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Frankfurt, Hamburg, St.Gallen, Zug, Zürich
10 Best IntranetsFokus, Features und Entwicklung
Orbit-iEX 2006Dr. Bernd Schopp, PartnerMichael Pertek, Consultant
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Agenda
» Trends aus den 10 Besten
» Die 10 Besten: Was fällt auf?
» Key Learnings
» 6 Schritte….
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Trends
team–based net solutions
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Evolution Intranet
» Generation 1: Die Mitarbeiterzeitung (41%)– Statische Intranets mit Firmenpräsentation– Abteilungsorientierte Strukturierung der Intranets– Zentrales Content Management
» Generation 2: Die virtuelle Bibliothek (14%)– Strukturierter Zugang zu Unternehmenswissen– Themenorientierte Strukturierung der Intranets– Dynamische Integration von Inhalten
» Generation 3: Das Applikationsportal (40%)– Integration von Anwendungen in das Intranet– Aufgabenorientierte Strukturierung der Intranets– Personalisierung von Intranetangeboten
» Generation 4: Das Kollaborationsportal (5%)– Zusammenführung von Inhalt & Applikation– Multidimensionaler Zugang zu Informationen– Unterstützung kollaborativer Wertschöpfung
namics Studie: Evolution Intranet 2006
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Vorher – Übergang - Nachher
Evolution Intranet
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Trends
» Web Trends: Banner & Blogging
» Intranet Branding: Brandname & Intranet Marketing
» Mobile Access & Kiosk System
» Training & E-Learning
» Multimedia: Video, Audio & Flash
» Community: E-Cards, Fun & Markets
» Technology Diversity: 54 Produkte im Einsatz
Intranet Services Plattform
…
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Die Besten 10
team–based net solutions
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Intranet Ziele
» Design & Usability– Zusammenwachsen von Unternehmen nach Mergers– Einheitliches Design und fokussierte Kommunikation der Unternehmenswerte
fördert die Ausbildung der gewünschten Unternehmenskultur
» Business Fokus stärken– Informationsarchitektur muss den Business Zielen entsprechen– Intranetinhalte sind für das Business da. (Bsp. Krankenkasse) – Prozesswissen und Prozesstools zusammenführen
» Innovation fördern– Intranet schafft Transparenz und damit Anreize für Innovationen– Intranet Transportiert Innovationen (Prozesse) und ist das Gradmesser für den
Fortschritt
» Plattform vereinheitlichen– Konsolidierung von Technologien spart Betriebskosten– Konsolidierung von Implementierungen (Mulit-Site) reduziert Betriebs- und
Projektkosten
» Intranet ist die Serviceplattform– Intranet ist die interne Serviceplattform für Support und Businessprozesse (e.g.
Procurement oder Vertriebssteuerung)– Intranet Funktionalitäten reduzieren Administrationsaufwand– E-Learning & Training– Employee Self Service– Collaboration
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Design & Usability
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Business Fokus & Innovation
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Skalierbare Plattformen
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Serviceplattform
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Intranet Funktionalitäten
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Features
» Search & People Finder
» Aktuelle Inhalte & Personalisierung
» Editorial Services
» Workflows & Applications
» Collaboration
» Mobile Access & Kiosk Systeme
» Community & Multimedia
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Suche & People Finder
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Bereichssuche
Typ und Suchtext getrennt
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Suche im Inhaltsbereich
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Einfache und Extended Searchals Basisdienst
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Promoted Links – auch im Intranet
Ohne Toptreffer kein Sparkonto!
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Personen: Ort & Organisation
Zugang überall verfügbar
Detailansicht hat die wichtigsten Zugänge
Standort und Raum
Organisationschart
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User Task: Telefonnummer
Type Ahead Auswahl mit AJAX
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Contact & Collaboration
Betonung des Namens in internationalen Unternehmen
Reportinghierarchie mit den Vorgesetzten
Preferred ContactMethod
Online Status der Person
Detaillierte Skill- und Experience Profile
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Aktuelle Inhalte & Personalisierung
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Einfache Personalisierung
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MyWork
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Rollen- und Interessensprofile
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Aktualität - IBMs Blog Dashboard
Empowerment: “Blogging represents an unprecedented empowerment of individual expression and community-building. Within five minutes, anyone who can type can become a global publisher, connecting and sharing ideas,”
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Editorial Services
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Content Migration
Guided Tour für die Content Migration
Beispielseiten für dieContent Migration
Referenzbeispiele für die Migration
Guidelines für die Migration
Feedback an das Intranet Team
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Workflows & Applications
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Workflows & Applications
» Orientierung an User Tasks
» Typische Anwendungen– Employee Self Services– Procurement– Workflow Applications– Management Dashboards
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Employee Self Services
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Procurement: Shopping Metapher
Shopping Cart und Prozessmetapher, die aus Online Shops bekannt sind.
