gpm region düsseldorf/rhein-ruhr · automobilindustrie: initiierung und planung eines programms...
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GPM Region Düsseldorf/Rhein-RuhrVortrag vom 02.06.2014 Projektmanagement in der Praxis von Großprojekten
02.06.2014 | www.GPM-IPMA.de
KOMPETENZ02.06.2014 | www.GPM-IPMA.de
Inhalt
1. Foliensatz der Veranstaltung vom 02.06.2014 bei der
IT.NRW
Mauerstr. 51
40476 Düsseldorf
2. Kontaktdetails des Referenten
3. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf-Rhein/Ruhr
Hinweis: Der Inhalt dieser Präsentation muss nicht die Meinung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. darstellen. Alle Rechte und Pflichten obliegen dem Präsentierenden :(Jörg Greitemeyer, Unity AG, Braunschweig)
Jörg Greitemeyer, PMP ®
Düsseldorf, 02.06.2014
Projektmanagement in der Praxis von Großprojekten
© UNITY
Inhalt
Vorstellung
Planung & Steuerung von Großprojekten –
Herausforderungen & Best Practice
Projektmanagement Teams in Großprojekten –
Herausforderungen & Best Practice
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Referentenprofil
Jörg Greitemeyer Senior Geschäftsfeldleiter, PMP ®
Dipl.-Kfm., Fachrichtung Organisation, Strategisches Management und Personalmanagement
Beratungserfahrungen Projektmanagement Experte, strategische und betriebswirtschaftliche Beratung
Über 9 Jahre Erfahrung in der Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten und Programmen zur Strategieumsetzung
Coaching von Projektmanagement Teams (PMO)
Management von Entwicklungsprozessen mit Schwerpunkt auf E/E-Entwicklungsprozessen
Risikomanagement & Managementinformationssysteme
Branchenerfahrungen/ Projektreferenzen
Automobilindustrie, Automobilzulieferindustrie, Anlagenbau, Luft- und Raumfahrtindustrie, Solarenergie
Automobilindustrie: Initiierung und Planung eines Programms zum weltweiten SAP Rollout; Coaching des Projektmanagement Teams (PMO)
Automobilindustrie: Setup und Leitung eines Projektoffice im Großprojekt zur IT- Einführung; Projekt- und Prozessmanagement im E/E-Entwicklungsmanagement
Automobilzulieferindustrie: Programm-Management zur Strategieumsetzung bei der Bordnetzentwicklung
Solarenergie-Branche / Gesundheitsmarkt / Handel: : Projektmanagement Coaching
Automobilindustrie: Prozessmanagement im Umfeld des Produkts
Luft- und Raumfahrtindustrie: Geschäftsprozessanalyse
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung
Kundennutzen
Nachhaltige Steigerung des Unternehmenserfolgs durch
innovative Prozesse und Geschäftsmodelle
Kunden
16 der DAX-30-Unternehmen und renommierter
Mittelstand,
mehr als 800 Kundenprojekte in 18 Jahren
Umsetzer
Von der Konzeption bis zur Realisierung
Vor Ort
9 Niederlassungen im gesamten deutschsprachigen Raum,
Projektstandorte weltweit
Heinz Nixdorf Institut
Enge Verknüpfung mit Wissenschaft und Forschung
Fakten
Gründung: 1995
Mitarbeiter: 170
UNITY [´ju:niti]; Einheit; die; Einheit
mit dem Kunden zur Schaffung von
maßgeschneiderten Verbesserungen:
Consulting & Innovation;
Übergreifendes Managementwissen;
Teamgeist in der Projektarbeit;
Vorausdenken, Befähigen, Umsetzen.
UNITY-Beratungsansatz
Unser Spirit für Ihren Erfolg!
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Mit dem 4-Ebenen-Modell systematisch zum Erfolg
Das 4-Ebenen-Modell der zukunftsorientierten Unternehmensgestaltung
Vorausschau mit Szenarien Mit der Szenario-Technik denken wir mit unseren Kunden die
Zukunft voraus und helfen, die Herausforderungen von morgen für ein aktives Management zu erkennen.
