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Professional Partner von

Ideenausschuss „Geschäftsmodell“

Zeitmanagement

Unsere Berater-Umfrage

• Ich fühle mich in folgenden Themen „stark“ / „verbesserungswürdig“

Eigenmotiva

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Kundenaquise

Kundenberatung

Analyse

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Kundenservice

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Stärken-Schwächen-Diagramm

stark verbesserungswürdig neutral

Im Überblick

Workshop „Outlook besser nutzen“

Workshop „Zeitmanagement“

Workshop „Arbeitsteilung und Delegation“

Workshop „Checklisten und Standards“

Workshop „Entwicklung Geschäftsmodell“

„Berater-Coaching“

Was ist Zeitmanagement?

Die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis zur Optimierung der Organisation eigener Lebensbereiche sowie sinnvoller Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit

oder einfacher

Eine Folge von Schritten, die helfen,mit der vorhandenen Zeit besser klar zu kommen.

Warum Zeitmanagement?

„ Ich habe keine Zeit“

Warum Zeitmanagement?

DOCH!

• 24 Stunden oder• 1440 Minuten oder• 86400 Sekunden am Tag

Und das jeden Tag neu!

Warum Zeitmanagement?

Entscheidend ist, wie gehen wir damit um!

denn

Zeit lässt sich nicht kaufen.Zeit kann nicht aufgespart werden .

Zeit lässt sich nicht anhalten.

Schritte zum optimalen Zeitmanagement

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Schritte zum optimalen Zeitmanagement

• Ziele setzen• Zeit analysieren• Zeitdiebe eliminieren• Prioritäten setzen• Richtig planen• Zeitplanbuch nutzen• Für Ausgleich sorgen

Auswertung Beraterumfrage

0=nie, 1=selten, 2=manchmal, 3=normalerweise, 4=meistens, 5=immer

1,0 Ich analysiere wie viel Zeit mich welche Arbeit kostet.1,4 Ich arbeite mit einem Zeitplansystem.1,5 Ich plane auch unerwartetes ein.1,7 Ich arbeite mit Prioritätslisten.1,9 Ich schreibe mir Ziele auf und überprüfe diese regelmäßig.1,9 Ich plane schriftlich.

Auswertung Beraterumfrage

0=nie, 1=selten, 2=manchmal, 3=normalerweise, 4=meistens, 5=immer

2,0 Ich definiere meine Arbeitsziele.2,1 Wenn mich etwas/jemand stört sage ich es, und versuche es abzustellen.2,2 Ich nehme mir täglich/ wöchentlich Zeit zum planen.2,4 Ich setze mir für die Erledigung von Arbeiten Termine.2,5 Zeitverschwendung erkenne ich und stelle sie ab.2,5 Ich mache Ausdauersport.2,6 Ich habe Ausruhzeiten.

Auswertung Beraterumfrage

0=nie, 1=selten, 2=manchmal, 3=normalerweise, 4=meistens, 5=immer

4,6 Ich halte Termine ein.

Schritte zum optimalen Zeitmanagement

• Ziele setzen• Zeit analysieren• Zeitdiebe eliminieren• Prioritäten setzen• Richtig planen• Zeitplanbuch nutzen• Für Ausgleich sorgen

Schritte zum optimalen Zeitmanagement

• Ziele setzen• Zeit analysieren• Zeitdiebe eliminieren• Prioritäten setzen• Richtig planen• Zeitplanbuch nutzen• Für Ausgleich sorgen

Ziele setzen

Alice: Könntest Du mir sagen, welchen Weg ich nehmen soll?

Katze: Das hängt zu einem guten Teil davon ab, wohin du gehen möchtest.

Alice: Ach, es ist mir eigentlich egal wohin.

Katze: Dann ist es eigentlich auch egal, welchen Weg du nimmst.

Auszug aus „Alice im Wunderland“

Zielfindung

Eigene Werte entdecken.

• ??•…•…•…•…

Zielfindung

Eigene Werte entdecken• Beruflichen Erfolg/ Karriere• Anerkennung• Zusammenarbeit im Team• Soziale Einbindung• Zeit für Familie• Zeit für Hobbys• Gutes Auskommen• Persönliche Freiheit• Ausleben v. Interessen• Soziales Engagement• Sinnvolle Tätigkeit• ….

Zielfindung

„Wunschzettel“ erstellen

Wo will ich in 5 Jahren stehen?

