ordnung ohne stress
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7/16/2019 Ordnung Ohne Stress
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Frank-Michael Rommertproduziert Sach- und Fachbcher. Er ist
Verleger der Bcher zur UPTODATE-Offensive fr erfolgreicheUnternehmensfhrung im Handwerk.
In seiner Branche wird nach wie vor viel Papier bewegt: Ideen,
Manuskripte, Fotos, Illustrationen, Vertrge, Briefe all diese
Unterlagen mssen organisiert werden. Bei der Recherche nach
leistungsfhigen Organisationsmitteln stie er auf MAPPEI bis
heute fast ein Geheimtipp. Das vorliegende Buch ist eine Art
Bedienungsanleitung, die der Autor aus der Sicht eines Anwenders
verfasste.
www.ordnung-ohne-stress.de
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Frank-Michael Rommert
Ordnung ohne Stress
Der Effizienzvorsprung im Bromit der MAPPEI-Methode
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Weitere Informationen zum Thema dieses Buches finden Sie unter:
www.ordnung-ohne-stress.de
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der
Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische
Informationen sind im Internet ber http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN 978-3-86936-051-5
Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.de
Illustration S. 50: Annette Schulze-Kremer, B-4730 Raeren
Druck und Bindung: Westermann Druck Zwickau GmbH, Zwickau
2010 GABAL Verlag GmbH, Offenbach
Alle Rechte vorbehalten. Vervielfltigung, auch auszugsweise,
nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.
ber aktuelle Neuerscheinungen und Veranstaltungen informiert Sie der GABAL-Newsletter
unter www.gabal-verlag.de
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Inhalt
FAQ 7
Finden Sie heraus, wo Sie stehen 10
Der Effizienzvorsprung im Bro 13
Alles kalter Kaffee? 14
Eine kleine Aktenkunde 18
Sie gewinnen Zeit 25
Sie gewinnen Raum 33
Sie werden flexibler 40
Freier Schreibtisch, freier Kopf Ordnung wirkt sich auch mental aus 47
MAPPEI untersttzt die Arbeit im Team 55
Und wie sieht es mit den Kosten aus? 62
Risiken und Nebenwirkungen 66
Teil I: Die Instrumente 73
Ordnungsmappen 75
Reiter 92Ordnungsboxen 102
Zubehr 112
Teil II: So funktioniert es MAPPEI im Einsatz 119
Ntzliche Prinzipien und Gewohnheiten 120
Tipps fr Ihren Arbeitsplatz 135
Nutzen Sie eine funktionstchtige Wiedervorlage 141
Differenzieren Sie Ihre Ablage bei Bedarf146Nutzen Sie MAPPEI fr Ihr Zielmanagement 152
Vorteile im Archiv 158
Ordnung ohne Stress Einblicke 160
5INHALT
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Teil III: Von anderen lernen Beispiele aus der Praxis 163
Sekretariat 165
Auendienstmitarbeiter 168
Rechtliche Betreuung 174
Vortragsmanagement 180Personalverwaltung 183
MAPPEI im gesamten Unternehmen 188
MAPPEI im Privatleben 197
Teil IV: Tipps fr den Start 203
Durchdenken und dokumentieren Sie
die Ausgangssituation 204
Erarbeiten Sie einen Aktensystemplan 206
Lagern Sie das Material auf sinnvolle Weise 212
Gedanken zum Ausklang 215
Stichwortverzeichnis 218
Danke! 221
Tipps zum Weiterlesen 223
Um das Lesen zu erleichtern, verwende ich in diesem Buch meist die
mnnlichen grammatikalischen Formen. Alle Leserinnen mchte ich
mit den Ideen und Informationen gleichermaen ansprechen.
INHALT6
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7FAQ
FAQ
FrwenistdiesesBuchgeeignet?
Fr alle, die tglich mit Papieren umgehen, die sie mehrfach benti-
gen auch nach lngerer Zeit.
Fr Chaoten, denen Papierkram extrem auf die Nerven geht der
in diesem Buch beschriebene Ansatz verschafft ihnen berblick
und bringt Ruhe in ihre Ablufe.
Fr Ordnungsfans fr sie drfte die Welt der MAPPEI-Organisati-
onsmittel so etwas wie das Paradies sein.
BehinderteineguteOrdnungnichtdieKreativitt?
Im Gegenteil eine gute Ordnung untersttzt kreative Prozesse.
Sie knnen sich besser auf Ihre Ideen konzentrieren, wenn Sie
nicht andauernd dadurch abgelenkt werden, dass Sie etwas su-
chen mssen. Denken Sie an einen Sterne-Koch. In seiner K-
che herrscht kein Chaos und trotzdem ist er kreativ. Alle ntigen
Utensilien sind klar und sinnvoll angeordnet und mit einem Griffzur Hand. Eine durchdachte Ordnung ist daher auch ein Merk-
mal von Professionalitt und hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu er-
reichen.
MussichmeinkomplettesBroumstellen?
Nein. Es reicht, wenn Sie beispielsweise mit der Wiedervorlage
beginnen. Sie knnen zudem bei allen neuen Aufgaben und Pro-
jekten mit MAPPEI arbeiten. Wenn Sie jedoch Platz im Archiv
gewinnen mchten, kann es sinnvoll sein, auch ltere Unter-
lagen den Aktenordnern oder Hngemappen zu entnehmen und
mit Ordnungsmappen zu organisieren.
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FAQ8
Istesberhauptnochzeitgem,bereinAblage-systemfrPapiernachzudenken?Wirhabenvor,unsereDokumenteelektronischzuverwalten.
Es gibt Unterlagen, bei denen sich das Digitalisieren nicht lohnt.
Denken Sie an Broschren. Ein anderes Beispiel sind Bewerbungs-unterlagen, die anfallen, wenn eine neue Stelle zu besetzen ist.
Bei solchen temporren Akten werden die Papiere nur gebraucht,
bis eine Entscheidung getroffen wurde. Es gibt auch Papiere nicht
temporrer Natur, die im Original und nicht nur elektronisch
aufbewahrt werden sollten, etwa Versicherungsunterlagen. So-
lange es Kopierer und Drucker gibt, mssen Papiere intelligent
organisiert werden, und so lange ist das Nachdenken ber ein gu-
tes System auch zeitgem.
WennichmirdieFotosanschaueunddievielengeordnetenMappenansehe:Istesnichtunglaublichaufwendig,dieseOrdnungherzustellen?
Nein, im Gegenteil. Die Ordnung entsteht automatisch, wenn
Sie bei einem Vorgang eine neue Mappe anlegen und in die Ord-
nungsbox einstellen. Die Sofort-Ordnung ist damit ein Effekt, der
sich durch die Anwendung der MAPPEI-Methode nebenbei ergibt.
DieAktensollenkleinteilig,invielenMappenorgani-siertwerden.Istdasnichtziemlichteuer?
Das kommt darauf an. Wenn Sie als Einzelkmpfer viel Zeit und
Platz haben, mit Ihren herkmmlichen Organisationsmitteln zu-
frieden sind, Sie Stapel auf dem Schreibtisch nicht als lstig emp-
finden und es nicht besonders dramatisch ist, wenn Sie immerwieder mal lnger nach Schriftstcken suchen mssen oder Pa-
piere auch gelegentlich nicht mehr auffindbar sind, dann soll-
ten Sie sich anderen Herausforderungen zuwenden. Wollen Sie
jedoch Suchzeiten beseitigen und Ihre Zugriffszeiten verringern,
wollen Sie nicht mehr Raum (und Mbel!) als ntig fr die Aufbe-
wahrung von Akten bezahlen oder mssen sich Kollegen im Rah-
men von Vertretungsregelungen untereinander in den Papieren
zurechtfinden, kommen Sie per Organisation mit Einstellmappen
deutlich gnstiger weg.
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9FAQ
WenndieMAPPEI-Methodesogenialist,warumhabeichdavonbisheutenochnichtsgehrt?
Der Ursprung von MAPPEI liegt in einer Fabrik fr Briefumschl-
ge, die 1869 in Wuppertal-Elberfeld gegrndet wurde. Die Firma
nutzte das System zunchst, um die eigenen Unterlagen besser zuorganisieren. Geschftspartner fanden die Idee gut und begannen
selbst, mit den Ordnungsmappen zu arbeiten. So verbreitete sich
MAPPEI vor allem durch persnliche Kontakte. Als eigene Firma
wurde MAPPEI 1965 ausgegliedert, doch das Prinzip, neue Kun-
den durch Empfehlungen zu gewinnen, blieb erhalten. Ausgaben
fr groe Kommunikationskampagnen schienen nie sinnvoll, das
Geschft lief offenbar auch so nicht schlecht.
UndwasistmitClassei?
Classei ist eine Firma, die ebenfalls aus der erwhnten Fabrik fr
Briefumschlge hervorgegangen ist. Sie wurde 1979 von einem
ehemaligen Geschftsfhrer von MAPPEI gegrndet. Vieles von
dem, was in diesem Buch steht, gilt fr die Produkte beider Un-
ternehmen.
IchbinbereitsMAPPEI-Anwender.IstdasBuchfrmich
trotzdemsinnvoll?Mit den Organisationsmitteln von MAPPEI verfgen Sie ber ei-
ne breit gefcherte Palette an Werkzeugen fr Ihre Broaufgaben.
Doch wissen Sie auch, wie Sie diese Werkzeuge optimal einset-
zen? Dieses Buch enthlt eine Flle von Ideen und Praxisbeispie-
len. Es zeigt, wie Sie die Potenziale der MAPPEI-Produkte noch
besser ausschpfen knnen.
WashabendiesechsstelligenNummernzubedeuten,diehierunddaimBuchzusehensind?
Dieses Buch ist eine Art Gebrauchsanweisung aus Sicht eines An-
wenders. Da MAPPEI eine Vielfalt an Produkten bietet, ist es hu-
fig nicht leicht, im Text exakt zu benennen, um welches Produkt
es sich im Einzelfall handelt. Um die gewhlte Lsung zu verste-
hen, ist jedoch Klarheit notwendig. Aus diesem Grund ist in vie-
len Fllen hinter den Produkten in Klammern die sechsstellige Ar-
tikelnummer angegeben sie przisiert die Angaben und erleich-tert die Orientierung im MAPPEI-Programm.
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10 FINDN SI H RAUS, WO SI STHN
in SelbsttestFinden Sie heraus, wo Sie stehen
Bevor Sie dieses Buch lesen, knnen Sie den folgenden Selbsttest
machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Hinweis dazu, wie gut
Sie organisiert sind und welche Potenziale es fr Sie gibt, effizien-
ter zu arbeiten.
Bitte kreuzen Sie Ihre Antwort an.
1. Termingebundene Unterlagen wie etwa eine intrittskartehabe ich immer mit einem Griff zur Hand, wenn sie gebrauchtwerden.
Ja Nein
2. Meine Wiedervorlage stellt sicher, dass ich auch solchePapiere sofort griffbereit habe, wenn sie schon vor dem
Termin gebraucht werden, etwa bei einer Nachfrage selbstdann, wenn der Termin nicht bekannt ist.
Ja Nein
3. Wenn ich eine Aufgabe bearbeite, habe ich nur die Unterlagenvor mir, die dazu ntig sind.
Ja Nein
4. Was meine Aufgaben angeht, so behalte ich alle anstehen-den Verpflichtungen stets im Blick.
Ja Nein
5. Auf meinem Schreibtisch befinden sich keine Papierstapel. Ja Nein
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11FINDN SI HRAUS, WO SI STHN
6. Die von mir eingesetzten Organisationsmittel verbrauchennur wenig mehr Platz als die darin aufbewahrten Papiere.Brutto- und Nettobedarf sind also annhernd gleich.
Ja Nein
7. Suchzeiten tendieren an meinem Arbeitsplatz sowie in unse-rer Abteilung gegen null.
Ja Nein
8. Wird eine aktuelle Akte bentigt, sind die Zugriffszeiten ge-ring: s handelt sich meist nur um Sekunden; in jedem Fallliegt die Zugriffszeit unter einer Minute.
Ja Nein
9. Fr die Organisation der Papiere gibt es in unserem Unter-nehmen praxistaugliche Standards. Diese stellen sicher, dasssich auch Kollegen in den Papieren eines Arbeitsplatzes zu-rechtfinden, etwa im Krankheitsfall oder bei der Urlaubs-vertretung.
