e-mail und bürokommunikation · notarnet gmbh, köln - 7 - version: 10.02.2017 kapitel 5...

Version 10.02.2017

E-Mail und Bürokom-

munikation

Anwenderhandbuch

.

NotarNet GmbH, Köln - 1 - Version: 10.02.2017

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ............................................................................................................ 6

1.1 Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung ........................................................................ 6

1.2 Nutzung der Anwendung ....................................................................................................... 6

1.3 Weitere Informationen ............................................................................................................. 7

1.4 Unterscheidung ProTeam / ProMail ...................................................................................... 7

2 Einrichtung .......................................................................................................... 9

2.1 Initial-Passwort ......................................................................................................................... 9

2.2 Webmailclient ......................................................................................................................... 11

2.3 Outlook – ProTeam ................................................................................................................ 11

2.4 Outlook – ProMail .................................................................................................................. 13

2.5 Outlook 2011 mit Apple Mac OS X ...................................................................................... 17

2.6 Smartphone – ProTeam ......................................................................................................... 18

iOS (iPhone/iPad) ............................................................................................................. 18 2.6.1

Android ............................................................................................................................. 21 2.6.2

Windows Phone ................................................................................................................. 25 2.6.3

2.7 Mozilla Thunderbird – ProMail / ProTeam ........................................................................ 28

E-Mail Abruf mit IMAP/POP3 abrufen........................................................................... 29 2.7.1

Kalender und Aufgaben mit Lightning synchronisieren – ProTeam ................................ 32 2.7.2

Kontakte mit SOGo-Connector synchronisieren............................................................... 32 2.7.3

2.8 Weitere E-Mailprogramme ................................................................................................... 33

Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen ............................................................... 33 2.8.1

Besonderheiten bei IMAP .................................................................................................. 34 2.8.2

2.9 Notar-Fachsoftware ................................................................................................................ 34

2.10 Zugriff außerhalb des Notariats ........................................................................................... 34

3 Gestaltung der Lösung .................................................................................... 35

3.1 Grundelemente der Notarnetz Pro E-Mail- und Kalenderdienste .................................. 35

3.2 Berechtigungsverwaltung ..................................................................................................... 35

Berechtigungsgruppen - ProTeam .................................................................................... 36 3.2.1

Benutzergruppen ............................................................................................................... 37 3.2.2

Freigegebene Elemente einem Postfach hinzufügen .......................................................... 37 3.2.3

Berechtigungs- und Benutzergruppen pflegen ................................................................. 37 3.2.4

Haus-interne Kommunikation .......................................................................................... 38 3.2.5

3.3 Grundausstattung und weiterer Ausbau ............................................................................ 38

Grundausstattung E-Mail- und Kalender ........................................................................ 38 3.3.1

Ausbau ProTeam- E-Mail- und Kalender-Lösung für Einzelnotar oder Sozietät ............ 39 3.3.2

Erweiterung des Speicherkontingentes ............................................................................. 40 3.3.3

Erweiterung mit ProMail-Postfächern ............................................................................. 40 3.3.4

4 E-Mails schreiben und versenden .................................................................. 41


4.1 Das Formular zur E-Mail-Erstellung ................................................................................... 41

4.2 Allgemeine Hinweise zum E-Mail-Versand ....................................................................... 42

4.3 Datei-Anhänge ........................................................................................................................ 42

4.4 Anzeigen von E-Mails und Ordner ...................................................................................... 43

4.5 Unterhaltungsansicht ............................................................................................................. 43

4.6 Mails sortieren und gruppieren............................................................................................ 44

4.7 Fehler beim Versand .............................................................................................................. 44

5 Adressbuch ...................................................................................................... 45

5.1 Kontakte im Webmailclient anlegen .................................................................................... 45

5.2 Verteiler im Webmailclient anlegen..................................................................................... 45

5.3 Kontakte in Outlook anlegen ................................................................................................ 46

5.4 Adressen in Outlook organisieren ....................................................................................... 46

Der Inhalt bestimmter Kontakte-Ordner soll im Adressbuch angezeigt werden .............. 46 5.4.1

Ein bestimmter Kontakte-Ordner soll als erstes im Adressbuch stehen ........................... 46 5.4.2

Kontaktlisten mit Zusatz „Mobiltelefon“ sollen in der Auswahl nicht angezeigt werden 47 5.4.3

Einfachere Suche nach Kontakten: .................................................................................... 47 5.4.4

5.5 Verteiler in Outlook anlegen ................................................................................................. 48

5.6 Adressbuchverwaltung – ProMail ....................................................................................... 48

6 Kalender – ProTeam ......................................................................................... 49

6.1 Kalenderansichten .................................................................................................................. 49

6.2 Termine erstellen .................................................................................................................... 49

6.3 Kalendereinstellungen ........................................................................................................... 50

6.4 Weiteren Kalender erstellen .................................................................................................. 50

Kalender erstellen im Webmailclient ................................................................................. 51 6.4.1

Kalender erstellen in Outlook ............................................................................................ 51 6.4.2

7 Aufgaben – ProTeam ....................................................................................... 52

7.1 Aufgabe erstellen und aktualisieren .................................................................................... 52

7.2 Aufgabenordner erstellen...................................................................................................... 52

Aufgabenordner erstellen im Webmailclient ..................................................................... 53 7.2.1

Aufgabenordner erstellen in Outlook ................................................................................ 53 7.2.2

8 Erinnerungen und Nachverfolgung – ProTeam ............................................. 54

9 Kategorien / Tags – ProTeam .......................................................................... 55

9.1 Kategorien / Tags anlegen ..................................................................................................... 55

9.2 Kategorien / Tags einem Objekt zuweisen und entfernen ................................................ 55

9.3 Objekte nach Kategorien / Tags suchen .............................................................................. 55

10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam ......................................................... 56

10.1 Allgemeines zu Postfachfreigaben ....................................................................................... 56

10.2 Freigaben mit Webmailclient steuern .................................................................................. 56


Berechtigungsstufen (Rollen) ............................................................................................ 56 10.2.1

Postfachobjekte freigeben ................................................................................................... 56 10.2.2

Freigegebene Postfachobjekte suchen ................................................................................. 57 10.2.3

Freigaben entziehen ........................................................................................................... 58 10.2.4

10.3 Freigaben mit Outlook steuern ............................................................................................. 58

Berechtigungsstufen .......................................................................................................... 58 10.3.1

Komplettes Postfach freigeben ........................................................................................... 58 10.3.2

Einzelne Postfachobjekte freigeben .................................................................................... 59 10.3.3

Freigaben entziehen ........................................................................................................... 59 10.3.4

10.4 Freigaben über Berechtigungsgruppen steuern ................................................................. 59

10.5 Übergreifende Freigabeverwaltung ..................................................................................... 59

10.6 Berechtigung „Senden als“ .................................................................................................... 60

Berechtigung setzen .......................................................................................................... 61 10.6.1

Verwendung im Webmailclient ......................................................................................... 61 10.6.2

Einrichtung und Verwendung in Outlook ........................................................................ 61 10.6.3

Ablage gesendeter Mails .................................................................................................... 62 10.6.4

11 Postfachverwaltung und Einstellungen ...................................................... 63

11.1 Passwortänderung .................................................................................................................. 63

11.2 E-Mail-Weiterleitung ............................................................................................................. 63

Benachrichtigung bei Eingang einer E-Mail..................................................................... 64 11.2.1

11.3 Lesebestätigung ...................................................................................................................... 64

11.4 Anzeigename der E-Mail-Adresse ....................................................................................... 65

Anzeigename im Webmailclient einrichten ....................................................................... 65 11.4.1

Anzeigename in Outlook einrichten .................................................................................. 65 11.4.2

11.5 Alias - E-Mail-Adresse ........................................................................................................... 66

11.6 Erinnerungsbenachrichtigung .............................................................................................. 66

11.7 Filter und Regeln .................................................................................................................... 66

Filter/Regeln im Webmailclient einrichten ....................................................................... 67 11.7.1

Filter/Regeln in Outlook einrichten .................................................................................. 68 11.7.2

11.8 Abwesenheitsbenachrichtigung ........................................................................................... 68

Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook einrichten ..................................................... 68 11.8.1

Abwesenheitsbenachrichtigung im Webmailclient einrichten .......................................... 69 11.8.2

11.9 Antwortadresse für Rückantwort ........................................................................................ 69

Antwortadresse in Outlook einrichten .............................................................................. 69 11.9.1

Antwortadresse im Webmailclient einrichten ................................................................... 70 11.9.2

12 Archivierung .................................................................................................. 71

12.1 Archivierung im Webmailclient ........................................................................................... 71

12.2 Archivierung in Outlook ....................................................................................................... 71

12.3 Archivierungsvorschlag ........................................................................................................ 72


13 Datensicherung ............................................................................................ 73

14 Systemvoraussetzungen .............................................................................. 74

14.1 Webmailclient ......................................................................................................................... 74

14.2 Outlook – ProTeam ................................................................................................................ 74

15 Funktionsübersicht ........................................................................................ 75

15.1 Büropostfach ........................................................................................................................... 75

15.2 Notarpostfach .......................................................................................................................... 76

15.3 Mitarbeiterpostfach ................................................................................................................ 77

15.4 Allgemein ................................................................................................................................ 78

15.5 E-Mail-Programme auf dem PC oder Notebook ............................................................... 79

15.6 Mobiler Zugriff von Smartphone, Tablet ............................................................................ 81

16 Kundenservice und technischer Support ................................................... 82

16.1 FAQ .......................................................................................................................................... 82


Kontaktdaten:

NotarNet GmbH

Burgmauer 53

50667 Köln

E-Mail: [email protected] oder [email protected]

Hotline: 0800 – 3 550 200

mailto:[email protected]


1 Einleitung

Mit den leistungsfähigen Diensten der modernen Bürokommunikation lassen sich auf einfache Weise

bedarfsgerechte Lösungen für die Bürokommunikation rund um E-Mail, Kalender und Adress-

Kontakte erstellen. Das Angebot ist speziell auf die Anforderungen im Notariat zugeschnitten.

Wichtiger Hinweis:

Die E-Mail und Kalender-Server werden zentral bei der Bundesnotarkammer betrieben. Aus

Gründen der Datensicherheit ist der Zugriff in der Regel nur über die Registerbox, die Notar-

netzbox oder einem mobilen Notarnetz-Zugang möglich. Anwender können einfach über ihren

Browser den Webmailclient aufrufen, sich mit einem geeigneten Standard-E-Mail-Programm

(insbesondere Outlook) oder einem Smartphone verbinden.

In diesem Dokument findet der Anwender die Beschreibung zur Einrichtung und zur Bedienung der

Anwendung. Außerdem gibt es Informationen zur Grundeinrichtung und zum Ausbau der Lösung,

diverse Einstellungsmöglichkeiten zur individuellen Grundeinstellung und für das Feintuning sowie

ergänzende Informationen zum Funktionsumfang, zur Datensicherung und zur Archivierung.

1.1 Einrichten, Ausbau und ändern der Lösung

Informationen zur Einrichtung bei der ersten Inbetriebnahme, zum weiteren Ausbau sowie zu Ände-

rungsmöglichketen finden Sie in folgenden Kapiteln:

Kapitel 2 Einrichtung

Einrichten von Postfachkonten auf Computern und Mobilgeräten, Einrichtung eines neuen Passworts,

allgemeines zur Einrichtung.

Kapitel 3 Gestaltung der Lösung

Grundelemente zum Aufbau einer Bürokommunikationslösung für das Notariat; Berechtigungen für

Benutzer mithilfe der Berechtigungsgruppen einstellen sowie Benutzern den allgemeine Benutzer- und

Verteilergruppen zuordnen; Grundausstattung und weiterer Ausbau mit Postfachkonten und Speicher-

einheiten.

Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam

In diesem Kapitel werden die umfangreichen Möglichkeiten beschrieben, wie der Anwender Berechti-

gungen für die Teamarbeit selbst steuern kann. Benutzer können beispielsweise zu Vertretungszwe-

cken anderen Benutzern den Zugriff auf eigene E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgaben oder Adressen

geben.

Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen

Hier findet der Anwender Informationen zur individuellen Einstellung seines Postfachs, wie bei-

spielsweise Einstellen der E-Mail-Signatur, Abwesenheitsbenachrichtigungen, Schriftarten u.s.w..

1.2 Nutzung der Anwendung

Die Nutzung wird in folgenden Kapiteln beschrieben:

Kapitel 4 E-Mails schreiben und versenden


Kapitel 5 Adressbuch

E-Mail-Adressen, Kontakte für den E-Mail-Versand, zur Nutzung mit dem Smartphone, persönliche

Verteilerlisten.

Kapitel 6 Kalender – ProTeam

Termine, Wiedervorlagen, Multikalenderverwaltung und Erinnerungen

Kapitel 7 Aufgaben – ProTeam

Aufgaben, Wiedervorlagen und Erinnerungen

Kapitel 8 Erinnerungen und Nachverfolgung – ProTeam

Kapitel 9 Kategorien / Tags – ProTeam

1.3 Weitere Informationen

Kapitel zu weitergehenden Themen:

Kapitel 12 Archivierung

Kapitel 13 Datensicherung

Kapitel 14 Systemvoraussetzungen

Kapitel 15 Funktionsübersicht

Eine Tabelle mit einer Liste von Anwendungsfunktionen nach Kategorien und in welcher Ausbaustufe

diese zur Verfügung stehen.

Kapitel 16 Kundenservice und technischer Support

Kapitel 16.1 FAQ

Antworten auf häufige Fragen.

Hinweise zur Migration erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Support.

1.4 Unterscheidung ProTeam / ProMail

Auf Basis der Grundausstattung werden Postfachkonten grundsätzlich in zwei Ausprägungen angebo-

ten, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Während mit ProTeam-Postfächern ein

Ausbau zu einer Teamlösung erreicht wird, kann die Grundausstattung oder eine ProTeam-Lösung mit

ProMail-Postfächern für individuelle E-Mail-Anwendungen erweitert werden. Im Anwenderhandbuch

werden Kapitel und Funktionsbeschreibungen, die nur bei ProTeam verfügbar sind, besonders ausge-

zeichnet. Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede.

Funktionen ProMail ProTeam

Schreiben, Empfangen und Verwalten von E-Mails X X

Adress- und Kontaktverwaltung X X

Zentrale Datensicherung, Spam- und Virenprüfung X X

(nur) Haus-interne Kommunikation X X

Gemeinsamer Zugriff auf E-Mail-Ordner, Kalender, Aufgabenlisten oder Ad-

ressbücher (Team-Arbeit und Berechtigungen) X


Kalender und Aufgaben zur Verwaltung von Terminen, Wiedervorlagen und

Fristen X

Eine vollständige Microsoft Outlook-Anbindung per Outlook-Connector X

Komfortable Smartphone-Anbindung per ActiveSync X

Eine Multikalendersicht zeigt Termine aus mehreren Kalendern in einer Sicht –

z.B. ein oder mehrere Notarkalender und Kalender bestimmter Mitarbeiter. X

Berechtigungsgruppen X

Eine detaillierte Funktionsübersicht finden Sie in Kapitel 15 Funktionsübersicht.


2 Einrichtung

Schwerpunkt des Kapitels ist die Einrichtung von Postfachkonten auf einem Arbeitsplatz-Computer,

Notebook, Smartphone oder Tablet. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht mit Verweisen zu Kapiteln

mit weitergehenden Informationen.

Neues Passwort

Wenn bei neu eingerichteten Postfächern oder nach Verlust des Passwortes vom Kundenser-

vice ein neues temporäres Passwort übermittelt wird, muss vor Verwendung zunächst wie in

Kapitel 2.1 Initial-Passwort beschrieben mit Hilfe des Initial-Passworts ein persönliches

Passwort eingestellt werden.

Einrichten eines Postfachkontos auf einem Gerät

In den folgenden Unterkapiteln wird beschrieben, wie ein Postfachkonto zur Verwendung auf

einem Arbeitsplatzcomputer, Notebook, Smartphone, Tablet oder diversen Programmen ein-

gerichtet wird. Im Anschluss an die Einrichtung wird man ggf. einige persönliche Einstellun-

gen vornehmen (Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen) oder E-Mail-Ordner, Ka-

lender, Adressbücher für Kollegen zum Zugriff freigeben - z.B. für den Vertretungsfall, siehe

Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.

Einrichten der Grundausstattung und nachträgliche Änderungen auf Organisations-Ebene

Nach Bestellung erhalten Sie die Zugangsdaten zu den Postfächern. Nun werden die Postfach-

konten auf den Geräten eingerichtet. Bei einer ProTeam-Lösung mit mehreren ProTeam-

Postfächern können Sie auf einfache Weise Mitarbeiterkonten den Zugriff auf Bürokalender,

zentrale E-Mails oder Adressbücher durch Zuordnen zu einer Berechtigungsgruppe gewähren,

siehe Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

Informationen zu weitergehenden individuellen Berechtigungen siehe Kapitel 10 Postfach-

Berechtigungen – ProTeam. Persönliche Postfach-Einstellungen, wie z.B. E-Mail-Signatur

werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen beschrieben.

Individuelle Einstellungen für den Benutzer

Persönliche Einstellungen werden in Kapitel 11 Postfachverwaltung und Einstellungen be-

schrieben. Die Freigabe des Zugriffs auf E-Mail-Ordner, Kalender, Adressbücher für Kollegen

(z.B. für den Vertretungsfall) finden Sie in Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.

2.1 Initial-Passwort

In diesem Kapitel wird die Ersteinrichtung des Postfachkontos beschrieben und zwischen den Post-

fachkontenarten ProTeam und ProMail unterschieden.

Nach Einrichtung des Postfachkontos durch den NotarNet-Kundenservice erhalten Sie die Zugangsda-

ten, in der Regel per EGVP. Das mitgelieferte Initialpasswort muss aus Sicherheitsgründen zunächst

über den Webmailclient in ein neues von Ihnen frei wählbares Passwort geändert werden.

Geben Sie dazu im Adressfeld Ihres Internetbrowsers folgende Adresse ein:

https://groupware.bnotk.de/.

Danach erscheint das Anmeldefenster des Webmailclients.

https://groupware.bnotk.de/


Im Anmeldefenster geben Sie die E-Mail-Adresse bei Nutzername und das Initialpasswort bei Pass-

wort entsprechend den Angaben auf dem übermittelten Zugangsdatenblatt ein.

Danach erscheint die Meldung „das Passwort ist abgelaufen, Bitte wählen Sie ein neues Passwort“.

Die aktuelle Passwortregel schreibt eine Mindestlänge von 8 Zeichen mit mindestens einem Groß-

buchstaben, einen Kleinbuchstabe und einer Ziffer vor. Zur Änderung des Passwortes geben Sie unter

Passwort erneut das Initialpasswort ein und unter Neues Passwort das gewünschte Neue an. Sicher-

heitshalber muss das neue Passwort unter Bestätigen noch einmal angeben werden.

Wichtiger Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass wir ein Speichern des Passwortes aus Sicherheitsgründen nicht empfeh-

len.

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das Programmfenster des Webmailclients.