Was will ich bis dahin beruflich und privat erreicht haben?

Diese Wünsche kritisch hinterfragen!Sind diese realistisch? Steht Aufwand und Nutzen im Verhältnis?

Vision konkrete Ziele langfristig konkrete Ziele mittel- und kurzfristig

Zielfindung

Zielkonflikte klären!

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Ziele definieren

1. Langfristige Ziele definieren

• Ziele sollten überschaubar sein.• Ziele sollten widerspruchsfrei sein• Konkret und positiv formuliert • realistisch

Ziele sollten schriftlich definiert werden um siejederzeit überprüfen zu können.

Ziele definieren

2. Jahresziele definieren

• Aus Jahreszielen systematisch Wochenziele und Tagesziele ableiten.

• Wochenziel jeweils am Ende der Woche festlegen und Ende der nächsten Woche kontrollieren.

Was muss ich diese Woche tun, um meinen langfristigen Zielen näher zu kommen?

• Tagesziel jeweils am Vorabend oder zu Tagesbeginn.

Ziele definieren

Stärken ermitteln!

Welche Mittel stehen mir zur Verfügung um meine Zielezu erreichen?

• Intelektuelle, kommunikative und persönliche Fähigkeiten• Fachkenntnisse

Lösung eventuell auch Delegation!

Was führt mich zu meinen Zielen? Priorität!

Ziele definieren

Wichtig!

• Termine nicht zu eng setzen.• Durch Termin- und Leistungsdruck sinkt die

Leistungsfähigkeit um bis zu 30%• Zwischenziele definieren und belohnen• „Belohnungsliste“

Zusammenfassung – Ziele

Der erste Schritt zu einem effektiven Umgang mit der Zeit ist die Bestimmung der persönlichen Ziele.

Langfristige Ziele bestimmen und daraus die Wochen-und Tagesziele ableiten.

Ziel als Richtschnur nehmen für Entscheidungen undbei der Prioritätensetzung.

Schritte zum optimalen Zeitmanagement

• Ziele setzen• Zeit analysieren• Zeitdiebe eliminieren• Prioritäten setzen• Richtig planen• Zeitplanbuch nutzen• Für Ausgleich sorgen

Zeitdiebe

Was können Zeitdiebe sein ?

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Zeitdiebe

Was können Zeitdiebe sein?

• fehlende Informationen• Papierkram• unnütze Post• unzählige/ unnütze Mails• zu viele Termine• Besprechungen• unerwartete Besuche• ewige Telefonate

• Computerabstürze• lange Wartezeiten• Trägheit, Müdigkeit• Lärm, Ablenkung• fehlende Organisation• …

Zeitdiebe eliminieren

• Störungen vermeidenEntweder abstellen oder Zeit einplanen

• Tür schließen• Rationell telefonieren

Richtig vorbereiten.• Anrufbeantworter nutzen• Bei Gesprächen zur Sache kommen

Leerzeiten nutzen/ vermeiden

• Wartezeiten vermeidenWann kann ich was am schnellsten erledigen?

• Lektüre für Wartezeiten sammeln• Gespräche in die Pausen verlagern

Zeitdiebe eliminieren

• Schlafgewohnheiten überprüfen• Medien sinnvoll nutzen

Genau festlegen wie oft man Fernsehen oder Internet nutzen will.Mit anderen Tätigkeiten verbinden z.B. Sport, Bügeln, …

Optimieren, z.B. Sendungen aufnehmen. Bis 25% Zeitersparnis• Mit alten Gewohnheiten brechen

Zusammenfassung – Zeitdiebe eliminieren

Zeitdiebe kosten unnötig Zeit, deshalb sollte man sie identifizieren und eliminieren.

Zu Zeitdieben gehören auch viele Störungen.

Leerzeiten vermeiden oder nutzen.

Schlafgewohnheiten überprüfen.

Medien sinnvoll nutzen

Mit alten Gewohnheiten brechen

Langfristige Ziele bestimmen und daraus die Wochen-und Tagesziele ableiten.

Ziel als Richtschnur nehmen für Entscheidungen undbei der Prioritätensetzung.

Literatur

Eva Engelmeyer - Arbeitsheft „Sieben Schritte zu einem professionellen

Umgang mit Ihrer Zeit“

Rolf Meyer/ Eva Engelmeyer „Zeitmanagement – Grundlagen,

Methoden und Techniken“

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Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit.