Vortrag zur Studienarbeit
Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center
Vortragender: Thomas Bange
Universität PaderbornFakultät Elektrotechnik, Informatik und Mathematik
Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center
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Übersicht
Motivation Analyse Der Fax-Empfang Entwurf der Fax-Verwaltung Der Prototyp Zusammenfassung
Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center
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Motivation
Warum das Ganze? Das Business-Center TopBüro®
Anforderungen an den Prototypen
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Motivation:Warum das Ganze?
Fax eines der Hauptkommunikationmittel(neben eMail)
Business-Center TopBüro® erhält ca. 100 Fax- Seiten/Tag ( 24.000 Fax-Seiten/Jahr)
Erheblicher Aufwand für Archivierung und Verwaltung
Aufwand und Kosten für Archivierung und Verwaltung reduzieren
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Motivation:Das Business-Center TopBüro®
TopBüro bietet seinen Kunden eine „telefonische Sekretärin“
Gespräche werden im Namen des Unternehmens entgegengenommen
Anrufer hat Gefühl, mit einer Sekretärin des Unternehmens zu sprechen
Detaillierte und schnell verfügbare Informationen über Unternehmen notwendig
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Motivation:Anforderungen an den Prototypen
Aufteilung in server- und clientbasierten Teil(Fax-Empfang und Fax-Verwaltung)
„Look and Feel“ soll sich an bereits vorhandene, hausinterne System-Software anlehnen
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Analyse
Zielanalyse Benutzeranalyse Aufgabenanalyse Aufgabenmodell Verwendete Usability Methoden Fax-Empfang
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Analyse:Zielanalyse
Es lassen sich relativ einfach große Mengen von Dokumenten archivieren und verwalten
Archivierung von Papierdokumenten aufwändiger (sowohl Platz als auch Arbeit)
Bei elektronischer Verarbeitung Erfassung und Speicherung zusätzlicher Daten möglich (Datum/Uhrzeit, Gegenstellen-Kennung,Fax-ID, ...), dadurch erweiterte Suchmöglichkeiten
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Analyse:Benutzeranalyse
Projekt ist eine rein kundespezifische Lösung
Zahl der verschiedenen Benutzer ist gering Wissensstand zukünftiger Benutzer ist
hoch Sekretärinnen Technisch versierte Mitarbeiter
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Analyse:Aufgabenanalyse (1)
Prinzipieller Ablauf vor Einführung der Software-Lösung: Faxe werden mit handelsüblichen Fax-
Geräten empfangen Dokument wird von einer Sekretärin direkt
bearbeitet oder an freien Bearbeiter weitergeleitet (abhängig von der Auslastung)
Nach Bearbeitung wird Fax archiviert (in Kunden-Mappe bzw. entsprechendem Ordner)
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Analyse:Aufgabenanalyse (2)
Unterscheidung von allgemeinen Faxen (nicht von Kunden geschickt, z.B. Anfragen von Interessente, Werbung, etc.) und Kunden-Faxen (von Kunden geschickt)
Nicht nur Faxe von Kunden, sondern auch Faxe für Kunden entgegennehmen Wird direkt im Fax-Empfang bearbeitet
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Analyse:Aufgabenmodell (1)
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Analyse:Aufgabenmodell (2)
Kunden-Faxe bearbeiten
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Analyse:Aufgabenmodell (3)
Allgemeine Faxe bearbeiten
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Verwendete Usability Methoden
Projekt wurde direkt vor Ort im Unternehmen bearbeitet: Dadurch jederzeit Interviews und
(Mini-)Benutzer-Tests möglich Benutzer haben Möglichkeit, sich gleich an
neue Software zu gewöhnen (Einarbeitungszeit wird verkürzt)
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Der Fax-Empfang
Autonome Anwendung Keine Benutzer-Interaktion vorgesehen Aufgabe besteht nur darin, Fax-Dokumente
zu empfangen und zu speichern
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Entwurf der Fax-Verwaltung:Konzeptionelles Design
Ordnerliste (1)
eMail-Liste (2)
Vorschau (3)
Von der Idee zur einer ersten Version
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Entwurf der Fax-Verwaltung:Erster Entwurf (1)
Ordnerliste (1)
Fax-Liste (2) Vorschau (3) Übersicht (4)
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Entwurf der Fax-Verwaltung:Erster Entwurf (2)
Probleme: Ordner- und Fax-Liste zu klein Unterscheidung zwischen allgemeinen Faxe
und Kundenfaxen schwierig Anzeige von Faxen eines Kunden nicht
möglich (keine Eingabemöglichkeit für Kunden-Nummer)
Perfomance: Auf Zielsystemen dauert Darstellung einer Fax-Seite ca. 2 Sekunden (pro Seite der Inhaltsübersicht noch länger!)
