it katalogmanagement 4 - syracom.de
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IT-Katalogmanagement
Steuerungsinstrument für den internen Hard- & Softwarebestand
Publikation | IT Asset Management | Dr. Christopher Schulz
© 2015 SYRACOM AG Part of Consileon Group
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IT-Katalogmanagement
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Heutige Organisationen zeichnen sich durch die intensive Verwendung von Hard- und
Software in ihren Geschäftsprozessen aus. Ein systemgestützter IT-Katalog erlaubt es den
Mitarbeiten, sich über die verfügbaren IT-Produkte und -Services im Vorfeld zu informie-
ren und diese von der IT-Abteilung anzufordern. Doch wie sollte ein solcher Katalog im
Optimalfall strukturiert, technisch entwickelt und prozessual eingebunden werden? An-
hand von Beispielen aus der Praxis gibt der Beitrag Antworten auf diese Fragen.
Es ist nicht zu leugnen, dass sich die IT-Abteilungen von Organisationen mit einer wach-
senden Menge von sich immer weiter diversifizierenden Hard- und Software konfrontiert
sehen. Im Jahrestakt bringen Hersteller neue IT-Produkte hervor, nur kurze Zeit später
werden diese von den Abteilungen als fachlich essenziell eingestuft und mit Nachdruck
eingefordert. Trends wie „Bring-Your-Own-Device“ oder die fortschreitende Mobilität der
Endgeräte tragen mithin dazu bei, dass die Gesamtzahl und Varietät der in einer Orga-
nisation eingesetzten IT-Assets buchstäblich explodiert. Als Konsequenz eines überdi-
mensionierten IT-Produktportfolios fällt es Unternehmen zunehmend schwerer, für jeden
Gerätetyp den passgenauen Rund-um-Service anzubieten bzw. nennenswerte Skalenef-
fekte im Einsatz von IT-Produkten zu erzielen.
Nach meinen Erfahrungen ist nur einem Bruchteil der Belegschaft wirklich bewusst, wel-
cher Aufwand und welche Komplexität hinter den von ihnen eingesetzten IT-Assets stehen.
Um sich über verfügbare Hard- und Software zu informieren und diese anzufordern, nut-
zen die Mitarbeiter als zentrale Anlaufstelle einen – zumeist systemgestützten – IT-Katalog.
Als Herzstück des ITIL-Standardprozesses (IT Infrastructure Library) „Service Catalogue Ma-
nagement“ (vgl. [Lou10]) beinhaltet dieses öffentliche Verzeichnis sowohl IT-Produkte als
auch für den Anwender explizit wahrnehmbare IT-Dienstleistungen. Unabhängig davon
sind aus Sicht einer Service-Abteilung alle IT-Produkte zusätzlich an so genannte implizite
Dienstleistungen gekoppelt. Diese dem Anwender im Regelfall verborgenen Services müs-
sen ebenfalls im Zuge von Beschaffung, Betrieb und Entsorgung des IT-Produkts im Hinter-
grund durch den Dienstleister erbracht werden.
Explodierendes IT-Produktportfolio
Aufbau und Inhalte eines IT-Katalogs
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Kategorie IT Grundgerättypen Ergänzung Business Services
A
rbei
tspl
atz
IT
PC Client
■ Desktop PC
■ Notebook
■ Thin Client/Terminal
■ Workstation
■ Software
■ Zubehör (z.B. Tasche)
■ Beratung
■ Aufbau
■ Konfiguration
■ Training
■ Ersatz
■ Umzug
■ Reparatur
■ Verlust-mel-
dung
■ Diebstahl-
meldung
■ Wartung
■ Erweiterung
■ Abbau
■ ...
