Das HISinOne-Referenzprozessmodell

HISinOne

Referenzprozessmodell2

HISinOne als ganzheitliche integrierte IT-Lösung für Hochschulen bildet die Strukturen und Prozesse einer Hochschule vollständig ab und unterstützt alle beteiligten Akteure bei ihren täglichen Aktivitäten.

HIS bietet dazu einen vorstrukturierten Einfüh-rungsprozess an. In jeder Projektphase stehen der Hochschule Berater(innen) mit kompeten-tem Know-how zur Seite. Stets im Vordergrund steht dabei, dass bei aller notwendigen und wünschenswerten Optimierung von Prozessen und Organisationsstrukturen die Software für die Hochschule gemacht wird – und nicht umgekehrt. Ein zentrales Instrument im Ein-führungsprozess stellt das HISinOne-Referenz-modell dar.

HISinOne-Einführung: Mehr als nur neue Software

Transparenz

Ein Referenzmodell schafft Transparenz: Schon frühzeitig kann die Hochschule erkennen, ob ihre Prozesse mit den Standardprozessen der Software kompatibel sind. Die Expert(inn)en von HIS tragen die Hochschulstruktur in das Referenzmodell ein und erkennen frühzeitig, welche Anforderungen an die Software gestellt werden.

Identifikation von Potenzialen und möglichen Problemquellen

Prozessverantwortliche Mitarbeiter(innen) der Hochschule müssen sich bei der Arbeit mit dem Referenzmodell bewusst mit den Prozes-sen der Hochschule auseinandersetzen – dies wirkt wie ein Katalysator für Prozessverbesse-rungen. Mitarbeiter(innen) von HIS erkennen Probleme und Potenziale bereits im Prozessde-sign und nicht erst in der Einführung oder im Betrieb. Das Referenzmodell wird so zu einem Kommunikationsmedium für „Good Practices“.

Komplexitätsreduktion und -beherrschung

Das Referenzmodell liefert einen Rahmen für die Modellierung der Hochschulprozesse im Hinblick auf die Relevanz, Detailtiefe und Fokussierung. HIS-Mitarbeiter(innen) ermög-licht es, diejenigen Prozesse abzugrenzen, die für die Entwicklung, die Einführung und den laufenden Betrieb relevant sind.

Erhöhte Vergleichbarkeit von Ergebnissen

Die Standardisierung von Modellierungstech-niken und die Einhaltung von Konventionen ermöglicht eine projektübergreifende Zusam-menarbeit und verlässliche Ergebnisse.

Leichtere Kommunikation

Die grafische Aufbereitung der Prozesse nach klaren Regeln und Modellen macht sie allen Aktueren leichter zugänglich und verständlich.

Akzeptanz

Alle beteiligten Akteure werden in die Ent-wicklung einbezogen und verfügen über eine gemeinsame Diskussionsgrundlage. Das schafft die Basis für die nötige Akzeptanz auf allen Seiten.

Warum ein Referenzmodell?

Ein Referenzmodell ist ein abstraktes Modell, das komplexe Sachverhalte auf eine einheit-liche Sicht reduziert. Das HISinOne-Referenz-modell ist folglich eine systematische Darstel-lung aller Prozesse einer Hochschule, die mit HISinOne abgebildet werden können.Als Modellierungssprache wird die UML (Unified Modeling Language) eingesetzt. Diese grafische Modellierungssprache ist weit verbreitet und allgemein gut verständlich. Konventionen und Vorgaben für die optische Gestaltung sorgen für eine verbesserte Ver-gleichbarkeit verschiedener Diagramme und Modelle.

Durch ein speziell entwickeltes HIS-Ebenen-modell werden die Inhalte der Geschäfts- und Systemprozesse vom groben Überblick bis hin zur fokussierten Detaildarstellung strukturiert – die Seiten 4 und 5 zeigen die Ebenen in einem Schaubild.Die Inhalte des HIS-Referenzmodells bilden sowohl die Geschäftsprozesse von Hochschu-len als auch die Systemprozesse in HISinOne ab. Dies ermöglicht ein sogenanntes Mapping der Referenzprozesse von fachlicher und systemtechnischer Seite. Der Fokus liegt im HIS-Referenzmodell dabei auf den fachlichen Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse einer Hochschule berücksichtigt und bei Bedarf systemtechnisch unterstützt werden.

Was ist das HISinOne-Referenzmodell??

?

Referenzprozessmodell 3

„ Drei Fragen an Jan Bührig, HIS GmbH

Welche Rolle spielt das Referenzmodell bei der Einführung von HISinOne?

