03 moderne budgetierung rossegger-2012-v3
TRANSCRIPT
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung
Sabine RosseggerProf. Dr. Martin Tschandl
CIB - Berlin
27. Oktober 2012
Industriewirtschaft/Industrial ManagementAusgangssituation
Industriewirtschaft / Industrial Management
Veränderungsradikalitätniedrig hoch
Neue Ansätzeaufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung
Better Budgeting
Advanced Budgeting
Beyond Budgeting
Klassische Budgetierung
Moderne Budgetierung
■ Einfachheit: Verringerter Detaillierungsgrad bei vereinfachten Prozessen■ Flexibilität: Erhöhte Anpassungsfähigkeit durch dynamische Planung ■ Integration: Verknüpfte operative und strategische Planung
Seite 2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück
Industriewirtschaft / Industrial Management
Eine adäquate IT-Unterstützung
als wesentlicher Erfolgsfaktor!
Industriewirtschaft/Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell
Industriewirtschaft / Industrial Management
Definition entscheidungsrelevanter Anforderungen (Anforderungsprofil)
1
Erhebung der am Markt bestehenden IT-Systeme zur Planung (Leistungsprofil)
2
Anforderungsgerechter Vergleich der einzelnen IT-Systeme
3
Überprüfung der theo-retischen Entscheidungs-findung auf ihre Praxistauglichkeit (Showcase)
5
Auswahl der besten Alternative4
Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung gestellt, um eine effiziente Umsetzung der Modernen Budgetierung zu ermöglichen?
1
Welche IT-Systeme kön-nen diesen Anforde-rungen gerecht werden und eine optimale Praxisumsetzung gewährleisten?
2
Welche konkreten Bei-träge leisten diese aus-gewählten Planungs-systeme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?
3
Definition und Gruppierung von Anforderungen1
Erhebung Anforderungs-erfüllung und Kosten2
Eliminierung allgemein erfüllter Anforderungen3
Eliminierung nicht relevanter Kriterien4
Gewichtung der Anforderungen5
Bewertung der Anforderungserfüllung6
Ranking der Alternativen7
Auswahl der Showcase-Teilnehmer8
Bewertung der Showcases9
Auswahl der besten Alternative10
Industriewirtschaft/Industrial Management
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten
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Eingabe- anforderungen
Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess- anforderungen
Workflow-Funktion Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse- anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
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Konfigurations- flexibilität
Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
Informationspräsentation)
Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)
Inte
gri
tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete Planungsfunktionalitäten
■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für Planung und Budgetierung
■ Kombinierung mit Anforderungen der Modernen Budgetierung
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Industriewirtschaft / Industrial Management
Vorgehen
Ergeb-nisse
Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung gestellt?
1
EinfachheitEingabeunterstützungProzessunterstützungMethodenunterstützungAnalyseunterstützung
FlexibilitätKonfigurationsflexibilitätAnpassungsflexibilität
IntegrationSeite 6
Literatur-analyse
Industriewirtschaft/Industrial Management
Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten Praxisumsetzung der Modernen Budgetierung
Industriewirtschaft / Industrial Management
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten
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Eingabe- anforderungen
Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess- anforderungen
Workflow-Funktion Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse- anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
ge
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An
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Konfigurations- flexibilität
Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
Informationspräsentation)
Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)
Inte
gri
tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
Industriewirtschaft/Industrial Management
■Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung
■Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-Systeme
Industriewirtschaft / Industrial Management
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Vorgehen
1. Gewichtung der Anforderungen
2. Bewertung der Anforderungserfüllung
3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative
Vgl. Studie des Instituts für Business Intelligence 2008.
349 Unternehmen in DACH-Region
Seite 8
IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung Tabellenkalkulation
ERP-Systeme
OLAP-Datenbank
Eigenentwicklung
Dezidierte Planungslösung
Sonstiges
86,2 %
50,1 %
30,4 %
26,9 %
11,2 %
6 %
Markt-screening
Nutzwert-analyse
2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen: Detailschritte
Komplexität
Dyn
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gering mittel hoch
gerin
gm
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hoch
Lebenszyklus
Flex
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Konfiguration Laufzeit
Tabellen-kalkulation
Tabellen-kalkulation
KomplexitätD
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hoch
Lebenszyklus
Flex
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Konfiguration Laufzeit
ERP-Systeme
ERP
Komplexität
Dyn
amik
gering mittel hoch
gerin
gm
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hoch
Lebenszyklus
Flex
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tät
Konfiguration Laufzeit
OLAPOLAP
Ergeb-nisse
Bewer-tungIT-
Systeme
Komplexität
Dyn
amik
gering mittel hoch
gerin
gm
ittel
hoch
Lebenszyklus
Konfiguration Laufzeit
PlanungssoftwarePlanungs- und Budgetierungs
software
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?
2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen: Detailschritte
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?