Telefonie
■ (IP) Festnetztelefon
■ Telefonspinne
■ (IP) Fax
■ Zubehör (z.B. Analog
Telefon- Adapter)
Mobil ■ Handy
■ Smartphone
■ Tablet
■ Mobilfunkvertrag
■ UMTS Kartenvertrag
■ Software
■ Zubehör (z.B. Schutzhülle)
Drucker ■ Drucker
■ Multifunktionsgerät
■ Zubehör (z.B. Duplex-
einheit)
Anzeige-
gerät
■ Monitor
■ Großbildschirm
■ Beamer
■ Videokonferenz
■ Zubehör (z.B. Wandhalter)
Andere ■ Scanner ■ Zubehör (z.B. Papierein-zug)
Indu
strie
IT
PC Client ■ Industrie PC
■ Tough Book
■ Software
■ Zubehör (z.B. Tasche)
Drucker ■ Etikettendrucker ■ Zubehör (z.B. Sprachmo-
dul)
Lesegerät ■ Lesepistole ■ Zubehör (z.B. Speicher)
Tabelle 1 listet typische IT-Produkt und Servicetypen eines IT-Katalogs jeweils für den Büroar-
beitsplatz sowie für das Produktionsumfeld auf. Einer Produktkategorie sind ein oder mehrere
IT-Grundgerättypen zugeordnet, die wiederum durch Zubehör, Software und/oder Vertrags-
werk ergänzt werden. Anwender können nicht für jeden Gerätetyp alle Services anfordern
bzw. werden die IT-Dienste je Typ unterschiedlich ausgeprägt. Die Einweisung für einen im
Office-Umfeld weit verbreitenden PC-Client fällt beispielsweise deutlich kompakter aus als die
Einführungsinformationen zu einem weniger bekannten Etikettendrucker.
Abgesehen von den derzeit populären Gerätetypen wie Smartphones oder Tablets, sind nor-
male Angestellte meiner Ansicht nach mit den – sich in hoher Frequenz ändernden – de-
taillierten technischen Spezifika von IT-Produkten überfordert. Inhaltlich sollte ein lT-Katalog
daher weniger einem technischen Datenblatt als einer für Anwender einfach und schnell
Tabelle 1:
Typische IT-Produkte und
Servicetypen eines IT Katalogs
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Kasten 1: Analyseansatz und Informationsbasis
Basis der in diesem Artikel vorgestellten Erkennmisse ist ein Fallstudien-zentrierter Ansatz,
wie in [Eis07] motiviert. Seit Mitte 2013 ist der Autor Teammitglied in vier sich teilweise
zeitlich und inhaltlich überlappenden Arbeitsplatz-IT-Services-Projekten bei einem interna-
tionalen Automobil-Hersteller. Die Projekteinhalte sind bzw. waren:
■ Ist-Erfassung und Vergleich von gelebten Arbeitsplatz-IT-Services (Organisation, Pro-
zesse, Systeme, Kennzahlen) bei drei Marken des Automobil-Herstellers mir dem Ziel
der Etablierung einer übergreifenden Governance-Funktion.
■ Entwicklung eines Web-Shops auf Basis von „SharePoint 2010“ für jährlich mehr als
6.000 Anforderungen von IT-Produkten und -Services sowie Integration des Shops in
die vorhandene Systemlandschaft.
■ Ablösung einer technologisch veralteten IT-Asset-Management-Applikation, die seit
1984 für die zentrale Verwaltung von mehr als 185.000 aktiv genutzten IT-Assets ein-
gesetzt wird.
Die präsentierten Ergebnisse speisen sich sowohl aus Dokumentenanalyse, Einzelinter-
views und Workshops als auch aus vorangegangenen publizistischen Auseinandersetzun-
gen mit der Domäne (vgl. [Her 14], [Sch 14-a], [Sch 4-bj].
nachvollziehbaren Beschreibung von abgedeckten fachlichen Anforderungen und Funktionen
gleichen. Produktbezeichnungen im Katalog sind hingegen leider nicht nur Schall und Rauch.
ln der Praxis hat sich gezeigt, dass Anwender lieber zu Geräten mit dem Etikett „Classic“ oder
„Business“ greifen, als sich IT-Produkte mit der Bezeichnung „Standard“ oder „Normal“ zu
ordern (siehe Kasten 1).