Den Abmelden-Befehl finden Sie im Programmfenster oben rechts. Dort wird ein Dropdown-Menü

mit einem Pfeil neben Ihrem Namen angezeigt.


2.2 Webmailclient

Nachdem das Passwort unter Kapitel 2.1 Initial-Passwort geändert wurde, ist der Webmailclient so-

fort einsatzbereit. Erläuterungen zur Nutzung des Webmailclients finden Sie im weiteren Verlauf des

Benutzerhandbuchs.

Hinweis:

Bitte lesen Sie für weitere Einrichtungsschritte auch das Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

2.3 Outlook – ProTeam

Vor Nutzung eines ProTeam-Postfachkontos mit Outlook muss ein Outlook-Connector installiert

werden. Der Outlook-Connector setzt mindestens Outlook 2007 voraus. Den Outlook-Connector laden

Sie unter http://download.notarnet.de/ herunter.

Zur Installation des Outlook-Connectors gehen Sie bitte wie folgt vor:

http://download.notarnet.de/


1. Schließen Sie ggf. Ihr Outlook.

2. Starten Sie die Installationsdatei mit Administratorrechten.

3. Danach startet die Installationsroutine, in der Sie zuerst auf Weiter gehen und danach die

Lizenzvereinbarungen akzeptieren müssen. Führen Sie anschließend die weiteren Schritte

mit Weiter aus und gehen am Ende auf Schließen.

4. Nach der Installation starten Sie Outlook.

5. Nun wird folgendes Fenster zur Einrichtung des gewünschten Zugangs zum Postfach des E-

Mail und Kalender-Systems angezeigt:

6. Hier tragen Sie im Reiter Serverkonfiguration folgende Angaben ein:

6.1. Servername: groupware.bnotk.de

6.2. Sichere Verbindung verwenden: Haken setzen

6.3. Mail-Adresse: Eingabe der kompletten E-Mail-Adresse

(z. B. [email protected])

6.4. Passwort: Eingabe des Postfachkonten-Passwortes

7. Nun sind alle notwendigen Informationen eingetragen und Sie können die Konfiguration mit

OK abschließen.

Outlook startet und leitet einen initialen Abgleich des Postfach-Inhaltes ein. Enthält das Postfach be-

reits größere Datenmengen, so kann der Abgleich längere Zeit in Anspruch nehmen. Outlook kann

auch während des laufenden Abgleichs geschlossen werden. Nach einem Neustart wird die Synchroni-

sation gegebenenfalls weitergeführt.



Hinweis:

Starten Sie Outlook nach dem initialen Abgleich noch einmal neu, falls nicht alle Postfachinhal-

te im ersten Durchlauf komplett synchronisiert wurden.

Für eine zeitnahe Aktualisierung empfehlen wir, das Synchronisations-Intervall auf eine Minute einzu-

stellen. Sie finden die Einstellmöglichkeit in Outlook unter Datei – Optionen – Erweitert, Sen-

den/Empfangen….Im Bereich Automatische Übermittlung alle wählen Sie bitte den Wert 1 (Minu-

te) aus und bestätigen die Änderung mit Schließen und im nächsten Fenster mit OK.

Die Ersteinrichtung ist damit abgeschlossen. Von nun an werden regelmäßig Ihre E-Mails, Kalender

und Kontakte mit dem Server synchronisiert.


2.4 Outlook – ProMail

Die Einrichtung eines ProMail-Postfaches in Outlook zeigen wir Ihnen im Folgenden beispielhaft mit

Outlook 2010.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Outlook unter „Datei“ auf „Konto hinzufügen“.


2. Wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus

und klicken Sie auf "Weiter".

3. Wählen Sie "Internet E-Mail" aus und klicken Sie auf "Weiter".


4. Geben Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in die vorgesehenen Felder ein. Wählen

Sie entweder als Kontotyp "POP3" oder "IMAP" aus und geben jeweils als Posteingangs-

und Postausgangsserver "groupware.bnotk.de" ein. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Be-

nutzernamen ein. Entfernen Sie bitte das Häkchen vor "Kontoeinstellungen durch Klicken

auf die Schaltfläche Weiter testen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstel-

lungen".

5. Wählen Sie die Registerkarte "Postausgangsserver" aus. Setzen Sie das Häkchen neben "Der

Postausgangsserver erfordert Authentifizierung".


6. Erweiterte Einstellungen:

6.1. Wählen Sie die Registerkarte "Erweitert" aus (a).

6.2. Tragen Sie "995" für den POP3-Server oder "993" für den IMAP-Server neben

"Posteingangsserver" ein (a).

6.3. Setzen Sie ein Häkchen neben "Dieser Server erfordert eine verschlüsselte Verbin-

dung (SSL)" (a).

6.4. Tragen Sie "465" neben "Postausgangsserver" ein (a).

6.5. Wählen Sie "SSL" als verschlüsselten Verbindungstyp aus (a).

6.6. Setzen Sie bei POP3-Posteingangsserver-Auswahl neben "Kopie aller Nachrichten

auf dem Server belassen" ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass Kopien aller E-

Mails aus dem Posteingang in Ihrem Postfach verbleiben. Ansonsten werden die

Mails nach dem Abrufen vom Server gelöscht (b).

6.7. Klicken Sie auf "OK" (c) und anschließend auf "Weiter" (d).


7. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und die Einrichtung ist abgeschlossen.

Hinweis:


2.5 Outlook 2011 mit Apple Mac OS X

Für Outlook 2011 (Mac unter Apple Mac OS X ) steht bislang kein Outlook-Connector zur Verfü-

gung, der die komplette Funktionalität unterstützt. Alternativ nehmen Sie die Einrichtung wie folgt

vor:

E-Mail-Konto im Outlook per IMAP und SMTP einrichten

Support für Outlook: http://www.microsoft.com/germany/mac/outlook

Der Kalender und das Adressbuch kann wie folgt eingerichtet werden:

Kalender im Programm iCal per CalDAV einrichten

Support für iCal: http://www.apple.com/de/support/ical/

Adressbuch im Programm Adressbuch per CardDAV einrichten

Support für Adressbuch: http://www.apple.com/de/support/leopard/addressbook/

Hinweis:

Einstellungen zu IMAP/SMTP-Server sowie CalDAV und CardDAV finden Sie im Kapitel 2.8

Weitere E-Mailprogramme.


http://www.microsoft.com/germany/mac/outlook

http://www.apple.com/de/support/ical/

http://www.apple.com/de/support/leopard/addressbook/


2.6 Smartphone – ProTeam

Das ProTeam-Postfach unterstützt das sogenannte ActiveSync-Protokoll (bei Smartphone-

Einstellungen auch Exchangekonto genannt), das gleichermaßen zur Synchronisation von E-Mails,

Terminen, Kontakte und Aufgaben verwendet wird. Mit diesem Protokoll lässt sich das ProTeam-

Postfach sehr einfach bei einem Smartphone einrichten.

Hinweise:

Bitte beachten Sie, dass das Active-Sync-Protokoll von verschiedenen Gerätetypen, Betriebs-

system-Versionen und Apps unterschiedlich gut unterstützt wird.

Freigegebene Elemente anderer ProTeam-Postfächer (E-Mail-Ordner, Kalender oder Kontakte) wer-

den über das Exchange-/ActiveSync-Protokoll nicht synchronisiert. Sie können jedoch online im mo-

bilen Webmailclient darauf zugegriffen. Alternativ können Sie das ProTeam-Postfach, das die freige-

gebenen Elemente beinhaltet, als weiteren Account im Mobilgerät einrichten. Die Einrichtungsassis-

tenten bieten in der Regel Einstellmöglichkeiten, um nur die benötigten Elemente zur Synchronisie-

rung auszuwählen (z. B. ein Kalender).

iOS (iPhone/iPad) 2.6.1

Im iOS nutzen Sie den Account-Typ Exchange (ActiveSync) zur Einrichtung des ProTeam-

Postfaches. Die Screenshots basieren auf iOS 7 und iPhone 5. Zur Einrichtung des ProTeam-

Postfaches unter iOS sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem iOS auf

Einstellungen und auf Mail,

Kontakte, Kalender.


2. Danach wählen Sie Account

hinzufügen… aus.

3. Nun wählen Sie bitte den

Punkt Exchange (Active-

Sync) aus.

4. Dann tragen Sie die notwen-

digen Angaben ein und ge-

hen auf Weiter.


5. Hier tragen Sie ebenfalls alle

notwendigen Angaben ein.

Unter Server tragen Sie fol-

genden Mailserver-Namen

ein: groupware.bnotk.de

und gehen wieder auf Wei-

ter.

6. Im letzten Installations-

schritt wählen Sie aus, wel-

che Dienste das iOS von Ih-

rem ProTeam-Postfach

übernehmen soll. Abschlie-

ßend bestätigen Sie oben

rechts mit Sichern. Sie fin-

den das eingerichtete Pro-

Team-Konto nun im iOS un-

ter dem Punkt Mail. Die ers-

te Synchronisation nimmt

etwas länger in Anspruch bis

alle Elemente unter E-

Mails, Termine, Kontakte

zur Verfügung stehen.

7. Standardmäßig werden die

Mails der letzten 3 Tage des

ProTeam-Postfaches mit Ih-

rem iOS synchronisiert.

Falls Sie eine größere Zeit-

spanne angeben möchten,

gehen Sie unter Einstellun-

gen - Mail, Kontakte, Ka-

lender auf Ihr eingerichtetes

ProTeam-Postfach…


8. … und wählen dort unter

dem Punkt Mail synchroni-

sieren eine andere Zeitspan-

ne aus.

Android 2.6.2

Bei Android nutzen Sie den Account-Typ Exchange/ActiveSync zur Einrichtung des ProTeam-

Postfaches. Die Screenshots basieren auf Android 4.0 auf einem Samsung Galaxy S3. Zur Einrichtung

des ProTeam-Postfaches unter Android sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem Smart-

phone auf Einstellungen

und auf Konten und Syn-

chronisierung.


2. Danach wählen Sie Konto

hinzufügen… aus.

3. Im folgenden Bild wählen

Sie bitte den Punkt Micro-

soft Exchange/Active

Sync aus.

4. Nun beginnen Sie mit der

Eingabe von E-Mail-

Adresse und das Passwort.

Optional können Sie hier

auch das neue Konto als

Standard-Konto einrichten,

indem Sie E-Mails stan-

dardmäßig von diesem

Konto senden aktivieren.

Danach klicken Sie auf

Weiter.


5. Im folgenden Fenster ist es

nötig, neben der E-Mail-

Adresse und dem gleich-

lautenden Benutzernamen

die Domäne namens

groupware.bnotk.de an-

zugeben. Des Weiteren ist

es wichtig, die SSL-

Zertifikate zu akzeptie-

ren.

6. Nach dem letzten Weiter

prüft Android die Verbin-

dung. Folgende Einstel-

lungen müssen dann noch

vorgenommen werden:


7. In den folgenden zwei Abbildungen können Sie die Standard-Einstellungen des neu ange-

legten Postfaches sehen, welche Sie gerne so belassen können. Interessant sind hier die

Synchronisationseinstellungen auf der zweiten Abbildung, die vorgeben, welche der an-

gebotenen Dienste (E-Mail, Kontakte, Kalender usw.) mit Ihrem Smartphone synchroni-

siert werden sollen.

8. Im letzten Konfigurations-

schritt geben Sie noch den

Kontennamen ein.


9. Die Einrichtung ist abge-

schlossen und das Konto

steht Ihnen nun zur Verfü-

gung. Die jeweiligen

Dienste E-Mail, Kontakte,

Kalender und Aufgaben

finden Sie in den jeweili-

gen Bereichen Ihres

Smartphone-Menüs.

Windows Phone 2.6.3

Im Windows-Phone nutzen Sie den Account-Typ Exchange/ActiveSync zur Einrichtung des ProTeam-

Postfaches. Die Screenshots basieren auf WindowsPhone 8 auf einem HTC. Zur Einrichtung des Pro-

Team-Postfaches unter WindowsPhone sind folgende Schritte notwendig:

1. Gehen Sie in Ihrem Smartphone

auf Einstellungen und an-

schließend auf E-Mail-Konten

und andere.


2. Danach wählen Sie bitte Konto

hinzufügen aus.

3. Scrollen Sie bitte nach unten

und wählen Erweitertes Setup

aus.

4. Nun beginnen Sie, das Konto

anzulegen, indem Sie die E-

Mail-Adresse und das Passwort

eingeben. Gehen Sie anschlie-

ßend auf Weiter.


5. Im folgenden Fenster wählen

Sie als Kontoart bitte Exchange

ActiveSync aus.

6. Im folgenden Fenster sind ne-

ben der bereits eingegebenen E-

Mail-Adresse der Benutzerna-

me, die Domäne und der Server

anzugeben. Des Weiteren ist es

wichtig, die SSL-Zertifikate

zu akzeptieren.

Als Benutzername ist der vor-

dere Teil der E-Mail-Adresse,

als Domäne der hintere (Do-

main-Teil) der E-Mail-Adresse

anzugeben.

7. Scrollen Sie bitte anschließend

nach unten.

8. Die Option Server erfordert ei-

ne verschlüsselte Verbindung

(SSL muss aktiviert sein).

9. Unter Kontoname kann ein be-

liebiger Name für das Konto

eingesetzt werden.


10. In den folgenden Feldern können Häufigkeit und Umfang der herunterzuladenden Daten

eingestellt werden.

11. Nach dem Anmelden werden

die Verbindung und die Einstel-

lungen geprüft.

12. Anschließend ist die Einrich-

tung abgeschlossen und das

Konto steht Ihnen zur Verfü-

gung. Die jeweiligen Dienste E-

Mail, Kontakte, Kalender und

Aufgaben finden Sie in den je-

weiligen Bereichen Ihres

Smartphones, die Sie beispiels-

weise über das Startfenster auf-

rufen können.

2.7 Mozilla Thunderbird – ProMail / ProTeam

Mit Mozilla Thunderbird und entsprechenden Add-Ons können E-Mails und Adressbuch eines

ProMail-Postfaches und bei einem ProTeam-Postfach zusätzlich auch Kalender und Aufgaben genutzt

werden. Die Teamfunktionalität von ProTeam-Postfächern ist jedoch nicht nutzbar (Zugriff auf frei-

gegebene Ordner). Mit den Add-ons Lightning und SOGo-Connector werden neben dem

IMAP/POP3-Protkoll für E-Mail auch die Protokolle CalDAV für Kalender- und Aufgabenanbindung

sowie CardDAV für die Kontakteanbindung unterstützt. Im Folgenden wird beschrieben, wie das Post-

fachkonto mit den genannten Protokollen eingerichtet werden kann.


E-Mail Abruf mit IMAP/POP3 abrufen 2.7.1

1. Klicken Sie auf „E-Mail“ unter „Neues Konto erstellen“.

2. Klicken Sie auf "Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden".


3. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort ein und klicken Sie auf

Weiter.

4. Die automatische Erkennung der Einstellungen von Thunderbird ist nicht korrekt. Klicken

Sie daher auf „Manuell bearbeiten“.


5. Konfiguration des Posteingangsservers

5.1. Wählen Sie bei Servertyp POP3 oder IMAP aus

5.2. Geben Sie unter Server-Adresse den Servernamen groupware.bnotk.de ein.

5.3. Als Port-Einstellung verwenden Sie für POP3 „995“ und für IMAP „993“.

5.4. Wählen Sie unter „SSL“ den Eintrag „SSL/TLS“ aus

5.5. „Authentifizierung“ setzen Sie auf „Passwort normal“.

5.6. Im Feld „Benutzername“ geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

6. Konfiguration des Postausgangsservers

6.1. Geben Sie unter Server-Adresse den Servernamen groupware.bnotk.de ein.

6.2. Tragen Sie bei „Port“ die Nummer „465“ ein.

6.3. Wählen Sie unter „SSL“ den Eintrag „SSL/TLS“ aus

6.4. „Authentifizierung“ setzen Sie auf „Passwort normal“.

6.5. Abschließend können Sie die Einstellungen mit „Erneut testen“ von Thunderbird

testen lassen und klicken danach auf „Fertig“.

7. Um zu testen, ob die Einstellungen richtig sind, schicken Sie bitte eine E-Mail an die Test-

adresse [email protected]. Daraufhin wird eine Antwortmail an die Absenderadresse zurück

gesendet, die Sie innerhalb weniger Minuten erhalten sollten. Haben Sie auch nach manuel-

lem Postfachabruf keine Antwortmail erhalten, melden Sie sich bitte umgehend bei unserem

Kundenservice.

Nun können Sie mit Ihrem neuen Mail-Account Mails versenden und empfangen.

Hinweis:


Weitere Informationen zu Mozilla Thunderbird erhalten Sie auf der Seite

http://www.thunderbird-mail.de/wiki.


http://www.thunderbird-mail.de/wiki


Kalender und Aufgaben mit Lightning synchronisieren – ProTeam 2.7.2

Der Kalender und die Aufgaben aus dem ProTeam-Postfach werden mit dem Add-on Lightning ein-

gerichtet. Eine Anleitung zur Installation und zur Einrichtung wird auf folgenden Seiten angeboten:

Installation: https://support.mozilla.org/de/kb/lightning-thunderbird-installieren

Einrichtung: https://support.mozilla.org/de/kb/kalender-erweiterung-lightning-verwenden

Die zur Kalender-/Aufgabeneinbindung notwendige CalDAV-URL ist wie folgt aufgebaut:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Kalender- oder Aufgabenlistenbezeichnung]

Beispiel: https://groupware.bnotk.de/dav/[email protected]/Calendar

Hinweis:

Die Kalenderbezeichnung des Haupt-/Systemkalenders lautet „Calendar“ (engl. für Kalender).

Unterkalender müssen ebenfalls in der CalDAV-URL vorkommen. Dann würde es folgender-

maßen aussehen:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Kalenderbezeichnung]/[Unterkalenderbez.]

Kontakte mit SOGo-Connector synchronisieren 2.7.3

Die Kontakte aus dem ProTeam- oder ProMail-Postfach werden mit dem Add-on SOGo-Connector

eingerichtet. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Installation und zur Einrichtung des SOGo-

Connectors.

1. Laden Sie den SOGo-Connector hier http://www.sogo.nu/downloads/frontends.html herun-

ter.

2. Um das Add-on zu installieren, klicken Sie im Menü von Thunderbird bitte auf “Extras”

und dort auf “Add-ons”.

3. Auf der folgenden Seite klicken Sie bitte rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen

“Add-on aus Datei installieren”.

4. Wählen Sie den heruntergeladenen SOGo-Connector im Auswahldialog auf Ihrer Festplatte

aus und klicken auf “Öffnen”.

5. Installieren Sie das Add-on per Klick auf “Jetzt installieren” und starten Sie Thunderbird

neu.

6. Um die Einbindung der Kontakte einzurichten, klicken Sie nun bitte im Adressbuch von

Thunderbird auf den Menüpunkt “Datei”, dann auf “Neu” und auf “Remote-Adressbuch”.

