Named Moderator oder Administrator benötigen.

In Ordnung ( ) bedeutet, dass Sie Ihren Rechner und Ihr Headset

erfolgreich in Ihrem Testraum überprüft haben und keine weitere

Unterstützung benötigen.




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Avatarfotos

In Ihrem Profil haben Sie auch die Möglichkeit Avatarfotos hochzuladen

oder zu löschen. Als "Avatar" bezeichnet man eine Repräsentanz, die einen

Teilnehmer in der virtuellen Welt verkörpert. Sobald Sie den virtual team

room betreten, werden Sie durch Ihren persönlichen vitero Avatar

dargestellt. Wenn Sie Avatarfotos hochgeladen haben, werden diese in

Ihrem Avatar angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie eine Webcam an Ihren Rechner angeschlossen haben,

ist es ist auch möglich direkt im virtual team room über den Reiter „Mein

PC“ im Menü „Einstellungen“ ein Foto zu schießen und dauerhaft in Ihrem

Profil im VMS zu speichern (siehe auch virtual team room Hilfe, „Das Menü

Einstellungen“). Das Foto wird dabei unter „Standard:“ gespeichert und

ersetzt ggf. das vorhandene Avatarbild.

Bitte beachten Sie: Falls Sie vitero über die Webservice Schnittstelle an

ein externes Learning Management System (LMS), wie z. B. ILIAS oder

Moodle, angebunden haben, werden die Profilbilder des LMS verwendet.

Eine dauerhafte Änderung des Profilbildes ist in diesem Fall nur über das

jeweilige LMS möglich.

Hochladen

Sie können zwei verschiedene Fotos für Ihren Avatar hochladen: Das Foto,

das Sie unter "Standard:" hochladen, wird beim Betreten des vitero

Raumes automatisch in Ihrem Avatar angezeigt. Das Foto, das Sie unter

"Alternativ:" hochgeladen haben, wird nur dann in Ihrem Avatar

angezeigt, wenn Sie auf den Button zum Bildwechseln ( ) im vitero

Raum klicken, siehe auch "Der vitero Avatar" in der virtual team room

Hilfe.

Sie können Fotos in den Formaten jpg, gif und png hochladen. Die Fotos

sollten im Hochformat sein und möglichst einen einfarbigen und

gleichmäßig ausgeleuchteten Hintergrund haben. Bei Hochladen ins

VMS werden die Avatarfotos dann automatisch auf die richtige Größe

skaliert und komprimiert. Da dies bei ungünstigen Hintergründen zu

unzufriedenstellenden Ergebnissen führen kann, werden die unbearbeiteten

Originalbilder einen Monat lang im Management System archiviert. Um

die Originalbilder wieder herunter zu laden, klicken Sie auf den Link

"Originalbilder herunterladen" im Text unterhalb der Fotos. Sollte der Text




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nicht angezeigt werden, so ist die Aufbewahrungsfrist von einem Monat

bereits abgelaufen.

Um ein Foto hoch zu laden, klicken Sie auf den Button "Bild auswählen"

neben einer der grauen Silhouetten bzw. ihres bereits hochgeladenen Fotos

oder klicken Sie in das Feld „Bild hier ablegen“ hinein. Dadurch können Sie

die einzelnen Ordner auf Ihrer Festplatte durchsuchen und das gewünschte

Bild auswählen. Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, klicken Sie

entweder auf den Button „Hochladen“, um es in Ihr Profil zu laden oder

auf „Entfernen“, falls Sie das Foto doch nicht verwenden möchten. Sie

können das gewünschte Bild auch per Drag&Drop in das Fenster „Bild hier

ablegen“ hineinziehen und anschließend hochladen.

Löschen

Um ein bereits in Ihr Profil geladenes Foto wieder zu löschen, klicken Sie

auf den Button „Löschen“ unter dem entsprechenden Foto. Das Bild wird

entfernt und die graue Silhouette wird nun wieder statt des hochgeladenen

Fotos angezeigt.

Bearbeiten

Wenn Sie ein Bild hochladen, dann erscheint ein Pop-Up-Fenster in dem Sie

einen Bildausschnitt auswählen können. Wird dieses Fenster mit

„Schneiden“ bestätigt, dann wird der ausgewählte Bildausschnitt als

Vorschau angezeigt und Sie können anschließend entscheiden, ob Sie dies

so übernehmen möchten oder nicht. Beim Klick auf „Abbrechen“ wird das

Bild unbearbeitet hochgeladen und gespeichert. Nach dem ein Bild

erfolgreich hochgeladen wurde, können Sie jederzeit wieder den

Bearbeitungsmodus starten in dem Sie unterhalb Ihres hochgeladenen

Fotos auf den Button „Bearbeiten“ klicken.

6 Gruppen und Mitglieder

Der Bereich Gruppen und Mitglieder bietet Ihnen einen Überblick über alle

Gruppen, in denen Sie Mitglied sind. Abhängig von Ihrer Rolle im VMS und

in den einzelnen Gruppen, stehen Ihnen hier auch verschiedene

Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

Falls Sie Administrator sind und sich in den Administrationsbereich des

VMS eingeloggt haben, sehen Sie im Bereich Gruppen und Mitglieder alle

Gruppen, die Sie administrieren und können auch über den Button "Neue

Gruppe anlegen" eine neue buchbare Gruppe erzeugen. Zum Einloggen in




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den Administrationsbereich klicken Sie ganz oben rechts im VMS auf den

Link "Administrationsbereich" (Detailinfos dazu finden Sie unter

"Benutzeroberfläche und Navigation").

Bearbeitungsfunktionen - Kurzübersicht

Abhängig von Ihrer Rolle im VMS (Systemadministrator,

Mandantenadministrator oder Benutzer) stehen Ihnen in der

Gruppenverwaltung verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

Die Bearbeitungsfunktionen werden oberhalb der Gruppentabelle

angezeigt. Für Detailinfos zu einer Bearbeitungsfunktion klicken Sie bitte

auf den entsprechenden Link in der Kurzübersicht unten oder links in der

Hauptnavigation.

Neue Gruppe

anlegen:

Eine neue buchbare Gruppe erstellen. Diese

Funktion steht nur den System- und den

Mandantenadministratoren zur Verfügung.

Gruppendaten

filtern und

durchblättern:

Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur

Verfügung, um die vorhandenen Gruppendaten zu

filtern, zu durchsuchen oder durch zu blättern.

Gruppentabelle

Die Gruppentabelle bietet Ihnen einen Überblick über die im VMS

angelegten Gruppen. Wenn eine Spaltenüberschrift der Gruppentabelle

unterstrichen dargestellt wird, können Sie durch Klick darauf die Tabelle

(alphanumerisch) nach dem Inhalt der gewählten Spalte sortieren. Die

Standardsortierung, die beim ersten Aufruf der Gruppenliste eingestellt ist,

ist die alphabetische Sortierung nach Gruppennamen. Manche Einträge der

Gruppentabelle sind ebenfalls anklickbar und führen zu weiteren

Informationen oder Funktionen. Eine Detailbeschreibung der einzelnen

Spalten finden Sie im Folgenden.

PC

Die Spalte "PC" enthält den PC-Status der Gruppe. Dieser zeigt an, ob

vitero reibungslos funktioniert oder ob (zumindest bei einem Teilnehmer)

technische Probleme auftraten. Als Gruppenleiter, Named Moderator oder

Administrator können Sie so sofort erkennen, in welcher Gruppe noch

technische Unterstützung benötigt wird. Um den- bzw. diejenigen

Teilnehmer einer Gruppe ausfindig zu machen, bei denen der PC-Status




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nicht in Ordnung ist, klicken Sie auf den jeweiligen Gruppennamen, um zur

Seite "Gruppeninformationen" zu gelangen. Hier können Sie die einzelnen

PC-Stati der Mitglieder einsehen.

Ein Benutzer kann den eigenen PC-Status entweder in seinem Testraum

überprüfen und ändern, oder ihn manuell unter "Mein Profil" angeben. Die

Standardeinstellung dabei ist "Keine Information" ( ). Wird der PC-Status

eines Benutzers auf "In Ordnung"( ) gesetzt, bedeutet dies, dass vitero

bei diesem Benutzer problemlos funktioniert. Traten technische Probleme

auf, sollte der PC-Status solange auf "Problem" ( ) gestellt werden, bis

die technischen Schwierigkeiten behoben wurden. Zusätzlich kann der

Administrator auch Anmerkungen zum PC-Status hinzufügen, um

Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers jederzeit

griffbereit zu haben. Dies wir durch ein Notizsymbol ( ) neben dem PC-

Statussymbol kenntlich gemacht. Das Notizsymbol und die zugehörigen

Anmerkungen sind nur für Administratoren sichtbar.

In der Gruppentabelle bezieht sich der PC-Status immer auf die gesamte

Gruppe. Dies bedeutet, dass der PC-Status der Gruppe immer gleich dem

ungünstigsten PC-Status eines Teilnehmers der Gruppe ist. So wird bei

einer Gruppe, in der 20 Mitglieder den Status "In Ordnung" ( ) haben

und nur ein Teilnehmer den Status "Problem" ( ) angegeben hat, der

Gruppenstatus "Problem" angezeigt.

Gruppe

Hier wird der Name der Gruppe angezeigt. Wenn Sie auf den Namen

einer bestimmten Gruppe klicken, gelangen Sie zur Seite

"Gruppeninformationen". Dort können Sie Detailinformationen zur

angeklickten Gruppe und den zugeordneten Gruppenmitgliedern abrufen.

Raum (optional)

In dieser Spalte wird angezeigt, ob der virtual team room für die jeweilige

Gruppe personenbezogenen oder buchbar ist. Die Spalte ist nur sichtbar,

wenn unterschiedliche Raumarten vorhanden sind. Die Raumart wird durch

das Lizenzmodell festgelegt: Corporate Room für buchbare und Named

Moderator für personenbezogene Räume.

Ein personenbezogener Raum ist immer einem bestimmten Benutzer, dem

sogenannten „Named Moderator“ zugeordnet, und kann nicht über das

VMS gebucht werden. Er ist für andere Teilnehmer immer nur dann

geöffnet, wenn der Named Moderator selbst im Raum anwesend ist. Für

Gruppen mit buchbarem Raum können Termine im VMS angelegt werden,




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an denen ein virtual team room für die jeweilige Gruppe reserviert und

geöffnet ist (siehe auch 7 Termine).

Letzte Sitzung

Die Spalte "Letzte Sitzung war am" gibt an, zu welchem Zeitpunkt die

letzte Sitzung der jeweiligen Gruppe stattgefunden hat. Durch Anklicken

der Spaltenüberschrift werden die Daten absteigend sortiert, d.h. die

aktuellsten Sitzungen werden zuerst angezeigt.

Anzahl Mitglieder

Hier sehen Sie die Anzahl der Mitglieder der einzelnen Gruppen. Klicken

Sie auf die Spaltenüberschrift, um eine absteigende Sortierung zu erhalten.

Mandant

(nur Systemadministratoren und Benutzer mit mehreren

Mandanten)

Unter "Mandant" sehen Sie den Mandanten, dem die jeweilige Gruppe

zugeordnet ist. Die Spalte Mandant wird nur angezeigt, wenn Ihr

Benutzerkonto mehreren Mandanten zugewiesen ist oder, wenn Sie als

Systemadministrator eingeloggt sind.

Aktionen

Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich jeweils

die einzelne Gruppe beziehen. Ihre Rechte können von Gruppe zu Gruppe

unterschiedlich sein, je nachdem, welche Rechte Sie haben, werden Ihnen

verschiedene Symbole angezeigt. Wenn Sie ein Symbol (z. B. "Papierkorb")

nicht sehen können, so besitzen Sie auch nicht die zugehörigen Rechte und

dürfen die entsprechende Aktion nicht ausführen.

Hier können System- und Mandantenadministratoren, Named

Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten einen

neuen Benutzer anlegen, der dann automatisch der Gruppe

zugeordnet wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter

"Neuen Benutzer anlegen".

Durch Anklicken des "Benutzerzuordnung" Symbols können System-

und Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie

Gruppenleiter mit bestimmten Rechten Benutzer, die bereits im VMS

vorhanden sind, der Gruppe zuordnen oder sie aus der Gruppe

entfernen.




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Hier gelangen Sie zu den Gruppenordnern der jeweiligen Gruppe.

Durch Anklicken des "Termin" Symbols gelangen System- und

Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter mit bestimmten

Rechten auf die Seite "Termin anlegen", auf der sie einen Termin für

die ausgewählte Gruppe buchen können. Am gebuchten Termin wird

dann ein virtual team room für die jeweilige Gruppe bereitgestellt

(Lizenzmodell Corporate Room).

Bei Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named

Moderator) ist das Termin Symbol nicht verfügbar, da in diesem Fall

der virtual team room immer dann geöffnet ist, wenn der Named

Moderator (der „Besitzer“ des personenbezogenen Raumes) darin

anwesend ist.

Durch Anklicken des "Konfiguration" Buttons gelangen Sie als

System- oder Mandantenadministrator in die "Gruppenkonfiguration".

Dort können die Rechte zur Bearbeitung der Gruppe im VMS neu

festgelegt werden.

Durch Anklicken des "Papierkorb" Buttons können System- und

Mandantenadministratoren eine Gruppe mit buchbarem Raum

löschen (Lizenzmodell Corporate Room).

Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named

Moderator) können nicht im Bereich „Gruppen und Mitglieder“

gelöscht werden. Sie bleiben bestehen, solange ihnen in der

Benutzerverwaltung ein Named Moderator zugeordnet ist (siehe auch

0 Benutzerverwaltung).

Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Gruppen gleichzeitig

auszuwählen und zu löschen. Dazu steht Ihnen in der ersten Spalte

der Tabelle eine Massenoperation zur Verfügung, die Sie dafür

nutzen können.

6.1 Detaillierte Gruppeninformationen

Auf der Seite „Gruppeninformationen“ werden detaillierte Informationen

zur ausgewählten Gruppe (Gruppenname, Gruppen ID und Datum der

letzten Sitzung), die verfügbaren Bearbeitungsfunktionen und eine Liste

der Gruppenmitglieder angezeigt. Innerhalb der Gruppeninformation steht




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ein „direct group link“ zur Verfügung, den Sie z. B. als Favoriten in Ihrem

Webbrowser hinterlegen oder Ihren Sitzungsteilnehmern mitteilen können.

Über diesen Link gelangt man (sofern gebucht) direkt und ohne

Gruppenauswahldialog in den virtual team room der Gruppe.

Neben dem direct group link steht Ihnen auch der event manager

group link zur Verfügung, sofern Sie den vitero event manager

lizensiert haben. Darüber können Sie die gruppenbezogene

Veranstaltungsliste aufrufen.

Bei Gruppen mit personenbezogenem virtual team room (Lizenzmodell

Named Moderator) wird hier auch der Sitzungscode für den Gruppenraum

angezeigt. Durch Klick auf den Code können Sitzungsteilnehmer den

personenbezogenen Raum direkt betreten. Voraussetzung ist allerdings,

dass der Named Moderator ebenfalls anwesend ist. Für den Named

Moderator selbst ist die Eingabe von Benutzername und Passwort beim

Betreten des personenbezogenen Raumes obligatorisch, da nur dadurch die

erweiterten Rechte der Named-Moderator-Rolle freigeschaltet werden.

Wenn der Named Moderator seinen personenbezogenen Raum über den

„Betreten“ Button des vitero Outlook Add-ins oder über den

entsprechenden Direct-Link-Button auf der Seite „Zum virtual team room“

startet, wird sein Benutzername automatisch im Anmeldungsdialog

eingetragen. Um die Anmeldung im virtual team room komplett zu

überspringen, müssen Benutzername und Passwort lokal auf dem

verwendeten Rechner gespeichert sein (Option „Anmeldedaten speichern“

im Anmeldungsdialog des virtual team rooms).


Abhängig von Ihrer Rolle im VMS (Systemadministrator,

Mandantenadministrator oder Benutzer) und in der Gruppe (Gruppenleiter,

Named Moderator, Assistent, Teilnehmer oder Zuschauer) stehen Ihnen in

der Gruppenverwaltung verschiedene Aktionen und Bearbeitungsfunktionen

zur Verfügung. Diese werden oberhalb der Tabelle mit den

Gruppenmitgliedern angezeigt.

Die Aktionssymbole oberhalb der Gruppenmitgliedertabelle zeigen an,

welche Aktionen Sie bei der entsprechenden Gruppe ausführen dürfen.

Klicken Sie die Symbole an, um die entsprechende Aktion auszulösen.

Wenn Sie ein Symbol (z. B. "Papierkorb") nicht sehen können, so besitzen




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Sie nicht die entsprechenden Rechte, um die zugehörige Aktion

auszuführen.

Die Symbole haben folgende Bedeutung bzw. lösen folgende Aktionen aus:

Hier können System- und Mandantenadministratoren, Named

Moderatoren sowie Gruppenleiter mit bestimmten Rechten einen

neuen Benutzer anlegen, der dann automatisch der Gruppe

zugeordnet wird. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter

"Neuen Benutzer anlegen".

Durch Anklicken des "Benutzerzuordnung" Symbols können System-

und Mandantenadministratoren, Named Moderatoren sowie

Gruppenleiter mit bestimmten Rechten Benutzer, die bereits im VMS

vorhanden sind, der Gruppe zuordnen oder sie aus dieser entfernen.

Hier gelangen Sie zu den "Gruppenordnern" der jeweiligen Gruppe.

Durch Anklicken des "Termin" Symbols gelangen System- und

Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter mit bestimmten

Rechten auf die Seite "Termin anlegen", auf der sie einen Termin für

die ausgewählte Gruppe buchen können. Am gebuchten Termin wird

dann ein virtual team room für die jeweilige Gruppe bereitgestellt

(Lizenzmodell Corporate Room).

Bei Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named

Moderator) ist das Termin Symbol nicht verfügbar, da in diesem Fall

der virtual team room immer dann geöffnet ist, wenn der Named

Moderator (der „Besitzer“ des personenbezogenen Raumes) darin

anwesend ist.

Durch Anklicken des "Mail" Symbol über der

Gruppenmitgliedertabelle können Sie eine E-Mail an alle

Gruppenmitglieder schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr

Standard E-Mail-Programm.

Durch Anklicken des "Konfiguration" Symbols gelangen Sie als

System- oder Mandantenadministrator in die "Gruppenkonfiguration".

Dort können die Rechte zur Bearbeitung der Gruppe im VMS neu

festgelegt werden.

Durch Anklicken des "Papierkorb" Symbols können System- und

Mandantenadministratoren eine Gruppe löschen.




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Gruppen mit personenbezogenem Raum (Lizenzmodell Named

Moderator) können nicht im Bereich „Gruppen und Mitglieder“ gelöscht

werden. Sie bleiben bestehen, solange ihnen in der

Benutzerverwaltung ein Named Moderator zugeordnet ist (siehe auch 0

Benutzerverwaltung).

Neben den Aktionen stehen Ihnen noch weitere Bearbeitungsfunktionen für

die ausgewählte Gruppe zur Verfügung.

CSV-Dateien

hochladen und

herunterladen:

Durch den CSV-Import (Hochladen) können

schnell und einfach mehrere Benutzer gleichzeitig

einer Gruppe zugeordnet werden. Falls dabei ein

Benutzer noch nicht im VMS vorhanden ist wird er

zuerst automatisch angelegt und dann der

gewünschten Gruppe zugeordnet. Durch den CSV-

Export (Herunterladen) können die Benutzerdaten

der Gruppenmitglieder als CSV-Datei

heruntergeladen werden. CSV-Dateien können

auch in viele andere Anwendungen importiert

bzw. aus diesen exportiert werden. Dadurch wird

ein schneller und einfacher Datenaustausch

zwischen unterschiedlichen Anwendungen

möglich.

Der Import und Export von CSV-Dateien steht nur

System- und Mandantenadministratoren, sowie

Gruppenleitern mit entsprechenden Rechten zur

Verfügung.

Gruppendaten

filtern und

durchblättern:

Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur

Verfügung, um die vorhandenen Gruppendaten zu


Weitere

Filtermöglichkeiten:

Innerhalb der Gruppeninfornation stehen Ihnen

die Check-Boxen „Anwesende Teilnehmer

ausblenden“ und „Teilnehmer mit „Zutritt

verweigern“ ausblenden“ zur Verfügung. In einer

laufenden vitero Sitzung haben Sie darüber z. B.

die Möglichkeit schnell und einfach zu prüfen, wer

sich schon eingeloggt hat bzw. noch fehlt.

http://localhost/vitero/content/help/vms/teamcsv.htm



http://localhost/vitero/content/help/vms/teamfilter.htm






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Gruppenmitgliedertabelle

Hier finden Sie eine tabellarische Liste der Gruppenmitglieder mit weiteren

Informationen wie PC Statusanzeige, Vor- und Nachnamen,

Benutzernamen, Firma, Foto (sofern hinterlegt), E-Mail, Rolle und ob der

jeweilige Teilnehmer die Berechtigung hat, den virtual team room zu

betreten. Durch Anklicken der unterstrichenen Spaltenüberschriften werden

die Mitglieder nach dem jeweiligen Kriterium sortiert. Eine detaillierte

Beschreibung der einzelnen Spalten finden Sie im Folgenden.

PC

Die Spalte "PC" enthält den sogenannten "PC-Status" der einzelnen

Gruppenmitglieder. Dieser zeigt an, ob vitero reibungslos funktioniert oder

ob technische Probleme bei einem Gruppenmitglied auftraten, so dass bei

Bedarf gezielt technische Unterstützung geleistet werden kann. Als

System- oder Mandantenadministrator, Gruppenleiter oder Named

Moderator haben Sie die Möglichkeit, den "PC-Status" eines

Gruppenmitgliedes zu ändern. Administratoren haben zudem die

Möglichkeit Anmerkungen zum PC-Status hinzuzufügen, um z. B.


griffbereit zu haben. Teilnehmer und Assistenten können jeweils nur den

eigenen PC-Status sehen und ändern. Um den PC-Status zu ändern, klicken

Sie auf das jeweilige Symbol in der Spalte PC. Daraufhin öffnet sich ein

neues Fenster, in dem Sie zwischen den Stati "Keine Information" ( ),

"Problem" ( ) und In Ordnung ( ) wählen und als System- oder

Mandantenadministrator zusätzliche Notizen speichern können.

Bitte beachten Sie: Bei buchbaren Gruppen (Lizenzmodell Corporate

Room) haben Sie beim Terminanlegen die Möglichkeit nur Teilnehmern,

deren PC Status auf „In Ordnung“ gesetzt ist, den Zutritt zum virtual team

room zu erlauben (siehe 7.3 Termin anlegen). Bei personenbezogenen

Gruppen (Lizenzmodell Named Moderator) ist diese Option nicht verfügbar.

Nachname

In der Spalte "Nachname" wird der Nachname des jeweiligen

Gruppenmitgliedes angezeigt. Wenn Sie auf einen Nachnamen klicken, wird

die Seite "Benutzerinformation" mit den persönlichen Daten des jeweiligen

Gruppenmitgliedes angezeigt. Ausgenommen von dieser Anzeige sind

selbstverständlich das Passwort des jeweiligen Benutzers, sowie seine

Spracheinstellung, sein PC-Status mit Notizen, sein personenbezogener

Raum (optional, nur bei Lizenzmodell Named Moderator) und die gewählte

Zeitzone. Als System- oder Mandantenadministrator können Sie bis auf das




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Passwort alle Daten eines anderen Teilnehmers einsehen.

Systemadministratoren können zudem die Daten aller Benutzer auf dem

VMS Server editieren. Mandantenadministratoren dürfen nur die Benutzer

bearbeiten, die ausschließlich Ihrem eigenen Mandanten (und keinem

weiteren) zugewiesen sind. Ihre eigenen Daten können Sie in jedem Fall

editieren.

Hinweis: Bei Named Moderatoren (Benutzer mit einem

personenbezogenen Raum) kann der Nachname und der Vorname nicht

geändert werden.

Vorname

Die Spalte "Vorname" enthält den Vornamen des entsprechenden

Gruppenmitgliedes.

Benutzername

Die Spalte "Benutzername" enthält den Benutzernamen des

entsprechenden Gruppenmitgliedes. Der Benutzername wird zusammen

mit dem Passwort für die Anmeldung im VMS benötigt.

Firma

Die Spalte "Firma" enthält den Namen des Unternehmens, für das ein

Gruppenmitglied tätig ist. Der Eintrag im Feld "Firma" ist kein Pflichteintrag

und kann deshalb auch leer sein.

Foto

In der Spalte "Foto" wird das Standard Avatarfoto des jeweiligen

Gruppenmitglieds angezeigt. Wenn kein Foto hochgeladen wurde, wird eine

graue Silhouette angezeigt.

E-Mail

In der Spalte "E-Mail" wird die E-Mail-Adresse des Gruppenmitglieds

angezeigt. Durch Klick auf eine E-Mail-Adresse können Sie eine Mail an ein

einzelnes Mitglied schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard E-

Mail-Programm.

Rolle

In der Spalte Rolle sehen Sie die gruppenspezifischen Rollen, die den

einzelnen Mitgliedern in der Gruppe zugewiesen sind. Als Gruppenleiter,

System- oder Mandantenadministrator können Sie die Rolle eines

Gruppenmitglieds ändern, indem Sie auf die entsprechende

Rollenbezeichnung klicken. Es stehen die Rollen Teilnehmer, Assistent,

Gruppenleiter und ggf. Zuschauer (bei Lizenzierung von vitero

audience) zu Auswahl. Durch die verschiedenen Rollen werden die




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Benutzerrechte festgelegt, die die einzelnen Gruppenmitglieder im virtual

team room, beim Zugriff auf die Gruppenordner und auch auf die Gruppe

selbst haben.

Die Rolle „Named Moderator“ (nur bei Verwendung des entsprechenden

Lizenzmodells verfügbar) nimmt dabei einen Sonderstatus ein, da sie nicht

in der Gruppenverwaltung, sondern ausschließlich über die

Benutzerverwaltung (siehe auch 0 Benutzerverwaltung) zugewiesen

werden kann.

Wird ein Benutzer die Rolle „Named Moderator“ zugewiesen, wird

automatisch eine neue Gruppe mit eine personenbezogenen virtual team

room für diesen Benutzer angelegt. Die Rolle „Named Moderator“ kann

dabei nur einmal innerhalb einer Gruppe vorkommen und ein Benutzer

kann auch nicht in mehreren Gruppen Named Moderator sein. Die

einzelnen Rollen haben folgende Rechte:

Gruppenleiter: Der Gruppenleiter hat volle Zugriffsrechte auf die

Gruppenordner, d.h. er kann Ordner und Dateien

anlegen, umbenennen und löschen. Auf die Gruppe

selbst hat der Gruppenleiter eingeschränkten

Zugriff, d.h. er darf Benutzer aus der Gruppe

entfernen und die Rollen der einzelnen

Gruppenmitglieder ändern, er kann die Gruppe

jedoch nicht löschen. Falls die entsprechenden

Rechte beim Anlegen der Gruppe festgelegt wurden,

darf der Gruppenleiter auch neue Benutzer im Vitero

Management System anlegen, Teilnehmer zu seiner

Gruppe hinzufügen und Termine für die Gruppe

buchen.

Im Gegensatz zu Teilnehmern und Zuschauern

haben Gruppenleiter auch im virtual team room

erweiterte Zugriffsrechte: Sie können dort z. B. die

Einstellungen ändern, die den gesamten virtual

team room und somit auch die anderen

Sitzungsteilnehmer betreffen (wie Stuhlanzahl,

Anlegen von Nebenräumen, etc.).

Bei Lizenzierung von vitero audience sehen, neben

den Adminstratoren, nur Gruppenleiter die

Textchatbeiträge der Zuschauer. Außerdem können

Gruppenleiter andere Teilnehmer dauerhaft aus dem




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virtual team room entfernen und sich jederzeit

Zugriff auf den Moderatorplatz verschaffen.

Named Moderator

(nicht zuweisbar):

Der Named Moderator hat die gleichen

Zugriffsrechte wie der Gruppenleiter (siehe oben).

Gruppen mit Named Moderator sind nicht buchbar,

sondern verfügen über einen personenbezogenen

virtual team room, der immer dann geöffnet ist,

wenn der Named Moderator darin anwesend ist. Die

Rolle Named Moderator ist nur bei Verwendung des

entsprechenden Lizenzmodells verfügbar und kann

in der Gruppenverwaltung nicht zugewiesen

werden, sondern wird ausschließlich über die

Benutzerverwaltung vergeben (siehe auch 0

Benutzerverwaltung). Im Gegensatz zu den anderen

Rollen, die mehreren Gruppenmitgliedern

gleichzeitig zugewiesen werden können, kann die

Named-Moderator-Rolle nur einmal pro

personenbezogene Gruppe vergeben werden.

Assistent: Der Assistent hat volle Zugriffsrechte auf die

Gruppenordner (siehe Gruppenleiter). Für die

Gruppe hat er jedoch im Gegensatz zum

Gruppenleiter nur Leserechte, d.h. er kann sich die

Gruppentabelle mit den einzelnen Mitgliedern zwar

anschauen, darf diese aber nicht bearbeiten. Im

virtual team room selber hat der Assistent die

gleichen Rechte wie ein Teilnehmer.

Teilnehmer: Der Teilnehmer hat sowohl bei den Gruppenordnern

als auch bei der Gruppe selbst nur Leserechte, d.h.

er kann z. B. den Inhalt eines Gruppenordners und

die Gruppenmitgliederliste einsehen, darf diese aber

nicht bearbeiten.

Zuschauer: Die Rolle "Zuschauer" ist nur bei Lizenzierung von

vitero audience verfügbar. Zuschauer haben im

Vitero Management System dieselben Rechte wie

Teilnehmer, d.h. Leserechte bei den

Gruppenordnern und der Gruppe selbst. Im

virtual team room haben Zuschauer gegenüber




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den anderen Rollen nur eingeschränkte Rechte:

Sie können bei einem Meeting im virtual team room

zwar zusehen und zuhören, werden jedoch nicht

selbst durch einen Avatar dargestellt und können

dadurch nur begrenzt aktiv an einem Meeting

teilnehmen. Als Feedbackkanal zur Beteiligung an

der Sitzung steht ihnen ein eingeschränkter

Textchat zur Verfügung, der ausschließlich von

Gruppenleitern, Named Moderatoren und

Administratoren gelesen werden kann.

Bitte beachten Sie: Falls zur Anmeldung am virtual team room nur ein

Sitzungscode verwendet wird, ist die Rolle durch diesen festgelegt. Sie

kann dann je nach Buchungseinstellung „Teilnehmer“ oder „Zuschauer“

(bei Lizenzierung von vitero audience) sein und gilt für alle Benutzer die

ausschließlich den Sitzungscode bei der Anmeldung eingeben. Falls Sie

eine Rolle mit erweiterten Zugriffsrechten im virtual team room haben

(Gruppenleiter oder Named Moderator), melden Sie sich ergänzend oder

alternativ zum Sitzungscode mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem

Passwort an.

Zutritt

Die Spalte "Zutritt" gibt an, ob ein Gruppenmitglied die Berechtigung

zum Betreten des virtual team rooms besitzt. Als Gruppenleiter,

Named Moderator, System- oder Mandantenadministrator können Sie

festlegen, ob ein Mitglied dieses Recht haben soll oder nicht. Wählen Sie

hierzu im Drop Down Menü die Einstellung (Zutritt) "erlauben" bzw.

"verweigern" aus.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Gruppenleiter, Named Moderator,

System- oder Mandantenadministrator während einer Sitzung im virtual

team room einen Sitzungsteilnehmer, der der jeweiligen Gruppe

zugewiesen und mit seinem Benutzerkonto angemeldet ist, aus dem Raum

entfernen, können Sie wählen, ob der entsprechende Teilnehmer auch für

die Gruppe gesperrt werden soll. In diesem Fall kann er den virtual team

room solange nicht mehr betreten, bis Sie im VMS den Zutritt wieder

erlauben.