Selten als Stellhebel des strategischen IT-Managements angesehen, muss dem IT-Katalog
und dessen Verwaltung meiner Auffassung nach eine wertvolle Steuerungsfunktion entlang
den folgen den drei Dimensionen beigemessen werden:
■ Fachliche Dimension: Ein IT-Katalog fungiert als Informationsplattform über die für
den Aufgabenbereich eines Anwenders am besten geeignetste IT-Ausstattung. ■ Technische Dimension: Ein IT-Katalog repräsentiert eine Filterfunktion für die im Un-
ternehmen in Breite und Tiefe eingesetzten Hard- und Software sowie deren Grad an
Standardisierung und Kompatibilität. ■ Kaufmännische Dimension: Ein IT-Katalog ist eine Stellschraube für die von einem
Unternehmen einmalig und wiederkehrend zu tragenden IT-Bestandskosten.
strategisches Steuerungsinstrument
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Rollen und Verantwortlichkeiten
Dem IT-Katalogmanagement der IT-Services sollten diese drei – nicht immer den gleichen
Zielen folgenden – Dimensionen bewusst sein und die Aktualisierung am IT-Produkt- und
Service-Portfolio sollte als zentrale Lenkungsaufgabe mit weitreichenden zeitlichen und or-
ganisatorischen Implikationen angesehen werden.
Abbildung 1 illustriert die wichtigsten Rollen im Management von IT-Katalogen. Dreh
und Angelpunkt ist der Anwender. Dieser informiert sich zu den im Katalog aufgeführten
IT-Produkten und -Services und beauftragt deren Bereitstellung respektive Erbringung. Auf
Seiten des Dienstleisters ist es der Katalogmanager, der mit Unterstützung des Katalogre-
dakteurs Informationen des Katalogs auf kontinuierlicher Basis aktualisiert. In Bezug auf
IT Katalogmanager
Koordiniert und pflegt die durch Produkt und Service Ver-antwortlichen genannten IT Artikel inkl. deren Einsatzzeit-raum, Sicht-, Bestellbarbarkeil und Konfiguration
IT Katalogredakteur
Unterstützt den Katalogma-nager bei Import, Eingabe und Pflege von Katalogdaten
IT Service Verantwortlicher
Verantwortet das Design, Tran-sition Ausführung und Ver-besserung von IT Services inkl. Produkte abgestimmt mit IT Be-triebsdienstleister und Produkt Verantwortlichen
IT Produktverantwortlicher
Verantwortet die Auswahl, In-tegration, Anpassung, Betrieb und Ausphasung von IT Produk-ten abgestimmt mit den Her-stellern
IT Betriebsdienstleister
Erbringt operativ die im IT Katalog aufge-führten IT Services abgestimmt mit Anwen-der u. Service Verantwortlichen
IT KatalogAnwender
Informiert sich zu und bestellt die über den IT Katalog Ange-boten und Services
IT Produkthersteller
Entwickelt und produziert die Hardware und/oder Software die im IT Katalog aufgeführt ist
Abbildung 1:
Rollen und Aufgaben im
Katalogmanagement
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die Eigenschaften der angebotenen IT-Dienste interagiert er dazu eng mit dem IT-Service-
Verantwortlichen, welcher sich wiederum mit den (meist externen) IT-Betriebsdienstleister
sowie den Produktverantwortlichen regelmäßig abstimmt. Schließlich ist es die Aufgabe des
IT-Produktverantwortlichen den Lebenszyklus von Hard- und Software in Zusammenarbeit
mit den jeweiligen Produktherstellern zu begleiten.