7. Bei Verbindungsnamen können Sie einen beliebigen anderen Namen für das Adressbuch

eintragen. Als URL tragen Sie bitte die folgende CardDAV-URL ein:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Adressbuchbezeichnung]

Beispiel: https://groupware.bnotk.de/dav/[email protected]/Contacts

Hinweis:

Die Adressbuchbezeichnung des Haupt-/Sytemadressbuchs lautet „Contacts“ (engl. für Kontak-

te). Unteradressbücher müssen ebenfalls in der CardDAV-URL vorkommen. Dann würde es so

aussehen:

https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-Adresse]/[Adressbuchbez.]/[Unteradressbuchbez.]

https://support.mozilla.org/de/kb/lightning-thunderbird-installieren

https://support.mozilla.org/de/kb/kalender-erweiterung-lightning-verwenden

http://www.sogo.nu/downloads/frontends.html


Die Synchronisation zwischen Thunderbird und Ihrem Postfach funktioniert ab sofort automatisch.

Wenn Sie Ihr Adressbuch mit der rechten Maustaste anklicken und “Synchronisieren” auswählen,

wird diese manuell durchgeführt. Bei der ersten Synchronisation werden Ihre E-Mail-Adresse und

Kennwort abgefragt. Diese Daten können Sie speichern.

2.8 Weitere E-Mailprogramme

Sie können den Zugriff auf ein ProTeam- oder ProMail-Postfach mit nahezu jedem E-Mailprogramm

einrichten. Unsere Postfächer können über folgende Protokolle angesprochen werden:

Protokollname Einstellungen

POP3

(Posteingangsserver)

Servername: groupware.bnotk.de

Port: 995

Verschlüsselung: SSL

Benutzername: E-Mail-Adresse

Passwort: Passwort der E-Mail-Adresse

IMAP

(Posteingangsserver)


Port: 993




SMTP

(Postausgangsserver)


Port: 465


Der SMTP-Server erfordert die gleiche Authentifizierung wie der

Posteingangsserver.

CalDAV

(Kalender-/Aufgaben-Zugriff

– nur ProTeam)


Port: 443 (SSL)



CalDAV-URL: https://groupware.bnotk.de/ dav /[Ihre E-Mail-

Adresse]/[Kalender- oder Aufgabenlistenbezeichnung]

CardDAV

(Adressbuch-Zugriff)


Port: 443 (SSL)



CardDAV-URL: https://groupware.bnotk.de/dav/[Ihre E-Mail-

Adresse]/[Adressbuchbezeichnung]

Exchange/ActiveSync

(Smartphone – nur ProTeam)





Unterschied von POP3 und IMAP Protokollen 2.8.1

Bei dem Übertragungsprotokoll POP3 werden Nachrichten durch ein Mailprogramm von einem Ser-

ver kopiert und anschließend (im Regelfall) auf dem Server gelöscht. Im Gegensatz dazu werden bei

dem Netzwerkprotokoll IMAP die E-Mails weder vollständig vom Server geladen noch gelöscht.

Stattdessen wird nur die Nachricht geladen, die Sie gerade lesen. Die Nachricht steht weiterhin auf

dem Server bereit und kann so jederzeit wieder von dort abgerufen werden.


Besonderheiten bei IMAP 2.8.2

Mit dem IMAP-Protokoll ist es zwar möglich auf mehreren Geräten den Postfachinhalt zu synchroni-

sieren, allerdings kann dies bei sehr vielen gleichzeitigen IMAP-Verbindungen zu Synchronisations-

fehlern führen. Ein E-Mailprogramm allein kann möglicherweise schon mehrere IMAP-Verbindungen

im Hintergrund öffnen, wodurch der Verbindungsschwellenwert allein dadurch erreicht wird, dass

zwei E-Mailprogramme gleichzeitig für den Zugriff auf dasselbe Postfach verwendet werden.

Daher empfehlen wir bei paralleler Nutzung eines Postfaches (z. B. das zentrale Büropostfach) die

Einbindung mit dem Outlook-Connector, welcher Ihnen im ProTeam-Postfach zur Verfügung steht.

2.9 Notar-Fachsoftware

In einer modernen Anwendungsumgebung werden Programme integriert, um

die Doppelerfassung von Kontaktadressen und Termine in mobilen Geräten oder E-Mail-

Programmen sowie die damit verbundenen Umstände zu vermeiden,

lesenden und schreibenden Zugriff innerhalb des Büros von allen Arbeitsplätzen und allen

Programmen in Bezug auf E-Mails, Termine, Wiedervorlagen, Kontaktadressen zu ermögli-

chen

und nicht zuletzt auch jederzeit auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook im mobilen Ein-

satz Zugriff auf Termine und Adressen zu haben, E-Mail-Versand, Terminvereinbarungen,

Einladungen und Raumbelegungen mit Hilfe der NotarNet-ProTeam-Dienste auch von unter-

wegs tätigen zu können und dabei auf Kontaktadressen aus der Fachsoftware zugreifen zu

können.

Die Notarnetz Pro -E-Mail- und Kalender-Dienste bieten zur Integration moderne Webservices sowie

ActiveSync und herkömmliche Standardprotokolle wie POP/IMAP, CalDAV und CardDAV.

Sprechen Sie bitte den Hersteller Ihrer Notarfachsoftware an, inwieweit eine Integration der Fachsoft-

ware an E-Mail- und Kalender-Dienste der NotarNet bereits vorgesehen ist. Die NotarNet GmbH leis-

tet gerne Unterstützung bei der Implementierung.

2.10 Zugriff außerhalb des Notariats

Ihr E-Mail-Postfach ist aus Sicherheitsgründen nur innerhalb des Notarnetzes erreichbar. Um Ihr E-

Mail-Postfach nach einer erfolgten Freischaltung (siehe

http://elrv.info/_downloads/notarnetz/Bestellung_E-Mail-Internetfreigabe.pdf) außerhalb des Notar-

netzes nutzen zu können, ersetzen Sie bitte den bisherigen Servernamen groupware.bnotk.de für den

Posteingangs- und Postausgangsserver in den Kontoeinstellungen Ihres E-Mailprogramms durch den

neuen Servernamen notarmail.bnotk.de. Wenn Sie den Outlook-Connector nutzen, tragen Sie in den

Einstellungen ebenfalls den neuen Servernamen ein. Für den Zugriff auf den Webmailclient nutzen Sie

bitte anstatt der Internetadresse https://groupware.bnotk.de die Internetadresse

https://notarmail.bnotk.de.

Wichtiger Hinweis:

Die Postfächer werden mit der Freischaltung für den externen Abruf über das Internet weltweit

erreichbar. Ihr E-Mail-Postfach ist ohne die Absicherung des Notarnetzes für jeden angreifbar.

Bitte gehen Sie entsprechend sorgsam mit Ihren Zugangsdaten um.

http://elrv.info/_downloads/notarnetz/Bestellung_E-Mail-Internetfreigabe.pdf

https://notarmail.bnotk.de/


3 Gestaltung der Lösung

Das Angebot der Notarnetz Pro E-Mail- und Kalenderdienste umfasst eine Reihe von Grundelemen-

ten, die mit der Bestellung auf einfache Weise zu einer Basislösung entsprechend der Größe und den

Anforderungen des Notariats zusammengesetzt werden.

Zur Einrichtung sind in der Regel nur wenige Schritte notwendig, insbesondere bei Verwendung des

Webmailclients, da hierzu keine Installation von Programmen oder Apps auf den Geräten erforderlich

ist.

Anschließend ist die Basislösung einsatzbereit und kann bedarfsweise durch diverse Einstellmöglich-

keiten von den Anwendern selbst feinjustiert werden.

3.1 Grundelemente der Notarnetz Pro E-Mail- und Kalenderdienste

Zu den Grundelementen gehören:

Grundausstattung E-Mail und Kalender

Die Grundausstattung enthält ein Büropostfach und eine grundlegende Speicherausstattung. Als Do-

main für die E-Mail-Adressen wird eine 2nd-Level-Domain hinzubestellt oder eine Subdomain von

notarnet.de eingesetzt.

ProTeam- Postfächer

Für den Ausbau zu einer ProTeam- E-Mail- und Kalender-Lösung mit Teamfunktionalität.

Postfachtypen

Bei der Bestellung von weiteren Postfächern kann zwischen unterschiedlichen Postfachtypen für be-

stimmte Einsatzgebiete gewählt werden, wie z.B. Büropostfach, persönliches Postfach für den Notar,

Mitarbeiterpostfach oder ein Postfachtyp nur zur hausinternen Kommunikation und Teamarbeit.

Berechtigungs- und Benutzergruppen

Ein Satz von Berechtigungs- und Benutzergruppen wird mit Bereitstellen der Grundausstattung zur

Verfügung gestellt. Mit ihrer Hilfe kann der Notar oder ein von ihm eingesetzter Administrator den

Zugriff auf Bürokalender, zentrale E-Mail-Ablage, Adressbücher oder andere Anwendungsbereiche

auf einfache Weise durch Pflegen von Benutzer-Listen steuern.

Speicher-Einheiten

Zur flexiblen Erweiterung der Gesamt-Lösung mit dem benötigten Postfachspeicher inklusive der

zugehörigen Datensicherungsdienste

ProMail-Postfächer

Zur Erweiterung der Grundausstattung oder einer ProTeam-Lösung für individuelle Zwecke einer E-

Mail-Anwendung.

3.2 Berechtigungsverwaltung

Für eine schnelle und einfache Einrichtung von Anwendungs- und Berechtigungskonfigurationen stel-

len wir Ihnen eine Berechtigungsverwaltung mit Berechtigungs- und Benutzergruppen bereit.

Dadurch wird der administrative Aufwand verringert und die Ersteinrichtung von Freigaben erleich-

tert.


Die Berechtigungsgruppen basieren auf Berechtigungen für den zentralen Posteingang und Postaus-

gang, die Verteilung, Verwaltung und Ablage der E-Mails, Notar- und Mitarbeiterpostfächer, zentrale

und persönliche Adressbücher sowie Bürokalender zur Verwaltung von Terminen und Wiedervorla-

gen. Beispielsweise können Sie damit auf einfache Weise Berechtigungen für Mitarbeiter auf das all-

gemeine Büropostfach oder auf einen zentralen Kalender einrichten.

Hinweis:

Achten Sie bitte bei der Nutzung von Berechtigungsgruppen auf das Telekommunikationsge-

setz, falls damit auch ein Zugriff auf privaten Mailverkehr gegeben sein könnte.

Berechtigungsgruppen - ProTeam 3.2.1

Mit Hilfe der voreingestellten Berechtigungsgruppen steuern Sie die Berechtigungen bzw. die Freiga-

ben auf bestimmte Postfachelemente wie Ordner, Kalender, Aufgabenlisten und Adressbücher. Unter-

ordner können bedarfsweise von Benutzern angelegt werden, welche die Berechtigungen automatisch

erben.

Für eine individuelle Berechtigungskonfiguration ohne die Nutzung der Berechtigungsgruppen nutzen

Sie bitte die Anleitung aus Kapitel 10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam.

Folgende Berechtigungsgruppen stehen Ihnen zur Verfügung:

Berechtigungsgruppe Zugriff Berechtigung

Buerokalender_anzeigen@<Domain> Postfach-Standardkalender nur lesen

Buerokalender_fuehren@<Domain> Postfach-Standardkalender lesen, schreiben und

löschen

Buero_Postfach_anzeigen@<Domain> alle E-Mail-Ordner, die

standardmäßig vorhanden

sind

nur lesen

Buero_Postfach_verwalten@<Domain> alle E-Mail-Ordner, die

standardmäßig vorhanden

sind

lesen, schreiben und

löschen

Senden_als_Bueroadresse@<Domain> Nutzung der allgemeinen

Büropostfachadresse

(Ablage der Kopie der ge-

sendeten E-Mail im Gesen-

det-Ordner des Büropost-

fachs)

senden

Buero_Adressbuch_verwalten@<Domain> Postfach Standardadress-

buch

lesen, schreiben und

löschen

Buero_Postfach_Admin_Vollzugriff@<Domain> alle im Büropostfach enthal-

tenen Ordner und Objekte

lesen, schreiben, löschen

und zusätzlich Admin-

rechte zur Steuerung von

Berechtigungen

Hinweis:

Falls Ihnen die Berechtigungsgruppen nicht zur Verfügung stehen oder Sie weitere Berechti-

gungsgruppen eingerichtet bekommen wollen, wenden Sie sich bitte an den NotarNet-

Kundenservice.

Berechtigungsgruppen sehen zwar aus wie E-Mail-Verteiler, können aber nicht als solche ver-

wendet werden.


Benutzergruppen 3.2.2

Mit Hilfe der voreingestellten Benutzergruppen haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter bezogen auf

ihre Position innerhalb des Notariats in Gruppen zusammen zu fassen. Indem Sie das Postfachkonto

eines Mitarbeiters in die jeweilige Benutzergruppe hinzufügen können Sie auf einfache Weise Berech-

tigungen einzelner Mitarbeiter steuern. Die Benutzergruppe wiederrum wird einer Berechtigungsgrup-

pe zugeordnet. Somit muss beispielsweise bei einem neuen Mitarbeiter lediglich dessen Postfachkonto

in eine der unten aufgeführten Benutzergruppen eingefügt werden. Danach stehen ihm automatisch die

Berechtigungen zur Verfügung.

Folgende Benutzergruppen stehen Ihnen zur Verfügung:

Administratoren

Alle_Benutzer

Notare

Assessoren

Leitende Mitarbeiter

Sekretariat

Sachbearbeiter

Auszubildende

Die Benutzergruppen sind auch gleichzeitig E-Mail-Verteiler und können somit als Empfänger einer

E-Mail dienen. Somit können Sie z. B. einfach alle Mitarbeiter des Notariats in eine E-Mail hinzufü-

gen.

Freigegebene Elemente einem Postfach hinzufügen 3.2.3

Sobald Ihr Postfach-Account einer Berechtigungsgruppe hinzugefügt wurde, werden Sie vom System

per E-Mail mit dem Betreff „Share Created“ benachrichtigt. Die mit der Berechtigung verbundenen

freigegebenen Elemente (Kalender, E-Mailordner, Adressbuch,…) können nun vom betreffenden Be-

nutzer in die Bedieneroberfläche seines Postfachkontos eingefügt werden.

Im Webmailclient klicken Sie hierzu innerhalb der Benachrichtigung auf Freigabe hinzufügen. Da-

nach erscheint ein kleines Einrichtungsfenster, in dem Sie nur noch den Namen und die Farbe der

Freigabe eingeben und mit Ja bestätigen müssen.

In Outlook erhalten Sie ebenfalls eine Freigabebenachrichtigung. Um die Berechtigung hinzu zu fü-

gen, gehen Sie in der Menüleiste auf Notarnetz Pro und Mailbox eines anderen Nutzers öffnen und

nehmen dort die Freigabe entgegen. Wählen Sie in der angezeigten Liste die in der Freigabebenach-

richtigung hinter „distribution list“ erwähnte Berechtigungsgruppe aus. Weitere Informationen zu

Berechtigungen hinzufügen finden Sie im Kapitel 10.2.3 Freigegebene Postfachobjekte suchen.

Berechtigungs- und Benutzergruppen pflegen 3.2.4

Die Pflege der Berechtigungs- und Benutzergruppen wird von bestimmten Notariatsmitarbeitern

mit Administrationsrechten verwaltet. Standardmäßig wird der Account des Notars und die Benutzer-

gruppe "Administratoren" als Besitzer eingetragen.


Die Berechtigungs- und Benutzergruppen finden Sie im Webmailclient im Adressbuch unter Vertei-

ler. Dort können Sie Accounts hinzufügen oder entfernen.

Weiterhin kann jeder Mitarbeiter auch eine Berechtigung bzw. Freigabe auf andere Postfachelemente

einer Berechtigungsgruppe hinzufügen. Nutzen Sie dafür die Anleitung in Kapitel 10.3.3 Einzelne

Postfachobjekte freigeben. Beim Aufruf der Freigabeempfänger wählen Sie anstatt eines Postfachin-

habers eine der o. g. Berechtigungsgruppen aus.

Haus-interne Kommunikation 3.2.5

Für Notariate in denen nicht alle Postfächer extern E-Mails versenden und empfangen sollen, können

bestimmte Postfächer auf die Berechtigung beschränkt werden, nur E-Mails innerhalb derselben Do-

main zu senden und zu empfangen.

Die Einschränkung von bestimmten Postfachkonten auf hausinternen Kommunikation wird durch den

NotarNet-Kundenservice vorgenommen.

Die Einschränkungen der hausinternen Kommunikation sehen wie folgt aus:

Beim Senden

Vom Postfach kann nur an E-Mail-Adressen aus derselben Domain gesendet werden. Der Postfachin-

haber erhält beim Versand an externe Empfänger eine Fehlermeldung.

Beim Empfangen

An das Postfach kann von extern keine E-Mail gesendet werden. Der Absender erhält beim Versand

an die Fehlermeldung, dass die angegebene E-Mailadresse nicht bekannt ist.

3.3 Grundausstattung und weiterer Ausbau

Das Kapitel beschreibt in groben Zügen die Funktionalität der Grundausstattung, den Ausbau zu einer

ProTeam-Lösung sowie die Erweiterung mit Speicher und ProMail-Postfächern.

Grundausstattung E-Mail- und Kalender 3.3.1

Es gibt ein ProTeam-Postfachkonto für das Notariat mit E-Mail-Adresse, den Ordnern für Postein-

gang, gesendete Mails und Entwürfe, eine individuell gestaltbare E-Mail-Ordner-Struktur, die Kontak-

te zum Verwalten von E-Mail-Adressen und den Bürokalender für Notar-Termine und Wiedervorla-

gen. Bedarfsweise können weitere Kalender und Adressbücher eingerichtet werden.

Nutzung durch Notar und Mitarbeiter

Der Notar und die Mitarbeiter melden sich mit einer gemeinsamen Benutzerkennung an diesem einen

Postfachkonto an (geeignet für bis zu 3 gleichzeitige Benutzer). Ergänzend kann die Anzeige des Ka-

lenders für alle Mitarbeiter eingerichtet werden – auch diejenigen, die nicht am Büropostfach ange-

meldet sind. Informationen zur Einrichtung finden Sie im Kapitel 10.2.2 Postfachobjekte freigeben.

Mobile Nutzung

E-Mail, Kalender und Kontakte stehen dem Notar auch mobil mit Smartphone, Tablet oder Notebook

zur Verfügung.

Bedienung

Bei Nutzung des Webmailclients mit einem Browser (z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist

kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alterna-


tiv kann Microsoft Outlook für Windows-Rechner als Client-Programm verwendet werden. Bei

Smartphones und Tablets kann der Zugang für E-Mail-, Kontakte- und Kalender-Apps per ActiveSync

eingerichtet werden.

Ausbau

Die Grundausstattung kann bedarfsweise mit weiteren ProTeam-Postfächern zu einer vollständigen

ProTeam-Lösung ausgebaut werden. Der mit der Grundausstattung bereit gestellte Speicher von 3 GB

kann flexibel erweitert werden. Außerdem können ProMail-Postfächer hinzugefügt werden.