Strategieentwicklung Wir entwickeln Geschäfts-, Produkt- und
Technologiestrategien, um die Chancen der Zukunft konsequent wahrzunehmen.
Prozessmanagement Wir gestalten schlanke Prozesse, die zu zufriedenen Kunden führen und
damit die Wettbewerbsfähigkeit steigern.
IT-Management Wir unterstützen unsere
Kunden von der Optimierung der IT-Organisation bis zur
Einführung von IT-Systemen.
Wir unterstützen unsere Kunden
mit einem ergebnisorientierten
Programm- und Projekt-
management sowie einem
wirkungsvollen Changemanage-
ment von der Projektdefinition
über die operative Unterstützung
bis zum Projektabschluss.
Mit einem schnell wirksamen
Sanierungsmanagement stellen
wir die Wettbewerbsfähigkeit von
betroffenen Unternehmen wieder
her. Zudem konzipieren wir
Geschäfts-, Finanz- und
Investitionsplanungen, führen
Unternehmensbewertungen,
Rentabilitätsanalysen sowie
Ergebnisoptimierungs-
programme durch.
Projektmanagement
Restrukturierungsmanagement €
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Kompetenz durch Branchenexpertise
Pharma und Chemie
Automotive
Gesundheitswirtschaft und Medizintechnik
Konsumgüterindustrie
Luft- und Raumfahrt Maschinenbau und Elektro
© A
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00
9
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Entwicklungsmanagement Projektmanagement Innovationsmanagement
Wir verbessern mit einem maßge-
schneiderten Innovationsmanagement
die langfristige Wettbewerbsposition.
Wir gestalten effiziente, steuerbare
und auf Kernkompetenzen fokussierte
Produktentstehungsprozesse.
Über das gesamte Projekt sorgen wir
für ein kennzahlen- und ergebnis-
orientiertes Projektmanagement.
Wir gestalten schlanke Prozesse und
Strukturen über Unternehmensgren-
zen vom Kunden bis zum Lieferanten.
Unsere Leistungen und Beratungsthemen
Optimierung der
Auftragsabwicklung
Produktions- und
Logistikmanagement
Unternehmensentwicklung
und Finanzen
Durch die Gestaltung einer schlanken
Produktion und Logistik optimieren wir
die gesamte Supply Chain.
Wir erstellen die Geschäfts- und
Finanzplanung und beraten bei M&A,
Nachfolgeplanung und Sanierung.
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Unsere Leistungen im Projektmanagement
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Strategieumsetzung durch Multiprojektmanagement
Formulierung der richtigen Projekte aus der Unternehmensstrategie
Umsetzung der Projekte mit Hilfe des Multiprojektmanagements
Methodisches Coaching bei der Etablierung der organisatorischen Rahmenbedingungen
Gemeinsames Schaffen einer Basis für die Strategieumsetzung
Ausgewählte Referenzen
Airbus Deutschland
Bayer CropScience
Daimler
Sta
nd:
12.0
3.2
013
Zukunftsorientiertes Projektmanagement – ergebnisorientiert und wirkungsvoll!
Wir steigern die Projektmanagement-Kompetenz unserer Kunden. Unsere Berater sind nach internationalen Projektmanagement Standards (PMI, GPM/IPMA,
Prince2) zertifiziert und führen als erfahrene Projektmanager und Experten die Strategieumsetzung unserer Kunden zum Erfolg. UNITY bietet Coaching,
Projektleitung und operative Unterstützung in allen Projektmanagement-Bereichen.
Projektmanagement Office (PMO) und Projekt Office (PO)
Operative Projektmanagement-kapazität und Übernahme von PMO- oder PO-Aufgaben
Erarbeitung von optimalen auf die Unternehmensanforderungen abgestimmten Projektmanagement-strukturen
Bereitstellung von notwendigen Methoden und Standards
Initiierung, Planung & Steuerung
Planbare und operativ steuerbare Gestaltung von Programmen und Großprojekten
Einsatz von Instrumenten, die die Komplexität eines Großprojekts oder Programms beherrschbar machen
Sicherstellen der Kommunikation mit allen Beteiligten
Projektmanagement Coaching
Berücksichtigung individueller Anforderungen und Prioritäten
Punktuelle Unterstützung in einzelnen Handlungsfeldern
Projektleitung und Interimsmanagement
Steuerung komplexer Projekte mit Best-Practice- und Methoden-Know-how unserer Berater, auch über den Zeitraum des Engagements hinaus
© UNITY
Große Elbstraße 86
22767 Hamburg
Ha
mb
urg
Unsere Niederlassungen
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Weitere
Niederlassungen
befinden sich im
Aufbau.