Falls ein Sitzungscode für das Meeting im virtual team room verfügbar ist,

wird dieser durch den Ausschluss jedoch nicht ungültig und kann deshalb

auch von entfernten Teilnehmern noch verwendet werden. Bei streng

vertraulichen Meetings sollte deshalb bei Gruppen mit buchbarem virtual




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team room die Sitzungscodefunktion nicht gebucht werden, so dass nur

Personen mit einem für die Gruppe zugelassenen Benutzerkonto den Raum

betreten können. Bei Gruppen mit Named Moderator und

personenbezogenen Raum (Lizenzmodell Named Moderator) empfiehlt es

sich, ein Sitzungspasswort zu verwenden, um den zutrittsberechtigten

Teilnehmerkreis einzuschränken (siehe auch virtual team room Hilfe).

Aktionen

Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich auf

das einzelne Gruppenmitglied beziehen. Je nachdem welche Rechte Sie

haben, werden Ihnen verschiedene Symbole angezeigt. Wenn Sie ein

Symbol nicht sehen, verfügen Sie nicht über die benötigten Rechte, um die

entsprechende Aktion auszuführen. Die einzelnen Symbole haben folgende

Bedeutung:

Wenn Sie in der Spalte "Aktionen" das Mail Symbol bei einem

bestimmten Gruppenmitglied anklicken, können Sie eine E-Mail an das

ausgewählte, einzelne Gruppenmitglied senden. Die Abwicklung

erfolgt über Ihr Standard E-Mail-Programm.

Bei Lizenzierung von vitero event manager werden die

Zugangslinks für Veranstaltungstermine automatisch in die E-Mail

eingetragen, sobald sich das ausgewählte Gruppenmitglied zu einer

Veranstaltung angemeldet hat.

Durch Anklicken des "Papierkorb" Symbols bei einem bestimmten

Gruppenmitglied können Gruppenleiter, Named Moderatoren sowie

System- und Mandantenadministratoren den entsprechenden

Benutzer aus der Gruppe entfernen. Ein Named Moderator kann nicht

aus seiner personenbezogenen Gruppe entfernt werden.

Bitte beachten Sie: Der Benutzer ist in diesem Fall immer noch im

VMS vorhanden, er wird nur aus der jeweiligen Gruppe entfernt. Als

System- oder Mandantenadministrator können Sie den Benutzer in

der Benutzerverwaltung auch endgültig aus dem VMS löschen.

Gruppenleitern steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung.

Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Benutzer gleichzeitig

auszuwählen und zu entfernen. Dazu steht Ihnen in der ersten Spalte

der Tabelle eine Massenoperation zur Verfügung, die Sie dafür nutzen

können.




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6.2 Gruppendaten filtern und durchblättern

Sowohl auf der Seite "Gruppen und Mitglieder" als auch auf der Seite

"Gruppeninformationen" stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur

Verfügung, die angezeigten Daten (Gruppendaten bzw.

Gruppenmitgliederdaten) zu filtern und durchzublättern.

Daten durchblättern

Auf einer "Seite" (Ansicht) der Gruppenverwaltung sehen Sie max. 50

Datensätze (von Gruppen oder Gruppenmitgliedern). Dieser Wert ist

voreingestellt und unveränderbar. Sind mehr als 50 Datensätze im System

hinterlegt, so gelangen Sie auf die folgenden Seiten entweder durch die

direkte Eingabe der gewünschten Seitenzahl oder durch das Durchblättern

der einzelnen Seiten.

Mit den einfachen Pfeilen links und rechts der Seitenzahlen können Sie

seitenweise zurück- bzw. vorblättern. Mit den Strichpfeilen links und

rechts außen gelangen Sie zur ersten bzw. letzen Seite.

Um auf eine bestimme Seite zu springen, geben Sie die Seitenzahl in

das Kästchen neben "Gehe zu Seite:" ein und klicken Sie auf den

"Aktualisieren" ( ) Button:

Die neue Seite wird geladen (im Beispiel Seite 3). Die Seite, auf der Sie

sich dann befinden, wird im Feld hinter "Gehe zu Seite:" und in der

Seitenzahlanzeige zwischen den Pfeilen zum Durchblättern links neben der

Gesamtzahl aller Seiten angezeigt ( )

Im Beispielbild befindet sich der Benutzer auf Seite 3 bei einer Gesamtzahl

von 188 Seiten.

Gruppenliste filtern (Seite "Gruppen und Mitglieder")

Suchfunktion

Nutzen Sie die Suchfunktion um auf der Seite "Gruppen und Mitglieder"

eine bestimmte Gruppe zu finden. Geben Sie den Gruppennamen oder

einen Namensteil in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den "Suchen"

Button.




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Anschließend wird Ihnen das Suchergebnis mit der Anzahl der Treffer und

dem angewandten Suchfilter angezeigt. Um wieder auf die ungefilterte

Gesamtübersicht aller Gruppendaten zu gelangen, klicken Sie auf den

Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie auch, dass eine Änderung des

Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im Feld "Suchbegriff" eine erneute

Suche in allen Datensätzen auslöst.

Filterung nach Mandanten

(nur Systemadministrator und Benutzer mit mehreren Mandanten)

Systemadministratoren oder Benutzer, die mehreren Mandanten

zugewiesen sind, können zudem eine Filterung der Gruppenliste nach

Mandanten vornehmen:

Geben Sie wie oben beschrieben einen Suchbegriff in die Maske ein. Nun

können Sie zusätzlich eine zweite Filterung nach Mandanten vornehmen.

Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü den gewünschten Mandanten aus

(Standardeinstellung: Suche in allen Mandanten). Die Suche findet nun

ausschließlich innerhalb der Gruppen des gewählten Mandanten statt.

Selbstverständlich können Sie auch in umgekehrter Reihenfolge filtern, d.h.

zuerst den Mandanten auswählen und danach den Suchbegriff eingeben.

Bitte beachten Sie, dass durch Anklicken des "Zurücksetzen" Buttons alle

Filtereinstellungen zurückgesetzt werden.

Filterung nach Räumen (optional)

Wenn in der Gruppenliste die Spalte Raum angezeigt wird, da sowohl

buchbare (Lizenzmodell Corporate Room) als auch personenbezogene

(Lizenzmodell Named Moderator) Räume vorhanden sind, können Sie die

Liste bzw. Ihre Suche auch zusätzlich nach der jeweiligen Raumart filtern.

Die Funktionsweise entspricht dabei der Filterung nach Mandanten (siehe

oben).

Hinweis: eine Filterung bzw. Suche findet auch dann im gesamten

Datensatz statt, wenn Sie zuvor auf eine bestimmte Seite gesprungen sind




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bzw. auf eine bestimmte Seite geblättert haben. Eine Suche innerhalb einer

bestimmten Seite ist nicht möglich. Hierfür benutzen Sie bitte die

entsprechende Funktion des Browsers. Bei Internet Explorer und Firefox

können Sie die Browsersuchfunktion über die Tastenkombination: Strg + f

(Windows PC) bzw. ctrl + f (Apple Mac) starten.

Gruppenmitgliederliste filtern (Seite "Gruppeninformation")

Suchfunktion

Auf der Seite "Gruppeninformation" können Sie die Daten eines

bestimmten Gruppenmitglieds über dessen Nachnamen, Vornamen,

Benutzernamen, Firma oder E-Mail-Adresse finden. Wählen Sie dazu

zunächst aus dem Drop-Down-Menü hinter "Suchen in:" das gewünschte

Attribut aus und geben Sie dann in das Feld "Suchbegriff" die

korrespondierende Bezeichnung ein. Klicken Sie auf den Button "Suchen",

um die Suche zu starten:


dem angewandten Suchfilter angezeigt.

Um wieder auf die ungefilterte Gesamtübersicht aller Benutzerdaten zu

gelangen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie

auch, dass eine Änderung des Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im

Feld "Suchbegriff" eine erneute Suche in allen Datensätzen auslöst. Eine

doppelte (d.h. hintereinander stattfindende) Filterung nach den "Suchen

in:" Attributen ist nicht möglich.

Veranstaltungsanmeldungen

Sobald Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung für eine Gruppe

gebucht wurden, kann die Gruppenliste zusätzlich auch nach Anmeldungen

für die jeweiligen Termine gefiltert werden. Dazu wird ein weiteres Drop-

Down-Menü in der Filterleiste eingeblendet. Über dieses können Sie

einstellen, ob „Alle Mitglieder“ angezeigt werden (Standardeinstellung)

oder nur diejenigen, die sich zu einem bestimmten Veranstaltungstermin

angelmeldet haben.




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6.3 Benutzer zur Gruppe zuordnen

Über das "Benutzerzuordnung" Symbol ( ) können Sie einer bereits

bestehenden Gruppe weitere Teilnehmer hinzufügen bzw. Teilnehmer aus

einer bestehenden Gruppe entfernen. Durch Anklicken öffnet sich die Seite

"Benutzerzuordnung" der gewählten Gruppe. Es stehen zwei Reiter zur

Verfügung, "Benutzer zur Gruppe hinzufügen" und "Benutzer aus Gruppe

entfernen". Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter "Benutzer

zur Gruppe hinzufügen". Wenn Sie sich informieren möchten, welche

Benutzer bereits Mitglied der Gruppe sind, klicken Sie auf den zweiten

Reiter. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Gruppenmitglieder.

Benutzer zur Gruppe hinzufügen

Hier sehen Sie alle Benutzer, die Sie Ihrer Gruppe zuweisen können. Wie in

der Gruppenverwaltung stehen Ihnen auch hier die Blätter- und

Suchfunktionen zur Verfügung, um einen bestimmten Benutzer zu finden.

Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, setzten Sie ein Häkchen

unter "Zuordnen" in die Zeile des Benutzers, welcher der Gruppe

zugeordnet werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie

mehrere Benutzer auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den

Button "Benutzer hinzufügen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite

wechseln, da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite zugewiesen

werden können. Nach Klick auf den Button "Benutzer hinzufügen" wird eine

Bestätigungsmeldung angezeigt.

Benutzer aus Gruppe entfernen

Im zweiten Reiter können Sie die zugewiesenen Gruppenmitglieder wieder

aus der Gruppe entfernen. Auch hier können Sie den gewünschten

Teilnehmer mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden. Setzen Sie einen

Haken unter "Entfernen" in der Zeile des Teilnehmers, der aus der Gruppe

entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen setzen um diverse

Teilnehmer gleichzeitig zu entfernen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den

Button "Benutzer entfernen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite

wechseln, da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite entfernt

werden können. Nach Klick auf den Button "Benutzer entfernen" wird eine


Hinweis: Bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator kann der

Named Moderator selbst nicht aus seiner personenbezogenen Gruppe




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entfernt werden, da diese immer eindeutig einem bestimmten Benutzer

zugeordnet ist. Stattdessen kann die Named-Moderator-Rolle in der

Benutzerverwaltung gelöscht werden. In diesem Fall wird dann auch die

personenbezogene Gruppe gelöscht.

6.4 CSV-Dateien verwenden

In der Gruppenverwaltung stehen Ihnen die Funktionen zum Hochladen

und Herunterladen von CSV-Dateien nur als System- bzw.

Mandantenadministrator oder Gruppenleiter bzw. Named Moderator mit

den entsprechenden Rechten zur Verfügung. Durch das Hochladen einer

CSV-Datei in eine bestimmte Gruppe können Sie dieser Gruppe mehrere

Benutzer gleichzeitig zuordnen. Sind diese Benutzer noch nicht im VMS

vorhanden, werden sie neu angelegt. Bereits bestehende Benutzer werden

nur der entsprechenden Gruppe zugeordnet. Insbesondere wenn Sie viele

neue Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen möchten, empfiehlt es sich den

CSV-Upload zu nutzen, da es sonst sehr zeitaufwändig ist, jeden Benutzer

einzeln anzulegen, bevor er der Gruppe zugeordnet werden kann.

Des Weiteren können Sie auch eine Liste mit den Daten der Mitglieder

einer bestimmten Gruppe als CSV-Datei herunterladen. Da das CSV

Format auch von vielen anderen Anwendungen erzeugt und gelesen

werden kann, können Sie den CSV-Download z. B. verwenden, um die

Daten von den Mitgliedern einer bestimmten Gruppe in eine andere

Anwendung, die das CSV-Format unterstützt, zu übertragen.

Eine genaue Beschreibung zum Erstellen einer CSV-Datei, sowie Beispiele

finden Sie unter dem Punkt CSV-Dateien bzw. CSV-Dateien: Beispiele.

CSV-Datei hochladen

Klicken Sie auf der Seite "Gruppen und Mitglieder" zunächst auf den

Gruppennamen der Gruppe, zu der Sie Benutzer per CSV-Datei hinzufügen

möchten. Es öffnet sich die Seite "Gruppeninformationen" mit

verschiedenen Aktionen zum Bearbeiten der ausgewählten Gruppe, sowie

einer Liste der Gruppenmitglieder. Klicken Sie nun oben unter "Aktionen"

auf den Button "CSV-Datei hochladen". Wählen Sie dann über den

"Durchsuchen" Button die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten. Diese

muss im CSV Format gespeichert sein und die unter dem Punkt "CSV-

Dateien erstellen" beschriebenen Formatvorgaben erfüllen. Klicken Sie




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zum Schluss auf den "Speichern" Button um die Datei hochzuladen oder

auf den "Zurück" Button, falls Sie die Datei doch nicht hochladen möchten.

Anmerkungen:

o Für den Upload ins VMS darf eine CSV-Datei maximal 500 Einträge

(d.h. Benutzer) enthalten. Enthält sie mehr als 500 Einträge, so wird

die Datei nur bis zum 500. Eintrag hoch geladen und eine

Fehlermeldung wird ausgegeben.

o Beim Hochladen einer CSV-Datei in eine Gruppe ist es möglich, die

Rolle (Gruppenleiter, Assistent, Teilnehmer, Zuschauer; ausgenommen

ist die Rolle Named Moderator) und den Zutritt zum virtual team room

für einen bereits im VMS vorhandenen und der Gruppe zugeordneten

Benutzer zu ändern. In diesem Fall ist es ausreichend, wenn die E-

Mail-Adresse oder der Benutzername zusätzlich zur Rolle bzw. zum

Zutritt in der CSV-Datei enthalten sind. Im Gegensatz zur Rolle kann

der Zutritt bei neu angelegten oder neu zur Gruppe zugeordneten

Benutzern nicht per CSV-Datei festgelegt werden. Eine Änderung der

Zutrittserlaubnis ist nur bei bestehenden Gruppenmitgliedern

möglich.

o Abgesehen von der Rolle, sofern ein Benutzer nicht Named Moderator

in der jeweiligen Gruppe ist, und dem Zutritt zum virtual team room,

ist es nicht möglich, die Daten eines bereits angelegten Benutzers per

CSV-Datei zu ändern. Der Upload einer CSV-Datei mit dem

Benutzernamen und weiteren Informationen, die vom bereits

angelegten Benutzerprofil abweichen, führt zu einer Fehlermeldung, da

der Benutzername innerhalb einer Domäne mandantenübergreifend

eindeutig sein muss. Wird eine CSV-Datei mit der E-Mail-Adresse und

weiteren vom Benutzerprofil abweichenden Informationen

hochgeladen, so wird ein neuer Benutzer angelegt, da im VMS die E-

Mail-Adresse nicht eindeutig sein muss.




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CSV-Datei herunterladen

Sie können die Daten der Mitglieder einer bestimmten Gruppe als CSV-Datei herunterladen. Klicken Sie dazu auf der Seite

"Gruppeninformationen" der entsprechenden Gruppe auf den Button "CSV-Datei herunterladen" (oben unter "Aktionen"). Es öffnet sich

der Download Dialog Ihres Browsers, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Datei speichern oder direkt öffnen möchten und je nach

Browser auch den Speicherort bestimmen können.

Wenn Sie eine CSV-Datei herunterladen, werden die Filter- und Sucheinstellungen, die Sie zuvor für die Gruppenmitglieder vorgenommen

haben, in die CSV-Datei übernommen. Sie können also wahlweise alle Gruppenmitglieder ungefiltert herunterladen oder die Daten filtern.

Der Dateiname, unter dem die heruntergeladene CSV-Datei standardmäßig abgespeichert wird, gibt Auskunft über die angewandten

Filter.

Er setzt sich wie folgt zusammen: <Jahr>_<Monat>_<Tag>_<Nachname>_<Vorname>_<Gruppenname>_<Filter>.csv

Beispiel: 2010_07_23_Mustermann_Max_Mustergruppe_filteredByEmail.csv;

Das Datum bezieht sich auf den Tag des Downloads; Nachname und Vorname beziehen sich auf den eingeloggten Benutzer, der den

Download gestartet hat. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs "Suchen in:" kann nach Nachname, Vorname, Benutzername, E-Mail oder Firma

gefiltert werden. Bei Lizenzierung von vitero event manager kann optional auch noch nach Veranstaltungstermin gefiltert werden.

Entsprechend wird die Filterung im Dateinamen angegeben:

Filter kein

Filter

Nachname Vorname Benutzername E-Mail Firma Veranstaltungstermin

(optional)

Bezeichnung im

Dateinamen

All filteredBySurname filteredByFirstname filteredByUsername filteredByEmail filteredByCompany FilteredByEvent

(ergänzt durch Datum, Uhrzeit

und Veranstaltungsname)

Anmerkungen:

Beim Herunterladen gibt es keine Beschränkung für die Anzahl der Benutzereinträge. Die Filterung nach Veranstaltungstermin ist auch in

Kombination mit dem Drop-Down-Menü „Suchen in:“ möglich. In diesem Fall werden beide Filtereinstellungen im Dateinamen eingefügt.




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6.5 Neue Gruppe anlegen

Hier können Sie neue buchbare Gruppen anlegen und dabei festlegen,

welche Rechte der Gruppenleiter erhalten soll. Als Systemadministrator

können Sie zusätzlich per Drop-Down-Menü den Mandanten wählen, dem

die Gruppe zugeordnet wird. Geben Sie in das Eingabefeld hinter

"Gruppenname" (Pflichtfeld) den Namen ein, den die buchbare Gruppe

erhalten soll. Zusätzlich können Sie festlegen, welche Rechte für die

Bearbeitung der Gruppe im VMS gelten sollen. Voreingestellt ist, dass der

Gruppenleiter Termine anlegen, Benutzer hinzufügen und auch Benutzer

für diese Gruppe anlegen darf. Klicken Sie auf das jeweilige Häkchen links,

um es zu entfernen, wenn Sie die Rechte des Gruppenleiters einschränken

möchten.

Zudem sind die Inhalte des Gruppenordners im VMS standardmäßig für alle

Gruppenmitglieder sichtbar. Setzen Sie das entsprechende Häkchen, wenn

Sie die Ordnerinhalte vor Mitgliedern mit der Rolle „Teilnehmer“ oder

„Zuschauer“ (nur bei Lizenzierung von vitero audience) verbergen

möchten.

Bei Lizenzierung des Moduls vitero event manager können Sie zusätzlich

noch einstellen, ob Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung (siehe

auch 7.3 Termin anlegen) in der neuen Gruppe öffentlich einsehbar sind.

Öffentliche Veranstaltungstermine können als mandantenspezifische Liste

auf jeder beliebigen Website eingebunden und angezeigt werden und es

wird kein vitero Benutzerkonto für die Teilnahme an der Veranstaltung

benötigt.

Für die Veranstaltungsanmeldung ohne vitero Benutzerkonto ist es zudem

optional möglich ein zusätzliches (Pflicht-)feld (z. B. Firmenname, Branche

oder ähnliches) zu definieren. Beim Anlegen der Gruppe kann dann

ausgewählt werden, ob bzw. welche zusätzliche Information bei der

Anmeldung abgefragt wird. Diese kann in den Gruppeninformationen über

die CSV-Datei mit den Gruppenmitgliedern abgefragt werden (siehe 6.1

Detaillierte Gruppeninformationen).

Bitte beachten Sie, dass die Rollen in einer Gruppe nicht statisch vergeben

werden, sondern später jederzeit geändert werden können (über die

Funktion "Rolle" in den "Gruppeninformationen"). Vom System- oder

Mandantenadministrator können hier auch unter "Konfiguration" ( ) die

oben beschriebenen Rechte für die Gruppe neu festgelegt werden.




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Nachdem Sie auf "Speichern" geklickt haben, wird eine

Bestätigungsmeldung angezeigt und eine neue buchbare Gruppe ist im

Management System vorhanden. Klicken Sie anschließend auf "Schließen",

um weitere Bearbeitungen (Benutzer hinzufügen, Termine buchen, Inhalte

einpflegen, etc.) vorzunehmen. Sie befinden sich jetzt wieder auf der Seite

"Gruppen und Mitglieder" und können Ihre neue angelegte Gruppe z. B.

über die Suchfunktion finden und bearbeiten.

Hinweis: Bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator können

personenbezogene Gruppen nicht über den Button „Neue Gruppe anlegen“

erstellt werden, sondern werden automatisch angelegt, wenn ein Benutzer

die Named-Moderator-Rolle über die Benutzerverwaltung zugewiesen

bekommt (siehe auch 0 Benutzerverwaltung).

6.6 Gruppenkonfiguration

Über das "Gruppenkonfiguration" Symbol ( ) können Sie als System-

oder Mandantenadministrator den Gruppennamen ändern und festlegen,

welche Rechte für die Bearbeitung der Gruppe im VMS gelten sollen. Um

den Gruppennamen zu ändern, löschen Sie den vorherigen und geben Sie

in das Freifeld hinter "Gruppenname" den gewünschten Namen ein.

Die Bearbeitungsrechte können für jede Gruppe im VMS separat vergeben

werden. Das bedeutet, dass z. B. der Gruppenleiter von Team München das

Recht haben kann, neue Teilnehmer hinzuzufügen, der Leiter von Team

Stuttgart jedoch nicht.

Voreingestellt bei buchbaren Gruppen (Lizenzmodell Corporate Room) ist,

dass der Gruppenleiter Termine anlegen, Benutzer hinzufügen und auch

Benutzer für diese Gruppe anlegen darf. Außerdem können alle

Gruppenmitglieder die Inhalte des Gruppenordners im VMS sehen.

Administratoren und Organisatoren können für explizite Gruppen die

Visitenkartenfunktion für Teilnehmer deaktivieren (z.B. aus

datenschutzrechtlichen Gründen). Wenn diese Option für eine Gruppe

aktiviert wurde, dann können die Teilnehmer (Rolle: Teilnehmer,

Zuschauer, Assistent) die Gruppendetails im VMS nicht mehr einsehen und

im vitero Raum selber keine Visitenkarten von anderen Teilnehmern mehr

aufrufen.

Bei Lizenzierung des Moduls vitero event manager können Sie bei

buchbaren Gruppen zusätzlich noch einstellen, ob Veranstaltungstermine




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mit Teilnahmebestätigung (siehe auch 7.3 Termin anlegen) in der

editierten Gruppe öffentlich einsehbar sind. Öffentliche

Veranstaltungstermine können als mandantenspezifische Liste auf jeder

beliebigen Website eingebunden und angezeigt werden und es wird kein

vitero Benutzerkonto für die Teilnahme an der Veranstaltung benötigt.

Meldet sich ein Teilnehmer zu einer öffentlichen Veranstaltung an, dann

wird im Hintergrund automatisiert ein Benutzerkonto angelegt, das in der

Gruppenliste sichtbar ist. Dem Teilnehmer selber liegen aber diese

Benutzerkonto-Daten nicht vor, da er sich ohne Benutzerkonto für eine

öffentliche Veranstaltung angemeldet hat.

Für die Veranstaltungsanmeldung ohne vitero Benutzerkonto ist es zudem

optional möglich ein zusätzliches (Pflicht-)feld (z. B. Firmenname, Branche

oder ähnliches) zu definieren. In der Gruppenkonfiguration kann dann

ausgewählt werden, ob bzw. welche zusätzliche Information bei der

Anmeldung abgefragt wird. Diese kann in den Gruppeninformationen über

die CSV-Datei mit den Gruppenmitgliedern abgefragt werden (siehe 6.1

Detaillierte Gruppeninformationen).

Bei personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named Moderator) sind

die Optionen zum Terminanlegen sowie zum Veröffentlichen von

Veranstaltungsterminen nicht auswählbar, da der zugehörige virtual team

room nicht gebucht wird, sondern immer dann geöffnet ist, wenn der

Named Moderator darin anwesend ist. Die Optionen zum Benutzer

hinzufügen und neu Anlegen sind standardmäßig aktiviert und gelten für

Gruppenleiter und Named Moderator. Die Inhalte des Gruppenordners sind

auch bei personenbezogenen Gruppen standardmäßig für alle

Gruppenmitglieder im VMS einsehbar.

Wenn Sie einzelne Rechte entfernen oder hinzufügen möchten, klicken Sie

auf das jeweilige Häkchen links. Bitte beachten Sie, dass die Rollen in einer

Gruppe nicht statisch vergeben werden, sondern später jederzeit geändert

werden können (über die Funktion "Rolle" in den "Gruppeninformationen").

Die gewählten Einstellungen können mit einem Klick auf "Speichern"

übernommen werden. Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, wenn

die Speicherung erfolgreich war. Durch Anklicken des Buttons "Schließen"

kann die Gruppenkonfiguration geschlossen werden. Bitte beachten Sie,

dass die Einstellungen nicht übernommen werden, wenn die

Gruppenkonfiguration ohne vorheriges Speichern geschlossen wird.




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7 Termine (nur buchbare vitero Gruppen,

Lizenzmodell Corporate Room)

Im Bereich "Termine" können Terminbuchungen für den virtual team room

eingesehen und verwaltet werden. Durch eine Terminbuchung wird beim

Lizenzmodell Corporate Room ein virtual team room für eine bestimmte

buchbare Gruppe reserviert und steht dann im gebuchten Zeitraum allen

Gruppenmitgliedern zur Verfügung. Durch Verwendung eines

Sitzungscodes können zusätzlich auch neue Teilnehmer ohne vitero

Benutzerkonto oder Mitglieder von anderen Gruppen ad hoc zu einem

Meeting eingeladen werden. Ungebuchte Räume können nur von System-

bzw. Mandantenadministratoren und Gruppenleitern einzeln zur

Vorbereitung einer Sitzung betreten werden.

Hinweis: Bei personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named

Moderator) ist eine Raumbuchung nicht nötig, da ihnen dauerhaft ein

virtual team room zugewiesen ist. Dieser ist immer dann geöffnet, wenn

der Named Moderator darin anwesend ist. Auch der Gruppenleiter kann

einen personenbezogenen Raum nicht ohne den Named Moderator

betreten.

Zugriffsrechte

Benutzer ohne Administrationsrechte können im Bereich "Termine" die

Termine der Gruppen, in denen Sie Mitglied sind, einsehen, d.h. ihre

persönlichen Termine. Gruppenleiter von buchbaren Gruppen mit

entsprechenden Rechten haben zudem die Möglichkeit einen neuen

Termin für ihre Gruppe anzulegen oder bestehende Termine ihrer

Gruppe zu bearbeiten.

Nach Wechsel in den "Administrationsbereich" des VMS können

Mandantenadministratoren die Termine der buchbaren Gruppen des

jeweiligen Mandanten einsehen und Termine für diese Gruppen anlegen

und bearbeiten, ohne dass Sie selbst Gruppenmitglied sind.

Systemadministratoren sehen im "Administrationsbereich" die Termine

aller auf dem Server angelegten buchbaren Gruppen und dürfen

Termine für diese anlegen und bearbeiten, unabhängig vom Mandanten

und von der Gruppenzugehörigkeit.




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Ansichten

Der Bereich "Termine" gliedert sich in drei Abschnitte. Für Detailinfos zu

einem Abschnitt klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link in der

Kurzübersicht unten oder links in der Hauptnavigation.

Kalenderansicht: Terminkalender mit Tages-, Wochen- und

Monatsansicht, in dem die für Sie einsehbaren

Termine der buchbaren Gruppen angezeigt werden.


Gruppenleiter von buchbaren Gruppen mit

entsprechenden Rechten können im Kalender auch

Termine bearbeiten und neue Termine anlegen.

Listenansicht: Terminliste, die abhängig von Ihrer Rolle entweder

Ihre persönlichen Termine (Benutzer ohne

Administrationsrechte) oder die Termine aller von

Ihnen administrierten, buchbaren Gruppen enthält.


Gruppenleiter von buchbaren Gruppen mit

entsprechenden Rechten können in der Listenansicht

auch Termine bearbeiten und neue Termine anlegen.

Termin anlegen: Eingabedialog, in dem Sie neue Termine für buchbare

Gruppen anlegen können. Die Seite "Termin anlegen"

ist nur sichtbar, wenn Sie als Gruppenleiter einer

buchbaren Gruppe über das entsprechende Recht

verfügen oder als System- bzw.

Mandantenadministrator eingeloggt sind.




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Symbole

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Symbole,

die in der Kalender- und der Listenansicht des Bereichs "Termine"

verwendet werden.

vitero café: Dieses Symbol wird angezeigt, wenn bei der

Terminbuchung die Option "vitero café" aktiviert

wurde (nur bei Lizenzmodell Corporate Café

verfügbar). Diese Option macht den virtual team

room zu einem offenen Treffpunkt für spontane

Meetings (ähnlich wie bei einem Café in der realen

Welt). In einem vitero café Raum stehen Ihnen 40

Nebenräume zur Verfügung, in die sich einzelne

Untergruppen zurückziehen können.

ganztägig: Dieses Symbol wird angezeigt, wenn eine Buchung 24

Stunden oder länger dauert.

Terminserie: Dieses Symbol wird bei Serienterminen angezeigt.

Bearbeiten: Wenn Sie über die benötigten Rechte verfügen, um

einen Termin zu bearbeiten, wird dieses Symbol

angezeigt. Bei einer Terminserie können Sie nach

Klick auf das Symbol auswählen, ob Sie die gesamte

Serie oder nur einen Einzeltermin bearbeiten

möchten.

Löschen: Wenn Sie einen Termin löschen dürfen, wird dieses

Symbol angezeigt. Bei einer Terminserie können Sie

nach Klick auf das Symbol auswählen, ob Sie die

gesamte Serie oder nur einen Einzeltermin löschen

möchten.




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7.1 Kalenderansicht

In der Kalenderansicht werden abhängig von Ihren Rechten im VMS

entweder nur die Termine der buchbaren Gruppen, in denen Sie selbst

Mitglied sind, angezeigt (im "Benutzerbereich" des VMS) oder die Termine

aller von Ihnen administrierten buchbaren Gruppen (im

"Administrationsbereich", verfügbar für System- und

Mandantenadministratoren).

Bitte beachten Sie: Falls Sie ad hoc per Sitzungscode zum Termin einer

buchbaren Gruppe eingeladen werden, der Sie nicht zugewiesen sind und

die auch nicht von Ihnen administriert wird, wird dies nicht in Ihrem

Terminen im VMS angezeigt.

Auch Termine von personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named

Moderator) werden in der Kalenderansicht nicht angezeigt, da sie nicht

gebucht werden können, sondern immer dann geöffnet sind, wenn der

Named Moderator darin anwesend ist. Die Terminvereinbarung bei diesen

Gruppen erfolgt am besten einfach per Mail (z. B. mit dem vitero Outlook

Add-in (optional, siehe vitero Outlook Add-in Hilfe)).

Filter- und Bearbeitungsfunktionen

Im oberen Bereich der Kalenderansicht finden Sie verschiedene

Filtermöglichkeiten. Als System- bzw. Mandantenadministrator oder

Gruppenleiter einer buchbaren Gruppe mit den entsprechenden Rechten

steht Ihnen über dem Kalender zusätzlich die Bearbeitungsfunktion

"Termin anlegen" zur Verfügung. Wenn Sie mit der linken Maustaste auf

den Button "Termin anlegen" klicken, gelangen Sie zu einem

Eingabedialog, in dem Sie neue Termine erstellen können. Detailinfos dazu

finden Sie in dieser Hilfe unter "Termin anlegen".

Die folgenden Filtermöglichkeiten stehen Ihnen in der Kalenderansicht zur

Verfügung:

Anzeigezeit ab:

(nur bei Wochen-

und Tagesansicht)

In diesem Drop-Down Menü können Sie in der

Wochen- und Tagesansicht des Kalenders einstellen,

mit welcher Uhrzeit die Kalenderanzeige beginnen

soll. Wählen Sie hier z. B. 8:00 Uhr, werden im

Kalender die Abschnitte 0:00 bis 7:00 Uhr

ausgeblendet.