Ausbau ProTeam- E-Mail- und Kalender-Lösung für Einzelnotar oder Sozietät 3.3.2

Benutzerkonten für Notar und Mitarbeiter

Notar(e) und Mitarbeiter haben jeweils ein ProTeam-Postfachkonto mit eigener E-Mail-Adresse, den

Ordnern für Posteingang, gesendete Mails und Entwürfe, eine individuell gestaltbare E-Mail-

Ordnerstruktur, ein eigenes Adressbuch sowie Funktionen zur persönlichen Organisation und Teamar-

beit, wie z.B. Ordnungs-, Markierungs- und Erinnerungsfunktionen, individuelle Ordner- Freigaben,

einen eigenen Kalender zur Verwaltung von Terminen und Wiedervorlagen sowie ein eigenes Adress-

buch.

Büropostfach

Außerdem gibt es das Büropostfach aus der Grundausstattung mit der allgemeinen E-Mailadresse des

Notariats. Es enthält Ordner für den zentralen Posteingang, gesendete E-Mails und Entwürfe, frei ge-

staltbare Ordner für die zentrale E-Mail-Ordnerstruktur, ein Adressbuch für gemeinsam zu nutzenden

Kontakte sowie Kalender für Termine und Wiedervorlagen des Notariats.

Zugriffsberechtigungen im Team

Notar-Postfächer haben volle Berechtigung auf das Büropostfach und bedarfsweise auf andere Post-

fachkonten des Notariats. Für Mitarbeiter-Postfächer kann der Zugriff auf die E-Mail-Ablage-Ordner,

auf den Kalender, auf das Adressbuch oder auf Inhalte des zentralen Büropostfachs auf einfache Weise

bedarfsgerecht eingestellt werden (nur lesen, lesen und schreiben, volle Berechtigung). Außerdem

kann jeder Benutzer Ordner, Kalender oder Adressbücher seines Postfachs zum Zugriff für andere

Postfachkonten freigeben.

Mobile Nutzung

E-Mail, Kalender und Kontakte stehen auch mobil mit Smartphone, Tablet oder Notebook zur Verfü-

gung.

Bedienung

Bei Nutzung des Webmailclients mit einem Browser (z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explorer) ist

kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich. Alterna-

tiv kann Microsoft Outlook für Windows-Rechner als Client-Programm verwendet werden. Bei

Smartphones und Tablets kann der Zugang für E-Mail-, Kontakte- und Kalender-Apps per ActiveSync

eingerichtet werden.

Postfächer nur für hausinterne Kommunikation

Optional können Postfächer auch auf das Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb derselben

Domain beschränkt werden. Die betreffenden Mitarbeiterkonten können für die interne Bürokommu-

nikation und Teamarbeit nur E-Mails an Adressen der eigenen E-Mail-Domain senden und E-Mails

von Adressen der eigenen Domain empfangen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 3.2.5 Haus-interne

Kommunikation.


Hinweis:

Bei wechselnden Arbeitsplätzen und Nutzung des eigenen Postfaches, sollte das persönliche

Postfach mit serverseitig gespeicherten Windows-Profilen eingerichtet werden. Achten Sie da-

rauf, dass unterschiedliche Betriebssystemtypen (32/64 Bit) zu Problemen führen, da die User-

Pfade unterschiedlich sind.

Erweiterung des Speicherkontingentes 3.3.3

Das bestellte Speicherkontingent kann gleichermaßen von allen Postfachkonten verwendet werden. Es

kann durch Bestellung weiterer Speichereinheiten flexibel erweitert werden. Auf Anfrage kann der

Kundenservice die Nutzung des Speicherkontingents einzelner Postfachkonten einschränken. Sobald

90 % des Speicherkontingents belegt sind, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Erweiterung mit ProMail-Postfächern 3.3.4

Ergänzend zu einer Grundausstattung oder einer ProTeam-Lösung können weitere E-Mail-Postfächer

hinzubestellt werden. Wesentlicher Unterschied ist, dass ProMail-Konten kein Zugriff auf freigegebe-

ne Kalender, E-Mailordner oder Adressbücher des Büropostfachs oder anderer ProTeam-Mitarbeiter-

Konten möglich ist.

ProMail-Benutzerkonten für individuelle Zwecke

Ein ProMail-Postfachkonto hat eine eigene E-Mail-Adresse, Ordner für Posteingang, gesendete E-

Mails und Entwürfe, eine frei gestaltbare E-Mail-Ordner-Struktur sowie ein eigenes Adressbuch.

Mobile Nutzung

Eine mobile Nutzung von E-Mail und Adressbuch mit Smartphone, Tablet oder Notebook ist ebenfalls

möglich. Außerdem kann der Kalender des Büropostfachs der Grundausstattung mit Mobilgeräten

synchronisiert werden.

Bedienung

Bei Bedienung des ProMail-Postfachs über einen Browser (z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explo-

rer) ist kein Installationsaufwand notwendig und somit ist ein Arbeitsplatzwechsel einfach möglich.

Alternativ kann ein Standard E-Mail-Programm, wie beispielsweise Mozilla Thunderbird oder Micro-

soft Outlook als Client-Programm verwendet werden. Bei Smartphones und Tablets kann der Zugang

für E-Mail- und Kontakte per POP/IMAP bzw. CardDAV-Protokoll und für das Büropostfach der

Grundausstattung per ActiveSync eingerichtet werden.

Postfächer nur für hausinterne Kommunikation

Optional können Postfächer auch auf das Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb derselben

Domain beschränkt werden. Somit könnten z. B. die Mitarbeiter nur innerhalb der eigenen Domain E-

Mails senden und empfangen und nur der Notar und das Büropostfach E-Mails sowohl extern als auch

intern senden und empfangen. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel 3.2.5 Haus-interne Kommunikation.

Ausbau

Durch Aufrüsten der ProMail-Postfächer auf ProTeam, kann die Teamfunktionalität genutzt werden.


4 E-Mails schreiben und versenden

Sie können E-Mail-Nachrichten schreiben und versenden, einen E-Mail-Entwurf erstellen, diesen zu

einem späteren Zeitpunkt fertigstellen und versenden, den Versandzeitpunkt auf eine bestimmten,

späteren Zeitpunkt festlegen.

Eine E-Mail schreiben Sie im Formularfenster des E-Mailprogramms, indem Sie neben dem Mittei-

lungstext auch den Absender und den/die Empfänger bestimmen.

4.1 Das Formular zur E-Mail-Erstellung

AN

Im Feld AN geben Sie den Empfänger an, an den die Nachricht gerichtet ist. Die E-Mail-Adresse kann

eingetippt oder aus einer Adressliste oder einer GAL (globale Adressliste) ausgewählt werden. Diese

enthält alle Adressen der eigenen Domain, also in unserem Fall die des Notariats.

CC

Weitere Empfänger, die die Nachricht als Kopie erhalten sollen, werden unter CC (Carbon Co-

py/Kopie an) angegeben.

BCC

Das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) kann alternativ zu CC verwendet werden für Empfänger, die bei

den anderen Empfängern nicht angezeigt werden sollen. Um dieses Feld zu aktivieren, klicken Sie

rechts neben dem CC-Feld auf BCC anzeigen.

VON

Falls für das Postfach mehrere alternative Absenderadressen eingerichtet wurden, kann die für die

aktuelle E-Mail gewünschte Absenderadresse im VON Feld angegeben werden (siehe auch Kapitel

10.6 Berechtigung „Senden als“).

Betreff

Geben Sie den Betreff ein.

Textfeld

Schreiben Sie den Mitteilungstext.

Hinweis:

Falls Sie den eingegebenen Text durch Fettschrift, Farben oder unterschiedliche Schriftarten ge-

stalten möchten, geht dies nur unter der Option als HTML formatieren. Dieser Modus kann ggf.

unter Einstellungen fest vorgegeben werden. Entsprechend dem allgemeinen E-Mail-Standard

kann alternativ zum HTML-Format als Plain-Text formatieren gewählt werden.

Unter Plain-Text ist keine Formatierung möglich. Andererseits gilt dies als sicherer, da somit

auch kein im Text versteckter Schadcode übermittelt werden kann.

Anhang

Bilder und Dokumente können im Anhang hinzugefügt werden.

Prioritätsstufe

Wählen Sie eine Prioritätsstufe (hoch, normal oder niedrig).


Hinweis:

Diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt.

Lesebestätigung

Fordern Sie eine Lesebestätigung an, um den Empfänger bei dem Öffnen einer Nachricht aufzufor-

dern, Ihnen eine Empfangsbenachrichtigung zu senden.

Hinweis:

Auch diese Funktion wird eventuell vom Mailserver des Empfängers nicht unterstützt. Falls Sie

keine Empfangsbestätigung erhalten, sollten Sie rückfragen, um sicher zu gehen. Alternativ

können Sie im E-Mail-Text den Empfänger bitten, den Empfang zu bestätigen. Auch wenn die

E-Mail-Zustellung meistens zuverlässig und schnell funktioniert, garantiert der Internet-

Standard weder eine Zustellfirst, noch dass überhaupt eine Zustellung sicher erfolgt.

Senden

Klicken Sie auf Senden, um die Mail zu senden. Eine Kopie der gesendeten Mail wird i. d. R. (je nach

Einstellung) im Ordner Gesendet gespeichert.

Hinweis:

Wenn Sie die Mail nicht sofort versenden wollen, klicken Sie im Webmailclient statt auf Sen-

den auf den Pfeil neben dem Senden-Knopf. Wählen Sie dann die Option Später senden aus.

Geben Sie im Dialogfeld den Sendezeitpunkt für die Mail (Datum und die Uhrzeit) ein, zu dem

die Mail gesendet werden soll. Die Mail wird im Ordner Entwürfe gespeichert und automatisch

zum gewünschten Datum zur entsprechenden Uhrzeit versendet.

In Outlook klicken Sie im E-Mail-Editor anstatt auf Senden auf den Reiter Optionen und

Übermittlung verzögern. In dem Eigenschaften-Fenster nehmen Sie die notwendigen Ver-

sand-Einstellungen vor. Beachten Sie bitte, dass der verzögerte Versand nur möglich ist, wenn

Outlook zum Sendezeitpunkt geöffnet und online ist.

4.2 Allgemeine Hinweise zum E-Mail-Versand

Speichern Sie insbesondere bei längeren Mitteilungen die Nachricht als Entwurf, damit der erfasste

Text bei einer Computer- oder Internetstörung nicht verloren geht und ggf. aus dem Entwurf-Ordner

zur Weiterbearbeitung wieder aufgerufen werden kann.

Auch wenn wir gewohnt sind, dass E-Mails zuverlässig in wenigen Sekunden weltweit übermittelt

werden, wird dies nicht durch den E-Mail-Standard im Internet gewährleistet. Je nach Datenverbin-

dung und zwischengeschalteten Relay-Servern kann die Übermittlung unter Umständen bis zu mehre-

ren Tagen dauern. Außerdem kann eine E-Mai-Nachricht ohne Benachrichtigung des Empfängers und

des Absenders verloren gehen, bedingt durch ein Regelwerk oder Störungen bei zwischengeschalteten

Servern.

4.3 Datei-Anhänge

Einer E-Mail können auf einfache Weise Anhänge beigefügt werden. Die E-Mail darf allerdings nicht

die zulässige Gesamtgröße von 40 MB überschreiten. Beachten Sie bitte, dass die maximale Größe

der Anhänge bzw. der gesamten E-Mail auch von den Einstellungen des Empfangs-Mailservers ab-

hängt. Bei schmallbandigen Internetverbindungen benötigen große E-Mails lange Übertragungszeiten

und behindern unter Umständen die Internetverbindung für parallel laufende Vorgänge.


Per Drag and Drop können einer E-Mail bequem Anhänge hinzugefügt werden, indem die Datei aus

einem Ordner in die Mail gezogen wird. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die angehängt

werden sollen, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Dateien in den Kopfzeilenbe-

reich der Mail und lassen Sie die Maustaste los.

Bei größeren Anhängen kann es eine Weile dauern, bis der Übertragungsvorgang zum Server komplett

abgeschlossen ist. Anschließend wird der Anhang im E-Mail-Formular unterhalb des Betreffs ange-

zeigt.

Wenn Sie einen Anhang entfernen möchten, klicken Sie diesen an und auf Entfernen.

Hinweis:

Computerviren verbreiten sich häufig über Dateianhänge. Daher können Systemadministra-

toren eingehende E-Mails mit bestimmten Arten von Anhängen blockieren. Viren-verseuchte

Mails weisen häufig Dateien mit der Erweiterung .EXE im Dateinamen auf. Wenn Sie eine Mail

an einen Nutzer senden, dessen Mailsystem so konfiguriert wurde, dass bestimmte Arten von

Anhängen blockiert werden, erhalten Sie möglicherweise keine Benachrichtigung über diese

Blockierung.

4.4 Anzeigen von E-Mails und Ordner

Angezeigt werden Ihre E-Mails im Webmailclient unter dem Tab Mail bzw. in Outlook im Bereich E-

Mail. In der linken vertikalen Navigationsleiste werden die verschiedenen Ordner angezeigt. Dazu

gehören die klassischen Ordner Posteingang und Gesendet. Je nach Einstellung werden weitere Unter-

ordner und freigegebene Ordner angeboten. Nach der Auswahl eines Ordners werden im Inhaltsfenster

die zugehörigen Mail-Elemente angezeigt. Mails können einzeln oder als Unterhaltung angezeigt wer-

den. Ebenfalls können Mails auch mit eingeblendetem Lesefenster angezeigt werden. Die verschiede-

nen Ansichten lassen sich sowohl im Webmailclient als auf in Outlook einstellen.

4.5 Unterhaltungsansicht

In der Unterhaltungsansicht werden Ihre Mails gruppiert. So kann der Verlauf eines Mail-Austauschs

leichter nachvollzogen werden. Diese Ansicht wählen Sie im Webmailclient oben rechts unter Anzei-

gen aus und in Outlook im Menübereich Ansicht.

Eine Unterhaltung beginnt, wenn eine Mail gesendet oder empfangen wird und im Anschluss auf Ba-

sis dieser Mail weitergearbeitet wird: Senden, Antworten, Weiterleiten… Der Betreff wird nur einmal

im Posteingang angezeigt ebenso wie die Anzahl der Mails einer Unterhaltung. Unterhaltungen, die

ungelesene Mails enthalten, sind fett formatiert. Unterhaltungen können ordnerübergreifend sein. Eine

Mail kann sich z. B. im Posteingang und eine im Ordner Gesendet befinden, während andere Mails in

wieder anderen Ordner gespeichert sind. Wenn Sie eine Unterhaltung in einen anderen Ordner ver-

schieben, werden alle Mails in dieser Unterhaltung ebenfalls in den neuen Ordner verschoben. Mails

im Ordner Gesendet und im Papierkorb werden nicht verschoben. Wenn Sie eine neue Unterhaltung

erstellen möchten, beginnen Sie mit einer neuen Mail.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen E-Mails einer Unterhaltung in der Unterhaltungsansicht

erst durch Öffnen der Unterhaltung sichtbar werden.


4.6 Mails sortieren und gruppieren

Mails können in allen Ordnern nach Datum oder Größe in auf- oder absteigender Reihenfolge grup-

piert und sortiert werden. Um die Gruppierungs- und Sortierungseinstellungen zu definieren wählen

Sie den entsprechenden Ordner aus und klicken Sie in der Kopfzeile des Inhaltsfensters mit der

rechten Maustaste auf das jeweilige zu gruppierende Feld.

4.7 Fehler beim Versand

Beim E-Mail-Versand kann es zu Fehlern kommen. In diesem Fall erhalten Sie eine automatisch er-

zeugte E-Mail von einem der bei der Übertragung beteiligten Server mit dem Titel "Mail Delivery

failed" oder dem Absender "Mailer Daemon".

Typische Fehlerbenachrichtigungen:

Fehlermeldung Ursache Lösung

550 Benutzer hat zu viele Mails auf

dem Server. / User has too many

messages on the server oder permis-

sion denied. Command output:

maildrop: maildir over quota. oder

Quota exceeded

Der Empfänger hat zu viele E-

Mails gespeichert und hat keinen

Platz für weitere Nachrichten.

Bitten Sie Ihn, nicht mehr benö-

tigte E-Mails zu löschen oder

für mehr Speicherplatz zu sor-

gen. Verzichten Sie auf große

Dateianhänge, bis der Empfän-

ger das Problem gelöst hat.

delivery error: dd This user doesn't

have a beispiel.com account oder

invalid address (in reply to RCPT

TO command) oder User is un-

known

Die angegebene E-Mail-Adresse

existiert nicht.

Prüfen Sie die Richtigkeit der

Empfängeradresse.

Host or domain name not found.

Name service error for

name=beispiel.de type=A: Host

found but no data record of request-

ed type oder unrouteable address

Die angegebene E-Mail-Adresse

existiert nicht.

Prüfen Sie die Richtigkeit der

Empfängeradresse.

Hinweis:

Bei weiteren Fehlern wenden Sie sich bitte an unseren Support.


5 Adressbuch

Ihre Kontakte können Sie mit Hilfe des Postfach-Adressbuches verwalten. Dieses Adressbuch können

Sie mit einem ProTeam-Postfach sowohl über den Webmailclient als auch über Outlook mit dem Out-

look-Connector verwalten. Bei einem ProMail-Postfach steht Ihnen ebenfalls die Adressbuchfunktion

zur Verfügung. Lesen Sie dazu das Kapitel 5.6 Adressbuchverwaltung – ProMail.

Standardmäßig stehen Ihnen in Ihrem Postfach drei Adressbücher: Kontakte, Verteiler und Mail-

empfänger zur Verfügung. Bei Bedarf können weitere Adressbücher erstellt werden.

5.1 Kontakte im Webmailclient anlegen

Unter Adressbuch können Kontakte angelegt, geändert und gelistet sowie sortiert und gesucht wer-

den. Neue Mailadressen werden automatisch in eins der 3 Adressbücher übernommen. Wird bspw.

eine neue Adresse angeschrieben, wird die Adresse im Adressbuch Mailempfänger gespeichert. Diese

Funktion kann unter Einstellungen - Adressbuch deaktiviert werden. Wird eine Mail verfasst, zeigt

die Funktion Autovervollständigen eine Liste der Namen aus Ihren Adressbüchern an, die mit Ihrer

Eingabe übereinstimmen.

Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt werden.

Hier öffnet sich das Bearbeitungsformular zur Angabe von Namen, Vornamen, E-Mail Adresse und

weiterer Daten. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, können Sie oben rechts im Formular unter Ort

die Adressliste einstellen, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll. Über die Schaltfläche

Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzugefügt.

5.2 Verteiler im Webmailclient anlegen

Werden Mails an eine Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Verteiler erstellt werden.

Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemeinsamen Mail-Adresse.

Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesendet, deren Adresse im

Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile An der E-Mail ange-

zeigt. Verteiler werden in einem Adressbuch gespeichert. Wenn Sie im Adressbuch auf einen Verteiler

klicken, werden im Feld Inhalt alle Mitglieder des Verteilers angezeigt.