Große Präsidentenstraße 10
10178 Berlin
Be
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Wankelstraße 3
70563 Stuttgart
Stu
ttg
art
Lindberghring 1
33142 Büren
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Im Mediapark 6A
50670 Köln
Kö
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Ritterbrunnen 5
38100 Braunschweig
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UNITY Austria GmbH
Am Europlatz 2
1120 Wien Österreich
Wie
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UNITY Egypt Ltd.
B 115, Smart Village
12577 Giza, Kairo Ägypten
Ka
iro
© FRANKONIA Eurobau
Dachauer Straße 65
80335 München
Mü
nc
he
n
Unit 732, German Center
88 Keyuan Road
Zhangjiang Hi-Tech Park, Pudong
201203 Shanghai | PR China
Sh
an
gh
ai
UNITY Schweiz AG
Seestrasse 240
8810 Horgen Schweiz
Zü
ric
h
© UNITY
Inhalt
Vorstellung
Planung & Steuerung von Großprojekten –
Herausforderungen & Best Practice
Projektmanagement Teams in Großprojekten –
Herausforderungen & Best Practice
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Grundmodell des Projektmanagements
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Abnahmeder Resultate
Projektab-schlußanalyse
Erfahrungs-sicherung
Projekt-auflösung
Termin-überwachung
Kosten-überwachung
Leistungs-überwachung
Ist
Soll
Problemanalyseund Zieldefinition
Ausgangspunkt:Problemstellung
Projekt-freigabe
Projekt-antrag
Projekt-auftrag
Struktur- und Ablaufplanung
Aufwandsplanung
Terminplanung
Kostenplanung
Einsatzmittelplanung
Projektdefinition
Projektüberwachung
Projektabschluß
Projekt-planung
Rea
lis
ieru
ng
Ab
sc
hlu
ßD
efi
nit
ion
Pla
nu
ng
SollBasis-plan
Maßnahmen Analyse der Abweichungen und Beschluß von Steuerungsmaßnahmen
AbweichungenProjektsteuerung
Statusberichte(Soll/Ist-Vergleich)
© UNITY
Prinzipielles PM-Setup Vorgehensmodell
Das Vorgehensmodell zum PM-Setup wird sowohl unternehmensweit als auch für konkrete Projekte
angewendet.
1
Projektsteckbrief
Scope
1. WBS
Grob Business Case
Roadmap zum Projektauftrag
Business-
Analyse
Zielsystem
Scope
Stakeholder
Vorhandene PM-Systeme
Projekt-
design
Verfahren
s-design Roll-Out
Durchfüh-
rung /
Coaching
2
Projektauftrag
Inhalte
Struktur
Steuerungs-KPIs
Top Down Vorgaben
Prämissen
Business Case
Startorganisation
WBS-Design
Ablaufdesign
Meilensteine
Organisation
Nutzen/Aufwand
Ressourcen
3
Projekthandbuch
Gremien
Abläufe im Projekt
AKV/Rollen
organisa-torisches
Werkzeuge
Feinplanungs-instrumente
Steuerungs-instrumente
Feinplanungs-prozess
Zusammenarbeits-modelle
Steuerungsprozesse
Steuerungs-/ Wissens-Werkzeuge
4
Etabliertes Projekt
Handlungsfähige Führung
Handlungsfähige Mitarbeiter
Verbindliche Lieferobjekte
Verbindliche Ressourcen- und Terminplanung
KPI-basierte Nutzenmessung
Staffing/Integration/Schulung Projektmitarbeiter
Umsetzung Fein-planungsprozess
Nutzbare Steuerungssysteme
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Fortschreitende Planung in Großprojekten
Bestehen Unsicherheiten in der Projektplanung, sollten diese zunächst akzeptiert
werden! Mit Projektstart sollte die „Planung der Planung“ erledigt sein.