Ja Nein
10. Die Standards ermglichen es zudem, das gesuchte Papierrasch zu finden, auch wenn es in Unterlagen steckt, diemehrere Jahre alt sind. Dies trgt dazu bei, etwa beiGewhrleistungsansprchen auf der sicheren Seite zu sein.
Ja Nein
Auswertung: Wie oft haben Sie Ja angekreuzt?10-mal Sie sind hervorragend organisiert es muss klasse sein, mit
Ihnen zu arbeiten! Sie sind darber im Bilde, auf welcheTechniken es ankommt. Ich wrde Sie gern kennenlernen.Schreiben Sie mir an fm.rommert@ordnung-ohne-stress.de.
7- bis 9-mal Sie wissen bereits einiges darber, wie man ein Bro so orga-nisiert, dass Sie mit den tglichen Aufgaben gut vorankommen
und keine unntigen Reibungsverluste entstehen. Wenn Siedieses Buch aufmerksam durchlesen, werden Sie Impulse erhal-ten, sprbar schneller und konzentrierter zu arbeiten.
4- bis 6-mal Bei Ihnen gibt es wie bei vielen Menschen eine Reihe vonThemen, mit denen Sie sich nher befassen sollten. Dieses Buchknnte Ihnen dabei helfen, einen regelrechten ffiziensprungim Bro zu erzielen, und zwar nachhaltig.
1- bis 3-mal Bei Ihnen gibt es das grte Potenzial. Wenn Sie sich eingehendmit diesem Buch befassen und mit den Organisationsmittelnwie beschrieben arbeiten, werden Sie darber erstaunt sein,was in Ihrem Bro alles mglich ist.
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12 FINDN SI H RAUS, WO SI STHN
Ich empfehle Ihnen, den Selbsttest nicht nur zu lesen, sondern
tatschlich auszufllen. Wenn Sie das Buch durchgelesen und die
Organisation in Ihrem Bro umgestellt haben, knnen Sie den
Selbsttest erneut ausfllen und so Ihre Fortschritte beurteilen.
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DerEffizienzvorsprung
im Bro
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14 Dr ffznzVorsrung m Bro
Kapitel 1Alles kalter Kaffee?
In Zeiten hoch entwickelter Informations- und Kommunikations-
technologien ist Papier doch out, mag mancher meinen. Welchen
Sinn hat dann noch ein Buch ber die Frage, wie Schriftstcke ef-
fizient organisiert werden knnen?
Wenn Ihr Schreibtisch so aussieht:
oder Ihr Unternehmen tatschlich vollstndig papierlos organi-
siert ist, dann knnen Sie dieses Buch getrost zur Seite legen oder
einem Freund schenken.
Das papierlose Bro wurde bereits in den 30er-Jahren des 20.
Jahrhunderts erdacht und in dem Artikel As We May Think be-
schrieben, und zwar von dem US-amerikanischen Ingenieur Van-
Papier ist doch out!
Eine alte Idee:das papierlose Bro
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15ALLS KALTR KAFF ?
nevar Bush, der mit Memexeine Arbeitserleichterung fr Geistes-
arbeiter schaffen wollte.
Zwar sind manche von Bushs Ideen inzwischen realisiert worden
wie etwa die Speicher- und Abrufmglichkeiten multimedialer Da-
ten,
die Verknpfung von Dokumenten und Medieninhalten
durch Hyperlinks sowie
die Vernetzung der persnlichen Arbeitsgerte durch das
Internet.
Doch das papierlose Bro bleibt im Alltag der meisten Menschen
bis heute nur ein Traum. Und selbst in Organisationen, in denen
die Mglichkeiten der EDV sehr weitgehend genutzt werden, fin-
den sich in der Regel groe Mengen Papier, die traditionell ver-
waltet werden.
Der Einsatz von Computern bringt uns augenscheinlich dem pa-
pierlosen Bro nicht nher, sondern beschert uns eine noch gr-
ere Papierflut. Die Preise fr Drucker und Kopierer sind heute
vergleichsweise niedrig, die Gerte fast fr jedermann erschwing-lich geworden. Je problemloser bedrucktes Papier erzeugt werden
kann, desto mehr wird auch produziert.
Dieser Trend wird durch weitere technologische Entwicklungen
gestrkt: Per Offsetdruck fhrten nur grere Auflagen zu vertret-
baren Stckkosten. Es musste grndlicher berlegt werden, ob ei-
ne Broschre gesetzt und gedruckt wird. Durch den Digitaldruck
knnen heute dagegen auch kleinste Auflagen kostengnstig her-gestellt werden. Die Folge: Die Zahl der Drucksachen steigt mas-
siv. Es scheint, als nhme die Menge gedruckter Informationen zu,
je elektronischer das Bro wird.
Dies besttigen auch die jngsten mir vorliegenden Zahlen des
Verbandes Deutscher Papierfabriken. Sie belegen, dass sowohl die
Mengen gestrichener Druckpapiere als auch die Tonnagen unge-
strichener Druck- und Bropapiere im Vergleich zum Vorjahr um
4,5 Prozent gestiegen sind (Papier Kompass 2008). In Deutschland
betrug der rechnerische Papierverbrauch (Produktion plus Import
abzglich Export) im Jahre 2007 brigens etwa 256,4 kg pro Kopf.
Manches
wurde realisiert
Das papierlose Brobleibt meist ein Traum
Es wird mehrPapier bedruckt
Je elektronischer dasBro, desto mehrDrucksachen
Tonnagen wachsen
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16 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Davon sind 47 Prozent, also knapp die Hlfte, grafische Papiere
(den Rest bilden Verpackungen, Hygiene-Papiere sowie Spezialpa-
piere).
Vor zwei Generationen musste sich kaum jemand Gedanken berdie Archivierung von Gebrauchsanweisungen und Garantieschei-
nen machen. Wer einen Fotoapparat hatte, besa ihn meist ein
Leben lang. Und im Bro machten sich nicht Fax-, E-Mail- und
Posteingnge Konkurrenz. Zudem mussten nur wenige Menschen
so viele unterschiedliche Projekte gleichzeitig managen, wie es
heute der Normalfall ist.
Wenn die Menge der Unterlagen steigt, hat dies freilich Folgen fr
die Organisation dieser wachsenden Menge an Dokumenten. Ge-
fragt sind flexible und praktikable Hilfsmittel und Arbeitstechni-
ken, die die Broorganisation vereinfachen und auch umfangrei-
chen und komplexen Vorgngen gewachsen sind.
Solche Hilfsmittel und Arbeitstechniken sind jedoch offenbar nicht
besonders weitverbreitet:
Eine Erhebung des KAIZEN Institute aus dem Jahre 2004
offenbarte, dass 38 Prozent der Arbeitszeit durch unpro-duktive Ttigkeiten verloren gehen (vgl. Lean Office Stu-
die 2006 von Anna-Katharina Wittenstein und Michael
Wesoly, Fraunhofer IPA, S. 18).
Schtzungen gehen davon aus, dass nur 50 bis 60 Prozent
der Arbeit im administrativen Bereich produktiv sind (ebd.,
S. 15).
Ein prominentes Beispiel fr Verschwendung am Arbeits-
platz ist die Suche nach dem richtigen Dokument. Sie ge-hrt zu den Effizienzkillern der Broarbeit (vgl. Umfrage
Lean Office des Fraunhofer IPA vom September/Okto-
ber 2003; www.schlanke-prozesse.de/data/Umfrageergeb
nisse_Lean Office.pdf)
Im 21. Jahrhundert ist die Herausforderung grer als je zuvor,
Akten intelligent zu organisieren.
Ob das Tagesgeschft flssig von der Hand geht oder ob Sand im
Getriebe ist, hngt oft genug von Kleinigkeiten ab. Zwar bricht
aufgrund nicht sofort greifbarer Unterlagen nicht gleich der Um-
Die Komplexittnimmt zu
Folgen fr dieOrganisation
Groe Defizite
EntscheidendeKleinigkeiten
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17ALLS KALTR KAFF ?
satz ein, aber es kostet doch Zeit und Nerven. Der Zugriff sowie
das Ablegen von Dokumenten werden oft als lstig und krfte-
zehrend empfunden. Die Folge: Die Stapel auf den Schreibtischen
wachsen und mit ihnen das Frustpotenzial.
Kann es sein, dass eine Ursache darin zu sehen ist, dass die Wahl
der Organisationsmittel nicht gut genug durchdacht war bzw. vor
langer Zeit getroffen und nie hinterfragt wurde? Es hat lngst ei-
ne Revolution stattgefunden, die den Broalltag erleichtert. Nur
hat es scheinbar bisher kaum jemand bemerkt. Auf vielen
Schreibtischen sieht es so aus wie im folgenden Foto und wer
sich daran gewhnt hat, findet das auch ganz normal.
Eine Revolution, diekaum jemand bemerkte
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18 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Kapitel 2Eine kleine Aktenkunde
Bevor ich die gebruchlichsten Ablagemethoden* genauer unter-
suche, werfe ich einen Blick auf die Organisationsmittel, die in
Deutschland weitverbreitet sind. Die Begriffe, die in der Fach-
sprache blicherweise verwendet werden, sind allerdings etwas
sperrig. Wrter wie Schriftgutund entsprechend Schriftgutbehlter
klingen ein wenig nach verstaubten Amtsstuben. Denkt man je-
doch an die Optimierungspotenziale, verliert das Thema sofort je-den Hauch von Langeweile. Um keine Verwirrung zu stiften, be-
nutze ich im Folgenden die etablierten Termini.
Was unter den verschiedenen Schriftgutbehltern genau zu ver-
stehen ist, wird in der DIN 821 (Teil 3, Ausgabe 3.1991) definiert.
Es wird unterschieden zwischen Schriftgutbehltern fr:
1. liegende Ablage: Die Aufbewahrungsmittel wie Aktendeckel,
Mappe, Tasche, Hefter, Hefter mit Falz liegen dabei ber-einander)
Beispiel: Mappe
Sperrige Begriffe
*Ablagen werden auchRegistraturen genannt.
Liegende Ablage
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19IN KLIN AKTNKUND
2. stehende Ablage (Ordner, Stehsammler, Altablageordner,
Altablageschachtel). Bei der stehenden Ablage gibt es
zwei Mglichkeiten: Bei der lateralen Stehablage werden
die Schriftgutbehlterseitlich nebeneinanderstehendaufbe-
wahrt.
Laterale Stehablage mit Ordnern Laterale Stehablage mit Stehsammler
Bei der vertikalen Stehablage stehen die Aufbewahrungs-
mittel hintereinander.
Vertikale Stehablage mit Stehsammler sowie instellmappen.
Abgebildet ist eine Ordnungsbox mit Ordnungsmappen von MAPPI.
Laterale Stehablage
Vertikale Stehablage
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20 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
3. hngende Ablage (Hngeordner, Hngehefter, Hngemappe,
Hngetasche, Hngesammler). Auch bei der hngenden
Ablage gibt es zwei Mglichkeiten: Bei der lateralen Hnge-
ablage werden die Schriftgutbehlterseitlich nebeneinander
aufbewahrt.
Lateraler Hngehefter fr hngende Ablage (Pendelregistratur)
Bei der vertikalen Hngeablage sind die Schriftgutbehlter
hintereinanderabgehngt.
Vertikal hngende Ablage (Hngeregistratur). Detail: vertikale Hngemappe
Lateral hngendeAblage
Vertikal hngende
Ablage
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21IN KLIN AKTNKUND
4. wahlweise Verwendung (Einstellmappe, Einstellhefter, Ein-
hngehefter, Prospekthlle, Sichthlle).
Prospekthlle mit Lochung, die das inlegen in Hefter, Stehordner und andere
Schriftgutbehlter mit Abheftmechanik ermglicht
Sichthlle aus transparenter Folie, die oben und an einer Seite offen ist
Einstellmappen und -hefter werden von mehreren Herstellern an-
geboten. Die grte Produktvielfalt kombiniert mit einem aus-
geklgelten System an Zubehr bietet nach meinen Recherchen
die Firma MAPPEI. Die Produkte werden in Teil I: Die Instrumen-
te ab Seite 73 gezeigt und beschrieben.