Ein neuer Verteiler wird über den Button Neuer Kontakt – Verteiler erstellt. Geben Sie nun links

oben den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte aus den auf der rechten Seite zur

Verfügung stehenden Kontaktlisten hinzu. Sie können auch nach Adressen aus den Ihnen zur Verfü-

gung stehenden Adressbüchern suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen.

Am Ende wird der Verteiler mit Speichern. dem Adressbuch hinzugefügt.

Hinweis:

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere E-Mail-Adressen ohne Verwendung eines Verteilers schicken

möchten, können Sie in der jeweiligen Adressliste die gewünschten Adressen markieren und mit

einem Rechtsklick über das Kontextmenü eine neue E-Mail erstellen. Die markierten Adressen

werden dann automatisch in das An-Feld der E-Mail eingefügt.


5.3 Kontakte in Outlook anlegen

Unter Kontakte/Personen können Kontakte angelegt, geändert und gelistet sowie sortiert und gesucht

werden. Das Anlegen eines neuen Kontaktes kann über die Schaltfläche Neuer Kontakt durchgeführt

werden. Das Bearbeitungsformular öffnet sich zur Angabe von Namen, Vornamen, E-Mail-Adresse

und weiterer Daten. Über die Schaltfläche Speichern wird der neue Kontakt der Adressliste hinzuge-

fügt. Wenn Sie mehrere Adresslisten haben, wählen Sie vor der Kontakterstellung das entsprechende

Adressbuch aus, unter der der Kontakt abgespeichert werden soll.

Standardmäßig wird der Kontakt mit „Nachname, Vorname“ gespeichert.

5.4 Adressen in Outlook organisieren

In Outlook können Sie Informationen zu Personen in Kontakte/Personen verwalten. Ein Kontak-

te/Personen-Datensatz diverse Kontakt-Informationen enthalten, u. a. Namen, Unternehmen, E-Mail-

Adressen und Telefonnummern. Mit Hilfe des Adressbuches können Sie in Outlook nach einer E-

Mail-Adresse suchen und diese als E-Mail-Empfänger auswählen. Um in das Adressbuch zu gelan-

gen, gehen Sie über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch.

Der Inhalt bestimmter Kontakte-Ordner soll im Adressbuch angezeigt werden 5.4.1

Das Outlook-Adressbuch basiert unter anderem auf Outlook-Kontakte-Ordnern, die sie in den Eigen-

schaften für die Anzeige im Adressbuch aktivieren oder deaktivieren können Dazu rufen Sie in der

Kontakte-Ansicht bei den betreffenden Kontakte-Ordner mit der rechten Maustaste das Kontextmenü

auf und gehen auf Eigenschaften. Bei der Registerkarte Outlook-Adressbuch setzen Sie bei Diesen

Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen einen Haken, vergeben einen passenden Namen, überneh-

men die Einstellungen und schließen mit OK.

Ein bestimmter Kontakte-Ordner soll als erstes im Adressbuch stehen 5.4.2

Sie gehen über die Registerkarte Start und in der Gruppe Suchen zum Adressbuch. Hier öffnen Sie

über Menü, Extras und Optionen das Fenster Adressierung. Über das Auswahlmenü Beim Öffnen

des Adressbuchs diese Adressliste zuerst anzeigen legen Sie den entsprechenden Kontakte-Ordner

fest, welcher beim Aufrufen des Adressbuches als erstes angezeigt werden soll bzw. indem als erstes

gesucht wird:


Danach schließen Sie das Fenster und das Adressbuch wieder. Wenn Sie jetzt ein neues E-Mail-

Formular öffnen und über die Schaltfläche An das Adressbuch öffnen, wird Ihnen das vorher ausge-

wählte als erster Kontakte-Ordner angezeigt.

Kontaktlisten mit Zusatz „Mobiltelefon“ sollen in der Auswahl nicht angezeigt werden 5.4.3

In der allgemeinen Konfiguration von Adressbüchern über Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen,

Kontoeinstellungen und Registerkarte Adressbücher sehen Sie ein Mobiltelefonadressbuch. Dieses

wird von Outlook automatisch angelegt, sobald Sie in Ihren Adressen Mobiltelefonnummern aufge-

nommen haben. Im Outlook Adressbuch haben Sie die Möglichkeit, Adressbücher zu entfernen.

Einfachere Suche nach Kontakten: 5.4.4

Die Suche im Adressbuch kann nach individuellen Wünschen optimiert werden. Eine Volltextsuche ist

im Outlook-Adressbuch nicht möglich.

So werden im Outlook-Adressbuch die Kontakte nach Nachnamen sortiert:

1. Unter der Registerkarte Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen und Registerkarte

Adressbücher finden Sie Ihr Outlook-Adressbuch.

2. Markieren Sie das Outlook-Adressbuch und klicken Sie auf Ändern. Nun wird Ihnen ein

Fenster angezeigt, in dem im unteren Bereich die Optionen Namen ordnen Wie „Spei-

chern unter“ angezeigt wird:

3. Wählen Sie diese Option, um die Kontakte in der Adressbuchsuche nach dem Schema

Nachname, Vorname anzeigen zu lassen.

So stellen Sie die Reihenfolge der Namenseingabe und Sortierung im Adressbuch ein:


1. Über die Registerkarte Datei, Optionen und Kontakte gehen Sie im Abschnitt Namen und

Ablage zur Namensreihenfolge.

2. Wählen Sie den Standard für die Namensreihenfolge aus z.B. „Vorn. (Vorn2) Nachn“..

3. Wählen Sie den Standard für die Ablagereihenfolge aus (es wird empfohlen die Einstellung

auf „Nachn.,Vorn.“ zu setzen):

5.5 Verteiler in Outlook anlegen

Werden Mails häufiger an eine bestimmte Gruppe von Adressen gesendet, kann eigens dafür ein Ver-

teiler erstellt werden. Ein Verteiler ist eine Gruppe von Mail-Adressen in einer Liste mit einer gemein-

samen Mail-Adresse. Wenn eine Mail an einen Verteiler gesendet wird, wird sie an jede Person gesen-

det, deren Adresse im Verteiler enthalten ist. Für den Empfänger wird der Verteilername in der Zeile

An der E-Mail angezeigt. Verteiler werden in einem Kontakte-Ordner gespeichert. Wenn Sie im

Kontakte-Ordner auf einen Verteiler klicken, werden die Mitglieder des Verteilers im Feld Inhalt an-

gezeigt.

Ein neuer Verteiler wird unter Kontakte/Personen über den Button Neue Kontaktgruppe erstellt.

Geben Sie nun den Namen des Verteilers ein. Danach fügen Sie die Kontakte über Kontakte hinzu-

fügen hinzu. Sie können auch nach Adressen suchen, um diese dem Verteiler zuzuordnen. Über die

Schaltfläche Speichern wird die neue Kontaktgruppe der Adressliste hinzugefügt.

5.6 Adressbuchverwaltung – ProMail

Auch im ProMail-Postfach steht Ihnen ein Adressbuch zur Verfügung, welches Sie entweder wie oben

beschrieben mit dem Webmailclient verwalten können oder mit einem alternativen Programm wie z.

B. auf dem PC/Notebook mit Mozilla Thunderbird oder auf dem Smartphone/Tablet mit der herstel-

lereigenen App. Für die Einbindung des Adressbuches nutzen Sie das CardDAV-Protokoll. Die Ein-

bindung in Mozilla Thunderbird wird in Kapitel 2.7 Mozilla Thunderbird – ProMail / ProTeam be-

schrieben und Informationen zu weiteren Programmen finden Sie im Kapitel 2.8 Weitere E-

Mailprogramme.


6 Kalender – ProTeam

Mithilfe von Kalendern können Sie Termine, Wiedervorlagen, Besprechungen und Ereignisse überwa-

chen und somit z. B. einen Bürokalender führen. Sie können mehrere Kalender verwalten und Elemen-

te wie Termine zwischen diesen verschieben. Außerdem können Sie Kalender für andere Benutzer mit

ProTeam-Postfach freigeben. In jedem ProTeam-Postfach steht standardmäßig ein Kalender Kalender

zur Verfügung, weitere können bedarfsweise hinzugefügt werden.

Um einen Kalender zu öffnen, klicken Sie im Webmailclient auf die Registerkarte Kalender und in

Outlook auf Kalender. Standardmäßig wird zunächst die Arbeitswoche angezeigt.

6.1 Kalenderansichten

Kalender können in verschiedenen Ansichten angezeigt werden.

Tagesansicht

Arbeitswochenansicht (je nach Einstellung, standardmäßig Montag-Freitag)

Wochenansicht

Monatsansicht

Listenansicht

Planungsansicht (nur in Outlook)

Im Webmailclient finden Sie diese Ansichtsoptionen unter Kalender auf der rechten Seite. In Outlook

finden Sie diese unter Kalender und in der Menüpunkt Ansicht.

Sie können auch mehrere Kalender anzeigen lassen. Im Webmailclient werden die Kalender (außer in

der Tagesansicht) überlappend angezeigt und im Outlook immer nebeneinander.

Weiterhin können Sie zur besseren Übersicht bei mehreren Kalendern diesen auch unterschiedlichen

Farben vergeben. Die Farbeinstellungen gelten in Outlook aber nur lokal.

6.2 Termine erstellen

Sie können einzelne oder wiederkehrende Termine, Besprechungen und Ereignisse erstellen. Termine

im eigenen Postfach können mit Erinnerungen versehen werden. Termine lassen sich als privat kenn-

zeichnen. Außerdem können Anhänge hinzugefügt werden. Bei privaten Terminen ist die Anzeige für

andere Benutzer mit Zugriffsrechten eingeschränkt.

Zur Planung einer Besprechung mit mehreren Personen, geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilneh-

mer ein. Die Teilnehmer erhalten dann eine Einladung, die Sie annehmen oder ablehnen können. Die

Liste der Teilnehmer wird zusammen mit den Antworten (Zusagen / Absagen) im Terminfenster des

Organisators angezeigt. Außerdem enthält die Teilnehmer-Liste eine Planungs- bzw. Frei-/Belegt-

Ansicht, die über farbliche Markierungen die Frei- / Belegt-Informationen anzeigt, soweit der Teil-

nehmer die Berechtigung für seinen Kalender erteilt hat.

Weiterhin können Orte / Besprechungsräume im Termin angegeben werden. Ergänzend können für

Besprechungsräume eigene Kalender eingerichtet werden, für die dann ebenfalls eine Frei- / Belegt-

Information zur Verfügung steht.


Sie können folgende Aktivitäten planen:

Termin

Mit einem Termin organisieren Sie Ihre eigenen Termine und Aktivitäten oder die des Bürokalenders

wie z. B. einen Beurkundungstermin. Weiterhin können Sie wiederkehrende Termine einrichten.

Ereignis

Ein Ereignis ist eine Aktivität, die einen ganzen Tag in Anspruch nimmt z. B. der Urlaub eines Mitar-

beiters. Ereignisse werden im Kalender nicht mithilfe von Uhrzeiten angezeigt; sie erscheinen als

Banner im oberen Bereich der Kalenderansicht.

Besprechungen

Besprechungen sind Termine, zu denen ein Organisator die Teilnehmer auf Knopfdruck zum Termin

einlädt. Diese effiziente Art der elektronischen Einladung ist im Geschäftsleben sehr verbreitet.

Die Teilnehmer, deren E-Mail-Adresse im Termin angegeben wird, erhalten die Einladung und kön-

nen beispielsweise gleich von Ihrem Smartphone auf Knopfdruck bestätigen. Dabei wird der Termin

in ihrem eigenen Kalender angezeigt und nach Bestätigung eingetragen. Sollte es eine Verschiebung

oder Änderung geben, wird diese ebenso einfach mit einer Benachrichtigung an den Teilnehmerkreis

übermittelt. Die Teilnehmer können auch unter Vorbehalt zusagen oder mit einer Nachricht antworten.

Unter Status können Sie Bestätigungen und Absagen sehen. Bei Teilnehmern und Ressourcen (Räu-

men), deren frei/belegt-Zeiten des Kalenders verfügbar sind, wie beispielsweise bei internen E-

Mailpostfächern, werden diese dem Organisator zur Planung eines geeigneten Termins angezeigt.

6.3 Kalendereinstellungen

Zum Kalender gehörende Einstellungen können Sie im Webmailclient unter Einstellungen > Kalen-

der vornehmen und in Outlook unter Datei – Optionen – Kalender.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass der Outlook-Connector nicht alle Outlook-Einstellungen unterstützt.

6.4 Weiteren Kalender erstellen

Ein Kalender steht Ihnen bereits im ProTeam-Postfach zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie

weitere Kalender für verschiedene Zwecke erstellen. Beispielsweise können Sie in einem persönlichen

Postfach einen Kalender für geschäftliche Termine und Fristen nutzen und einen zusätzlichen für pri-

vate Aktivitäten erstellen. Im Büropostfach könnte ein Kalender die offiziellen Notartermine enthalten

und ein anderer als Bürokalender zum Eintragen von Urlaubszeiten der Mitarbeiter und weiteren Er-

eignissen genutzt werden.

Kalender werden im Webmailclient oder in Outlook erstellt.


Kalender erstellen im Webmailclient 6.4.1

1. Melden Sie sich im Webmailclient mit dem entsprechenden Benutzernamen an.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kalender.

3. Wählen Sie in Symbolleiste Neu > Kalender aus.

4. Geben Sie im Textfeld Name den Namen des Kalenders ein.

5. Wählen Sie eine Farbe zum Anzeigen der Kalenderaktivitäten aus.

6. Wählen Sie Diesen Kalender bei Frei-/Belegt-Zeiten ignorieren aus, wenn Sie verhindern

möchten, dass andere Personen die frei/belegt-Anzeige Ihres Kalender bei der Terminpla-

nung sehen können.

7. Klicken Sie auf OK. Der neue Kalender wird nun in der Kalenderliste angezeigt.

Kalender erstellen in Outlook 6.4.2

1. Klicken Sie in Outlook auf die Kalender.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Kalender öffnen und Neuen leeren Kalender erstellen.

3. Geben Sie im Feld Name die Kalenderbezeichnung ein.

4. Klicken Sie auf OK.


7 Aufgaben – ProTeam

Mit Aufgaben können Sie Listen mit zu erledigenden Tätigkeiten wie z. B. eine Wiedervorlageliste

anlegen und die enthaltenen Aufgaben bis zur Erledigung verwalten. Standardmäßig enthält das Pro-

Team-Postfach eine Aufgabenliste. Weitere können angelegt werden. Außerdem können Sie auf frei-

gegebene Aufgabenlisten von anderen Postfächern, wie beispielsweise einer zentralen Aufgabenliste

des Büropostfachs zugreifen. Aufgaben im eigenen Postfach können wie Termine mit Erinnerungen

versehen werden. Außerdem können Anhänge hinzugefügt werden.

Ein Aufgabenelement enthält neben dem Betreff und dem Fälligkeitsdatum ein Textfeld für die Be-

schreibung und freie Vermerke, einen Status ergänzt mit einem Prozentwert der Fertigstellung und

eine optionale Angabe für den Beginn.

Um die Aufgabenliste (oder auch Aufgabenordner genannt) zu öffnen, klicken Sie im Webmailcli-

ent auf die Registerkarte Aufgaben und in Outlook ebenfalls auf Aufgaben.

7.1 Aufgabe erstellen und aktualisieren

Sie legen eine neue Aufgabe an, indem Sie auf Neue Aufgabe klicken. Die grundlegenden Inhalte

einer Aufgabe sind der Betreff als Bezeichner der Aufgabe und das Fälligkeitsdatum sowie weiterhin

die Priorität, das Anfangsdatum, den Fortschritt in Prozent und Notizen. Zusätzlich können Sie auch

einer Aufgabe Anhänge anfügen.

Aufgaben können natürlich auch aktualisiert werden, um z. B. neue Informationen einzufügen oder

den Fortschritt zu ändern. Sie können auch eine Aufgabe abschließen, indem Sie den Status auf Abge-

schlossen bzw. Erledigt setzen. Danach werden abgeschlossene Aufgaben im Aufgabenordner auch

anders dargestellt.

Weiterhin können Sie auch Aufgaben in andere Aufgabenordner per Drag and Drop verschieben.

7.2 Aufgabenordner erstellen

Ein Aufgabenordner steht Ihnen bereits im ProTeam-Postfach zur Verfügung. Darüber hinaus können

Sie weitere Aufgabenordner für verschiedene Zwecke erstellen.

Aufgabenordner werden im Webmailclient oder in Outlook erstellt.


Aufgabenordner erstellen im Webmailclient 7.2.1


2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben.

3. Klicken Sie in der Übersicht auf das Zahnradsymbol für die Aufgaben und wählen Sie

Neue Aufgabenliste aus.

4. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine Farbe für die neue Aufgabenliste aus.

5. Klicken Sie auf OK und der Aufgabenordner wird angezeigt.

Aufgabenordner erstellen in Outlook 7.2.2

1. Klicken Sie in Outlook auf die Aufgaben.

2. Klicken Sie im Bereich Meine Aufgaben auf den bestehenden Aufgabenordner mit der

rechten Maustaste und wählen Neuer Ordner aus.

3. Geben Sie im Feld Name die Ordnerbezeichnung ein.

4. Klicken Sie auf OK und der Aufgabenordner wird angezeigt.


8 Erinnerungen und Nachverfolgung – ProTeam

Sie können Postfach-Objekten Erinnerungen hinzufügen oder E-Mails durch Termine oder Aufgaben

nachverfolgen bzw. auf Wiedervorlage legen. Der Webmailclient und Outlook stellen dafür unter-

schiedliche Funktionen bereit.

Im Webmailclient können Sie E-Mails zur Wiedervorlage mit einem Fähnchen markieren und mit

dem Menüpunkt Aktionen daraus einen Termin oder eine Aufgabe erstellen. Dem Termin oder der

Aufgabe können Sie wiederrum eine Erinnerung hinzufügen. Zusätzlich können Sie zur besseren

Übersicht die Wiedervorlage auch mit sogenannten Tags kategorisieren.

Outlook bietet für eine Wiedervorlage die Nachverfolgungsfunktion an. Damit können Sie E-Mails,

Kontakte und Aufgaben auf Wiedervorlage legen und auch eine Erinnerung hinzufügen. Die Nachver-

folgungsfunktion steht im Menübereich des jeweiligen Postfachobjektes zur Verfügung. Dort können

Sie Objekte zur Nachverfolgung kennzeichnen sowie die Erinnerungszeit definieren.

Termine können nicht nachverfolgt werden, allerdings können Termine mit Erinnerungen versehen

werden

Alle zur Nachverfolgung markierten Objekte können unter Aufgaben in der Vorgangsliste zusam-

menfassend eingesehen werden.


9 Kategorien / Tags – ProTeam

Zur besseren Übersicht und Sortierung können Postfachobjekte wie E-Mails, Kalendereinträge oder

Aufgaben mit Kategorien/Tags gekennzeichnet werden. Diese können in unterschiedlichen Farben

und Beschriftungen dargestellt werden.