In der Praxis werden IT-Produkte mit großem Einsatzvolumen (z.B. Notebooks, Monitore,
Smartphones) häufig von einem Leasinggeber für eine Regellaufzeit von 36 Monaten an-
gemietet. Mittelbar hat dieser Akteur ebenfalls Einfluss auf die im Katalog aufgeführten
Einträge – speziell auf die angegebenen Leasingpreise. Wird der IT-Katalog durch Software
abgebildet muss zudem ein Plattform-Verantwortlicher für den Lebenszyklus des IT-Systems
hinzugezogen werden. Schließlich ist der Einkauf ebenfalls ein wichtiger Spieler, der durch
seine kaufmännische Freigabe mittelbar Einfluss auf einen Kataloginhalt hat.
In großen Organisationen mit einem umfangreichen Portfolio an Hard- und Software sind
die Verantwortlichkeiten für IT-Produkte und -Services sowie die Redaktion des Kataloges
meist auf mehreren Schultern verteilt. So erfolgt der Schnitt des Aufgabenbereichs meist
anhand der Produkte, z.B. nach Grundgerätetypus wie PC Client, Mobilität oder Drucker. Im
Gegensatz dazu sollte nur eine einzelne Person die „Gate-Keeper“-Aufgabe des IT-Katalog-
managers innehaben, d.h. koordinieren und verantworten, welche Produkte und Services
für wen, wann sowie in welcher Ausprägung und Güte bestellbar sind oder nicht.
Da ein Mitarbeiter im Normalfall nicht mehr als zwei bis drei neue Hard- oder Softwarepro-
dukte pro Jahr anfordert, sollte die Bedienung des IT-Katalogs grundsätzlich einfach und
selbsterklärend sein. Anders als seine Verwandten aus dem E-Commerce-Umfeld hat ein
unternehmensinterner IT-Katalog nicht das Ziel, eine Kaufentscheidung für IT-Produkte
oder -Services auf Seiten des Anwenders zu induzieren. Von Interesse ist es vielmehr, einen
Mitarbeiter mit dem richtigen IT-Equipment auszustatten bzw. mittels IT-Diensten best-
möglich zu unterstützen. Somit kann sich dieser auf seine fachlichen Aufgaben konzentrie-
ren und diesen effizient nachgehen.
Navigationsstruktur im IT-Katalog
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Einsatzbereich Linie Typ Formfaktor Zusatz
Office Business Desktop Klein Bildschirmgröße
CAX Notebook Farbe
Premium Mittel
Mobility Workstation Gewicht
Non-office Performance Thin-Client Groß Akkulaufzeit
Tabelle 2 visualisiert beispielhaft die Navigationsstruktur für den Produkttyp „PC Client“
gemäß den für einen Anwender wahrnehmbaren verwendungsspezifischen Gesichtspunk-
ten:
■ Der Einsatzbereich definiert den Verwendungskontext des Produktes. Office steht hier
für Geräte im Bürobereich, CAX für Hardware aus der Konstruktion/Simulation/Mess-
und Versuchstechnik, Mobility für tragbare PC-Clients sowie Non-Office für Computer
aus dem Produktionsumfeld.
■ Die Linie gibt Auskunft über die technische Ausstattung des Produktes (z.B. Prozessor-
taktfrequenz, Arbeitsspeichergröße, Datenspeicherkapazität). Business steht hier für eine
„Brot-und-Butter“ Konfiguration, ausreichend für einen Großteil der Anwender. Geräte
aus der Kategorie Premium und Performance richten sich an Nutzer mit einem Bedarf
nach hoher bzw. bester verfügbarer technischer Ausstattung, z.B. für CAD Applikatio-
nen sowie für Systeme für die technische Berechnung.
■ Der Typ beschreibt die Art des PC-Clients, d.h. stationärer Desktop-Computer, mobiler
Laptop, leistungsstarke Workstation oder als Terminal fungierender Thin-Client.