Weitere Bildbeispiele finden Sie, wenn Sie die Begriffe im Internet
in eine Bildersuchmaschine eingeben oder in einem auf Broma-
terial spezialisierten Webshop suchen, beispielsweise bei www.
leitz-profishop.de.
WahlweiseVerwendung
Weitere Bildbeispiele
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22 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Nicht nur fr die Sprachregelung gibt es Normen, sondern auch
fr die Schriftgutverwaltung. Die wichtigste ist die ISO 15489, ei-
ne internationale Norm, die als DIN-Norm von Deutschland ber-
nommen wurde. Sie definiert Regeln fr nachvollziehbare Ver-
waltungs- und Geschftsvorgnge. Es geht dabei um die vorarchi-vische Schriftgutverwaltung (engl.: records management) in Abgren-
zung zur dauerhaften Archivierung (engl.: records preservation).
Die Organisationsmittel von MAPPEI eignen sich fr nicht nur fr
Privatanwender, sondern auch fr Organisationen, die sich norm-
konform verhalten wollen oder mssen.
Die Organisationsmittel sollen die Arbeiten in einem Bro unter-
sttzen und mglichst erleichtern. Welche Aufgaben sind hufig
zu bewltigen? Typischerweise sind es die Folgenden:
Sichten und Selektieren der eingehenden Papiere
Kennzeichnung von Dokumenten zwecks eindeutiger Zu-
ordnung
Ablage von Dokumenten inklusive der Entscheidung hin-
sichtlich der Zuordnung sowie ggf. Doppelablagen bzw. An-
legen von Querverweisen
Anlegen neuer Schriftgutbehlter
Besorgen intern weitergegebener Akten (z. B. bei Kollegenoder Vorgesetzten)
Zurechtfinden in Akten bei personellen Vertretungen
(z. B. im Falle von Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen)
Vorsortierung von Unterlagen, die als Nchstes bearbeitet
werden sollen
Zugriff und Entnahme
Suchen von Dokumenten, die nicht beim ersten Zugriff
auffindbar sind Entleih- und Vollstndigkeitskontrollen
Sichtung von nicht mehr aktuellem Schriftgut
Archivierung (Verlagerung in Altablage)
Sichtung der Archive
Vernichtung von Schriftgut nach Ablauf der gesetzlich vor-
gegebenen Aufbewahrungsfristen
Bei den beschriebenen Aufgaben handelt es sich um Ttigkeitenim System. Wichtiger noch ist die Arbeit am System. Dazu gehrt
die Erarbeitung, Weiterentwicklung und Pflege des Ordnungs-
bzw. Ablagesystems.
Normen fr dieSchriftgutverwaltung
Typische Aufgabenim Bro
Im und am Systemarbeiten
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23IN KLIN AKTNKUND
Bei der Auswahl geeigneter Ablagesysteme spielen in der Regel
die folgenden Kriterien eine wichtige Rolle:
Zeit
Knnen Sie in wenigen Sekunden ein neues Dokument
ablegen? Ist der Zugriff auf ein Dokument mit geringen bzw.
ohne Suchzeiten mglich?
Lassen sich die Beschriftungen der Aktenbehlter schnell
erfassen, sodass die Zugriffszeiten sehr gering sind?
Platz
Stimmen Brutto- und Nettoplatzverbrauch eines einzel-
nen Schriftgutbehlters in etwa berein?
Wird beim Aufbewahren der Schriftgutbehlter kein
Platz verschwendet sowohl in der Hhe als auch in
der Breite?
Wie sieht es mit den Mbeln aus, in denen die Schrift-
gutbehlter aufbewahrt werden: Knnen pro Mbel-
stck mglichst viele Akten aufbewahrt werden?
Flexibilitt
Ist es mglich, Akten rasch neu zu ordnen? Dies ist
nicht nur fr Anwender des Getting Things Done-
(GTD-)Ansatzes zur Produktivittssteigerung wichtig(mehr zu GTD erfahren Sie auf Seite 148ff.).
Dokumente werden auch ber den Arbeitsplatz hin-
aus gebraucht etwa im Home Office, beim Kunden
oder unterwegs (auf Messen etc.). Untersttzt das Ord-
nungssystem die einfache Entnahme und Wiederablage
der bentigten Akten?
Konzentration und Motivation
Ermglicht das Ablagesystem die konzentrierte Bearbei-tung einzelner Vorgnge?
Sind beim Zugriff auf einzelne Dokumente keine Papie-
re im Blickfeld, die mit der aktuellen Aufgabe nichts zu
tun haben und ablenken?
Macht der Umgang mit dem System Spa?
Teamfhigkeit
Untersttzt das Ablagesystem Prozesse, die ber den
Schreibtisch des einzelnen Mitarbeiters hinausgehensowie Abteilungsgrenzen berschreiten?
Finden sich im Rahmen von Vertretungsregelungen
auch Kollegen mit dem System zurecht?
Kriterien fr dieAuswahl der Systeme
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24 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Kosten
Wie teuer sind die Organisationsmittel?
Welche Kosten verursacht das Ablagesystem unter Be-
rcksichtigung der benannten Kriterien Zeit, Platz, Fle-
xibilitt, Konzentration und Motivation sowie Team-fhigkeit?
Wie die Organisationsmittel von MAPPEI mit Blick auf diese Kri-
terien abschneiden, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.
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25SI GWINNN ZIT
Kapitel 3Sie gewinnen Zeit
Verwalten bringt selbst keinen konomischen Nutzen im Gegen-
teil: Es belastet und hlt von der Bearbeitung der Kernaufgaben
ab. Wie die Akten am Einzelarbeitsplatz und im gesamten Unter-
nehmen abgelegt und organisiert werden, ist dem Kunden egal.
Unternehmen, die zeitsparende Anstze gefunden haben, sind da-
mit im Vorteil.
Die Organisationsmittel von MAPPEI ermglichen es, den Zeit-
bedarf im Umgang mit Akten zu reduzieren. Es sind folgende Auf-
gaben, die Zeit kosten egal, mit welchem System Sie arbeiten:
Anlegen einer neuen Akte
Ablegen eines Vorgangs
Zugriff auf einen bestimmten Vorgang
Rckgriff auf ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs
Anlegen einer neuen Akte
Das Anlegen einer neuen Akte dauert mit MAPPEI weniger als 30
Sekunden. Um genau zu sein: Es sind 26,6 Sekunden. Diesen
Wert ermittelte die Deutsche MTM-Vereinigung e.V. (www.dmtm.
com) in ihrer Studie Vergleich von verschiedenen Ablagetechni-
ken/Ordnungsmitteln vom 19. April 2007.
Da die MTM-Vereinigung in diesem Kapitel noch hufiger er-
whnt wird, kurz einige Worte zum Hintergrund. Bei den Werten
Verwalten belastet
Aufgaben,die Zeit kosten
Neue Akte inknapp 30 Sekunden
MTM-Vereinigung
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26 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
der MTM-Vereinigung handelt es sich um die Zeiten, die ein
durchschnittlich intelligenter Mensch bentigt, um dauerhaft oh-
ne Ermdung die jeweilige Aufgabe zu erledigen. MTM steht fr
Methods-Time-Measurement, was die Vereinigung selbst mit
Methodenzeit-Messung bersetzt. Methodenzeit deutet schon an,dass die bei der Durchfhrung einer bestimmten Arbeit bean-
spruchte Zeit von der gewhlten Methode der Ttigkeit abhngt.
Kurz: Die Methode bestimmt die Zeit.
Folgende Zeitwerte wurden fr das Anlegen eines Schriftgutbe-
hlters ermittelt:
Anlegen einer MAPPEI-Einzelakte: 26,6 Sekunden
Anlegen einer Hngemappe: 27,4 Sekunden
Anlegen eines Hebelordners: 31,3 Sekunden
Das Anlegen eines Ordnungsmittels beinhaltet dabei die einzelnen
Ttigkeiten von der Aufnahme bis zur Beschriftung bzw. Kenn-
zeichnung. Bei der Anlage wird noch kein Dokument abgelegt.
Die Zeitunterschiede fallen an dieser Stelle zuungunsten von
MAPPEI ins Gewicht, da die MAPPEI-Methode am besten
funktioniert, wenn fr jeden Vorgang eine eigene Mappe ange-legt wird. Das heit beispielsweise bei 300 Vorgngen zu je fnf
Dokumenten, die in drei Aktenordner 500 Blatt passen wrden,
dass im Minimalfall nur drei Ordner anzulegen sind (= 1,6 Minu-
ten). Dagegen mssen 300 Organisationsmappen angelegt wer-
den (= 133 Minuten). Dies geschieht natrlich nicht an einem
Tag, sondern immer nur dann, wenn ein neuer Vorgang auf den
Tisch kommt.
Ablage eines Vorgangs
Bei der Ablage eines Vorgangs sind zwei Varianten zu unterscheiden:
1. Ablegen des ersten Vorgangs in einen gerade angelegten
Schriftgutbehlter.
2. Ablage von weiteren Vorgngen in einen bestehenden
Schriftgutbehlter, der vor der Ablage gesucht und aufge-
nommen werden muss. Dies betrifft nur Hngemappen und
Hebelordner, denn Kern der MAPPEI-Methode ist es, dass
jeder Vorgang in eine eigene Organisationsmappe kommt.
Anlegen neuerSchriftgutbehlter
Noch kein Dokumentabgelegt
Fr jeden Vorgangeine eigene Mappe
Zwei Varianten
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27SI GWINNN ZIT
Fr die Ablage eines Vorgangs wurden folgende Zeitwerte ermittelt:
Ablage MAPPEI-Einzelakte: 13,1 Sekunden
Ablage Hngemappe Sammelakte
(1. Vorgang je Buchstabe): 18,0 Sekunden
Ablage Hngemappe Sammelakte(weitere Vorgnge): 29,2 Sekunden
Ablage Hebelordner
(1. Vorgang je Ordner): 32,6 Sekunden
Ablage Hebelordner
(weitere Vorgnge): 46,6 Sekunden
In den Hngemappen und Hebelordnern werden mehrere Vor-
gnge abgelegt. Es wrde viel zu viel Platz verbrauchen, wenn fr
schlanke Vorgnge jeweils eine eigene Hngemappe oder ein eige-
ner Hebelordner genutzt wrde. Im Extremfall ist einem Vorgang
ja nur ein einziges Dokument zugeordnet.
Zugriff auf einen bestimmten Vorgang
Unter Zugriff auf einen bestehenden Vorgang wird das Hinzu-
fgen weiterer Dokumente zu einem Vorgang verstanden. ZurVerdeutlichung: Whrend es bei der Ablage um einen ganzen Vor-
gang geht, der abzulegen ist, wird beim Zugriff dagegen nur ein
einzelnes Dokument abgelegt, und zwar eines, das zu einem be-
reits bestehenden Vorgang gehrt.
Die von der MTM-Vereinigung ermittelten Zugriffszeiten sehen
folgendermaen aus:
Zugriff auf eine MAPPEI-Einzelakte: 20,0 Sekunden Zugriff auf eine Hngemappe: 37,1 Sekunden
Zugriff auf einen Hebelordner: 56,0 Sekunden
Vielleicht fragen Sie sich, warum der Zugriff bei einer Hngemap-
pe lnger dauert als bei einer MAPPEI-Einzelakte. In beiden Fl-
len muss ja einfach nur der richtige Schriftgutbehlter gesucht
werden, um abschlieend das Dokument einzufgen. Ein Grund:
Bei der MAPPEI-Akte ist der Reiter farbcodiert und mit System
positioniert (z. B. alphabetisch versetzte Sortierung). Das Identifi-
zieren der richtigen Akte sowie das sptere Wiedereinstellen sind
somit ohne Suchaufwand mglich.
Zeitbedarffr die Ablage
Mehrere Vorgngepro Ordner
Ablage einzelner
Dokumente
Zeitbedarf fr Zugriffe
Schneller als beiHngemappen
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28 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Rckgriff auf ein bestimmtes Dokument in einer Akte
Mit Rckgriff ist der Arbeitsablauf gemeint, der notwendig ist,
um an ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs zu gelangen. Es
findet hier kein Abheften statt, sondern nur eine Informationsauf-nahme.
