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Post on 15-Oct-2020
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Dokumentenmanagement – effizient und revisionssicher verwalten
Viele Daten, viele Dokumente und noch mehr Papier…
Gerade in der heutigen Zeit werden immer mehr Dokumente erzeugt - Der Dokumentenbestand im
Unternehmen wächst und wächst, Aktenarchive nehmen immer mehr Platz und Organisation in Anspruch
und oftmals wird es dabei schwierig, den Überblick zu behalten. Unternehmensrelevante Daten und
Informationen sind nur schwer auffindbar oder gehen gar ganz verloren. Die Folgen sind meist Einbußen in
Qualität und Produktivität und können auf Grundlage derzeitiger gesetzlicher Anforderungen rechtlich auch
zu Problemen führen.
Die Lösung für zukunfts- und erfolgsorientierte Unternehmen liegt daher immer häufiger in der Einführung
von elektronischen Archivsystemen, die vor allem in Bezug auf ihre Revisionssicherheit Daten und
Informationen unverändert und verfälschungssicher speichern, jegliche Zugriffe und Änderungen
protokolieren und vor allem Inhalte zeitnah auffindbar machen und somit gesetzlichen Anforderungen (AO,
HGB, GoBS und anderen rechtlichen Vorgaben) entsprechen.
Revisionssicherheit wird bei uns groß geschrieben!
Mit dem ECCOSoft DMS System sind Sie immer auf der sicheren Seite…
ECCOSoft DMS bietet die Sicherheit, den Anforderungen der
Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB), den
Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-geschützter
Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben
sowie im Unternehmen vorherrschenden betrieblichen
Bestimmungen gerecht zu werden.
ECCOSoft DMS unterstützt Sie in ihrem betrieblichen
Qualitätsmanagement und bietet Ihnen eine sichere Grundlage
für eine ISO 9001:2000 Zertifizierung.
ECCOSoft DMS gibt Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse
akkurat zu dokumentieren und bietet durch Revisionssicherheit
Absicherung in Sachen Produkthaftung
ECCOSoft DMS hilft, den Erhalt von Wissen und Know-How
nachhaltig zu sichern
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Mit ECCOSoft DMS lassen sich alle Daten, Dokumente und Informationen automatisch erfassen, verwalten,
recherchieren, bearbeiten und verteilen ohne dabei verloren zu gehen oder gar zerstört zu werden. Ihre
Informationen werden unverändert und fälschungssicher gespeichert und sind durch umfangreiche
Suchmechanismen jederzeit auffindbar. Jeder Zugriff auf Daten und Dokumente wird zuverlässig
protokolliert und ist somit stets nachvollziehbar.
Das bedeutet für Sie:
Kosteneinsparungen durch den Wegfall konventioneller Aktenarchive und damit verbundenen
Platz- und Organisationsbedarf
Prozessbeschleunigung durch schnellere Zugriffszeiten mittels zuverlässiger
Recherchemöglichkeiten und dezentralem Zugriff
Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert
Vermeidung von Datenverlust und Medienbrüchen, da viele Daten und Dokumente von
vornherein in digitaler Form vorliegen
ECCOSoft DMS verhilft Ihnen nicht nur zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation Ihrer
Unternehmensprozesse, sondern lässt Ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen auch um ein Vielfaches
effizienter werden. Somit erleben Sie durch ECCOSoft DMS nicht nur deutliche Effizienzsteigerungen,
sondern auch erhebliche Kostenreduzierung und schaffen bzw. erhalten sich Ihre Wettbewerbsvorteile.
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Leistungsmerkmale
Der Erste Schritt zum Erfolg…
ECCOSoft DMS – ein System aus der Praxis für die Praxis. Einfache Handhabung, performanter Zugriff
auf alle Dokumente, Dateien und Informationen und die optimale Unterstützung bei der Bewältigung Ihrer
täglicher Arbeiten.