Das Modell ist ein prozessorien-tierter roter Faden durch die HISinOne-Soft-ware aus einer fachlichen Sicht. So ermöglicht es der Hochschule einen anderen Blick auf die Software, als es durch eine reine Softwareprä-sentation oder ein Anwenderhandbuch mög-lich ist. Der Aufbau in Ebenen erleichtert es einer Vielzahl an Akteuren, die für sie wichtigen Informationen in den Prozessen zu finden. Diese grafische, kompakte und genormte Darstellungsform bietet Transparenz für alle Beteiligten. Das Modell wird so zur Kommu-nikationsgrundlage im Einführungsprojekt: Es führt alle relevanten Informationen prozess-orientiert zusammen, bildet die Grundlage für die technische Umsetzung, visualisiert die Auswirkungen auf die Organisation und steht auch im Anschluss an das Einführungsprojekt als Dokumentation für den Support zur Ver-fügung.

Wie setzt sich das HIS-Referenzmodell zusammen?

Technisch ist das Referenzmodell eine Sammlung aus unterschiedlichen Typen von UML-Prozessdiagrammen, die mit dem Mo-dellierungstool Astah erstellt werden. Fachlich werden die Inhalte durch Ebenen strukturiert. Das HIS-Ebenenmodell ist Bestandteil des HIS- Referenzmodells und stellt eine hierarchische Sicht auf die Geschäftsprozessmodellierung dar. Der Detaillierungsgrad nimmt von oben nach unten zu. Auf der obersten Ebene der Skala befindet sich eine Prozesslandkarte, die einen grafischen Überblick über die wichtigsten Prozesse in der Hochschule zeigt, z. B., wie die Prüfungsanmel-dung abläuft. Den Geschäftsanwendungsfällen werden Systemanwendungsfälle zugeordnet und diese sind in einer detaillierten Funktions-beschreibung von HISinOne auf Basis von Testfallbeschreibungen dokumentiert. So kann nachvollzogen werden, wie die Referenzpro-zesse in HISinOne umgesetzt werden.

Können Sie einen Einsatz für das Modell an der Hochschule beschreiben?

Das Referenzmodell wird besonders wichtig bei den drei Schritten zu einem gemeinsamen Fachkonzept. Hier wird es zur Grundlage für das Hochschulprozessmodell.Im ersten Schritt kann die Hochschule nach-vollziehen, wie die Hochschulprozesse mit HISinOne gestaltet werden können. Im zweiten Schritt stellt die Hochschule diese Referenz-prozesse den eigenen gegenüber und leitet Diskussionsbedarf ab. Hierbei dient das Refe-renzmodell als zusammenführendes Element für alle Informationen, Fragen, Dokumente usw. Im dritten Schritt verwendet der HIS-Fachbe-rater(innen) das hochschulspezifische Modell zur Vorbereitung auf die gemeinsame fachliche Planung, wodurch effiziente Workshops er-möglicht werden. Abschließend werden die Ergebnisse der fachlichen Planung wiederum in dem Modell dokumentiert und dieses bildet die Grundlage für das gemeinsam erstellte Fachkonzept und den Leitfaden für die Soft-wareeinführung.

?

Referenzprozessmodell4

Auf Ebene 1 werden Modellie-rungsfokus und Ziele der Hoch-schule festgelegt, damit dies für alle Beteiligten anhand einer Prozesslandkarte nachvoll-ziehbar wird. Eine Prozessland-karte stellt einen grafischen Überblick über die wichtigsten Prozesse der Hochschule dar. Auf dieser Ebene werden die Geschäftsprozesse gruppiert und nach Kernprozessen und unterstützenden Prozessen klassifiziert.

1

2

Referenzprozessmodell 5

Auf Ebene 2 werden pro Ge-schäftsprozess alle Geschäfts-anwendungsfälle (GAF) abgebildet. In diesem Schritt werden die Akteure und zu-gehörige GAF identifiziert. Die Beziehung zwischen Akteuren und GAFs wird durch eine Linie dargestellt.

Die Ebene 3 stellt eine fachliche Abfolge der Geschäftsanwendungsfälle eines Ge-schäftsprozesses im Hinblick auf das Ziel der Hochschule dar. Die Modellierung erfolgt mit Aktivitätsdiagrammen ohne Partitionen und CallBehaviorActions als Aktionen. Eine CallBehaviorAction ist eine elementare Ak-tion, die ein anderes Verhaltenselement, wie beispielsweise eine andere Aktion, aufruft.

Auf Ebene 4 werden die GAF mittels Work-flows visualisiert. Im Gegensatz zur Ebene 3, die den Fokus auf die Fragestellung „was zu tun ist“ legt, beleuchtet Ebene 4 die Frage nach dem „wie etwas zu tun ist“. Die Work-flows werden anhand von Aktivitätsdia-grammen mit Partitionen für die beteiligten Akteure, Aktionen und ggf. CallBehaviors dargestellt. Hier findet zudem das Mapping auf die Ebene der Systemanwendungs-fälle (SAF) statt, indem die Geschäftsanwen-dungsfälle über eine Trace-Beziehung zu Systemanwendungsfällen des zuständigen HISinOne-Segments zugeordnet werden.

3

4

Referenzprozessmodell6

Projektstart Fachliche Planung

Entscheidungsphase

Bei der Einführung einer Standardsoftware ist es notwendig, von Seiten der Hochschule möglichst konkrete Anforderungen zu for-mulieren. Die Standardgeschäftsprozesse im HIS-Referenzmodell können von Beginn an zur Orientierung verwendet werden und bei der Erhebung des Ist-Standes wertvolle Ressourcen sparen. Das HIS-Referenzmodell beinhaltet diejenigen Prozesse, die klassischerweise an Hochschulen existieren und in Bezug auf eine Softwareeinführung relevant sind. Wenn der Ist-Stand erhoben wurde und bestehende Prozesse analysiert sind, können anschließend valide Kriterienkataloge für die Software erstellt werden.

Projektstart

Damit die Software optimal in der Hochschule eingesetzt werden kann, muss geprüft werden, in welchem Umfang die Abläufe an der Hoch-schule an die Logik der Software angepasst werden können und wie diese Umstellungen durch ein Change-Management begleitet werden können. Die Hochschule führt dazu Prozessworkshops durch, um die eigenen Prozesse zu durchleuchten und die Organisa-tion mit dem IT-System abzustimmen. Wenn in der Software angelegte Prozesse nicht mit den Vorgaben der Hochschule in Einklang zu bringen sind oder bestimmte Prozesse gar nicht berücksichtigt wurden, müssen daraus Anforderungen an neue Software-Features formuliert werden.

Fachliche Planung

Die Hochschule kann dank der beschriebenen und visualisierten Prozesse die Software vorab prüfen und feststellen, welche Anforderungen an Customizing und Entwicklung bestehen. Das HIS-Referenzmodell liefert einen prozess-orientierten Leitfaden und eine Strukturierung für die Planung und Durchführung der er-forderlichen Workshops, in denen die nächs-ten Schritte mit der HIS GmbH abgestimmt werden.

Die Software kann zum einen den Hoch-schulbedürfnissen entsprechend konfiguriert werden, zum anderen müssen aber über das Customizing hinausgehende Anpassungen implementiert oder in eine längerfristige Ent-wicklungsplanung aufgenommen werden. Damit die Produktivsetzung reibungslos und schnell verlaufen kann, muss der Großteil der Konfiguration vorab geplant und festgelegt sein. Dazu wird ein belastbares Planungsdoku-ment erstellt, welches innerhalb der Hoch-schule abgestimmt und beschlossen wird. Für die HIS GmbH stellt es die Basis für die weitere Entwicklung und die Konfiguration vor Ort dar.

Entscheidungsphase

Referenzprozessmodell 7

Umsetzung

Produktivbetrieb und Support

Die individualisierten Systeme der jeweiligen Hochschulen sind im Referenzmodell detail-liert dokumentiert, das Modell entwickelt sich gemeinsam mit der Software weiter. Es bietet eine prozessorientierte Dokumentation der hochschulspezifischen Besonderheiten, die sowohl der Hochschule als auch Supportmit-arbeiter(inne)n der HIS GmbH bei technischen und fachlichen Fragen im Produktivbetrieb hilft, schnell und fachgerecht zu reagieren. Somit wird etwa vor jedem Software-Update geprüft, welche Auswirkungen das Update auf die bestehenden Arbeitsabläufe hat.

Produktivbetrieb

Umsetzung

Im Semesterablauf gibt es nur spezifische und kleine Zeitfenster, in denen eine Software- lösung implementiert werden kann, ohne den Hochschulalltag zu stark zu beeinflussen. Eine reibungslose Einführung setzt daher voraus, dass alle Beteiligten einbezogen wurden, die Organisation auf die Software vorberei-tet ist und die erforderliche Konfiguration für die Software abgestimmt wurde. Die IT-Expert(inn)en der Hochschule installieren und konfigurieren die Software gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen der HIS GmbH basierend auf dem vorab formulierten Konzept. Durch Abgleich des hochschuleigenen Refe-renzmodells mit der aktuellen Software lassen sich nun fachliche Änderungen identifizieren und es kann sichergestellt werden, dass die gestellten Anforderungen umgesetzt wurden. Im Anschluss an die Installation werden die Fachabteilungen durch Anwenderschulungen mit einbezogen.

Dr. Tom Karasekcustomer@his.deTel. 0511 - 12 20 - 555

Sprechen Sie unser Customer Relations-Team an und erfahren Sie mehr über HISinOne und die auf Ihre Ansprüche und Bedürfnisse aus-gerichteten Support-Modelle.

Mehr zur neuen Software finden Sie auch auf www.hisinone.de. Neben umfangreichen Informationen zu fachlichen und technischen Details finden Sie dort auch Podcasts, die Ihnen die Vorteile und Innovationen von HISinOne in Bild und Ton präsentieren.

Juni 2012

Customer Relations