■ Der Formfaktor definiert die Größe (und damit auch das Gewicht) des PC-Clients, insbe-
sondere relevant für mobile Artikel wie Laptop und Workstation.
■ Unter Zusatz werden weitere fachlich relevante Eigenschaften – z.B. Farbe, Gewicht,
Größe der Bildschirmdiagonale in Zoll oder Akkulaufzeit – aufgeführt.
Bei der Auswahl eines passenden Gerätes legt ein Anwender zunächst den Einsatzbereich
fest. Die Auswahl bestimmt die möglichen Ausprägungen der Linie, die wiederum Auswir-
Tabelle 2:
Beispielhafte Navigations-
struktur für PC-Clients
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Pflege- undFreigabeprozesse
IT KatalogmanagerIT Katalogredakteur IT Service Verantwortlicher
Einkauf
Anlage Freigabe 1 Freigabe 2 Freigabe 3
kungen auf den Typ haben, usw. Per Regellogik wird sichergestellt, dass nicht jede Kom-
bination ausgeprägt werden kann. Aus technischen Gründen kann ein Anwender somit
beispielsweise keinen „CAX Premium Thin Client“ anfordern. Kaufmännisch wiederum wird
die Navigation zu einem kleinen, leichten, aber zugleich teuren Notebook untersagt. Neben
dem Auffinden eines passenden IT-Produkts und -Services per Kategorie sollte der IT-Kata-
log auch eine klassische Freitextsuche für versierte Anwender enthalten. Sollte ein Anwender
keine passende Hard- und Software oder Dienstleistung finden, empfiehlt es sich, für diese
Fälle so genannte Joker-Bestellelemente bereitzustellen. Das sind im IT-Katalog auswählbare
Einträge, die ein Mitarbeiter per Auswahl von Eigenschaften und zusätzlichen Texten kon-
figurieren kann. Der Betriebsdienstleister erhält auf diese Weise bereits einen vollständig
definierten IT-Bedarf und kann diesen dann mit dem Service-Owner strukturiert abstimmen.
Im Regelfall bedingen drei Ursachen die Neuanlage eines IT-Produkts oder Services im
Katalog: ■ Ein Produkthersteller offeriert ein völlig neues bzw. ein Nachfolgerprodukt, das der
Produktverantwortliche als organisationsrelevant einstuft. ■ Eine wachsende Zahl von Anwendern fordert die Listung eines am Markt erhältlichen
IT-Produkts bzw. weiterer Services. ■ Der Einkauf besteht auf dem Wechsel zu einem günstigeren IT-Produkt oder auf dem
Wegfall eines kostspieligen Services.
Abbildung 2 zeigt den Freigabeprozess für Katalogeinträge, wie er in mehreren Projekten
zu beobachten war. Nach Anlage des Katalogeintrags durch den Redakteur überprüft der
IT-Katalogmanager die inhaltliche Qualität der Ergebnisse, d.h. die Beschreibung und Prä-
sentation des Produkts oder Services. Nach der Freigabe liegt in einer zweiten Stufe dem
IT-Service-Verantwortlichen der Eintrag vor, der diesen in Absprache mit dem Produktver-
antwortlichen aus fachlicher und technischer Perspektive validiert. Die finale Genehmigung
Abbildung 2:
Dreistufiger Freigabeprozess
für neue IT-Katalogeinträge
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Kasten 2: Systemtechnische Unterstützung eines IT-Katalogs
Die systemtechnische Umsetzung eines IT-Katalogs sollte sich an den fachlichen Anforde-
rungen der Nutzer, dem Organisarionskontext, der Anzahl der IT-Produkte und -Services
sowie den zu erwartenden Verwendungsmengengerüsten orientieren. Wo für Organisa-
tion A ein im Intranet abgelegtes Informationsblatt ausreicht, benötigt Organisation B ein
auf Web 2.0 basierendes Katalogverwaltungsportal, das die Anwender ebenfalls per Smart-
phone und Tablet erreichen können. In der Praxis bestätigt sich dieser Umstand: In unseren
Projekten sind uns neben selbstentwickelten Java- und IBM Lotus-Notes-Katalogen Lösun-
gen aus den Häusern Microsoft, ServiceNow und Atlassian begegnet.