Nutzen Sie die Vorteile unseres Dokumentenmanagement und Workflowsystems ECCOSoft DMS:
Schneller Zugriff auf alle Dokumente und Informationen
Systematische und geordnete Archivierung von Dokumenten, Informationen und Dateien
Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten
Benutzerrechtmanagement
Lifecycle-Management für alle Dokumente und Dateien (Lebensakte/ Historienverwaltung)
Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch integrierte Workflows
und/oder Ad-hoc Workflows
Reduzierung von Sachkosten (Papier, Ordner, Lagerkosten) sowie Reduzierung von
Personal-zeiten/-kosten (Verkürzung von Ablage- und Suchzeiten)
Stammdatenverwaltung
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Archivierung
Nichts geht mehr verloren…
Das Dokumentenmanagement und Workflowsystem ECCOSoft DMS ermöglicht die langfristige Sicherung
von Wissen durch die revisionssichere Archivierung aller unternehmensrelevanter Dokumente, Dateien und
Informationen in digitaler Form. Um vor allem den Anforderungen einer ordnungsgemäßen
Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, werden alle Dokumente und Dateien im ECCOSoft DMS
auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert.
Individuell definierbare Ordnerstruktur
Einfache und schnelle Recherche von Dokumenten, Dateien und Informationen durch Indexierung
mit Metadaten – dabei stehen umfangreiche Suchmechanismen zur Verfügung Automatische Ordnerbildung bei Archivierung neuer Dokumente
Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Daten
View-Funktion für alle Dokumente und Dateien
Lifecycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)
Automatische Vergabe von Versionskennzeichen zur Protokollierung jeglicher Änderungen und
Zugriffe
Durch die zuverlässige Versionierung kann stets auf ältere Versionsstände eines Dokumentes
oder Datei zugegriffen werden – Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes eines
Dokumentes ist somit jederzeit möglich
Überwachung der Aktualität bestimmter Dokumente durch die Vergabe von
Gültigkeiten (Zeitstempel)
Umfangreiches Berechtigungssystem für eine klare Vergabe von Rechten für das Ansehen,
Suchen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten
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Digitale Ordner
Ordnung ist das halbe Leben…
Ein schneller Zugriff auf unternehmensrelevante Dokumente und Informationen für jeden User. ECCOSoft
DMS glänzt durch den automatischen Aufbau einer klaren, übersichtlichen und zuverlässigen
Ordnerstruktur, wodurch die Recherche und Sicht von Dokumenten schneller und einfacher möglich ist.
Nichts geht mehr verloren und Wissen wird nachhaltig erhalten.
Einfache Anlage neuer Ordner möglich
Automatische Ordnerbildung, vor allem bei der Archivierung neuer Dokumente durch
definierbare Klassifizierungen und Kennzeichen (z.B. Ordnernummern)
Der Suchaufwand für User wird durch die übersichtliche Struktur deutlich reduziert
Verknüpfung von Dokumenten und Ordner; vor allem auch vorgangsbezogener Zugriff auf
verknüpfte Ordner und deren Daten
Individuelle Benutzerrechteverwaltung
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Scannen und Klassifizieren
Optimieren Sie ihre Geschäftsabläufe und ersetzen Sie konventionelle Ablagesysteme. Durch die
Digitalisierung von Papierbelegen und Schriftstücken verhilft Ihnen ECCOSoft DMS zu erheblichen Kosten-
und Zeitersparnissen durch den Wegfall von umständlichen Papierarchiven.
Dokumente werden von Ihnen gescannt und ECCOSoft DMS erkennt die Art des Dokuments - Wichtige
Daten werden somit zuverlässig ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Zuverlässige Zuordnung gescannter Dokumente zu entsprechenden Geschäftsvorgängen
sichert Ihre täglichen Prozessabläufe
Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten durch automatische Volltextindexierung (je
nach Wahl und Verfügbarkeit des Scanner Systems) – jedes Wort eines Dokumentes wird
durch die Indexierung suchfähig
Neben der Volltextindexierung zusätzlich die Möglichkeit zur Verschlagwortung von
Dokumenten
Schnelleres Arbeiten durch vollständige Dokumenteninformationen
Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen werden signifikant reduziert
Klassifizierung auch bei E-Mails möglich
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Vorgangsbearbeitung
Durch die Vorgangsbearbeitung minimieren Sie Ihre Papier und Druckkosten und die Transportwege werden
verkürzt. ECCOSoft DMS vereinfacht die Archivierung komplexer Prozesse und ermöglicht eine
umfangreiche Recherche.