Analyse Sollkonzept Realisierung
WBS Quality Gate Planung Implementierungsplan
Planungsinhalte:
Scope &
Ergebnisse
Prämissen /
Risiken
Kapazitäten
Kosten
Termine
Langfristplanung
Ebene
Arbeitspakete
Ebene
Lieferumfänge
Ebene
Teilprojekte
t
Mittelfristplanung
Kurzfristplanung
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
PSP/WBS eines Großprojekt Praxisbeispiel
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
0 Gesamt-
programm
1a Programme
1b Programm-
phasen
1c Standorte
2 Haupt-
arbeitspakete
3 Arbeits-
pakete
4 Mitarbeiter
Q
Q
Q
Q
Q APs abgenommen
HAPs zu Wellen, I-Test,
Rolloutphasen abgenommen
Standorte abgenommen
Phasen abgenommen
100% Abnahme
...
Q
Q Q Q
... ...
Q Q
Q Q Q
... ...
Q Q Q Q
Das Gesamtprogramm ...
... besteht aus mehreren Programmen, ...
... zu denen über mehrere Phasen ...
... standortbezogen ...
... die Hauptarbeitspakete, ...
... bestehend aus Arbeitspaketen, ...
... durch Mitarbeiter realisiert werden.
Q Rückmelde-Status Q Q Q
... ... ...
...
... ...
Arbeitsprinzip Programmstruktur zu steuernde Meilensteinhierarchie
© UNITY
Definition des Planungsprozesses
Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6
Stufe Terminierung Organisation Top Down Buttom Up Konsolidierung Reporting
0 Basis 0.5
1a Programm 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
1b Phase 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
1c Standort 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
2 Haupt-AP 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
3 Arbeitspaket (AP) 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
B Rückmeldung 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6Um
se
tzung
Pla
nu
ng
Zuständigkeit
Terminierung2323
Ablauf Kosten / Nutzen
Zeitrahmen2323
Prämissen und
Deliverables
Detaillierung
Risiken
KommunikationPrüfungen
Genehmigung
Scope
Schritt 4
Bottom Up
Planungsprozess eines Großprojekt Praxisbeispiel
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Steuerung und Reporting in Großprojekten „Es war einmal in einem Projekt…“
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Steuerung und Reporting in Großprojekten Praxisbeispiel
Informations-
erhebung
Informations-
aufbereitung
Informations-
verteilung
Daten-
quelle
Ziel-
setzung
Rahmen-
bedingungen
Kommunikations-
medien
@
Ziel-
gruppe
Zentrale Fragestellung im Berichtswesen: Welche Informationen werden zu
welchem Zweck wie und wann an wen bereitgestellt? i
Information | Eskalation
Entscheidungsfindung
Was? Warum? Wohin?
Womit? Wie?
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Steuerungsinstrumente im Großprojekt Praxisbeispiel
Knowledge Area Instrumente (Auswahl)
Termin-/Meilenstein-
/Aktivitätenplan
Terminplan (insbesondere Baseline)
Meilensteintrendanalyse
Maßnahmenliste
Projektziel und
Gegenstand
Scope Statement
Work-Breakdown-Structure
Zentrale Fragestellungen
Welche Termine / Aktivitäten sind wann?
… wurden eingehalten?
… wurden nicht eingehalten?
Welche Ergebnisse wurden erreicht?
… wurden nicht erreicht?
Gibt es Änderungen am Projektscope?
Budget und
Kosten
Kostenplan (insbesondere Baseline)
Soll-/Ist-/Plan-Kosten
Chancen-/Risiken-Liste (Budget)
Wie hoch ist das Budget?
Welche Kosten sind angefallen?
Welche Kosten sind geplant?
Qualität
(Prozess / Ergebnis)
Projektqualitätsplan
Qualitätsbericht
Qualitätssteuerungsmatrix
Welche QS-Anforderungen gibt es?
Werden diese durch das Projekt (Prozess)
und die Ergebnisse erfüllt?