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Der Prototyp:Finale Version
Ordner-Liste (1) Fax-Liste (2) Kunden-Liste
(3) Zusatz-
Informationen (4)
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Der Prototyp:Finale Version: „Fax archivieren“
Fax kann als Kunden-Fax oder als allgemeines Fax archiviert werden
Bei Kunden-Faxen muß eine Kategorie angegeben werden
Alle Aktionen werden protokolliert
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Zusammenfassung
Mögliche Probleme der Benutzer Kosten-Nutzen-Betrachtung Sinnvolle Weiterentwicklung
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Zusammenfassung:Mögliche Probleme der Benutzer
Problem der Übertragung von Informationen aus umfangreichen Dokumenten Fax kann nicht komplett neben Anwendung
dargestellt werden Bei Übertragung aus umfangreichen
Dokumenten Problem der Orientierung Umfangreiche Dokumente trotzdem noch
ausdrucken (Ausdruck kann später aber vernichtet werden)
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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (Papier)
24.000 Fax-Seiten im Jahr 2003 400 Seiten / Ordner -> 60 Ordner jährliches Wachstum: 25% 2,- € / Ordner, 3,- € Papier, 0,02 € Druck
-> 13,- € / Ordner 60 Ordner / Regal -> 780,- € Kosten/Regal: 350,- € 1130,- € / Regal (Fix-Kosten) 1 m² Fläche / Regal -> 6,50 € / m² + 1,30 € / m²
-> 93,60 € / Jahr Miete inkl. Nebenkosten
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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (2)
Anzahl Ordner Fix-Kosten
Lauf. K.
1. Jahr 60 1.130,00 93,60
2. Jahr 60 + 60 * 1,25 = 135 2.542,50 210,60
3. Jahr 135 + 60 * 1,252 = 228,75 4.308,13 356,85
4. Jahr 228,75 + 60 * 1,253 = 345,94
6.515,16 539,67
5. Jahr 345,94 + 60 * 1,254 = 492,42
9.273,99 768,17Nach 5 Jahren Gesamtkosten von über 10.000 €
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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (EDV) Eine Fax-Seite belegt Schnitt 50 kByte 24.000 Fax-Seiten benötigen 1,14 GByte
Anzahl Seiten Datenmenge
1. Jahr 24.000 1,14 GB
2. Jahr 24.000 + 30.000 = 54.000 2,64 GB
3. Jahr 54.000 + 37.500 = 91.500 4,47 GB
4. Jahr 91.500 + 46.875 = 138.375 6,76 GB
5. Jahr 138.375 + 58.594 = 196.969 9,62 GB
Nach 5 Jahren ca. 10 GByte Daten
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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (2) 10 GByte Daten bei aktuellen Festplattengrößen
und –preisen kein Problem z. Zt. eingesetzte Datensicherung hat Kapazität
von 50 GByte (unkomprimiert) bei genutzter Kapazität von ca. 70%
Mit Kosten für zusätzliche Hardware (Rechner + ISDN-Karten) Amortisierung nach ca. 3 Jahren
Weiterer Vorteil: Verschiedene Archivierungs-stufen entfallen (Platz, Arbeitszeit)
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Zusammenfassung:Sinnvolle Weiterentwicklung
Text-Erkennung für empfangene Fax-Dokumente für Volltextsuche Problem: Fax-Dokumente habe nur sehr
geringe Auflösung (Fax-Gruppe G3: 98 bzw. 196 DPI)
Problem: Fax-Dokumente können handgeschrieben sein
Integration weiterer Dokument-Typen wie eMail und SMS zur Schaffung einer einheitlichen Oberfläche für Benutzer