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Mandantenfilter: Über das Drop-Down Menü "Mandantenfilter:"

können Sie einstellen, ob nur die Termine eines

bestimmten oder die Termine aller für Sie

verfügbaren Mandanten im Kalender angezeigt

werden sollen. Systemadministratoren können dabei

nach allen im VMS angelegten Mandanten filtern.

Benutzer ohne Administrationsrechte können nur die

Mandanten als Filter auswählen, denen sie

zugewiesen wurden. Wenn Sie als

Mandantenadministrator eingeloggt sind, steht Ihnen

diese Filtermöglichkeit nicht zur Verfügung, da Sie

dann bereits beim Wechsel in den

Administrationsbereich einen bestimmten Mandanten

auswählen müssen, den Sie administrieren möchten.

Entsprechend sehen Sie dann auch nur die Termine

dieses Mandanten im Kalender.

Gruppenfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die

Terminanzeige im Kalender nach einer bestimmten

Gruppe filtern. System- und

Mandantenadministratoren können dabei nach allen

von Ihnen administrierten, buchbaren Gruppen

filtern. Benutzer ohne Administrationrechte können

nur die buchbaren Gruppen als Filter auswählen, in

denen Sie selbst Mitglied sind. Falls ein Benutzer

keiner buchbaren Gruppe zugewiesen ist und auch

nicht über Administrationsrechte verfügt, wird der

Gruppenfilter nicht angezeigt.

Modulfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die

Termine abhängig von einem bestimmten Modul

filtern (z. B. zeige mir alle Termine, die mit Audience

gebucht sind). Dieser Filter steht nur

Systemadministratoren, Mandantenadministratoren

und Organisatoren zur Verfügung.

Anzeigezeitraum

(Tag, Woche,

Monat)

Rechts oben im Kalender können Sie zwischen der

Tages-, Wochen oder Monatsansicht wählen. Klicken

Sie dazu einfach mit der linken Maustaste auf den

entsprechenden Link ("Tag", "Woche" oder "Monat").




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Die Blättermöglichkeit links oben im Kalender ändert

sich, je nachdem welche Ansicht Sie ausgewählt

haben. Bei der Tagesansicht können Sie die einzelnen

Tage durchblättern, bei der Wochenansicht die

Kalenderwochen und bei der Monatsansicht die

Monate.

Wenn Sie den Kalender neu öffnen, gelangen Sie zur Wochenansicht der

aktuellen Kalenderwoche. Den Anzeigezeitraum können Sie wie im

entsprechenden Abschnitt oben beschrieben umstellen, dabei steht Ihnen

eine Tages-, Wochen- oder Monatsansicht zur Verfügung. In jeder Ansicht

ist der aktuelle Tag gelb hinterlegt.

Tages- und Wochenansicht

Die Tages- und Wochenansicht ist in Abschnitte für die einzelnen Stunden

aufgeteilt. Jede Stunde wird durch die gestrichelten und gepunkteten Linien

nochmals in Viertelstunden unterteilt. Als System- oder

Mandantenadministrator sehen links im grauen Bereich neben jedem

Viertelstundenabschnitt noch die Anzahl der freien buchbaren Räume

(Lizenzmodell Corporate Room). Sinkt die Raumanzahl auf "0" wird der

Hintergrund des entsprechenden Abschnitts rot eingefärbt. Dies bedeutet,

dass zu diesem Zeitpunkt alle buchbaren Räume belegt sind und keine

neuen vitero Termine mehr angelegt werden können.

Zeiträume in denen Termine gebucht sind, werden durch blaue Kästchen

markiert. In den Kästchen wird für jeden Termin im entsprechenden

Zeitraum die Beginn- und Endzeit sowie der Gruppenname angezeigt.

Durch Klick auf eine Terminbezeichnung gelangen Sie zur Detailansicht des

jeweiligen Termins. Dort können Sie die einzelnen Buchungsoptionen

einsehen oder auch bearbeiten, wenn Sie über die benötigten Rechte

verfügen. Bei Terminen, die Sie bearbeiten und löschen dürfen, sehen Sie

die entsprechenden Symbole ( , ) auch im Kalender rechts neben der

Terminbezeichnung. Detaillierte Informationen zur Bedeutung der Symbole

und zu den Zugriffsrechten finden Sie in dieser Hilfe unter "Termine".

Sollten sich zu einem bestimmten Zeitpunkt soviele Termine

überschneiden, dass nicht jeder einzeln im entsprechenden Kästchen

aufgelistet werden kann, wird das Symbol [...] angezeigt. Wenn Sie darauf

klicken gelangen Sie zur Listenansicht, in der alle Termine des jeweiligen

Tages einzeln aufgelistet sind.




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Ganztägige Termine und vitero café Buchungen, bei denen ein Raum

meist über mehrere Tage reserviert wird, werden im oberen Bereich des

Kalenders als Querbalken dargestellt. Es werden maximal fünf Balken

angezeigt. Wenn mehr ganztägige oder vitero café Termine vorhanden

sind wird im untersten Balken wieder das Symbol [...] eingeblendet, mit

dem Sie zur Listenansicht gelangen.

Monatsansicht

Die Monatsansicht ist in Abschnitte für die einzelnen Tage untergliedert.

Sind Termine vorhanden, werden in den Tagesabschnitten die

Terminbezeichnungen und ggf. die Bearbeiten- und Löschen-Symbole

angezeigt. Sollten an einem Tag soviele Termine stattfinden, dass sie nicht

alle im entsprechenden Abschnitt dargestellt werden können, wird wie bei

der Tages- und Wochenansicht das Symbol [...] angezeigt, mit dem Sie zur

Listenansicht des jeweiligen Tages gelangen.

Aufgrund des begrenzten Platzes werden ganztägige Termine und vitero

café Buchungen nur durch die entsprechenden Symbole ( , , siehe

auch "Termine") oben in einem Tagesabschnitt dargestellt. Wenn Sie auf

diese Symbole klicken, wechseln Sie zur Tagesansicht, in der die

entsprechenden Termine detaillierter angezeigt werden.

7.2 Listenansicht

In der Listenansicht werden abhängig von Ihren Rechten im VMS entweder

nur die Termine der buchbaren Gruppen, in denen Sie selbst Mitglied sind,

angezeigt (im "Benutzerbereich" des VMS) oder die Termine aller von

Ihnen administrierten buchbaren Gruppen (im "Administrationsbereich",

verfügbar für System- und Mandantenadministratoren).

Hinweis: Administratoren und Organisatoren können innerhalb der

Listenansicht der Termine eine CSV-Datei herunterladen.

Bitte beachten Sie: Falls Sie ad hoc per Sitzungscode zum Termin einer

Gruppe eingeladen werden, der Sie nicht zugewiesen sind und die auch

nicht von Ihnen administriert wird, wird dies nicht in Ihrem Terminen im

VMS angezeigt.

Auch Termine von personenbezogenen Gruppen (Lizenzmodell Named

Moderator) werden in der Listenansicht nicht angezeigt, da sie nicht

gebucht werden können, sondern immer dann geöffnet sind, wenn der




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Named Moderator darin anwesend ist. Die Terminvereinbarung bei diesen

Gruppen erfolgt am besten einfach per Mail (z. B. mit dem vitero Outlook

Add-in (optional, siehe vitero Outlook Add-in Hilfe)).

Filter- und Bearbeitungsfunktionen

Im oberen Bereich der Listenansicht finden Sie verschiedene

Filtermöglichkeiten. Als System- bzw. Mandantenadministrator oder

Gruppenleiter einer buchbaren Gruppe mit den entsprechenden

Rechten steht Ihnen über der Terminliste zusätzlich die

Bearbeitungsfunktion "Termin anlegen" zur Verfügung. Wenn Sie mit der

linken Maustaste auf den Button "Termin anlegen" klicken, gelangen Sie zu

einem Eingabedialog, in dem Sie neue Termine erstellen können.

Detailinfos dazu finden Sie in dieser Hilfe unter "Termin anlegen".

Die folgenden Filtermöglichkeiten stehen Ihnen in der Listenansicht zur

Verfügung:

Zeitraum und

Blättern:

Im Drop-Down Menü "Zeitraum:" können Sie den

Anzeige-Zeitraum für die Terminliste einstellen.

Ober- bzw. unterhalb der Tabelle, haben Sie je nach

gewählter Einstellung noch die Möglichkeit die

Terminliste durchzublättern. Die Blättermöglichkeit

wird dabei dem gewählten Zeitraum angepasst.

Wählen Sie also z. B. den Zeitraum "1 Monat" können

Sie die einzelnen Kalendermonate durchblättern, bei

der Wahl von "1 Woche" sind es die Kalenderwochen.

Mandantenfilter: Über das Drop-Down Menü "Mandantenfilter:"

können Sie einstellen, ob nur die Termine eines

bestimmten oder die Termine aller für Sie

verfügbaren Mandanten in der Terminliste angezeigt

werden sollen. Systemadministratoren können dabei

nach allen im VMS angelegten Mandanten filtern.

Benutzer ohne Administrationsrechte können nur die

Mandanten als Filter auswählen, denen sie

zugewiesen wurden. Wenn Sie als

Mandantenadministrator eingeloggt sind, steht Ihnen

diese Filtermöglichkeit nicht zur Verfügung, da Sie

dann bereits beim Wechsel in den

Administrationsbereich einen bestimmten Mandanten




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auswählen müssen, den Sie administrieren möchten.

Entsprechend sehen Sie dann auch nur die Termine

dieses Mandanten in der Liste.

Gruppenfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die

Listenansicht nach den Terminen einer bestimmten

buchbaren Gruppe filtern. System- und

Mandantenadministratoren können dabei nach allen

von Ihnen administrierten, buchbaren Gruppen

filtern. Benutzer ohne Administrationsrechte können

nur die buchbaren Gruppen als Filter auswählen, in

denen Sie selbst Mitglied sind.

Modulfilter: Über dieses Drop-Down Menü können Sie die

Termine abhängig von einem bestimmten Modul

filtern (z. B. zeige mir alle Termine, die mit Audience

gebucht sind). Dieser Filter steht nur

Systemadministratoren, Mandantenadministratoren

und Organisatoren zur Verfügung.

Serientermine

ausblenden:

Wenn Sie das Häkchen in dieser Checkbox setzen,

werden Serientermine und Termine die 24 Stunden

oder länger dauern (vitero café und ganztägige

Termine) ausgeblendet.

Terminliste

Die Terminliste bietet Ihnen einen Überblick über die Termine, die den

oben beschriebenen Filtereinstellungen entsprechen und die Sie aufgrund

Ihrer Zugriffsrechte einsehen oder bearbeiten dürfen. Die Liste ist in zwei

Abschnitte unterteilt. Im oberen Abschnitt (Symbol: ) stehen ganz-

oder mehrtägige Termine, also vitero café Buchungen und Termine die 24

h oder länger dauern. Im Abschnitt darunter sind alle Termine aufgelistet,

die stundenweise gebucht wurden, also Einzeltermine und Serientermine,

die nicht den ganzen Tag dauern.

Die angezeigten Termine sind standardmäßig aufsteigend nach Datum und

Uhrzeit sortiert. Sie können die Sortierung ändern, in dem Sie auf eine

unterstrichene Spaltenüberschrift der Terminliste klicken. Daraufhin wird




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nach der ausgewählten Spalte sortiert. Im Folgenden finden Sie eine

Beschreibung der einzelnen Spalten.

Art

In der Spalte "Art" werden spezielle Terminarten durch ein Symbol

gekennzeichnet. Dazu zählen ganztägige Termine ( ), vitero café

Buchungen ( ) und Serientermine ( ). Detaillierte Informationen zu

Bedeutung der einzelnen Symbole finden Sie in dieser Hilfe unter

"Termine". Bei einem standardmäßigen, stundenweise gebuchten Termin

ist die Spalte leer.

Zeit

In dieser Spalte wird der Zeitraum (Datum und Uhrzeit) angezeigt, in dem

ein Termin stattfindet. Wenn Sie auf den Zeitraum eines Termins klicken

gelangen Sie zur Detailansicht, in der Sie die Einstellungen des

angeklickten Termins einsehen können oder auch bearbeiten dürfen, falls

Sie über die benötigten Rechte verfügen (siehe auch "Termine", Abschnitt

"Zugriffsrechte").

Dauer

In dieser Spalte sehen Sie, wie lange ein Termin dauert. Bei Terminen, die

nicht länger als 24 Stunden dauern, wird die Dauer in Minuten angezeigt.

Bei ganz- oder mehrtägigen Terminen wird die Art der Wiederholung

angezeigt (z. B. "täglich" oder "einmalig").

Gruppe

Hier wird der Name der Gruppe angezeigt für die ein Termin gebucht ist.

Veranstaltungsname

Hier wird der Veranstaltungsname der Gruppe angezeigt, sofern dieser bei

der Terminbuchung angegeben wurde.

Sessioncode

Hier wird der für den Termin gültige Sitzungscode angezeigt.

Mandant

In dieser Spalte wird der Mandant angezeigt, dem die Gruppe zugeordnet

ist, für die ein Termin angelegt wurde. Die Spalte "Mandant" ist für

Mandantenadministratoren im Administrationsbereich nicht sichtbar, da

sich in diesem Fall alle Daten auf den beim Einloggen gewählten

Mandanten beziehen.

Aktionen

Falls Sie einen Termin bearbeiten dürfen, werden in der Spalte "Aktionen"




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Symbole angezeigt, über die Sie die gewünschte Bearbeitungsfunktion

aufrufen können. Wenn Sie über die benötigten Rechte verfügen, können

Sie einen Termin entweder editieren ( ) oder löschen ( ). Detaillierte

Informationen zur Bedeutung der Aktionsymbole und zu den

Zugriffsrechten finden Sie in dieser Hilfe unter "Termine". Falls keine

Aktionssymbole bei einem Termin angezeigt werden, verfügen Sie

entweder nicht über die entsprechenden Rechte oder der Termin liegt in

der Vergangenheit und darf deshalb nicht mehr bearbeitet werden.

7.3 Termin anlegen

Auf der Seite „Termin anlegen“ können Termine für buchbare Gruppen

angelegt werden. Die Seite kann nur von System- und

Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleitern von buchbaren Gruppen

mit entsprechenden Rechten aufgerufen werden. System- und

Mandantenadministratoren müssen zunächst in den

Administrationsbereich des VMS wechseln, um Termine anlegen zu

können. Dort können Systemadministratoren Termine für alle im VMS

angelegten, buchbaren Gruppen buchen. Mandantenadministratoren

können nur Termine für buchbare Gruppen des administrierten Mandanten

anlegen und Gruppenleitern steht bei der Terminbuchung nur ihre eigene,

buchbare Gruppe zur Auswahl. In den folgenden Abschnitten finden Sie

eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Buchungsoptionen. Um einen

neuen Termin anzulegen, nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor

und klicken Sie dann ganz unten auf der Seite auf den Button "Termin

anlegen". Wenn Sie auf den Button "Abbrechen" klicken gelangen Sie zur

Listenansicht, ohne dass ein Termin angelegt wurde.

Basiseinstellungen

Die folgenden Basiseinstellungen müssen unbedingt vorgenommen

werden, um einen Termin anzulegen.

Gruppe: Im Drop-Down Menü "Gruppe" können Sie die

buchbare Gruppe auswählen, für die Sie einen Termin

anlegen möchten. Daraufhin erscheint oben auf der

Seite eine Meldung, ob ein Termin für diese Gruppe

erstellt werden kann und Sie können weitere

Einstellungen an dem Termin vornehmen. Möchten Sie

vor der Buchung noch Informationen über die Gruppe




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(z. B. die einzelnen Teilnehmer) einholen, so können

Sie dies über den Button "Zur Gruppenansicht" tun,

welcher sich direkt neben dem Gruppennamen

befindet.

Wichtig: Es werden nur die buchbaren Gruppen

angezeigt, bei denen Sie über die benötigten Rechte

verfügen, um einen Termin anzulegen. Bitte beachten

Sie auch, dass Sie als System- oder

Mandantenadministrator in den Administrationsbereich

wechseln müssen, um Zugriff auf die von Ihnen

administrierten, buchbaren Gruppen zu haben.

Veranstaltungs-

name

Hier können Sie, falls gewünscht, einen Namen für die

jeweilige vitero Sitzung eintragen (z. B.

Moderationsschulung, Vertriebstraining, etc.).

vitero café: Die Checkbox "vitero café" ist nur bei Verwendung

des Lizenzmodells Corporate Café aktivierbar. Die

Option "vitero café" macht einen beliebigen virtual

team room zu einem Treffpunkt für spontane Meetings

mit 40 geöffneten Nebenräumen, in die sich einzelne

Untergruppen zurückziehen können. vitero café

Räume können nur ganztägig gebucht werden. Wenn

Sie das Häkchen in der Checkbox setzen wird für die

ausgewählte Gruppe in der gebuchten Zeit ein virtual

team room als vitero café bereitgestellt.

Beginnt am: Hier können Sie den Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit)

einstellen, zu dem der Termin beginnen soll. Die

Termine lassen sich im Viertelstundentakt buchen.

Endet am: Hier können Sie den Endzeitpunkt des Termins

einstellen. Die kürzeste Termindauer beträgt 15

Minuten.

Zeitpuffer: Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitpuffer von 0

Minuten bis zu 1 Stunde jeweils vor offiziellem

Terminstart bzw. -ende auszuwählen. Innerhalb des

von Ihnen gewählten Zeitpuffers können

Gruppenmitglieder den virtual team room betreten um

sich z. B. informell auszutauschen. Die




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Standardeinstellung ist 15 Minuten vor Terminbeginn

und 30 Minuten nach Terminende. Bitte beachten Sie,

dass der entsprechende virtual team room auch in der

Pufferzeit als belegt gilt und von keiner anderen

Gruppe gebucht werden kann. Gruppenmitglieder, die

sich nach Terminende zum Ablauf der Pufferzeit noch

im Raum befinden, werden automatisch aus dem

virtual team room entfernt, wenn dieser geschlossen

wird.

Serientermin: Indem Sie unter "Serientermin" das Häkchen vor

"Wiederholung:" setzen, können Sie aus einem

Einzeltermin eine Terminserie erstellen. Dabei können

Sie einstellen, wann der Termin wiederholt werden soll

("täglich", "wöchentlich", "zweiwöchentlich", "an

Arbeitstagen", "an Wochenenden") und ob er an einem

bestimmten Datum endet oder ohne Enddatum

weiterläuft.

event manager (optional)

In diesem Bereich können Sie alle notwendigen Einstellungen zur

Organisation von Verantaltungen, die über den vitero event manager

erfolgen sollen, festlegen. Dieser Bereich steht Ihnen nur bei Lizensierung

des Moduls vitero event manager zur Verfügung.

Veranstaltungstermin

mit

Teilnahmebestätigung:

Diese Option ermöglicht das Anlegen eines

sogenannten Veranstaltungstermins (z. B.

für Webinare), bei dem sich die eingeladenen

Personen vorab registrieren müssen, um an

der jeweiligen vitero Sitzung teilnehmen zu

können. Der Zutritt zum virtual team room

erfolgt dabei über einen speziellen

Sitzungscode, so dass auch Personen ohne

vitero Benutzerkonto zu einer Veranstaltung

eingeladen werden können.

Standardmäßig wird den

Veranstaltungsbesuchern im virtual team

room die Rolle „Teilnehmer“ zugewiesen. Bei

Lizenzierung von vitero audience kann per




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Drop-Down-Menü auch die Rolle „Zuschauer“

zugewiesen oder die „automatische

Rollenzuweisung“ aktiviert werden (siehe

oben, Option „Sitzungscode für Teilnehmer“).

Für jeden Veranstaltungstermin kann zudem

eine Anmeldefrist und die maximale

Teilnehmerzahl festgelegt werden.

Der Inhalt der E-Mail-Einladung wird bei

einer Veranstaltungsbuchung automatisch

generiert und enthält dann statt dem

Zutrittslink zum virtual team room einen Link

zur Veranstaltungsanmeldung (siehe auch

14.2 Veranstaltungsanmeldung).

Detailinformationen

hinterlegen und

anzeigen:

Pro Veranstaltungstermin können optional

folgende Zusatzinformationen bei der

Terminbuchung hinterlegt werden:

o Untertitel

o Referent

o Firma

o Erläuterungstext

Die Einträge in den Feldern „Referent“ und

„Firma“ werden bei der Darstellung des

Termins in einer Spalte „Referent“

zusammengefasst (Beispiel: Max

Mustermann (Firma)).

Weitere Einstellungen

Unter weitere Einstellungen können Sie optionale Anpassungen für den

Termin vornehmen.

Raumgröße: Durch die Raumgröße wird die maximale

Stuhlanzahl (entspricht der maximalen

Teilnehmerzahl) für einen Sitzungstermin

festgelegt. Sie können die Raumgröße im

entsprechenden Drop-Down Menü auswählen, falls

unterschiedlich große Räume verfügbar sind (dies




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ist abhängig von den erworbenen Lizenzen).

Zugang für mobile

Endgeräte

(optional):

Diese Option ist nur bei Lizenzierung von vitero

essentials+ verfügbar und ermöglicht die

Teilnahme an einer vitero Sitzung mit mobilen

Endgeräten (Smartphones und Tablet PCs). Der

mobile Zugang ist sowohl als IOS und Android App

als auch browserbasierte HTML5 Version verfügbar

und kann daher auch auf Geräten mit Linux

Betriebssystem genutzt werden. Weitere

Informationen finden Sie im Kapitel „Zugang für

mobile Endgeräte“ in der virtual team room Hilfe.

Hinweis: Diese Option steht nicht zur Verfügung,

wenn eine Veranstaltung über den vitero event

manager gebucht wird.

Telefoneinwahl

ermöglichen

(optional):

Diese Option steht Ihnen nur bei Lizenzierung von

vitero essentials+ zur Verfügung. Wenn Sie das

Häkchen vor „Telefoneinwahl ermöglichen“ setzen,

kann die Audiokommunikation im virtual team room

zu dem gebuchten Termin auch per Telefon

erfolgen. Ist die Checkbox „Telefoneinwahl

ermöglichen“ aktiv, sind folgende weitere Optionen

verfügbar:

o Telefoneinwahl direkt anbieten: Über diese

Checkbox können Sie festlegen, dass der

Einwahlassistent automatisch bei jedem

Teilnehmer, der den virtual team room betritt

geöffnet wird.

o Dial Out: Wenn Sie die Checkbox „Dial Out“

aktivieren, können die Teilnehmer im virtual

team room Ihre Telefonnummer eingeben und

sich anrufen lassen. Auf diese Weise entstehen

für die Sitzungsteilnehmer keine weiteren

Kosten. Wählt ein Teilnehmer sich selbst per

Telefon ein (Dial in), fallen für ihn Kosten für

den Anruf entsprechend den Tarifen seines

Telefonanbieters an.




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o Teilnehmer per Telefon dazu schalten

erlauben: Wenn diese Option aktiviert wird,

können Besprechungsleiter Teilnehmer als

reinen Telefonteilnehmer in die Sitzung

dazuholen. Genauere Information dazu finden

Sie auch in unserer virtual team room Hilfe.

Für die Telefoneinwahl wird ein tonwahlfähiges

Telefon benötigt. Bitte lesen Sie, falls nötig, in der

Bedienungsanleitung Ihres Telefons nach, ob Sie

über ein tonwahlfähiges Gerät verfügen und ob

bzw. wie die Tonwahl aktiviert werden kann.

Weitere Details zur Einwahl per Telefon während

eines vitero Meetings finden Sie in der virtual team

room Hilfe im Kapitel „Telefoneinwahl“.

Hinweis: Wenn die Telefoneinwahl gebucht wird,

entstehen für den Lizenznehmer (also für den

jeweiligen vitero Kunden) zusätzliche Kosten.

Zuschauer

ermöglichen:

Planen Sie eine Sitzung mit Zuschauern, dann muss

diese Option aktiviert werden. Bei der Generierung

eines Sitzungscodes wird diese Checkbox bereits

automatisch aktiviert, wenn Sie die Option

„Zuschauer“ oder „Automatische Rollenzuweisung“

ausgewählt haben (nur bei vitero audience).

Aufzeichnung

zulassen:

Bei Lizenzierung des Moduls vitero session

recorder können Sie durch diese Checkbox

einstellen, ob die vitero Sitzung aufgezeichnet

werden darf. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist,

kann die Aufzeichnungsfunktion im entsprechenden

virtual team room nicht verwendet werden. Auf

diese Weise können Sie sicherstellen, dass keine

vertraulichen Informationen aufgenommen werden.

Hinweis: Da es sich bei dieser Einstellung lediglich

um die Erlaubnis handelt, die Sitzung aufnehmen zu

dürfen, muss vitero session recorder bei Bedarf

separat gestartet werden. Details zur Aufzeichnung

mit vitero session recorder finden Sie unter dem

Punkt "vitero session recorder einrichten und




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starten" in der virtual team room Hilfe.

Zugang ohne

vitero

Benutzerkonto

ermöglichen

(optional auch für

Zuschauer)

Wenn Sie das Häkchen vor dieser Option setzen,

wird ein Sitzungscode für Ihren Termin angelegt.

Durch den Sitzungscode können sowohl neue

Teilnehmer, ohne vitero Benutzerkonto, als auch

Teilnehmer, die kein Mitglied in der gebuchten

Gruppe sind, ad hoc zum Meeting eingeladen

werden. Standardmäßig haben alle Personen, die

ausschließlich den Sitzungscode zur Anmeldung im

virtual team room verwenden die Rolle

„Teilnehmer“. Bei Lizenzierung von vitero

audience steht für den Sitzungscode zusätzlich

noch die Rolle „Zuschauer“ bzw. „automatische

Rollenzuweisung“ über ein Drop-Down Menü zur

Auswahl. Bei der automatischen Rollenzuweisung

wird die Rolle „Zuschauer“ erst dann vergeben,

wenn im virtual team room kein Avatar-Sitzplatz

(Rolle „Teilnehmer“) mehr frei ist. Für Gruppenleiter

und Assistenten werden dabei Avatar-Sitzplätze

reserviert. Weitere Informationen zur Anmeldung

per Sitzungscode finden Sie in der virtual team

room Hilfe unter „Anmeldung“.

Wichtiger Hinweis: Die mit dem Sitzungscode

ausgewählte Rolle für eine Sitzung ist immer

führend. Beispiel: Ein Benutzer ist einer Gruppe als

„Teilnehmer“ zugeordnet. Bei der Buchung eines

Termins für diese Gruppe wird die Rolle für alle

Anwesenden aber auf „Zuschauer“ gesetzt. In

diesem Fall erhält der Benutzer für die gebuchte

Sitzung mit dem Sitzungscode die Rolle

„Zuschauer“, unabhängig von seiner Rolle in der

Gruppe.

Teilnahme nur mit

PC Status "In

Ordnung":

Wenn Sie das Häkchen in dieser Checkbox setzen,

dürfen nur Gruppenmitglieder, deren PC-Status auf

"In Ordnung" gesetzt wurde, am Sitzungstermin

teilnehmen. Dadurch lassen sich Verzögerungen

oder Störungen vermeiden, die dadurch entstehen




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können, dass manche Gruppenmitglieder ihre

technischen Einstellungen erst während der

laufenden Sitzung vornehmen, anstatt diese vorab

in ihrem Testraum zu überprüfen und anzupassen.

Benachrichtigungen

Im Abschnitt "Benachrichtigungen" können Sie einstellen, ob die

Gruppenmitglieder per E-Mail zu dem Termin eingeladen werden und ob sie

kurz vor Terminbeginn noch einmal eine Erinnerungsmail erhalten sollen.

Folgende Einstellungen können Sie dabei vornehmen:

Benachrichtigungen

senden an:

In diesem Feld sind die E-Mail-Adressen aller

Gruppenmitglieder, denen der Zutritt zum virtual

team room erlaubt ist, eingetragen. Darf ein

Gruppenmitglied den virtual team room nicht

betreten, wird seine E-Mailadresse automatisch

entfernt. Die Zutrittsberechtigung kann in der

Gruppenverwaltung eingestellt werden. Sie

können die E-Mailadressen auch manuell

editieren. Durch Klick auf den Aktualisieren

Button ( ) wird der ursprüngliche Inhalt des

Adressfeldes wiederhergestellt.

Teilnehmer per

E-Mail einladen:

Wenn Sie den Haken in dieser Checkbox setzen,

wird beim Anlegen des Termins eine

Einladungsmail an alle Teilnehmer versandt,

deren Adressen im Feld "Benachrichtigungen

senden an:" eingetragen sind. Standardmäßig

sind der Betreff und ein Einladungstext mit allen

benötigten Informationen zur Sitzungsteilnahme

bereits eingetragen. Sie können die Einträge

jedoch jederzeit editieren, ersetzen oder

formatieren, sobald das Häkchen vor

„Teilnehmer per E-Mail einladen“ gesetzt ist.

Hierbei stehen Ihnen für häufig benötigte

Informationen und Links Variablen zur

Verfügung (siehe unten „Variablen in der E-Mail




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Einladung“). Es empfiehlt sich diese zu

verwenden, da auf diese Weise der E-Mail Inhalt

automatisch aktualisiert wird, wenn Sie

entsprechende Änderungen an der

Terminbuchung (z. B. Verschieben des Termins)

vornehmen.

automatische

Erinnerung per

E-Mail:

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren wird, wird

vor dem Sitzungstermin eine Erinnerungsmail an

alle Teilnehmer versandt, deren Adressen im Feld

"Benachrichtigungen senden an:" eingetragen

sind. Dabei können Sie einstellen, wie lange vor

dem Termin die Mail abgeschickt werden soll

("30 min", "1 Tag", "2 Tage", "3 Tage"). Den

Betreff und den Text der Nachricht können Sie

frei festlegen. Wie bei der Einladungsmail stehen

Ihnen auch dabei wieder die Variablen für häufig

benötigte Informationen und Links zur Verfügung

(siehe unten „Variablen in der E-Mail Einladung).

Am Erinnerungstext können Sie bei Bedarf mit

Hilfe des Editors auch Textformatierungen

vornehmen.

Hinweis: Bei einer vitero event manager

Buchung erhalten nur der Terminersteller und die

registrierten Teilnehmer eine Erinnerung (andere

ggf. hinterlegte E-Mail-Adressen im

„Benachrichtigungsfeld“ werden ignoriert).

Variablen in der E-Mail Einladung

Häufig benötigte Informationen und Links können in der E-Mail Einladung

über Variablen ausgegeben werden. Dies erhöht den Bedienkomfort und

hilft Fehlinformationen zu vermeiden. Es sind folgende Variablen verfügbar:

o [audiocommunication]

Der Inhalt dieser Variable zeigt an, auf welche Weise die

Audiokommunikation bei einem Termin stattfindet. Falls keine

speziellen Optionen gewählt wurden, lautet der Inhalt

„Audiokommunikation per Computer“. Bei Lizenzierung von vitero

essentials+ kann im Buchungsdialog eingestellt werden, ob die




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Audiokommunikation über Telefon stattfinden soll. Entsprechend ändert

sich dann auch der Inhalt der Variable in „Audiokommunikation auch

per Telefon“.

o [confirmationdeadline] (optional)

Gibt den Ablaufzeitpunkt der Anmeldefrist für Veranstaltungstermine in

Stunden vor Veranstaltungsbeginn aus (nur bei Lizenzierung von

vitero event manager).

o [confirmationurl] (optional)

Enthält den Registrierungslink für die Terminbestätigung bei einer

Veranstaltungsbuchung (nur bei Lizenzierung von vitero event

manager).

o [contactmail]

Enthält die E-Mail-Adresse, die in den Kontaktinformationen des VMS

eingetragen wurde. Diese sind mandantenspezifisch einstellbar.

o [datetime]

Gibt den Buchungszeitraum in folgender Form aus

<Datum> (<Terminbeginn> - <Terminende>), also z. B. 14.12.2011

(14:00 – 15:00).

o [directlinkurl]

Gibt den Link zum direkten Betreten des virtual team rooms aus

(vitero direct link). Falls für die Buchung ein Sitzungscode erstellt

wurde, wird dieser automatisch in die Variable eingebunden. Dadurch

gelangt man durch Klick auf den Link gleich in den virtual team room

der gebuchten Gruppe, ohne den Sitzungscode oder die Logindaten

manuell eingeben zu müssen.

o [eventname]

Enthält den Veranstaltungsnamen, falls vorhanden.

o [groupid]

Gibt die eindeutige ID der gebuchten Gruppe aus.

o [initialgraceperiod]

Enthält die Pufferzeit vor Beginn des Sitzungstermins, die bei der

Buchung eingestellt wurde (z. B. „15 Minuten“).

o [macdownload]

Gibt den Downloadlink zum Apple Mac Client des virtual team rooms

aus.




