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Post on 15-Aug-2019
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CAF wurde als QMS des öffentlichen Sektors der EU konzipiert und hat
sich zu einem anerkannten Werkzeug der Verwaltungsreform
weiterentwickelt. CAF ist somit der Europäische Leitfaden für „Good
Governance“ und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors.
CAF steht für Common Assessment Framework (Gemeinsamer
Bewertungsrahmen) und wurde Ende der 1990er Jahre auf Initiative von
der für die öffentliche Verwaltung zuständigen EU-Minister von einer
Arbeitsgruppe, der Innovative Public Services Group (IPSG) als QMS des
öffentlichen Sektors entwickelt.
Am Europäischen Institut für Öffentliche Verwaltung in Maastricht (EIPA)
wurde ein CAF Ressourcen-Zentrum (CAFRC) eingerichtet.
Gemeinsam mit dem Netzwerk von nationalen CAF-Korrespondenten,
überwachte das CAFRC die Umsetzung des Modells, gab und gibt
vielfältige Anregungen und evaluierte die damit erzielten Ergebnisse.
Das BM für Öffentlichen Dienst und Sport ist der „Nationale CAF
Korrespondent“, das die generelle Verantwortung für den CAF in
Österreich wahrnimmt. Das CAF Zentrum, als Teil des KDZ (Zentrum für
Verwaltungsforschung), setzt die CAF Strategie um und ist somit der oper-
ative Teil.
Das CAF Zentrum bietet Leistungen an wie z.B. das CAF Netzwerk (CAF
Datenbank), Training, Schulung und
Moderation und im Auftrag des o.g. BM die Verleihung des Gütesiegels.
EFQM: European Foundation for Quality Management (Europäische
Stiftung für Qualitätsmanagement)
� Ein aus der EU kommendes und für alle öffentlichen Verwaltungen
erstelltes gemeinsames europäisches QMS
� Ein Instrument der Selbstbewertung mit dem Ziel der Feststellung von
Stärken und Entwicklungspotenzialen anhand von standardisierten
Fragebögen mit mehr als 200 Fragen
� ein auf Konsens basierendes QM-Modell hinsichtlich der Entwicklungs-
bzw. Verbesserungsmaßnahmen unter Einbeziehung der
Mitarbeitenden und der Führungskräfte
� 5. Fassung von CAF:
wird als Version CAF 2020 überarbeitet. Digitalisation, Innovation,
Substainability (Nachhaltigkeit), Agility, Diversity sollen beispiels-
weise im CAF 2020 handfest gemacht und mit konkreten Beispielen
versehen werden.
EIPA: European Institute of Public Administration (Europäisches Institut für
Öffentliche Verwaltung)
Primäres Ziel: einen einfachen und leicht handhabbaren Rahmen für die
Selbstbewertung zur Verfügung zu stellen. Betrachtung von Stärken und
Verbesserungspotenzialen, Bewertung kommt nicht von außen, sondern
aus der Organisation selbst. Wurde für die Anwendung in allen Bereichen
des öffentlichen Sektors auf Bundes-, Länder- u. kommunaler Ebene
entwickelt u. ist weltweit im Einsatz (z.B. China, Brasilien).
Das Modell des CAF zielt darauf ab, exzellente Ergebnisse zu erreichen
und die Ergebnisse zeigen sich in den Leistungen der Organisation bei
ihren z.B. kundInnen/bürgerInnenbezogenen Ergebnissen.
Die Themenfelder 1 – 5 befassen sich mit den Manage-
ment- und Steuerungspraktiken einer Organisation, den
sogenannten „Befähigern“ .
Das CAF-Modell beruht auf der Annahme, dass exzellente
Leistungsergebnisse von der Organisation durch Führungskräfte erzielt
werden, die geeignete Strategien
und Pläne entwickeln, das Personal entsprechend einsetzt,
Partnerschaften nutzt, Ressourcen effizient verwendet und optimale
Leistungsprozesse sicherstellt.
Beim CAF-Model geht es darum, einen Zyklus der
Innovation und des Lernens in die Organisation zu bringen. CAF zielt
darauf ab, Ergebnisse zu messen. Bei nicht zufriedenstellenden
Ergebnissen müssen die Befähiger (Maßnahmen) weiter entwickelt
werden, damit eben zufriedenstellende Ergebnisse erreicht werden. Die
regelmäßige Wiederholung dieses Prozesses entspricht dem Zyklus der
Innovation und des Lernens.
