mobiles controlling.. die praxis heute mitarbeiter tragen ihre arbeitszeiten auf stunden- zetteln...
Post on 05-Apr-2015
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Mobiles Controlling.
Die Praxis heute
Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten auf Stunden-zetteln ein.
Stundenzettel werden i.d.R. wöchentlich oder monatlich eingesammelt.
Stundenzettel werden manuell geprüft.
Stundenzettel werden manuell in Buchhaltungs-software übertragen.
Stundenzettel werden manuell in Controlling-software übertragen.
Hohe Verwaltungskosten für
Plausibilitätsprüfung
Personalbuchhaltung
Controlling und Nachkalkulation
Daten liegen später vor:
schlechte Steuerbarkeit des Außendienstes
verzögerte Fakturierung
verzögertes Controlling
schlechtere Liquidität
Mit virtic erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihreHandys
• Alle Eingaben werden sofort auf die virtic-Server übertragen
• Der Mitarbeiter bekommt zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Informationen angezeigt
• Ein Dialog stellt sicher, dass nur sinnvolle Eingaben möglich sind
Senden Optionen
Abfahrt zur BaustelleBesorgungsfahrtAbfahrt zur FirmaKrankmeldung
bitte auswählen und Senden:
Antwort vom Server: Abfahrt zur Baustelle 12.04.2007 05:45:06
Antwort vom Server: Abfahrt zur Baustelle 12.04.2007 05:45:06
OK
Senden Optionen
Tiefbau RabenwegRathaus FassadeHafenstraße RohbauSchneider GmbH, Essen
bitte auswählen und Senden:
Antwort vom Server: Hafenstraße Rohbau 12.04.2007 05:45:13
Antwort vom Server: Hafenstraße Rohbau 12.04.2007 05:45:13
OK
Senden Optionen
Arbeitsbeginn Baustelle
bitte auswählen und Senden:
Antwort vom Server: Arbeitsbeginn Baustelle 12.04.2007 06:23:41
Antwort vom Server: Arbeitsbeginn Baustelle 12.04.2007 06:23:41
OK
Senden Optionen
PauseFeierabend/HeimfahrtAbfahrt zur BaustelleAbfahrt zur FirmaBesorgungsfahrtWerkstattfahrt
bitte auswählen und Senden:
Antwort vom Server: Abfahrt zur Firma 12.04.2007 13:04:56
Antwort vom Server: Abfahrt zur Firma 12.04.2007 13:04:56
OK
Vertrauen ist gut...
Lokalisierung gibt Gewissheit.
virtic wahrt die Privatsphäre.
Ortungen sind nur während der Arbeitszeit möglich!
virtic ist transparent.
Mitarbeiter haben persönliche Zugänge zu ihren Arbeitszeitkonten.
Alle Daten liegen sofort auf den virtic-Servern bereit.
Für die Nutzung von virtic ist nur ein PC mit Internet-Anschluss erforderlich.
Unternehmer, Disponenten, Buchhalter, Projektleiter und Controller können über das Internet sofort auf die Daten zugreifen.
Zeitpunkt der ersten Buchung des Tages
Plausibilitätsprüfung bei der ersten Buchung
aktuelle Baustelle
aktuelle Tätigkeit
Plausibilitätsprüfung bei der letzten Buchung
Zeitpunkt der aktuellen (letzten) Buchung
Name
Personalnummer
Liste aller Buchungen des TagesHandy orten*
SMS schreiben*
eMail schreiben
Cockpit
Kommunikations- und Dispositionszentrale
Cockpit
Kommunikations- und Dispositionszentrale
Baustelle
Ortung
Baustelle
Ortung
Chronologie
Alle Buchungen im Detail.
Zeitkonto
Genau Ihr Arbeitszeitmodell.
Reisekosten
Spesen, Auslösen, Reisekosten, Verpflegungs-mehraufwände
Excel-Export
Ihre eigenen Auswertungen.
Import aus Fremdsoftware
SOAP-ClientsWerden auf dem Kundenrechner installiert und führen automatische Uploads von Exportdateien ausDerzeit verfügbar für: Mitarbeiterstammdaten, Baustellen- / Projektstammdaten, Einsatztermine, Urlaub, Krankheitstage, Kostenstellen, Kostenträger
SQL-AbfragenWerden gemäß Kundenspezifikation ausgeführt
Uploads über HTML-FormularExportdateien (txt, csv) werden über ein HTML-Formular manuell hochgeladenDerzeit verfügbar für Baustellen- /Projektstammdaten, Mitarbeiterstammdaten
Beliebige SchnittstellenWerden gemäß Kundenanforderungen erstellt
Export in Fremdsoftware
Export von txt-DateienTextdateien (txt, csv, asc) werden vom Nutzer generiert und gespeichert, anschließend vom Fremdsystem importiertDerzeit u.a. verfügbar für Zeitbuchungen, Arbeitszeiten, Reisekosten
Beliebige SchnittstellenWerden gemäß Kundenanforderungen erstellt
Export von XML-DateienXML-Dateien werden vom Nutzer generiert und gespeichert, anschließend vom Fremdsystem importiertDerzeit u.a. verfügbar für Zeitbuchungen, Arbeitszeiten, Reisekosten
Vorteile für den Unternehmer
• Abrechnungsgerechtigkeit
• Geringere Verwaltungskosten
• Präzises und schnelles Projektcontrolling
• Verbesserte Dispositon
• Niedrigere Fahrzeugkosten
• Exaktere Kalkulation in Folgeprojekten
• Schnellere Fakturierung
• Verbesserte Liquidität
Anzahl Mitarbeiter im Außendienst 100Personalbuchhaltung 20 Std/Monat
Zeitaufwand für die Prüfung, Einsammlung, Korrektur der Stundenzettel und die Eingabe in eine Buchhaltungssoftware o.ä.
