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Präsentation von
Dr. Anja Disput und Dr. Dirk Rüffel, M.C.L.
Breakfast@TaylorWessingCompliance im Immobilienmanagement
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I. Compliance
1. Was ist das?
2. Wen betrifft es?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen – ein Erfahrungsbericht
1. Organisation und Struktur
2. Erfassung
3. Kommunikation
4. Überwachung
III. Fazit
Compliance im Immobilienmanagement
Seite 3
I. Compliance – Was ist das, wen betrifft es und was passiert bei (Non)Compliance?
Compliance im Immobilienmanagement
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I. Compliance
I. Compliance
1. Was ist das?
1.1 Aktuelle Diskussion
1.2 Bedeutung und Ziel
1.3 Entwicklung
1.4 Rechtliche Grundlagen
2. Wen betrifft Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
3.1 Risiken
3.2 Vorteile
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I. Compliance
I. Compliance
1. Was ist das?
1.1 Aktuelle Diskussion
1.2 Bedeutung und Ziel
1.3 Entwicklung
1.4 Rechtliche Grundlagen
2. Wen betrifft Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
3.1 Risiken
3.2 Vorteile
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (I)
1.1 Aktuelle Diskussion
� Compliance ist aus der aktuellen Diskussion nicht mehr wegzudenken
� In den Medien häufig im Zusammenhang mit Korruption, Kartellabsprachen, Datenschutz, Steuerdelikten, Umweltverstößen, etc. genannt
� Verankerung von Compliance im rechtlichen Umfeld nimmt zu, dennoch verfügte in 2010 über die Hälfte der deutschen Unternehmen über kein Compliance System
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (II)
1.2 Bedeutung und Ziel
� Bedeutung:
• Einhaltung von rechtlichen Regeln (Gesetzen, Richtlinien und Verträgen) und ethischer Normen bzw. Selbstverpflichtungen
• Ergreifen von Maßnahmen, die Einhaltung von solchen Regeln gewährleisten
� Ziel:
• Prävention, Abwendung von Schäden für das gesamte Unternehmen• Überwachung• Qualitätssicherung• Schutz der Reputation• Risikomanagement• Information der Mitarbeiter
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (III)
1.3 Entwicklung
� Corporate Social Responsibility USA 1930� Corporate Governance USA 1976� Whisteblower Protection Act USA 1989 � weitere Ausformung in den 1990ern, zunächst USA (z.B. Sarbanes-
Oxley-Act), dann weltweit� In Deutschland:• 1990er Beginn in der Kredit-/Finanzwirtschaft• 1992 „Vorkehrungen für die Einhaltung von kapitalmarktrechtlichen
Verhaltensregeln“ (Selbstverpflichtung der Kreditwirtschaft zum Schutz der Kunden vor Interessenskonflikten)
• Gesetze und Richtlinien ca. ab Ende der 90er bis heute, z.B. Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (Früherkennungssystem für Risiken), DCGK (2002), BaFin, IDW
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (IV)
1.4 Rechtliche Grundlagen (I)
� Allgemeine Ordnungspflichten
• §§ 76 Abs. 1, 93 Abs. 1 AktG: Leitungssorgfalt der Vorstandsmitglieder
• § 91 Abs. 2 AktG: Überwachungssystem zur Früherkennung der den Fortbestand der Gesellschaft gefährdenden Entwicklungen
• § 107 Abs. 3 AktG: Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates
• §§ 30, 130 OWiG, 93 Abs. 3 AktG, 43 Abs. 2 GmbHG: persönliche Haftung wegen Verletzung der Sorgfalts- und Organisationspflichten
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (V)
1.4 Rechtliche Grundlagen (II)
� Bereichsspezifische Sondervorschriften
• §§ 31, 33 WpHG: „Einrichtung einer dauerhaften und wirksamen Compliance-Funktion“
• § 25a KWG: „ordnungsgemäße Geschäftsorganisation“• § 64a VAG: „ordnungsgemäße Geschäftsorganisation“• § 52a BImSchG: „Schutz vor Gefahren, Nachteilen und Belästigungen
sicherstellen“
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (VI)
1.4 Rechtliche Grundlagen (III)
� Richtlinien
• DCGK Ziff. 4.1.3 (Fassung 2007): „Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance).“
• BaFin – MA-Comp (§§ 31, 33 WpHG), Rundschreiben Jan. 2011
• IDW PS 980, März 2011
• Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft e.V.
„Module“ für die Immobilienwirtschaft: Grundwerteerklärung, Verhaltensstandards, Verbindlichkeit, Kommunikation und Sicherstellung
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I. Compliance - Was ist das?
1. Der Begriff „Compliance“ (VII)
1.4 Rechtliche Grundlagen (IV)
� Zusammenfassung:
• Compliance basiert dem Grunde auf den gesetzlichen Vorgaben und wird von spezifischen Richtlinien ergänzt
• Es gibt kein „Compliance“-Gesetz, das die jeweils zu beachtenden Vorschriften bündelt
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I. Compliance
I. Compliance
1. Was ist das? 1.1 Aktuelle Diskussion1.2 Bedeutung und Ziel1.3 Entwicklung1.4 Rechtliche Grundlagen
2. Wen betrifft Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?3.1 Risiken3.2 Vorteile
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I. Compliance - Wen betrifft es?
2. Wen betrifft Compliance? (I)
� Grundpflicht jedes Geschäftsleiters, von der Gesellschaft vorhersehbare und vermeidbare Schäden abzuwenden
� Grundsätzlich ist jedes Unternehmen davon betroffen
• alle juristische Personen, insbesondere AGs, GmbHs, Gesellschaften im Konzernverbund
• auch natürliche Personen, Unternehmer, Kaufleute
� Umfang der Verpflichtung
• Einzelfallbezogen - abhängig von Organisationsform und Tätigkeitsfeld sowie den internen Vorgaben
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I. Compliance - Wen betrifft es?
2. Wen betrifft Compliance? (II)
� Umfang der Verpflichtung
• Relevante Thematiken im Immobilienbereich z.B.:
- Betrug- Bestechung- Unterschlagung- Unlauterer Wettbewerb - Preisabsprache - Schwarzarbeit - Arbeitsschutz, Baustellenschutz, SiGeKo etc.- Baulogistik, Sicherheitsdienst, Verkehrssicherung- Brandschutz- Umweltschutz- Interessenskonflikt Kapitalgeber - Kunden
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I. Compliance - Wen betrifft es?
2. Wen betrifft Compliance? (III)
� Umfang der Verpflichtung
• betroffen sind alle Bereiche eines Unternehmens, also
- Führungsebene
- Mitarbeiter
- Interne und externe Kommunikation
- Policies and Procedures
- Knowledge Management
- Schulung
- Geschäftsbeziehungen / Vertragspartner
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I. Compliance
I. Compliance
1. Was ist das?1.1 Aktuelle Diskussion1.2 Bedeutung und Ziel1.3 Entwicklung1.4 Rechtliche Grundlagen
2. Wen betrifft Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?3.1 Risiken3.2 Vorteile
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I. Compliance - Was passiert bei (Non)Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
3.1 Risiken (I)
� Finanzieller Verlust für das Unternehmen, z.B. Straf- und Bußgelder, Geschäftsanteilswert sinkt
� Strafbarkeit und persönliche Haftung von Geschäftsführern und Vorständen
� Arbeitsplatzverlust� Imageverlust� Nichtigkeit von Verträgen
� Worst-Case: existentielle Bedrohung des Unternehmens
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I. Compliance - Was passiert bei (Non)Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
3.1 Risiken (II) – Beispiele
� Straftat
• Bestechung • Untreue (Sonderboni, Reisekostenabrechnung, Vergabe risikobehafteter
Darlehen)• Beleidigung (auch möglich: Kündigungsrecht des Mieters, BGH Urteil v.
15.9.2010, Az. XII ZR 188/08)
� Ordnungswidrigkeit
• Keine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten – Bußgeld EUR 50.000 und höher
• Unterlassen von Aufsichtsmaßnahmen, z.B. Überwachung, Schulung, Belehrung oder Auswahl der Mitarbeiter – Bußgeld bis zu EUR 1.000.000
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I. Compliance – Was passiert bei (Non)Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
3.1 Risiken (III) – Beispiele
� Schadensersatz
• Naturalrestitution, entgangener Gewinn
� Nichtigkeit von Verträgen
• Wirkt sich eine „Schmiergeldabrede“ im Hauptvertrag zu Lasten der geschädigten Partei aus, z.B. durch geringere Zahlung des Auftrags-oder Kaufpreises, ist der Vertrag nichtig
• Formerfordernisse (Bauvertrag / Grundstückskaufvertrag, BGH Urteil v. 22.7.2010, Az. VII ZR 246/08)
� Image
• „It takes twenty years to build a reputation and five minutes to ruin it.“ –Warren Buffet
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I. Compliance – Was passiert bei (Non)Compliance?