Usability: Warenkorb immer auf der Seite sichtbar
Suche im Katalog analog zur
Bereichssuche
Direktes Hinzufügen von Produkten
aus der Produktübersicht
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Mobile Access & Kiosk
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Mobile Access
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Kiosk
» AP– Produktionsmitarbeiter– Mitarbeiter, zu Besuch an anderen Standorten
» Staples– Mitarbeiter in den Geschäften
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Collaboration – Die neue Generation
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Metro: Collaboration für Projekte
Übersicht über alle Arbeitsgruppen, in denen die Person ist
Einführung über die Möglichkeiten der Collaboration
Neue Möglichkeiten und Promotion des CollaborationBereiches
Trainings zu Projekt-management und Collaboration
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Ist das die nächte Stufe?
Sitzungen und Protokolle
Übersicht über aktuelle Sitzungen und Protokolle
Vorstellung namics
Ziele und Teilnehmer der Sitzung
Traktanden und Dokumente der Sitzung
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Community & Multimedia
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Marktplatz & Fun Zone
Marktplatz & EventsOnline Surveys
Ringtones, Wallpapers & E-Cards
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Video & Audio
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METRO: Know your Industry
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Key Learnings
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Key Learnings
1. Usability Test mit Benutzern: Testen Sie die Informationsarchitektur und die Benutzerführung früh mit den Benutzern
2. Step by Step: Führen Sie erst die Killer Applikationen ein, auch wenn sie nicht den grössten Business-Nutzen haben
3. Single Sign On: Intranet Service Plattformen benötigen von Anfang an Single Sign On
4. Search Usability: Investieren Sie viel Zeit in die Usability einer guten und einfachen Suche
5. Navigation nicht nach der Organisation bauen
6. Continuous Buy-In: Von Anfang an alle Stakeholder involvieren
7. Governance from the Beginning: Definieren Sie früh, wie die organisatorische Steuerung des Intranets funktionieren soll
8. Sneak Preview: Begleiten Sie die Benutzer im Veränderungsprozess
9. Erfolgmessung: Legen Sie die Energie in die richtigen Bereiche, in dem Sie den Erfolg von Funktionen und Inhaltsbereichen messen
10. Design ist nicht demokratisch – Usability schon!
11. Betrachten Sie jede Intranet-Anwendung als eigenständig
12. Content is King: Aktualität, Umschlagshäufigkeit und Pull-Mechanismen
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team–based net solutions
6 Schritte zum erfolgreichen Intranet
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Analyse &Evaluation
Konzeption &Prototyping
namics Intranet Design Cycle
1. Target UserGroups
2. Interviews &Inhaltsanalyse
3. Consolidation& Evaluation4. Portalkonzept
5. ConceptualPrototyping
6. Usability Test
Strategic & Operative
Intranet Goals
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namics Intranet Design Cycle
1. Target UserGroups
2. Interviews &Inhaltsanalyse
3. Consolidation& Evaluation4. Portalkonzept
5. ConceptualPrototyping
6. Usability Test
Strategic & Operative
Intranet Goals
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3. Evaluation Inhalte
» Aufgabe– Konsolidierung der Interviewergebnisse– Evaluation der Inhaltsangebote & Funktionen
1. Target UserGroups
2. Interviews
3. Consolidation& Evaluation
4. InformationArchitecture
5. ConceptualPrototyping
6. Usability Test
Strategic & Operative
Intranet Goals
Strukturierung der Interviewergebnisse
