© 2008 IBM Corporation

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Wissensmanagement und Persönliche Entwicklung in der

IBM Die Bedeutung von e-Portfolios in der IBM

Ingo KargeIBM Deutschland GmbH / SWG-LotusIngo.Karge@de.ibm.com

AgendaAgenda

■ Unternehmensherausforderungen und KM■ ePortfolios in verschiedenen Spielarten

■ Skills und Entwicklung

■ Bewerbungen

■ Zugriff auf Informationen / Expertiesen

■ Wissensmanagement

■ Finden von Expertisen

■ Sichern von KnowHow der MA

■ Zugriff auf Informationen

■ Beispiele IBM

Unternehmensherausforderungen und KMUnternehmensherausforderungen und KM

■ Informationsflut■ 2006 – 161 Exabytes an digit. Informationen im Internet (IDC)

■ Bis 2010 auf 988 Exabytes geschäzt, jährliches Wachstum von 57%

■ Aufbewahrung, Suche und Bereitstellung stellen völlig neue Herausforderungen an die Unternehmen

■ Zugang zu den kritischen Informationen ist die Basis für Entscheidungen und Wettbewerbsvorteil

■ Wissensmanagement■ Finden von Expertisen

■ Sichern von KnowHow der MA

■ Zugriff auf relevante Informationen

■ Entwicklung der Mitarbeiter

IBM CorporationIBM Corporation

IBM zählt mit einem Umsatz von 91,4 Milliarden US-Dollar im Jahr 2006 zu den weltweit größten Anbietern im Bereich Informationstechnologie (Hardware, Software und Services) und ist weltweit führend in On Demand Business Lösungen.

Das Unternehmen beschäftigt weltweit ca. 355.800 Mitarbeiter und ist in über 170 Ländern aktiv.

Konzernzentrale Armonk, New York, USA

CEO Samuel J. Palmisano

Mitarbeiter/-innen 2006 ca. 355.800

Umsatz 2006 91,4 Milliarden US Dollar

Homepage ibm.com

IBM CorporationIBM CorporationIBM ist der weltweit größte Anbieter von Informationstechnologie und das einzige Unternehmen in der IT-Branche, das seinen Kunden die komplette Produktpalette an fortschrittlicher Informationstechnologie anbietet:

Hardware, Software, Dienstleistungen über komplexe Anwendungslösungen bis hin zu Outsourcingprojekten und Weiterbildung

IBM Unternehmensbereiche:

• IBM Systems & Technology Group• IBM Software Group• IBM Global Technology Services (Dienstleistungssparte)• IBM Global Business Services (Beratungssparte)• IBM Global Financing • IBM Forschung und Entwicklung

Forschungs- und Entwicklungsstätten weltweitForschungs- und Entwicklungsstätten weltweit

•▲Austin

• Fujisawa

• Yasu

▲ Beijing

▲Delhi

• Boeblingen

▲ Zurich▲ Tokio

• Yamato

▲Haifa

• Tucson

• San Jose▲ Almaden

Santa Teresa

▲ Forschung Hardware Entwicklung Software Entwicklung Hardware und Software Entwicklung

• Dublin

• Hursley

• Greenock

• Rom

• Endicott

East Fishkill

• Burlington

• Poughkeepsie

▲ Yorktown Heights• Toronto

• Rochester

• Boulder

• Raleigh

• Krakow

• Perth

• Bangalore

• Gold Coast

• Sydney

• Paris

• Pune

• Shanghai

• Taipei

• Moscow

2008 IBM CEO Study: 2008 IBM CEO Study: Defining the “Enterprise of the Future”Defining the “Enterprise of the Future”

Collaboration is #1 Concern and #1 Priority

Source: 2008 IBM CEO study

Market Leading Organizations will be…Market Leading Organizations will be…

Source: 2008 IBM CEO study

“Change-Ready” Capable of changing quickly and successfully. Instead of merely responding to trends, it shapes and leads them. Market shifts become a chance to move ahead of the competition

“Globally integrated” to collaborate more effectively

Moving aggressively toward global business designs to take advantage of global integration opportunities. Able to access the best capabilities, knowledge and assets from wherever they reside in the world and apply them wherever required in the world

“Innovation Leaders” Innovative beyond customers imagination. Deep collaborative relationships allow it to surprise customers with innovations that make both its customers and its own business more successful.

for Business

Social Software

IBM Can Help!