Risiken und
Strategien
Risikomatrix
Risikoverfolgungsliste
Was sind Top-Risiken und Strategien zur
Vermeidung / Reduzierung?
Welche Risiken haben sich geändert?
Ressourcen
(intern / extern)
Stellen-/Rollenbeschreibung (AKVs)
Personalverfügbarkeitsplan
Trainingspläne, Qualifikationsprofile
Welche Ressourcenbedarfe gibt es?
Welche Mitarbeiter mit welchen
Qualifikationen gibt es? Qualifizierung?
Kommunikation Marketing
(intern / extern)
Kommunikationsplan
Stakeholderanalyse
Berichtswesen
Wie erfolgt die Projektkommunikation?
Wie wird das Projekt intern / extern
vermarktet?
Lieferantenauswahl und
Lieferanten-Management
Beschaffungspläne
Angebots-/Vertragsmanagement
Welche Lieferanten gibt es? Mit welchen
Ansprechpartnern?
Wie ist der Status einer Beauftragung?
„Zusammenspiel“ der
Dimensionen Änderungswesen
Wie integriere ich Änderungen in das
Gesamtprojekt?
Scope
Time
Cost
Quality
Risk
HR
Com.
Proc.
Int.
© UNITY
Steuerungsinstrumente im Großprojekt Praxisbeispiel
Inhalte/ KPI
1.1 Fortschrittsmessung APs
1.2 Projektkosten (IEW)
1.3 Ressourcen
1.4 Plausibilität Plan/ Ist
Zielsetzung/ Aussagen KundeErstellung
1.Steuerungs-
Cockpit
2.Risiko-Cockpit
5.Testing-Cockpit
4.Abnahme-Cockpit
6.Rollout-Cockpit
7.Betriebs-Cockpit
Permanentes
Controlling (PMO,
TPs)
- PL, SK, LA
14-tägig durch
Risk-Manager (PMO)
- TPL-
Meeting
- SK. LA
In Abnahmephasen
wöchentlich durch
QM
In Testphasen
wöchentlich durch
Testing-Verantw.
In Rolloutphasen
14-tägig durch
Rollout-Verantw.
Monatlich durch
Betriebs-Verantwortl.
- PMO, PL
- PMO, PL
- PMO, PL,
SK, LA
- PL, IT- und
GSP Linien-
organisation
- Fortschrittsmessung APs hinsichtlich
Termin und Kapazität
- Steuerung Projektkosten
- Steuerung Ressourceneinsatz
2.1 Risikopotential
2.2 Status der TOP-Risiken
3.CR-
Cockpit
Monatlich durch CCB - PL
tbd09.2009
tbd09.2009
tbd01.2010
tbd01.2010
3.1 Kosten aller CRs
3.2 Durchlaufzeit CRs
- Steuerung der CRs
- Steuerung CCB Performance
- Ex post Betrachtung der RM-Leistung
- Steuerung der TOP-Risiken
4.1 Anzahl offener Abnahmen
4.2 Durchlaufzeit Abnahmen
- Steuerung der Abnahmen
- Steuerung TP INT Performance
5.1 Status Testfall-Erstellung
5.2 Status Defekt-Beseitigung
5.3 IT-Performance
- Steuerung Testfallerstellung
- Steuerung „Show-Stopper“
- Steuerung IT-Performance
Rollout Scorecard:
6.1 Status Rolloutprojekte
6.2 KPI tbd je nach Standort
- Steuerung Rolloutprojekte
- Steuerung Rollout Performance SPM
7.1 Anzahl offener Tickets
7.2 Durchlaufzeit Tickets
- Steuerung Betriebs Performance
Pha
seno
rien
tier
tK
ontinu
ierlic
h
Cockpit
Aktuelle Risikosituation SPM
zurück zur Risikoliste
1 2 3 4 5
5 3 4 4 6 0
4 0 7 16 3 2 Summe rot: 15 Summe rot: 26
3 0 5 11 5 0 Summe gelb: 49 Summe gelb: 79
2 0 1 6 2 1 Summe grün: 12 Summe grün: 27
1 0 0 1 0 0 Gesamt 76 Gesamt 132
5 0 0 0 0 0 ErledigtNicht
erledigtErledigt
Nicht
erledigt
4 0 1 5 1 0 Summe rot: 10 5 Summe rot: 2 24
3 0 3 2 2 0 Summe gelb: 1 48 Summe gelb: 7 72
2 0 0 3 2 0 Summe grün: 0 12 Summe grün: 2 25
1 0 0 1 0 0 Gesamt 11 65 Gesamt 11 121
Au
sw
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un
gA
us
wir
ku
ng
Wahrscheinlichkeit (erledigte Risiken)
Wahrscheinlichkeit (Alle Risiken)
Risiken Maßnahmen
High Risks (rot)
- [11] Bereitschaft für Prozessveränderungen u.
