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Papierlose Bewerbung
mit HISinOne
codia DMSforum 2015 – Arbeitskreis Hochschulen 07.10.2015
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Dipl. oec. troph Madlen Neubert
Koordinatorin Elektronische Studierendenakte (ESA)
Georg-August-Universität Göttingen
Abteilung Studium und Lehre
E-Learning-Service und FlexNow-Betreuung
Tel.: 0551 39 26007
Papierlose Bewerbung mit HISinOne Dipl. oec. troph. Madlen Neubert
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Papierloser Bewerbung - Agenda
1. Universität Göttingen
2. Elektronische Studierendenakte
3. Aktueller Bewerbungsprozess
4. Papierloser Bewerbungsprozess
Bewerbungsverfahren
Zulassungsverfahren
Immatrikulationsverfahren
Dipl. oec. troph. Madlen Neubert Papierlose Bewerbung mit HISinOne
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Universität Göttingen
• Gegründet 1737
• International bedeutende Forschungsuniversität
• Seit 2003 in Trägerschaft einer Stiftung öffentlichen Rechts
• ca. 30.000 Studierende
• ca. 40 000 Bewerbungen pro Jahr (32 000 WiSe / 8 000 SoSe)
• Prüfungsämter/Fakultäten zuständig u.a. für alle Prüfungsverwaltungs-
aufgaben und Masterbewerbungen
• Studierendenbüro zuständig u.a. für Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation,
Beurlaubung, Gebühren, Exmatrikulation
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Universität Göttingen
• Aktuell Medienbrüche im gesamten Studienverlauf
• Dokumente und Akten werden noch papierbasiert vorgehalten
• Gründe (Auswahl):
- Dokumente von Dritten nicht digital verfügbar (z. B.
Abiturzeugnisse)
- Dokumente prozessbedingt in physischer Form
- Rechtliche Lage
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ESA -Elektronische Studierendenakte
• Dokumentenmanagementsystem d.3ecm von d.velop
• Zur digitalen Verwaltung und Archivierung von Studien- und
prüfungsbezogenen Dokumenten
• Ziel: - Medienbrüche vermeiden
- Prozesse digitalisieren, verbessern, beschleunigen
- Senkung Aufwand und Bearbeitungszeit für Studierenden
und Mitarbeiter
- Verringerung des Archivierungsraums
- Pos. Nebeneffekt: Schutz der Umwelt
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Aktueller Bewerbungsprozess
Antrag/Anmeldung zur Immatrikulation auf Uni-
Bewerberportal ausfüllen & online absenden
Antrag/Anmeldung ausdrucken und mit Bewerbungs-
/Immatrikulationsunterlagen einreichen
Positiv-/ Negativbescheid und Annahmeerklärung per Post
Immatrikulationsdokumente per Post & Überweisung Gebühr
Einschreibung durch Sachbearbeiter
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Papierloser Bewerbungsprozess
• Start zum SS16
• Ziel: u.a. Vermeidung papierbasierter Bewerbungen mit notwendigem
Scanprozess zur Digitalisierung
• Vorarbeiten:
- Prozesszeichnung und Abstimmung mit allen Beteiligten
- Prüfung technischer Umsetzbarkeit (Uni Göttingen, codia)
- Änderung der aktuellen Rechtslage (AZO, ImmaO, Auswahl-
ordnungen der Studiengänge, Hochschulvergabeverordnung)
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Bewerbungsverfahren
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Zulassungsverfahren
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Immatrikulationsverfahren
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Prüfung der Unterlagen (d3) und des Zahlungseinganges (SOS GX)
Möglichkeit 1: Unterlagen nicht vollständig/korrekt
-> E-Mail aus d.3. an Bewerber zur Nachreichung von Dokumenten
Möglichkeit 2: Unterlagen vollständig/korrekt aber Zahlung unvollständig
-> E-Mail aus d.3 zur Wiedervorlage an
Möglichkeit 3: Unterlagen vollständig/korrekt und Zahlung OK
-> Einschreibung des Bewerbers in SOS GX
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23.03.2015 Lenkungsausschuss Digitale Studierendenakte
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BACKUP
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ESA -Elektronische Studierendenakte
Bewerbungs- und Immatrikulationsdokumente
Zeugnisdokumente
Schriftliche Prüfungsleistungen
Schriftverkehr in Studierendenverwaltung und Prüfungswesen
Papierlose Bewerbung mit HISinOne
• Einsatzbereiche
Dipl. oec. troph. Madlen Neubert
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Papierlose Bewerbung mit HISinOne
2015 2016 2017
Vorarbeiten
Prüfungsämter
Studierendenbüro
Studiendekanate
Schriftliche Prüfungen
Ausblick
ISO
Überführung in Dauerbetrieb
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