re-auditierung zur konsolidierung der familiengerechten arbeits- und studienbedingungen audit...
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Re-Auditierung zur Konsolidierung
der familiengerechten Arbeits- und
Studienbedingungen
audit familiengerechte hochschule
Ort, Datum
Bei der Re-Auditierung Konsolidierung werden folgende Kriterien überprüft
• Familiengerechte Ausrichtung ist Teil der Hochschulphilosophie und
der Hochschulstrategie.
• Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der
Hochschule, den Instrumenten und der Kommunikation
systematisch verankert.
• Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der
Kultur verankert.
• Ein hoher Durchdringungsgrad ist sichergestellt. Vorhandene
Maßnahmen werden kritisch überprüft und - wo sinnvoll - adaptiert.
• Die Überführung vom Projektstatus zur Funktion / Regelaufgabe ist
erfolgt.
• Das Thema ist in einer strategischen Funktion verankert.
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Das Verfahren der Re-Auditierung Konsolidierung beinhaltet mehrere Schritte
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Bestätigung Zertifikat
Zielvereinbarung
Aktualisierung Status quo
Vorbereitungsgespräch
Review Kultur
Review Rahmen
Leitungsgespräch
Vertiefungsmodul
Überprüfung des Rahmens mittels Einzelgesprächen und DokumentationÜberprüfung der Kultur mittels Interviews
Analyse der Kennzahlen im Verlauf, Überprüfung des Angebotsportfolios
Rückmeldung zum Status quo, konkrete Handlungsempfehlungen
Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung
Zum Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung
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ca. 2 ½ Jahre max. 4 Monateca. 2 Monate
Vertrag
----------------------------------------
Vertrag
----------------------------------------
Vertiefungs-modul
Begut-achtung
ReviewRahmen
Umsetzung
ReviewKultur
Vorbereitung
Unterlagen
• 2. Umsetzungs-bericht
• Aktualisierung Status quo mit strateg. Vorgaben
• Entwurf Zielvereinbarung
Leitungs-gespräch Einreichung:
ZV und weitere
Unterlagen
Frist Abschluss
Re-Auditierung
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Vorbereitungsgespräch
Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 1
• Das Vorbereitungsgespräch findet zwischen
Themenverantwortliche/r und Auditor/in zur Vorstellung und
Planung des Verfahrens vor Ort statt (vor oder nach
Vertragsabschluss)
• Aufgabenverteilung, Projekt-/ Zeitplan, Dokumentation sowie die
Teilnehmenden der Review-Tage/ des Leitungsgesprächs werden
besprochen
• Weitere Themen, wie anstehende Projekte, die interne
Kommunikation des audit, etc. werden angesprochen
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Aktualisierung Status quo
Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 2
Themenverantwortliche/r
• Erstellung dritter Umsetzungsbericht mit Einschätzung
Zielerreichung
• Bearbeitung Status quo entlang der Handlungsfelder mit
Selbsteinschätzung sowie Kennzahlen, strategische Vorgaben
• Entwurf der Zielvereinbarung für den nächsten
Umsetzungszeitraum, Ergebnis aus:
• nicht erreichten Zielen der letzten Zielvereinbarung
• Ideen / Vorhaben zur Weiterentwicklung der familiengerechten
Arbeits- und Studienbedingungen
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3
Überprüfung des Rahmens vor Ort, d.h. der Institutionalisierung der
Thematik in der Hochschule sowie in den Personalentwicklungs- und
Führungsinstrumenten
Auditor/ in
• Gespräche mit relevanten Umsetzungsverantwortlichen, Gremien
und Funktionstragenden im Themenfeld (Bsp:
Personalentwicklung/service, Hochschulkommunikation, Frauen-/
Gleichstellungs-/Familienbeauftragte, Gesundheitsmanagement,
Qualitätsmanagement,…) sowie der Personal- und
Studierendenvertretung
Review Rahmen
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3
• Gespräch mit Person der Leitungsebene
• Sichtung der Belegdokumente, Intranet etc.
Auditor/in & Themenverantwortliche/r
• Gespräch zu Reviewbogen und Entwurf ZV, Hochschulbegehung,
Nachbesprechung und Planung Review Kultur
Review Rahmen
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Review Kultur
Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 4
Überprüfung der Kultur, d.h. der gelebten Selbstverständlichkeiten der familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen in der Hochschule
Auditor/in
• Terminiert sind 8 (Leitfaden-) Interviews à 30 Minuten(Leitungsebene, Führungskraft mit direkter Mitarbeiterverantwortung, aus mitarbeiterstarken Bereichen, Mitarbeiter/innen aus administrativen / wissenschaftlichen Bereich mit Familienaufgaben, ggf. Teilzeit und/oder Telearbeit, Mitarbeiter/innen in Vollzeitkraft)
• wählt im Vorfeld Hochschulbereiche aus und legt Profil der Interviewten fest
Themenverantwortliche/r
• wählt im Vorfeld die entsprechenden Personen aus
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Leitungsgespräch
Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 5
Ergebnisgespräch Auditor/in mit Themenverantwortlicher/em und Hochschulleitung
Auditor/in
• Darstellung der Ergebnisse und konkreten Handlungsempfehlungen, die sich aus der Prüfung ergeben haben
Themenverantwortliche/r
• Organisiert und moderiert den Termin
Auditor/in & Unternehmen
• Diskussion und Abstimmung des Inhalts und der Teilnehmenden des Vertiefungsmoduls
• Klärung des weiteren Vorgehens
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Vertiefungsmodul
Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 6
Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung; konkrete Maßnahmenformulierung; Input für die Zielvereinbarung
Auditor/in
• Konzeption und Durchführung des Vertiefungsmoduls
Themenverantwortliche/r
• Einladung der Teilnehmenden und Organisation
• Übernahme der Ergebnisse in die Zielvereinbarung
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Zielvereinbarung
Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 7
Ergebnis aus
• Entwurf der Hochschule
• Empfehlungen des Auditors/ der Auditorin
• Ergebnissen des Vertiefungsmoduls
Interne Prozessschritte
• Umsetzungsplanung
• Interne Abstimmung
• Unterschrift der Hochschulleitung
Bestätigung Zertifikat
Begutachtung berufundfamilie gGmbH
Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I
• Umsetzungsbericht mit Kommentierung auf Ziel-Ebene:
Umsetzungsergebnisse der letzten drei Jahre mit geplanten
Vorhaben für die nächsten drei Jahre
• Status quo:
Informationen zur Hochschule, Kennzahlen und Aktualisierung
der Handlungsfelder mit den Kriterien „fixiert“, „kommuniziert“
und „angewandt“
• Strategische Vorgaben:
Strategischer Rahmen der Re-Auditierung Konsolidierung
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Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I
• Protokoll Managementgespräch:
Ergebnisprotokoll des Leitungsgesprächs
• Protokoll Vertiefungsmodul:
Ergebnisprotokoll des Vertiefungsmoduls
• Prüfbericht zur Institutionalisierung und Durchdringung:
Dokumentation der Ergebnisse entlang des gesamten Verfahrens
durch Auditor/in
• Zielvereinbarung:
organisationsspezifischer Entwicklungsplan für die folgenden drei
Jahre
• Kurzporträt
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