Die erfolgreich bestandene Nagelprobe des MAPPEI-Systems steht
fr mich im engen Zusammenhang mit der Mglichkeit schneller
Rckgriffe. Bei einem komplexen Buchprojekt musste ich schrift-
liche Unterlagen von mehr als hundert (!) regelmigen An-
sprechpartnern mit einem Griff zur Hand haben. Als ich die Pro-
jekte noch mit Aktenordnern organisierte, lief es so: Wenn mich
jemand mit einer Frage anrief, zu deren Beantwortung ich die zu-
gehrigen Unterlagen vor Augen brauchte, sagte ich: Etwas Ge-
duld, bitte. Ich hole den Vorgang und rufe Sie zurck. Dann bin
ich zum Regal gegangen, habe den zugehrigen Ordner herausge-
nommen, ihn durchgesehen, bis ich an der richtigen Stelle war,
und habe zurckgerufen. Seitdem ich die Projekte mit MAPPEI
organisiere, habe ich die Unterlagen zu allen laufenden Projekten
in unmittelbarer Nhe meines Schreibtisches. Das funktioniert,
weil die Unterlagen im Vergleich zur Organisation mit Aktenord-nern nun deutlich weniger Platz verbrauchen (S. 33ff.).
An ein Dokumentgelangen
Mit Ordnern:Rckruf ntig
Alle Unterlagen zulaufenden Projekten
befinden sich in diesemBeispiel in ausziehbaren
Tablaren und Schub-laden des Sideboards
und sind mit einemGriff zur Hand
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29SI GWINNN ZIT
Wenn nun jemand von diesen mehr als hundert Ansprechpart-
nern anrief, konnte ich mit dem Griff in die Ordnungsbox des Pro-
jekts sofort die Mappe herausziehen, auf die sich der Anrufer be-
zog. Okay, nicht sofort, es dauerte schon einige Sekunden. Die ge-
wnschte Information konnte ich trotzdem ohne nennenswerteVerzgerungen geben bzw. eine Notiz aufschreiben. Das Hin- und
Hergehen war nun ebenso unntig geworden wie die Rckrufe.
Aus zeitnah wurde sofort.
Folgende Zeitwerte wurden fr den Rckgriff auf einen bestehen-
den Vorgang gemessen:
Rckgriff MAPPEI-Einzelakte: 16,2 Sekunden
Rckgriff Hngemappe: 28,8 Sekunden
Rckgriff Hebelordner: 27,9 Sekunden
Da sich nur wenige Dokumente in einer MAPPEI-Einzelakte be-
finden, ist die gewnschte Seite schnell zur Hand. Bei der Hnge-
mappe ist der Aufwand grer, weil zunchst der richtige Vorgang
innerhalb der Sammelakte gefunden werden muss und falls der
Vorgang entnommen wird die Einlegestelle gegebenenfalls er-
neut zu lokalisieren ist. Beim Ordner ist dieser zustzliche Auf-
wand in den angegebenen Zeiten ebenfalls bercksichtigt.
Der Zeitbedarf im Zusammenspiel von Anlage, Ablage, Zugriffund Rckgriff
Erst durch die Gesamtbetrachtung kommen wir zu einem realisti-
schen Bild. Die MTM-Vereinigung hat eine Szenario-Rechnung
erstellt, bei der folgende Annahmen zugrunde gelegt wurden: 300 Vorgnge 5 Dokumente
1.200 Zugriffe (das heit, auf jeden Vorgang wird durch-
schnittlich vier Mal zugegriffen)
75 Rckgriffe (das heit, es wird durchschnittlich nur auf
jeden vierten Vorgang zugegriffen)
Fr jeden Vorgang wird eine MAPPEI Ordnungsmappe an-
gelegt.
Fr jeden Buchstaben wird eine Hngemappe angelegt (25
Hngemappen).
Fr die rund 1.500 Bltter werden drei Hebelordner an-
gelegt.
Mit MAPPEI:Antwort sofort mglich
Zeitbedarffr Rckgriffe
Unterschiede MAPPEIzu Hngemappe, Ordner
Szenario-Rechnung
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30 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Unter Bercksichtigung der gemessenen Zeiten ergibt sich das fol-
gende Gesamtbild:
Freilich lassen sich auch andere Berechnungen anstellen. Die MTM-
Vereinigung hat beispielsweise untersucht, was passiert, wenn meh-
rere Vorgnge in eine MAPPEI-Ordnungsmappe abgelegt werden.
Auch wenn dies dem MAPPEI-Ansatz widerspricht, werden man-
che Nutzer im Alltag so vorgehen. Der gesamte Zeitbedarf nhert
sich in diesem Fall mit 871 Minuten dem Zeitbedarf der Hnge-
mappen an (931 Minuten), unterbietet ihn aber noch immer.
Schluss mit Suchzeiten
Profis haben alles mit einem Griff zur Hand. Denken Sie an einen
Operationssaal im Krankenhaus. Was wre, wenn im OP die
bentigten Instrumente und Arbeitsmittel jedes Mal erst umstnd-
lich zusammengesucht werden mssten?
Im Bro gelten dagegen an vielen Arbeitspltzen andere Regeln.
Hier fllt es nicht so schnell auf, wenn Akten zu suchen sind.
Zeitbedarf in Minuten
bei 300 Vorgngen zufnf Dokumenten
Quelle: MTM-Vereinigung
Wer die Zeiten undAnnahmen, die dieser
Gesamtrechnung zugrundeliegen, im Detail kennen-
lernen mchte, sei auf dieMTM-Studie Vergleich
von verschiedenenAblagetechniken/Ordnungsmitteln
(Hamburg, Siegen,19. April 2007) verwiesen.Sie ist bei MAPPI erhlt-
lich: (02 71) 23 88-0.
Mehrere Vorgngepro Mappe
OP: Keine Suchzeiten
Stapel als Zeichenfr Flei?
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31SI GWINNN ZIT
Zudem haben sich viele daran gewhnt, dass die Schreibtische mit
Stapeln zugedeckt sind, die bei Bedarf durchsucht werden. Man-
che meinen sogar, Stapel seien ein Zeichen fr besonderen Flei
oder gar fr Genialitt. Aber was ist daran genial, ein Dokument
suchen zu mssen und wenn es jedes Mal auch nur ein paar Mi-nuten dauert? Wenn wir ehrlich sind: nichts! Es ist pure Zeitver-
schwendung.
Das Fraunhofer-Institut fr Produktionstechnik und Automatisie-
rung IPA in Stuttgart hat einmal untersucht, welchen Anteil die-
se Zeitverschwendung bei Mitarbeitern in der Verwaltung aus-
macht. Das Ergebnis war, dass 13 Prozent der Arbeitnehmer ihre
Arbeitszeit fr Suchen aufwenden. Laut einer OECD-Statistik be-
trug die durchschnittliche Arbeitszeit in Deutschland im Jahre
2003 1.361 Stunden. 13 Prozent davon sind 177 Stunden. Bei ei-
ner 40-Stunden-Woche sind das fast viereinhalb Wochen, die ein
Mitarbeiter angeblich nur mit Suchen verbringt! Abgesehen da-
von, dass Suchen etwas Frustrierendes ist, muss diese Zeit ja vom
Unternehmen bezahlt werden. Es ist Zeit, die ohne Wertschp-
fung verloren geht. Auf wen diese 13 Prozent auch immer zutref-
fen: Die betroffenen Mitarbeiter knnen nur hoffen, dass die Kon-
kurrenz nicht besser organisiert ist und ebenfalls viereinhalb Wo-chen pro Mitarbeiter und Jahr mit Suchen verbringt.
Je konsequenter Sie mit MAPPEI arbeiten,
desto deutlicher reduzieren sich die Suchzeiten.
Sind die Reiter farbcodiert (S. 95), durchdacht beschriftet (S. 97)
und in die entsprechend gekennzeichneten Boxen bzw. Schrnke
eingestellt, tendieren die Suchzeiten gegen null, da die bentigteMappe auf einen Blick zu sehen ist.
Wenn Sie mit MAPPEI arbeiten, bedeutet das das Ende mit:
Suchzeiten bei Ablage und Rckgriff
Stapeln mit unabgelegten Schriftstcken
Unsicherheit durch Unordnung
Primitiv-Arbeiten wie Lochen und Abheften
Dafr gewinnen Sie:
Mehr Sicherheit durch bessere bersicht
Mehr Arbeitsfreude und Freiraum
Viereinhalb Wochenauf Suche
Suchzeiten fast null
Was aufhrt
Was kommt
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32 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Mehr Gelassenheit durch effizienteres Arbeiten
Krzere Durchlaufzeiten durch schnelleren Arbeitsfluss
Zufriedenere (interne und externe) Kunden, da diese
schnelle Antworten bekommen
Geschwindigkeitszuwachs, wenn sich Vertreter bei Krank-heit, Urlaub oder Personalwechsel an Arbeitspltzen von
Kollen zurechtfinden mssen
Ordnung, die nebenbei entsteht, da die Mappe einfach an
der richtigen Position eingestellt wird
Fazit: Wer seine Unterlagen mit MAPPEI organisiert, der
arbeitet schneller, da einzelne Bewegungen und Vorgnge
nicht ausgefhrt werden mssen und folglich auch keine
Bearbeitungszeiten dafr anfallen.
Wer sich schneller bewegt, ist ein schlechteres Ziel fr die Kon-
kurrenz, hie es mal in einer Anzeige von Vodafone. Dieser
Spruch htte auch von MAPPEI kommen knnen.
PassenderWerbespruch
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33SI GWINNN RAUM
Kapitel 4Sie gewinnen Raum
Traditionelle Ablageformen beanspruchen zumeist mehr Platz als
ntig. Dies gilt fr Hebelordner wie fr Hngeregistraturen. Mit
den Organisationsmitteln von MAPPEI lsst sich nicht nur Zeit,
sondern auch Platz sparen viel Platz. Fr diese Sparmglichkei-
ten gibt es zwei Ansatzpunkte:
1. Raumgewinn in der Breite
2. Raumgewinn in der Hhe
Raumgewinn in der Breite
Frher organisierte ich meine
Projekte in Aktenordnern. Jeder
Kunde bekam einen eigenen
Ordner.
Kunden mit umfangreichen
Projekten bekamen einen brei-
ten Ordner. Fielen nur weni-
ge Papiere an, nutzte ich einen
schmalen.
Oft mehrPlatzverbrauch als ntig
Eine Mglichkeit:pro Kunde ein Ordner
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34 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Auf diese Weise hatte ich zu-
sammenhngende Unterlagen
zur Hand. So weit, so gut.
Dass die Ordner nicht ganz ge-fllt waren, lag in der Natur
der Sache. So wurde jedoch viel
Platz verschwendet und letztlich
Luft archiviert, wie ein Blick
von oben zeigt.
Die Papiere aus den Ordnern, die auf diesen Fotos zu sehen sind,
habe ich krzlich in Organisationsmappen eingelegt. Diese Map-
pen passten in eine einzige Box! Um die Unterlagen aufzubewah-
ren, bentige ich nun nur noch halb so viel Platz.
MAPPEI wirbt damit, dass je nach Ausgangssituation bis zu 40
Prozent des Platzbedarfs eingespart werden knnen. In dem hier
gezeigten Fall waren es sogar 50 Prozent. Der sprbare Raumge-
winn in der Breite ergibt sich, weil auf die Hebelmechanik der
Ordner verzichtet wird und jeweils in etwa nur so viel Platz ben-
tigt wird, wie es die Akten tatschlich erfordern.
Es wurde vielLuft archiviert
Platzbedarf halbiert
Verzicht auf dieHebelmechanik
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35SI GWINNN RAUM
Mit anderen Worten: Die Ordnungs-
mappen ermglichen mit Blick auf
den Platzbedarf ein besseres Brutto-
Netto-Verhltnis.
Dass manche Ordner kaum gefllt
sind, whrend andere von Papieren
fast berquellen, ist ein Problem,
das bei Anwendung der MAPPEI-
Methode nicht auftreten kann.
Bei flchtiger Betrachtung knnte mancher auf die Idee kommen,
mit Hngeregistermappen knnten sich hnliche Effekte wie mit
MAPPEI erzielen lassen. Dies ist jedoch nicht mglich.
Zunchst ist es ein Nachteil, dass die Zahl der mglichen Reiter-
positionen viel kleiner ist
als bei den Ordnungsmappen, bei denen es insgesamt 25 Reiter-
positionen fr eine alphabetische Anordnung gibt.
Gutes Brutto-Netto-Verhltnis
Und was ist mitHngemappen?
WenigerReiterpositionen
MAPPEI : alphabetischePositionierung
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36 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Auerdem ist durch die Hngeschienen der Platzbedarf im Ver-
gleich zu den MAPPEI-Ordnungsmappen deutlich grer. In 5 cm
Tiefe passen nur acht Hngemappen, jedoch 50 oder sogar noch
mehr MAPPEI-Ordnungsmappen:
Hinzu kommt, dass die Reiter bei den Hngeregistermappen ver-
gleichsweise klobig sind, whrend die MAPPEI-Reiter kaum auf-
tragen.
Wenn Sie einen Schreibtisch mit Rollcontainer haben, bedeutet
das, dass Sie nahezu die doppelte Anzahl an Vorgngen im
Schreibtischauszug unterbringen knnen. Die Ordnungsbox ist
brigens so gebaut, dass sie wie eine Hngemappe einfach in ei-
nen Hngeregisterschrank eingehngt werden kann.
Schienen verbrauchensehr viel Platz
Reiter sind klobig
Doppelte Zahlvon Vorgngen
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37SI GWINNN RAUM
Vorher
Nachher
Dieser positive Effekt, nahezu die doppelte Anzahl an Vorgngen
unterbringen zu knnen, gilt auch fr die Aufbewahrung der Ak-ten in Sideboards sowie anderen Mbeln im unmittelbaren Um-
feld Ihres Arbeitsplatzes: Sie haben auf deutlich mehr Vorgnge
schnellen Zugriff. Somit sparen Sie Wegezeiten zu Schrnken und
Regalen, die sich ansonsten auf einen Tag oder gar ein Jahr ge-
rechnet zu nennenswerten Spannen summieren.
Rollcontainermit Hngemappen
Rollcontainermit MAPPEI
Wegezeiten entfallen
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38 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Raumgewinn in der Hhe
Setzen Sie Aktenordner ein, verlieren Sie schon allein dadurch
Platz, dass die Papiere hochkantaufbewahrt werden. Bei den Or-
ganisationsmitteln von MAPPEI werden die Unterlagen dagegenim Querformataufbewahrt. Dadurch ergeben sich Gewinne in der
Hhe.
Aktenschrnke sind in der Regel
so ausgelegt, dass sie im Quer-
format abgelegte Dokumente
problemlos aufnehmen knnen.
Messen Sie selbst mal nach: Ei-
ne Ordnungsbox hat eine Tiefe
von 348 mm.
BeigleicherRegalhhe erlaubt das MAPPEI-System daher eine Ar-chivierung in achtReihen, whrend es bei Ordnern nursechs Rei-
hen sind:
Unterlagen imQuerformat aufbewahrt
Vergleich:Hhe von Ordnerund Orgamappen
Zwei Regalbdenmehr
Vergleich:Raumbedarf von Ordnern
und Ordnungsboxen
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39SI GWINNN RAUM
Konsequenzen
Der reduzierte Platzbedarf hat eine Reihe positiver Folgen:
Sie brauchen weniger Stellfche fr Regale bzw. Schrnke.
Entsprechend reduzieren sich auch die Investitionskostenfr die ntigen Mbel.
Sie gewinnen in den bestehenden Mbeln eine Platz-
ersparnis. Sie betrgt durchschnittlich knapp 40 Prozent.
Von der Raumersparnis profitieren Sie sowohl in der Ab-
teilung fr die Zwischenablage von Projektunterlagen als
auch im Archiv fr die Aufbewahrung der Dokumente von
abgeschlossenen Projekten.
Wenn Sie weniger Stellflchen bentigen, mssen Sie ent-
sprechend weniger Broflche mieten bzw. kaufen, heizen,
beleuchten und sauber halten.
Positive Folgen
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Kapitel 5Sie werden flexibler
Manche Dokumente werden nicht nur am eigenen Arbeitsplatz
bentigt, sondern auch an anderen Stellen:
Bei einer Kollegin
Vor Ort bei Kunden und Lieferanten
Bei Sitzungen im Besprechungszimmer
Im Home Office
Auf Messen und Kongressen Beim Steuerberater
Unterwegs auf Reisen
Merkmal einer zeitgemen Aktenorganisation ist es daher, dass
sie die einfache Entnahme und Wiederablage der bentigten Un-
terlagen ermglicht. Denn meist ist es sinnvoll, nur ausgewhlte
Vorgnge mitzunehmen und nur solche Akten dabeizuhaben, die
auch tatschlich gebraucht werden.
Mit den MAPPEI-Organisationsmitteln ist solch ein flexibler Um-
gang denkbar simpel:
Sie nehmen einfach die Mappen, die Sie brauchen. Das
dauert nicht lnger als einen Augenblick. Vorteil: Sie mssen
keine Vorgnge aus Ordnern oder Hngemappen heraussu-
chen und spter wieder einordnen.
Die Ordnungsmappen wiegen kaum etwas und verbrau-
chen beim Transport aufgrund ihrer Konstruktion im Ver-
gleich zu Hngeregistermappen nur wenig Platz. Dies gilt
erst recht im Vergleich mit Hebelordnern.
Dokumente nicht nuram Schreibtisch
Nur mitnehmen, wasauch gebraucht wird
Flexibler Umgang
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41SI WRDN FLIBLR
Die Flexibilitt macht sich schon beim Anlegen eines neuen Pro-
jekts bemerkbar. Am Anfang reicht in vielen Fllen eine einzige
Mappe, die rasch mit dem Projektnamen beschriftet ist.
Diese Mappe knnen Sie beispielweise im Rollcontainer am
Schreibtisch aufbewahren.
Bekommen Sie die Einladung zu einem Treffen, bei dem etwa in
einer Sitzung in Ihrem Hause ber dieses Projekt gesprochen
wird, knnen Sie die Mappe einfach nehmen und an die richtigePosition in die Wiedervorlage stellen (S. 141ff.). Ist der Tag mit dem
Termin gekommen, haben Sie die Akte gleich zur Hand.
Von Anfang anschlank und flexibel
Mappe in derWiedervorlage
positionieren
Terminverwaltungmit bentigter Mappe
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42 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Warum es sich lohnt, Akten zu vereinzeln
Nehmen wir an, bei der eben erwhnten Sitzung machen Sie sich
verschiedene Notizen. Sie bekommen auerdem projektbezogene
Unterlagen in die Hand, die zunchst in die Ordnungsmappe wan-dern. Die Mappe wird dicker.
Beispielsweise enthlt die Ordnungsmappe nun folgende Papiere:
Visitenkarten der Gste, die an der Sitzung teilnahmen
Ihr Zugticket sowie Taxi-Quittungen einer Reise, die mit
diesem Projekt zusammenhngt
Technik
Handschriftliche Notizen zur Kalkulation des Projekts
Terminplan
Wchst das Projekt wie hier skizziert, lohnt es sich nun, die Unter-
lagen durchzusehen. Meist ist rasch erkennbar, dass sich die Pa-
piere sinnvoll trennen lassen. Zusammenhngende Papiere kom-
men in jeweils eigene Mappen. Diese Mappen knnen Sie einfach
anlegen und hinter eine Leitkarte stellen, die Sie mit dem Namen
des Projekts beschriften.
Diesen Vorgang nennt man Vereinzeln.
Durch das Vereinzeln erreichen Sie die Effizienz
im Umgang mit Ihren Akten.
Die Mappe wird dicker
Mgliche Inhalte
Weitere Mappen anlegen
Mappen hintereiner Leitkarte
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43SI WRDN FLIBLR
Das diesem Vorgang zugrunde liegende Prinzip wird als Akten-
trennung bezeichnet (S. 127). Was auf den ersten Blick nach Ver-
schwendung aussieht immerhin mssen Sie neue Mappen anle-
gen, was ja Zeit und Geld kostet , dient der bersichtlichkeit.
Durch die Aktentrennung knnen Sie die Dokumente schnellerfinden.
Wenn Sie beispielsweise einen Anruf bekommen, der sich auf die
Kalkulation bezieht, haben Sie die ntigen Unterlagen einschlie-
lich Ihrer Notizen sofort zur Hand, indem Sie die Mappe Kalku-
lation hinter der Leitkarte Ihres Projekts herausnehmen. hnlich
verhlt es sich, wenn Sie die Reisekostenabrechnung machen: Die
Mappe Quittungen enthlt alle Belege.
Durch ein konsequentes Vereinzeln mag es Mappen geben, die
nur zwei oder drei Bltter enthalten dennoch haben diese Blt-
ter eine eigene Mappe verdient, wenn sie zu einem klar abgrenz-
baren Thema gehren. Im Laufe der weiteren Bearbeitung wird
sich das bemerkbar machen. Verzichten Sie dagegen auf die
Aktentrennung und fllen Sie zu viele Unterlagen in eine Einzel-
mappe, wird wieder Zeit mit der Suche nach dem gewnschten
Dokument verloren gehen.
Welche Differenzierungstiefe speziell fr Ihre Vorgnge angemes-
sen ist, knnen nur Sie selbst entscheiden. Im Zweifelsfall emp-
fehle ich, lieber eine Mappe mehr anzulegen als eine zu wenig.
Profitieren Sie vor, auf und nach Reisen
Die Flexibilitt, die durch die Organisationsmittel von MAPPEI
mglich wird, erleichtert den Arbeitsalltag enorm. Das gilt nicht
nur, wenn Sie am Schreibtisch schnell einen bestimmten Vorgang
brauchen, sondern auch dann, wenn Sie auf Reisen gehen.
Die Reisevorbereitung kann schon weit im Voraus beginnen und
dank MAPPEI fast nebenbei erledigt werden. Ich handhabe es bei-
spielsweise so, dass ich fr jeden Auer-Haus-Termin eine orange-
farbene Aktionsmappe (S. 89) anlege und diese mit dem Namen
der Stadt beschrifte, in welcher der Termin stattfinden wird. Diese
Aktionsmappe stelle ich in die Wiedervorlage.
Aktentrennungist sinnvoll
Mit einem Griffzur Hand
Eine Mappe pro Thema
Lieber eine Mappezu viel als eine zu wenig
Auch fr Reisengut geeignet
Reisevorbereitungfast nebenbei
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44 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Wenn ich die Reservierungsbesttigung vom Hotel bekomme,
wandert diese in die entsprechende Mappe. Ebenso verhlt es
sich mit dem Zug- oder Flugticket und hnlichen Dokumenten.
Wenn ich nun bei einem Telefonat oder durch eine E-Mail erfah-
re, dass mein Gesprchspartner an bestimmten Unterlagen inte-
ressiert ist, mache ich mir eine Notiz, die ebenfalls in dieseMappe wandert. Im Laufe der Zeit kommen auf diese Weise ver-
schiedene Schriftstcke in die Mappe, die fr diese Reise wichtig
sind.
Steht die Reise nun unmittelbar bevor, nehme ich die Aktions-
mappe aus der Wiedervorlage und sehe die Notizen durch. Finde
ich Hinweise auf Vorgnge, die fr den Termin wichtig sind, neh-
me ich die Mappen, die ich voraussichtlich brauche, einfach ausihrer Ordnungsbox und stellen sie in eine schmale Ordnungs-
gitterbox (S. 104) bzw. eine leere Ordnungsbox mit normaler
Gre (S. 103). Auch die Aktionsmappe kommt in diese Box.
Diese Box passt in eine Aktentasche. Nun habe ich alles bersicht-
lich zur Hand. Um an ein bestimmtes Dokument zu kommen,
muss ich die Box meist noch nicht einmal aus der Tasche nehmen.
Probieren Sie das mal mit einem Aktenordner! Durch die Farb-
codierung und die Beschriftung der Reiter sowie dem angewand-
ten Prinzip der Aktentrennung ist auf einen Blick klar, welche
Mappe das Dokument enthlt und wohin ich zu greifen habe.
Aktionsmappe frAuer-Haus-Termine
Papiere, die frdie Reise wichtig sind
Temporre Boxfr die Reise
Box kannin der Tasche bleiben
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45SI WRDN FLIBLR
Natrlich funktioniert dies auch gut, wenn mehrere Termine hin-
tereinanderliegen bzw. mehrere Stdte nacheinander zu besuchen
sind.
