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ICT-Weiterbildung KFR/Liceo-Webmail & Apple Mail _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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KFR/Liceo-Webmail & Apple Mail

Einführung

Das neue Zimbra-Webmail, das am Gymnasium Freudenberg und am Liceo Artistico eingesetzt wird, bietet im Vergleich mit dem bisherigen Webmail eine ausgefeilte Oberfläche, die nur wenige Wünsche offen lässt. Viele werden darum ihre E-Mails über das neue Webmail versenden, empfangen und organisieren. Die Vorteile des Webmails liegen auf der Hand: Man kann es von jedem beliebigen Rechner aus aufrufen, ohne ein weiteres Programm installieren zu müssen. Ausserdem hat man zumindest im Fall des KFR/Liceo-Webmails komfortablen Zugriff auf die E-Mail-Adressen von allen Lehrern und Schülern. Neben den Vorzügen gibt es mindestens vier Nachteile, die für alle Arten von Webmail gelten:

• Mails im Webmail lassen sich nur lesen und verwalten, wenn der Rechner mit dem Internet verbunden ist. Was aber macht man mit dem Laptop im Zug, wenn man auf eine E-Mail zugreifen möchte? Wie sieht es zu Hause aus, wenn die Internetleitung mal wieder überlastet ist und man unbedingt den Anhang vom gestrigen E-Mail benötigt?

• Weil die Oberfläche des Webmails immer über das Internet geladen werden muss, ist es tendentiell langsamer als ein Mailprogramm, das direkt auf dem Rechner läuft – dies gilt für das Starten des Webmails genauso wie für unmittelbare Arbeit damit.

• Das Webmail kann nicht auf Zusatzdienste und Zusatzprogramme zurückgreifen, die auf dem Rechner installiert sind. Beispielsweise muss man beim Einsatz von Webmail auf den integrierten Spamfilter (Spam = Werbemails) vertrauen – wenn dieser überfordert ist, hat man keine Möglichkeit, selber gegen den Werbemüll vorzugehen.

• Im Falle eines Datenverlustes beim Mailbetreiber sind die eigenen E-Mails unwiderbringlich verloren. Beim Einsatz eines Mailprogramms auf dem Rechner hat man dagegen zumindest eine unabhängige Sicherungskopie.

Wer die Nachteile von Webmail beseitigen und auf seine Vorzüge nicht verzichten möchte, kann auf ein lokales Mailprogramm zurückgreifen. Auf dem Mac bietet sich dafür das apple-eigene Programm „Mail“ an, das oft auch als Apple Mail bezeichnet wird. Im folgenden wird darauf eingegangen, wie man Apple Mail einrichtet, damit es mit dem Webmail zusammenarbeitet. Tip: Wer auf einem Windows-Rechner arbeitet, kann auf ähnliche Weise das windows-eigene „Live Mail“ einrichten.


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Apple Mail einrichten

Apples Mailprogramm liegt bei allen Macs standardmässig im Dock; falls man es von dort entfernt hat, findet man es natürlich auch im Programmeordner.

• Die folgenden Ausführungen gelten für den Fall, dass man das Programm „Mail“ zum erstenmal startet. Es erscheint ein Assistent, der beim Einrichten des Programms hilft.

• Wer bereits mit Apple Mail gearbeitet hat, öffne das Programm und gehe oben in der Menüleiste auf „Mail > Einstellungen … > Accounts“. Anschliessend klickt man unten links im erscheinenden Fenster auf das Pluszeichen, um ein neues Mailkonto anzulegen. Auch hier erscheint der Mail-Assistent.

1. Basisinformationen Im ersten Fenster gibt man seinen Namen, seine E-Mail-Adresse und das Kennwort für das Mailkonto ein. Danach klickt man auf „Fortfahren“. 2. Server für eintreffende Mails Als Servertyp wählt man im zweiten Fenster „IMAP“. Nur so ist gewährleistet, dass alle E-Mails im Webmail und in Apple Mail abgeglichen und an beiden Orten auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Da der IMAP-Server zur Schule gehört, kann man ihn zum Beispiel mit „Geschäft“ beschreiben. Als Server für eintreffende Mails wählt man „tcs.tam.ch“, als Benutzername gibt man seine E-Mail-Adresse ein (mit @kfr.ch).


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3. Zertifikat vertrauen Wenn man das zweite Fenster mit „Fortfahren“ bestätigt, erscheint ein Warnhinweis „Zertifikat überprüfen“. Damit dieser Hinweis kein zweitesmal erscheint, klickt man auf „Zertifikat einblenden“ und setzt einen Haken bei „Beim Verbinden mit ... immer ... vertrauen“. Anschliessend bestätigt man mit „Verbinden“. 4. Server für ausgehende Mails Beim Server für ausgehende Mails wählt man wie zuvor „Geschäft“ als Beschreibung; beim Server gibt man „mta.tam.ch“ ein. Wichtig: Bei „Identifizierung verwenden“ muss unbedingt ein Haken gesetzt werden. 5. Sicherheit für Mails Bei der Sicherheit für ausgehende Mails aktiviert man SSL und wählt als Identifizierung „Kennwort“.


