Formatierungshilfen für Projektarbeiten in Word Abschnittsumbrüche für Seitenzahlen und automatisches Inhaltsverzeichniss

1) Abschnittsumbruch einfügen um Seitenzahlen zu formatieren

Um die formalen Bestandteile Ihrer Arbeit vom Fließtext abzugrenzen, fügen Sie am Seitenende einen Umbruch zu einem neuen Dokumentabschnitt ein.

Am besten beenden Sie zunächst die Seite mit einen normalen Absatz (letzte Zeile im Beispiel). Wählen Sie dann unter dem Reiter „Seitenlayout“ das Dropdown Menü für „Umbrüche“ und dort unter „Seitenumbrüche“ die Option „Nächste Seite“. Der Name ist etwas irreführend, in der Beschreibung ist aber angegeben, dass hierbei ein Abschnittsumbruch eingefügt wird.

Wiederholen Sie diesen Vorgang am Ende Ihres Fließtextes. Ihr Dokument sollte nun aus drei Abschnitten bestehen: formale Bestandteile am Anfang, Fließtext, formale Bestandteile am Ende.

Durch die Formatierung der Abschnitte können Sie nun die Seitenzahlen wie im Leitfaden vorgegeben gestalten. Aktivieren Sie dazu die Fußzeile im ersten Abschnitt (Doppelklick). Die Abschnittsnummerierungen sollten Ihnen nun angezeigt werden.

Wählen Sie unter „Kopf- und Fußzeilentools“ das Dropdown Menü für „Seitenzahl“ und darin die Option „Seitenzahlen formatieren“ aus.

Wählen Sie für den ersten Abschnitt das Zahlenformat mit römischen Zahlen aus. Wählen Sie dann die Position der Seitenzahl (Seitenende…) aus. Die römischen Ziffern werden eingefügt.

Klicken Sie nun in den Fußzeilenbereich im zweiten Abschnitt, Ihrem Fließtextbereich, und gehen Sie wieder über den Optionsweg zu „Seitenzahlen formatieren“.

Für diesen Abschnitt wählen Sie das Zahlenformat der arabischen Zahlen aus. Lösen Sie zudem die Verknüpfung der Seitenzahlen mit dem vorherigen Abschnitt, indem Sie „Beginnen bei“ auswählen und „1“ einstellen. Word zählt für diesen Abschnitt nun die Seitenzahlen in arabischen Ziffern beginnend ab Seite 1.

Für den dritten Abschnitt wiederholen Sie die Schritte, wählen diesmal wiederum das römische Zahlenformat aus und geben an, ab welcher Zahl Word hier weiter nummerieren soll. Da das Titelblatt Ihrer Arbeit nicht nummeriert ist (auch das können Sie über die Abschnittsformatierung entsprechend lösen), Inhaltsverzeichnis, Abbildungs-, Tabellen-, und und Abkürzungsverzeichnis oft mehrere Seiten in Anspruch nehmen, startet Ihr Literaturverzeichnis eventuell bei Seite V, VII etc.

Prüfen sie hier unbedingt nach der Endüberarbeitung, ob die Seitenzahlen sauber anschließen!

2) Automatisches Erstellen und Aktualisieren eines Inhaltsverzeichnisses

Um Ihr Inhaltsverzeichnis möglichst einfach zu aktualisieren, definieren Sie im Dokument die Überschriften Ihrer Haupt- und Unterkapitel als solche. In Word stehen Ihnen dafür verschiedene Formatvorlagen zur Verfügung. Achten Sie bei der Auswahl von Schriftart und Stilset auf die Vorgaben im IB Leitfaden, passen Sie ggf. Seitenränder und Zeilenabstände sowie Schriftgrößen an!

Ihre Projektarbeit soll inhaltlich überzeugen und die formalen Kriterien erfüllen; verlieren Sie darüber hinaus keine Zeit mit „kreativen Spielereien“ an Farbprofilen o.ä.

Sie haben durch die Formatvorlagen die Möglichkeit, Ihre Überschriften als Textmarken zu definieren, welche dann von der automatischen Verzeichniserstellung erkannt werden.

Nummerieren Sie die Überschriften Ihrer Haupt- und Unterkapitel. Achten Sie hier auf Logikfehler im Aufbau Ihrer Arbeit (wie in der Vorlesung besprochen)! Markieren Sie die Formulierung Ihrer Überschrift und wählen Sie die entsprechende Formatvorlage aus dem Reiter aus. Hier stehen Ihnen mehrere „Levels“ an Überschriften sowie Untertitel zur Verfügung. Wählen Sie für Ihre Hauptkapitel (Gliederungsebene 1) das höchste Level der Überschriftsvorlagen.

Markieren und formatieren Sie nun die folgenden Gliederungsebenen entsprechend als Überschriften zweiter und dritter Ebene.

Wenn Sie alle Gliederungsebenen korrekt formatiert haben, können Sie nun über den Reiter „Verweise“ mit der Auswahl von „Inhaltsverzeichnis“ eine automatische Tabelle erstellen lassen.

Wenn Sie nun Ihre Arbeit weiterschreiben, sich Seitenzahlen und Überschriften der Kapitel ändern, können Sie das Inhaltsverzeichnis einfach aktualisieren. Wählen Sie dazu die Tabelle aus und unter „Tabelle aktualisieren“ die Option „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“.

Achten Sie bei der Endkorrektur sowie nach dem Druck (!) Ihrer Arbeit noch einmal darauf, dass alle Textmarken definiert und aktualisiert sind, so dass das finale Inhaltsverzeichnis tatsächlich dem Aufbau Ihrer Arbeit entspricht.

Wenn Sie Tabellen und Abbildungen mit einer „Beschriftung“ versehen (Rechtsklick auf die Abbildung/Tabelle, Option „Beschriftung einfügen“ auswählen), können Sie über den Reiter „Verweise“ unter „Abbildungsverzeichnis einfügen“ so auch ein entsprechendes Verzeichnis generieren. Wichtig: wählen Sie jeweils die passende Beschriftung aus (Tabelle, Abbildung, etc.).