Seminar
PROJEKTCONTROLLINGVortragende: Victoria Berg
03. Mai 2002
Gliederung Begriff: Projektmanagement
Aufgaben des Projektcontrolling
Ablauf des Projektcontrolling
Beispiel: Budgetberechnung
Projektberichtswesen
Risikomanagement
1
Projektmanagement
• Wer? Was? Wie?
• Planung, Steuerung und Kontrolle
2
Das magische Dreieck des
ProjektmanagementsLeistung
z.B. Programmentwicklung
wirtschaftlicher Erfolg z.B. 8 Mio. für
das ganze Projekt
Termine z.B. Pflichtenhefterstellung bis zum 1. Juli 2002
3
Projektcontrolling (1)
finanzielle
personelle technische materiellen
Ressourcen überwachen und sicherstellen
4
Projektcontrolling (2)
Ermittlung der Ist-Daten
Gegenüberstellung der entsprechenden Plandaten
Untersuchung der aufgetretenen
Abweichungen deren Ursache herausfinden
Planung und Einleitung von Gegenmaßnahmen
5
Fragen
Welcher Mitarbeiter arbeitet wie lange an einem
Projekt
Wie ausgestattet sind Mitarbeiter
Wie weit sind die Projekte fortgestritten
Welche Kosten sind bei einem Projekt entstanden
Welche fremden Mitarbeiter sind beteiligt und was kosten sie
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Ablauf der Projektkontrolle
P RO J E K T P L A N U N GP RO J E K T P L A N U N G
Termin
kontrolle
Leistungs
kontrolle
Kosten
kontrolle
BERICHTSWESEN7
Projektberichtswesen
Maßnahmen
Probleme
Kosten
Termine
Leistungen
Fortschrittsbericht
Leistungen
Termine
Kosten
Probleme
geplante Maßnahmen
8
Beispiel-Berichtswesen
9
ProjektakteProjektauftrag
Pflichtenheft
Projektorganisation inkl. alle Tel.Nr. und Abteilungsbeschreibungen
Fortschrittsbericht
Terminpläne
Protokolle der Projektbesprechungen
Abschlussberichte
10
Budget
zielorientierter in Werten formulierter Plan
wird einem bestimmten Vorhaben zugeordnet
dient zur zielorientierten Steuerung des VorhabensVergleichswert im Verhältnis zur Realisierung„ In Time and Budget “
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Kostenarten
Sachkosten
Personalkosten Gehälter + Löhne
MaterialkostenBüromaterial, Druck
SoftwareEntw.Umgebun
g
Computer + Zubehör + Arbeitsplatz
B u d g e t e r m i t t l u n g B u d g e t e r m i t t l u n g 12
Beispiel Festpreis
Client/Server-Lösung
Absatz: 50.000 – 250.000 Artikeln
Lagerbestandsabfrage, autom. Nachbestellung
Standartlösung auf Oracle
Realisierungszeit: 07/2001 – Ende 09/2002 = 15 Monate
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Budgetberechnung Beispiel (1)
Personalkosten
Stellen -beschreibung
Anzahl Mitarbeiter
Kosten pro Jahr + MA
Kosten pro Tag + MA
Projektleiter / GPAnalyse 3 91.726 459Systementwickler (C++, Perl, Visual C)
3 72.616 363
DB-Admin,, Entwickler mit Erf. 2 80.260 401Entwickler JAVA, HTML ohne PErfahr.
5 57.329 287
Entwickler Webdesign, Cont.M 2 64.972 325Projektassistentin 2 41.822 209Sekretariat / Verwaltung 2 36.192 181Gesamt 19 444.917 2.225
pro Tag+MA
323
Budgetberechnung Beispiel (2)
Beschreibung Kosten jährl.,EUR
Kosten pro Tag
Büromaterial (Papier, Ordner...)
11.657 58
Druckk. f. Broschüren, Unterlagen GL)
7.669 38
Fachliteratur 2.045 10
Gesamt 21.371 107
Beschreibung Kosten jährl. Euro
Kosten pro Tag
Büromiete 27.610 138
Arbeitsplätze 22.497 112
Computer + Zubehör
51.129 256
Gesamt 101.236 506
Material
Computer +
Zubehör +
Arb.Platz
Budgetberechnung Beispiel (3)
Beschreibung Lizenzk. 1malig Kosten pro Tag
Versionierung 33.234 166
Entwicklungstools 12.782 64
Testtools 18.407 92
Gesamt 64.423 322
Beschreibung anteilige Kosten/Tag Euro
Durchschn. Mitar.K pro Tag 323
MK pro Tag+MA -> 107 Eur : 19 MA
6
APK pro Tag+MA -> 506 Eur : 19 MA
27
Softwarekosten für d. Projekt 322
Gesamt 678 *550 = 372.900
Software
anteilige
Prozentzu-
ordnung
Risikomanagement
Risikoidentifikation
Risikoanalyse
Risikobehandlung
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Risikoidentifikation potenzielle Risiken
* fehlende Entwicklungstools
* Bezeichnung des Risikos* Kurzbeschreibung d. Risikos
* Auslieferung d. Tools läßt auf sich warten * mögliche Ursachen * Probleme beim Hersteller
* Nachfolgend betroff. Aktionen
* Entwicklung kann nicht fortgesetzt werden
Methoden zur Identifikation
* Brainstorming * Brainwriting * Risikocheckliste
18
Beispiel-Risikocheckliste
19
Risikoanalyse Möglichst vollständige und genaue Beschreibung der Risikosituation
Bewertung hinsichtlich:
* Schadenshöhe (Kosten, Terminverzug,
Qualitätsminderung)
* Risikowahrscheinlichkeit
* Schadenswahrscheinlichkeit
Methoden zur Bewertung
* Delphi-Methode
* Monte-Carlo-Simulation 20
Risikobehandlung Behandlungsalternativen
* Eliminierung (Beseitigung: Veränderung d. Betriebsablaufs)
* Akzeptierung ( „in Kauf nehmen“ keine Kosten f. Risikobehandlung: geringerer Terminverzug )
* Versicherung (Versicherungsbeiträge: Server gegen Ausfall )
* Übertragung (durch Vereinbarungen z.B. Verträge: Berater)
* Verminderung (vorbeugende Maßnahmen: Qualifizierung von Mitarbeitern, Einhaltung gesetzlicher Arbeitsschutzregelungen) 21
DV-Unterstützung
MS Project (Microsoft)
Super Project (Computer Associates)
Artemis (Lucas Management)
Time Line (Symantec)
Project Manager (Applied Business Tech.)
500 – 5.000 Euro
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Zusammenfassung
Projektmanagement: Planung + Steuerung +
Kontrolle Budget
Projektberichtswesen (Projektakte)
Risikomanagement: Risikoidentifikation + Risikoanalyse +
Risikobehandlung
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Literatur
„Risikomanagement in Projekten“ Uwe Schnorrenberg und Gabriele Goebels
„Controlling von EDV-Projekten“ Benno Heussen und Karl-Heinz Hoh
www.projektcontroller.de
www.dm-soft.de/artikel3.html (Budgetberechnung)
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