Nach der Rckkehr ins Bro kommen die Mappen dann wieder in
ihre Ordnungsboxen hinein. Im Gegensatz zum Umgang mit Ak-
tenordnern oder Hngemappen, in denen jeweils mehrere Vor-
gnge aufbewahrt werden, ist das rasch erledigt, da Schritte wie
das Herausnehmen, ffnen und Durchsehen des Ordners entfal-
len. Bei den Ordnungsmappen von MAPPEI mssen neue Unter-
lagen auerdem nicht gelocht und muss keine Hebelmechanik be-
dient werden. Die Mappe lsst sich in Sekundenschnelle einfachin ihre Box stellen. So ist nach der Reise die Ordnung schnell wie-
derhergestellt, auf dem Schreibtisch bilden sich keine Stapel.
MAPPEI und GTD
Es drfte inzwischen klar geworden sein: Die Organisationsmit-
tel von MAPPEI ermglichen es, Akten rasch neu zu ordnen.
Dies ist nicht nur fr normale Nutzer von Belang, sondern vor
allem fr GTD-Anwender extrem wichtig (siehe auch S. 148ff.).
Wrden Sie das Material fr jede Idee, fr jedes Vorhaben, fr
Aktentaschemit bentigten Mappenin schmalerOrdnungsbox
Auch fr mehrereTermine geeignet
Nach der Rckkehr:Ordnung ist schnellwiederhergestellt
GTD-Anwenderbrauchen Flexibilitt
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46 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
jedes Projekt in jeweils eigenen Hngemappen oder gar Akten-
ordnern ablegen, dann wrden Sie in Ihrem Bro bald erdrckt.
Nutzen Sie dagegen Organisationsmappen, sieht die Sache schon
anders aus.
Die Mappen knnen Sie nun in verschiedenen Ordnungsboxen
aufbewahren:
Aktive Projekte
Warten auf
Vielleicht/Irgendwann
Next Actions
Referenzmaterial
Sie knnen Mappen auch hinter Leitkarten stellen:
Anrufen
Besorgen
Das Wiedervorlagesystem von MAPPEI (S. 141ff.) eignet sich
auerdem ideal als GTD-Terminkartei.
Wenn Sie im Sinne von GTD arbeiten, werden Sie in besonderer
Weise von der Flexibilitt der MAPPEI-Methode profitieren. ZweiBeispiele:
Sollten Sie beim Durchsehen im Rahmen Ihres Wochen-
berblicks in der Box Vielleicht/Irgendwann auf eine
Mappe zu einer Projektidee stoen, die Sie nun realisieren
wollen, dann nehmen Sie die Mappe dort heraus und stel-
len sie einfach in die Ordnungsbox Aktive Projekte.
Sehen Sie in der Warten auf-Box, dass sich ein Ge-
sprchspartner nicht innerhalb der vereinbarten Frist beiIhnen gemeldet hat, nehmen Sie die Mappe aus dieser Box
heraus und stellen sie hinter die Leitkarte Anrufen, da-
mit Sie bei nchster Gelegenheit mal nachhaken.
Wo immer Sie Akten umsortieren sei es im normalen
Alltag am Schreibtisch, auf Reisen, im Rahmen eines GTD-
basierten Arbeitens oder nach Projektende beim Archivieren
der Akten , haben Sie mit den Organisationsmitteln vonMAPPEI die richtigen Instrumente zur Hand. Sie knnen sich
auf Ihre Aufgaben konzentrieren und werden nicht durch die
Unzufriedenheit ber unflexible Werkzeuge abgelenkt.
Ordnungsboxennach GTD-Schema
Mappen nach Kontextenordnen
Zwei Beispiele
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47FRI R SHRIBTISH, FRIR KOPF ORDNUNG WIRKT SIH AUH MNTAL AUS
Kapitel 6Freier Schreibtisch, freier Kopf
Ordnung wirkt sich auch mental aus
Wer Unterlagen mit MAPPEI organisiert, profitiert von einem re-
duzierten Platzbedarf und spart Zeit. Das sind Fakten, die sich gut
mit Zahlen belegen lassen. Doch es gibt auch Effekte, die weniger
gut zu messen sind. Vielleicht handelt es sich dabei aber sogar um
die wichtigeren Auswirkungen.
Anwender der MAPPEI-Methode knnen
konzentrierter arbeiten,
die Gefahr der Aufschieberitis besser in den Griff bekommen,
Brofrust reduzieren.
Konzentrierter arbeiten
Ob Sie konzentriert arbeiten knnen, ist nicht nur eine Frage der
bung, sondern vor allem eine Frage der Rahmenbedingungen.
Wenn Sie Ihren Schreibtisch jetzt anschauen, gibt es zwei Mg-
lichkeiten:
1. Er ist leer und macht es mglich, dass Sie sich zu 100 Pro-
zent auf eine Aufgabe konzentrieren knnen. Ihre Ener-
gie luft wie bei einem Laserstrahl auf einen Punkt zu-
sammen.
2. Auf Ihrem Schreibtisch liegen Papiere, Telefonnotizen, Ma-
gazine, Bcher, Fotos und sonstige Unterlagen. Auf diese
Wichtige Auswirkungen
Wie sieht IhrSchreibtisch aus?
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48 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Weise versorgt er Ihr Gehirn mit einem Sperrfeuer von
Hinweisen auf unerledigte Aufgaben, nicht getroffene Ent-
scheidungen und unausgegorene Vorhaben.
Finden Sie sich eher bei der zweiten Situationsbeschreibung wie-der, dann kennen Sie das:
Ihre Aufmerksamkeit springt von einer Aufgabe zur nchs-
ten. Wo sollen Sie anfangen, wo aufhren?
Selbst wenn Sie sich eine bestimmte Sache vorgenommen
haben, wird durch Ablenkungen rasch unklar, in welche
Richtung Sie Ihre Energien kanalisieren sollen.
Sie wirken zwar ziemlich beschftigt und am Ende des Ta-
gesfhlen Sie sich geschafft. Nur haben Sie vermutlich nicht
das geschafft, was Sie sich vorgenommen hatten.
Ihr Tag fhlt sich so an, als htten Sie die ganze Zeit leere
Bltter in die Luft geworfen.
Das ist normal, aber nicht gerade hilfreich, wenn es darum geht,
Dinge erledigt zu bekommen. Ungnstige Rahmenbedingungen
knnen sogar zum sogenannten Attention Deficit Trait fhren, ei-
ner Konzentrationsschwche, die inzwischen auch in Deutsch-
land diskutiert wird. Anders als beim Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom wird sie nicht durch eine erbliche Disposition begns-
tigt, sondern ist Folge eines stndigen Multitasking bei gleichzeitig
hohem subjektiv wahrgenommenem Stress.
Wer zu vielen Reizen zugleich ausgesetzt ist
und alles auf einmal erledigen mchte,
der kann sich bald gar nicht mehr konzentrieren,
wird unproduktiv oder gar aggressiv.
Die Schlussfolgerung lautet also: Befreien Sie Ihren Schreibtisch
von allem, was Ihre Aufmerksamkeit ablenkt. Dies umfasst alles,
was Sie nicht beim Bearbeiten Ihrer aktuellen Aufgabe brauchen.
Stapel mit unerledigten Papieren gehren in jedem Fall dazu.
Das gilt auch dann, wenn Sie nicht unter Konzentrationsschwie-
rigkeiten leiden. Denn mglicherweise neigen Sie dazu, unange-
nehmen Aufgaben zu entfliehen und damit wren Sie nicht al-
lein. Dann haben Sie sich mit den Stapeln Anreize aufgebaut, die
Ihnen diese Flucht erleichtern.
Voller Schreibtisch
Konzentrations-schwche
Fluchtverhalten
-
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49FRIR SHRIBTISH, FRIR KOPF ORDNUNG WIRKT SIH AUH MNTAL AUS
Hier kann die MAPPEI-Methode einen wichtigen Vorteil ausspie-
len. Der Kern des Ansatzes besteht darin, dass jeder Vorgang in ei-
ne eigene Mappe kommt schon beim Entstehen des Vorgangs
(S. 121). Die Mappe wird dort abgestellt, wohin sie laut Akten-
systemplan gehrt (S. 206ff.). Oder sie kommt in die Wiedervor-lage hinter eine Terminkarte, wenn die Bearbeitung fest fr diesen
Zeitpunkt vorgesehen ist (S. 141ff.). Der Schreibtisch bleibt frei.
Wird der Vorgang dann bearbeitet, legen Sie die betreffende Ord-
nungsmappe auf Ihren Schreibtisch. Da er ansonsten leer ist, kn-
nen Sie konzentriert arbeiten. Es sind keine Papiere im Blickfeld,
die mit der aktuellen Aufgabe nichts zu tun haben und ablenken.
Aufmerksamkeitsrubern, die normalerweise ber den Schreib-
tisch verteilt sind, macht die MAPPEI-Methode damit den Garaus.
Beispiel: Im vorhergehenden Kapitel wurde erwhnt, dass die
Mappe Quittungen alle Belege enthlt, die Sie fr Ihre Reise-
kostenabrechnung brauchen (S. 43). Wenn Sie die Abrechnung be-
arbeiten, haben Sie nur die gesammelten Belege vor Augen.
Bereits die Tatsache, dass Sie alle Belege mit einem Griff zur Hand
haben, ist eine Entlastung. Daneben gibt es einen weiteren Vor-
teil: Sie werden nicht abgelenkt. Der Schreibtisch ist nicht nur frei,
Sie mssen auch keine Papiere durchsuchen, die mit den Ausla-
gen nichts zu tun haben.
Der Schreibtischwird frei bleiben
BeispielReisekosten-abrechnung
Sie werden nichtabgelenkt
-
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50 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Die Gefahr der Ablenkung ist meist gro. Denn mit Sicherheit gibt
es Aufgaben, die Sie erledigen sollten, damit das Projekt voran-
kommt. Doch diese Aufgaben interessieren im Moment nicht. Es
geht um die Reisekostenabrechnung, und da Ihr Blick ausschlie-
lich auf Papiere wie Quittungen und Belege fllt, knnen Sie die-se Abrechnung auch konzentriert und zgig bearbeiten. Ist das er-
ledigt, knnen Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine neue Herausfor-
derung richten.
Die MAPPEI-Methode entlastet den Kopf auch beim Anlegen und
Heraussuchen der Akten. Diese Aufgaben sind bei ungeeigneten
Systemen beschwerlicher als ntig.
Beim konsequenten Einsatz der Organisationsmittel von MAPPEI
mssen Sie nicht mehr berlegen, wo Sie etwas finden. Durch
den Aktensystemplan ist die Antwort eindeutig. Selbst wenn Sie
den genauen Begriff vergessen sollten, ist durch die Farbe des Rei-
ters klar, welche Mappen infrage kommen. Im Alltag berfliegt
das Auge die alphabetisch angeordneten Reiter und findet die be-
ntigte Mappe in kurzer Zeit. Wenn Sie die Akten wie auf Seite
42 beschrieben vereinzelt haben, brauchen Sie dazu nicht lnger
als ich: einige Sekunden. Oft landet das Auge sogar gleich auf der
richtigen Mappe.
Konzentriert undzgig arbeiten
Entlastung beimAnlegen der Akten
Sie mssen nichtmehr berlegen
-
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51FRIR SHRIBTISH, FRIR KOPF ORDNUNG WIRKT SIH AUH MNTAL AUS
Aufschieberitis besser in den Griff bekommen
Wer sich auf eine Prfung vorbereitet, kennt das Problem vermut-
lich aus eigenem Erleben: Statt zu lernen, wird Staub gesaugt, ein-
gekauft, dies und das erledigt und schon ist der Tag um.
Am Schreibtisch kann es hnlich gehen: Es ist ein wichtiges Kon-
zept zu erarbeiten, doch stattdessen werden auch unwichtigere
E-Mails beantwortet und Papiere durchgesehen, die sich auf der
Tischplatte im Laufe der Zeit so angesammelt haben. Und unter
diesen Papieren ist immer etwas, das scheinbar die unmittelbare
Aufmerksamkeit erfordert und einen von der eigentlichen Aufga-
be, dem Erarbeiten des Konzeptpapiers, abhlt.