Controlling 20 Std/Monat
Zeitaufwand für die manuellen Tätigkeiten bei der Begleitkalkulation und im Projektcontrolling
Lohnkosten je Mitarbeiter im Außendienst 25,00 EUR/Std
incl. Lohnnebenkosten
Gehaltskosten Verwaltung 20,00 EUR/Std
incl. Lohnnebenkosten
Arbeitszeitabweichung 10 Min/Tag
Geschätzte Abweichung zwischen der Aufschreibung auf den Stundenzetteln und der tatsächlichen Arbeitszeit
Kostensenkung beiArbeitszeitabweichung 100.000 € Controlling 4.800 € Personalbuchhaltung 4.800 € -
20.000
40.000
60.000
80.000
100.000
120.000
Mitarbeiter buchen ihre Arbeits-zeiten über Handy.
Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und sendet sie an den Steuerberater – fertig!
Die Buchhaltung versendet dieRechnungen am Tag nach dem Arbeitsabschluss. Die zufriedenen Kunden zahlen sofort. Die Liquidität steigt und die Kapitalkosten sinken.
Praxisbeispiel: Maler
Mitarbeiter buchen ihre Arbeits-zeiten über Handy.
Der Unternehmer kennt jederzeitdie aktuellen Standorte der Mitarbeiter und kann so optimaldisponieren.
Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und schickt sie perMausklick an den Steuerberater.
Lesen Sie hier den Bericht ausder Allgemeinen Bauzeitung.
Praxisbeispiel: Tiefbauunternehmen
Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten über Handys.
Die gebuchten Zeiten werden auf Projekte gebucht. Der Unternehmer verfolgt die gebuchten Zeiten, um seine Projekte zu steuern.
Neue Angebote können anhand der gesammelten Daten noch schärfer kalkuliert werden.
Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und sendet die Datenan den Steuerberater. Fertig!
Lesen Sie hier den Bericht aus dem Handwerksblatt.
Praxisbeispiel: Dachdecker
Mitarbeiter buchen ihre Arbeits-zeiten über Handy und PC!
Für vorbereitende Arbeiten in der Werkstatt wird der Werkstatt-PC verwendet. Auf den Baustellen werden Handys verwendet.
Projektleiter haben stets den Überblick über alle Zeiten, die auf ihre Projekte gebucht wurden.
Die Lohnbuchhaltung schickt die Daten nach der Prüfung per eMail zum Steuerberater.
Praxisbeispiel: Anlagenbau
Techniker buchen ihre Arbeitszeiten über ihre Handys oder über den Werkstatt-PC.
Aufträge können sofort abgerechnet werden.
Vertriebsmitarbeiter erfassen ihre Kundenbesuche mit ergänzenden Informationen über Handys oder Blackberrys.
Die gesammelten Daten werden von den Vertriebsmitarbeitern und von der Vertriebsleitung in Excel importiert. So nutzen sie mit Excel ein Online-Vertriebstagebuch.
Die Buchungen der Mitarbeiter werden zu Online-Fahrtenbüchern und Online-Reisekosten-abrechnungen verarbeitet.
Praxisbeispiel: Baumaschinenhandel
und –wartung
Praxisbeispiel: Praxisbeispiel: LadendetektivLadendetektiv
Spezielles Problem:
Detektive wechseln die Einsatzorte und geben sich nie zu erkennen. Ihre Arbeitszeiten lassen sich deshalb nicht nachvollziehen.
Lösung:
Detektive buchen ihre Arbeitszeitenüber Handys. Jede Buchung wirdmit einer Lokalisierung verknüpft.So kann der Detektiv nachweisen, dass er tatsächlich vor Ort war.
Lokführer buchen ihre Arbeitszeiten und viele betriebliche Informationen über ihre Handys, z.B.
• Lokwechsel• Tankvorgänge• Wartungen• uvm.
Disponenten verfolgen die Buchungen und nutzen die Ortungen zur optimierten Disposition der Fahrzeuge.
Praxisbeispiel: Bahnunternehmen
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