Hinweis:

Kategorien/Tags sind lokale Einstellungen im E-Mailprogramm. Dementsprechend werden sie

nicht mit anderen Postfächern/E-Mailprogrammen synchronisiert. Allerdings können die Kate-

gorien/Tags auch gleichlautend in anderen Postfächern/E-Mailprogrammen angelegt werden,

wodurch die gesetzten Kategorien/Tags auf freigegebenen Objekten auch in den anderen Post-

fächern/E-Mailprogrammen erkannt werden. Dazu wäre eine bürointerne Kategorien/Tag-

Definition empfehlenswert.

9.1 Kategorien / Tags anlegen

Im Webmailclient heißen Kategorien Tags und können wie folgt erstellt werden. Klicken Sie im

Übersichtsfenster auf das Zahnradsymbol Tags und wählen Sie Neuer Tag aus. Geben Sie einen neu-

en Namen unter Tag-Name ein und wählen Sie eine Farbe für den Tag aus. Tag-Namen können be-

liebige Zeichen mit Ausnahme von Doppelpunkten (:), Schrägstrichen (/) und Anführungszeichen (")

enthalten. Klicken Sie auf OK und der neue Tag wird unter Tags aufgeführt.

In Outlook finden Sie die Kategorien unter dem Reiter Start. Dort klicken Sie auf Kategorisieren

und auf Alle Kategorien. Mit Neu legen Sie eine neue Kategorie an und definieren die Farbe. Kli-

cken Sie auf OK und die neue Kategorie wird aufgeführt.

9.2 Kategorien / Tags einem Objekt zuweisen und entfernen

Nachdem Sie eine Kategorie oder ein Tag erstellt haben, können Sie es einem Objekt zuweisen. Sie

können einem Objekt mehrere Kategorien / Tags zuweisen, um es unterschiedlich zu klassifizieren.

Wenn ein Objekt über mehrere Kategorien / Tags verfügt, wird das Kategorie / Tag-Symbol mit un-

terschiedlichen Farben angezeigt. Es werden nur Kategorien / Tags aufgeführt, die dem Objekt noch

nicht zugewiesen wurden.

Im Webmailclient klicken Sie auf das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste und wählen

im Dropdown-Menü mit Tag versehen aus. Klicken Sie auf den Tag, um ihn dem Objekt zuzuweisen.

Neben dem Objekt wird danach ein Tag-Symbol angezeigt.

In Outlook klicken Sie ebenfalls auf das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste und wählen

im Kontext-Menü Kategorisieren aus. Klicken Sie auf die Kategorie, um sie dem Objekt zuzuweisen.

Neben dem Objekt wird danach ein Kategorie-Symbol angezeigt.

Die Kategorien / Tags können auf dem gleichen Wege auch wieder entfernt werden.

9.3 Objekte nach Kategorien / Tags suchen

Um Objekte einer bestimmten Kategorie / Tag zu suchen, geben Sie im Suchfenster des Webmailcli-

ents diesen Befehl mit Angabe des Tagnamen ein tag: <Tagname> und drücken auf Enter. Weiterhin

können Sie im Webmailclient im linken Menübereich auf den entsprechenden Tag klicken. In Out-

look geben Sie im Suchfenster Kategorie: <Kategoriename> ein.


10 Postfach-Berechtigungen – ProTeam

10.1 Allgemeines zu Postfachfreigaben

Mithilfe von Freigaben können andere Personen auf Ihr Postfach zugreifen. Sie können komplette

Postfächer, einzelne Mail-Ordner, Adressbücher, Kalender und Aufgabenlistenordner freigeben. Dabei

können Sie festlegen, welche Objekte freigegeben und welche Zugriffsrechte gewährt werden sollen.

Freigaben vererben sich automatisch auf die Unterobjekte.

Sie haben die Möglichkeit Freigaben an zwei Stellen zu verwalten. Einmal über den Webmailclient

oder über den Outlook-Connector in Ihrem Outlook.

Hinweis:

Achten Sie bei Postfachfreigaben auf das Telekommunikationsgesetz.

10.2 Freigaben mit Webmailclient steuern

Die Freigaben können Sie im Webmailclient auf alle Postfachobjekte setzen.

Berechtigungsstufen (Rollen) 10.2.1

Internen Nutzern oder Gruppen werden für Freigabeberechtigungen Lese- und Schreibrechte mithilfe

von Berechtigungsstufen zugewiesen. Folgende Berechtigungsstufen stehen zur Verfügung:

Keine

Deaktiviert den Zugang zu einer Freigabe vorübergehend, ohne die Berechtigungen endgültig zu ent-

ziehen. Der freigegebene Ordner wird weiterhin in der Mailbox des Nutzers angezeigt. Sein Inhalt

kann jedoch weder angezeigt noch bearbeitet werden.

Leseberechtigung

Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Ordners lesen, seinen Inhalt jedoch nicht ändern.

Delegieren

Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Ordners anzeigen und bearbeiten, neue Unterordner

erstellen und Dateien im freigegebenen Ordner bearbeiten und löschen.

Administrator

Damit hat der Nutzer neben der Delegieren-Berechtigung die Berechtigung diese selbst zu verwalten

indem Berechtigungen anderen Nutzern vergeben oder entzogen werden können.

Postfachobjekte freigeben 10.2.2

Mit der folgenden Anleitung können Sie Postfachobjekte für ein anderes Postfachkonto freigeben.

Zur Einrichtung einer Freigabe klicken Sie im Webmailclient mit der rechten Maustaste auf das ge-

wünschte Postfachobjekt (z. B. den Mail-Ordner Posteingang oder den Kalender), dann auf Eigen-

schaften bearbeiten und unten links auf Freigabe hinzufügen. Nun fügen Sie als erstes bei Freigabe

an den Postfachinhaber durch die Eingabe einer E-Mail-Adresse hinzu, der Ihre Freigabe erhalten soll.

Danach können Sie die entsprechende Rolle auswählen und die Einstellungen mit OK bestätigen.

Wenn Sie in besonderen Fällen eine Freigabe für ein Postfachkonto außerhalb Ihrer Domain geben

möchten, haben Sie noch die weiteren Optionen Externe Nutzer (nur Leseberechtigung). Die Opti-


on Öffentlich (nur Leseberechtigung, kein Passwort erforderlich) empfehlen wir nicht, da hier Ihre

Daten ungeschützt im Netz zur Verfügung stehen. Im Bereich Kalender und Adressbuch wird Ihnen

bei Auswahl dieser beiden Optionen eine URL (Webadresse) angezeigt, die externe Nutzer zum Öff-

nen der Freigabe verwenden können. Bei Aufruf der URL werden der Benutzername und das Passwort

des Nutzers abgefragt, welcher die Freigabe erhalten hat.

Folgende Anwendungsfälle sind unteren anderem möglich:

Der Nutzer besitzt kein ProTeam-Postfach und möchte trotzdem den zentralen Büro-Kalender

anzeigen lassen. Dazu muss dieser nur die genannte URL im Internetbrowser eingeben, um

den Büro-Kalender anzuzeigen. Schreibrechte bestehen für diese Zugriffsart nicht.

Der Nutzer besitzt kein ProTeam-Postfach und möchte einen Kalender oder ein Adressbuch

mit einem anderen Programm öffnen. Dazu können die beiden Objekte mit den Standard-

schnittstellen CalDAV und CardDAV angesprochen werden. Weitere Informationen finden

Sie in Kapitel 2.8 Weitere E-Mailprogramme.

Die Person, die die Freigabe erhalten hat, erhält eine Benachrichtigungsmail, in der sie die Freigabe

annehmen oder ablehnen kann. Danach wird die Freigabe angezeigt.

Freigegebene Postfachobjekte suchen 10.2.3

Wenn Sie freigegebene Postfachobjekte finden wollen, hilft Ihnen der Link Freigaben suchen weiter.

Sie finden den Link Freigaben suchen in der Übersicht am Ende des Abschnitts Ordner.

1. Klicken Sie auf Freigaben suchen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen das freigegebene Objekt aus

oder geben Sie im Textfeld Freigaben suchen eine Mailadresse oder Berechtigungsgruppe

ein, um zu sehen, ob ein Objekt von dieser Adresse für Sie freigegeben wurde.

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Einschließen die Anwendung aus, nach der Sie suchen

möchten. Mit der Option Alle Anwendungen können Sie in allen Anwendungen nach frei-

gegebenen Objekten suchen.

4. Klicken Sie auf Suchen.

5. Wählen Sie die Objekte aus, deren Freigaben Sie annehmen möchten.

6. Klicken Sie auf Hinzufügen.


Freigaben entziehen 10.2.4

Freigaben können einzelnen Postfachobjekten entzogen werden.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner, und wählen Sie Ei-

genschaften bearbeiten aus. Im Dialogfeld Ordnereigenschaften werden die Namen der

Personen angezeigt, für die der Ordner freigegeben wurde.

2. Klicken Sie neben dem Namen des Nutzers oder der Berechtigungsgruppe, dem die Berech-

tigung entzogen werden soll, auf Entziehen.

3. Im Dialogfeld Freigabe entziehen können Sie auswählen, ob eine Standardnachricht ge-

sendet werden soll oder Sie eine persönliche Nachricht verfassen möchten.

4. Klicken Sie auf Ja.

Die Person, der die Freigabe entzogen wurde, erhält eine Benachrichtigungsmail und die entzogenen

Postfachobjekte werden in deren Webmailclient automatisch entfernt.

10.3 Freigaben mit Outlook steuern

Freigaben für andere Benutzer von ProTeam-Postfächern können wie im Folgenden beschrieben direkt

in Outlook eingestellt werden.

Berechtigungsstufen 10.3.1

Internen Nutzern oder Gruppen werden für Freigabeberechtigungen Lese- und Schreibrechte mithilfe

von Berechtigungsstufen zugewiesen. Folgende Berechtigungsstufen stehen zur Verfügung:

Prüfer

Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Postfachobjektes lesen, seinen Inhalt jedoch nicht än-

dern.

Delegieren

Nutzer können den Inhalt eines freigegebenen Postfachobjektes anzeigen und bearbeiten, neue Un-

terobjekte erstellen und Inhalte in den freigegebenen Postfachobjekten bearbeiten und löschen.

Administrator

Damit hat der Nutzer neben der Delegieren-Berechtigung die Berechtigung diese selbst zu verwalten

indem Berechtigungen anderen Nutzern vergeben oder entzogen werden können.

Komplettes Postfach freigeben 10.3.2

Mit der folgenden Anleitung geben Sie einer anderen Person oder Berechtigungsgruppe alle Mail-

Ordner und Adressbücher frei. Der Kalender und die Aufgabenlisten müssen separat freigegeben wer-

den. Nutzen Sie dafür das Kapitel 10.3.3 Einzelne Postfachobjekte freigeben.

Zur Einrichtung der Freigabe klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste links auf Ihren Post-

fachnamen (z. B. Notarnetz Pro – Max Mustermann) und dann auf die Datendateieigenschaften. Un-

ter dem Reiter Freigaben fügen Sie als erstes den Postfachinhaber oder die Berechtigungsgruppe hin-

zu, der/die Ihre Freigabe erhalten soll. Danach können Sie die entsprechende Berechtigungsstufe

auswählen und die Einstellungen mit OK bestätigen.


Die Person, die die Freigabe erhalten hat, erhält eine Benachrichtigungsmail und kann nun in Outlook

oben in der Menüleiste Notarnetz Pro mit Mailbox eines anderen Nutzers öffnen, die Freigabe ent-

gegen nehmen, indem sie aus der angezeigten Liste Ihr Postfach auswählt.

Einzelne Postfachobjekte freigeben 10.3.3

Mit der folgenden Anleitung geben Sie einer anderen Person oder Berechtigungsgruppe eine oder

mehrere Postfachobjekte wie z. B. mehrere Mail-Ordner oder einen Kalender frei.

Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Postfachobjekt und auf Ei-

genschaften. Unter dem Reiter Freigaben fügen Sie als erstes den Postfachinhaber oder die Berechti-

gungsgruppe hinzu, der/die Ihre Freigabe erhalten soll. Danach können Sie die entsprechende Berech-

tigungsstufe auswählen und die Einstellungen mit OK bestätigen.

Die betreffende Person erhält eine Benachrichtigungsmail und kann nun in Outlook oben in der Menü-

leiste Notarnetz Pro mit Mailbox eines anderen Nutzers öffnen, die Freigabe entgegen nehmen,

indem sie aus der angezeigten Liste Ihr Postfach auswählt.

Freigaben entziehen 10.3.4

Freigaben können komplett aber auch auf einzelne Postfachobjekte entzogen werden.

Um einem Postfach die Freigabe des kompletten Postfaches zu entziehen, klicken Sie in Outlook mit

der rechten Maustaste links auf Ihren Postfachnamen (z. B. Notarnetz Pro – Max Mustermann) und

dann auf die Datendateieigenschaften. Unter dem Reiter Freigaben markieren Sie die entsprechende

Freigabe, klicken auf Entfernen und bestätigen die Einstellungen mit OK.

Freigaben einzelner Postfachobjekte wie z. B. ein Mail-Ordner oder ein Adressbuch werden ebenfalls

im jeweiligen Eigenschaftenfenster des Postfachobjektes entzogen. Dazu klicken Sie in Outlook mit

der rechten Maustaste auf das gewünschte Postfachobjekt und dann auf die Eigenschaften. Unter dem

Reiter Freigaben markieren Sie die Freigabe, entfernen den Haken bei Berechtigung von Parent

erben und bestätigen die Einstellungen mit OK.

Die betreffende Person erhält eine Benachrichtigungsmail und die entzogenen Postfachobjekte werden

in der Outlook-Oberfläche automatisch entfernt.

10.4 Freigaben über Berechtigungsgruppen steuern

Anstatt einzelne Freigabeanforderungen zu erstellen, können Sie Objekte auch über Berechtigungs-

gruppen freigeben. Mitglieder der Berechtigungsgruppe werden automatisch über das neue freigege-

bene Objekt benachrichtigt. Alle Mitglieder verfügen über dieselben Freigaberechte. Neue Mitglieder

können automatisch über Elemente benachrichtigt werden, die für die Liste freigegeben wurden. Au-

ßerdem können Mitgliederr im Übersichtsfenster auf Freigaben suchen klicken, um die freigegebenen

Elemente der Berechtigungsgruppe anzuzeigen. Wenn ein Mitglied aus der Berechtigungsgruppe ent-

fernt wird, werden die Freigaberechte widerrufen.

Weitere Informationen zu Berechtigungsgruppen finden Sie im Kapitel 3 Gestaltung der Lösung.

10.5 Übergreifende Freigabeverwaltung

Die Freigabenverwaltung findet ausschließlich über den Webmailclient statt. Auf der Seite Einstel-

lungen - Freigaben werden die Elemente angezeigt, die Sie für andere Personen oder Berechtigungs-


gruppen freigegeben haben und die von anderen Personen oder Berechtigungsgruppen für Sie freige-

geben wurden. Außerdem finden Sie dort Objekte, für die Sie eine Freigabe erhalten, jedoch noch

nicht angenommen haben. Diese Seite besteht aus folgenden Abschnitten:

Für mich freigegebene Ordner, die noch nicht angenommen wurden.

In diesem Abschnitt können Sie zwischen zwei Ansichten wechseln:

Ordner anzeigen, die für mich über eine Verteilerliste freigegeben wurden.

Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Bei Ordnern, die über einen Verteiler freigegeben

werden, werden die Felder mit den Informationen des freigegebenen Objekts ausgefüllt.

Ordner anzeigen, die folgender Nutzer für mich freigegeben hat.

Geben Sie in dem leeren Feld den Namen eines Nutzers oder einer Berechtigungsgruppe der

betreffenden Freigabe ein. Nachdem auf Freigaben suchen geklickt wurde, erscheint in der

darunter liegenden Tabelle eine Übersicht der Freigaben. Es werden jeweils nur die Informati-

onen des ausgewählten Nutzers angezeigt.

Für mich freigegebene Ordner, die ich angenommen habe.

In diesem Abschnitt finden Sie die Ordner, die für Sie freigegeben wurden.

Von mir freigegebene Ordner.

Dieser Abschnitt enthält die Ordner, die Sie freigegeben haben. Weiterhin finden Sie dort, wie die

Freigabe eingerichtet wurde, welche Rolle Sie dem Nutzer oder der Berechtigungsgruppe zugewiesen

haben und welche Objekte freigegeben wurden. Sie können die Eigenschaften der Freigabe bearbeiten,

gewährte Freigaben widerrufen und Freigaben erneut gewähren.

Ordner freigeben.

An dieser Stelle können Sie außerdem Ihre Mails, Adressbücher, Kalender, Aufgaben und Order "Da-

teien" freigeben.

10.6 Berechtigung „Senden als“

Verwenden Sie die "Senden als"-Berechtigung, um ein Postfach so zu konfigurieren, dass andere Be-

nutzer die E-Mailadresse des Postfach zum Senden von Nachrichten verwenden können. Damit ist der

andere Benutzer in der Lage, Mails in Ihrem Namen oder mit Ihrer Absenderadresse zu versenden.

Typische Anwendungsfälle sind, dass Benutzer alternativ zu Ihrer eigenen E-Mailadresse mit der all-

gemeinen Adresse des Büropostfachs als Absender versenden oder im Vertretungsfall ein Kollege eine

E-Mail im Namen des vertretenen Kollegen beantwortet.

Die Senden als-Berechtigung wird in zwei Varianten unterschieden:

Senden Als

Versand aus dem Anwenderpostfach mit der Absenderadresse des freigegebenen Postfaches z. B. als

[email protected]

Senden im Namen von

Versand aus dem Anwenderpostfach mit der Absenderadresse des Anwenderpostfachs und dem Zu-

satz „im Auftrag“ der Absenderadresse des freigegebenen Postfaches, z.B. "[email protected]

im Auftrag von [email protected]".


Die Antwortadresse ist in beiden Fällen immer die des freigegebenen Postfaches. Die gesendeten E-

Mails werden automatisch in den Ordner Gesendet des eigenen Postfaches verschoben. Lesen Sie das

Kapitel 10.6.4 Ablage gesendeter Mails, wenn die E-Mail zusätzlich auch in den Gesendet-Ordner des

für „Senden-als“ freigegebenen Postfaches verschoben werden soll

Berechtigung setzen 10.6.1

Die "Senden als"-Berechtigung setzen Sie ausschließlich über den Webmailclient. Dazu klicken Sie

unter Einstellungen - Accounts auf den Button Delegierten hinzufügen. Hier geben Sie die E-Mail-

Adresse des Nutzers oder der Berechtigungsgruppe der "Senden als"-Berechtigung ein und wählen die

Option Senden Als oder Senden im Namen von aus. Beide Optionen zu aktivieren, machen keinen

Sinn und führen zu Problemen im System.

Wichtiger Hinweis:

Nutzen Sie zum Einrichten der "Senden als"-Berechtigung bitte immer den Webclient und nicht

die Option Delegierte in Outlook.

