Workflowmanagement in ÜbersetzungsprojektenWann wird es Zeit?

Achim Herrmann, Business Consultant

Die Informationsexplosion

Im Jahr 2000 waren 360.985.492 Menschen online.Im Jahr 2010 waren es über 2 Milliarden, die meisten der neuen Nutzer sind nicht englischsprachig. Internet World Stats

Das Internet hat die Anzahl der von Personen gelesenen Texte verdreifacht. Im Jahr 2009 hat im Durchschnitt jeder US-Bürger 12,5 GB Text erhalten (entsprechend 12 Kleinlaster mit Büchern gefüllt). IDC

Bei Online Shopping empfinden es nur 15% der Käufer als angenehm, wenn sie nicht in Ihrer eigenen Sprache einkaufen können.Common Sense Advisory

Ist Ihr Unternehmen bereit für alle Ihre

Kunden?

Sprache und die globale Geschäftswelt

* Gilbane Globalisierung blog - Mary Laplante, 2008** (c) Common Sense Advisory 2008, Nachweis Lokalisierung Fragen - Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern.

90% der Kunden von HP kaufen basierend auf Inhalten und nicht durch das Berühren des Produkts *

69% der Umsätze von HP kommen von außerhalb der USA *Gegenüber 55 % im Jahr 1999

Käufer bevorzugen 3x häufiger bekannte Marken, aber 40% greifen dann zu einem lokalisierten Produkt **

85% der Käufer fühlen sich nicht wohl, wenn sie Online nicht in der eigenen Sprache einkaufen können **"Die Tatsache, dass sich unsere Kunden in ihrer eigenen

Sprache über die Hotelausstattung informieren oder ein Zimmer reservieren können ist eine Grundvoraussetzung für unsere

anhaltende weltweite Expansion und unser Wachstum."

David Kong, President und CEOBest Western International

Starke Zunahme der Inhalte

Bilder

Support Artikel

Video

Websites

Dokumentation

Service Handbücher Broschüren

Benutzeroberflächen

Nach einer Studie von The Aberdeen Group

• Unternehmen ersetzen alle 5 Jahre 39% ihrer Produktpalette

• Das Portfolio an Produkten wächst mit 14% pro Jahr• Produkte werden schneller auf den Markt gebracht

(um 32 % verkürzte Dokumentationszyklen)• 6% Verringerung der Mitarbeiterzahl in der technischen

Dokumentation From Benchmarking Content Reuse in Technical Communication, 2010

• Weg von rein produktorientiertem zu mehr kundenorientiertem Handeln

• Von reinen Funktionen zum mehr Inhalten

• Informationen werden aktiv verteilt statt abgeholt

• Vom Physischen hin zum Immateriellen

Paradigmenwechsel

Trends in der Lokalisierung

Lokalisierung ist ein wichtiger Faktor für zusätzliche Umsätze und ein Schlüssel zur Differenzierung

Maschinelle Übersetzung wird Realität

Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Gesamtproduktivität

Weiterer Schub durch Cloud Anwendungen

“Um ein breiteres Publikum zu erreichen müssen globale Vermarkter Lokalisierung zu einer Ihrer

Prioritäten machen.” Jennifer Bellisent

“Do B2B Tech Marketers Localize as they Globalize?”

“Fortschritte in Richtung auf die Überwindung des Syndroms, Lokalisierung als Afterthought anzusehen. Wir sehen eine

langsame, aber stetige Übernahme von Strategien zur Globalisierung von Inhalten…das positioniert sprachliche

Anforderungen als integralen Bestandteil der Gesamtlösung.”Mary LaPlanteMultilingual Product Content: Transforming Traditional Practices Into Global Content Value Chains

SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential

Die geschäftlichen Herausforderungen

Heutige Herausforderungen an Übersetzungsmanagement

Das Problem

• Übersetzung ist ein komplexer und ineffizienter manueller Prozess

• Der Umfang der zu übersetzenden Texte erhöht sich ständig

• Es ergibt sich kein Gesamtbild• Die projektbasierte Arbeitsweise

wird mehr und mehr durch kontinuierliche Datenströme ersetzt

Geschäftliche Problematik• Zu hohe Kosten für die Übersetzung• Projektverzögerungen sind an der