2
Einfachheit
33% 33%
Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%
Flexibilität
33% 33%
Integrität
33% 33%
Eingabe-unterstützung
25% 8,25%
Methoden- und Modellunterstützung
25%
Prozess-unterstützung
25% 8,25%
Analyse-unterstützung
25%
Konfigurations-flexibilität
50% 16,5%
Anpassungs-flexibilität
50% 16,5%8,25% 8,25%
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten
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Eingabe- anforderungen
Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess- anforderungen
Workflow-Funktion Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse- anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
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Konfigurations- flexibilität
Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
Informationspräsentation)
Bewertung - Schritt 1:Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der Planungsfunktionalitäten
Bewertung - Schritt 2:Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Basis der Einzelbewertung
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen: Detailschritte
Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität
Tabellen- kalkulation
OLAP – System
ERP – System
spez. Planungssyst.
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Eingabe- anforderungen
Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess- anforderungen
Workflow-Funktion Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse- anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
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ität Konfigurations-
flexibilität Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)
Anpassungs- flexibilität
Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
Inte
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Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?
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Industriewirtschaft/Industrial Management
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
ErgebnisseEingabe-
unterstützung
Prozess- unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
1
2
3
4
5
2
Tabellen-kalkulation
Industriewirtschaft/Industrial Management
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Tabellenkalkulation ERP-Systeme
OLAP-Systeme
Ergebnisse
Eingabe-unterstützung
Prozess- unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
5
Eingabe-unterstützung
Prozess- unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
5
Spezifische Planungssysteme
Eingabe-unterstützung
Prozess- unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
5
Eingabe-unterstützung
Prozess- unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
5
2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?
Vorgehen■Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung
der besten Alternative ■Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Vorfilter Grobfilter Feinfilter
• Einholung von Offerten• Auswahl potentieller
Anbieter
• Prüfung der “Muss”- Kriterien
• Ermittlung des Erfüllungs-grades
• Beratungsunternehmen• Messen• Softwareverzeichnis• Kongresse/Seminare• Internet und Literatur• Referenzen
• K.O.-Kriterien-liste
• Güte der Offerte
• ev. Kosten-rahmen
• Kriterien-katalog
• Bewertungs-blätter
Hilfsmittel / Informationsquellen
Durchfüh-rungsschritte
Vorevaluation Detailevaluation
Seite 14
3
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Ergeb-nisse
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
■Praxistest des definierten Vorgehensmodells
Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag
Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode
Flexibilität: Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen
Integration: KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP- Model)
Seite 15
Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad
Einfachheit 33% 91,63%
Flexibilität 33% 88,70%
Integration 33% 85,80%
Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?
3
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.”
Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung
Perikles
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter
Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner
Stufen-gewicht
Pkt. Wert Bemerkung
1.1.1 Validierung 20 0,9 18
Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese zum Teil farblich angezeigt.
1.1.2 Web-Unterstützung/ Eingabe über Internet
20 0,8 16Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine einfache, standortunabhängige Dateneingabe.
1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20
Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt w erden.
1.1.4 Kommentierungen (für Zusatzinformationen)
20 0,8 16
Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20
Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender Kontenrahmen hinterlegt ist.
Total 100 90
1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5
Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugrif f auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“, „in Arbeit“ oder „zu überarbeiten“ belegen. Des Weiteren w ird der Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender in Prozent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu dokumentieren.
1.2.2 Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
25 0,8 20
Dezentral geplante Werte über CP-Web w erden automatisch in den Corporate Planner zurückgeschrieben. Das Zusatzmodul CP-Cons bietet Unterstützung für die Erstellung und Analyse von Konzernabschlüssen nach HGB und IAS/IFRS.
1.2.3 Dezentrale Abstimmung zw ischen einzelnen Bereichen
25 1 25
Mithilfe eines Planungsbaumes können im Planungsprozess involvierte Personen ihren Fortschritt laufend dokumentieren. Auf diese Weise erhält der Controller stets einen aktuellen Überblick über das Geschehen.
1.2.4 Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
25 0,9 22,5
Das Datenmodell w ird in leicht überschaubarer Weise (Baumstruktur) präsentiert und zeigt den Datenfluss als auch die Organisation. Bei größeren, komplexeren Baumstrukturen sinkt allerdings die leichte Handhabung. In Sinne der Nachvollziehbarkeit erfasst das Planungsprotokoll im Hintergrund automatisch, w elcher User Planw erte für w elchen Zeitraum erstellt hat und kann gegebenenfalls Planungsprozesse auch zurücksetzen.
Total 100 90
1.2 Prozessanforderungen
1.1 Eingabeanforderungen
Kriterienkatalog Offert 1-n
absolutes Gewicht %(mögliche Punkte)
Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte
1 Einfachheit 33 30,236
1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 0,940 7,755
1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631
33 29,271
2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025
2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246
33 28,314
3.1 Integrität 100 33,00 0,858 28,314
* aus Bew ertungsblatt
Offert n
3 Integrität
2 Flexibilität
Haupt-/Teilkriterien
Stufengewicht %Offert 1
(Corporate Planner)
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode
Seite 18
■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top-down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich
■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen
Seite 19
■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top-down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich
■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben
Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme
Break-Even-Analyse ABC-Analysen