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o [openingtime]

Enthält die Uhrzeit, ab der der virtual team room für die

Sitzungsteilnehmer geöffnet ist. Die Pufferzeit wird hierbei

mitgerechnet. Also ist der virtual team room z. B. ab 15:15 Uhr

geöffnet, wenn die Sitzung um 15:30 Uhr beginnt und eine Pufferzeit

von 15 Minuten vor Terminbeginn ausgewählt wurde.

o [pcdownload]

Gibt den Downloadlink zum PC-Client des virtual team rooms aus.

o [sessioncode]

Gibt den aktuellen Sitzungscode mit ergänzenden Informationen aus.

Falls ein Sitzungscode für die Buchung generiert wurde, wird dieser

ausgegeben. Wenn kein Sitzungscode erstellt wurde, lautet die

Ausgabe: „Kein Sitzungscode vergeben“.

o [teamname]

Enthält den Namen der gebuchten Gruppe.

o [testroomurl]

Gibt einen Link zum direkten Betreten des Testraumes aus. Der

Sitzungscode „testraum“ ist dabei in den Link eingebunden und wird

somit automatisch in den Anmeldungsdialog eingetragen.

Wichtig: Damit die Einstellungen (z. B. Mikrofon- und

Wiedergabelautstärke), die Sie im Testraum vornehmen, auch für Ihr

vitero Benutzerkonto gespeichert werden können, müssen

Benutzername und Passwort unbedingt ergänzend zum Sitzungscode

„testraum“ eingegeben werden.

o [vmsurl]

Gibt die Internetadresse des Vitero Management Systems (VMS) aus.

o [webaccessurl]

Enthält den Link für den browserbasierten Zugang zum virtual team

room. Falls bei der Buchung die Option „Zugang für mobile Endgeräte“

nicht aktiviert wurde, enthält diese Variable den Text „nicht verfügbar“.




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8 Inhalte

Ablagebereiche

Im Bereich "Inhalte" können Sie auf die Dokumentenablage (Dateien und

Ordner) des Vitero Management Systems zugreifen.

Dabei stehen Ihnen drei verschiedenen Ablagebereiche zur Verfügung. Im

Folgenden finden Sie eine Kurzübersicht über die drei Ablagebereiche. Um

detailliertere Informationen über einen Bereich zu erhalten klicken Sie bitte

auf den entsprechenden Link unten oder links in der Hauptnavigation.

Öffentliche

Ordner:

Die "Öffentlichen Ordner" können von allen Benutzern

unabhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit

eingesehen werden. System- und

Mandantenadministratoren dürfen Ordner und Dateien

in diesem Bereich ablegen und bearbeiten. Alle

anderen Benutzer haben nur Leserechte. Bei

mehreren Mandanten verfügt jeder Mandant über

einen eigenen öffentlichen Ordner, auf den dann nur

die Benutzer Zugriff haben, die dem entsprechenden

Mandanten zugeordnet sind. Die Öffentlichen Ordner

können z. B. genutzt werden um gemeinsame

Vorlagen abzulegen.

Persönliche

Ordner:

Jeder Benutzer verfügt über einen eigenen

Ablagebereich, die "Persönlichen Ordner". Auf diesen

Bereich kann nur der jeweilige Benutzer selbst

zugreifen. In seinem persönlichen Bereich hat ein

Benutzer sowohl Lese- als auch Schreibrechte. Die

persönliche Ablage kann z. B. zum serverseitigen

Vorhalten des persönlichen Lernmaterials genutzt

werden.

Gruppenordner: Jede im VMS angelegte Gruppe verfügt über einen

Ordner. Dieser befindet sich im Bereich

"Gruppenordner" und kann von allen

Gruppenmitgliedern eingesehen werden.

Gruppenleiter; Named Moderatoren und Assistenten,

sowie System- und Mandantenadministratoren dürfen

Dateien und Ordner im Ordner einer Gruppe ablegen

und bearbeiten. Ein Gruppenordner kann dazu genutzt




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werden, Dateien im virtual team room verfügbar zu

machen. Zudem können z. B. auch Dokumente vor

und nach der vitero Sitzung für die jeweilige Gruppe

zur Verfügung gestellt werden.

Navigation

Jeder der drei Ablagebereiche enthält eine Baumstruktur aus Ordnern und

Dateien, wie Sie sie z. B. aus dem Windows Datei Explorer kennen. Wählen

Sie zunächst links in der Hauptnavigation des VMS einen der drei Bereiche

durch Klick mit der linken Maustaste aus. Daraufhin wird die gewählte

Ordnerstruktur angezeigt. Durch Linksklick auf einen Ordner können Sie

diesen auf- und zuklappen, um enthaltene Unterverzeichnisse und Dateien

anzuzeigen.

Bearbeitungssymbole

Die folgenden Bearbeitungssymbole werden im kompletten Inhaltebereich

verwendet. Die Symbole werden hinter Dateien und Ordnern angezeigt,

sofern Sie die benötigten Rechte haben, um die zugehörigen Funktionen

aufzurufen.

Die einzelnen Symbole haben folgende Bedeutung:

Durch Klick auf das Disketten Symbol öffnet sich der Speichern-

Dialog Ihres Browsers und Sie können Dateien und Ordner aus dem

VMS auf Ihren Rechner herunterladen. Beim Herunterladen eines

Ordners wird automatisch ein Zip-Archiv erstellt, das den

gewünschten Ordner mit allen Unterverzeichnissen und Inhalten

enthält. Wenn Sie diese nach dem Herunterladen entpacken, wird der

Ordner mitsamt Inhalten und Unterverzeichnisstruktur auf Ihrem

Rechner angelegt.

Das Disketten Symbol wird allen Benutzern angezeigt, sofern Inhalte

zum Herunterladen vorhanden sind (ausgenommen sind also leere

Ordner).

Durch Klick auf das Bearbeiten Symbol öffnet sich ein Dialog mit

verschiedenen Bearbeitungsfunktionen für die entsprechende Datei

bzw. den entsprechenden Ordner. Eine detaillierte Beschreibung der

Bearbeitungsfunktionen finden sie unter "Inhalte bearbeiten".




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Das Bearbeiten Symbol wird bei allen Benutzern im Bereich

"Persönliche Ordner" angezeigt. Im Bereich "Öffentliche Ordner" ist es

nur für System- und Mandantenadministratoren verfügbar. Im Bereich

"Gruppenordner" haben Gruppenleiter, Named Moderatoren und

Assistenten, sowie System- und Mandantenadministratoren das Recht

Dateien und Ordner zu bearbeiten.

Dateiformate

Prinzipiell kann jedes beliebige Dateiformat in den Bereich "Inhalte"

hochgeladen werden. Jedoch gilt es dabei zu beachten, dass man die

Formate PPT und PDF nicht mit den Formaten mp3, mp4 und jpeg

zusammen in einen Ordner zur Verfügung stellt, um diese im virtual team

room anzeigen zu lassen. Der Systemadministrator hat zudem auch die

Möglichkeit bestimmte Dateiformate zu sperren. In diesem Fall erhalten Sie

eine entsprechende Fehlermeldung, falls Sie ein gesperrtes Dateiformat

hochladen möchten.

Zip-Archive

Zip-Archive können ebenfalls in den Inhaltebereich hochgeladen werden.

Sie werden nach dem Hochladen automatisch entpackt und die enthaltenen

Dateien werden im entsprechenden Ordner des VMS abgelegt. Enthält ein

Zip-Archiv eine Ordnerstruktur wird diese ebenfalls ins ausgewählte

Verzeichnis des VMS übernommen. Auf diese Weise können die

Verzeichnisse im Bereich "Inhalte" schnell und einfach mit Daten befüllt

und (Unter)verzeichnisstrukturen angelegt werden.

Dateivorschau für die Darstellung im virtual team room

Dateien im ppt, pptx, odp, pdf, mp4 („Videoclips“) und jpg Format

können zur Anzeige bzw. zum Abspielen im Media Display des virtual team

rooms bereitgestellt werden. Bei Lizenzierung von vitero language lab

können auch mp3 Sounddateien für den virtual team room bereitgestellt

und dort in einem Player abgespielt werden. Für die Anzeige im Media

Display werden ppt, pptx, odp und pdf Dateien nach dem Hochladen ins

VMS automatisch ins jpg Format konvertiert. In der Dateivorschau des

VMS wird bei diesen Formaten das Ergebnis nach der Konvertierung

angezeigt. Dadurch ist es möglich, die Darstellung einer Datei im virtual

team room bereits im VMS zu überprüfen, ohne den Raum betreten

müssen. Um die Vorschau zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Namen der




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entsprechenden Datei im VMS. Die Dateivorschau des VMS ist für Dateien

im ppt, pptx, odp, pdf, mp4 und jpg Format verfügbar. Bei anderen

Dateiformaten wird statt der Vorschau ein Download angeboten, so dass

sie, vorausgesetzt die entsprechende Software ist vorhanden, lokal

geöffnet werden können.

Tipps zur besseren Foliendarstellung: In seltenen Fällen kann es bei

der automatischen Konvertierung von ppt oder pptx Dateien zu

Darstellungsfehlern kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie

PowerPoint Präsentationen vor dem Hochladen im pdf Format abspeichern.

Um die höchstmögliche Schärfe bei der Schriftdarstellung zu erzielen,

können Sie Ihre Folien auch direkt in PowerPoint als einzelne jpgs

abspeichern. Für das Hochladen empfiehlt es sich, ein Zip-Archiv mit allen

Bildern zu erstellen. Dieses wird im VMS automatisch entpackt, so dass sie

nicht jedes jpg-Bild einzeln hochladen müssen.

Videodateien für das Abspielen im virtual team room optimieren

Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die Darstellungsqualität und

Performanz beim Abspielen von Videodateien im virtual team room zu

optimieren.

o Gesamtbitrate

Um Verzögerungen beim Abspielen zu vermeiden, empfehlen wir

Videoclips mit einer Gesamtbitrate von maximal 300 kBit pro

Sekunde zu verwenden.

Tipp: Die Gesamtbitrate kann ggf. auch verringert werden, indem die

Tonspur reduziert wird. In Videos in denen überwiegen gesprochen

wird, genügt in der Regel ein Wert von 11 kHz für die Tonspur, da der

Qualitätsverlust beim Reduzieren einer höheren Tonqualität in diesem

Fall kaum bemerkbar ist.

o Audio und Video Codecs

Wir empfehlen die folgenden Codecs für die Komprimierung der

Videoclips zu verwenden: „mp3“ oder „AAC Audio“ als Audio Codec

sowie „H264“ als Video Codec.




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8.1 Inhalte bearbeiten

Wenn Sie auf das Bearbeiten Symbol ( ) neben einem Ordner- oder

Dateinamen klicken, öffnet sich ein Dialog mit verschiedenen

Bearbeitungsfunktionen für das gewählte Objekt. Je nachdem, in welchem

der drei Ablagebereiche (Öffentliche Ordner, Persönliche Ordner,

Gruppenordner) Sie sich befinden und ob Sie einen Ordner oder eine Datei

bearbeiten möchten, stehen Ihnen dabei unterschiedliche

Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

Bitte beachten Sie: Die Anzeige des Bearbeitungssymbols ist abhängig

von Ihrer Rolle und dem jeweiligen Ablagebereich. Wird das Symbol nicht

angezeigt, haben Sie nicht die benötigten Rechte, um den Ordner oder die

Datei zu bearbeiten. Details zu den Zugriffsrechten finden Sie auf den

Hilfeseiten zum jeweiligen Ablagebereich (Öffentliche Ordner, Persönliche

Ordner, Gruppenordner).

Ordner- und Dateieigenschaften ändern

Klicken Sie auf den Button "Eigenschaften" um die Eigenschaften des

gewählten Ordners oder der gewählten Datei einzusehen und zu

bearbeiten. Manche Eigenschaften stehen nur in einem bestimmten

Ablagebereich zur Verfügung (z. B. die Ordnereigenschaft "Standard

Ordner" im Ablagebereich "Öffentliche Ordner").

Bitte beachten Sie: Die Eigenschaften der Ordner auf der obersten

Ebene eines Ablagebereichs können nur eingesehen, aber nicht

bearbeitet werden. Die Ordner auf den obersten Ebenen werden

automatisch vom Vitero Management System angelegt und ihre

Eigenschaften sind deshalb fest vorgegeben.

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Ordner- und

Dateieigenschaften:

Bezeichnung Beschreibung Verfügbarkeit

Name: Editierbares Feld, das die Bezeichnung

des gewählten Ordners oder der Datei

enthält. Um den Namen zu ändern,

tragen Sie die neue Bezeichnung in

das Eingabefeld ein und klicken Sie

dann auf den "Ok" Button.

Ordner und

Dateien in allen

Bereichen




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Autor: Nicht editierbar. Enthält den Vor- und

Nachnamen, sowie den Loginnamen

des Benutzers, der den Ordner oder

die Datei angelegt bzw. eingefügt hat.

Ordner und

Dateien in allen

Bereichen

Erstellt am: Nicht editierbar. Zeigt das Datum an,

an dem der Ordner oder die Datei

angelegt bzw. eingefügt wurde.

Ordner und

Dateien in

allen Bereichen

Größe: Nicht editierbar. Zeigt die Datei- bzw.

Ordnergröße in Kilobyte (kB) an.

Ordner und

Dateien in allen

Bereichen

Ausblenden: Editierbare Checkbox. Ermöglicht es,

Dateien und Ordner auszublenden, so

dass sie nicht mehr von allen

zugriffsberechtigten Benutzern

eingesehen werden können. Zum

Ausblenden einer Datei oder eines

Ordners klicken Sie zuerst auf die

Checkbox um das Häkchen zu setzen

und danach auf den "Ok" Button.

Ausgeblendete Dateien und Ordner

sind im VMS nur für Gruppenleiter und

Assistenten, sowie System- bzw.

Mandantenadministratoren sichtbar

und stehen im virtual team room nicht

zur Verfügung. Um sie für

Gruppenleiter, Assistenten und

Administratoren optisch abzuheben,

werden ausgeblendete Dateien und

Ordner im VMS nicht mehr farbig,

sondern in Grautönen dargestellt (z. B.

).

Ordner und

Dateien im

Bereich

"Öffentliche

Ordner" und

"Gruppenordner"

Verfügbarkei

t:

Auswahlmenü, mit dem Ordner für das

Media Display des virtual team rooms

bereitgestellt werden können. Die

Voreinstellung bei "Verfügbarkeit" ist

"nur im Management System". Um

einen Ordner im virtual team room

Ordner im

Bereich

"Gruppenordner"




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verfügbar zu machen, wählen Sie die

Option "auch im virtual team room".

Dadurch können Sie Ordnerinhalte im

ppt, pptx, odp, pdf, jpg, mp4

(„Videoclips") und ggf. auch im mp3

Format (bei Lizenzierung von vitero

language lab) im virtual team room

öffnen und auf dem Besprechungstisch

anzeigen.

Des Weiteren können Sie noch

auswählen, wie auf die Ordnerinhalte

im virtual team room zugegriffen

werden soll, indem Sie den Ordner als

"presentation", "agenda" oder

"welcome" kennzeichnen. Folgenden

Unterschiede sind dabei zu beachten:

presentation Ordner: Es können

mehrere presentation Ordner in einem

Gruppenordner angelegt werden. Die

Inhalte der presentation Ordner

werden über den "Medien" Button im

virtual team room geöffnet.

agenda Ordner: Es kann nur ein

agenda Ordner in einem

Gruppenordner angelegt werden. Die

Inhalte des agenda Ordners können

über den "Agenda" Button des virtual

team room geöffnet werden.

welcome Ordner: Es kann nur ein

welcome Ordner in einem

Gruppenordner angelegt werden. Der

Inhalt dieses Ordners wird beim

Betreten des virtual team rooms

automatisch auf dem

Besprechungstisch angezeigt. Befinden

sich mehrere Dateien im welcome

Ordner wird die alphabetisch erste,




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darstellbare Datei angezeigt.

recording Ordner: Diese Ordner

Variante ist nur bei Lizenzierung von

vitero webcam recorder verfügbar.

Damit der Rekorder für

Webcamstreams im virtual team room

verfügbar ist, muss ein recording

Ordner angelegt werden. Sobald dieser

im Media Display geöffnet wird, wird

der Rekorder automatisch auf dem

Besprechungstisch angezeigt. Die

aufgezeichneten Webcamstreams

werden ebenfalls im recording Ordner

gespeichert.

default: Editierbare Checkbox, ein als "default"

gekennzeichneter Ordner wird beim

Anlegen einer neuen Gruppe

automatisch in den Gruppenordner

kopiert. Auf diese Weise kann

sichergestellt werden, dass

allgemeingültige, wichtige Materialien,

wie z. B. Erläuterungen zur

Verwendung des Headsets,

automatisch im Gruppenordner jeder

neu angelegten Gruppe vorhanden

sind.

Zum Festlegen eines "default" Ordners

klicken Sie zuerst auf die Checkbox,

um das Häkchen zu setzen und danach

auf den "Ok" Button, um die

Einstellung zu speichern.

Ordner im

Bereich

"Öffentliche

Ordner"

Ordnerinhalte einfügen

Klicken Sie auf den Button "Einfügen", um neue Dateien hochzuladen oder

um Dateien und Ordner aus anderen Verzeichnissen des VMS in den

gewählten Ordner zu verschieben.




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Datei hochladen

Klicken Sie auf den Button "Datei hochladen", um den Upload-Prozess zu

starten. Im folgenden Dialog klicken Sie anschließend auf den Button

„Dateien hinzufügen“ oder direkt auf „Dateien hier ablegen“. Es öffnet sich

ein Dialog, in dem Sie Ihre Festplatte durchsuchen und die Datei

auswählen können. Klicken Sie hier auf den Button "Öffnen", nachdem Sie

die gewünschte Datei ausgewählt haben. Mit dem Button "Abbrechen"

können Sie den Dialog schließen ohne eine Datei auszuwählen.

Die ausgewählte Datei erscheint in der entsprechenden Liste unterhalb vom

Button „Dateien hinzufügen“. Klicken Sie nun auf den Button "Hochladen",

um die Datei ins VMS hochzuladen. Falls Sie die Datei doch nicht Hochladen

möchten, klicken Sie auf den Button "Schließen".

Alternativ können Sie Ihre gewünschten Dateien auch per Drag&Drop in

den „Dateien hier ablegen“ Bereich reinziehen und anschließend hochladen.

Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen.

In der Liste selber können Sie ausgewählte Dateien über die Option

„Entfernen“ wieder rausnehmen, wenn Sie diese z. B. doch nicht hochladen

möchten sowie auch die Liste (vor oder nach einem Upload) über „Liste

leeren“ wieder zurücksetzen.

Dateien und Ordner kopieren oder verschieben

Sie können auch bereits im VMS angelegte Inhalte in den ausgewählten

Ordner kopieren und verschieben. Klicken Sie dazu auf den Button

"Kopieren/Verschieben". Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den

gewünschten Inhalt (Datei oder Ordner) auswählen können. Wählen Sie

hier zunächst oben über dem scrollbaren Ausschnitt den Ablagebereich

("Öffentliche Ordner", "Persönliche Ordner", "Gruppenordner") aus, in dem

sich der entsprechende Inhalt befindet. Dieser wird nun durch rote Schrift

und ein geöffnetes, rotes Ordnersymbol ( )dargestellt. Im scrollbaren

Abschnitt wird die Ordnerstruktur des gewählten Ablagebereichs angezeigt.

Navigieren Sie nun durch die Ordnerstruktur bis der gewünschte Ordner

oder die Datei angezeigt wird. Durch Klick mit der linken Maustaste können

Sie einen Ordner öffnen. Wählen Sie dann den Ordner bzw. die Datei, die

Sie kopieren oder verschieben möchten, ebenfalls per Linksklick aus. Der

Name und das Symbol des ausgewählten Ordners bzw. der Datei werden

rot dargestellt. Klicken Sie abschließend auf den "Kopieren" Button, um den

gewählten Inhalt in den Zielordner zu kopieren oder auf den "Verschieben"

Button, um den Inhalt in den Zielordner einzufügen und an seinem




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ursprünglichen Ablageort zu entfernen. Durch Klick auf den "Schließen"

Button verlassen Sie das Dialogfenster und kehren zurück zur zuvor

geöffneten Ordneransicht im Bereich "Inhalte".

Neuen Ordner anlegen

Klicken Sie auf den Button "Neuer Ordner" um einen Ordner anzulegen. Im

folgenden Dialog geben Sie nun in das Eingabefeld hinter "Name:" eine

Bezeichnung für den Ordner ein. Klicken Sie dann auf den "Erstellen"

Button um den neuen Ordner anzulegen oder auf den "Abbrechen" Button,

falls Sie den Ordner doch nicht anlegen möchten.

Dateien und Ordner löschen

Um eine Datei oder einen Ordner aus dem VMS zu entfernen, klicken Sie

auf den "Löschen" Button. Bestätigen Sie dann die Sicherheitsabfrage mit

"Ja" um die Löschung durchzuführen oder klicken Sie auf den "Nein"

Button, falls sie den ausgewählten Inhalt doch nicht löschen möchten.

Bitte beachten Sie: Gelöschte Inhalte können nicht wiederhergestellt

werden. Beim Löschen eines Ordners werden auch sämtliche darin

enthaltenen Unterverzeichnisse und Dateien mit entfernt.

Bearbeitungsdialog schließen

Klicken Sie auf den "Schließen" Button, um wieder zur Ordneransicht im

Bereich "Inhalte" zurück zu gelangen.

8.2 Öffentliche Ordner

Der Bereich "Öffentliche Ordner" ist eine globale Ablage für Dateien und

Ordner. Jeder Mandant verfügt über einen "Öffentlichen Ordner", der von

allen Benutzern, die diesem Mandanten zugewiesen sind, eingesehen

werden kann. Der "Öffentliche Ordner" kann z. B. für gemeinsame

Vorlagen genutzt werden. Des Weiteren können hier auch allgemeingültige,

wichtige Materialien, wie z. B. Erläuterungen zur Verwendung des

Headsets, abgelegt und durch die Kennzeichnung als "default" automatisch

in den Gruppenordner jeder neu angelegten Gruppe eingefügt werden

(Details zur "default" Kennzeichnung siehe "Inhalte bearbeiten").




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Zugriffsrechte

Der Bereich "Öffentliche Ordner" steht allen Benutzern eines Mandanten

unabhängig von ihrer Gruppenzugehörigkeit zur Verfügung. Benutzer

ohne Administrationsrechte haben auf die "Öffentlichen Ordner" nur

Lesezugriff, d.h. sie können die Ordner einsehen und Inhalte daraus

herunterladen ( ). Ist ein Benutzer mehreren Mandanten zugeordnet,

kann er auch auf die Öffentlichen Ordner aller zugewiesenen Mandanten

zugreifen. Die Bezeichnung der Ordner wird dann zur Unterscheidung um

den Mandantennamen ergänzt, z. B. "Öffentliche Ordner Maier AG".

System- und Mandantenadministratoren haben Lese- und

Schreibrechte in den "Öffentlichen Ordnern", d.h. sie dürfen Inhalte in

diesem Bereich sowohl einsehen und herunterladen ( ) als auch

bearbeiten ( ). Mandantenadministratoren haben dabei nur Zugriff auf

ihre eigenen "Öffentlichen Ordner". Systemadministratoren dagegen

können auf die "Öffentlichen Ordner" aller im VMS angelegten Mandanten

zugreifen.

Ausgeblendete Ordner

System- und Mandantenadministratoren haben im Bereich "Öffentliche

Ordner" die Möglichkeit Ordner oder Dateien auszublenden. Ausgeblendete

Ordner und Dateien sind für Benutzer ohne Administrationsrechte nicht im

VMS sichtbar. Für System- und Mandantenadministratoren werden

ausgeblendete Dateien und Ordner im VMS nicht mehr farbig, sondern in

Grautönen dargestellt (z. B. ), um sie optisch abzuheben.

8.3 Persönliche Ordner

Der Bereich "Persönliche Ordner" ist eine private Ablage für Dateien und

Ordner, die jedem Benutzer im VMS zur Verfügung steht. Die "Persönlichen

Ordner" können z. B. dazu genutzt werden, das persönliche Lernmaterial

serverseitig vorzuhalten, so dass es von beliebigen (PC-) Arbeitsplätzen

aus abgerufen werden kann. Des Weiteren können Sie als Gruppenleiter;

Named Moderator oder Assistent einer Gruppe Dateien aus Ihrem

"Persönlichen Ordner" in den jeweiligen Gruppenordner kopieren oder

verschieben. Wenn Sie Dateien in Ihrem "Persönlichen Ordner" abgelegt

haben, müssen Sie diese also nicht jedes Mal erneut hochladen, wenn Sie

sie einer Gruppe zur Verfügung stellen möchten.




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Zugriffsrechte

Auf den Bereich "Persönliche Ordner" kann nur der jeweilige Benutzer

selbst zugreifen. Dieser verfügt sowohl über Lese- als auch über

Schreibrechte, d.h. er kann seine "Persönlichen Ordner" einsehen, Inhalte

herunterladen ( ) und Inhalte bearbeiten ( ). Andere Benutzer, System-

und Mandantenadministratoren haben keinerlei Zugriffsrechte auf

diesen Bereich.

8.4 Gruppenordner

Der Bereich "Gruppenordner" ist eine gruppenbezogene Ablage für

Dateien und Ordner. Jeder Gruppe im VMS ist ein Gruppenordner

zugeordnet. Dieser wird beim Erstellen der Gruppe automatisch mit

angelegt. Der Name des Gruppenordners entspricht dem Gruppennamen.

Die gruppenbezogene Ablage dient vorrangig dazu Dateien für eine vitero

Sitzung der jeweiligen Gruppe im virtual team room bereitzustellen. Des

Weiteren kann sie z. B. auch verwendet werden, um einer Gruppe

Dokumente asynchron vor oder nach der vitero Sitzung zur Verfügung zu

stellen.

Zugriffsrechte

Welche Gruppenordner im VMS angezeigt werden und ob Sie diese

bearbeiten oder nur einsehen dürfen, ist abhängig von Ihrer Rolle: Als

Benutzer ohne Administrationsrechte sehen im Bereich Gruppenordner

nur die Ordner der Gruppen, in denen Sie Mitglied sind. Ob Sie für die

angezeigten Ordner nur Lese- oder auch Schreibrechte haben, ist abhängig

von Ihrer Rolle innerhalb der Gruppe. Gruppenleiter, Named

Moderatoren und Assistenten dürfen den jeweiligen Gruppenordner und

seine Inhalte bearbeiten ( ), die anderen Gruppenrollen (Teilnehmer,

Zuschauer) dürfen den Ordner nur einsehen und seine Inhalte

herunterladen ( ).

System- und Mandantenadministratoren müssen nicht Mitglied in einer

Gruppe sein, damit der jeweilige Gruppenordner angezeigt wird.

Systemadministratoren sehen im Bereich Gruppenordner die Ordner

aller auf dem Server angelegten Gruppen (mandantenübergreifend).

Mandantenadministratoren sehen nur die Ordner der Gruppen, die

ihrem Mandanten zugewiesen sind. System- und




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Mandantenadministratoren haben bei allen angezeigten Gruppenordnern

sowohl Lese- als auch Schreibrechte.

Ausgeblendete Ordner

Gruppenleiter, Named Moderatoren und Assistenten, sowie System- und

Mandantenadministratoren haben im Bereich "Gruppenordner" die

Möglichkeit Ordner oder Dateien auszublenden. Ausgeblendete Ordner und

Dateien sind für Benutzer ohne Administrationsrechte mit der Gruppenrolle

Teilnehmer oder Zuschauer nicht im VMS sichtbar. Für Gruppenleiter,

Named Moderatoren, Assistenten und Administratoren werden

ausgeblendete Dateien und Ordner im VMS nicht mehr farbig, sondern in

Grautönen dargestellt (z. B. ), um sie optisch zu unterscheiden.

Bereitstellen von Dateien für den virtual team room

Dateien im ppt, pptx, odp, pdf, jpg, mp4 („Videoclips“) und ggf. auch

im mp3 Format (bei Lizenzierung von vitero language lab) können für

den virtual team room bereitgestellt werden. Bei ppt, pptx, odp und pdf

Dateien erfolgt eine automatische Konvertierung ins jpg Format. Die

bereitgestellten Dateien können dann im Media Display des virtual team

rooms geöffnet werden.

Tipps zur besseren Foliendarstellung: In seltenen Fällen kann es bei

der automatischen Konvertierung von ppt oder pptx Dateien zu

Darstellungsfehlern kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie

PowerPoint Präsentationen vor dem Hochladen im pdf Format abspeichern.

Um die höchstmögliche Schärfe bei der Schriftdarstellung zu erzielen,

können Sie Ihre Folien auch direkt in PowerPoint als einzelne jpgs

abspeichern. Für das Hochladen empfiehlt es sich, ein Zip-Archiv mit allen

Bildern zu erstellen. Dieses wird im VMS automatisch entpackt, so dass sie

nicht jedes jpg-Bild einzeln hochladen müssen.

Videodateien für das Abspielen im virtual team room optimieren:

Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die Darstellungsqualität und

Performanz beim Abspielen von Videodateien im virtual team room zu

optimieren.

o Gesamtbitrate

Um Verzögerungen beim Abspielen zu vermeiden, empfehlen wir

Videoclips mit einer Gesamtbitrate von maximal 300 kBit pro

Sekunde zu verwenden.




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Tipp: Die Gesamtbitrate kann ggf. auch verringert werden, indem die

Tonspur reduziert wird. In Videos in denen überwiegen gesprochen

wird, genügt in der Regel ein Wert von 11 kHz für die Tonspur, da der

Qualitätsverlust beim Reduzieren einer höheren Tonqualität in diesem

Fall kaum bemerkbar ist.

o Audio und Video Codecs

Wir empfehlen die folgenden Codecs für die Komprimierung der

Videoclips zu verwenden: „mp3“ oder „AAC Audio“ als Audio Codec

sowie „H264“ als Video Codec.

System- und Mandantenadministratoren, sowie Gruppenleiter, Named

Moderatoren und Assistenten können über das "Bearbeiten" Symbol ( )

rechts neben dem gewünschten Ordner die Verfügbarkeit im virtual team

room schnell und einfach festlegen (siehe auch "Inhalte bearbeiten").

Dabei stehen verschiedene Varianten zur Auswahl, die auch am Ordner

Symbol im VMS angezeigt werden:

presentation

Ordner:

Der Inhalt von "presentation" Ordnern kann über

den "Medien" Button im virtual team room

geöffnet werden. Es können auch mehrere

"presentation" Ordner definiert werden.

agenda

Ordner

Inhalte in diesem Ordner können über den

"Agenda" Button im virtual team room geöffnet

werden. Es kann nur ein agenda Ordner pro

Gruppenordner definiert werden.

welcome

Ordner

Der Inhalt dieses Ordners wird beim Betreten des

virtual team rooms automatisch auf dem

Besprechungstisch angezeigt. Befinden sich

mehrere Dateien im welcome Ordner wird die

alphabetisch erste, darstellbare Datei angezeigt.

Es kann nur ein welcome Ordner pro

Gruppenordner definiert werden.

recording

Ordner

(optional)

Diese Ordner-Variante ist nur bei Lizenzierung

von vitero webcam recorder verfügbar. Damit

der Rekorder für Webcamstreams im virtual team

room verfügbar ist, muss ein recording Ordner

angelegt werden. Sobald dieser im Media Display




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geöffnet wird, wird der Rekorder automatisch auf

dem Besprechungstisch angezeigt. Die

aufgezeichneten Webcamstreams werden

ebenfalls im recording Ordner gespeichert.

Die Ordnerstruktur des VMS wird auch im Media Display des virtual team

rooms dargestellt, d.h. Unterordner, die in den presentation, agenda oder

welcome Ordnern angelegt sind, werden dort ebenfalls in einer

Baumstruktur angezeigt. So lassen sich Inhalte noch einfacher und

übersichtlicher integrieren.