Umsetzung der Standardprozesse fehlt
- [82] Stammdatenqualität nicht ausreichend
für Migration und Betrieb
- …
Entscheidungsbedarf Management
- Optional:
Vorschlag von Risikomanagement
Maßnahmen, die eine Management-
bestätigung benötigen
Risikoentwicklung SPM 2009
0
10
20
30
40
50
60
Low Risks (Grün)
Medium Risks (Rot)
High Risks (Gelb)
19.05.01.04.01.03.01.02.01.01.
Altenativ: „Chart Zeitverlauf“ aus Risikoregister
direkt übernehmen.
RfCKostenvolumen und -verteilung
230
214
Q2/ 2009
314
2080
Q1/ 2009
380
50
100
Lieferant
IT
FB
Top-Ten RfC‘s
Angaben in T€
RfC Ist-Erwartung vs. RfCBudget 2009
Angaben in T€
444
300
70
100
180
Q1/ Q2
200694
600
RfC-Budget
1,200
Prog. Q3/ Q4
-7%
RfCDurchlaufzeiten im CCB
24
10
18
5
<10
Tage
<5
Tage
Anzahl
RfC
<30
Tage
<15
Tage
<20
Tage
Verteilung RfCs
69%
3%
< 500 T€ (BOM)
23%< 100T€ (CCB)
5%
< 200 T€ (SK)
< 25T€ (PL)
Entscheidungsbedarf Management
RfCs, die einen Management-Beschluss
benötigen (RfCDetails siehe jeweils auf
Folgefolien)
- [PSE 111] …,Kosten, Impact, Verursacher
- [SST 222] …, Kosten, Impact, Verursacher
- …
- [PSE 144] …,Kosten, Impact, Verursacher
Status Kapazitätsverbrauch (Veränderungen zum Vormonat)
x h(0)
in S
tunden
Aktuelle Fortschrittskennzaheln
• SPI (AP-Index Fortschritt): 0,92
• CPI (Index Kapazitätsverbrauch): 1,10
• Mehrbedarfe aller Kapaz.: -1.200 h
Gesamtstatus
Anforderungen:
Abweichungen je Kategorie klären.
Abweichungen zum Planstand
heute klären.
Abweichungen zur IEW 2009
klären.
Zeitbetrachtung Entscheidungsbedarfe
• xxx
• yyy
Planstand
2009
Ist
FB
Ist
IT
Ist
extern
IEW
intern
IEW
extern
Planstand heute
y h(0)
z h(0)
a h(0)
b h(0)
c h(0)
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
6 7 8 9 10 11 12
Plan Ist
Die Steuerungsinstrumente werden bedarfsorientiert passend zum Projektfortschritt
implementiert. Bei der Definition der Instrumente ist die Kundesicht ausschlaggebend.
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Regelkreis der Fortschrittssteuerung
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Informations-
bereitstellung
Aktualisierung Ist-
Rückmeldungen (z.B.
Tätigkeitsnachweise,
Abnahmescheine)
Messung
Auswertung der Ist-,
Plan- und
Prognosewerte
Analyse
Interpretation der
Messung und
Konsequenz-
bewertung mit ggf.