Fachliche Anforderungen und technische
Umsetzung
erfolgt durch den Einkauf mir kaufmännischem Fokus. Eine Ablehnung durch eine der drei
Instanzen kann nur begründet erfolgen und bewirkt, dass der Katalogredakteur den zu-
rückgewiesenen Eintrag im IT-Katalog anpassen muss. Mir der letzten Freigabe erfolgt die
automatische Freischaltung des IT-Produkts bzw. der Services im Katalogsystem (siehe „Sys-
temlösungen“ in Kasten 2).
Zur operativen Erleichterung der Anpassung von bestehenden Katalogeinträgen sollte vorab
für jedes einzelne Datenfeld eines IT-Grundgerättyps und IT-Services entschieden werden,
welche Kritikalität dieses besitzt und welche Rolle Änderungen vornehmen darf. Sind die
Auswirkungen bei leichten textuellen Anpassungen einer Produktbeschreibung durch den
Redakteur noch überschaubar und ist die Operation damit ohne Review zulässig, so müssen
Modifikationen am Preis, an der Sichtbarkeit und Bestellbarkeit, am Lieferanten oder an der
Finanzierungsart eines Katalogeintrages erneut den Freigabeprozess durchlaufen.
Ein IT-Katalog enthält Produkte und damit verbundene Dienstleistungen. Beides sind so ge-
nannte Bestellelemente, die ein Anwender anfordern kann. Im Klassendiagramm der Unified
Modeling Language (UML) in Abbildung 3 ist dies mittels Vererbung zwischen der gene-
rellen Klasse „Bestellelement“ und den spezielleren Klassen „IT-Produkt“ und „ IT-Service“
0..1
1 1
1
2
1.. 1..Bestellelement Verwendung Bundle
EinsatzterminIT ServiceIT Produkt
Abbildung 3:
Konzeptionelles UML
Klassendiagramm für
einen IT-Katalog
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illustriert. Neben diesen grundsätzlichen Eigenschaften haben Nutzer und Dienstleister an
die Kataloginhalte folgende Anforderungen: ■ Sichtbarkeit: IT-Produkte sind nur für einen definierten Zeitraum im IT-Katalog sichtbar.
Während des Zeitfensters sind die Produkte nicht unbedingt bestellbar. Katalogmanager
und Redakteur haben so die Möglichkeit, bereits Einträge im Vorfeld im IT-Katalog ein-
zupflegen.
■ Bestellbarkeit: Sichtbare IT-Produkte können nur während eines definierten Zeitraumes
im IT-Katalog angefordert werden. Somit wird sichergestellt, dass keine Hard- oder Soft-
ware angeboten wird, deren Lebenszyklus bereits überschritten ist.
■ Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen: Ein Anwender kann für IT-Produkte Vorgänger und
Nachfolger einsehen und somit gezielt Folge-Equipment seiner aktuell eingesetzten IT-
Assets bestellen.
■ Bundeling: Ein Anwender kann Bündel (Bundles) bestellen, die eine definierte Menge an
optionalen, verpflichtenden oder auswählbaren IT-Produkten und Services enthalten, die
kompatibel zueinander sind. Dies erleichtert dem Mitarbeiter die Bestellung von tech-
nisch kompatiblen und fachlich sinnvollen Kombinationen von IT.
Konträr zu Web-Vertretern wie Amazon und Co. sind Assoziationsanalysen (z. B. für Cross-
Marketing-Zwecke, vgl. [Ban08]) für die Optimierung organisationsinterner IT-Kataloge weni-
ger von Bedeutung. Wie bereits angesprochen, steht im Zentrum des Katalogmanagements
die rollenspezifische Ausstattung mit IT-Equipment und nicht der Verkauf von Produkten.