Dieses Phnomen, zu dem man frher einfach Bummeln oder
Trdeln sagte, wird unter dem Begriff Prokrastination inzwi-
schen auch wissenschaftlich untersucht. Hinter Aufschiebehand-
lungen stehen hufig Auslser wie Perfektionismus, Motivations-
losigkeit, Selbstwertprobleme sowie ngste etwa Versagensngste
und Angst vor Ablehnung.
In der Regel lsst sich das Problem des Aufschiebens nicht alleindurch ernst gemeinte Vorstze lsen, die immer wieder erneuert
werden. Leichter wird es, wenn die Betroffenen entsprechende
Methoden und Arbeitsmittel nutzen. Zwar wird auch MAPPEI al-
lein der Aufschieberitis kein Ende machen. Doch die Organisati-
onsmittel knnen dabei helfen, Motivationsruber zu reduzieren.
Dies ist mglich, weil die MAPPEI-Methode auch Ordnung in die
Organisation der Arbeit bringt. Sie sind nicht mehr allein schon da-
durch erschlagen, dass Sie die ganze unerledigte Arbeit sehen.
So knnen Sie die Phasen Planen und Ausfhren mit den In-
strumenten von MAPPEI klar trennen:
Beim Planen sehen Sie nur Mappen durch und entschei-
den, was erledigt werden soll. Sie legen die Mappen bereit,
zum Beispiel in einen Stufenstnder (S. 52) oder auch in ei-
ne normale Ordnungsbox, die die Mappen fr den aktuel-
len Tag aufnimmt. Wichtig: Sie fangen in der Planungspha-
se mit dem Erledigen noch nicht an.
BeimAusfhren nehmen Sie nur die Mappe vor Augen, die
Sie fr das Erledigen Ihrer aktuellen Aufgabe bentigen.
Staub saugenstatt lernen
Prokrastination
Vorstze alleinhelfen nicht
Planen und Ausfhrentrennen
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52 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Sie arbeiten bereits mit Tageszielen, die Ihrem Tag eine Struktur
geben? Dann stellen Sie vor Beginn der eigentlichen Arbeit die
Mappen mit den ntigen Unterlagen in den von Ihnen dafr vor-
gesehenen Behlter.
Beim Stufenstnder (S. 108) knnen Sie es beispielsweise so hand-
haben:
Erstes Fach
Mappen, die Sie bis zum Mittag brauchen
Zweites Fach
Mappen, die Sie zwischen Mittag und Feierabend brauchen
Drittes Fach
Mappen, bei denen es gut wre, wenn sie heute noch er-
ledigt wrden
Viertes Fach
Mappen fr unvorhergesehene Aufgaben
Kern der Idee ist es, sich nur jeweils mit einer Aufgabe, einer Ent-
scheidung zu befassen. Grere Vorhaben zergliedern Sie in die
einzelnen Aufgaben. Die zugehrigen Papiere bewahren Sie in je-
weils eigens dafr angelegten Mappen auf. Diese Aufgaben gehen
Sie bzw. andere aus dem Team isoliert und konzentriert an. So
verengen Sie den Fokus auf eine berschaubare Aufgabe, die Sie
auch in absehbarer Zeit wirklich bewltigen knnen. Neigen Sie
dazu, Aufgaben aufzuschieben, weil Sie frchten, das Vorhaben
sei zu gro und zumindest heute nicht zu bewltigen, kann Ihnen
dieses Zergliedern des Vorhabens in kleine Teilaufgaben helfen.
Vier Fcher desStufenstnders nutzen
Stufenstnder mitMappen, die heutebearbeitet werden
Kleine Pckchenpacken
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53FRIR SHRIBTISH, FRIR KOPF ORDNUNG WIRKT SIH AUH MNTAL AUS
Brofrust reduzieren
In vielen Bros nimmt die Arbeitsbelastung zu und zahlreiche
Mitarbeiter leiden darunter. Die Stapel auf den Schreibtischen
wachsen und manch einer wei gar nicht mehr, welche Farbe sei-ne Schreibtischoberflche hat, denn er hat sie schon lange nicht
mehr gesehen.
Auf die Frage, warum die Betroffenen das Thema nicht angehen,
heit es dann oft: Das bringt doch nichts. Wenn ich heute auf-
rume, sieht es in zehn Tagen wieder genauso aus. Frustriert ha-
ben sie sich mit den Stapeln abgefunden und auch damit, immer
wieder nach Dokumenten suchen zu mssen.
Vielleicht fragen Sie sich einmal selbst:
Wie hufig haben Sie das Ablegen von Dokumenten vor
sich hergeschoben, weil Ihnen der Umgang mit Ordnern
oder Hngemappen zu umstndlich war?
Wie oft waren Sie schon auf 180, nur weil Sie einen Brief
vergeblich gesucht haben?
Und wie lange hat Sie dieser rger dabei blockiert, produk-
tiv weiterzuarbeiten?
Frust kommt von lat. frustra, das auch mit vergeblich oder
erfolglos bersetzt werden kann. Brofrust entsteht also immer
dann, wenn Sie ein gestecktes Ziel in Ihrem beruflichen Umfeld
nicht erreichen:
Frust-Stufe 1
Schieben Sie das Anlegen von neuen Akten oder das Ab-
legen von erledigten Vorgngen vor sich her, wachsen dieStapel. Schon der Blick auf die Stapel frustriert, weil er
zeigt, dass Sie selbst bei so einfachen Aufgaben Disziplin-
schwierigkeiten haben.
Frust-Stufe 2
Wenn Sie ein Papier brauchen, aber nicht finden, ist das
noch frustrierender.
Frust-Stufe 3
Am frustrierendsten ist es freilich, wenn Sie Ihr Tages- odergar Jahresziel nicht erreichen, weil die (nicht gut durch-
dachte) Broorganisation zu viel Kraft und Zeit verschlun-
gen hat.
Frust im Bro
Drei Fruststufen
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54 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Das muss nicht sein. Mit der MAPPEI-Methode knnen Sie dem
Frust in allen drei Stufen wirksam begegnen:
Frust-Stufe 1 (Aufschieben des Aufrumens)
Das Prinzip der Sofort-Ordnung (S. 121) sorgt dafr, dass
eingehende Unterlagen sofort ihren Platz bekommen. Sieverstopfen weder den Posteingang noch den Schreibtisch.
Beim Ablegen erledigter Unterlagen mssen Sie die Map-
pen einfach dort einstellen, wo sie hingehren. Arbeits-
schritte wie das Herausnehmen und ffnen eines Akten-
ordners entfallen. Die Zeitvorteile (S. 27) sind sprbar und
hinterlassen ein gutes Gefhl.
Frust-Stufe 2 (Suchen nach Unterlagen)
Das Auge findet schneller als die Hand, hat mir mal ein
Organisationsberater von MAPPEI gesagt. An dieser Aussa-
ge ist etwas dran. Wenn Sie Ihre Vorgnge mit MAPPEI or-
ganisieren, brauchen Sie nur noch einen bzw. zwei Blicke,
um zu erfassen, wohin Sie greifen mssen. Das gilt selbst
dann, wenn der Bedarf nach einer Akte berraschend auf-
tritt, etwa durch einen Anruf, den Sie entgegennehmen:
Ein Blick gengt bei aktuellen Vorgngen. Diese kn-
nen Sie im unmittelbaren Umfeld Ihres Schreibtisches
aufbewahren. Sie schauen auf die Reiter und sehen an-hand der Farbe, Positionierung und Beschriftung sofort,
welche Mappe Sie herausnehmen mssen.
Handelt es sich um den Vorgang eines bereits abge-
schlossenen Projekts, ist zuvor ein zweiter Blick ntig:
Sie mssen auf die Beschriftung der Ordnungsboxen
schauen, um anschlieend in der richtigen Box die be-
ntigte Mappe zu finden.
Frust-Stufe 3 (verpasstes Tages- oder gar Jahresziel)Wenn Sie konzentrierter arbeiten und nicht mehr so viel
aufschieben, steigen die Chancen, dass Sie Ihre Ziele auch
wirklich erreichen. MAPPEI stellt darber hinaus auch
Hilfsmittel bereit, mit denen Sie Ihre Ziele gut im Blick be-
halten knnen (S. 152ff.).
WirksameGegenmanahmen
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55MAPPI UNTRSTTZT DI ARBIT IM TAM
Kapitel 7MAPPEI untersttzt die Arbeit im Team
Wenn von Ordnung im Bro die Rede ist, geht Ihnen vielleicht
der Gedanke durch den Kopf: Das Genie beherrscht das Chaos.
An diesem Spruch ist ja auch tatschlich etwas dran. Viele Men-
schen, die wir heute als Genie betrachten, hatten nicht unbedingt
einen ordentlichen Schreibtisch. Winfried W. Weber, Autor des
Buches complicate your life, singt ein Loblied auf die kreative
Unordnung und macht darauf aufmerksam, dass zum Beispiel dasPenicillin nicht entdeckt worden wre, htte der sptere Nobel-
preistrger Alexander Fleming im Labor immer ordentlich aufge-
rumt.
Doch selbst wenn der Satz mit dem Genie und dem Chaos stim-
men sollte: Wie viele von uns sind tatschlich ein Genie? Und was
tun die Kollegen, wenn das Genie auf Dienstreise ist oder im Ur-
laub weilt? Mssen sie dann dem Kunden sagen: Oh, Ihre An-frage knnen wir nicht bearbeiten. Sie mssen warten, bis unser
Genie wieder da ist?
Das Chaos zu ertragen oder sogar zu genieen, mag fr Menschen
mglich sein, die alleine arbeiten. Doch in sehr vielen Bros gibt
es Kollegen, die sich im Vertretungsfall an einem fr sie fremden
Arbeitsplatz zurechtfinden mssen. Wenn sich dann auf dem
Schreibtisch die Stapel trmen, beginnt das groe Suchen. Schnell
entsteht rger auf den Kollegen, der anscheinend so viel unordent-
licher ist als man selbst.
Das Geniebeherrscht das Chaos
rger berunordentliche Kollegen
-
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56 Der effizienzVorsprung im Bro
Korrekt msste der Spruch daher so lauten, wie ihn der Aufrum-
Experte Jrgen Kurz treffend modifiziert hat:
(Albert Einstein)
Sein(Jrgen Kurz)
Das Genie
beherrscht das Chaos.ii
Der Alltag ist nun mal mit der Bewltigung vieler Akten verbun-
den. Die Frage lautet, wie man es sich dabei leichter machen
kann, vor allem wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten.
Akten mit MAPPEI im Team nutzen
Mit MAPPEI kann die Zusammenarbeit im Team deutlich besser
werden, sofern sie die gemeinsame Nutzung von Akten betrifft.
Mglich wird dies durch ein abgestimmtes Vorgehen beim Anlegen und Nutzen von
Akten und
den Aktensystemplan.
Abgestimmtes Vorgehen beim Anlegen und Nutzen von Akten
Normalerweise lernt niemand, wie Akten angelegt werden. In der
Berufsausbildung, an der Fachhochschule und an der Universitt
geht es im Allgemeinen eher um inhaltliche Aspekte und weniger
darum, wie man die Broarbeit intelligent bewltigt. Das Ergeb-
nis: Jeder organisiert seine Akten so, wie er es persnlich fr rich-
tig hlt. Vielleicht ist noch festgelegt, dass nach Abschluss eines
Wie geht es leichter?
Jeder hat seineigenes System
-
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57MAPPI UNTRSTTZT DI ARBIT IM TAM
Projekts alle Unterlagen digital zu archivieren sind. Doch in der
Bearbeitungsphase trmen sich oft genug die Papierstapel. Das ist
der wichtigste Grund dafr, dass Vertretungsregelungen hufig so
schlecht funktionieren. Die Kollegen finden sich untereinander in
den Akten einfach nicht zurecht.
Die Regeln der MAPPEI-Methode knnen hier Abhilfe schaffen.
Wenn das in diesem Buch beschriebene Vorgehen und die Regeln
wie das Prinzip der Sofort-Ordnung (S. 121ff.) bekannt sind und ge-
lebt werden, dann wird es fr Kolleginnen und Kollegen viel ein-
facher, sich auch an fremden Arbeitspltzen zurechtzufinden. Ei-
ne gemeinsam genutzte und gepflegte Aktenablage lsst sich mit
MAPPEI in nahezu allen Bereichen der Verwaltung in Industrie,
Handel und Dienstleistung sehr gut realisieren.