Maßnahmen-
definition
Maßnahmen-
verfolgung
Kommunikation und
Steuerung der
Korrekturmaß-
nahmen,
Überprüfung der
Maßnahmen-
wirksamkeit
PM-Logs 100%
14%
73%
7%
6%0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
PPM Ergebnistypen
gesamt (101)
offen in Arbeit abgeschlossen Status in Klärung*
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
30.000
Jan
09
Feb 0
9
Mrz
09
Apr
09
Mai
09
Jun
09
Jul
09
Au
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9
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t 09
Nov 0
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9
Jan
10
Feb 1
0
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10
Apr
10
Mai
10
Jun
10
Jul
10
Au
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0
Sep 1
0
Ok
t 10
Nov 1
0
Dez 1
0
Kalendermonat
Bedarf
un
d K
apazit
ät
in S
tück
je M
on
at
A2045000203 A2045000303 10% Flex-Bedarf Kapazität lt. Einkaufsvergabe
Kapazität 15-Schichten (IST) Kapazität 18-Schichten (IST) Kapazität nach Invest
© UNITY
Inhalt
Vorstellung
Planung & Steuerung von Großprojekten –
Herausforderungen & Best Practice
Projektmanagement Teams in Großprojekten –
Herausforderungen & Best Practice
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
© UNITY
Projektmanagement Teams (Projektoffice) in Großprojekten
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Das Projektmanagement Team in Großprojekten berät als Stabstelle die Projektleitung und stellt die operative Projektsteuerung nach Zeit, Kosten und Qualität sicher und entlastet somit die Projektleitung.
Teilprojekt 3 Teilprojekt 1
Lenkungsausschuss
Teilprojekt 2
Projektleitung
Arbeitspaket 3.1
Arbeitspaket 3.2
Arbeitspaket 3.3
Arbeitspaket 2.1
Arbeitspaket 2.2
Arbeitspaket 2.3
Arbeitspaket 1.1
Arbeitspaket 1.2
Arbeitspaket 1.3
Projekt Office
Aufgaben
Sicherstellung der effizienten Projektsteuerung
Transparenz über Projektstatus
Verbesserung der Ergebnisqualität im Projekt durch Standardisierung
Sicherstellung der Top-Management Kommunikation
Beschleunigung der Projektarbeit durch zentrale Informationsbereitstellung
© UNITY
Projektmanagement Teams Praxisbeispiel
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Projekt Office
Leitung
Qualitäts-
management
Projektmanager
für Teilprojekte Kommunikation Controlling
Qualitätsplanung
Bereitstellung von QM- und PM-Vorlagen
Operative Qualitäts-sicherung
…
Beratung bei der Steuerung nach Zeit/Kosten/Qualität
Operatives Projekt-management
Sicherstellung Infor-mationsfluss und Ver-netzung
Reporting/Risikomana-gement
Konfliktmanagement
…
Kommunikationspla-nung
Stakeholder Manage-ment
Durchführung interner/ externer Kommunika-tionsmaßnahmen - Workshops, Vorträge,… - Flyer/Intranet,…
Projektdokumentation
…
Budgetplanung
Budgetcontrolling (z.B. Erhebung Ist-Erwartungen)
Koordination externer Beauftragungen
Koordination interner Leistungsverrech-nungen
…
Beratung der Projektleitung bei der Projekt-steuerung nach Zeit/Kosten/Qualität
Beratung bei Top-Management Kommuni-kation
Steuerung Projektoffice
…
Besetzung: Intern/ Besetzung: Besetzung: Intern Besetzung:
Besetzung:
© UNITY
Projektmanagement Team Projectoffice-Module im Projekt Lebenszyklus
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
Projektplanung
Projektorganisation
Projektmarketing
Projektkommunikation
Projektdokumentation
Projektcontrolling Controlling Zeit, Kosten, Ressourcen; Reporting; Steuerung
Projekt Lebenszyklus
Projektoffice-Module
Umsetzung Kommunikationsmaßnahmen
Fortlaufende Ergebnisdokumentation, Abschluss-Dokumentation
Definition Planung Durchführung
Bereitstellung
Projektergebnis
Abschluss
Qualitätsmanagement Q-Ziele, QM-Instrumente
Scope-Management Definition
Vergabe Projektauftrag
Ziel des Projekts
Qualitätssicherung
Je nach Projektphase sind unterschiedliche Projekt Office Module und
Projektmanagement Methoden gefragt.