Verkürzung der Liege- und Transportzeiten
Verringert die Zugriffszeiten und bietet eine ständige Verfügbarkeit an Informationen
Zuverlässige Zuordnung von Vorgängen und Prozessen zu bestimmten Usern je nach
Prozessstatus
ECCOSoft DMS sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf durch die Definition von
Vertreterregelungen – Je nach Verfügbarkeit von beteiligten Usern werden Dokumente und
Prozesse automatisch zugeordnet
Nichts wird vergessen – Durch die Definition von Eskalationsregeln bleiben Sie immer auf den
neusten Stand und behalten den Überblick über laufende Prozesse
Umfangreiche Workflow-Funktionen sowie frei definierbare Ad-hoc Workflows
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Workflowmanagement
Durch unser ECCOSoft DMS Workflowmanagement ist es möglich, Ihre verfügbaren Ressourcen sinnvoll
zu nutzen und die Geschwindigkeit der Bearbeitung zu erhöhen. Somit optimieren Sie Ihre Abläufe von der
Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten.
Kontrolle über den Status eines Dokuments im Prozess
Einfache Abwicklung komplexer Prozesse
Grafische Abbildungen und automatisierte Steuerungen sind möglich
Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit
Schnittstellen
Durch die Schnittstellen stehen Ihnen alle ERP-Dokumente inklusive der Stammdaten im digitalen Archiv
zur Verfügung. Somit lassen sich die Daten schnell und bequem wiederfinden.
Einfaches recherchieren und Beschleunigen der Prozesse
Integration in führende ERP- Systeme (z.B. SAP, CAD)
Keine aufwendigen, fehleranfälligen und zeitverzögerten Abgleichungen
Daten aus dem ERP System sind direkt aufrufbar
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Office Integration
Durch die Office Integration wird die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten aus Microsoft
Office heraus ermöglicht.
Drucken von Office Dokumenten
Arbeiten in bekannter Umgebung
Geringer Schulungsaufwand
Bearbeiten von Office Dokumenten
Erzeugen von Schriftverkehr
Stammdatenverwaltung
Bei der ECCOSoft DMS Stammdatenverwaltung werden alle Basisinformationen über Unternehmen,
Lieferanten und Personen erfasst. Durch das zentrale Verwalten der Informationen wird Ihre Arbeit
erleichtert.
Importieren von Dokumenten in kürzester Zeit
Schnelles Aufrufen von Dokumenten
Übersichtliches, zeiteinsparendes und kostengünstiges Arbeiten
Ständige Verfügbarkeit aller Daten
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Betriebsdokumentation
Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung wird das Thema Dokumentenmanagement immer
wichtiger. Zwar ist es nicht das Hauptmerkmal eines Wartungs- und Instandhaltungssystems, jedoch ist
sollte die richtige Verwaltung von Betriebsdokumenten nicht außer Acht gelassen werden.
Dokumentendaten kommen in jedem Teil des Wartungsprozesseses vor. Unabhängig vom Dokumententyp,
ob Microsoft Office, PDF, Grafiken, CAD-Zeichnungen, Video oder sonstige Dateityp, jede Dokumentendatei
muss durch einen starkes und leistungsfähiges Softwaresystem verwaltet werden können. Weiterhin muss
es innerhalb eines System möglich sein, das ein Zugang zu sämtlichen Dokumentendateien für mehrere
Benutzer aus den verschiedensten Abteilungen eines Unternehmens jederzeit zugänglich sind. Durch ein
starkes Berechtigungssystem besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Ansehen und Bearbeiten von
Dokumentendateien für bestimmte Usern oder User-Gruppen zu definieren.
Systematische und geordnete Archivierung aller relevanten Betriebsdokumente
Lifecycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)
Workflow gesteuertes Änderungsmanagement
Bidirektionale Zuordnung von KKS-Nummern aus Zeichnungen (R&I Schemata) zum
Datenobjekt
Automatische Extraktion von KKS (Nummern) aus (R&I Schema) Zeichnungen
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