Inhalt/Workflow/Koordination Typ Vor
hand
en
Kom
plex
Alle
Com
mun
icat
ion
HR
IT Cop
orat
e M
arke
ting
IT F
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isch
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enta
tion
dDM
S/ &
Sub
mis
sion
Klin
isch
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rsch
ung
Sup
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Cha
in M
anag
emen
t
LoC
Strategische Ziele Bed
eutu
ng
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Anwendungen/WorkflowsAdressverwaltung/People Finder Anwendung x x x x x xSupport/Ticketing Workflow (x) x x xUser Verwaltung/Single Sign On Anwendung (x) x x x xAsset Management Anwendung x xKonfigurationsmanagement Anwendung xBestellanforderung/SAP Workflow (x) x x x x x x xE-Mail Shop Anwendung xKongresse und Events Anwendung x x x xZeiterfassung (Korrekturen) Workflow x x x xUrlaubsantrag Workflow x x x xAbrechnen von Geschäftsreisen Workflow x xLiteraturverwaltung (Ref. Man.) Anwendung x x x x x x x x x xSuche Anwendung xWeiterbildung/Kurse Vgl. Kongresse und Events x x x x x xGäste anmelden (Pforte/Essen) Workflow x xErstellung von Produktinformationen Anwendung x x xReview von Artikel (alpha) Anwendung xKontinuierliche Verbesserungen Anwendung x x x Prozessoptimierung +KRIPS (Andere Verbesserungen) Anwendung x x xPersonalanforderung Workflow xPersonalcontrolling für Manager Anwendung (x) x xFacility Management (CAFM) Anwendung (x) x x xMutation von Personaldaten Workflow (x) x xEinstellungsprozess (eRecruiting) Workflow (x) x xRecherchedienste (Tracking) Workflow (X) x x x x x x x (x)Virtuelle Bibliothek/CD Manager Anwendung x x x x x xMail-In DB für Artikelbestellung Anwendung x xCRIMON/CLIN-DB Anwendung x x
Koordination/KommunikationPersonen/Gruppenverzeichnis Verzeichnis x x x xProjektkoordination Projekte (x) x xGruppenablagen Datenbank/DMS (x) x x x x x x xBuddy List Chat, ICQ
Wiederverwendungs-grad
Vorhanden
ja
nein
gering hoch
Effizienz
Häufigkeit derNutzung
Anzahl derNutzer
hoch
gering
gering hoch
Visibilität
Potential(Zielerreichung*)
hoch
gering
wenige vieleReichweite(Bereiche)
* Strategische Ziele (Wachstum, Internationalisierung, Innovation, Prozessoptimierung)
Effektivität
Konsolidierung Evaluation Ergebnis
1,0
10,0
100,0SISKom
Div. Notes Auskunftssysteme
SISKompakt
SGB
Leistungserbringer, Vertragss
TK.Net
Internet
Handbuch 555 first Level
Intranet XYZICD SchlüsselungArbeitsverfahren
TK-Online
TK Lexikon
Mitarbeiterportal
TK-Inline
VdAK VIS
Arzneimittelprogramm
Medizinischer Dienst
VdAK Internet
VisibilitätEffektivitätAVG
Wichtig: Bewertung der Inhalte und Funktionen entsprechend der Intranetziele
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Top 10 Funktionsbereiche
1. Benutzerführung: Einheitlicher und benutzerfreundlicher Zugang zu Informationen des Intranets
2. Suche: Umfassende und komfortable Suche für alle Inhalte
3. Information Push: Neuerungen im Inhalt aktiv kommunizieren oder abonnierbar machen
4. Content Management: Wie kommen Verbesserungen und Erweiterungen schnell und kontrolliert in und aus dem Intranet?
5. Workflow Management: Steuerung und Kontrolle des Ablaufes über das Intranet
6. Personalisierung: Rollen- oder profilbasierte Inhaltsauswahl
7. Kompetenzverzeichnis: Finden des richtigen Ansprechpartners
8. Document Management: Erstellung, Review, Versionisierung und Archivierung
9. Zusammenarbeit: Projekt- und Teamarbeit strukturieren
10. Corporate Identity: Stärkung der Identität und Identifikation
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Evaluation Funktionen & Tools
Effektivität Intranet
Technisch/ organisatorische
Machbarkeit
hoch
hoch
gering
gering
Quick Wins& GoodiesDie Attraktiven!