Tagesordnung• Die Prozesse sind nicht skalierbar• Widersprüchliche Markendarstellung

ist unvermeidlich• Schlechte Qualität

Traditionelle globale Prozesse: Zu viel Kommunikation, Unstimmigkeiten & Kosten

DFU

Collate

BCUBrügge

BCUSingapur

BCUEindhoven

• Mainstream• Hi-end• DTV + FTV

Sign-off

Create

Commission

Übersetzen Lokalisieren

Localise & translate NSO’s

x17

Handel

Verbraucher

NSO’s

x17

Sign-offContent

DB

AKBS

MDB

Media Ware

P3C

6 Monate

Produktkatalog Prozess

3 Monate

5 Monate

Web Inhalt Prozess für Katalog

4 Monate

4 Monate = new AKBS 2 Monate = Update AKBS

Regional Marketing

AKBS

Collate

Spain

Sweden

x17

x17x17x17

x17

x17

Over 9,000 communicationsrequired to source content for catalogue

Translation happens twice for the same content

Content takes 4 months to reach the web

Regional marketing act as a ‘post-box’ and are a bottle-neck

Different people are chasing the same content

Only 18% of TV product leaflets get to P3C

Quelle: Philips Präsentation auf SDL GIM-Konferenz, Großbritannien, November 2006

Die Volumina

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

By March By June By September By December

Total Words

02000

40006000

800010000

1200014000

1600018000

20000

By March By June By September By December

Total Words

Translated

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

By March By June By September By December

Total Words

Translated

MultiChannel

Englisch

Französisch

Deutsche

Niederländisch

Japanische

Web

Drucken

Online

ORIGINAL V. 1 V. 2 V. 3 V. 4

Gemeinsam genutzteInhalt

Gemeinsam genutzteInhalt

Gemeinsam genutzteInhalt

Gemeinsam genutzteInhalt

KO

MP

LE

XIT

ÄT

ÜB

ER

ME

HR

ER

E K

AN

ÄL

E

1.000Wörter

Content Management für internationale Unternehmen

Design Documents

User Interfaces

Documentation

Packaging

Customized Versions

Product Information

Campaigns

Website

Sales Collateral

Service Bulletins

Website FAQs

Knowledge Base

Design Documents

User Interfaces

Documentation

Packaging

Customized Versions

Product Information

Campaigns

Website

Sales Collateral

Service Bulletins

Website FAQs

Knowledge Base

Prozessintegration und Wiederverwendung

Zentralisiertes Übersetzungsmanagement

Mehrsprachige Ressourcen Mehrsprachige Ressourcen

SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential

Einführung in Translation Management

Unternehmensweit skalierbares Übersetzungs-Managementsystem (TMS) mit Integration der Lieferkette für SDL MultiTerm und SDL Trados Studio

Translation Management

Zentralisieren

• Daten zentralisieren• Wiederverwendung erhöhen

• Manuelle Aufgaben reduzieren• Wiederholbare und zuverlässige Prozesse

Automatisieren

Kollaborieren

• Die Lieferkette• Andere Systeme (CMS, PIM, ERP)

1. Zentralisieren

• Was bietet TMS?

– Zentralisiert alle TMs in einem System

– Wendet Terminologiedatenbanken zentral an

– Kann Maschinenübersetzung als Teil des Prozesses einsetzen

– Überwacht den Übersetzungsprozess, Benutzung und Kosten

• Das bedeutet...

– Maximierung der Wiederverwendung bestehender Übersetzungen

– Standardisierung und Konsistenz der eigenen Marke

• Die Vorteile

– Reduzierung von Übersetzungskosten

– Schnellere Auslieferung durch weniger Übersetzung

– Sichtbarkeit und Kontrolle

– Konsistenz der Marke

Zentralisieren

Integration ist der Schlüssel

MarketingWeb

Technische Dokumente

Support

Manuelle Übersetzung

Post-Editing & angepasste MÜ

Angepasste MÜ

Web Content Management

Structured Content

Trainierte MÜ

Translation Management

System

• Translation Memory

• Terminologie Management

• Workflow

Integrierte Maschinenübersetzung

2. Automatisierung

• Was bietet TMS?

– Automatisierung des Übersetzungsprozesses

• Das bedeutet...

– Reduzierung der manuellen Aufgaben

– Definition der Prozesse

– Flexible Arbeitsabläufe

• Die Vorteile

– Kostenreduzierung (weniger manuelle Aufgaben)

– Fehlerreduzierung (Fehlerbehebung ist teuer)

– Produktivitätssteigerung (Manuelle Schritte entfallen)

– Wiederholbare Prozesse (Compliance)

Automatisierung

Content ManagerDetermines what content requires

translation

Process Start

Content ManagerSends translation

request (email or FTP)

Content ManagerManually extracts

content metadata for localization

Content ManagerManually extracts

content from content store

Loc ManagerReviews translation request / manually gathers content /

sends content

Vendor Loc MgrSends translation

assets to translator (email/FTP)

Vendor Loc MgrPerforms word count analysis and sends

quote

Loc ManagerReviews quote

TranslatorsCollects content to

translate via email or FTP

TranslatorsTranslates content

TranslatorsSend translation

assets to Loc Project Manager

Quote Approved?