Communicate

CollaborateShare

Lotus Quickr Lotus Connections

IBM Web 2.0 Social Software solutions….IBM Web 2.0 Social Software solutions….

Communities

Blogs Dogear

Activities

Profiles

Forums Wikis

Document libraries

ListsRSS Feeds

Communicate

CollaborateShare

Making the Enterprise of the Future the Enterprise of Today…

ePortfolios in der IBMePortfolios in der IBM■ Unterschiedlichster Natur

■ Als Personal- und Führungstool, Produktivitätstool, zur strategischen Planung und Entwicklung

■ Weltweit einheitlich implementierte Prozesse

■ Um strategische Ziele umsetzen zu können

■ Skillentwicklung der MA zu planen und flexibel zu reagieren

■ Erfassen von Expertisen

■ Innovation Culture ProgramCollaboration for an Adaptable Workforce

ePortfolios in der IBMePortfolios in der IBM

Your issues, challenges and roadblocks

+

Ideas in the heads of your employees

Blogs, wikis, virtual worlds, RSS, podcasts, mLearning, photo and video sharing, Lotus Activities, innovation jams,

collaboration workshops etc

(create a baseline program)

Community:

informal learning , daily Identity Investment, trust, authenticity

Motivation:

performance, measurement, incentive

Skills, Professional Development and LearningSkills, Professional Development and Learning

•Personalführung und -entwicklung

•IDP (Individual Development Plan)

•PD Tool (Professional Development Tool)

•CV-Wizzard (Curriculum Vitae-Wizzard)

•Learning@IBM

•Erfassen von Skills und Expertisen und der geplanten Weiterentwicklung

•Sind weltweit einheitliche webbasierte Online-Tools für alle Mitrarbeiter

•Volle Prozessintegration ist Voraussetzung

Collaborate

Share

Individual Development Plan (IDP)Individual Development Plan (IDP)

•Mitarbeiter und Manager planen kurz-, mittel,- und langfristige Ziele der Mitarbeiter•Wechsel von Jobrollen plan- und steuerbar•Continuierlicher Prozess, halbjährliches Feedback

Professional Development (PD-Tool)Professional Development (PD-Tool)

• User while in BluePages editstheir profile information

• Today part of the expertise profile is updated in BluePages and other is in PD Tool.

PD-Tool – Update ProfilePD-Tool – Update Profile• Jeder Jobrolle sind Jobrollen-Skillsets

zugeordnet

• Zentral an veränderte Erfordernisse angepasst

PD-Tool- Skill AssessmentPD-Tool- Skill Assessment

Completing an Expertise AssessmentCompleting an Expertise AssessmentExample of a Defining Assessment:

Skill Gab ClosureSkill Gab ClosureManagers can edit employee target levels from the Review Assessment tab or

from the Edit Target Level tab as shown below:

Adding Learning Activities to IDPsAdding Learning Activities to IDPsClicking OK on the confirmation button, takes the employee to their IDP Learning Activities screen, where they can then save the new activities to their IDP.

CV Wizard CV Wizard Overview BenefitOverview Benefit

•Global business directive for employees in all business units to have a resume in CV Wizard

•Provides a single, standardised CV repository

•Data is entered into the web front end by employees

• databases where it is merged with key data elements from PD Tool (including organisational data and availability dates)

•can be generated in Word documents from the Notes Repository and in .pdf format from the web front end

•CVs are supplied to Professional Marketplace for integrated searching

•Prerequisite: employees MUST be registered in PD Tool to use CV Wizard

• covers the end to end resume process - handles creation, ongoing maintenance, sharing, searching, formatting and publishing of CV’s

•Supports structured CV data formatting, driving consistency, decreasing formatting time

•Separates content from format, reducing maintenance and providing flexibility

•double byte enabled and supports multiple languages - in addition to maintaining a required English CV, employees can also have a local language CV

•CVs are generated on-demand, as and when needed, in the required format

•CV Wizard interfaces with PD Tool, eliminating the need for manual re-keying of many data elements

CV Wizard View/Edit CVsCV Wizard View/Edit CVs

CV Wizard View/Edit CVs (cont)CV Wizard View/Edit CVs (cont)