Für den Anwender interessante Informationen wie aktuelle Lagerbestände oder voraus-
sichtliche Bereitstellungszeit sind in einem kommerziellen Umfeld von großer Bedeutung. In
Unternehmen lohnt es sich jedoch meiner Meinung nach nur selten, das interne IT-Katalog-
system aufwändig mir den Warenwirtschaftssystemen des externen Betriebsdienstleisters
zu verknüpfen. Sinnvoll ist hingegen eine Schnittstelle zum IT-Asset Managementsystem
als Datenspeicher für die vom Anwender eingesetzte Hard- und Software. Dem Anwender
können somit die zu seinen Gerätetypen kompatiblen Ergänzungen angezeigt werden. Zur
Erfüllung der oben formulierten Anforderungen müssen die Entitäten Bestellelemente, IT-
Produkte und IT-Services um eine Assoziationsklasse „Verwendung“, eine reflexive Assozi-
ation für Produkte sowie um eine Klasse „Bundle“ und „Einsatztermin“ erweitert werden
(siehe Abbildung 3).
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Verwendung Nachfolger
Bestellelement
Einsatztermin
Bundle
Bundlenr. Bestellelementnr.
Bestellelementnr. Bezeichnung Hersteller
Bestellelement_1
Bestellelement_2Bestellelement_1
Bestellelement_n Bestellelement_n+1
Bestellelement_2
Bestellelement_1
Bestellelement_n
Bestellelement_2
Bestellelement_1
Bestellelement_2
Bestellelement_3
Bestellelement_4
Bundle_1
Bundle_1
Bundlenr.
Vorgänger Nachfolger
Start Ende
Bundle_1 Termin_1 Termin_2
Bundle_2 Termin_3
Termin_1
Terminnr. Sichtbar
01.01.15
15.01.16
01.03.15
15.01.15
31.12.15
15.03.15
Bestellbar
Termin_2
Termin_3
Termin_n
Bundle_n
Bundle_2
Bundle_2 M
O
W1
W1
...
Typ
Abbildung 4 zeigt beispielhaft, wie ein auf dem UML-Klassendiagramm basierendes Objekt-
modell in der Praxis auf ein relationales Datenschema abgebildet werden kann.
Die Relation „Bestellelement“ enthält dabei die IT-Produkte und -Services sowie deren
Stammdaten, wie die Eigenschaften „Hersteller/Dienstleister“, „Modell“, „Typ“ usw. Sowohl
Produkte als auch Services sind durch eine einmalige Nummer eindeutig identifiziert. Mit
Hilfe dieser Kennung erfolgt in der Tabelle „Nachfolger“ eine Verknüpfung zwischen min-
destens einem Bestellelement und genau einem Nachfolger.
Darüber hinaus werden die Bestellelemente durch die Relation „Verwendung“ einem oder
mehreren Bundles zugeordnet. Ist dabei in der Spalte „Typ“ ein „O“ angegeben, so sind die
IT-Produkte bzw. -Services für das Bundle optional und können daher fakultativ hinzuge-
fügt werden (z. B. Bildschirmsicht-Schutzfolie für ein Notebook). Konträr zu diesen Kann-
Positionen steht ein „M „ für „Muss“, d. h. ein verpflichtendes Bestellelement (z. B. Netzteil
für ein Notebook). Stehen in der Spalte „Typ“ hingegen ein „W“ sowie eine Nummer, muss
der Nutzer aus einer Auswahl von mindestens zwei Bestellelementen wählen (z. B. entweder
Standardtasche oder Tragerucksack für ein Notebook).
Abbildung 4:
Beispielinstanz für ein
relationales Katalog-
Datenmodell
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Schließlich verweisen die in der Relation aufgeführten Bundles auf Einsatztermine für die
Sicht- und Bestellbarkeit, wobei eine Unterscheidung zwischen Start- und Enddatum erfolgt.