Hinweis: Wenn Ordnerstrukturen (samt Inhalt) als zip-Archiv hochgeladen

werden, kann beim Upload zentral die Verfügbarkeit für alle Unterordner

festgelegt werden. So kann beim Upload von ganzen Ordnerstrukturen für

alle Ordner gleichzeitig festgelegt werden, ob der jeweilige Inhalt nur im

Management System oder auch im virtual team room zur Verfügung stehen

soll.

Dateien, die für den virtual team room bereitgestellt wurden, werden beim

Betreten des Raumes vorausgeladen. Daher ist die Ladezeit beim Starten

von vitero maßgeblich von der Größe der bereitgestellten Dateien

abhängig. Um schon bei der Vorbereitung einer vitero Sitzung im VMS die

Ladezeit abschätzen zu können, steht Ihnen eine Ladestandsanzeige vor

jedem Gruppenordner zur Verfügung. Die Anzeige stellt das gesamte

Datenvolumen der presentation, agenda und welcome Ordner dar, die im

jeweiligen Gruppenordner angelegt wurden.

Grüne

Ladestandsanzeige:

Bei Dateigrößen unter 10 MB wird eine

grüne Ladestandsanzeige angezeigt. Die

Ladezeit beträgt bei DSL 2000 max. 90

Sekunden.

Gelbe

Ladestandsanzeige:

Bei Dateigrößen zwischen 10 und 15 MB

wird eine gelbe Ladestandsanzeige

angezeigt. Die Ladezeit beträgt bei DSL

2000 ca. 1,5 bis 2 min.

Rote

Ladestandsanzeige:

Bei Dateigrößen über 15 MB wird eine rote

Ladestandsanzeige angezeigt. Die Ladezeit

beträgt bei DSL 2000 über 2 min.




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Tipp: Um lange Ladezeiten beim Betreten des Gruppenraums zu

vermeiden, empfiehlt es sich, nur die Dateien hochzuladen, die Sie in der

Sitzung auch wirklich benötigen. Der Systemadministrator kann zudem in

der Serverkonfiguration die maximale Größe für einen Dateiupload

festlegen. Sie erhalten dann eine entsprechende Fehlermeldung, wenn Sie

eine zu große Datei ins VMS hochladen möchten. Sie können jedoch in

einer vitero Sitzung jederzeit Application Sharing verwenden, um weitere

Dokumente zu zeigen, die nicht ins VMS hochgeladen wurden.

9 Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung steht nur Administratoren (Serveradministratoren

und Mandantenadministratoren) zur Verfügung und dient zum Erstellen und

Verwalten von Benutzern. Hier können Administratoren neue Benutzer

einpflegen, ihnen Mandanten und Gruppen zuordnen und globale Rollen,

sowie Mandantenrollen vergeben. Bei Verwendung des Lizenzmodells

Named Moderator kann auch die Named-Moderator-Rolle, durch die ein

Benutzer einen personenbezogenen virtual team room erhält, über die

Benutzerverwaltung vergeben werden. Des Weiteren können CSV-Dateien

mit Benutzerdaten in das VMS importiert werden, um neue Benutzer

anzulegen und es können auch die Daten der im VMS angelegten Benutzer

als CSV-Datei exportiert und heruntergeladen werden.


Die Benutzerverwaltung enthält neben der Tabelle mit den angelegten

Benutzern, die Sie administrieren, auch verschiedene

Bearbeitungsfunktionen. Diese können im Bereich oberhalb der

Benutzertabelle aufgerufen werden.

Neuen Benutzer

anlegen:

Einen einzelnen neuen Benutzer anlegen, bei dem

die benötigten Daten manuell eingegeben werden.

CSV-Dateien

hochladen und

herunterladen:

Ermöglicht ein einfaches, schnelles Anlegen von

(mehreren) Benutzern. Die Benutzerdaten müssen

dabei als Textdatei im CSV-Format vorhanden sein.

Der CSV-Export (Herunterladen) bzw. Import

(Hochladen) steht auch in vielen anderen

Anwendung zur Verfügung, so dass Sie Daten

schnell und einfach ins bzw. aus dem VMS




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übertragen können.

Benutzerdaten

filtern und

durchblättern:

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur

Verfügung, um die vorhandenen Benutzerdaten zu


Benutzertabelle

Die Benutzertabelle bietet Ihnen einen Überblick über die im VMS

angelegten Benutzer, die Sie administrieren. Wenn eine Spaltenüberschrift

der Benutzertabelle unterstrichen dargestellt wird, können Sie durch Klick

darauf die Tabelle alphabetisch nach dem Inhalt der gewählten Spalte

sortieren. Manche Einträge der Benutzertabelle sind ebenfalls anklickbar

und führen zu weiteren Informationen oder Funktionen. Eine

Detailbeschreibung der einzelnen Spalten finden Sie im Folgenden.

PC

Die Spalte "PC" enthält den PC-Status eines Benutzers. Dieser zeigt an, ob

vitero reibungslos funktioniert oder ob technische Probleme auftraten. Ein

Benutzer kann den eigenen PC-Status entweder in seinem Testraum

überprüfen und ändern, oder er kann ihn manuell unter "Mein Profil"

angeben. Als Administrator können Sie den PC-Status jedes beliebigen

Benutzers ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol in der Spalte

"PC" und wählen Sie im Drop-Down Menü "PC-Status" den gewünschten

Status aus. Die Standardeinstellung ist "Keine Information" ( ). Wird der

PC-Status eines Benutzers auf "In Ordnung" ( ) gesetzt, bedeutet dies,

dass vitero bei diesem Benutzer problemlos funktioniert. Traten technische

Probleme auf, sollte der PC-Status solange auf "Problem" ( ) gestellt

werden, bis die technischen Schwierigkeiten behoben wurden. Zusätzlich

kann der Administrator auch Anmerkungen zum PC-Status hinzufügen, um


griffbereit zu haben. Dies wir durch ein Notizsymbol ( ) neben dem PC-

Statussymbol kenntlich gemacht. Der Notizblock und sein Inhalt sind nur

für Administratoren einsehbar.

Nachname

In der Spalte "Nachname" wird der Nachname des jeweiligen Benutzers

angezeigt. Wenn Sie auf den Nachnamen eines Benutzers klicken, gelangen

Sie zur Seite "Benutzerinformation", auf der Sie als Administrator die

persönlichen Daten und die Avatarfotos eines Benutzers einsehen können.




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Systemadministratoren dürfen dabei die Daten aller Benutzer (inkl. anderer

Systemadministratoren) auf dem VMS Server editieren.

Mandantenadministratoren dürfen nur die Benutzer bearbeiten, die

ausschließlich ihrem eigenen Mandanten (und keinem weiteren)

zugewiesen sind und keine Systemadministratorrechte haben.

Vorname

Die Spalte "Vorname" enthält den Vornamen des entsprechenden

Benutzers.

Benutzername

Die Spalte "Benutzername" enthält den Benutzernamen des

entsprechenden Benutzers. Der Benutzername wird zusammen mit dem

Passwort für die Anmeldung im VMS benötigt.

E-Mail

In der Spalte "E-Mail" wird die E-Mail-Adresse eines Benutzers angezeigt.

Durch Klick auf eine E-Mail-Adresse können Sie eine Mail an einen

einzelnen Benutzer schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr Standard E-

Mail-Programm.

Mitglied in

In der Spalte "Mitglied in" sehen Sie, in wie vielen Gruppen ein Benutzer

Mitglied ist. Wenn Sie auf den unterstrichenen Eintrag in dieser Spalte

klicken, gelangen Sie zur Seite "Gruppenzuordnung". Dort können Sie den

Benutzer weiteren Gruppen zuordnen oder aus Gruppen entfernen.

Mandantenzuordnung

(nur Systemadministrator und Filter "Alle Mandanten")

In der Spalte "Mandantenzuordnung" wird angezeigt, welchen

Mandanten ein Benutzer zugeordnet ist. Durch Klick auf den Eintrag in

dieser Spalte öffnet sich die Seite "Mandantenzuordnung". Dort können Sie

als Systemadministrator den entsprechenden Benutzer zu weiteren

Mandanten hinzufügen oder ihn aus Mandanten entfernen. Die Spalte

Mandantenzuordnung ist nur sichtbar, wenn Sie als Systemadministrator

eingeloggt sind und im Drop-Down Menü zur Filterung nach Mandanten den

Eintrag "Alle Mandanten" ausgewählt haben.

Globale Rolle

(nur Systemadministrator und Filter "Alle Mandanten")

In der Spalte "Globale Rolle" wird festgelegt, welche Rechte ein Benutzer

im gesamten VMS hat, d.h. ob er Systemadministrationsrechte,

Supportrechte oder nur "normale" Benutzerrechte hat. In der Rolle




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„Support“ stehen die gleichen Rechte wie in der Rolle

„Systemadministrator“ zur Verfügung, jedoch mit der Einschränkung, dass

im Bereich der „Konfiguration“ nur der Zugriff auf „Kontaktinformation“ im

Administrationsbereich des VMS möglich ist. Neben der globalen Rolle

(Systemadministrator, Support und Benutzer) können noch weitere,

temporäre bzw. kontextgebundene Rollen vergeben werden. So kann ein

Benutzer ohne Systemadministrationsrechte (globale Rolle: "Benutzer")

gleichzeitig die kontextbezogene Rolle eines Gruppenleiters haben (diese

kann unter "Gruppen und Mitglieder" vergeben werden).

Mandantenrolle

(nur Systemadministrator oder Mandantenadministratoren mit

erweiterten Rechten (optional) und Filterung nach einem

bestimmten Mandanten)

Die Spalte "Mandantenrolle" wird standardmäßig nur dem

Systemadministrator angezeigt, wenn die Benutzertabelle nach einem

bestimmten Mandanten gefiltert wird. Dazu muss der Name des

gewünschten Mandanten im Drop-Down Menü rechts oberhalb der

Benutzertabelle ausgewählt werden.

Optional ist es auch möglich den Vitero Management Server so zu

konfigurieren, dass auch Mandantenadministratoren auf die Spalte

„Mandantenrolle“ zugreifen können. Dadurch können diese, unabhängig

vom Systemadministrator, weitere Mandantenadministratoren anlegen.

In der Spalte "Mandantenrolle" wird festgelegt, welche Rechte ein

Benutzer bei einem bestimmten Mandanten hat, d.h. ob er den

ausgewählten Mandanten administrieren darf ("Mandantenadministrator"),

eingeschänkt administrieren darf („Organisator“) oder nur "normale"

Benutzerrechte ("Benutzer") hat. In der Rolle „Organisator“ stehen die

gleichen Rechte wie in der Rolle „Mandantenadministrator“ zur Verfügung,

jedoch mit der Einschränkung, dass kein Zugriff auf die „Konfiguration“ im

Administrationsbereich des VMS möglich ist. Die Mandantenrolle ist eine

kontextbezogene Rolle, d.h. sie wird zusätzlich zur globalen Rolle

vergeben. So kann z. B. ein Benutzer ohne Systemadministrationsrechte

trotzdem Mandantenadministrator bei einem oder auch bei mehreren

Mandanten sein.

Named Moderator

(nur bei Lizenzmodell Named Moderator und Filterung nach einem

bestimmten Mandanten)

In der Spalte „Named Moderator“ können Sie durch aktivieren der




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Checkbox einem Benutzer die Named-Moderator-Rolle zuweisen. Dadurch

wird für den entsprechenden Benutzer automatisch eine Gruppe mit

personenbezogenem virtual team room angelegt. Der Gruppenname

entspricht dabei zunächst dem Vor- und Nachnamen des jeweiligen

Benutzers, kann aber nachträglich in der Gruppenkonfiguration geändert

werden. Ein personenbezogener Raum steht dem Named Moderator

jederzeit exklusiv zur Verfügung. Er muss zudem nicht über das VMS

gebucht werden, sondern ist immer dann für andere Teilnehmer geöffnet,

wenn der Named Moderator darin anwesend ist.

Beim Entfernen der Named-Moderator-Rolle werden auch die zugehörige

Gruppe sowie der Gruppenordner mit allen Inhalten gelöscht. Die Named-

Moderator-Rolle kann – um einen Missbrauch zu vermeiden – nicht direkt

nach der Zuweisung, sondern erst nach Ablauf einer 7-tägigen Frist wieder

entfernt werden.

In der Benutzerverwaltung wird die Spalte „Named Moderator“ nur bei

Verwendung des entsprechenden Lizenzmodells angezeigt. Falls Sie als

Systemadministrator mehrere Mandanten administrieren, müssen Sie die

Benutzertabelle zunächst nach einem bestimmten Mandanten filtern, damit

die Spalte „Named Moderator“ angezeigt wird.

Aktionen

Die Spalte "Aktionen" enthält verschiedene Aktionssymbole, die sich

jeweils auf den einzelnen Benutzer beziehen.

Durch Klick auf das Briefsymbol können Sie eine E-Mail an einen

einzelnen Benutzer schicken. Die Abwicklung erfolgt über Ihr

Standard E-Mail-Programm.

Durch Klick auf das Papierkorb Symbol können Sie einen Benutzer

löschen. Bei Named Moderatoren wird das Papierkorb Symbol nicht

angezeigt: Diese können erst nach Entfernen der Named-Moderator-

Rolle gelöscht werden.

Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Benutzer gleichzeitig



können.




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9.1 Benutzer anlegen

Im Bereich "Neuen Benutzer anlegen" können Sie neue vitero Benutzer

erstellen. Sie gelangen in diesen Bereich, in dem Sie als System- oder

Mandantenadministrator in der Benutzerverwaltung auf den Button "Neuen

Benutzer anlegen" oberhalb der Benutzertabelle klicken. Gruppenleiter mit

den entsprechenden Rechten können ebenfalls neue Benutzer anlegen und

ihrer Gruppe zuordnen, indem sie auf das entsprechende Aktionssymbol

( ) in der Gruppenverwaltung klicken.

Um einen Benutzer anzulegen geben Sie die Benutzerdaten in die

entsprechenden Eingabefelder ein. Die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder

"Benutzername", "Nachname", "Vorname", "E-Mail", sowie die Felder

"Passwort" und "Passwortbestätigung" müssen zwingend ausgefüllt

werden, alle anderen Felder sind optional. Der Benutzername muss dabei

innerhalb der gleichen Domäne mandantenübergreifend eindeutig sein.

Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den "Speichern"

Button. Wenn der Benutzer erfolgreich angelegt werden konnte, wird eine

entsprechende Meldung oberhalb der Benutzerinformationen ausgegeben.

Unterhalb der Meldung wird der Button „Neuen Benutzer anlegen“

eingeblendet, so dass Sie direkt weitere Benutzer einpflegen können.

Durch Klick auf den „Zurück“ Button gelangen Sie zurück zur

Benutzerverwaltung. Falls Sie auf den „Zurück“ Button klicken, ohne Ihre

Eingaben vorher zu speichern, wird der neue Benutzer nicht angelegt.

Wichtig: Bitte beachten Sie ggf. Restriktionen das Passwort betreffend. Als

Systemadministrator können Sie in den Anmeldeeinstellungen

Passwortregeln definieren.

Der neu angelegte Benutzer selbst kann später unter Mein Profil sämtliche

Daten außer den Notizen zum PC Status, die globale Rolle, die Freigabe

seines Accounts, die Named-Moderator-Rolle und seine

Mandantenzugehörigkeit einsehen und ändern.

Hinweis: Solange ein Benutzer Named Moderator ist, d.h. er verfügt über

einen personenbezogenen Raum, kann sein Vorname und Nachname weder

von ihm selbst noch von den Administratoren nachträglich geändert

werden.

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Eingabefelder,

die nur für Systemadministratoren verfügbar sind. Eine Ausnahme bildet

das Feld "Anmerkungen zum PC-Status", das auch

Mandantenadministratoren zur Verfügung steht. Die Beschreibung der




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Eingabefelder, die auch vom Benutzer geändert werden können, finden Sie

in dieser Hilfe unter „Mein Profil“.

Systemadministratoreingaben

Mandant

Im Drop-Down Menü Mandant können Sie als Systemadministrator

einstellen, welchem Mandanten der Benutzer zugeordnet werden soll.

Dabei stehen Ihnen alle im VMS angelegten Mandanten zur Auswahl.

Anmerkungen zum PC-Status

(auch für Mandantenadministratoren verfügbar)

Das Feld Anmerkungen zum PC-Status (z. B. "Teilnehmer verwendet

Bluetooth Headset") können nur System- oder Mandantenadministratoren

einsehen und ändern. Es kann z. B. dazu verwendet werden,

Detailinformationen zur technischen Ausstattung eines Benutzers zu

speichern, um sie bei technischen Problemen jederzeit griffbereit zu haben.

Weitere Infos: Das Feld PC-Status selbst informiert über evtl.

vorhandene technische Probleme (z. B. die Einstellung der Soundkarte) des

Benutzers. Die Standardeinstellung "Keine Information" ist vorausgewählt

und sollte beim Anlegen eines neuen Benutzers übernommen werden. Das

Feld PC-Status kann später vom Administrator (System oder Mandant),

Gruppenleiter oder dem Teilnehmer selbst geändert werden. In der

Benutzerverwaltung, sowie den Gruppen- bzw. Mitgliederlisten im VMS wird

der PC-Status symbolisch ( : "In Ordnung", : "Keine Information",

: "Problem") dargestellt, so dass sich der Administrator oder der

Gruppenleiter schnell einen Überblick verschaffen kann, welche Teilnehmer

noch Hilfe benötigen.

Globale Rolle

Hier können Sie entscheiden, ob der neue Benutzer

Systemadministratorrechte oder nur "normale" Benutzerrechte besitzen

soll. Der Systemadministrator hat u.A. das Recht, Mandanten und Benutzer

zu verwalten, das VMS zu konfigurieren und statistische Daten einzusehen.

Unabhängig von den globalen Rollen (Benutzer, Systemadministrator,

Support) können weitere kontextabhängige Rollen

("Mandantenadministrator",“Organisator“, „Named Moderator“,

"Gruppenleiter", "Assistent", "Teilnehmer" und "Zuschauer") für einen

Benutzer vergeben werden. Diese werden für jeden Benutzer bei jedem




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Mandanten bzw. in jeder Gruppe neu definiert. So wird maximale

Flexibilität ermöglicht: Ein Benutzer kann z. B. das Recht erhalten, einen

bestimmten Mandanten zu administrieren, während er bei einem anderen

Mandanten nur ein "normaler" Benutzer ohne Administrationsrechte ist.

Oder ein Benutzer kann in einer bestimmten Gruppe nur Teilnehmerstatus

haben, während er in einer anderen Gruppe durch seinen

Gruppenleiterstatus z. B. auch Termine anlegen darf.

Benutzerkonto freigeben

Unter "Benutzerkonto ist freigegeben:" können Sie durch Setzen bzw.

Entfernen des Häkchens ein Benutzerkonto freigeben oder sperren.

Standardmäßig ist das Häkchen bei dieser Einstellung gesetzt, d.h. der

Benutzer ist freigegeben. Wenn Sie einen Benutzer sperren, kann er weder

den vitero Raum noch das VMS betreten. Beim Einloggen erhält er eine

Meldung, dass sein Benutzerkonto gesperrt wurde. Eine Sperrung kann

auch automatisch erfolgen, z. B. durch mehrmalige falsche Eingabe des

Passwortes. Unter welchen Bedingungen und ob es überhaupt eine

Sperrung eines Benutzerkontos geben soll, können Sie als

Systemadministrator in den Anmeldeeinstellungen der Konfiguration

festlegen.

Hinweis: Soll dem Benutzer nur zu den vitero Räumen bestimmter

Gruppen der Zutritt verweigert werden, so können Sie dies in den

Gruppeninformationen separat einstellen.

Neues Passwort erzwingen


Wenn Sie das Häkchen in dieser Checkbox setzen, wird der jeweilige

Benutzer nach dem nächsten Einloggen im VMS oder im virtual team room

automatisch dazu aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Durch

regelmäßige Passwortänderungen kann die Sicherheit des VMS noch weiter

erhöht werden.

Hinweis: Administratoren, die mehreren Mandanten zugeteilt sind, können

Passwörter auch für Benutzer zurücksetzen, die mehreren Mandanten

zugeordnet sind. Voraussetzung: Der Administrator hat

Administrationsrechte auf allen Mandanten, zu welchen der entsprechende

Benutzer zugeordnet ist.

Passwort-Link erstellen


Setzen Sie das Häkchen vor „Passwort-Link erstellen“, um einen Link




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anzulegen, über den der Benutzer sein Passwort selbst anlegen oder

ändern kann. Der Passwort-Link öffnet eine Webseite, auf der der Benutzer

sein Passwort direkt neu anlegen oder ändern kann, ohne ins VMS oder den

virtual team room eingeloggt zu sein. Die Weitergabe des Links an den

jeweiligen Benutzer vereinfacht das Anlegen von neuen Benutzern und ist

auch hilfreich, wenn ein Benutzer sein Passwort vergessen hat.

9.2 Benutzerdaten filtern und durchblättern

Benutzerdaten durchblättern

Auf jeder "Seite" (Ansicht) der Benutzerverwaltung sehen Sie die

Datensätze von maximal 50 Benutzern. Dieser Wert ist voreingestellt und

nicht veränderbar. Sind mehr als 50 Benutzer im System hinterlegt, so

gelangen Sie auf die folgenden Seiten entweder durch die direkte Eingabe

der gewünschten Seitenzahl oder durch das Durchblättern der einzelnen

Seiten. Um auf eine bestimme Seite zu springen, geben Sie die

Seitenzahl in das Kästchen neben "Gehe zu Seite:" ein und klicken Sie auf

den "Aktualisieren" ( ) Button:

Die neue Seite wird geladen (im Beispiel Seite 3). Die Seite, auf der Sie

sich dann befinden, wird im Feld hinter "Gehe zu Seite:" und links neben

der Gesamtzahl aller Seiten angezeigt ( ).

Mit den einfachen Pfeilen links und rechts der Seitenzahlen können Sie

seitenweise zurück- bzw. vorblättern. Mit den Strichpfeilen links und

rechts außen gelangen Sie zur ersten bzw. letzen Seite.

Benutzerdaten filtern

Suchfunktion

Sie können die Daten eines bestimmten Benutzers in der

Benutzerverwaltung über dessen Nachnamen, Vornamen,

Benutzernamen oder E-Mail-Adresse finden. Wählen Sie dazu zunächst

aus dem Drop-Down-Menü hinter "Suchen in:" das gewünschte Attribut aus

und geben Sie dann in das Feld "Suchbegriff" die korrespondierende

Bezeichnung ein. Klicken Sie auf den Button "Suchen", um die Suche zu

starten:




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dem angewandten Suchfilter angezeigt.

Um wieder auf die ungefilterte Gesamtübersicht aller Benutzerdaten zu

gelangen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen". Bitte beachten Sie

auch, dass eine Änderung des Filters bzw. eine Änderung der Eingabe im

Feld "Suchbegriff" eine erneute Suche in allen Datensätzen auslöst. Eine

doppelte (d.h. hintereinander stattfindende) Filterung nach den "Suchen

in:" Attributen ist nicht möglich.

Filterung nach Mandanten (nur Systemadministrator)

Als Systemadministrator können Sie eine zweite Filterung der Daten

nach Mandanten vornehmen:

Wählen Sie wie oben beschrieben ein Attribut aus und geben Sie einen

Suchbegriff ein. Nun können Sie zusätzlich eine zweite Filterung nach

Mandanten vornehmen. Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü den

gewünschten Mandanten aus (Standardeinstellung: Suche in allen

Mandanten). Die Suche findet nun ausschließlich in den Benutzern des

gewählten Mandanten statt. Selbstverständlich können Sie auch in

umgekehrter Reihenfolge filtern, d.h. zuerst den Mandanten auswählen und

dann das Attribut und den Suchbegriff eingeben. Bitte beachten Sie, dass

durch Anklicken des "Zurücksetzen" Buttons beide Filter zurückgesetzt

werden.

Hinweis: Eine Filterung bzw. Suche findet auch dann im gesamten

Datensatz statt, wenn Sie zuvor auf eine bestimmte Seite gesprungen sind

bzw. auf eine bestimmte Seite geblättert haben. Eine Suche innerhalb einer

bestimmten Seite ist nicht möglich. Hierfür benutzen Sie bitte die

entsprechende Funktion des Browsers. Bei Internet Explorer und Firefox

können Sie die Browsersuchfunktion über die Tastenkombination: Strg + f

(Windows PC) bzw. ctrl + f (Apple Mac) starten.

Filterung nach Named Moderatoren

(nur bei Lizenzmodell Named Moderator)

Wenn Sie das Häkchen in der Checkbox „nur Named Moderatoren“ setzen,

werden nur die Benutzer angezeigt, denen, zusätzlich zu den restlichen

Filterkriterien, auch die Named-Moderator-Rolle zugewiesen ist. Die




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Checkbox ist nur bei Verwendung des Lizenzmodells Named Moderator

verfügbar.

Filterung nach Administratoren (nur als Mandantenadministrator)

Wenn Sie das Häkchen in der Checkbox „Nur Administratoren“ setzen,

werden, zusätzlich zu den restlichen Filterkriterien, nur alle Administratoren

und Organisatoren angezeigt.

9.3 Gruppenzuordnung

Unter der Überschrift "Mitglied in" sehen Sie die Anzahl der Gruppen, in

denen der jeweilige Benutzer Mitglied ist. Um den Benutzer aus einer

Gruppe zu entfernen bzw. in eine Gruppe zu integrieren, klicken Sie auf die

Gruppenanzahl (z. B. "5 Gruppen"). Die Seite "Gruppenzuordnung" des

gewählten Benutzers öffnet sich. Es stehen zwei Reiter zur Verfügung,

"Benutzer Gruppen zuweisen" und "Benutzer aus Gruppe entfernen".

Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter "Benutzer Gruppen

zuweisen". Wenn Sie sich informieren möchten, welchen Gruppen der

Benutzer bereits zugeordnet ist, klicken Sie auf den zweiten Reiter um eine

Übersicht zu erhalten.

Reiter "Benutzer Gruppen zuweisen"

Hier sehen Sie eine Auswahl der Gruppen, die Sie dem Benutzer zuweisen

können. Ist der Benutzer mehreren Mandanten zugeordnet, so wird für

den Systemadministrator eine weitere Spalte mit Angabe des

Mandanten angezeigt, der die jeweilige Gruppe verwaltet. Ähnlich wie in

der Benutzerverwaltung können Sie auch hier blättern und nach Gruppen

suchen. Um einem Benutzer eine neue Gruppe zuzuordnen, setzten Sie ein

Häkchen unter "Zuordnen" in die Zeile der Gruppe, in die der Benutzer neu

eingetragen werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie

mehrere Gruppen auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den

Button "Gruppe zuweisen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite

wechseln, da immer nur die Gruppen der aktuellen Seite zugewiesen

werden können. Nach Klick auf den Button "Gruppe zuweisen" wird eine





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Reiter "Benutzer aus Gruppen entfernen"

Im zweiten Reiter können Sie Gruppen, die dem ausgewählten Benutzer

zugewiesen wurden, wieder entfernen. Auch hier können Sie die

gewünschte Gruppe mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden. Setzen

Sie einen Haken unter "Entfernen" in der Zeile der Gruppe, aus der der

Benutzer entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen setzten

um ihn aus verschiedenen Gruppen gleichzeitig zu entfernen. Wichtig dabei

ist, dass Sie auf den Button "Gruppe entfernen" klicken, bevor Sie zur

nächsten Seite wechseln, da immer nur die Gruppen der aktuellen

Seite entfernt werden können. Nach Klick auf den Button "Gruppe

entfernen" wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Hinweis zu Lizenzmodell Named Moderator: Wenn ein Benutzer der

Named Moderator einer personenbezogenen Gruppe ist, kann er nicht aus

dieser entfernt werden. In diesem Fall ist es nur möglich, dem Benutzer die

Named-Moderator-Rolle zu entziehen, wodurch die damit verbundene,

personenbezogene Gruppe komplett gelöscht wird, inkl. aller

Gruppenordner und deren Inhalte.

Tipp: Es empfiehlt sich die oben beschriebene Gruppenzuordnung immer

dann zu verwenden, wenn Sie einen bestimmten Benutzer zu mehreren

Gruppen hinzufügen oder aus mehreren Gruppen entfernen möchten.

Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig zu einer Gruppe hinzufügen

oder aus dieser entfernen möchten, verwenden Sie die

Benutzerzuordnung ( ) auf der Seite "Gruppen und Mitglieder".

9.4 Mandantenzuordnung

In der Spalte "Mandantenzuordnung" sehen Sie als Systemadministrator

den bzw. die Mandanten, denen der jeweilige Benutzer zugeordnet ist. Ein

Benutzer muss mindestens einem, kann aber beliebig vielen Mandanten

zugeordnet sein. Klicken Sie auf den unterstrichenen Namen der / des

Mandanten in der Spalte des gewünschten Benutzers, um zur Seite

"Mandantenzuordnung" zu gelangen. Nun können Sie entweder dem

Benutzer Mandanten zuweisen (1. Reiter) oder den Benutzer aus

Mandanten entfernen (2. Reiter). Wenn Sie sich informieren möchten,

welchen Mandanten der Benutzer bereits zugeordnet ist, klicken Sie auf

den zweiten Reiter um eine Übersicht zu erhalten.




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Reiter "Benutzer Mandanten zuweisen"

Hier sehen Sie eine Auswahl der Mandanten, die Sie dem Benutzer

zuweisen können. Wie bei der Gruppenzuordnung können Sie auch hier

blättern und nach Mandanten suchen. Um einem Benutzer einen neuen

Mandanten zuzuweisen, setzten Sie das Häkchen unter "Zuordnen" in der

Zeile des entsprechenden Mandanten, zu dem der Benutzer hinzugefügt

werden soll. Durch das Setzen mehrerer Häkchen können Sie mehrere

Mandanten auf einmal zuweisen. Wichtig dabei ist, dass Sie auf den Button

"Mandant zuweisen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln, da

immer nur die Mandanten der aktuellen Seite zugewiesen werden

können. Nachdem Sie auf den Button "Mandant zuweisen" geklickt haben,

erscheint die Meldung "Benutzer wurde erfolgreich zugewiesen".

Hinweis: Aministratoren, die mehreren Mandanten zugeteilt sind, können

Benutzer auch mehreren Mandanten zuordnen.

Reiter "Benutzer aus Mandanten entfernen"

Im zweiten Reiter können Sie den Benutzer aus einem Mandanten

entfernen, dem er bereits zugeordnet ist. Auch hier können Sie den

gewünschten Mandanten mit Suchbegriffen oder durch Blättern finden.

Setzen Sie das Häkchen unter "Entfernen" in der Zeile des Mandanten, aus

dem der Benutzer entfernt werden soll. Sie können auch mehrere Häkchen

setzten um ihn aus verschiedenen Mandanten gleichzeitig zu entfernen.

Dabei muss der Benutzer jedoch immer mindestens einem Mandanten

zugeordnet bleiben. Klicken Sie abschließend auf den Button "Mandant

entfernen". Auch hier gilt, dass nur die Mandanten auf der aktuellen

Seite durch Klick auf den Button entfernt werden können. Wurde der

Benutzer erfolgreich aus den gewählten Mandanten entfernt, wird eine

entsprechende Bestätigungsmeldung angezeigt.

Tipp: Es empfiehlt sich die oben beschriebene Mandantenzuordnung immer

dann zu verwenden, wenn Sie einen bestimmten Benutzer zu einem

oder mehreren Mandanten hinzufügen oder aus diesen entfernen möchten.

Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig zu einem Mandanten

hinzufügen oder aus diesem entfernen möchten, verwenden Sie die

Benutzerzuordnung ( ) auf der Seite Mandantenverwaltung.




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9.5 Benutzerverwaltung: CSV-Dateien verwenden

Die Funktion zum Hochladen und Herunterladen von CSV-Dateien steht

Ihnen ebenso wie die Benutzerverwaltung nur als System- oder

Mandantenadministrator zur Verfügung. Eine Ausnahme hiervon ist ein

Gruppenleiter bzw. Named Moderator, dem vom Administrator das

entsprechende Recht ("Gruppenleiter darf Benutzer anlegen") in der

Gruppenkonfiguration zugewiesen wurde. Detaillierte Informationen hierzu

finden Sie unter "Gruppen und Mitglieder: CSV Dateien verwenden".