Poor DogsAbschalten?
StarsUmsetzen!
RohlingStrategie?
Attraktivität ist das „Zünglein an der Waage“
Priorisierung Funktionen: Suche
Highlightingfunktion (= Glossarfunktion)
Suche über alle Inhaltsquellen
Erweiterte Suche Filtermechanismen (Typ)
Gewichtung Suchergebnis nach Mitarbeiterprofil
Eingrenzung Suchergebnis (Inhaltsbereich)
Unscharfe Eingaben der Suchanfrage (Fuzzy)
Suche nach ähnlichen Inhalten
Synonymsuche
0
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Potenzial Informationsvermittlung
Tech
nisc
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Suche über alle Inhaltsquellen
Erweiterte Suche Filtermechanismen (Typ)
Gewichtung Suchergebnis nach Mitarbeiterprofil
Eingrenzung Suchergebnis (Inhaltsbereich)
Unscharfe Eingaben der Suchanfrage (Fuzzy)
Suche nach ähnlichen Inhalten
Highlightingfunktion (= Glossarfunktion)Synonymsuche
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Elemente des Portalkonzeptes
1. Portalarchitektur:Logische Informationsarchitektur des Portals entsprechend der Benutzer- und Themengruppen sowie hierarchischen Zielgruppen
2. Workflow und Content Lifecycle:Content Workflows zur Steuerung und Kontrolle der Informationsqualität (Richtigkeit, Aktualität, Relevanz)
3. Portalfunktionalitäten:Spezifikationen aller Portalfunktionen, die im Portal angeboten werden
4. Design und Usability:Gestaltung der Einstiegsseite mit den wesentlichen Funktionen des Informationsportals
5. IT-Architektur:IT-Architektur mit den notwendigen IT-Modulen des Informationsportal Pr
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Template- Mechanismusdes CMSPortal Software
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local LotusNotes Oracle
SAP STARS
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FileServer
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MyTeams
Supplies
WhoIsWho
Doc.-Lib.
Events
News
RDR
LotusNotes
HR
FileServer
LotusNotesClient
IAMail
Services
CM
S(R
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Search
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Frankfurt, Hamburg, St.Gallen, Zug, Zürich
Wir freuen uns auf Ihren Besuch aufdem namics-Partner-Stand C06 / Halle 4.
[email protected]@namics.com
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namics stellt sich vor
» Führender Anbieter für Professional Internet Services in der Schweiz und Deutschland, gegründet 1995
» 155 hoch qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bern, Frankfurt, St. Gallen, Hamburg, Zug und Zürich
» Inhaltliche Schwerpunkte– Enterprise Content Management– Intranet– Information Retrieval– Online Business Intelligence– Behindertentauglichkeit– SharePoint Portal Server– E-Mail-Marketing– Online-Shops– Backend Integration
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Unsere Kunden (Auszug)
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namics an der Orbit-iEX
» In der Halle 4 auf Stand C06
» Mit den Partnern:– Day Software AG: CMS-Partner– local.ch: Innovations-Partner– namics rotweiss: Kreativ-Unit– Zeix AG: Usability-Partner
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Die namics Referate an der iEX-Konferenz
» Alle Handouts zu den Vorträgen finden Sie unter: www.namics.com/knowledge
Moderator: Ralf Wölfle, FHBBJürg Stuker, namics agNico Tschanz, CrealogixLuc Haldimann, Unic
Web 2.0: Zweiter Anlauf der Innovation (Roundtable)11.00 – 12.1518.05.06
Jürg Stuker, namics ag Marcel Albertin, namics agTop 10 Internet Standards der Zukunft09.15 – 10.3018.05.06
Dr. Bernd Schopp, namics ag Michael Pertek, namics ag
10 Best Intranets – Intranet Design Annual200611.00 – 12.1517.05.06
Dr. Tim Dührkoop, namics agPhilipp Lüchinger, namics ag
Content Management Systeme richtig nutzen09.15 – 10.3016.05.06
Jürg Stuker, namics ag Marcel Bernet, Bernet PR
Weblogs: Vom Hype zum Kommunikations-Werkzeug15.45 – 17.0016.05.06