Formal Qualifications ScreenFormal Qualifications Screen

Assignment History ScreenAssignment History Screen

Other Information Screen

Career History Screen

CV Wizard Preview CV as PDFCV Wizard Preview CV as PDF

ePortfolios und BewerbungenePortfolios und Bewerbungen•IBM sieht sich trotz innovativen Anspruchs konservativ

•Bewerbung für Praktika, Arbeiten, Stellenausschreibungen ausschließlich seit ca. 2000 als Onlineprozess

•weltweit einheitliches recruitment tool Employment Seite IBM Deutschland: http://www-05.ibm.com/employment/de/

• Globales Recruitment Tool (Ansicht externer Bewerber): https://jobs3.netmedia1.com/cp/search.jsp?tc=1223983969092

•IBM Deutschland Recruitment Center in 2nd Life: http://www-05.ibm.com/employment/de/secondlife/

•regelmäßige Veranstaltungen, im Nov. spez. für Frauen / ca. 40 Teilnehmer (techn. begrenzt)

•dient zur Information / Marketing ähnlich YouTube und StudiVZ, •Wege Kontakte zu finden ...

•Bewerbung dann klassisch 'online'

• Studi VZ: 148 Gruppen zu IBM => http://www.studivz.net/

ePortfolios und Bewerbungen bei IBMePortfolios und Bewerbungen bei IBM

•-ww Prozess hinterlegt – Tool enthält Pflichtfelder zum hochladen von Dokumenten (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben etc.) analog Hardcopy Bewerbung

•Personal Center prüft auf formale Richtigkeit wie Studienabschluß etc. => (erfolgt weltweit in Ungarn), Nachforderung wenn Dinge unvollst. oder fehlen

•danach Weiterleitung an Hireing Manager (= Manager mit offenem Headcount), der entscheitet nach eigenem Ermessen

•kein einheitliches Vorgehen / Backroundcheck wie Google, YouTube, MyFace etc. einzeln möglich, abhängig von Person

•bewusst gegen generelle Verwendung von diesen Daten entschieden - enthalten zu viele private Elemente ....

• einmal erfasstes Profil kann weitergepflegt werden und bleibt erhalten / nach 6 Monaten Inaktivität wird es anonymisiert (Datenschutzbestimmungen)

Aus Sicht der UnternehmenAus Sicht der Unternehmen

• Bewerbersicht <=> Unternehmenssicht

• 10.000 Bewerbungen im Jahr und 5.000 Praktikumsplätze ausgeschrieben

• Standards, und Prozeßkonformität, globale Bearbeitung muss einfach möglich sein•Weltweites Preview der Bewerbungen in Ungarn, dann zum Hireing Manager

• Hireing Manager ist keine HR Person

• Bewerbungsunterlagen im Netz ? •ext. Zugriff / Anmeldung / download•Verlagerung der Arbeit zum Unternehmen .... wo liegt der Aufwand

• denkbar wenn sich e-Portfolio nahtlos in jeweilige HR Prozesse integrieren lässt•Bsp. Export in Stadardformaten und Upload durch Bewerber

Knowledge Management and IBMKnowledge Management and IBM

Learn about people through rich self-service person profiles

Search for experts based on tags and descriptions

Build social networks to strengthen collaboration across boundaries

Finding the right experts in context of their workFinding the right experts in context of their work

Synchronize data with existing systems

Highly customizable widgets and fields to fit

your needs

Build social networks

Search on skills with tags and information

These experts can now quickly form disperse teamsThese experts can now quickly form disperse teams

The team members can work together virtuallyThe team members can work together virtually

Quickly create Team Places to share information and resources Self-service with a

step-by-step guide Securely share

documents with co-workers

Easily invite external customers and partners to collaborate

Share files and documents virtuallyShare files and documents virtually

• Securely share documents with colleagues, customers and partners

• Supports a wide range of content sharing – Enterprise library, Team library, and Personal library

Quickly set up libraries to store and share content securely

Collaborate on content using wikisCollaborate on content using wikis

• Create team sites collaboratively

• Create content collaboratively

• Safeguard your information– Automated

versioning

Encourage feedback with blogsEncourage feedback with blogs

Support discussions across silos, inside and outside your organization

Allow customers and partners to provide their thoughts and feedback

View highly rated entries and get notified of important issues

Leverage the expertise of others with Social BookmarksLeverage the expertise of others with Social Bookmarks

Shared bookmarks show what resources people in your organization are finding most interesting and useful

Bookmarks aide in search results, showing most popular related information

Track people you consider experts using the watchlist

Notify others when you see a bookmark they would be interested in

Social bookmarking improves search satisfaction

You don’t want another tool!