Durch die Verwendung von CSV-Dateien können Sie mehrere Benutzer

gleichzeitig im VMS anlegen oder auch eine Liste mit den Daten der

vorhandenen Benutzer herunterladen. Insbesondere wenn Sie viele

Benutzer anlegen müssen, empfiehlt es sich den CSV-Upload zu nutzen, da

es sonst sehr zeitaufwändig ist, die Benutzerdaten manuell und für jeden

Benutzer einzeln ins VMS einzugeben. Da das CSV Format auch von vielen

anderen Anwendungen erzeugt und gelesen werden kann, können Sie den

CSV-Download z. B. dann verwenden, wenn Sie Benutzerdaten aus dem

VMS in eine andere Anwendung, die das CSV-Format unterstützt,

übertragen möchten.

Eine genaue Beschreibung zum Erstellen einer CSV-Datei, sowie Beispiele

finden Sie unter dem Punkt "CSV-Dateien erstellen" bzw. "CSV-Dateien:

Beispiele".

CSV-Datei hochladen

Um eine CSV-Datei hochzuladen, klicken Sie auf den Button "CSV-Datei

hochladen", oberhalb der Benutzertabelle. Bitte beachten Sie, dass beim

Upload in der Benutzerverwaltung andere Parameter eingesetzt werden als

beim Upload über die Gruppenverwaltung. So ist es beim Upload in eine

Gruppe z. B. möglich, den Teilnehmer schon in der CSV Datei mit einer

Rolle zu versehen. Beim Upload über die Benutzerverwaltung ist eine

Rollenzuweisung nach dem Hochladen über die Detailansicht einer Gruppe

möglich. Detailliertere Informationen über die verschiedenen Parameter

einer CSV-Datei finden Sie unter "CSV-Dateien erstellen".

Wenn Sie als Systemadministrator eingeloggt sind, wählen Sie zunächst

im Drop-Down-Menü den Mandanten aus, dem die Benutzer zugeordnet

werden sollen. Als Mandantenadministrator steht Ihnen diese Option nicht

zur Verfügung, da die Benutzer dann automatisch dem Mandanten

zugeordnet werden, den Sie gerade administrieren.




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Wählen Sie dann über den Button "CSV-Datei hinzufügen" die Datei aus,

die Sie hinzufügen möchten. Diese muss im CSV Format gespeichert sein

und die unter dem Punkt "CSV-Dateien erstellen" beschriebenen

Formatvorgaben erfüllen.

Klicken Sie zum Schluss auf den "Hochladen" Button um die Datei

hochzuladen oder auf den "Zurück" Button, falls Sie die Datei doch nicht

hochladen möchten.

Anmerkungen:

o Für den Upload ins VMS darf eine CSV-Datei maximal 500 Einträge

(d.h. Benutzer) enthalten. Enthält sie mehr als 500 Einträge, so wird

die Datei nur bis zum 500. Eintrag hochgeladen und eine

Fehlermeldung wird ausgegeben.

o Mit Hilfe einer CSV-Datei können bereits im VMS vorhandenen

Benutzer, anhand des Benutzernames als Referenz, aktualisiert

werden.

o Beim Hochladen einer CSV-Datei werden neue Passwörter und die

Option „neues Passwort erzwingen“ für existierende Benutzer ignoriert.

Bestehende Accounts werden aktualisiert, aber bestehende Passwörter

nicht überschrieben.




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CSV-Datei herunterladen

Sie können die Daten der im VMS angelegten Benutzer als CSV-Datei herunterladen. Klicken Sie dazu auf den Button "CSV-Datei

herunterladen". Es öffnet sich der Download Dialog Ihres Browsers, in dem Sie auswählen können, ob Sie die Datei speichern oder

direkt öffnen möchten und je nach Browser auch den Speicherort bestimmen können. Wenn Sie eine CSV-Datei herunterladen, werden die

Filter- und Sucheinstellungen, die Sie zuvor im VMS vorgenommen haben, in die CSV-Datei übernommen. Sie können also wahlweise alle

Benutzer ungefiltert herunterladen oder die Daten bis zu 2 Mal nacheinander filtern (Mandantenfilter (nur für Systemadministratoren),

Suchfunktion). Der Dateiname, unter dem die heruntergeladene CSV-Datei standardmäßig abgespeichert wird, gibt Auskunft über die

angewandten Filter.

Er setzt sich wie folgt zusammen: <Jahr>_<Monat>_<Tag>_<Nachname>_<Vorname>_<Mandant(optional)>_<Filter>.csv

Beispiel: 2010_07_23_Mustermann_Max_Warenhandels AG_filteredByEmail.csv

Das Datum bezieht sich auf den Tag des Downloads; Nachname und Vorname beziehen sich auf den eingeloggten Benutzer, der den

Download gestartet hat. Der Mandant (im Beispiel: Warenhandels AG) wird nur angegeben, wenn diesbezüglich gefiltert wurde. Die

Filterung nach Mandanten ist nur für den Systemadministrator verfügbar. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs "Suchen in:" kann nach

Nachname, Vorname, Benutzername oder E-Mail gefiltert werden. Entsprechend wird die Filterung im Dateinamen angegeben:

Filter kein Filter Nachname Vorname Benutzername E-Mail

Bezeichnung im Dateinamen all filteredBySurname filteredByFirstname filteredByUsername filteredByEmail

Anmerkungen:

Beim Herunterladen gibt es keine Beschränkung für die Anzahl der Benutzereinträge.




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10 Mandantenverwaltung (optional)

Die Mandantenverwaltung ist nur für On-Premise- und Dedicated-Hosting-

Kunden bei Lizenzierung der entsprechenden Zusatzfunktion verfügbar. Sie

ermöglicht die Untergliederung des VMS in einzeln administrierbare,

logischen Einheiten, die sogenannten Mandanten. Die

Mandantenverwaltung umfasst zwei Ansichten: die Administrations- und

die Abrechnungsansicht. Standardmäßig wird zunächst die

Administrationsansicht angezeigt. In beiden Ansichten können Sie nach

Mandanten suchen, in der Verwaltung blättern und durch Eingabe der

Seitenzahl auf Seiten springen. Über den Button "Zürücksetzen" kommen

Sie auf die ursprüngliche Ansicht zurück. Des Weiteren können Sie neue

Mandanten anlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button "Neuen Mandanten

anlegen".

10.1 Administrationsansicht

Diese Ansicht dient dazu, schnell Informationen über einen Mandanten zu

erhalten und den Mandanten zu verwalten. Im Folgenden sehen Sie eine

genaue Beschreibung der Möglichkeiten, den Mandanten zu bearbeiten

(Zuordnung von Benutzern, Modulen/Lizenzmodellen und Gruppen). Um

den Abrechnungstyp, die verbrauchten und die noch zur Verfügung

stehenden Kontingente einzusehen, wechseln Sie rechts oben in die

Abrechnungsansicht. Einen neuen Mandanten anlegen können Sie über den

Button "Neuen Mandant anlegen".

Mandantentabelle

Ist eine Spaltenüberschrift der Mandantentabelle unterstrichen, kann die

jeweilige Spalte durch Anklicken der Überschrift alphabetisch bzw. nach

Größe sortiert werden.

Mandantenname

Hier werden Ihnen in alphabetischer Reihenfolge Ihre Mandanten

aufgelistet. Durch Anklicken der Spaltenüberschrift können Sie die

Sortierung umkehren. Wenn Sie direkt auf den Namen eines Mandanten

klicken, so gelangen Sie in die Mandanteninformationen. Dort können Sie

unter anderem die Abrechnung aktivieren, Teilnehmer hinzufügen und

Module/Lizenzmodelle zuordnen (im Eigentumsmodus).




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Kundennummer

Enthält die Kundennummer des jeweiligen Mandanten.

Anzahl Benutzer

Hier können Sie auf einen Blick sehen, wie viele Benutzer dem jeweiligen

Mandanten zugeordnet sind. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die

Mandanten nach der Anzahl ihrer Benutzer zu sortieren.

Anzahl Gruppen

Hier können Sie sehen, wie viele Gruppen der jeweilige Mandant hat. Durch

Anklicken der Spaltenüberschrift erfolgt eine Sortierung nach

Gruppenanzahl.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durch Anklicken der entsprechenden

Symbole für den ausgewählten Mandanten ausführen:

Hier können Sie Benutzer zuordnen oder entfernen. Nähere

Informationen finden Sie in der Hilfe zur Benutzerzuordnung.

Hier können Sie Module und Lizenzmodelle zuordnen oder

entfernen. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zur

Modulzuordnung.

Hier gelangen Sie zu den öffentlichen Ordnern Ihrer Mandanten. Sie

können neue Dateien hinzufügen, Dateien verschieben oder löschen.

Nähere Informationen zu den Möglichkeiten und Eigenschaften der

öffentlichen Ordner finden Sie unter Inhalte/Öffentliche Ordner.

Hier gelangen Sie zur Seite der Benutzerverwaltung. Sie können die

einzelnen Benutzer des Mandanten sehen, deren Status und ihre

Mandantenrolle. Des Weiteren können Sie hier neue Benutzer per CSV

Import einpflegen oder bereits vorhandene Benutzer löschen.

Genauere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt

Benutzerverwaltung.

Hier sehen Sie die verschiedenen Gruppen des Mandanten. Sie

können neue Gruppen anlegen, Benutzer zur Gruppe hinzufügen oder

Termine für die Gruppe buchen. Nähere Informationen zu der

Gruppenverwaltung finden Sie unter Gruppen und Mitglieder.




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Klicken Sie auf dieses Symbol, um den entsprechenden Mandanten zu

löschen.

Bitte beachten Sie: Alle dem Mandanten zugewiesenen Gruppen und

Benutzer (sofern diese nicht noch einem anderen Mandanten

zugewiesen sind) werden ebenfalls unwiderruflich gelöscht, da jeder

Benutzer mindestens einem Mandanten zugeordnet sein muss.

Tipp: Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Mandanten gleichzeitig



können.

10.2 Abrechnungsansicht

Sie finden hier alle für Ihre Abrechnung eines Mandanten relevante Daten

wie einen Überlick über den Abrechnungstyp, die Kontingentgröße sowie

die verbrauchte und die noch verbleibende Zeit eines Mandanten. Des

Weiteren erhalten Sie Informationen über die Freischaltung des Accounts

und das Ablaufdatum seines verbleibenden Kontingents. Sie können einen

Mandanten entweder über die Suchfunktion durch Eingabe eines

Suchbegriffs oder durch Durchblättern der Seiten finden (über die "Gehe zu

Seite" Funktion).

Die farbliche Codierung gibt an, in wie weit dem Mandanten noch

Kontingente zur Verfügung stehen. Ein gelb hinterlegter Mandant

verfügt noch über Kontingente, jedoch über weniger als 10% seines

ursprünglichen Gesamtkontingents. Wenn das Ablaufdatum des

Kontingents weniger als 2 Monate in der Zukunft liegt wird der Mandant

ebenfalls gelb markiert. Ein rot hinterlegter Mandant hat bereits mehr

als sein Gesamtkontingent verbraucht, er ist im Minus (ob ein Mandant ins

Minus kommen darf wird beim Anlegen des Mandants festgelegt). Ist ein

Mandant nicht farblich codiert (weißer Hintergrund), hat er noch

ausreichend Zeit (mehr als 10%) seines Gesamtkontingents zur Verfügung

bzw. besitzt eine Flatrate.

Mandantentabelle

Die einzelnen Spalten der Mandantentabelle können durch Anklicken der

Überschriften alphabetisch bzw. nach Größe sortiert werden.

Mandantenname

Hier sehen Sie eine alphabetische Liste aller Mandanten. Klicken Sie auf




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den unterstrichenen Mandantennamen, um in die Mandanteninformationen

zu kommen. Dort können Sie dann Details zur Abrechnung festlegen und

einsehen, welche Module/Lizenzmodelle der Mandant lizenziert hat.

Abrechnungstyp

Gibt an, nach welchem Modus beim Mandanten abgerechnet wird. Folgende

Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

Flatrate vitero kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden.

Zu Informationszwecken findet eine Aufzeichnung

der verbrauchten Zeit statt. Hinweis: Trotzdem

muss eine Buchung des vitero Gruppenraums

stattfinden.

Sitzungsminuten Der Mandant erwirbt ein Zeitkontingent, in dem er

den vitero Gruppenraum nutzen kann. Die Anzahl

der Teilnehmer ist abrechnungstechnisch

irrelevant. Hinweis: Das Modul für die gewünschte

Raumgröße muss lizenziert sein.

Teilnehmerminuten Der Mandant erwirbt Zeitkontingente, die

teilnehmerbezogen aufgebraucht werden. Die

Kosten sind demzufolge abhängige von

Sitzungsdauer und Teilnehmeranzahl.

Wechseln Sie in die Mandanteninformationen, um den Abrechnungstyp zu

ändern.

Kontingentgröße

Gibt die Teilnehmer- bzw. Sitzungsminuten an, die ein Mandant erworben

hat. Diese wird beim Anlegen eines Mandanten festgelegt. Da die Flatrate

zeitlich unbegrenzt genutzt werden kann entfällt hier die Angabe.

Verbrauchte Zeit

Gibt die verbrauchte Zeit in Minuten an. Diese wird zum einen automatisch

über die Nutzung des Gruppenraumes bestimmt, zum anderen manuell in

den Mandanteninformationen. Wird zu Informationszwecken auch beim

Abrechnungstyp Flatrate angegeben. Es wird nur die Zeit abgerechnet, in

der der Raum genutzt wird. Raumbuchungen sind unverbindlich; eine bloße

Raumbuchung, bei der der Raum ungenutzt bleibt, wird nicht berechnet.

Ein Betreten des ungebuchten Raumes durch den Gruppenleiter (jederzeit

möglich) zu Testzwecken wird ebenfalls nicht abgerechnet.

http://localhost/vitero/content/help/vms/customermanagement_customerinformation.htm




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Verbleibende Zeit

Gibt die noch zur Verfügung stehende Zeit an. Da die Flatrate zeitlich

unbegrenzt genutzt werden kann entfällt hier die Angabe.

Ablaufdatum

Gibt an, wie lange die Kontingente noch genutzt werden können. Dies kann

in den Mandanteninformationen festgelegt werden. Standardmäßig sind

Kontingente ein Jahr lang gültig.

Zusätzliche Informationen

Hier können Sie das Datum der Freischaltung und denjenigen Administrator

sehen, der diese veranlasst hat. Des Weiteren sehen Sie unter "Sonstiges"

Anmerkungen, die in den Mandanteninformationen vorgenommen werden

können.

10.3 Detaillierte Mandanteninformationen

Hier erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Mandanten und können

Aktionen für den ausgewählten Mandanten ausführen oder die Abrechnung

aktivieren und definieren. Die Mandantenadministratoren werden

genannt und die für diesen Mandanten lizenzierten Module und

Lizenzmodelle aufgelistet. Bei den stückzahlabhängigen Modulen und

Lizenzmodellen (wie z. B. vitero 22 oder vitero café) wird zudem die

Anzahl der Lizenzen angegeben. Im Folgenden werden die einzelnen

Aktionen und Einstellungen beschrieben.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durch Anklicken der entsprechenden

Symbole für den ausgewählten Mandanten ausführen:

Hier können Sie Benutzer zuordnen oder entfernen. Nähere

Informationen finden Sie in der Hilfe zur Benutzer zum Mandanten

hinzufügen.

Hier können Sie Module und Lizenzmodelle zuordnen oder

entfernen. Nähere Informationen finden Sie in der Hilfe zur

Modulzuordnung.

Hier gelangen Sie zu den öffentlichen Ordnern Ihrer Mandanten.

Sie können neue Dateien hinzufügen, Dateien verschieben oder

löschen. Nähere Informationen zu den Möglichkeiten und




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Eigenschaften der öffentlichen Ordner finden Sie unter

Inhalte/Öffentliche Ordner.

Hier gelangen Sie zur Seite der Benutzerverwaltung. Sie können

die einzelnen Benutzer des Mandanten sehen, deren Status und ihre

Mandantenrolle. Des Weiteren können Sie hier neue Benutzer per

csv Import einpflegen oder bereits vorhandene Benutzer löschen.

Genauere Informationen hierzu finden Sie unter dem Punkt

Benutzerverwaltung.

Hier sehen Sie die verschiedenen Gruppen des Mandanten. Sie

können neue Gruppen anlegen, Benutzer zur Gruppe hinzufügen

oder Termine für die Gruppe buchen. Nähere Informationen zu der

Gruppenverwaltung finden Sie unter Gruppen und Mitglieder.

Klicken Sie auf dieses Symbol, um den entsprechenden Mandanten

zu löschen.

Bitte beachten Sie: Alle dem Mandanten zugewiesenen Gruppen

und Benutzer (sofern diese nicht noch einem anderen Mandanten

zugewiesen sind) werden ebenfalls unwiderruflich gelöscht, da jeder

Benutzer mindestens einem Mandanten zugeordnet sein muss.

Einstellungen

Auf der Seite "Mandanteninformationen" können Sie die folgenden

Einstellungen bzw. Eingaben vornehmen. Klicken Sie nach Änderung einer

Einstellung oder Eingaben auf den Button "Speichern", um die Änderung zu

übernehmen oder auf den Button "Abbrechen", falls Sie die Änderungen

doch nicht speichern möchten.

Mandantenbezeichnung

Den Namen sowie den Anzeigennamen des Mandanten können Sie

ändern, indem Sie in das jeweilige Feld klicken und die eingetragenen

Namen überschreiben.




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Abrechnung

Die Abrechnungsansicht ist standardmäßig ausgeblendet. Durch Setzen

des Häkchens vor "Abrechnung aktivieren" blenden Sie die

Abrechnungsansicht wieder ein.

Daraufhin stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Abrechnungstyp




Zu Informationszwecken findet eine Aufzeichnung

der verbrauchten Zeit statt. Hinweis: Trotzdem

muss eine Buchung des vitero Gruppenraums

stattfinden.

Sitzungsminuten Der Mandant erwirbt ein Zeitkontingent, in dem

er den vitero Gruppenraum nutzen kann. Die

Anzahl der Teilnehmer ist abrechnungstechnisch

irrelevant. Hinweis: Das Modul für die

gewünschte Raumgröße muss lizenziert sein.


teilnehmerbezogen aufgebraucht werden. Die

Kosten sind demzufolge abhängige von

Sitzungsdauer und Teilnehmeranzahl.

Verbrauchte Zeit


über die Nutzung des Gruppenraumes bestimmt, zum anderen ist sie

manuell hier möglich. Es wird nur die Zeit abgerechnet, in der der Raum

genutzt wird. Raumbuchungen sind unverbindlich; eine bloße




Ablaufdatum

Gibt an, wie lange die Kontingente noch genutzt werden können.

Standardmäßig sind Kontingente ein Jahr lang gültig, Sie können aber auch

jede andere Zeitspanne auswählen.




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Hier können Sie das Datum der Freischaltung und denjenigen

Administratorsehen, der diese veranlasst hat. Diese Informationen werden

automatisch generiert. Des Weiteren können Sie manuell weitere

Informationen eintragen, welche Ihnen dann in der Abrechnungsansicht der

Mandantenverwaltung zur Verfügung stehen.

10.4 Neuen Mandanten anlegen

Hier können Sie einen neuen Mandanten anlegen. Bis auf die

Kontingentgröße und die Erlaubnis zum Überziehen können Sie alle

Angaben in den Mandanteninformationen nachträglich bearbeiten. Geben

Sie zunächst den Namen und den Anzeigennamen in die leeren

Textfelder ein. Sie können nun die Abrechnung sofort aktivieren oder dies

später bei Bedarf über die Mandantenverwaltung nachholen.

Um weitere Einstellungen vorzunehmen setzen Sie ein Häkchen vor

"Abrechnung aktivieren". Die weiteren Einstellungen werden im Folgenden

näher erläutert.

Abrechnungseinstellungen

Abrechnungstypen




Zu Informationszwecken findet eine Aufzeichnung der

verbrauchten Zeit statt. Hinweis: Trotzdem muss eine

Buchung des vitero Gruppenraums stattfinden.

Sitzungsminuten Der Mandant erwirbt ein Zeitkontingent, in dem er

den vitero Gruppenraum nutzen kann. Die Anzahl

der Teilnehmer ist abrechnungstechnisch irrelevant.

Hinweis: Das Modul für die gewünschte Raumgröße

muss lizenziert sein.


teilnehmerbezogen aufgebraucht werden. Die Kosten

sind demzufolge abhängige von Sitzungsdauer und

Teilnehmeranzahl.




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Sie können in den Mandanteninformationen auch noch nachträglich den

Abrechnungstyp ändern.

Kontingentgröße

Geben Sie hier die Teilnehmer- bzw. Sitzungsminuten an, die der Mandant

erworben hat. Da die Flatrate zeitlich unbegrenzt genutzt werden kann

entfällt hier die Angabe.

Verbrauchte Zeit


über die Nutzung des Gruppenraumes bestimmt, zum anderen manuell in

den Mandanteninformationen. Wird zu Informationszwecken auch beim

Abrechnungstyp Flatrate angegeben. Es wird nur die Zeit abgerechnet, in

der der Raum genutzt wird. Raumbuchungen sind unverbindlich; eine bloße




Verbleibende Zeit

Gibt die noch zur Verfügung stehende Zeit an. Da die Flatrate zeitlich

unbegrenzt genutzt werden kann entfällt hier die Angabe.

Ablaufdatum

Gibt an, wie lange die Kontingente noch genutzt werden können. Dies kann

in den Mandanteninformationen festgelegt werden. Standardmäßig sind

Kontingente ein Jahr lang gültig.


Hier können Sie das Datum der Freischaltung und denjenigen Administrator

sehen, der diese veranlasst hat. Des Weiteren sehen Sie unter "Sonstiges"

Anmerkungen, die in den Mandanteninformationen vorgenommen werden

können.




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10.5 Benutzer zum Mandanten hinzufügen

Über das "Benutzerzuordnung" Symbol ( ) in der Mandantenverwaltung

können Sie zu einem Mandanten weitere Benutzer hinzufügen bzw.

Benutzer aus einem Mandanten entfernen. Durch Anklicken öffnet sich die

Seite "Benutzerzuordnung" des ausgewählten Mandanten. Es stehen zwei

Reiter zur Verfügung, "Mandant Benutzer zuweisen" und "Mandant

Benutzer entfernen". Standardmäßig gelangen Sie zunächst in den Reiter

"Mandant Benutzer zuweisen". Wenn Sie sich informieren möchten, welche

Benutzer bereits dem Mandanten zugeordnet sind, klicken Sie auf den

zweiten Reiter. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die bereits

zugewiesenen Benutzer.

Benutzer zu einem Mandanten hinzufügen

Im Reiter "Mandant Benutzer zuweisen" sehen Sie eine Übersicht

derjenigen Benutzer, die dem Mandanten noch nicht zu zugewiesen sind.

Setzten Sie ein Häkchen vor den Benutzern, die sie dem Mandanten

zuordnen möchten und klicken Sie abschließend auf "Benutzer hinzufügen".

Daraufhin wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Auch hier können Sie

per Suchbegriff oder über die Blätterfunktion nach Benutzern suchen. Bitte

achten Sie beim Benutzer hinzufügen darauf, dass Sie auf den Button

"Benutzer hinzufügen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln,

da immer nur die Benutzer der aktuellen Seite zugewiesen werden

können.

Benutzer aus einem Mandanten entfernen

Im Reiter "Mandant Benutzer entfernen" können Sie auch bereits

zugeordnete Benutzer entfernen, d.h. die Mandantenzugehörigkeit

auflösen. Setzen Sie dazu ein Häkchen vor den Benutzer, den Sie aus dem

Mandanten entfernen möchten und klicken Sie danach auf den Button

"Benutzer entfernen". Wichtig dabei ist, dass Sie auf den Button "Benutzer

entfernen" klicken, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln, da immer nur

die Benutzer der aktuellen Seite entfernt werden können. Auch hier

können Sie den gewünschten Benutzer mit Suchbegriffen oder durch

Blättern finden. Sie können diese Ansicht auch nutzen, um sich einen

Überblick über die Benutzer zu verschaffen, die dem Mandanten

zugeordnet sind.




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Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer immer mindestens

einem Mandanten zugewiesen sein muss. Ist ein bestimmter Benutzer

also nur einem Mandanten zugeordnet, kann er nicht auch noch aus diesem

Mandanten entfernt werden.

10.6 Modulzuordnung

Durch Anklicken des Symbols gelangen Sie zur Seite

"Modulzuordnung". Diese ist nur verfügbar, wenn der VMS Server im

Eigentumsmodus läuft. (Sie können in den Mandanteneinstellungen unter

"Konfiguration" den Modus wechseln.) In der Modulzuordnung sehen Sie,

welche Module und Lizenzmodelle dem Mandanten zugeordnet sind und

welche noch zur Verfügung stehen. Eine Lizenz kann immer nur einem

Mandanten zugeordnet werden. Vor der jeweiligen Bezeichnung steht die

Anzahl der Lizenzierungen (4 x vitero named moderator 12 bedeutet, dass

Ihnen 4 personenbezogene Räume für 12 Teilnehmer plus Moderator zur

Verfügung stehen). Änderungen in der Zuordnung können Sie immer dann

vornehmen, wenn sich kein Teilnehmer des zu bearbeitenden Mandanten

im virtual team room aufhält. Bitte beachten Sie, dass die Modulzuordnung

Auswirkungen auf bereits gebuchte Räume haben kann. Wenn z. B. die

benötigte Raumgröße zum Sitzungstermin nicht (mehr) zugewiesen ist, so

kann der Termin nicht stattfinden.

Hinweis: Sie können hier nur die Module bzw. Lizenzmodelle zuordnen, die

von der Stückzahl abhängig sind (z. B. vitero Räume in verschiedenen

Größen, Named Moderator oder Corporate Café Lizenzen).

Stückzahlunabhängige Module bzw. Lizenzmodelle wie z. B. vitero

audience sind automatisch für alle Räume und alle Mandanten freigegeben

und müssen daher nicht zugeordnet werden. In den

Mandanteninformationen können Sie einsehen, welche Module dem

jeweiligen Mandanten zugeordnet sind.

Module/Lizenzmodelle zuweisen und entfernen

Um einzelne Module/Lizenzmodelle zuzuweisen bzw. die Zuweisung

aufzuheben, klicken Sie auf das jeweilige Modul/Modell. Dieses wird farbig

hinterlegt. Klicken Sie nun auf den einfachen Pfeil ( oder ), um

das Modul/Modell von dem einen in das andere Feld zu schieben. Klicken

Sie abschließend auf "Speichern", um den Zustand abzuspeichern.




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Hinweis: Der einfache Pfeil verschiebt immer nur einzelne Lizenzen, d.h.

wenn Sie ihn bei einer mehrfach lizenzierten Option anwenden (z. B. 3 x

vitero named moderator 12), so wird nur eine dieser Lizenzen verschoben

(es bleiben übrig: 2 x vitero named moderator 12).

Die Verschiebung mehrerer Lizenzen auf einmal ist durch den

Doppelpfeil ( oder ) möglich. Tragen Sie die Anzahl der zu

verschiebenden Lizenzen in das freie Kästchen zwischen den beiden

Feldern ein und markieren Sie das Modul/Lizenzmodell, das Sie verschieben

möchten. Klicken Sie dann auf den Doppelpfeil. Die entsprechende Anzahl

Lizenzen wird nun verschoben und abgespeichert, sobald Sie auf den

"Speichern" Button geklickt haben.

11 Statistische Erfassung (optional)

Die Statistische Erfassung ist nur bei Lizenzierung des Moduls vitero

monitoring verfügbar und bietet einen Überblick über vergangene vitero

Sitzungen und deren Auslastung. Sie ist in zwei Ansichten aufgeteilt, die

Sitzungs- und die Auslastungsansicht.

Sitzungsansicht

Dem Systemadministrator wird in der Ansicht „Sitzung“ die Start- und

Endzeit einer Sitzung, der Mandant, die Gruppe, die Sitzungsdauer und

Anzahl der Benutzer angezeigt. Die Übersicht kann nach Mandanten und

Gruppen gefiltert werden. In der Ansicht des Mandantenadministrators fällt

die Spalte "Mandant" weg, folglich ist auch nur eine Sortierung nach

Gruppen möglich. Spalten mit unterstrichener Überschrift (z. B. "Start",

"Dauer") können nach dem jeweiligen Kriterium auf- oder absteigend

sortiert werden.

Sitzungsinformationen können als CSV Datei heruntergeladen und

abgespeichert werden, wahlweise mit oder ohne Benutzerdetails. Die Datei

können Sie z. B. mit MS Excel öffnen und sich die Daten grafisch darstellen

lassen. Durch Anklicken des Buttons CSV Sitzung erhalten Sie

Informationen über die Sitzungsnummer, Gruppe, Zeit und Datum, Dauer,

ggf. Mandant und die Anzahl der Teilnehmer einer Sitzung. Der Button CSV

Benutzer liefert zusätzliche Informationen zu den Teilnehmern der Sitzung

wie Zeitpunkt des Ein- bzw. Ausloggens, Verweildauer im Raum, Namen

der Teilnehmer und deren Rolle in der jeweiligen Sitzung (Gruppenleiter,




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Teilnehmer...). Die einsehbaren Informationen können an die

Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden (z. B. durch

Anonymisierung des Benutzernamens).

Durch Anklicken des unterstrichenen Starttermines einer Sitzung gelangen

Sie in die Sitzungsdetails. Hier werden neben der Dauer und dem Datum

der Sitzung auch die Namen der Teilnehmer (nur wenn die Auswertung

nicht anonym erfolgt) und deren Rolle in der Sitzung angezeigt. So können

Sie schnell und einfach z. B. eine Anwesenheitskontrolle durchführen, auch

wenn die Sitzung bereits vor mehreren Wochen stattgefunden hat.

Im Fenster „Sitzungsdetails“ können Sie ebenfalls durch Klick auf den "CSV

Benutzer" Button eine CSV Datei mit Informationen zu den

Sitzungsteilnehmern herunterladen.

Bei Lizenzierung von vitero event manager kann über die Ansicht

„Sitzungsdetails“ bzw. die Benutzer CSV-Liste zudem überprüft werden,

welche der angemeldeten Veranstaltungsteilnehmer, die Veranstaltung

auch tatsächlich besucht haben.

Wenn vitero monitoring+ lizenziert ist, um die automatisierte Vergabe

von Weiterbildungspunkten („Credit Points“) zu aktivieren, dann können

die Credit Points ebenfalls über die Datei „CSV Benutzer“ abgefragt

werden (siehe 15 vitero monitoring+: Credit Points).

Auslastungsansicht (nur Systemadministrator)

Die Ansicht Auslastung gibt einen Überblick über die Gesamtauslastung

des Servers (d.h. die akkumulierten Daten aller Mandanten) und

ermöglicht so eine schnelle Übersicht über freie bzw. mangelnde

Kapazitäten. Diese Ansicht kann nur vom Systemadministrator gewählt

werden. Die maximale Benutzer- bzw. Zuschauerzahl bezieht sich jeweils

auf den links angegebenen 15-Minuten-Zeitraum und die höchste

Auslastung innerhalb dieser Spanne. Äquivalent dazu werden abhängig

vom Lizenzmodell die freien Benutzer- und Zuschaueranzahlen angezeigt.

Die zugehörige CSV Datei (Button "CSV Auslastung") liefert die

angezeigten Angaben in CSV Format zum Herunterladen.




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12 Systemkonfiguration

Als Systemadministrator können Sie im VMS unter "Konfiguration/System"

Einstellungen für den Vitero Management Server vornehmen. Als

Mandantenadministrator können Sie im Bereich „Konfiguration“ die

Kontaktdaten einsehen und editieren, sowie das Logo im virtual team room

austauschen (optional, nur bei Lizenzierung von vitero essentials+). Die

Servereinstellungen dürfen ausschließlich vom Systemadministrator

vorgenommen werden.