Ich habe bereits erwähnt, dass die Befähiger die Organisation dazu
bringen sollen, exzellente Ergebnisse zu erzielen. Beispielsweise bedeutet
dies ein Leitbild erstellen, eine MitarbeiterInnen-Befragung durchführen,
ein Kennzahlensystem einführen, einen Partnerschaftsvertrag
abschließen und einen Prozess zu dokumentieren. Das sind beispielhafte
Maßnahmen im Bereich der Befähiger, um hervorragende Ergebnisse zu
erreichen.
Bei den Ergebnissen werden die gesetzten Maßnahmen konkretisiert,
d.h., es ist durch Messungen objektiv zu beweisen, wie hoch z.B. die
MitarbeiterInnen-Zufriedenheit ist, wurde der Voranschlag eingehalten, wie
viele positive Wahrnehmungen hat die Organisiation in den Medien
erreicht usw.
Beim CAF 2013 wird die Bewertung auf Ebene der 28 Kriterien
vorgenommen. Die über 200 Beispiele dienen als nähere Erläuterung und
zum besseren Verständnis der Kriterien. Dies soll prägnantere und auf
inhaltliche Diskurse ausgerichtete Bewertungen ermöglichen.
Bei der Bewertung der Befähigerkriterien (Themenfeld 1
bis 5) wird nach „Belegen“ für die Einschätzung gefragt. Die
Mitglieder der Selbstbewertungsgruppe sollen ihre Einschätzung mit
Maßnahmen, Aktivitäten, Dokumenten oder sonstiger Unterlagen der
Organisation belegen. Dabei ist festzustellen, in welcher Phase sich die
Aktivitäten der Organisation befinden: In der Planungs-, Durchführungs-,
Überprüfungs- oder Weiterentwicklungsphase.
Es muss erst eine Phase abgeschlossen werden ,
bevor die nächste Phase beginnen kann. In der Folge sind
für jedes Kriterium Punkte zwischen 0 und 100 entsprechend dem
Niveau, das die Organisation innerhalb einer Phase erreicht hat, zu
vergeben.
In erster Linie ist die Phase entscheidend und nich t die
„exakte“ Punkteanzahl für die Kriterien.
Bei den Themenfeldern 6 bis 9, die sich auf die Ergebnisse beziehen,
werden Wahrnehmungen und Einschätzungen gemessen: Was halten
MitarbeiterInnen, BürgerInnen, KundInnen sowie die Gesellschaft von der
Organisation und ihren Leistungen?
Generell ist bei der Selbstbewertung Vorsicht geboten, da die Gefahr
besteht, dass die Selbstbewertungsgruppe zu überhöhten Bewer-tungen
tendieren. BewerterInnen neigen bei ihrer ersten Bewertung dazu, recht
hohe Punktewerte zu vergeben. Die Bewertung dient aber dazu, die
Stärken der Organisation und die dafür verantwortlichen Erfolgsfaktoren
transparent zu machen und die dringendsten Handlungsfelder für
Verbesserungen zu erkennen, um entsprechende
Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.
Es geht nicht darum, die Organisation möglichst gut zu „verkaufen“,
d.h. eine möglichst positive Außendarstellung zu erzi elen, sondern
CAF ist ein „Reifegrad-Modell“ → wo stehen wir? und NICHT wie gut
sind wir!
TQM = ganzheitliches, umfassendes QM, bezeichnet die durchgängige,
fortwährende und alle Bereiche einer Organisation erfassende,
aufzeichnende, sichtende, organisierende und kontrollierende Tätigkeit,
die dazu dient, Qualität als Systemziel einzuführen und dauerhaft zugarantieren.
Es steht jeder Organisation frei, die Anwendung des CAF-Modells an
ihre speziellen Bedürfnisse und den jeweiligen Kontext anzupassen.
Es wird aber dringend empfohlen, die Struktur des Modells mit
seinen 9 Themenfeldern und 28 Kriterien beizubehalten sowie die
CAF-Bewertungsskalen zu nutzen, da nur so der Prozess
entsprechend der vorgegebenen Leitlinien umgesetzt werden kann.
Auch in Hinblick auf eine angestrebte Vergleichbarkeit mit anderen
Organisationen bzw. zur Erlangung des Gütesiegels ist es wichtig,
den Umsetzungsprozess einzuhalten.
Ende der 90iger Jahre erfolgte der Einstieg ins QM über Eigeninitiative
einiger Dienststellen mit ISO.