3. Was passiert bei (Non)Compliance?
3.2 Vorteile
� Früherkennung, Prävention � Bewusstsein schaffen� Risikominimierung� Kostenersparnis, Effizienzsteigerung� Verschuldensvermutung (Organisationsverschulden) und Exkulpation
� Ist Compliance nicht selbstverständlich? Ja, aber….
….1.729 Gesetze mit 45.801 Einzelnormen und 2.656 Rechtsverordnungen mit 37.364 Einzelnormen….
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Argoneo Real Estate GmbH
argoneo combines global
investment expertise with local
and decentralized market and
asset management knowledge.
argoneo’s primary mission is to
manage the real estate portfolios
and single assets acquired by the
clients’ investment vehicles, most
of which are focused on prime
office and undervalued assets in
the most dynamic regions in
Germany and Europe.
argoneo is a German real estate
management company with assets
under management throughout
Europe. It is headquartered in
Frankfurt, with local branches in
Berlin, Hamburg and Muenchen.
Representative offices are also
located in Paris and Madrid. On
behalf of several institutional
investors, argoneo manages
commercial assets worth approx.
EUR 5,5 bn throughout Europe.
Madrid
Paris
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argoneo manages client
portfolios and core assets in
Germany and Europe. At approx.
1,6 million sqm (16 million sqft)
of total rental space in more than
100 assets, argoneo manages one
of the biggest commercial asset
management volumes in the
German real estate market. In
addition, it manages commercial
real estate amounting to approx.
500.000 sqm throughout Europe.
Argoneo Real Estate GmbH
Area under Management as of Dec. 31th, 2010 (sqm)
Portfolio under Management as of Dec. 31th, 2010 (sqm)
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I. Compliance
II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen –ein Erfahrungsbericht
1. Organisation und Struktur
2. Erfassung
3. Kommunikation
4. Überwachung
III. Fazit
II. Implementierung von Compliance
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II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen –ein Erfahrungsbericht
1. Organisation und Struktur
2. Erfassung
3. Kommunikation
4. Überwachung
II. Implementierung von Compliance
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II. Implementierung von Compliance – Organisation und Struktur
� Bestimmung des Compliance Officers durch die Unternehmensführung:
„Ein Compliance Officer sollte im Idealfall ein Persönlichkeitsprofil ...
[haben], dass sich vor allem durch Standfestigkeit, Konflikfähigkeit, Mut und
Vertrauen auszeichnet“
Görling/Inderst/Bannenberg, Compliance, Seite 83, Rn. 13, 1. Auflage 2010
� Ausarbeitung einer Organisations- und Berichtsstruktur abhängig von der Größe des Unternehmens, evtl. auch Einschaltung externer Berater
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II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen –ein Erfahrungsbericht
1. Organisation und Struktur
2. Erfassung
3. Kommunikation
4. Überwachung
II. Implementierung von Compliance
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II. Implementierung von Compliance – Erfassung
� Es existiert kein "Compliance Gesetz", Corporate Governance Kodex der deutschen Immobilienwirtschaft nicht hilfreich:
„3.1.i Vorstand und Aufsichtsrat in Konzernobergesellschaften sollen die Führung der Geschäfte von abhängigen Gesellschaften, insbesondere hinsichtlich der Immobilienaktivitäten, sorgfältig überwachen.“
„3.9.i Immobiliengeschäfte zwischen dem Unternehmen und Mitgliedern des Vorstands oder des Aufsichtsrats sollen vermieden werden. Soweit sie dennoch abgeschlossen werden, sollen sie der Zustimmung des Aufsichtsrats unterliegen.”