Die folgende Tabelle enthält eine kurze Übersicht über die einzelnen

Konfigurationsbereiche. Für detaillierte Informationen zu einem

bestimmten Bereich klicken Sie auf den entsprechenden Link unten oder

links in der Hauptnavigation.

Basiseinstellun

gen:

Hier können Sie grundlegende Einstellungen für das Vitero

Management System vornehmen, wie z. B. Sprache, Zeitzone

und Mail- Server.

Servereinstellu

ngen:

Hier können Sie die Server eintragen, die für den Betrieb der

vitero Software verwendet werden sollen.

LDAP-

Konfiguration:

Hier erhalten Sie einen Überblick über die vorhandenen LDAP-

Konfigurationen und können diese bearbeiten oder eine neue

LDAP-Konfiguration anlegen.

Anmelde-

einstellungen:

Unter "Anmeldeeinstellungen" können Sie Regeln für das

Passwort und für die Benutzersperrung bei Falscheingabe

festlegen, sowie die Anzeige der Lizenzbedingungen definieren.

Dateiuploadein

stellungen:

Hier können Sie festlegen, welche Dateiformate in das VMS

hochgeladen werden dürfen und eine maximale Uploadgröße

festlegen.

Kontakt-

informationen:

Geben Sie hier die Kontaktdaten ein, die für alle Benutzer des

VMS unter dem Punkt "Kontakt" aufgerufen werden können.

Diese Option steht auch Mandantenadministratoren zur

Verfügung.




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Custom

Design:

Laden Sie hier Ihr Logo hoch, um es im virtual team room

anzuzeigen. Standardmäßig wird das vitero Logo angezeigt.

Zusätzlich können Sie in diesem Bereich auch

Designanpassungen bzgl. des vitero event managers (sofern

lizensiert) durchführen sowie den zentralen Link zur öffentlichen

Veranstaltungsliste abrufen.

Mandantenein

stellungen:

Dieser Bereich ist nur verfügbar, wenn das VMS

mandantenfähig ist (nur bei Lizenzierung der entsprechenden

Zusatzfunktion). Hier können Sie festlegen, nach welchem

Prinzip die lizenzierten Module bzw. Lizenzmodelle den

einzelnen Mandanten zur Verfügung stehen.

12.1 Basiseinstellungen

Adresse des Management Servers

Tragen Sie hier die IP Adresse bzw. den Fully Qualified Domain Name des

Management Servers ein (ohne Portangabe). Diese Angabe ist für den

Betrieb der vitero Software erforderlich. Sofern es mehrere Management

Server gibt, muss hier die Adresse des Load Balancers eingetragen werden.

Dateiablagepfad

Tragen Sie hier den Ablagepfad für Dateien ein, die in das VMS geladen

werden (z. B. Avatarfotos oder Dateien aus dem Bereich „Inhalte“). Bei

Verwendung eines Serverclusters ist diese Angabe obligatorisch. Wenn Sie

nur einen Server verwenden, können Sie das Feld auch leer lassen. In

diesem Fall wird der Standardablagepfad verwendet.

Mail-Server Adresse

Tragen Sie hier die IP Adresse bzw. den Fully Qualified Domain Name Ihres

E-Mail Servers ein. Die Bearbeitung dieses Feldes ist nur dann notwendig,

wenn das Feld "Einladungen per E-Mail erlauben" aktiviert wurde.

Mail-Server Port

Tragen Sie hier den zu verwendenden Port des E-Mail-Servers ein. Die

Bearbeitung dieses Feldes ist nur dann notwendig, wenn das Feld

"Einladungen per E-Mail erlauben" aktiviert wurde.

Mail Server Authentifizierung

Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn eine E-Mail Server Authentifizierung

stattfinden soll. Die Bearbeitung dieses Feldes und der dazugehörigen




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Felder „Mail-Server Benutzername“ und „Mail-Server Passwort“ ist nur

dann notwendig, wenn das Feld "Einladungen per E-Mail erlauben" aktiviert

wurde.

o Mail-Server Benutzername

Tragen Sie hier Ihren E-Mail-Server Benutzernamen ein.

o Mail-Server Passwort

Geben Sie hier Ihr E-Mail-Server Passwort ein. Dieses wird aus

Sicherheitsgründen nicht angezeigt.

Standard E-Mail Absendername

Standardmäßig wird bei Einladungen bzw. Erinnerungen per E-Mail die

Adresse übernommen, die der jeweilge Benutzer in seinem Profil hinterlegt

hat. Sollten bei dieser Adresse Probleme auftreten (z. B. durch eine

fehlerhafte oder fehlende Eingabe), greift das System auf den hier

hinterlegten Standardnamen und die zugehörige Mailadresse zurück, um

einen sicheren Versand der E-Mails zu gewährleisten.

Geben Sie in dieses Feld den gewünschten Absendernamen ein.

Standard E-Mail Absenderadresse

Standardmäßig wird bei Einladungen bzw. Erinnerungen per E-Mail die

Adresse übernommen, die der jeweilge Benutzer in seinem Profil hinterlegt

hat. Sollten bei dieser Adresse Probleme auftreten (z. B. durch eine

fehlerhafte oder fehlende Eingabe), greift das System auf die hier

hinterlegte Adresse zurück, um einen sicheren Versand der E-Mails zu

gewährleisten. Geben Sie in dieses Feld die E-Mail-Adresse ein, die als

Standardadresse verwendet werden soll.

Einladungen per E-Mail erlauben

Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie die Einladung von Teilnehmern per

E-Mail erlauben möchten. Einladungen können dann direkt unter "Termin

Anlegen" per E-Mail an die Teilnehmer verschickt werden (im Menüpunkt

"Termine").

Benutzern erlauben, das Namensschild zu ändern

Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn es den Benutzern erlaubt sein soll, im

virtual team room ihr Namensschild zu ändern (dies erfolgt über

Rechtsklickauf den betreffenden Avatar).

Standardsprache

Stellen Sie hier die Standardsprache für alle neu angelegten Teilnehmer




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ein. Die Sprache kann von jedem Teilnehmer über "Mein Profil" angepasst

werden.

Standardzeitzone

Wählen Sie hier die Standardzeitzone aus, die beim Neuanlegen eines

Benutzers voreingestellt sein soll. Diese kann später von den einzelnen

Teilnehmern über "Mein Profil" angepasst werden.

Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Einstellungen zu übernehmen

bzw. auf "Abbrechen", um sie nicht zu speichern.

12.2 Servereinstellungen

Management Server

o Private Server Adresse: Tragen Sie hier die IP Adresse bzw. den

Fully Qualified Domain Name des Management Servers ein. Diese

Adresse wird ausschließlich für die Kommunikation zwischen Media

Server und Management Server verwendet. Sofern diese Server im

gleichen Netzwerk stehen, kann also die private Adresse eingetragen

werden.

o Port: Wenn der Tomcat Webserver auf einem anderen Port als 80

lauscht, tragen Sie hier den Port ein.

Achten Sie darauf, dass der Status auf „online“ gesetzt ist. Sofern es

mehrere Management Server gibt, müssen hier alle hinzugefügt werden.

Cooperation Server

Tragen Sie im Feld „Server Adresse“ die IP Adresse bzw. den Fully Qualified

Domain Name des Application Sharing Servers ein (ohne Portangabe).

Diese Angabe ist für den Betrieb der vitero Software erforderlich. Sofern

es mehrere Cooperation Server gibt, müssen hier alle hinzugefügt werden.

Media Server

o Server Adresse: Tragen hier die IP Adresse bzw. den Fully Qualified

Domain Name des Adobe Media Servers ein (ohne Portangabe). Diese

Angabe ist für den Betrieb der vitero Software erforderlich. Sofern es

mehrere Media Server gibt, müssen hier alle hinzugefügt werden.




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o Instanz: Die vitero Applikation auf dem Adobe Media Server kann in

mehrere Instanzen aufgeteilt werden, um die Auslastung zu

optimieren, wenn viele Benutzer zeitgleich online sind. Dies empfiehlt

sich, wenn Sie mehr als 200 zeitgleiche Benutzer erwarten.

Um verschiedene Instanzen auf dem gleichen Server anzulegen,

vergeben Sie einen eindeutigen Instanznamen, während die Server

Adresse und der A/V Medienpfad für jede Instanz gleich bleibt.

o IP-Adresse: Tragen Sie hier die IP Adresse des Adobe Media Servers

ein (ohne Portangabe). Diese Angabe ist optional. Ist eine IP Adresse

eingetragen, nimmt das Vitero Management System nur Anfragen

dieses Servers entgegen.

o A/V Medien Pfad: Der hier einzutragende A/V Medien Pfad muss ein

UNC Pfad zum Verzeichnis „audiopro“ auf dem Adobe Media Server

sein.

12.3 LDAP-Konfiguration

Hier können Sie Konfigurationen bezüglich des LDAP Benutzerimports

vornehmen. Auf der Startseite werden bereits importiere Benutzer mit den

zugehörigen Importinformationen angezeigt (s.u.). Über den Button "Neue

LDAP-Konfiguration hinzufügen" gelangen Sie auf die Einstellungsmaske

und können weitere Konfigurationen vornehmen.

LDAP-Tabelle

Status

Die Verbindung zum LDAP Server ist aktiviert. Der

Verbindungsaufbau war erfolgreich.

Die Verbindung zum LDAP Server ist entweder nicht aktiviert oder

war nicht erfolgreich. Überprüfen Sie ggf. Ihre Eingaben.

Domäne

Durch Anklicken der Domäne gelangen Sie in die

Konfigurationseinstellungen und können diese ggf. ändern.

Serveradresse

Durch Anklicken der Serveradresse gelangen Sie in die

Konfigurationseinstellungen und können diese ggf. ändern.




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Importierte Benutzer

Zeigt die Anzahl der per LDAP importierten Benutzer an.

Mandantenzuordnung

Hier sehen Sie die Mandanten, denen die Benutzer bereits zugeordnet

wurden. Sie können der Konfiguration Mandanten hinzufügen oder

entfernen. Klicken Sie hierzu auf die unterstrichenen Mandanten. Das

Fenster "Mandantenzuordnung" öffnet sich.

Im Reiter "Mandanten zu Konfiguration zuweisen" sehen Sie zunächst

eine Liste der Mandanten, die sich noch zuweisen können. Um bestimmte

Mandanten zu finden, können Sie sie per Suchbegriff suchen oder in der

Liste blättern (entweder über "Gehe zu Seite" oder mit den Pfeiltasten).

Um einen oder mehrere weitere Mandanten zuzuordnen, setzten Sie ein

Häkchen vor der jeweiligen Spalte und klicken Sie auf den Button

"Hinzufügen". Die per LDAP importierten Benutzer werden so

automatischen den von Ihnen ausgewählten Mandanten zugeordnet.

Im Reiter "Mandanten von Konfiguration entfernen" können sie bereits

zugewiesene Mandanten wieder aus der Konfiguration entfernen. Setzten

Sie ein Häkchen vor den zu entfernenden Mandanten und klicken Sie

abschließend auf "Mandant entfernen".

Hinweis: Sie können Einstellungen und Konfigurationen auch dann

vornehmen, wenn aktuell keine Verbindung zum LDAP Server besteht bzw.

die Verbindung inaktiv ist.

Aktionen

Klicken Sie hier, um die Verbindung zum LDAP Server zu testen.

Manuelles Synchronisieren des vitero und LDAP Servers. Nur möglich

wenn die Verbindung aktiv ist und die Verbindungseinstellungen

korrekt sind ( - Symbol in der Statusspalte). Nähere Informationen

zur Synchronisation finden Sie im folgenden Abschnitt „Neue LDAP-

Konfiguration anlegen“.

Hier gelangen Sie in die LDAP-Konfiguration.

Löschen der LDAP-Konfiguration.

Hinweis: Wenn Sie die LDAP-Konfiguration löschen, werden auch

alle importierten Benutzer aus diesem LDAP Verzeichnis gelöscht.




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12.4 Neue LDAP-Konfiguration anlegen

Klicken Sie auf den Button "Neue LDAP-Konfiguration hinzufügen", um auf

die LDAP-Konfigurationsseite zu gelangen. Die mit * gekennzeichneten

Felder sind Pflichtfelder.

Basiseinstellungen

Geben Sie hier den Namen der Domäne ein und setzten Sie einen Haken

vor "aktivieren", falls die Anbindung zum LDAP Server aktiviert werden soll.

Eine inaktive Domäne (bzw. fehlerhafte Einstellungen) werden auf der

Übersichtsseite in der Statusspalte mit " " symbolisiert. Eine aktivierte

Domäne wird durch " " dargestellt. Der Domänenname wird ggf. den

Benutzern angezeigt und ist generell nur ein Anzeigename.

Bitte beachten Sie: Nur wenn die Domäne aktiviert ist kann eine

manuelle oder automatische Synchronisierung stattfinden.

Verbindungseinstellungen

LDAP Serveradresse

Geben Sie hier das Protokoll, die Adresse und den Port des zu

verwendenden LDAP Servers ein. Es sind sowohl LDAP als auch LDAPS

Verbindungen erlaubt. Beispiel: ldap://192.168.0.61:10389 bzw.

ldaps://192.168.0.61:10389.

baseDN

Geben Sie hier den Startknoten ein, ab dem vitero das Verzeichnis nach

Benutzern durchsuchen soll. Beispiel: o=viterotest.

Benutzername

Geben Sie hier den Benutzer ein, über den vitero das Bind zum LDAP

Server aufbaut. Beispiel: uid=administrator, ou=system.

Passwort

Der Zugriff auf den LDAP Server über das Bind erfolgt per

Passwortauthentifizierung. Geben Sie hierzu das zum Benutzernamen

gehörige Passwort in das entsprechende Feld ein.

Benutzer-Import Einstellungen

LDAP Attribute müssen mit einem @-Zeichen beginnen. Wird das @-

Zeichen weggelassen, wird statt des Wertes des LDAP-Attributes der

angegebene Wert übernommen.




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Beispiel: 1. Das LDAP-Attribut "email" wird auf das vitero Feld E-Mail

gemappt: emailAttribute=@email 2. Alle Benutzer erhalten "Deutschland"

als Wert für Land: countryAttribute=Deutschland. Importierte Felder sind

im VMS nicht editierbar.

LDAP Benutzerklasse

Geben Sie hier den Klassennamen der zu importierenden Benutzerobjekte

an.

Attribut: eindeutiger Bezeichner

Geben Sie hier die Bezeichnung des Attributs, das für das Mapping der

Benutzer zwischen vitero und LDAP-Verzeichnis verwendet werden soll,

ein. Die Angabe dieses Attributes ist Pflicht. Der Wert des Attributs muss

eindeutig sein.

Attribut: Benutzername

Geben Sie hier das Attribut ein, das auf das Feld Benutzername in vitero

gemappt wird. Die Angabe dieses Attributes ist Pflicht. Der Benutzername

muss eindeutig sein.

Attribut: Vorname, Nachname, Titel, E-Mail, Firma, Sprachkürzel,

Land, Postleitzahl, Ort, Straße, Telefon, Mobilnummer

Geben Sie hier die Bezeichnung des Attributs, das auf das entsprechende

Feld in vitero gemappt werden soll, ein.

Attribut: Jpeg Photo

Geben Sie hier das Attribut ein, das auf das Feld Avatarfoto in vitero

gemappt wird. Im Gegensatz zu den anderen Attributen können Sie das

Avatarfoto über das Benutzerprofil im VMS ändern.

Hinweis: Mit Ausnahme des Avatarfotos sind die Attribute nicht mehr

veränderbar sobald sie auf den vitero Server geladen wurden. Wird das

Avatarphoto auf dem vitero Server geändert (z. B. vom Benutzer selbst

über "Mein Profil"), so hat diese Änderung Vorrang vor dem vom LDAP

Server übernommenen Foto.

Gruppenzuordnung

Attribut: Gruppen

Das Attribut Gruppe bezeichnet das LDAP Attribut. Das Präfix und das

Trennzeichen können verwendet werden um einzelne Gruppen aus dem

LDAP Attribut zu extrahieren. Der Benutzer wird automatisch allen vitero

Gruppen zugewiesen, die in diesem Attribut gelistet sind.




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Präfix

Der vitero Server benötigt ein Präfix (Attribut-Tag), um einzelne Objekte

(z. B. bestimmte Gruppen) auf dem LDAP Server eindeutig identifizieren zu

können. Das Präfix wird später automatisch wieder entfernt, übrig bleibt

der Gruppenname.

Beispiel: Das Präfix "ou" kennzeichnet eine Gruppe. "München" und

"Stuttgart" sind Gruppennamen. Um diese Gruppen auf dem vitero Server

auslesen zu können, müssen sie mit dem entsprechenden Präfix

gekennzeichnet sein. Eine Zuordnung des Präfixes zum Gruppennamen

erfolgt über "=" ohne Leerzeichen zwischen den Einheiten. Eine korrekte

Zuordnung wäre folglich "ou=München" bzw. "ou=Stuttgart". Daraus

würden dann die Gruppen "München" und "Stuttgart" extrahiert.

Trennzeichen

Geben Sie hier ein Trennzeichen ein, das die verschiedenen Gruppen

voneinander trennt.

Beispiel: Komma als Trennzeichen, das Präfix für Gruppen ist "ou". Aus

dem LDAP Wert "ou=München, ou=Stuttgart" würden folglich die Gruppen

"München" und "Stuttgart" extrahiert.

Zusätzliche Gruppen

Wenn Sie alle Benutzer des LDAP Verzeichnisses zu bestimmten vitero

Gruppen zuweisen möchten, tragen Sie die entsprechenden Gruppennamen

in das Feld „zusätzliche Gruppen“ ein. Bei mehreren Gruppen verwenden

Sie zur Trennung das im Feld „Trennzeichen“ definierte Zeichen. Die

Gruppenzuweisung erfolgt dabei unabhängig vom LDAP Attribut „Gruppen“.

Synchronisation

Zusätzlich zur händischen Synchronisation, die Sie auf der Startseite der

Konfiguration durch Klicken auf das "Synchronisieren" Symbol ( ) selbst

auslösen können, empfehlen wir eine regelmäßige automatische

Synchronisation einzurichten. So wird gewährleistet, dass die

Benutzerdaten stets auf dem neuesten Stand sind. Setzen Sie ein Häkchen,

um die automatische Synchronisierung zu aktivieren. Sie können zwischen

täglicher, wöchentlicher und monatlicher Synchronisation wählen. Je

nachdem, für welches Intervall Sie sich entschieden haben, können Sie nun

die Uhrzeit, den Wochentag bzw. den Monatstag angeben, an dem die

Synchronisation gestartet werden soll. Unabhängig von den hier

gemachten Einstellungen werden die Benutzerdaten im VMS aktualisiert,

wenn sich ein Benutzer an vitero (Client oder VMS) anmeldet.




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Als Filter können Sie durch Setzen eines Häkchens festlegen, dass bei der

Synchronisation nur die Benutzer synchronisiert werden sollen, die bereits

im vitero System vorhanden sind. Dadurch kann erreicht werden, dass nur

Benutzer, die sich an vitero angemeldet haben, aus dem LDAP System in

vitero importiert werden. Alternativ können Sie eine Synchronisation aller

Benutzer durchführen. Dabei werden alle im LDAP vorhanden Benutzer, auf

die die Importeinstellungen zutreffen, in die vitero Datenbank importiert.

Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Änderungen zu übernehmen

bzw. auf "Abbrechen", um dies nicht zu tun. Alternativ können Sie auch

testen, ob mit den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen ein

erfolgreicher Verbindungsaufbau möglich ist. Klicken Sie hierzu auf "LDAP-

Konfiguration testen". Sie erhalten eine Rückmeldung, ob die Verbindung

zum Server erfolgreich aufgebaut werden konnte oder Probleme auftraten.

12.5 Anmeldeeinstellungen

Hier können Sie Passwortregeln generieren und festlegen, was bei

fehlerhaftem Login geschehen soll. Standardmäßig sind keine

Passwortregeln eingestellt, d.h. alle Passwörter sind zulässig. Um dies zu

ändern, setzten Sie ein Häkchen vor "Passwortregeln aktivieren". Nun

können Sie festlegen, welche Eigenschaften ein zulässiges Passwort

besitzen muss. Sie können einen Großbuchstaben, ein Sonderzeichen

und/oder eine Ziffer erzwingen sowie eine Mindestlänge festlegen.

Zudem können Sie festlegen, dass der Name des Benutzers

(Benutzername, Vorname, Nachname) nicht im Passwort vorkommen darf.

Die Passwortregeln werden dem Benutzer beim Ändern seines Passwortes

angezeigt bzw. es wird eine Fehlermeldung ausgegeben, wenn das

Passwort nicht den Vorgaben entspricht.

Des Weiteren können Sie festlegen, nach wie vielen fehlerhaften

Loginversuchen es zur Benutzersperrung kommen soll. Die Eingabe der

"0" bewirkt, dass Benutzer nicht gesperrt werden. Die Sperrung kann durch

den Administrator über die Benutzerinformationen aufgehoben werden

(Setzen des Häkchens vor "Benutzerkonto ist freigegeben"). Die Dauer der

Benutzersperrung können sie ebenfalls festlegen, die Eingabe ist hier auf

Minuten bezogen. Die Eingabe der "0" bewirkt eine dauerhafte Sperrung.

Für Passwörter und Passwort-Links können Sie die Gültigkeitsdauer in

Tagen bzw. Stunden einstellen. Bei der Gültigkeitsdauer von Passwörtern

bewirkt die Eingabe „0“, dass die Passwörter nicht ablaufen. Bei Passwort-




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Links wird durch die Eingabe „0“ festgelegt, dass diese gar nicht erzeugt

werden können. Dadurch wird auch die Funktion zum Zurücksetzen des

Passworts deaktiviert und der Link „Passwort vergessen“ wird bei der

Anmeldung im VMS und im virtual team room nicht angezeigt. Die Eingabe

eines negativen Werts bei der Gültigkeitsdauer von Passwort-Links bewirkt,

dass die Links nicht ablaufen.

Tragen Sie in das Feld neben Domänen ohne Lizenzabfrage bei Bedarf

eine semikolonseparierte Liste von Domänen ein. Benutzer, deren E-Mail-

Adresse eine dieser Domänen enthält, müssen nicht den

Lizenzbedingungen zustimmen.

Klicken Sie abschließend auf "OK", um die Änderungen zu speichern bzw.

auf "Abbrechen", um sie zu verwerfen.

12.6 Dateiuploadeinstellungen

Hier können Sie festlegen, welche Dateiformate in das VMS hochgeladen

werden dürfen und eine maximale Uploadgröße festlegen.

Folgende Einstellungen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

maximale

Uploadgröße:

Geben Sie hier die maximale Datengröße in Kilobyte

pro Upload ein.

Dateiendungen: Hier können Sie entweder erlaubte oder nicht

erlaubte Dateiformate definieren. Geben Sie dazu in

das Eingabefeld die Endungen der einzelnen

Dateiformate durch Komma getrennt ein (z. B. exe,

bat, com). Wählen Sie anschließend aus, ob nur die

eingegebenen Dateiformate hochgeladen werden

dürfen oder ob diese vom Upload ausgenommen sind.

Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken

Sie auf den "Ok" Button um diese zu speichern oder auf den "Abbrechen"

Button, falls Sie die Einstellungen doch nicht übernehmen möchten.




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12.7 Kontaktinformationen

Die Eingaben unter "Kontaktinformationen" sind mandantenspezifisch

einstellbar und können von allen Benutzern unter "Kontakt" eingesehen

werden.

Es empfiehlt sich hier die Daten des Teams oder der Person einzugeben, an

die sich die Benutzer wenden sollen, wenn Sie Fragen zur vitero Software

haben (z. B. die Kontaktdaten des Systemadministrators bzw.

Mandantenadministrators oder des Supports). Die E-Mail-Adresse aus den

Kontaktinformationen wird sowohl in den Variablen für die automatische E-

Mail Einladung (siehe 7.3 Termin anlegen) als auch in den Testräumen der

Benutzer verwendet. Tragen Sie die jeweiligen Angaben in die Felder

"Name", "E-Mail", "Telefon" und "Fax" ein. Im Feld "zusätzliche

Kontaktinformationen" können Sie z. B. die Adresse oder auch weitere

Telefonnummern eingeben.

Als Systemadministrator können Sie zusätzlich im Drop-Down-Menü

„Mandant“ den Mandanten auswählen, dessen Kontaktinformationen Sie

bearbeiten möchten. Die Eingaben, die Sie unter „Standardkontakt“

speichern, werden beim Anlegen eines neuen Mandanten automatisch als

Kontaktinformationen verwendet, solange keine mandantenspezifischen

Kontaktdaten eingegeben wurden.

Klicken Sie abschließend auf den "Ok" Button um Ihre Eingaben zu

speichern oder auf den "Abbrechen" Button, falls Sie die Änderungen doch

nicht übernehmen möchten.

12.8 Custom Design

Unter „Custom Design“ können Sie Ihr eigenes Logo im virtual team room

anzeigen lassen. Standardmäßig wird links oben im virtual team room das

vitero Logo angezeigt.

Falls Sie mehrere Mandanten verwalten, können Sie für jeden Mandanten

ein eigenes Logo hochladen. Wählen Sie dazu im Drop-Down-Menü

„Mandant“ den gewünschten Mandanten aus. Das Drop-Down-Menü wird

nicht angezeigt, wenn Sie nur einen Mandanten administrieren. Klicken Sie

dann auf „Datei auswählen“, wählen Sie im folgenden Dialog ein Bild im

png-Format aus und klicken Sie dann auf den „Öffnen“ Button. Eine

Vorschau des ausgewählten Bildes, sowie der Dateipfad werden nun im

VMS angezeigt. Die optimale Bildhöhe für die Darstellung im virtual team




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room beträgt 80 Pixel. Die Bildbreite sollte nicht größer als 240 Pixel

sein.

Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl durch Klick auf den „Ok“ Button.

Falls Sie das Logo im virtual team room doch nicht ersetzen möchten,

klicken Sie auf den „Abbrechen“ Button.

Bei der Lizenzierung vom vitero event manager steht Ihnen zusätzlich

noch ein weiteres Feld im „Custom Design“-Bereich zur Verfügung, worüber

Sie die vitero event manager Homepage-Breiche per CSS anpassen

können. Neben dieser Anpassungsmöglichkeit finden Sie auch hier den

zentralen Link zur öffentlichen Veranstaltungsliste, den Sie z. B. in eine

Landingpage einbinden können.

12.9 Mandanteneinstellungen (optional)

Der Punkt "Mandanteneinstellungen" wird nur angezeigt, wenn das VMS

mandantenfähig ist und kein Concurrent User Lizenzmodell verwendet

wird. Die Mandantenfähigkeit ist in der Standardkonfiguration des VMS

nicht verfügbar, kann jedoch auf Wunsch als Zusatzfunktion lizenziert

werden. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit das Vitero Management System

in einzeln administrierbare logische Einheiten (die "Mandanten") zu

unterteilen. Unter "Mandanteneinstellungen" können Sie festlegen, nach

welchem Prinzip die lizenzierten Module bzw. Lizenzmodelle den einzelnen

Mandanten zur Verfügung stehen. Dabei können Sie zwischen den im

Folgenden beschriebenen Modi auswählen.

Gemeinschaftsmodus

Dies ist die Standardeinstellung. Gemeinschaftsmodus bedeutet, dass

sämtliche auf dem Server verfügbaren vitero Module und Lizenzmodelle

allen Mandanten gleichberechtigt zur Verfügung stehen. Bei begrenzter

Stückzahl steht das jeweilige Modul/Modell immer dem Mandanten zur

Verfügung, der sich zuerst einen Zugriff darauf sichert (z. B. durch eine

Terminbuchung). Der bzw. die anderen Mandanten können es in dieser Zeit

nicht nutzen. Eventuell auftretenden Engpässen kann durch eine mehrfache

Lizenzierung vorgebeugt werden.

Beispiel: Es wurden 2 Corporate Room Lizenzen erworben, d.h. auf dem

Server sind 2 buchbare vitero Räume verfügbar. Mandant A und Mandant

B buchen von 15 bis 16 Uhr desselben Tages einen virtual team room.

Beide Räume sind nun um diese Uhrzeit belegt, Mandant C müsste sein




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Meeting entweder verschieben oder falls vorhanden auf einen

personenbezogenen Raum (Named Moderator Lizenz) ausweichen.

Derjenige, der die Buchung zuerst vornimmt, hat das Vorrecht auf den

Raum.

Hinweis: Beim Wechsel vom Gemeinschafts- in den Eigentumsmodus

gehen alle bisher angelegten Termine verloren.

Eigentumsmodus

Durch einen Wechsel in den Eigentumsmodus werden die lizenzierten

Module und Lizenzmodelle den Mandanten fest zugeordnet. Sie sind nun

"Eigentümer" dieser, haben demzufolge auch das alleinige Zugriffsrecht.

Fremde Mandanten können die zugewiesenen Module und Lizenzmodelle

nicht nutzen. Die Zuweisung zu den Mandanten erfolgt in der

Modulzuordnung. Wurde ein Modul oder Lizenzmodell mehrfach lizenziert,

so kann dieses auch mehreren verschiedenen Mandanten zugeordnet

werden.

Beispiel: Corporate Room wurde zweimal lizenziert. Eine Lizenzierung wird

Mandant A, die andere Mandant B zugeordnet. Beide Mandanten können

nun parallel einen Raum buchen. Mandant A kann jedoch nicht auf den

Raum von Mandant B zugreifen, d.h. nur er kann für den ihm zugeordneten

Raum Termine buchen. Die Modulzuordnung kann bei Bedarf jedoch

jederzeit vom Systemadministrator geändert werden.

Hinweis: Beim Wechsel vom Eigentums- in den Gemeinschaftsmodus

gehen alle bisher angelegten Mandantenlizenzen verloren.

13 CSV-Dateien erstellen

Dateien im CSV Format können mit einer Vielzahl an Programmen generiert

werden: Im Grunde genügt ein einfacher Texteditor wie z. B. Microsoft

Editor. Es empfiehlt sich jedoch eine Tabellenkalkulation (wie z. B. MS

Excel oder Open Office Calc) zum Erstellen der CSV-Datei zu verwenden,

da diese wesentlich übersichtlicher und komfortabler zu bedienen sind.

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei mit einfach strukturierten Daten. Die

Dateiendung .csv steht für Comma-Separated Values. Innerhalb der

Textdatei dienen bestimmte Zeichen als Trennzeichen zur

Strukturierung der Daten. Außerdem muss eine CSV-Datei immer einen

vordefinierten Header enthalten, in dem die Art der nachfolgenden




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Daten festgelegt wird. Vergleicht man die CSV-Datei mit einer Tabelle,

entspräche der Header den Spaltenüberschriften. Im Folgenden werden

sowohl die Trennzeichen als auch die Vorgaben für den Header

beschrieben, die im VMS für das CSV Format verwendet werden.

Trennzeichen

Zeilenumbruch: Der Zeilenumbruch dient der Trennung von

Datensätzen. Wenn eine CSV-Datei also z. B. die

Datensätze mehrerer Benutzer enthält, sollte für

jeden einzelnen Benutzer eine extra Zeile begonnen

werden.

Semikolon

(Strichpunkt):

Das Semikolon (Strichpunkt) wird zur Trennung von

Datenfeldern innerhalb des Datensatzes benutzt. Ein

Beispiel hierfür wäre, wenn zu einem Benutzer

mehrere Informationen (z. B. Nachname,

Telefonnummer, etc.) abgespeichert werden. Diese

Informationen müssen in der CSV-Datei dann durch

Strichpunkt getrennt werden (z. B. Mustermann;

1234567;...)

Sonderregelungen bei Verwendung von

Tabellenkalkulationssoftware (z. B. MS Excel):

Wenn Sie eine Software zur Tabellenkalkulation, wie z. B. MS Excel, für die

Erstellung ihrer CSV-Dateien nutzen, müssen Sie die oben beschriebenen

Trennzeichen nicht manuell einfügen. Durch die Speicherung der Tabelle im

CSV Format (siehe unten) fügt die Tabellenkalkulationssoftware die

Trennzeichen automatisch ein.

Dafür gelten folgenden Regeln: Eine neue Zeile in der Tabelle entspricht

automatisch einem neuen Datensatz, ohne dass Sie manuell einen

Zeilenumbruch einfügen müssen. Eine einzelne Zelle entspricht einem

einzelnen Datenfeld, auch hier müssen Sie den Strichpunkt nicht manuell

hinzufügen.