Verwendung im Webmailclient 10.6.2

Nach dem Einrichten der Berechtigung steht diese ohne eine weitere Konfiguration zur Verfügung. Im

Mail-Editor-Fenster können Sie unter Von die zusätzliche Absenderadresse auswählen.

Einrichtung und Verwendung in Outlook 10.6.3

Bevor Sie die im Webmailclient eingerichtete Berechtigung in Outlook nutzen können, müssen noch

einige Einstellungen durchgeführt werden.

"Senden als"-Berechtigung:

1. Fügen Sie in Outlook unter Notarnetz Pro - Persönlichkeiten eine Persönlichkeit mit der

neuen freigegebenen Adresse hinzu.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen

3. Vergeben Sie einen frei wählbaren Namen (außer „DEFAULT“) und bestätigen mit OK.

4. Danach markieren Sie die eben eingerichtete Berechtigung, wählen weiter unten bei Von

die berechtigte E-Mail-Adresse aus und bestätigen wieder mit OK.

Nun steht Ihnen im Mail-Editor die neue Persönlichkeit zur Verfügung. In Outlook 2010 und 2013

erhalten Sie im Von-Feld die Auswahlmöglichkeit, in Outlook 2007 steht Ihnen unter dem Button

Senden ein Feld Konto für die Auswahl zur Verfügung. Falls Sie kein Von-Feld sehen, gehen Sie im

Mail-Editor auf Optionen - Anzeigen.

„Senden Als im Namen von“-Berechtigung:


1. Aktivieren Sie in Outlook das Eingabefeld Von im E-Mail-Editor.

1.1. In Outlook 2010 und 2013 erhalten Sie im Von-Feld die Auswahlmöglichkeit, in

Outlook 2007 steht Ihnen unter dem Button Senden ein Feld Konto für die Auswahl

zur Verfügung.

1.2. Falls Sie kein Von-Feld sehen, gehen Sie im Mail-Editor auf Optionen - Anzeigen.

2. Im eingeblendeten Von-Feld kann die freigegebene Absenderadresse alternativ zur eigenen

vor dem E-Mail-Versand eintragen werden.

Ablage gesendeter Mails 10.6.4

Gesendete Mails mit der freigegebenen Absenderadresse werden standardmäßig immer nur im eigenen

Gesendet-Ordner abgelegt. Mit Hilfe einer Regel bzw. einem Filter kann eine Kopie im Gesendet-

Ordner des freigegebenen Postfaches abgelegt werden. Die Einrichtung des Filters erfolgt ausschließ-

lich im Webmailclient, da Outlook nicht die voll umfängliche Funktionalität bietet:

1. Erstellen Sie auf der Seite Einstellungen - Filter einen neuen Filter für ausgehende Mails.

Der Filtername kann frei gewählt werden.

2. Als nächstes konfigurieren Sie die Bedingungen:

2.1. Von auswählen

2.2. entspricht genau auswählen

2.3. E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfaches eingeben

3. Nun konfigurieren Sie die Aktionen:

3.1. In Ordner verschieben auswählen

3.2. über Durchsuchen den Gesendet-Ordner des freigegebenen Postfaches auswählen

Hinweis:

Voraussetzung ist, dass der Ordner für den Freigabenutzer im Vorfeld freigeben wurde.

4. Als nächstes wählen Sie In ‘Gesendet‘ speichern aus, um die ausgehenden Mails auch im

eigenen Gesendet-Ordner abzulegen.

5. Danach die Einstellungen mit OK bestätigen.

Nach der Filter-Anlage werden sämtliche gesendeten Mails mit der freigegebenen Absenderadresse in

den Gesendet-Ordner des freigegebenen Postfaches UND im eigenen Gesendet-Ordner abgelegt.


11 Postfachverwaltung und Einstellungen

Mit der Postfachverwaltung stehen Ihnen die wichtigsten Postfacheinstellungen zur Verfügung. Sie

können im Webmailclient und teils auch in Outlook konfiguriert werden.

11.1 Passwortänderung

Das Passwort wird zentral über den Webmailclient https//groupware.bnotk.de geändert.


2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Allgemein.

3. Klicken Sie unter Anmeldeoptionen > Passwort auf Passwort ändern.

4. Nehmen Sie Einträge unter Altes Passwort, Neues Passwort und Bestätigen vor.

5. Klicken Sie auf Passwort ändern.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Bitte berücksichtigen Sie bei der Passworteingabe unsere Passwortrichtlinien:

Passwortlänge min. 8 Zeichen

Min. 1 Großbuchstabe

Min. 1 Kleinbuchstabe

Min. 1 numerisches Zeichen

Nach 10 fehlerhaften Anmeldeversuchen erfolgt eine Anmeldungssperre für eine Stunde.

Wenn beim Ändern des Passwortes Probleme auftreten oder Sie Ihr Passwort vergessen haben, wen-

den Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

11.2 E-Mail-Weiterleitung

Für jedes Postfach haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten, um eingehende

E-Mails oder eine Kopie der eingehenden E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse weiterzuleiten.

Die E-Mail-Weiterleitung wird zentral über den Webmailclient eingestellt:

1. Melden Sie sich im Webmailclient https//groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach

an.

2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Mail.

3. Tragen Sie im Bereich Mails empfangen im Feld Eine Kopie weiterleiten an die E-Mail-

Adresse ein, an die die E-Mail-Weiterleitung gerichtet werden soll.

4. Optional können Sie unter dem E-Mail-Feld noch Keine lokale Kopie der Mail speichern

auswählen.



Benachrichtigung bei Eingang einer E-Mail 11.2.1

Alternativ oder ergänzend zu einer E-Mail-Weiterleitung können Sie sich auch bei eingehenden E-

Mails benachrichtigen lassen. Dann erhalten Sie eine Systemnachricht, wenn eine E-Mail in Ihrem

Postfach eingeht.

Diese Benachrichtigung wird zentral über den Webmailclient eingestellt:

1. Melden Sie sich im Webmailclient https://groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach

an.

2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Mail.

3. Aktivieren Sie im Bereich Mails empfangen das Feld Benachrichtigung senden an.

4. Tragen Sie im darunter liegenden Feld die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung

gesendet werden soll.


11.3 Lesebestätigung

Sie können eine Lesebestätigung anfordern, um den E-Mail-Empfänger beim Öffnen Ihrer E-Mail

aufzufordern, Ihnen eine Empfangsbenachrichtigung zu senden. Diese Funktion wird allerdings nicht

von jedem Mailserver des Empfängers unterstützt. Dementsprechend ist die Aufforderung einer Lese-

bestätigung keine zuverlässige Kontrolle, ob jemand Ihre E-Mail tatsächlich erhalten und gelesen hat.

Um eine Lesebestätigung anzufordern, wählen Sie diese Option einfach im E-Mail-Editorfenster der

zu versendenden E-Mail aus. Im Webmailclient und in Outlook klicken Sie dazu auf Optionen und

auf Lesebestätigung anfordern

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Lesebestätigungsaufforderung erhalten, wird Ihnen eine Meldung

angezeigt, in der Sie die Lesebestätigungsaufforderung bestätigen oder ablehnen können. Diese Ein-

stellung können Sie allerdings wie folgt über den Webmailclient https//groupware.bnotk.de ändern:


2. Öffnen Sie Einstellungen > Mail > Abschnitt Mail empfangen.

3. Wählen Sie im Abschnitt Lesebestätigung aus, wie Anforderungen für Lesebestätigungen

behandelt werden sollen:


Option Beschreibung

Nie Lesebestätigungen senden Wenn eine Mail empfangen wird, für die eine Lesebestätigung

gesendet werden soll, wird diese Anforderung ignoriert. Sie

werden nicht über die Anforderung informiert. Dies ist die

Standardeinstellung.

Immer Lesebestätigungen senden Es wird eine Lesebestätigung automatisch gesendet, sobald Sie

eine Mail mit Anforderung einer Lesebestätigung öffnen.

Nachfragen Sie erhalten beim Öffnen der Mail eine Auswahl, wie auf die

Anforderung der Lesebestätigung reagiert werden soll.


11.4 Anzeigename der E-Mail-Adresse

Der Anzeigename der E-Mail-Adresse ist die Darstellung Ihrer Absenderadresse beim Empfänger. Es

soll in der Regel nicht nur die reine E-Mail-Adresse im E-Mail-Kopf zu sehen sein, sondern auch ein

Name wie z. B. die Bezeichnung Ihres Notariats („Notar Mustermann <info@notar-

mustermann.de>"). Die Einstellmöglichkeit ist bei E-Mailprogrammen an unterschiedlichen Stellen zu

finden.

Anzeigename im Webmailclient einrichten 11.4.1


2. Öffnen Sie Einstellungen > Accounts

3. Im Bereich Einstellungen für gesendete Mails können Sie im Feld Von: den Anzeigena-

men eingeben.


Hinweis:

Wenn Sie den Anzeigenamen im Webmailclient angepasst haben, aber mit einem anderen E-

Mailprogramm Mails versenden, gilt die Einstellung zum Anzeigenamen des E-

Mailprogramms.

Anzeigename in Outlook einrichten 11.4.2

In Outlook unterscheidet sich die Einstellung je nach Art der Konto-Einrichtung. Bei Verwendung des

Outlook-Connectors bzw. bei Nutzung eines ProTeam-Postfaches wird diese Einstellung durch die

zentrale Administration des Kundenservice vorgenommen. Soweit nicht mit der Bestellung geschehen,

teilen Sie dem Kundenservice bitte die Änderung des Anzeigenamens per E-Mail mit.

Wenn das Postfach per IMAP oder POP3 eingebunden wurde, stellen Sie den Anzeigenamen wie

folgt ein:

1. Klicken Sie auf Datei und Kontoeinstellungen.

2. Wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus.

3. Im Feld Ihr Name tragen Sie den gewünschten Anzeigename ein.

4. Klicken Sie auf Weiter und OK.


11.5 Alias - E-Mail-Adresse

Für jedes Postfach haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich so genannte Alias-E-Mail-Adressen zu defi-

nieren. Ein Alias ist eine weitere Empfangsadresse für Ihr Postfach. Diese Möglichkeit ist z. B. inte-

ressant, wenn Sie eine nicht mehr aktuelle E-Mail-Adresse als weitere Adresse für eingehende E-Mails

an Ihr Büropostfach nutzen wollen.

Für die Einrichtung einer Alias-Adresse wenden Sie sich bitte mit Angabe der gewünschten E-Mail-

Adresse an unseren Kundenservice.

11.6 Erinnerungsbenachrichtigung

Sie können festlegen, dass Termin- und Aufgabenerinnerungen per Mail an Ihr eigenes oder ein ande-

res Postfach gesendet werden sollen. Die Erinnerung wird zu der Erinnerungsuhrzeit gesendet, die im

Termin oder in der Aufgabe konfiguriert ist.

Die Erinnerungsbenachrichtigung wird zentral über den Webmailclient https://groupware.bnotk.de

eingestellt:


2. Öffnen Sie Einstellungen > Benachrichtigungen.

3. Geben Sie bei Benachrichtigen die Mail-Adresse ein, an die die Erinnerung gesendet wer-

den soll.


11.7 Filter und Regeln

Sie können Filter definieren, um eingehende und ausgehende Mails zu verwalten. Ein Filter besteht

aus einer oder mehreren Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen, die bei Zutreffen der Bedin-

gung ausgeführt werden.

Filter/Regeln können Sie sowohl im Webmailclient als auch in Outlook einrichten. Die Filter/Regeln

im Webmailclient werden serverseitig gespeichert und finden sowohl im Webmailclient als auch im

Outlook Anwendung. Die in der Outlook-eigenen Regelverwaltung eingerichteten Regeln gelten nur

im lokalen Outlook und PC-Arbeitsplatz, an dem sie eingerichtet wurden.


Filter/Regeln im Webmailclient einrichten 11.7.1


an.

2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Filter.

3. Klicken Sie auf Filter für eingehende Mails oder auf Filter für ausgehende Mails.

4. Wählen Sie Neuer Filter aus.

5. Geben Sie im Textfeld Filtername einen eindeutigen Namen für den Filter ein.

6. Um den Filter zu aktivieren, aktivieren Sie das Feld Aktiv oben rechts.

7. Wählen Sie aus, ob die Mail eine oder alle der aufgeführten Bedingungen erfüllen muss.

7.1. eine bedeutet, dass die Aktion ausgeführt wird, wenn die Mail irgendeine der Bedin-

gungen erfüllt.

7.2. alle bedeutet, dass die Mail alle Bedingungen erfüllen muss, damit die Aktion ausge-

führt wird.

8. Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, auf welchen Teil der Mail der Filter angewendet wer-

den soll, z. B. auf das Feld Betreff oder Von.

9. Wählen Sie die gewünschte Art der Übereinstimmung aus, z. B. enthält oder entspricht

genau.

10. Geben Sie die zu überprüfenden Informationen ein oder wählen Sie sie aus, z. B. Datum,

Mail-Adresse oder Ausdruck. Bei den Bedingungen wird die Groß- und Kleinschreibung

nicht beachtet.

11. Wenn Sie z.B. Betreff und enthält ausgewählt und Mitarbeiterbesprechung eingegeben

haben, werden alle Mails gefiltert, deren Betreff "Mitarbeiterbesprechung" enthält. Mit dem

Filter werden auch "Mitarbeiterbesprechungen" und "Heutige Mitarbeiterbesprechung" ge-

funden, da Sie enthält und nicht entspricht genau ausgewählt haben.

12. Optional: Wenn Sie weitere Bedingungen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schalt-

fläche + und wiederholen Sie die oben genannten Schritte. Die Reihenfolge der Bedingun-

gen spielt keine Rolle.

13. Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen im Dropdown-Menü eine Aktion aus.

14. Je nach der von Ihnen ausgewählten Aktion müssen Sie eventuell zu einem Ordnernamen

navigieren.

15. Optional: Um weitere Aktionen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + und wie-

derholen Sie den obigen Schritt. Die Aktionen werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der

sie angegeben wurden.

16. Standardmäßig wird nach der ersten Übereinstimmung nicht nach weiteren Übereinstim-

mungen gesucht. Wenn mehrere Filter auf die Mail angewendet werden sollen, deaktivieren

Sie Keine weiteren Filter anwenden.

Hinweis:

Normalerweise sollten keine weiteren Filter auf eine Mail angewendet werden, sobald eine

Übereinstimmung vorliegt, da sonst für eine Mail mehrere möglicherweise widersprüchliche

Aktionen ausgeführt werden.


17. Wenn Sie mit dem Erstellen des Filters fertig sind, klicken Sie auf OK.

Filter/Regeln in Outlook einrichten 11.7.2

1. Klicken Sie in Outlook auf die Menüleiste Notarnetz Pro und auf Notarnetz Pro-

Serverregeln.

2. Klicken Sie auf Neu.

3. Richten Sie die Bedingungen für eingehende E-Mails mit dem Regel-Assistenten ein

4. Klicken Sie auf Anwenden.

Hinweis:

Unter Notarnetz Pro-Serverregeln können keine Regeln für ausgehende E-Mails eingerichtet

werden. Weiterhin unterstützt der Outlook-Connector nicht alle Bedingungen, die im unter

Notarnetz Pro-Serverregeln öffnenden Regel-Assistenten angezeigt werden. Nutzen Sie für

eine komfortablere Anwendung daher die o. g. Filter-Funktion im Webmailclient.

11.8 Abwesenheitsbenachrichtigung

Sie können eine Benachrichtigung an den Absender einer E-Mail einrichten, die automatisch als Ant-

wort gesendet wird, wenn Sie abwesend sind. Wenn Mail-Absender, die sich nicht in Ihrer Domain

befinden, eine andere Antwort-Mail erhalten sollen, können Sie hierfür eine eigene Antwort-Mail er-

stellen. Die automatische Antwort wird an alle Mail-Absender nur einmal innerhalb von 7 Tagen ge-

sendet, unabhängig davon, wie viele Mails diese Person in diesem Zeitraum sendet.

Die Abwesenheitsbenachrichtigung können Sie sowohl in Outlook (nur mit dem Outlook-Connector)

als auch im Webmailclient einrichten.

Abwesenheitsbenachrichtigung in Outlook einrichten 11.8.1

1. Klicken Sie in Outlook auf die Menüleiste Notarnetz Pro und auf Abwesenheitsassistent.

2. Aktivieren Sie Ich bin derzeit nicht im Büro.

3. Geben Sie im darunter liegenden Textfeld die Antwort ein, die gesendet werden soll, wenn

Sie abwesend sind.


Wenn die Abwesenheitsbenachrichtigung für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden soll, wählen

Sie Im folgenden Zeitraum automatische Antworten senden aus und geben Sie den Start- und

Endzeitpunkt für das Senden der automatischen Antwort ein.

Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben, werden automatische Antworten gesendet, bis Sie

Keine automatischen Antworten senden auswählen.

Wenn externe Kommunikationspartner einen abweichenden Benachrichtigungstext erhalten sollen,

markieren Sie die Option Externe Absender und wählen ergänzend aus, ob der abweichende Text an

„alle außerhalb meiner Domain“ oder „alle außerhalb meiner Domain, außer Personen im Ad-

ressbuch“ gehen soll..


Abwesenheitsbenachrichtigung im Webmailclient einrichten 11.8.2


an.

2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Nicht im Büro.

3. Aktivieren Sie Automatische Antwort senden.

4. Geben Sie im Textfeld Automatische Antwort die Antwort ein, die gesendet werden soll,

wenn Sie abwesend sind.


Wenn die Abwesenheitsbenachrichtigung für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden soll, wählen

Sie Im folgenden Zeitraum automatische Antworten senden aus und geben Sie den Start- und

Endzeitpunkt für das Senden der automatischen Antwort ein.

Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum angeben, werden automatische Antworten gesendet, bis Sie

Keine automatischen Antworten senden auswählen.

Wenn externe Kommunikationspartner einen abweichenden Benachrichtigungstext erhalten sollen,

markieren Sie die Option Externe Absender und wählen ergänzend aus, ob der abweichende Text an

„alle außerhalb meiner Domain“ oder „alle außerhalb meiner Domain, außer Personen im Ad-

ressbuch“ gehen soll.

11.9 Antwortadresse für Rückantwort

In bestimmten Situationen soll die Rückantwort einer E-Mail an eine andere Adresse gesendet werden,

als an die, mit der gesendet wurde. Beispielsweise wollen Sie immer mit Ihrer persönlichen Adresse

als Absender E-Mails verschicken, aber die Rückantwort soll in ein zentrales Postfach wie z. B. info@

gesendet werden.

Die Antwortadresse können Sie sowohl in Outlook über den Outlook-Connector als auch im Web-

mailclient einrichten.

Antwortadresse in Outlook einrichten 11.9.1

1. Klicken Sie in Outlook auf die Menüleiste Notarnetz Pro und auf Persönlichkeiten.

2. Setzen Sie den Haken bei Antwortadresse.

3. Geben Sie im darunter liegenden linken Textfeld den Anzeigenamen für die Rückantwort ein

und im rechten Textfeld die gewünschte Antwort-E-Mailadresse.