„4.3.6.i Bei Immobiliengeschäften des Unternehmens sollte schon der Anschein eines Interessenkonfliktes vermieden werden. Bei jedem derartigen Geschäft müssen ausschließlich die Interessen des Unternehmens beachtet werden.”*
* Auszüge aus dem Corporate Governance Kodex der deutschen Immobilienwirtschaft
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II. Implementierung von Compliance – Erfassung
� There is only the hard way: Erarbeitung der für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Vorschriften durch:
• Bestandsaufnahme der Tätigkeiten des Unternehmens
• Prüfung aller gesetzlichen Vorschriften
• Filterung und Zusammenstellung der für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Vorschriften
• Hilfreich ist eine Aufteilung in unterschiedliche Bereiche (z.B. Corporate, Banking, IT, HR, etc)
Seite 31
II. Implementierung von Compliance – Erfassung
Konkrete Beispiele aus dem Immobilienbereich (I):
� Erlaubnispflicht gem. §34c Gewerbeordnung (GewO) und Prüfpflichten gem. §16 Makler- und Bauträgerverordnung
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II. Implementierung von Compliance – Erfassung
Konkrete Beispiele aus dem Immobilienbereich (II):
� Erlaubnispflicht gem. § 8 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)
„Wer im Inland gewerbsmäßig oder in einem Umfang, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, Zahlungsdienste als Zahlungsinstitut erbringen will, bedarf der schriftlichen Erlaubnis der Bundesanstalt (für Finanzdienstleistungsaufsicht)“.
=> Problem: Weite Auslegung von Begrifflichkeiten
=> Zahlungsdienst: Erfassung aller Dienstleistungen eines Dritten, die die Ausführung einer Zahlung zwischen zwei Parteien unterstützen.
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II. Implementierung von Compliance – Erfassung
Konkrete Beispiele aus dem Immobilienbereich (III):
� Regelungen zu Conflicts of Interest
=> Mitarbeiter sind für mehrere Kunden tätig, Vermittlung von Mietflächen
=> Berichtspflicht von Mitarbeitern, Offenlegung ggü. Kunden
� Anti-Korruptions Vorschriften (Deutschland)
„Kunden und Geschäftspartnern dürfen keine Vorteile oder Vergünstigungen angeboten, versprochen oder gewährt werden, die die Fähigkeit beeinträchtigen, objektive und faire geschäftliche Entscheidungen zu treffen“
=> keine klare Guideline für Mitarbeiter, Rückfragen vorprogrammiert, Einführung von Wertgrenzen?
� Anti-Korruptions Vorschriften (Ausland)
� US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
� UK Anti-Bribery Act
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II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen –ein Erfahrungsbericht
1. Organisation und Struktur
2. Erfassung
3. Kommunikation
4. Überwachung
II. Implementierung von Compliance
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II. Implementierung von Compliance – Erfassung
3. Kommunikation
� Code of Conduct: verbindlicher Verhaltenskodex für Mitarbeiter (Interessenskonflikte, Bestechlichkeit, Schutz vor Diskriminierung, Insiderhandel, IT-Sicherheit etc)
� Arbeitsvertrag (Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote etc)
� Direktionsrecht (Umsetzung von Compliance Themen durch spezifische Policies)
� Schulungen (Allgemeine Compliance Schulung, AGG etc)
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II. Implementierung von Compliance im Immobilienunternehmen –ein Erfahrungsbericht
1. Organisation und Struktur
2. Erfassung
3. Kommunikation
4. Überwachung
II. Implementierung von Compliance
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II. Implementierung von Compliance – Überwachung
4. Überwachung
� Interner Audit
� Prüfung durch Wirtschaftsprüfer (IDW EPS 980)
� Einzelkontrollen
� Einrichtung von Verstoßmeldestellen (Whistleblowing)
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III. Fazit
1. Compliance
� Umfangreich� Unbeliebt� Unvermeidbar
2. Compliance System
� System und Umsetzung abhängig vom Unternehmen/Tätigkeitsfeld und Risikoabwägung – einzelfallabhängig und nicht einfach
� System ist abhängig von seiner Akzeptanz� Gewährleistet Rechtssicherheit, vermeidet Haftungsrisiken
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Vielen Dank!
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:Tel: 069/97130-0Tel Direkt: 069/97130-360Fax: 069/97130-100eMail: [email protected]
Dr. Anja DisputTaylor Wessing Frankfurt
Partnerin, Real Estate
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:Tel: 069/244334-0Tel Direkt: 069/244334-403Fax: 069/244334-444eMail: [email protected]
Dr. Dirk Rüffel, M.C.LArgoneo Real Estate GmbH
Associate Director