Communicate

CollaborateShare

Use Social Software in your daily toolsUse Social Software in your daily tools

Microsoft OutlookSidebar to access places and filesPerson card and Activities

Lotus Social Software Services

Microsoft Office & Windows Explorer

Access, edit and check in/out and upload files, search profiles, create a blog, and make to-do's

Extensibility

Browser, Bookmarklets, Feed readers, Business card, Mashups, Mobile, REST APIs

IBM Lotus NotesSidebars to access activities, content, team places in context

IBM Lotus SymphonyAccess, edit and check in/out and upload files

IBM Lotus SametimeActivities, Communities, Profiles, content and team places in plug-ins

IBM WebSphere® PortalPortlets integrate services into portal pages / sites

Lotus Notes Email IntegrationLotus Notes Email IntegrationAccess your team places in

the side shelf

Easily drag attachments from your inbox to a team place

Access your Activities in the side shelf

Send links, not attachments to your team members

Microsoft OutlookMicrosoft Outlook

Access your files in the Side shelf

Person Card integration for quick access to people

Add emails to Activities

How do we work in IBM ?

What we are using intern – IBM real lifeWhat we are using intern – IBM real lifeW3, W4 fringe, Profiles, Social bookmarking, Blogs, Wikis, tagging…… improves search satisfaction

W3 BluepagesW3 Bluepages•IBM Personen, Mitarbeiterverzeichnis + Expertisen, Skills, Projekte - keine Collab. - kein Tagging- - keine Verlinkung-

IBM’s internal BluePages application provided the basis for Profiles. BluePages holds over 590,618 profiles & serves over 4 million searches per month.

It’s the hub of user requests & all applications authentication for IBM.

What we are using intern – IBM real lifeWhat we are using intern – IBM real lifeW3, W4 fringe, Profiles, Social bookmarking, Blogs, Wikis, tagging…… improves search satisfaction

W4 FringeW4 FringeW4 fringe - Test/Produktion- W3 + Collab., Communitys und Web2.0 Verlinkung- tagging- Interface zu Blogs, Communities, Dogear, Cattail etc.

CattailCattail

beehivebeehive

What we are using intern – IBM real lifeWhat we are using intern – IBM real lifeW3, W4 fringe, Profiles, Social bookmarking, Blogs, Wikis, tagging…… improves search satisfaction

Profiles

Die Web 2.0 Transformation – die Erfahrungen in Die Web 2.0 Transformation – die Erfahrungen in der IBMder IBM

CommunitiesDie IBM Community Map beinhaltet über 1400 Communities (of Interest). In IBM Foren stehen mehr als 147.000 Threads mit über 410.000 Einträgen.

BlogsIBM’s BlogCentral hat in den letzten 12 Monaten 61.200 Mitarbeiter mit über 14.500 Weblogs mit 127.000 Einträgen und 130.000 Kommentaren, sowie 30.000 eindeutigen Tags unterstützt. Über 2000 Blogs gelten als “besonders aktiv”

Bookmark-SharingIBMs internes Bookmark Sharing hat >546.000 gespeicherte Links mit 1,387,000 Tags, von 19,100 Nutzern. 16% der Links sind persönlich.

Activities (Vorgänge)IBM’s interner Activities Service speichert 56.700 Vorgänge mit 481.500 Aktivitäten und 83.300 Beteiligten

Profile in Gelben SeitenIBMs interne “BluePages” (Gelbe Seiten) beinhalten 590,618 Profile und bekommen über 4 Millionen Suchanfragen pro Monat. Hierüber laufen auch alle Anwendungs-Authentifizierungen in der IBM

Status 3Q 2008

WikisWikiCentral wird von über 2/3 der Mitarbeiterschaft genutzt. Täglich greifen über

70.000 Mitarbeiter auf bis zu 261.000 Seiten in mehr als 12.000 Wikis zu.

Welcome to Lotus GreenhouseWelcome to Lotus Greenhouse

Check it out .... All

Thank You