Vendor Loc MgrAdjusts / /resends to Loc Manager (email/

FTP)

YES

NO

Pain:Manual extraction of translatable content

Pain:Lack of automation

(integration into content stores)

Loc ManagerUpdates / maintains

Translation Memories (if used)

TranslatorsSaves translation assets in required

encoding

Pain:No ability to

dynamically review in-context (on-line)

Content ManagerReceives/collects translated assets

(email or FTP)

In-country ReviewersReview translated

assets

Content ManagerSends assets/ref

assets to reviewers (email or FTP)

Process End

Pain:Manual gathering of content to localize

Pain:Vendor file analysis

results in excess cost/delays

In-country ReviewrsRetrieves assets (email or FTP)

Pain:Manual gathering of

content to review

Translations Approved

Loc ManagerRetrieves translation

assets from reviewers with status/notes

In-country ReviewersEmails Loc Manager

with approvals or suggested changes

NOContent Manager

Retrieves translation assets

Content ManagerManually inserts

translation assets into content store

Pain:Lack of automation

(integration into content stores)

Pain:Manual retrieving of translation assets

YES

Pain:If changes made

directly to translation assets, TM leverage /

reuse lost

Pain:Increased cost / time due to additional file

analysis and re-translation

Pain:No ability to

dynamically review in-context (on-line)

Pain:Unknown quality / accuracy of TM

leverage,

Pain:Increased costs due to

vendor TM management / lack of insight into TM quality

Company “A” manual steps aided /automated with SDL TMS

Translation Vendor manual steps reduced / eliminated with SDL TMS

Only manual steps expected in translation process

Pain associated with translation process step

Legend

Vor dem Einsatz eines TMS

22 Manuelle Schritte

Content is gathered through content store workflow (CMS, etc) or change detected

by WS

Assets for translation sent to or retrieved by

WS

Translation project automatically created

through defined business rules

Cost analysis performed against

translation vendor(s) agreed upon cost

models

Assets are automatically filtered and analyzed against existing centralized

TM

Translation assets are generated in same

format as the source assets

Automatic file analysis, filtering, TM

leverage used to calculate translation

cost

Loc ManagerReviews translation request through web

interface for authorization

Vendor Loc ManagerApproves translation

request(OPTIONAL)

Translator(s)Translates content

In-country Reviewers

Review translated assets

Centralized TM updated upon final

approval

Translation assets sent to or retrieved by

content store (CMS, etc)

Email sent to content manager signifying translation project

completion

No manual extractions of content

for translation

Translation projects are created via SDL

WorldServer

Content managers are not required to

package up and send assets for translation

Loc manager does not need to retrieve translation assets of

manually send to translation vendors

Real time, in-contect preview available through WS web interface to help

reduce errors

WS provides a translation web

interface of allows exports to desktop

translation tools and SDL Trados Studio

WS provides translation kit with source assets, TM,

Terminology

Reviewer can update translation through

web translation tool – updates TM

Reviewers can dynamically preview

translated assets through web interface

No asset retrieval or sending necessary

Reviewers don’t need to send assets back

to translation vendors for minor updates – can do it themselves

Vendor Loc Manager no longer needs to do

file analysis – reduced project

management costs

Manual step

Automated translation process through SDL WorldServer

SDL WS advantages process improvement

Automatic email notification

Legend

No need for vendors to manage TM – reduced project

management costs

Process Start Process Start

3 - 4 Manuelle Schritte

Mit TMS

3. Kollaboration

• Was bietet TMS

– Komplettlösung für das gesamte Übersetzungsmanagement

– Abteilungen, Gesamtunternehmen, Übersetzungslieferkette, Übersetzer

• Das bedeutet...

– Alle Systemkomponenten arbeiten zusammen

– Schnittstellen zu anderen Systemen(CMS, PIM, ERP)

– Mit Dienstleistern und freiberuflichen Übersetzern

• Die Vorteile

– Vermeidet Kosten durch komplexe Einzellösungen

– Vereinfacht die Auswahl der Dienstleister

Kollaboration

SDL WorldServer - Übersicht

Sprachtechnologie zentralisieren

• Zentralisierte und standardisierte ...