Scope-Controlling
Zeit-, Kosten, Ressourcen
Definition Organigramm, Rollen
Logo, Flyer, Intranet, Templates,…
Stakeholderanalyse & Kommunikationsplan
© UNITY
Projektmanagement Team Die vier Stufen zur Einführung eines Projekt Office
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
2
1
3
4
Initiierung
Besetzung der Stellen, Definition des Zusammenarbeitsmodells, Aufbau Rückendeckung
des Managements, Team-Building
Bedarfsermittlung
Analyse der Aufgabenstellung, Festlegung des Bedarfs an Projektmanagement und Projekt Office
Modulen
Etablierung
Vertrauen im Projekt gewinnen, Standards für Projektmanagement und
Projektarbeit vorgeben; Vorbildfunktion im Projekt einnehmen
Kontinuierliche Kompetenzerhöhung
Permanente Selbstoptimierung hinsichtlich Zusammenarbeit und
Projektsteuerung getrieben durch das Projekt Office
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Teamentwicklung des PM-Teams zu Beginn des Projekts
Teamentwicklungsuhr (Bruce W. Tuckman)
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
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Grundlage des Rollenverständnisses auf Basis einer Controlling-Matrix
Aufgabe des Managers (*)
Controllingprozess:
(1) Planung
(2) Kontrolle
(3) Analyse
(4) Berichtswesen
(5) Steuerung
(1) Organisation
(2) Personalplanung
(3) Mitarbeiterführung
(4) Erstellung Lieferobjekte
(1) Prozesse planen und koordinieren
(2) Systeme entwickeln und bereitstellen
(3) Informationsversorgung sicherstellen
(4) Management bei inhaltlicher Planung
und Kontrolle unterstützen
(5) Initiativen ergreifen bei Plan-/Ist-
Abweichungen
(6) Steuerungsmassnahmen begleiten
Aufgabe des Controllers (**)
Ergebnis-
verantwortung
Ergebnis-
transparenz-
verantwortung
Zusammenspiel PM-Team & Projektleiter
Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014
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…es war einmal in einem Projekt…
Das Projekt-Management Team muss sich mit dem Projekt verzahnen, so dass
auch eine inhaltliches Verständnis über das Projekt entsteht.
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Aufbau der PM-Skills zur operativen Projektsteuerung Praxisbeispiel
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Datenerhebung
Informationen
Wissen
Steuerungs-
empfehlung
Steuerungs-
kontrolle
OK
OK
- Projektmanagement Verständnis
- Earned Value Analyse
- Zusammenspiel mit Abnahmeprozess
& Qualitätsmanagement
- Selbstorganisation PM-Team
- Organisation Abläufe
OK
Im Aufbau
Im Aufbau
- Spezifisches TP-Know-How
offen
offen
03.08.09 20.08.09 tbd
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Erfolgsfaktoren des Projektmanagement Teams
PM-Team als natürliche Autorität mit Weisungsbefugnis für Teilprojekte legitimiert durch
Projektleitung (Rückendeckung)
Zusammenarbeit zwischen PM-Team und Projektteam basiert auf Vertrauen und
persönlichen Beziehungen
Neutralität: fachliche / persönliche Konflikte im Projekte identifizieren und reduzieren
Transparenz über Vorgaben und Zielsystem aufzeigen (nicht nur Fortschritt)
Kommunikation von Success Storys positive News verkaufen und Projektmitglieder motivieren
Berücksichtigung der Vorbildfunktion des PM-Teams im Projekt Stringenz, Verbindlichkeit
Transparenz über Leistungen des Projektmanagement-Teams und die Rollenverteilung PO-Marketing
Eingespieltes Teamwork um „einen Schritt vor dem Projektteam zu sein“ Durch Einsatz und Verbindlichkeit das Vertrauen des Projekts gewinnen:
das PM-Team muss sich in der Anlaufphase sehr schnell das Vertrauen der Projektmitarbeiter erarbeiten
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Jörg Greitemeyer Leiter Niederlassung Braunschweig, PMP ®
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02.06.2014 | www.GPM-IPMA.de