Alle vier Werte sind in der gleichnamigen Tabelle „ Einsatztermin“ abgelegt, im Beispiel in
Abbildung 4 fungiert „Termin_1“ als Beginn und „Termin_2“ als Ende der Sicht- und Bestell-
barkeit von Bundle 1. Vorteil dieses Verfahrens ist die direkte Verkettung von Einsatzzeiten.
Über den IT-Katalog ist ein Produkt solange bestellbar, bis der Termin erreicht ist, zu dem
das Lager gemäß der Prognose leer sein sollte. Direkt im Anschluss an diese Periode ist ein
Alternativprodukt verfügbar, das nahtlos an den Einsatzzeiten des Vorgängers anknüpft
In Zeiten technologischer Vielfalt und einer stetig wachsender Anzahl von IT-Assets pro
Mitarbeiter müssen Organisationen das IT-Katalogmanagement als strategischen Stellhebel
begreifen und zu ihrem Vorteil nutzen. Als internes Fenster zu den von einer Organisation
angebotenen IT-Produkten und -Services erfüllt ein IT-Katalog eine fachliche, technische und
kaufmännische Filterfunktion. Dieser sollten Unternehmen hohe Bedeutung zumessen. Ein
Katalog von hoher Qualität führt zu gut informierten Mitarbeitern, korrekten Bestellungen,
kontrollierten Hard- und Softwareausgaben sowie einem standardisierten IT-Produktport-
folio.
Fazit
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Mein Dank geht an Michael Günther, Mirarbeiter der MAN Truck & Bus Deutschland. In sei-
ner Rolle als IT-Karalogmanager half er, mit seinem kritischen Review und seinen Fragen die
Qualität des Beitrags zu verbessern.
Danksagung
Der AutorDr. Christopher Schulz ist Senior Consultant bei der SYRACOM
Unternehmensgruppe. Zu seinen Schwerpunkten gehören das IT-
Service-Management und das Requirements-Engineering. ln bei-
den Disziplinen hat er langjährige Projekterfahrung, deren Erkennt-
nisse er regelmäßig publiziert.
Dieser Artikel beleuchtete den Aufbau, die Inhalte, Pflegeprozesse sowie die konzeptionelle
Realisierung von IT-Katalogen. Als erstes Glied in der Kette eines Anforderungsprozesses
legt er damit einen Grundstein für die intra-organisatorische Anforderungserfüllung, d.h.
das Nachkommen von durch die Anwender gestellten Serviceanforderungen.
[Ban08] U. Bankhofer, J. Vogel, Datenanalyse und Statistik, Kapitel 17: Assoziationsanalyse,
Springer, 2008
[Eis07] K.M. Eisenhardt, M. E. Graebner, Theory Building from Cases: Opportunities And
Challenges, in: Academy of Management Journal, 50 (1), 2007
[Her14] J. Herzberg, C. Schulz, A. Tannert, IT-Asset-Management: Schlüssel-Service zum
Umgang mit der Arbeitsplatz IT, in: Wirtschaftsinformatik & Management 4/2014
[Lou10] M. O‘Loughlin, The Service Catalog: A Practioner Guide, Van Haren Publishing, 2010
[Sch 14-a] C. Schulz, IT-Asset-Management: Große Hard- und Softwarevolumen richtig pla-
nen und managen, in: OBJEKTspektrum 3/2014
[Sch14-b] C. Schulz, Kennzahlen für das Management von Arbeitsplatz IT-Assets-Bericht aus
der Praxis, in: MetriKon, Stuttgart 2014
Literatur und Links
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Kontakt:
Christopher Schulz
SYRACOM AG
Otto-von-Guericke-Ring 15
65201 Wiesbaden
Tel: +49 6122 9176 - 0
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