Ab dem Jahr 2000 war der Beginn der Erprobung mit CAF und einer
daran anschließenden strategischen Entscheidung durch die
Magistratsspitze, ein flächendeckendes QM einzuführen, u.a mit CAF.
� Organisationen des öffentlichen Sektors können nach der
Implementierung des CAF das Zertifikat „CAF-Gütesiegel“ beim
Österreichischen CAF-Zentrum beantragen. Das CAF-Gütesiegel
„Effective CAF-User“ wurde von der CAF-ExpertInnengruppe der
„Innovative Public Sector Group“ (IPSG) entwickelt. Es handelt sich
dabei um ein Feedback erfahrener, externer CAF-ExpertInnen, die
einerseits die korrekte Verwendung des Instruments und andererseits
die Effektivität des eingeschlagenen Weges zur Weiterentwicklung im
Sinne des QM bestätigen.
� Der konkrete Weg zur Verleihung des CAF-Gütesiegels wurde
gemeinsam mit dem Europäischen Institut für öffentliche Verwaltung
(European Institute of Public Administration = EIPA) entwickelt, so dass
die standardisierte Anwendung des CAF-Gütesiegels in ganz Europa
gewährleistet ist.
� Organisationen des öffentlichen Sektors können nach der
Implementierung des CAF das Zertifikat „CAF-Gütesiegel“ beim
Österreichischen CAF-Zentrum beantragen. Das CAF-Gütesiegel
„Effective CAF-User“ wurde von der CAF-ExpertInnengruppe der
„Innovative Public Sector Group“ (IPSG) entwickelt. Es handelt sich
dabei um ein Feedback erfahrener, externer CAF-ExpertInnen, die
einerseits die korrekte Verwendung des Instruments und andererseits
die Effektivität des eingeschlagenen Weges zur Weiterentwicklung im
Sinne des QM bestätigen.
Mindestanforderungen, um das CAF-Gütesiegel zu erhal ten sind:
� Beantwortung der drei Fragebögen auf Grundlage eigener
Einschätzungen durch den/die AntragstellerIn (den/die CAF-
ProjektleiterIn).
� Das Gesamtergebnis der Bewertung von Fragebogen 1 und 2 muss
gemeinsam mind. 28 Punkte ergeben, wobei die Gesamtbewertungen
der einzelnen Schritte für die Summe herangezogen werden.
� Schritt 1 (Organisation und Planung der Selbstbewertung), Schritt 5
(Durchführung der Selbstbewertung) und Schritt 9 (CAF-Aktionsplan
umsetzen) müssen zumindest die Gesamtbewertung
„zufriedenstellend“ erreichen (4 Punkte).
� Alle acht Grundsätze des Fragebogens 3 müssen zumindest den
Reifegrad „Einführungsstufe“ (E) erreichen.
Das Gütesiegel-Verfahren beruht auf drei Säulen. Zu jeder Säule wurde
ein Fragebogen entwickelt, der in einem ersten Schritt von der
antragstellenden Organisation selbst zu befüllen und dann an das KDZ als
CAF-Zentrum zu übermitteln ist.
Danach werden vom CAF-Zentrum zwei CAF-Feedback-ExpertInnen
(CAFFEXs) nominiert. Diese sind entweder versierte CAF-Anwen-
derInnen oder QualitätsmanagerInnen, welche eine CAFFEX-Schulung
bei der EIPA oder dem KDZ in Kooperation mit dem Bundeskanzleramt
absolviert haben.
Die beiden CAFFEXs prüfen und analysieren die drei ausgefüllten
Fragebögen, führen eine eintägige Vor-Ort-Erhebung durch, geben in
einem Bericht Feedback zur bisherigen Qualitätsarbeit, weisen auf neue
Perspektiven für die Zukunft hin und geben allenfalls die Empfehlung für
die Verleihung des CAF-Gütesiegels. Dabei haben sich die CAFFEXs an
festgelegte Standards und Verhaltensregeln zu halten.
Die BH Zell am See war die erste österreichische Verwaltung, die das
CAF-Gütesiegel „Effektive CAF-User“ verliehen bekommen hat. Bild zeigt
die damalige BM Heinisch-Hosek, rechts von ihr die ehemalige Pinzgauer
Bezirkshauptfrau Dr. Rosmarie Drexler.
Die oben angeführte Auflistung erhebt keinen Anspruch auf
Vollständigkeit!
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