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6. Kontoinformationen Zum Schluss erscheint eine Zusammenfassung aller Daten des neuen Mailkontos. Mit „Erstellen“ schliesst man das Einrichten des Kontos ab. 7. E-Mails synchronisieren Im Hauptfenster von Apple Mail erscheint links unten eine Aktivitätsanzeige: Sobald ein- oder ausgehende E-Mails mit dem Webmail abgeglichen werden, wird das hier angezeigt. Wer bereits mit dem Webmail gearbeitet hat, wird feststellen, dass nach kurzer Zeit alle E-Mails vom Webmail ins Apple Mail heruntergeladen sind: eingetroffene E-Mails, versandte E-Mails, je nachdem auch Werbemails oder Mails im Papierkorb. All diese Mails findet man bei den Postfächern unter „Eingang“ resp. bei „Geschäft“ unter „Sent“, „Junk“ und „Trash“. Unglücklicherweise verwendet Apples Mailprogramm eine andere interne Bezeichnung für gesendete E-Mails (Sent Mails) als das Webmail (Sent):

• Wer also ein E-Mail vom Webmail aus verschickt, findet selbige E-Mail in Apples Mailprogramm im Ordner „Sent“ und nicht unter „Gesendet“.

• Wenn man umgekehrt in Apples Mailprogramm eine E-Mail verschickt, entdeckt man sie im Webmail im Ordner „Sent Messages“.


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Dieser Schönheitsfehler lässt sich zum Glück beheben:

• In Apples Mailprogramm erstellt man eine neue E-Mail, die man an seine eigene Mailadresse versendet. Die versandte E-Mail findet man in Apple Mail erwartungsgemäss im Ordner „Gesendet“. Durch das Versenden dieses Mails wird im Webmail automatisch der Ordner „Sent Messages“ erstellt, den wir im folgenden Schritt benötigen.

• Nun öffnet man einen Internetbrowser (z. B. Safari) und wechselt zum Webmail: http://tcs.tam.ch/zimbra/mail . In der Menüleiste links findet man den Ordner „Sent Messages“, der von Apple Mail angelegt worden ist. Wenn man den Ordner anklickt, entdeckt man sofort die zuvor an sich selbst versandte Nachricht.

• Jetzt folgt ein Wechsel zum Reiter „Einstellungen“. Das Bildschirmfoto erklärt das weitere Vorgehen.


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• Im Fenster „Filter hinzufügen“ nimmt man nun folgende Einstellungen vor, um Mails automatisch vom Ordner „Sent“ in den Ordner „Sent Messages“ zu verschieben: - Filtername: Gesendet - Aktiv: ja (Haken setzen) - Wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

Von ... enthält ... (eigene KFR/Liceo-Mail-Adresse eingeben) - Folgende Aktionen ausführen:

In Ordner speichern ... Durchsuchen („Sent Messages“ auswählen) • Falls man künftig einmal im Webmail nach einer versandten E-Mail sucht, findet man sie

fortan im Ordner „Sent Messages“ – der Ordner „Gesendet“ bleibt dagegen immer leer. Alle anderen Ordner im Webmail haben die gleiche Funktion wie in Apples Mailprogramm.

• Wer mehrere Rechner besitzt, kann auf jedem Recher Apples Mailprogramm analog zu oben einrichten. Da das KFR/Liceo-Mail IMAP-basiert ist, werden sämtliche E-Mails auf allen Rechnern auf dem gleichen Stand gehalten; als Schaltstelle und Zwischenspeicher tritt dabei das Webmail auf, über das natürlich auch E-Mails versandt und empfangen werden können.

• Wer zusätzlich zur KFR/Liceo-eigenen Mail-Adresse eine oder mehrere private Mail-Adressen besitzt, kann in Apple Mail ebenfalls entsprechende Konten einrichten. Auf diese Art lassen sich alle eigenen Mailkonten mit einem Programm übersichtlich verwalten. Die nötigen Serveradressen findet man auf den Webseiten des jeweiligen Anbieters (z. B. Swisscom, Cablecom, Sunrise usf.); eine Übersicht (evtl. nicht immer aktuell) gibt es auf dieser Seite: http://www.blattertech.ch/itsupport/zugangsdaten-der-gaengigen-mailprovider.htm Achtung: Wer seine E-Mails im privaten Webmail und in Apple Mail synchron halten möchte, darf nicht den POP-Server wählen, sondern muss die Adresse des IMAP-Servers angeben.

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