Ab diesem Zeitpunkt werden alle vom Empfänger beantworteten E-Mails an die eingestellte Antwort-

E-Mailadresse gesendet.


Antwortadresse im Webmailclient einrichten 11.9.2

1. Melden Sie sich im Webmailclient https//groupware.bnotk.de im entsprechenden Postfach an.

2. Öffnen Sie die Seite Einstellungen > Accounts.

3. Setzen Sie den Haken bei Antwortadresse.

4. Geben Sie im darunter liegenden linken Textfeld den Anzeigenamen für die Rückantwort ein

und im rechten Textfeld die gewünschte Antwort-E-Mailadresse.


Ab diesem Zeitpunkt werden alle vom Empfänger beantworteten E-Mails an die eingestellte Antwort-

E-Mailadresse gesendet.


12 Archivierung

Archivieren bedeutet, dass Postfachinhalte aus Ihrem Postfach in eine lokal liegende Datei verscho-

ben werden. Dadurch wird Speicher im Postfach frei und Ihr Postfach übersichtlicher. In den nächsten

Kapiteln beschreiben wir, welche Möglichkeiten der Archivierung bestehen.

Für eine sichere Archivierung Ihres Postfaches stimmen Sie sich bitte auch mit Ihrem Administrator

oder Systembetreuer ab. Gerne stehen wir beratend zur Verfügung.

12.1 Archivierung im Webmailclient

Im Webclient können Sie den kompletten Inhalt (Mails, Adressbücher, Kalender und Aufgaben) Ihres

Postfachs exportieren. Gehen Sie dazu in den Tab Einstellungen – Importieren/Exportieren. Hier

wählen Sie im Bereich Exportieren unter Erweiterte Einstellungen die Datentypen aus und für wel-

chen Zeitraum Sie exportieren möchten. Die Export-Datei wird im Format Tar-GZipped (.tgz) erstellt.

Anschließend können Sie die eben exportierten Postfachinhalte löschen. Falls Sie versehentlich nicht

Archivierte gelöscht haben, melden Sie sich bitte sofort bei unserem Support. Wählen Sie zur Ablage

der Archiv-Dateien einen sicheren Ort und beziehen Sie diesen in die Datensicherungsstrategie Ihrer

lokalen Daten ein.

Um die exportierten Daten später wieder aufzurufen, importieren Sie die Archiv-Datei einfach wieder

in Ihr Postfach. Legen Sie sich z. B. für archivierte Mails einen Unterordner Archiv an und importie-

ren Sie die Mails dort hinein. Gehen Sie dazu wieder in den Tab Einstellungen – Importie-

ren/Exportieren und wählen für das Ziel den Archiv-Ordner aus. Weiterhin wählen Sie nun Mails als

Datentypen aus. Nun drücken Sie auf Importieren und die Mails werden mit allen vorhandenen Un-

terordnern in den Archiv-Ordner geladen.

Hinweis:

Die Export-Datei aus dem Webmailclient kann nicht in Outlook eingelesen werden.

12.2 Archivierung in Outlook

Outlook bietet eine komfortable Archivierungsfunktion an. Unter Datei – Tools zum Aufräumen –

Archivieren. Im folgenden Fenster werden Einstellungen vorgenommen, welche Daten ab wann wo-

hin archiviert werden sollen. Legen Sie die Archivierungsdatei an einem Speicherort ab, der mit Ihrer

eigenen Datensicherung erfasst wird. In den Standardeinstellungen legt Outlook die Archivdatei auf

Ihrem lokalen PC ab.

Nach dem OK wird von Outlook die Archivierung gestartet und ein Ordner Archiv in der linken Ord-

nerliste erstellt. Hier finden Sie nun alle archivierten Elemente gemäß Ihren Archivierungseinstellun-

gen.

Die Autoarchvierung kann bei ProTeam-Postfächern (wenn diese mit dem Outlook-Connector einge-

bunden sind) nicht genutzt werden, da dadurch versehentlich freigegebene Postfachinhalte archiviert

werden könnten.

Hinweis:

Achten Sie darauf, dass Sie keine Kalender oder Kontakte archivieren. Die Daten daraus stehen

Ihnen danach im Postfach nicht mehr zur Verfügung.


12.3 Archivierungsvorschlag

Mit folgendem Archivierungsvorschlag können Sie mit wenig Aufwand ein zentrales Mailarchiv ein-

richten und pflegen. An dieses Archiv können sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails vom

Büro-, Notar- und/oder Mitarbeiter-Postfach automatisch weitergeleitet werden. Dadurch können Sie

bedenkenlos regelmäßig ältere E-Mails in den jeweiligen Postfächern löschen und so die Postfachspei-

cherauslastung gering zu halten. Zugriff auf das Mailarchiv sollten aber nur bestimmte Mitarbeiter

oder nur der Notar erhalten. Beachten Sie auch das Telekommunikationsgesetz.

So konfigurieren Sie die Mailarchiv-Lösung:

1. Bestellen Sie ein weiteres ProMail-Postfach z. B. mit der Bezeichnung ar-

chiv@ihre_domain.de.

2. Richten Sie in allen zu archivierenden Postfächern über den Webmailclient – Reiter Einstel-

lungen – Mail – Bereich Mail empfangen eine Weiterleitung auf das Mailarchiv (z. B. ar-

chiv@ ihre_domain.de) für eingehende E-Mails ein.

3. Für ausgehende E-Mails richten Sie ebenfalls in allen zu archivierenden Postfächern über den

Webmailclient – Reiter Einstellungen – Filter – Filter für ausgehende Mails einen Filter

mit folgenden Kriterien ein. Im oberen Bereich des Bearbeitungsfenster geben Sie die zu ar-

chivierende Postfachadresse ein und im unteren Bereich die des Mailarchivs:

4. Das Mailarchiv wird regelmäßig lokal durch ein E-Mailprogramm (z. B. Outlook oder Thun-

derbird) per POP3 abgerufen, um eine starke Auslastung des Gesamtspeicherkontingentes zu

vermeiden. Wie Sie ein ProMail-Postfach mit einem E-Mailprogramm per POP3 abrufen kön-

nen, wird im Kapitel 2 Einrichtung beschrieben.


13 Datensicherung

Die Datensicherung Ihrer Postfachinhalte erfolgt im Rechenzentrum der Bundesnotarkammer.

Dadurch ist gewährleistet, dass Ihre Daten nicht durch Systemausfälle im Notariat verloren gehen. Es

besteht generell die Möglichkeit, Ihr Postfach bis zu 15 Tage rückwirkend zu rekonstruieren. Dadurch

können z. B. versehentlich gelöschte Postfachinhalte wiederhergestellt werden. In diesem Fall wenden

Sie sich bitte an den Support.


14 Systemvoraussetzungen

14.1 Webmailclient

Hardware Minimum:

Prozessor:

o Minimum: Intel/AMD/Power PC CPU 750MHz

o Empfohlen: Intel/AMD/Power PC CPU 1.5GHz

Arbeitsspeicher:

o Minimum: 256MB RAM

o Empfohlen: 512MB RAM

Die folgenden Browser und Betriebssysteme werden unterstützt:

Ab Windows Vista SP 2

Internet Explorer ab Version 11, Firefox, Google Chrome

Mac OS X 10.4, 10.5, or 10.6

Firefox, Safari, Safari, Google Chrome

Linux (Red Hat, Ubuntu, Debian, Fedora, oder SUSE)

Firefox, Google Chrome

Ajax-Voraussetzung:

AJAX-fähiger Browser. Dies sind so gut wie alle aktuellen Browser. Da AJAX per JavaScript aktiviert

wird, muss der Browser JavaScript zulassen. Das ist in den meisten Fällen im Browser schon aktiviert.

Falls nicht, sprechen Sie mit Ihrem Administrator oder Systembetreuer.

14.2 Outlook – ProTeam

Bei der Nutzung von ProTeam-Postfächern wird der Outlook-Connector eingesetzt. Dieser unterstützt

Outlook ab der Version Outlook 2007. Wir empfehlen für eine bessere Funktionsweise allerdings den

Einsatz ab Outlook 2010.


15 Funktionsübersicht

Die Tabelle gibt eine Übersicht über den Funktionsumfang und die sinnvolle Nutzung in der Grund-

ausstattung, ProTeam-Lösung oder ProMail-Postfach. Bei „Ja“ steht die Funktion zur Verfügung, bei

„Nein“ nicht. Ein Bindestrich zeigt an, dass die Funktion an dieser Stelle nicht sinnvoll verwendet

werden kann.

15.1 Büropostfach

Funktion Grundaus-

stattung

ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

E-Mailadresse und Postfach für das Notariat (z.B. info@..) mit

Ordnern für Posteingang, gesendete E-Mails, Entwurf, Papier-

korb und Junk-Mails

Ja Ja Ja

Individuell gestaltbare E-Mail-Ordnerstruktur Ja Ja Ja

E-Mail-Kategorisierung* - Ja Ja

E-Mail als Termin oder Aufgabe zur Wiedervorlage speichern - Ja Ja

Adressbuch für E-Mail-Adressen und Kontaktdaten Ja Ja Ja

Weitere Adressbücher können angelegt werden Ja Ja Ja

Bürokalender für Termine und Wiedervorlagen Ja Ja Ja

Weitere Kalender können angelegt werden Ja Ja Ja

Multikalendersicht** Ja Ja Ja

Erinnerungsbenachrichtigung für Termine und Wiedervorlagen - Ja Ja

Zu einem Termin einladen Ja Ja Ja

Vollzugriff von weiteren Postfächern auf Büropostfach einstellbar - Ja Nein

Geeignet für maximal 5 gleichzeitige Benutzer. Ja - Ja

* Lesen Sie dazu das Kapitel 9 Kategorien / Tags – ProTeam

** Diese Funktion ist abhängig vom eingesetzten E-Mailprogramm.


15.2 Notarpostfach

Die Tabelle gibt eine Übersicht speziell für die Nutzung des Postfachtyps Notarpostfach. Dadurch

entfällt die Spalte Grundausstattung, da das Notarpostfach nicht Bestandteil der Grundausstattung ist.

Funktion ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

E-Mailadresse und Postfach für den Notar mit Ordnern für Post-

eingang, gesendete E-Mails, Entwürfe, Papierkorb und Junk-

Mails

Ja Ja

Individuell gestaltbare E-Mail-Ordnerstruktur Ja Ja

Abwesenheitsbenachrichtigung für eingehende Mails einstellbar Ja Ja

Als Absenderadresse wahlweise persönliche oder allgemeine

Büroadresse wählbar Ja Nein

E-Mail-Markierungen und Kategorisierung für die persönliche

Organisation** Ja Ja

Persönliches Adressbuch für E-Mail-Adressen und Kontaktdaten Ja Ja

Weitere persönliche Adressbücher können angelegt werden Ja Ja

Eigener Kalender für Termine und Wiedervorlagen Ja Nein

Weitere Kalender können angelegt werden Ja Nein

Multikalendersicht** Ja -

Erinnerungsfunktion für Termine und Wiedervorlagen Ja -

Zu einem Termin einladen Ja -

Notar kann Ordner, Kalender oder Adressbücher seines Postfachs

zum Zugriff für andere freigeben (lesen, lesen und schreiben) Ja Nein

Notar-Postfachkonto hat volle Berechtigung auf das Büropostfach Ja Nein

Optional kann ein Vollzugriff auf alle Mitarbeiterpostfächer ein-

gerichtet werden Ja Nein



15.3 Mitarbeiterpostfach

Die Tabelle gibt eine Übersicht speziell für die Nutzung des Postfachtyps Mitarbeiterpostfach.

Dadurch entfällt die Spalte Grundausstattung, da das Mitarbeiterpostfach nicht Bestandteil der Grund-

ausstattung ist.

Funktion ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

E-Mailadresse und Postfach mit Ordnern für Posteingang, gesen-

dete E-Mails, Entwürfe, Papierkorb und Junk-Mails Ja Ja

Abwesenheitsbenachrichtigung für eingehende Mails einstellbar Ja Ja

Als Absenderadresse wahlweise persönliche oder allgemeine

Büroadresse wählbar Ja Nein

Individuell gestaltbare E-Mail-Ordnerstruktur Ja Ja

E-Mail-Markierungen und Kategorisierung für die persönliche

Organisation** Ja Ja

E-Mail als Termin oder Aufgabe zur Wiedervorlage speichern Ja Nein

Persönliches Adressbuch für E-Mail-Adressen und Kontaktdaten Ja Ja

Persönlicher Kalender für Termine und Wiedervorlagen Ja Nein

Weitere Kalender können angelegt werden Ja -

Multikalendersicht** Ja -

Erinnerungsfunktion für Termine und Wiedervorlagen Ja -

Zu einem Termin einladen Ja -

Freigabe von E-Mail-Ordnern, Kalender und Adressbuch für

andere Benutzer Ja -

Der Zugriff auf das Büropostfach kann individuell eingestellt

werden: E-Mail-Ordnerstruktur, Kalender oder Adressbuch (nur

lesen, lesen und schreiben, volle Berechtigung).

Ja Nein

Das Postfach kann wahlweise für externe und interne Kommuni-

kation oder nur hausinterne Kommunikation konfiguriert werden. Ja Ja



15.4 Allgemein

Funktion Grundaus-

stattung

ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

Ein gemeinsames Benutzerkonto für alle Benutzer (Benutzername

und Passwort) Ja Nein Nein

Jeder Benutzer hat ein eigenes Postfachkonto Nein Ja Ja

Einfache Einrichtung von Zugriffsberechtigungen auf zentrale

Kalender, E-Mail-Ordnerstruktur, Adressbücher mit Hilfe von

Berechtigungsgruppen

- Ja Nein

Einfache Verwaltung von Benutzergruppen und E-Mail-Verteiler - Ja Ja

E-Mail-Weiterleitung als Benutzereinstellung - Ja Ja

Zentrale Serverwartung im Rechenzentrum Ja Ja Ja

Kompetenter Support Ja Ja Ja

Zentrale Datensicherung, SPAM- und Virenprüfung Ja Ja Ja

Postfachspeicher nach Bedarf erweiterbar Ja Ja Ja

E-Mail-Adressen und Postfächer erweiterbar Ja Ja Ja

Unterstützung bei Amtswechsel Ja Ja Ja

Warnung vor Erreichen der Speichergrenze Ja Ja Ja

Regeln

Filter zur Automatisierung von Aktionen wie bspw. verschieben,

kopieren, weiterleiten von E-Mails Ja Ja Ja

Regeln können für jedes Postfach individuell eingerichtet werden Ja Ja Ja

Regeln werden vom Server unabhängig von einem geöffneten E-

Mailprogramm ausgeführt Ja Ja Ja

Gesendete E-Mails in freigegebene Ordner des Büropostfachs

kopieren - Ja Nein


15.5 E-Mail-Programme auf dem PC oder Notebook

Funktion Grundaus-

stattung

ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

Webmailclient

E-Mail und Adressen Ja Ja Ja

Kalender und Aufgaben Ja Ja Nein

Multikalendersicht Ja Ja -

Zugriff auf freigegebene Ordner, Adressbücher, Kalender - Ja Nein

Zugriff auf komplett freigegebenes Postfach Ja Ja Nein

Freigeben von Ordnern, Adressbücher, Kalender, Aufgaben an

andere Postfachkonten - Ja Nein

Postfachverwaltung und Einstellungen Ja Ja Ja

Ohne Installation nutzbar (im Internetbrowser) Ja Ja Ja

Microsoft Outlook (Windows-Version mit ProTeam-Outlook-Connector)

E-Mail und Adressen Ja Ja -

E-Mail-Nachverfolgung und Kategorien Ja Ja -

Kalender Ja Ja -

Multikalendersicht Ja Ja -

Erinnerungen zu Terminen und Aufgaben Ja Ja -

Einladen von Teilnehmern zu einem Termin Ja Ja -

Aufgaben Ja Ja -

Zugriff auf freigegebene Ordner, Adressbücher, Kalender - Ja -

Zugriff auf komplett freigegebenes Postfach Ja Ja Nein


andere Postfachkonten - Ja -

Postfachverwaltung und Einstellungen Ja Ja -

Ohne Installation nutzbar Nein Nein -

Microsoft Outlook (ohne Outlook-Connector)

E-Mail per IMAP Ja Ja Ja

Adressen Nein Nein Nein

Kalender Nein Nein Nein


Funktion Grundaus-

stattung

ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

Zugriff auf freigegebene Postfächer Ordner, Adressbücher, Kal-

lender

- Nein -


andere Postfachkonten

- Nein -

Postfachverwaltung und Einstellungen Nein Nein Nein

Ohne Installation nutzbar Nein Nein Nein

Mozilla Thunderbird

E-Mail per IMAP Ja Ja Ja

Adressen mit ADD-On per CardDAV Ja Ja Ja

Kalender mit ADD-On per CalDAV Ja Ja -

Zugriff auf freigegebene Postfächer Ordner, Adressbücher, Ka-

lender - Nein -


andere Postfachkonten - Nein -



Standard—Programme

Active-Sync Ja Ja -

E-Mail-Zugriff per IMAP Ja Ja Ja

Adressen mit ADD-On per CardDAV Ja Ja Ja

Kalender mit ADD-On per CalDAV Ja Ja -

Zugriff auf freigegebene Postfächer Ordner, Adressbücher, Ka-

lender - Nein -


andere Postfachkonten - Nein -




15.6 Mobiler Zugriff von Smartphone, Tablet

Funktion Grundaus-

stattung

ProTeam-

Lösung

ProMail-

Postfach

Synchronisation bzw. Push-Service

Mobile App per ActiveSync auf E-Mails, Kalender, Adressen Ja Ja -

E-Mails-Zugriff per IMAP Ja Ja Ja

Adressen per CardDAV Ja Ja Ja

Kalender per CalDAV Ja Ja -

Mobiler Webmailclient

E-Mail und Adressen Ja Ja Ja

Kalender und Aufgaben Ja Ja Nein

Zugriff auf freigegebene Ordner, Adressbücher, Kalender - Ja Nein

Begrenzte Einstellungsmöglichkeiten Ja Ja Ja

Ohne Installation nutzbar (im Internetbrowser) Ja Ja Ja


16 Kundenservice und technischer Support

Unser Kundenservice und technischer Support steht Ihnen bei allen Fragen rund um das Thema E-

Mail und Kalender zur Verfügung und berät Sie auch gerne konzeptionell zu den Umsetzungsmög-

lichkeiten Ihrer gesamten E-Mail-Konfiguration.

Kontaktdaten:

NotarNet GmbH

Burgmauer 53

50667 Köln

E-Mail: [email protected] oder [email protected]

Hotline: 0800 – 3 550 200

16.1 FAQ

Weitere Hilfe, Hinweise und sonstige Themen zur E-Mail und Kalender erhalten Sie auf unserer Inter-

netseite in den FAQ http://elrv.info/de/notarnetz/faq/faq_buerokommunikation.php.



http://elrv.info/de/notarnetz/faq/faq_buerokommunikation.php

e-mail und bürokommunikation · notarnet gmbh, köln - 7 - version: 10.02.2017 kapitel 5...

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