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Header-und Inhaltsvorgaben

Jede CSV-Datei muss einen Header enthalten. Der Header besteht aus fest vorgegebenen Einträgen (siehe Tabelle unten), die stets in

der ersten Zeile der CSV-Datei stehen müssen und die definieren, welche Daten in den nachfolgenden Zeilen enthalten sind. Verglichen

mit einer Tabelle entsprechen die im Header enthaltenen Einträge, den Spaltenüberschriften.

Wenn Benutzer im VMS per CSV-Datei angelegt werden, wird im Header festgelegt, welche persönlichen Daten eines Benutzers in das

VMS importiert werden. Pflichtangaben beim Anlegen eines Benutzers sind die E-Mail-Adresse und das Passwort. Diese müssen sowohl

im Header als auch in den nachfolgenden Datensätzen vorhanden sein. Die einzelnen Einträge müssen bei Verwendung eines Texteditors

durch Semikolon getrennt bzw. bei Verwendung einer Tabellenkalkulation jeweils in eine extra Zelle eingetragen werden. Jede neue

Zeile nach dem Header entspricht einem neuen Benutzer. Aus den Pflichteinträgen werden im VMS dann automatisch Benutzername

(VornameNachname) sowie Vor- und Nachname generiert und ein neuer Benutzer wird angelegt.

Es können noch weitere freiwillige Angaben zu den Benutzerdaten in der CSV-Datei hinzugefügt werden. Mit Ausnahme der Anmerkungen

zum PC Status, des Benutzerrechtes, der Freigabe des Benutzers und den Avatarfotos können alle persönlichen Daten eines Benutzers

über eine CSV-Datei importiert werden.

Die folgenden Tabellen enthalten eine Übersicht über die Einträge (Spaltenüberschriften und Tabelleninhalte), die beim CSV-Import

verwendet werden können sowie über die Einträge die beim CSV-Export ausgegeben werden können.




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CSV-Import:

Headereintrag: uname title name gname company street zip city country phone mobile email

Bedeutung: Benutzername Titel Nachname Vorname Firma Straße mit Hausnummer

Postleit-zahl

Stadt Land Telefon Mobil-telefon

E-Mail

Codierung: Hausnummer durch Leerzeichen von der Straße getrennt

Besonder-heiten:

Pflichteintrag

Headereintrag: locale pcstate timezone password forcenewpassword role enabled

Bedeutung: Sprache PC Status Zeitzone Passwort Neues Passwort erzwingen (beim nächsten Einloggen)

Rolle in der Gruppe Zutritt zum virtual team room

Codierung: de_De: Deutsch, en_GB: Englisch, fr_FR: Französich, zh_CN: Chinesisch, tr_TR: Turkisch, nl_NL: Niederländisch, es_ES: Spanisch, ru_RU: Russisch

0: ok 1: keine Information 2: Problem

Siehe Tabelle

0: deaktiviert 1: aktiviert

0: Gruppenleiter, 1: Assistent, 2: Teilnehmer 3: Zuschauer (nur wenn Modul "vitero audience" gebucht wurde)

true: erlaubt, false: nicht erlaubt

Besonder- heiten:

Pflichteintrag nur bei Gruppen verfügbar

nur bei Gruppen verfügbar, Import nur bei bestehenden Gruppenmitgliedern möglich

http://localhost/vitero/content/help/vms/csv_timezone.htm




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Fehlen einzelne freiwillige Angaben bei einem Benutzerprofil, so können Sie mit einem zweifachen Semikolon (;;) bei Verwendung eines

Texteditors bzw. mit einer leeren Zelle bei Verwendung einer Tabellenkalkulation diese Angaben auslassen, ohne dabei bei den anderen

Benutzern auf die Spalte verzichten zu müssen.

Hinweis: Groß- und Kleinschreibung im Header ist irrelevant; in den Einträgen wird sie entsprechend ins VMS übernommen.

CSV-Export:

Headereintrag: sysadmin customeradmin creationdate pcstatechanged customerlist nextsession

Bedeutung: Globale Rolle eines Benutzers

Globale Rolle eines Benutzers

Datum und Uhrzeit der Benutzer-erstellung

Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des PC-Status eines Benutzers

Mandantenzuordnung eines Benutzers

Nächster Sitzungstermin eines Benutzers

Codierung: 0: Systemadministrator 1: Benutzer

0: Mandantenadministrator 1: Benutzer

Besonderheiten Je nach Ansicht bzw. gewählter Filterung in der Benutzerverwaltung wird entweder der Headereintrag „sysadmin“ oder der Eintrag

„customeradmin“ ausgegeben.

Je nach Ansicht bzw. gewählter Filterung in der Benutzerverwaltung wird entweder der Headereintrag „sysadmin“ oder der Eintrag

„customeradmin“ ausgegeben.

Nur für Benutzer die ab Release 4.2 angelegt wurden.

Nur für Benutzer die ab Release 4.2 angelegt wurden.




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Speicherung im CSV-Format

Wenn Sie eine Datei nach den oben beschriebenen Vorgaben angelegt

haben, müssen Sie diese im CSV Format speichern, damit sie ins VMS

importiert werden kann. Wie die Speicherung vorgenommen wird, hängt

von der Software ab, die sie zur Erstellung der Datei verwenden. Als

Beispiel wird im Folgenden die Speicherung in MS Excel

(Tabellenkalkulation) und in Microsoft Editor (Texteditor) beschrieben.

MS Excel:

Klicken Sie auf die "Office" Schaltfläche bzw. auf den Menüpunkt

„Datei“ (ab Version 2013) und wählen Sie dann im Menü "Speichern unter"

den Punkt "Andere Formate" aus. Dieser wird ganz unten in der

Auswahlliste angezeigt. Falls Sie viele Optionen bei "Speichern unter"

haben, ist der Eintrag "Andere Formate" eventuell nicht sichtbar. In diesem

Fall erscheint ein kleiner Pfeil am unteren Rand der Liste. Bewegen Sie

Ihren Mauszeiger über den Pfeil, um die Liste, wenn nötig, nach unten zu

scrollen.

Nach Klick auf "Andere Formate" öffnet sich der Dialog "Speichern unter".

Wählen Sie hier im Drop-Down Menü "Dateityp" die Option "CSV

(Trennzeichen-getrennt)(*.csv)" aus. Klicken Sie nach Eingabe des

Dateinamens und Auswahl des gewünschten Speicherortes auf die den

Button "Speichern". Die darauffolgende Hinweismeldung bestätigen Sie mit

"Ja", um die Datei im CSV-Format zu speichern.

Microsoft Editor:

Klicken Sie oben im Menü des Editors auf "Datei" und dann auf "Speichern

unter...". Es öffnet sich der Dialog "Speichern unter". Wählen Sie dort im

Drop-Down Menü "Dateityp" die Option "Alle Dateien". Tragen Sie dann im

Feld "Dateiname:" den gewünschten Namen für die Datei gefolgt von der

Dateiendung ".csv" ein, also z. B. "MeineBenutzer.csv". Wählen Sie dann

den gewünschten Speicherort und klicken Sie abschließend auf den

"Speichern" Button.

Bitte beachten Sie: Die Dateiendung ".csv" muss unbedingt mit dem

Dateinamen eingegeben werden. Falls Sie keine Dateiendung eingeben,

speichert der Editor Dateien standardmäßig im txt Format, das nicht ins

VMS importiert werden kann.




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13.1 Bestehende CSV-Datei in Excel importieren

Damit bereits im CSV-Format abgespeicherte Dateien in Excel korrekt

angezeigt werden, müssen die Daten importiert werden. Es genügt nicht,

die CSV-Datei einfach in Excel zu öffnen, da sonst Umlaute und

Sonderzeichen nicht richtig dargestellt werden. Zum Importieren der Daten

gehen Sie wie folgt vor:

o Klicken Sie in der Excel Multifunktionsleiste auf den Reiter „Daten“ und

dann ganz links auf die Option „Aus Text“.

o Wählen Sie die gewünschte CSV-Datei aus und klicken Sie auf

„Öffnen“.

o Behalten Sie die Einstellungen im ersten Dialogfenster bei. Bei Dateityp

sollte die Option „Getrennt“ aktiviert sein (Standardeinstellung).

Klicken Sie nun auf „Weiter“.

o Wählen Sie bei „Trennzeichen“ die Option „Semikolon“ und entfernen

Sie das Häkchen vor „Tabstopp“. In der Datenvorschau unten werden

die Daten nun bereits in Tabellenform angezeigt. Klicken Sie auf

„Weiter“.

o Behalten Sie die Einstellungen im dritten Dialogfenster bei und klicken

Sie auf „Fertigstellen“.

o Wählen Sie im Dialog „Datei importieren“ aus, ob Sie den Inhalt der

CSV-Datei in das bestehende Arbeitsblatt (Standardeinstellung) oder in

ein neues Arbeitsblatt einfügen möchten. Klicken Sie abschließend auf

den „OK“ Button, um die Daten in Excel zu importieren.




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13.2 CSV-Dateien: Beispiele

Beispiel CSV-Dateien herunterladen

Die in den folgenden Beispielen verwendeten CSV-Dateien können Sie in

der Online Hilfe des Vitero Management Systems herunterladen.

Beispiel 1: CSV-Datei mit minimal benötigten Einträgen

(Pflichteinträge) in die Benutzerverwaltung hochladen

Beispiel einer CSV-Datei mit den minimal notwendigen Einträgen

(Passwort und E-Mail-Adresse):

Ansicht in MS Excel:

Ansicht in Microsoft Editor:




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Aus diesen Einträgen werden im VMS automatisch Benutzername

(Vorname Nachname) sowie Vor- und Nachname generiert und ein neuer

Benutzer wird angelegt. Im obigen Beispiel wurde nach diesem Schema für

Frau Musterfrau der Benutzername "Marianne Musterfrau" generiert, wie im

Screenshot unten zu sehen ist. Standardmäßig wird die globale Rolle auf

"Benutzer" gesetzt, d.h. die per CSV-Datei angelegten Benutzer haben

keine Administrationsrechte. Falls Sie Administrationsrechte vergeben

möchten, können Sie dies nachträglich im Profil des jeweiligen Benutzers

einstellen.




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Nach dem Hochladen der CSV-Datei in die Benutzerverwaltung wird im VMS folgende Bestätigungsmeldung angezeigt:

Über die Benutzerverwaltung können nun weitere Informationen (z. B. Adresse) zum angelegten Profil hinzugefügt und eingespeiste

Daten verändert werden.




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Beispiel 2: CSV-Datei mit maximal möglichen Einträgen in die Benutzerverwaltung hochladen

Beispiel für eine vollständig ausgefüllte CSV-Datei mit den in der Benutzerverwaltung maximal möglichen Einträgen:

Ansicht in Excel:


Bitte beachten Sie: Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden in der Bestätigungsmeldung in der Benutzerverwaltung des VMS weiterhin

nur die Einträge "Zeile", "Nachname", "Vorname", "Benutzername" und "E-Mail" angezeigt (siehe Bild oben in Beispiel 1). Die in der

Bestätigungsmeldung nicht angezeigten Einträge (Adresse, Firma usw.) finden Sie in der Benutzerverwaltung im Profil des jeweiligen




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Benutzers. Hier können Sie die importierten Daten ändern, sowie Anmerkungen zum PC-Status ergänzen, die globale Rolle und die

Freigabe des Accounts einstellen und Avatarfotos hochladen.

Beispiel 3: CSV-Datei mit maximal möglichen Einträgen in eine bestimmte Gruppe hochladen

Beispiel für eine vollständig ausgefüllte CSV-Datei mit den beim Upload in eine Gruppe maximal möglichen Einträgen:

Ansicht in Excel:





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Nach dem Hochladen der CSV-Datei in eine bestimmte Gruppe wird im VMS folgende Bestätigungsmeldung angezeigt:

Bitte beachten Sie: Die in dieser Ansicht nicht angezeigten Einträge (Adresse, Firma usw.) finden Sie in der Benutzerverwaltung im

Profil des jeweiligen Benutzers. Hier können Sie die importierten Daten ändern, sowie Anmerkungen zum PC-Status ergänzen, die globale

Rolle und die Freigabe des Accounts einstellen und Avatarfotos hochladen.




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13.3 CSV-Dateien: Zeitzonen Codierung

Rechts können Sie unter "Beschreibung" bestimmen, in welcher Zeitzone

Sie sich befinden. In der linken Spalte unter "Zeitzone" finden Sie die für

die CSV Datei korrekte Bezeichnung. Übernehmen Sie immer den

gesamten Ausdruck, d.h. immer mit Schrägstrich. Deutschland liegt in der

Zeitzone Africa/Ceuta (UTC +01:00).

Zeitzone Beschreibung

Pacific/Apia (UTC -11:00) Midway, Samoa

Pacific/Fakaofo (UTC -10:00) Hawaii, Tahiti

America/Adak (UTC -10:00) Adak, Atka

Pacific/Marquesas (UTC -09:30) Marquesas

Pacific/Gambier (UTC -09:00) Gambier Islands

America/Anchorage (UTC -09:00) Alaska

America/Ensenada (UTC -08:00) Tijuana, Baja California

(Mexico)

Pacific/Pitcairn (UTC -08:00) Pitcairn Islands

America/Dawson (UTC -08:00) Los Angeles, Vancouver

America/Chihuahua (UTC -07:00) Chihuahua, Mazatlan

America/Boise (UTC -07:00) Denver, Salt Lake City,

Calgary

America/Dawson_Creek (UTC -07:00) Dawson Creek, Hermosillo,

Phoenix

America/Belize (UTC -06:00) Costa Rica, Guatemala,

Managua

Pacific/Easter (UTC -06:00) Easter Island




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America/Chicago (UTC -06:00) Chicago, Winnipeg

America/Cancun (UTC -06:00) Cancun, Mexico City,

Monterrey

America/Havana (UTC -05:00) Havana

America/Detroit (UTC -05:00) Detroit, New York, Toronto

America/Atikokan (UTC -05:00) Bogota, Lima, Panama

America/Caracas (UTC -04:30) Caracas

America/Glace_Bay (UTC -04:00) Bermuda, Halifax

America/Campo_Grande (UTC -04:00) Campo Grande, Cuiaba

America/Goose_Bay (UTC -04:00) Goose Bay (East Labrador)

America/Anguilla (UTC -04:00) Barbados, Manaus, Puerto

Rico

America/Asuncion (UTC -04:00) Asuncion

America/Santiago (UTC -04:00) Santiago

Atlantic/Stanley (UTC -04:00) Stanley (Falkland Islands)

America/St_Johns (UTC -03:30) St. John's (Newfoundland)

America/Montevideo (UTC -03:00) Montevideo

America/Miquelon (UTC -03:00) Miquelon

America/Sao_Paulo (UTC -03:00) Sao Paulo

America/Godthab (UTC -03:00) Godthab

America/Argentina/

Buenos_Aires

(UTC -03:00) Buenos Aires, Cordoba




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America/Araguaina (UTC -03:00) Mendoza, Recife, San Luis

America/Noronha (UTC -02:00) Central Atlantic

Atlantic/Cape_Verde (UTC -01:00) Cape Verde

America/Scoresbysund (UTC -01:00) Azores

Africa/Abidjan (UTC +00:00) Casablanca, Reykjavik

Atlantic/Canary (UTC +00:00) Dublin, Lisbon, London

Africa/Windhoek (UTC +01:00) Windhoek

Africa/Algiers (UTC +01:00) Algier, Porto Novo

Africa/Ceuta (UTC +01:00) Berlin, Oslo, Paris, Rome,

Stockholm

Africa/Tunis (UTC +01:00) Tunis

Africa/Cairo (UTC +02:00) Cairo

Asia/Amman (UTC +02:00) Amman

Asia/Gaza (UTC +02:00) Gaza

Asia/Beirut (UTC +02:00) Beirut

Asia/Jerusalem (UTC +02:00) Jerusalem, Tel Aviv

Europe/Kaliningrad (UTC +02:00) Kaliningrad, Minsk

Asia/Damascus (UTC +02:00) Damascus

Asia/Istanbul (UTC +02:00) Athens, Helsinki, Istanbul,

Riga

Africa/Blantyre (UTC +02:00) Johannesburg, Tripoli




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Africa/Addis_Ababa (UTC +03:00) Addis Ababa, Baghdad,

Kuwait

Europe/Moscow (UTC +03:00) Moscow, Volgograd

Asia/Riyadh87 (UTC +03:07) Riyadh

Asia/Tehran (UTC +03:30) Tehran

Asia/Dubai (UTC +04:00) Dubai, Mahe, Reunion

Asia/Baku (UTC +04:00) Baku

Indian/Mauritius (UTC +04:00) Mauritius

Asia/Yerevan (UTC +04:00) Yerevan, Samara

Asia/Kabul (UTC +04:30) Kabul

Asia/Aqtau (UTC +05:00) Maldives, Karachi, Tashkent

Asia/Yekaterinburg (UTC +05:00) Yekaterinburg

Asia/Calcutta (UTC +05:30) Calcutta, Colombo

Asia/Katmandu (UTC +05:45) Katmandu

Asia/Novosibirsk (UTC +06:00) Novosibirsk, Omsk

Asia/Almaty (UTC +06:00) Almaty, Dhaka

Asia/Rangoon (UTC +06:30) Rangoon

Asia/Bangkok (UTC +07:00) Bangkok, Jakarta

Asia/Krasnoyarsk (UTC +07:00) Krasnoyarsk

Asia/Brunei (UTC +08:00) Hong Kong, Perth,

Singapore




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Asia/Irkutsk (UTC +08:00) Irkutsk

Australia/Eucla (UTC +08:45) Eucla

Asia/Dili (UTC +09:00) Seoul, Tokyo

Asia/Yakutsk (UTC +09:00) Yakutsk

Australia/Darwin (UTC +09:30) Darwin

Australia/Adelaide (UTC +09:30) Adelaide

Asia/Sakhalin (UTC +10:00) Vladivostok

Australia/Brisbane (UTC +10:00) Guam, Port Moresby

Australia/ACT (UTC +10:00) Canberra, Melbourne,

Sydney

Australia/LHI (UTC +10:30) Lord Howe Island

Pacific/Efate (UTC +11:00) New Caledonia, Solomon

Islands

Asia/Magadan (UTC +11:00) Magadan

Pacific/Norfolk (UTC +11:30) Norfolk Island

Asia/Anadyr (UTC +12:00) Kamchatka

Pacific/Fiji (UTC +12:00) Fiji Islands, Marshall Islands

Pacific/Auckland (UTC +12:00) Auckland

Pacific/Chatham (UTC +12:45) Chatham

Pacific/Enderbury (UTC +13:00) Tongatapu

Pacific/Kiritimati (UTC +14:00) Kiritimati




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14 vitero event manager (optional)

Das Modul vitero event manager unterstützt Sie bei der Planung und

Organisation von virtuellen Veranstaltungen wie z. B. Webinaren und ist

nur in Verbindung mit dem Lizenzmodell Corporate Room verfügbar. Es

ermöglicht bei buchbaren Gruppen das Anlegen von

Veranstaltungsterminen mit Teilnahmebestätigung (siehe auch 7.3 Termin

anlegen) sowie die Überprüfung der eingegangenen Anmeldungen und, in

Kombination mit vitero monitoring, auch die Auswertung der

Veranstaltungsteilnahme.

Ein Veranstaltungstermin kann dabei entweder öffentlich oder

zugangsbeschränkt nur für ausgewählte Teilnehmer angeboten werden. Die

eingeladenen Personen benötigen kein vitero Benutzerkonto.

14.1 Öffentlich einsehbare und zugangsbeschränkte

Veranstaltungstermine

Bei buchbaren vitero Gruppen können Sie über die Gruppenkonfiguration

einstellen, ob Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung öffentlich

einsehbar sind (siehe auch 6.6 Gruppenkonfiguration). Öffentliche

Veranstaltungstermine können unabhängig vom Vitero Management

System (VMS) als mandantenspezifische Übersichtsliste angezeigt und in

jede beliebige Website eingebettet werden. Somit ist es möglich

Veranstaltungen auch außerhalb des zuganggeschützen VMS darzustellen.

Die Anmeldung über die öffentliche Veranstaltungsliste ist dabei nur ohne

vitero Benutzerkonto möglich (siehe auch 14.2

Veranstaltungsanmeldung).

Hinweis: Der Link zur öffentlichen Veranstaltungsliste ist im Bereich der

Konfiguration unter „Event Manager“ für Mandantenadministratoren

einsehbar.

Standardmäßig sind Veranstaltungstermine mit Teilnahmebestätigung

zugangsbeschränkt, d.h. diese können nur über das VMS eingesehen

werden. Die Einladung von ausgewählten Personen zu einer

zugangsbeschränkten Veranstaltung ist über einen speziellen

Registrierungslink möglich, der beim Termin anlegen bzw. bearbeiten

angezeigt wird oder über die automatische E-Mail-Einladung versendet

werden kann. Sind für eine bestimmte Gruppe weitere

Veranstaltungstermine verfügbar, werden diese angezeigt, nachdem man




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sich für eine Veranstaltung in dieser Gruppe angemeldet und dafür ein

dauerhaftes vitero Benutzerkonto erstellt oder verwendet hat.

14.2 Veranstaltungsanmeldung

Bei Veranstaltungsterminen mit Teilnahmebestätigung müssen sich die

eingeladenen Personen vorab anmelden, um an der jeweiligen vitero

Sitzung teilnehmen zu können. Die Anmeldung erfolgt dabei über einen

speziellen Registrierungslink. Dieser kann z. B. über die automatische

E-Mail-Einladung bei der Buchung versendet oder bei öffentlichen

Veranstaltungsterminen über die Option „Anmelden“ in der

Veranstaltungsliste aufgerufen werden.

Bei zugangsbeschränkten Veranstaltungsterminen

In der Standardkonfiguration des vitero event managers sind die

Veranstaltungstermine einer bestimmten Gruppe nicht öffentlich einsehbar

(siehe oben 14.1 Öffentliche und zugangsbeschränkte

Veranstaltungstermine) und es stehen folgende

Registrierungsmöglichkeiten zur Auswahl:

o Anmeldung mit Benutzerkonto

Wenn Sie bereits ein vitero Benutzerkonto angelegt haben, können Sie

als Teilnehmer Ihre Anmeldedaten hier eingeben, um sich für die

Veranstaltung zu registrieren.

o Neues Benutzerkonto erstellen

Klicken Sie auf den Button „Benutzerkonto erstellen“ und geben Sie als

Teilnehmer dann Ihre persönlichen Daten ein, um ein neues,

dauerhaftes Konto im VMS anzulegen.

o Anmeldung ohne Benutzerkonto

Melden Sie sich als Teilnehmer für eine Veranstaltung an, ohne ein

vitero Benutzerkonto anzulegen. Für die Teilnahme werden der Vor-

und Nachname, sowie eine gültige E-Mail-Adresse benötigt.

Bei öffentlichen Veranstaltungsterminen

Bei der Anmeldung über die öffentliche Veranstaltungsliste sind die

Optionen zur Anmeldung mit einem bestehenden vitero Benutzerkonto

sowie zum Erstellen eines neuen Benutzerkontos nicht verfügbar.

Stattdessen gelangen Sie direkt zum Eingabeformular für die Anmeldung




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ohne Benutzerkonto. Das Veröffentlichen von Veranstaltungsterminen

erfolgt gruppenspezifisch (siehe oben 14.1 Öffentliche und

zugangsbeschränkte Veranstaltungstermine).

Hinweis: Auf Kundenwunsch kann per Anpassungsleistung das Anlegen

von Benutzerkonten bei Veranstaltungen für einen Mandanten komplett

deaktiviert werden. In diesem Fall ist auch bei zugangsbeschränkten

Veranstaltungsterminen die Anmeldung mit einem vitero Benutzerkonto

nicht mehr möglich.

14.3 Veranstaltungsinteressenten überprüfen

Als Veranstaltungsorganisator können Sie jederzeit über die Seite

„Gruppeninformation“ einsehen, wie viele Teilnehmer sich für eine

Veranstaltung angemeldet haben. Wählen Sie dazu im Drop-Down-Menü

ganz rechts über der Gruppenmitgliederliste den Veranstaltungstermin aus,

den Sie überprüfen möchten. Es werden dann nur die Benutzer angezeigt,

die sich für den ausgewählten Termin angemeldet haben.

Standardmäßig ist die Option „Alle Mitglieder“ aktiviert und die Liste enthält

alle Benutzer, die an Veranstaltungen in der jeweiligen Gruppe

teilgenommen haben oder ihr über das VMS zugewiesen wurden.

Abmeldefunktion

Es steht Ihnen als Administrator, Organisator und Gruppenleiter in der

Gruppendetailansicht des vitero event managers eine Abmeldefunktion

zur Verfügung. Hierüber können Teilnehmer, die sich für einen Termin

registriert haben, aber z. B. zeitlich verhindert sind, von der Veranstaltung

wieder abgemeldet werden, ohne dass der Benutzer aus der Gruppe

gelöscht werden muss.

Veranstaltungsteilnahme überprüfen (nur bei Lizenzierung von

vitero monitoring (personalisiert))

Innerhalb einer Gruppe, die zur Organisation von Events genutzt wird,

kann in der Tabelle eingesehen werden (Nach Auswahl des Termins), ob

angemeldete Teilnehmer an der Veranstaltung teilgenommen haben oder

nicht.

Als System- oder Mandantenadministrator können Sie unter dem Punkt

„Statistische Erfassung“ überprüfen, welche der angemeldeten Personen

die Veranstaltung auch tatsächlich besucht haben. Klicken Sie dazu in der




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Sitzungsansicht auf den Veranstaltungstermin. Im Fenster „Sitzungsdetails“

wird nun angezeigt, welche Teilnehmer während der Veranstaltung im

virtual team room anwesend waren. Über den Button „CSV Benutzer“

können Sie die angezeigten Informationen auch als CSV-Datei

herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter 11 Statistische

Erfassung.

15 vitero monitoring+: Credit Points (optional)

Mit der Lizenzierung von vitero monitoring+ kann die automatische

Vergabe von Weiterbildungspunkten (sogenannten „Credit Points“) aktiviert

werden. Credit Points dienen als Bewertung für die (aktive) Teilnahme von

Benutzern an einer vitero Sitzung und werden häufig in Verbindung mit

Webinaren oder sonstigen Schulungssitzungen genutzt.

15.1 Aktivierung und Konfiguration

Die automatisierte Vergabe von Credit Points ist kundenspezifisch

konfigurierbar. Bei der Aktivierung durch den vitero support sind folgende

kundenspezifische Einstellungen möglich (standardmäßig global am

Mandanten, alternativ auch pro Gruppe definierbar):

o Die Credit Point Anzahl pro Sitzungsteilnahme:

Legen Sie fest, wie viele Credit Points ein Benutzer pro x Minuten

bekommt.

o Optional: Mindestanwesenheitszeit (in %)

Ergänzend können Sie festlegen, wie lange ein Benutzer prozentual

innerhalb der gebuchten Zeit (ohne Pufferzeit; frühestens aber mit

Betreten des ersten Benutzers und längstens bis zum Verlassen des

letzten Benutzers) mindestens anwesend sein muss, um Credit Points

zu bekommen.

o Optional: Beteiligung an Interaktionen (in %)

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten können Sie festlegen, an

wie viel % der Interaktionen der Benutzer mitmachen muss, um seine

Credit Points für die Sitzung zu bekommen.




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15.2 Teilnahme an Interaktionen

Die Aktivität eines Benutzers während einer vitero Sitzung kann durch

seine Teilnahme an bestimmten Interaktionen erfasst werden. Folgende

Interaktionsformen werden hierbei berücksichtigt: Teilnehmertextfelder,

Kartenabfragen, Multiple Choice Abfragen, sowie das Verteilen von

Prüfungsunterlagen.

Es werden nur Interaktionen im Hauptraum erfasst, die von Gruppenleitern

oder Administratoren gestartet wurden. Die Interaktionsteilnahme wird

dabei nur für Benutzer mit der Gruppenrolle „Teilnehmer“ erfasst. Kommt

ein Teilnehmer später im Hauptraum dazu, dann können nachträglich

bereits ausgeteilte Karten oder Prüfungen nochmal an den Teilnehmer

ausgeteilt werden. Diese nachträgliche Interaktion wird ebenfalls erfasst.

Eine Interaktion wird erfasst, sobald man daran teilgenommen bzw. darauf

reagiert hat. Hierbei wird jedoch keine Bewertung bezüglich richtig oder

falsch vorgenommen. Beispiel: Es wird eine Multiple Choice Abfrage

gestartet. Ein Teilnehmer schließt das Multiple Choice Abfrage-Fenster,

ohne eine Antwortmöglichkeit zu selektieren, so wird dies als Interaktion

(in diesem Fall bewußte Enthaltung) erfasst. Würde der Teilnehmer das

Fenster einfach ignorieren, dann würde dies nicht als Interaktion erfasst

werden.

Wichtiger Hinweis: Von Teilnehmern getätigte Interaktionen werden nur

für die statistische Erfassung gewertet, wenn sie innerhalb der

auswertungsrelevanten Buchungszeit des Termins stattgefunden haben.

Die Pufferzeiten vor und nach der Sitzung werden nicht gewertet. Die

Erfassung richtet sich hierbei nach dem Zeitpunkt, zu dem der Moderator

die Interaktion startet. Wenn also eine Interaktion während der Pufferzeit

gestartet wird, wird diese nicht erfasst.

15.3 Credit Point Auswertung

Wie viele Credit Points ein Benutzer gesammelt hat, kann von System oder

Mandantenadministratoren über die Statistische Erfassung im VMS

abgefragt werden. Die Credit Points sind in der jeweiligen CSV-

Teilnehmerliste einsehbar, die dort heruntergeladen werden kann.




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16 vitero LMS Konnektoren

Die vitero LMS Konnektoren ermöglichen die Anbindung von Learning

Management Systemen (LMS) anderer Anbieter an den virtual team room.

Ein LMS ist ein Softwaresystem, das der Bereitstellung von Lerninhalten

und der Organisation von Lernvorgängen dient. Im Gegensatz zum virtual

team room ist ein LMS ein asynchrones Tool, d.h. Benutzer, Tutoren und

Administratoren greifen unabhängig voneinander auf die Lerninhalte zu, die

Kommunikation findet schriftlich über Foren oder Chats statt. Soll auch

Live-Unterricht angeboten werden, ist ein Live E-Learning System wie

vitero nötig, das auch Live-Sitzungen mit synchroner Kommunikation,

Interaktion und Gruppenarbeit ermöglicht.

Durch einen Konnektor (d.h. eine Schnittstelle zwischen den beiden

Systemen) ist der nahtlose Wechsel vom LMS in den virtual team room

möglich, die Benutzer loggen sich nur einmal ein („Single Sign-On“) und

die Verwaltung von Benutzern und Inhalten findet über ein System statt.

vitero bietet Konnektoren zu verschiedenen Lernplattformen an. Eine

Auflistung der aktuell verfügbaren LMS-Konnektoren finden Sie unter

https://www.vitero.de/de/software/integration-und-anpassparkeit.html

Für detaillierte Informationen zu einem bestimmten Konnektor wenden Sie

sich bitte an den jeweiligen LMS-Anbieter.

17 Weitere technische Informationen

Alle Anlagen mit ergänzenden technischen Informationen finden Sie im

Dokumentendownload Bereich der Hilfe.

Folgende Anlagen sind zum Download verfügbar.

o Anlage B - Systemvoraussetzungen für den vitero Client

o Anlage B – vitero Audiodelay

o Anlage B – vitero Echoproblematik

o Anlage vitero Verzeichniszugriffe

o Anlage vitero für OS X Unterschiede

o Anlage – aktuelles vitero Update

https://www.vitero.de/de/software/integration-und-anpassparkeit.html




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18 Info

vitero Hilfe: Version 8.2

vitero ist ein Produkt der vitero GmbH.

Weitere Informationen über Bibliotheken und Software, die zur Entwicklung

von vitero verwendet wurden, finden Sie in der online Hilfe unter „Info“.

vitero management system hilfe · pdf filedie sie die verschiedenen bereiche des vms aufrufen...

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