– Translation Memories

• Erweiterte Matching-Algorithmen

• Skalierbarkeit auch in unternehmensweiten Systemen

• Unterstützung von TMX, XLIFF und anderen Formaten für Übersetzungskits

– Terminologie Datenbank

• Aktive Verwaltung der Konsistenz der Fachterminologie

• Unterstützt den TBX Standard

– Maschinelle Übersetzung

• Integration von automatisierter maschineller Übersetzung in Ihrer gesamten Prozess

– Sprachliche Qualität überprüfen

• Art und Häufigkeit von Übersetzungen

• Beobachtung von Trends

• Definieren Sie Ihre eigenen Modelle oder konfigurieren Sie Standards (z. b. Die LISA QA-Modell)

Zentralisieren

Projektplanung

• SDL WorldServer 2011 Scoping Report

• SDL Trados Studio 2011 Analyse Statistik

Prozessautomatisierung

• Prozessautomatisierung

– Workflow Engine (zum Design der Abläufe)

– Automatische Aktionen

– Manuelle Aktionen mit Reaktionen auf Ergebnisse

– Automatische Benachrichtigung

• Geschäftsregeln

– Intuitives Assistenten-gesteuertes Erstellen von Regeln - keine Programmierung erforderlich

• Projektmanagement

– Fortschritt der Übersetzungsprozesses visualisieren

• Zusammenarbeit

– Einführung einer formellen Überprüfung

– Kommunikation zwischen Übersetzern und Lektoren

– „Last Minute" Änderungen und deren Korrektur und Aktualisierungen

Automatisierung

Arbeitsabläufe definieren

Automatisierung

Integration mit anderen datenführenden Systemen

• Zentrale Filterung von Dateien

– Konsistente Filterung der Dateien

– Unterstützung von DOC, XLS, PPT, XML, HTML-ASP, JSP, und andere Formaten

• Konnektoren

– ECM: Documentum, Lotus Notes

– WCM: SDL Tridion, Interwoven TeamSite

– Strukturierte Inhalte: SDL Trisoft

– DBMS: Oracle, SQL-Server

• Erfassung von Veränderungen

– Automatisieren Sie die Erstellung von Übersetzungsprojekte direkt aus dem CMSZusammenarbeit

Dateiformatunterstützung

• Adobe Produkte- FrameMaker (MIF)- InDesign CS4-CS6 (IDML)- InCopy CS4-CS6 (ICML)

• HTML, XHTML 1.1– JSP/ASP

• Microsoft Office– Microsoft Excel

• 2000 - 2003, 2007 - 2010

– Microsoft PowerPoint• XP - 2003, 2007 - 2010

– Microsoft Word• 2000 - 2003, 2007 - 2010

• QuarkXPress Export

• Text– Rich Text Format (RTF)

– Klartext

– Trennzeichen

• XML– Microsoft.NET Ressourcen

– OASIS DITA

– OASIS DocBook 4.5

– W3C ITS-kompatibel

– Angepasst/Alle

Umfangreiche Optionen für Dateitypen

Zusammen-arbeit

Business Management

• Kostenabschätzung und Nachverfolgung

– Wissen was die Übersetzung kostet, bevor Sie ein Angebot erhalten

• Business Intelligence

– Vordefinierte und selbst erstellte Berichte zu jedem Aspekt der Übersetzung & Lokalisierung

• Angebotsmanagement

– Verfolgen Sie den Status der offiziellen Angebotsanfragen

• Management der Lieferkette

– Umgang mit mehreren Anbietern

– Nutzen Sie interne und externe RessourcenZusammen-arbeit

Zentralisieren

Automatische Kalkulation und Analyse

Für die Integration in Ihre Umgebung

• Flexible Anpassung

– Robuste und bewährte API

– Basierend auf Standards - Web Services

– Vollständig dokumentiert, mit Beispielen

Zusammenarbeit

SDL Proprietary and ConfidentialSDL Proprietary and Confidential

Übersetzungsmanagement Wann wird es Zeit?

Übersetzungsmanagement

• Wenn Sie kein vollständiges Bild mehr haben

• Wenn die mit Lokalisierung betrauten Teams mehr Automatisierung benötigen

• Wenn Sie Probleme mit der Konsistenz der Übersetzungen haben

• Wenn Sie eine intelligente Wieder-verwendung bereits übersetzter Inhalte möchten

Versuchen Sie eine Selbstbewertung

• Wie viel Inhalt gibt es in Ihrem Unternehmen zu übersetzen?

• Wie viele Projekte werden abgearbeitet?

• Welche Inhaltstypen werden übersetzt?

• Welche Fremdsprachen unterstützen Sie?

• Welche Abteilungen, Divisionen und Regionen initiieren Übersetzungen?

• Wer ist verantwortlich für diese Übersetzungen?

• Gibt es definierte Prozesse zur Abarbeitung von Übersetzungsprojekten?

• Wie viele Dienstleister oder Übersetzer arbeiten für Sie?

• Wem gehören die Translation Memories?

• Was kosten einzelne oder alle Übersetzungen?

• Wie bringen Sie Übersetzungen mit der Vermittlung der Unternehmens-philosophie und der Stärkung Ihrer weltweiten Marke in Einklang?

Lösungsansatz SDL Workshop

Bedarfsanalysen mit ROI-Betrachtungen

Spezifikation mit Lastenheft

Best-Practices

Automatisierung und Prozessunterstützung

Qualitätssicherung

Terminologiemanagement

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