Aktensystemplan
Schlssel fr die Teamfhigkeit der Organisationsmittel von MAPPEI
ist der Aktensystemplan(S. 206ff.). Aus ihm geht hervor, welche
Reiterfarbe eine bestimmte Akte bekommt. Ein Aktensystemplan
kann auch auch fr komplexere Anforderungen entwickelt wer-
den, wie das folgende Beispiel andeutet. Es ist freilich ntig, diesen
Plan schriftlich festzuhalten und neuen Mitarbeitern zu erklren.
So wird es einfacher
Sehr ntzlich:der Aktensystemplan
Finanzen Personal Verwaltung Entwicklung Absatz Organisation Beschaffung Leistungs-erbringung
Recht/Versicherungen
Geschftsfhrung
a
Beziehungen: Haus-banken, sonstige, auchLeasing-Partner, Test
Personalbeschaffungund -entlassung
Grundstcke, Erwerb,Gestaltung undVerkauf
Produktentwicklung/Sortimentsgestaltung
Marktbeobachtung(Absatzmrkte),Produkt-Marketing
Aufbau-Organisations-Fragen
Marktbeobachtung,Bezugsquellen-Sicherung
Produktions-planung
Rechtliche BeratungVertragsfragen
Gesellschafts- u.Besitzverhltnisse,Gesellschafter
b
Finanzplanung lang-/mittel- /kurzfristig
PersonalverwaltungPersonalakten,Vertrge, Unternehmenffentlichkeit
Gebudegestaltungund -verwaltung,Betriebs- u.Wohngebude
ProduktionstechnischeEntwicklung
Kunden- undZielgruppen-Bearbeitung
Ablauf Organisations-Fragen
Lieferantenpflege Arbeitsvorberei-tung, Auftragsbe-arbeitung
Rechtsstreitigkeiten Beteiligungen,Verbindungen mit and.Unternehmen,Kooperationen
c
Finanzielle Sicherheiten,erhaltene und gegebe-ne, Immob. Belastungen
Tarif- undVergtungsfragenNebenentgelte, ber-sichten
Instandhaltung derGebude undEinrichtungen
Pr od uk t- Dok um ent ati on We rbu ng f r di eProdukte
Organisationsmittel-Fragen, auch VordruckeArbeitsplatzgestaltung
Materialbeschaffungauch Import,Beschaffungslogistik
Produktionsmittelauswahl und -gestaltung
Beobachtung derEntwicklung derGesetze undVorschriften
Gesellschaftsvertrge,Umwandlungen, steuerli-che Gestaltungen
d
Geldbestnde,Zahlungsverkehr,
Mahnwesen,Insolvenzen
Arbeitszeit-Gestaltung,Urlaub und Krankheit
Prod.-Mittel-Verwaltung und
Instandhaltung
Qualittswesen/Zertifizierung,
Produktverantwortungund -haftung
Organisation derVertriebsfunktionen
Informations-Versorgung,
Verffentlichungen,Dokumentation
Einkauf groerInvestitionsgter
Erstellung vonWerkzeugen/
Vorrichtungen
Registereintrge,Genehmigungen, entspr.
Behrdenbeziehungen
eBuchhaltung, laufend Personal-Abrechnung Produktrechtsschutz,
Patente, Lizenzen, WZVertriebsprojekte Ordnungs- und
ArbeitssystemeDienstleistungen,Beschaffung
Zeitwirtschaft Gesamtunternehms-Ttigkeit (bergr. Plg.)
f
Buchhaltungsab-schlsse, Bilanzen
PersonalvertretungBetriebsverfassung,ArbeitsrechtlicheVorschriften
Inventar- undFuhrparkverwaltung
Preis- undKonditionengestaltung
Organisatorische Einzel-Projekte
Wareneingang,Prfung,Reklamationen
Fertigung Vor-und Endprodukte,Mat. Verbrauch
Versicherungs-Vorgnge
Organe desUnternehmens u. derenTtigkei; auch (unserer)Mitglieder
g
Kapital- undZinsverkehr,Konzernverrechnung
Personalausbildung und-entwicklung, Betr.Vorschlagswesen
Vertriebs-Planungenund Programme
Fhrung Mitarbeiterbzw. Einh., Dispositionu. Anweisungen
Lagerhaltung frMaterialien
Verarbeitungs-technik bzw. Mon-tage beim Kunden
Vollmachten anPersonen, auch spez. frdie Unterschriften
h
Controlling,Kostenrechnung
Arbeitsschutz,Unfallverhtung,Betriebssicherheit
A bs at zf in anz ie run g D V-I nst al la ti on ,Untersttzung, Hard-und SoftwareEinsatz/Entwicklung
Lagerung in derFertigung,Fertigungslogistik
Mitgliedschaften von/inanderen Institutionen
i
BetriebswirtschaftlicheAuswertungen,Kennzahlen
Beziehungen,Sozialversicherer,Meldung derArbeitnehmer i. d.Sozialversicherung
Steuerung, Betrieb u.Kontrolle der allge-meinen Dienste
Anfragen, VerkaufundAuftragsabwicklung,Versand
Verkauf, Verwertg. u.Entsorgung von ber-schssen und Abfllen
Personaldisposi-tion in der lfd.Arbeit auf wech-selnde Pltze
Revision interne CorporateIdentity/Design,Entwicklung und nde-rung, PR-Arbeit
k
Steuern auf Besitz,Betrieb und Ertrag,Zwangsbeitrge
Gestaltung freiwilligerSozialleistungen
Fertigwaren-Lagerung,Distributionslogistik
Umweltschutzbezglich Emis-sionen aus Pro-duktion/Produkten
RumlicheVerteilung/Dezentralisie-rung des Unternehmens
l
Statistische Meldungenan Behrden undVerbnde
Gestaltung undAbwicklung der sozia-len Betreuung derMitarbeiter
Kundendienst undReklamationsabwick-lung
Entsorgung vonProduktionsabfllen u. Hausmll
Organisationsentwick-lung: Konzeptnderung,Outsourcing u. .
m
Zoll-Verwaltungs-Funktionen, admin.Abwicklung vonImporten/Exporten
Wohnungsversorgungfr Mitarbeiter,Gestaltung und Betrieb
Geschftsberichte,Ausknfte,Firmengeschichte, Archiv,Jubilen, auch externe
55 mm Reiter
30mmR
eiter
Beispiel Klein- und Mittelstndische Unternehmen
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58 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Egal, in welcher Abteilung jemand arbeitet: Das gemeinsame Ver-
stndnis der Farbcodierung unterttzt ihn dabei, eine Akte so an-
zulegen, dass sie auch von Mitarbeitern einer anderen Abteilung
rasch gefunden werden kann ohne dass sie die Akte jemals vor-
her gesehen haben.
Das System ist durchgngig
Ein wichtiges Merkmal der MAPPEI-Methode ist die Durchgn-
gigkeit der Organisation: Vom Entstehen des Vorgangs ber die
verschiedenen Bearbeitungsphasen bis zum Lagern im Archiv be-
finden sich alle Unterlagen stets in derselben Mappe und sind mit
dem gleichen Reiter gekennzeichnet.
Die Dokumente folgen einem einheitlichen Organisationssystemund der gleichen Ordnungsweise. Dabei ist es egal, ob sich eine
Akte am Schreibtisch oder im Archiv befindet. Somit entfallen Ar-
beitsschritte, wie sie bei anderen Ordnungsmitteln zum Beispiel
Aktenordnern vorkommen: Ein Umheften, Zusammenfassen
oder auch Neusortieren ist unntig.
Vorteilhaft ist dabei auch, dass alle Vorgnge schon bei der ersten
Bearbeitung organisiert werden. Denn eine Mappe muss ja nureinmal angelegt und gekennzeichnet werden. Zu diesem Zeit-
punkt bei Entstehen des Vorgangs werden bereits alle Schrift-
stcke und Dokumente, die Teil des Vorgangs sind, lose in die
Mappe eingelegt.
Wird die Akte nicht mehr bearbeitet, dann wird sie beispielswei-
se in einer Mappothque gelagert (S. 118). Weil jede Mappe durch
den Aktensystemplan einen eindeutig definierten Platz erhlt, er-
gibt sich eine sachgerechte und bersichtliche Gliederung aller
Mappen. Dadurch ist gewhrleistet, dass jeder Mitarbeiter in jeder
Phase alle Dokumente sofort findet.
Durchgngig vomEntstehen bis ins Archiv
Von Anfang an
organisiert
Eingang ArchivArbeitsplatzAbteilung 2
ArbeitsplatzAbteilung 1
-
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59MAPPEI untErsttzt dIE ArbEIt IM tEAM
Wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, werden die Mappen samt ih-
rer Papiere archiviert zumindest dann, wenn sie zu den Unter-
lagen gehren, fr die der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist
vorschreibt. Auch nach Jahren ist ein gewnschter Vorgang dank
des eindeutigen Ordnungssystems rasch auffindbar. Bei Bedarfkann er sofort wieder in die aktuelle Ablage integriert werden.
Fehler fallen sofort auf
Voraussetzung fr eine funktionierende Teamarbeit ist, dass Ver-
abredungen getroffen wurden und diese Verabredungen auch ein-
gehalten werden. Da dieses Einhalten durch die Instrumente
leicht gemacht wird, bedarf es keiner besonderen Anstrengungen.
Auerdem fallen eventuelle Fehler sofort auf.
Angenommen, interne Personalakten werden mit einem roten
Reiter beschriftet, whrend Mandantenakten einen gelben Reiter
bekommen. Wird nun eine Mappe in eine falsche Ordnungsbox
eingestellt, springt dies gleich ins Auge.
Dies gilt auch fr den Fall, dass beim Beschriften der Reiter aus
Versehen zur falschen Farbe gegriffen wurde. Doch dieses Szena-
rio ist sehr unwahrscheinlich, denn Personalakten werden ver-
mutlich nur im Personalbro beschriftet, und Sachbearbeiter bzw.
Assistenten auerhalb des Personalbros brauchen an ihrem Ar-
beitsplatz gar keine roten Reiter. Daher ist die Gefahr von Farb-
verwechslungen beim Anlegen von Akten sehr gering. Und wenn
tatschlich mal zur falschen Farbe gegriffen wurde, dann fllt dies
auch hier wieder sptestens beim Einstellen der Akte auf.
Aus dem Archiv
in die aktuelle Ablage
Die Instrumente
machen es leicht
Beispiel:gelbe und rote Reiter
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60 DR FFIZINZVORSPRUNG IM BRO
Ein ntzliches Tool: die Out-Mappe
Akten in Papierform haben einen wesentlichen Nachteil: Sie sind
in der Regel Unikate. Ein Unikat kann jedoch immer nur von ei-
ner Person bearbeitet werden. Problematisch wird es dann, wennmehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einen Aktenbestand zugrei-
fen wollen.
Um den Nachteil zu mindern, knnen Sie sogenannte Out-Map-
pen einsetzen. Eine Out-Mappe wird als Ersatz fr die entnomme-
ne Originalakte eingestellt.
An der Out-Mappe ist eine transparente Tasche angeschweit
(siehe Pfeil). Diese Tasche hat zwei Funktionen:
1. Sie kann eine Visitenkarte bzw. einen Zettel aufnehmen,
auf dem steht, wo die bentigte Akte zu finden ist bzw. wersie entnommen hat.
2. Papiere, die in der Zwischenzeit eintreffen und in diese
Mappe gehren, knnen in der Tasche aufbewahrt werden,
bis die Ordnungsmappe an ihren Platz zurckkehrt.
Fazit: MAPPEI hebt die Qualitt der Zusammenarbeit
Ablagesysteme auf MAPPEI-Basis untersttzen Prozesse, die ber
den Schreibtisch des einzelnen Mitarbeiters hinausgehen sowie
Abteilungsgrenzen berschreiten. Dies sorgt dafr, dass sich im
Nachteil vonPapierakten
Out-Mappe
TransparenteTasche
Transparente Tasche
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61MAPPI UNTRSTTZT DI ARBIT IM TAM
Rahmen von Vertretungsregelungen auch Kollegen an fremden
Arbeitspltzen zurechtfinden.
Ob die Arbeitspltze ordentlich sind o
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