Kontraktmanagement undLeistungsvereinbarungen

als Instrumente desNew Public Management

Referat von Arndt Rometsch, 17.12.2001

Aufbau des Staatswesens in der Schweiz(aus einem Bericht des Finanzdepartements Kanton Basel-Stadt, 27.April 2000)

Was ist ein Kontrakt bzw. eine Leistungsvereinbarung?

zeitlich begrenzte Vereinbarungen zwischen Regierung und verwaltungsinternen bzw. externen Leistungserbringern,

sowie zwischen Verwaltung und externen Leistungserbringern über,

zu erbringende Leistungen und die dafür zur Verfügung gestellten Mittel.

speziell Leistungsvereinbarungen:

sämtliche Aufträge, Kontrakte und Vereinbarungen, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zwischen Politik, Verwaltungsführung, Verwaltungseinheiten und Dritten regeln. Sie konkretisieren die übergeordneten und operativen Ziele, die zu erbringenden Leistungen und die dafür zur Verfügung gestellten Mittel (Globalbudget). (nach Schedler/Proeller, NPM, 2000)

Allgemeine Leistungsvorgaben:

Übergeordnete Ziele und gesellschaftlicher Auftrag für die Verwaltungsstelle

Daraus abgeleitete Hauptaufgabenfelder mit Zielen und zu erreichende Wirkungen

Allgemeine Grundsätze zur Aufgabenerfüllung bezüglich fachlicher oder internationaler Stellung Leistungsverhalten Qualitätsansprüchen Kosten- und Kundenorientierung

Was ist Kontraktmanagement?

bisherige Steuerung:

geprägt durch hierarchische und auf Einzelanweisungen beruhende Beziehungsmuster

Ausführungen der einzelnen Bereiche sind eingeengt durch zahllose Detailregelungen

fehlende Vorgaben der Verwaltungsspitze

klärende Mitarbeitergespräche existieren so gut wie gar nicht

Steuerung durch Kontraktmanagement:

Steuerung über Zielvereinbarungen, die von der Zielplanung bis zur Kontrolle der Zielerreichung reicht.

wie Begriff „Kontrakt“ andeutet schließen Führungsebene und Arbeitsebene Verträge über Ressourcenüberlassung gegen Leistungsversprechen ab.

keine Beschränkung der Kontrakte auf Schnittstelle Politik und Verwaltung, sondern auf allen Hierarchieebenen.

kein rechtsverbindlicher Vertrag, sondern nur eine verbindliche Zielabsprache über einen festgelegten Zeitraum.

(KGSt Bericht 5, 1998)

Verwaltungssteuerung durch Kontraktmanagement

Die Trennung in einen strategischen (politischen) und operativen (administrativen) Bereich erfordert neue Kommunikationsformen zwischen Politik und Verwaltung.

Kontrakte sind Leistungsvereinbarungen zwischen Politik und Verwaltung bzw. zunächst zwischen Parlamenten und Regierungen („politischer Kontrakt“).

In weiterer Folge zwischen Regierungen und den Verwaltungseinheiten („Verwaltungskontrakt“).

Die Interaktion zwischen Politik und Verwaltung durch Kontraktmanagement (Lang, 1996, 35) stellt zudem die Basis für ein kooperatives Handeln im öffentlichen Sektor dar. Hier wird schon deutlich, dass „Verhandlungen“ das nunmehr wichtigste Element der Verwaltungssteuerung durch die Politik darstellen (Lang, 1996, 35).

(aus Politische Systeme und NPM, Mag. A. Mühlböck, 2001)

Merkmale der Unterscheidung zu üblichen Verwaltungsweisungen

Nur die zu erreichenden Ziele und die Indikatoren nach denen die Zielerreichung gemessen wird. Verzicht auf Ergebnisweg

Sachplanung verknüpft mit Finanzplanung

Gültig für eine im voraus bestimmte Dauer Abänderungen müssen neu erörtert werden und in der

Finanzplanung angepasst werden.

Leitgedanke zur Steuerung:

Statt:Einzelanweisungen,

Verfahrenkontrolle und

hierarchische Eingriffe

nachträgliche, punktuelle

Kontrollen

Besser:Ziel- und Ergebnissteuerung

durch Vereinbarung von

Leistungs- und Finanzzielen

kontraktbezogene(s)

Controlling und

Berichterstattung

(aus KGSt Bericht 4, 1998)

Drei Kernelemente des Kontraktmanagements

1 Im Kontraktmanagement werden die zu erstellenden Leistungen und Produkte nach Quantität und Qualität (Leistungsziele) und das hierfür benötigte Budget (Finanzziele) festgelegt.

Entscheidend ist, dass die Vereinbarung nur eine ergebnisorientierte Handlungsorientierung für alle Beteiligten darstellt, ohne eine genaue Zielverfolgung vorzuschreiben.

Dadurch sollen Freiheiten für dezentrale Einheiten geschaffen werden

2 Durch das Vereinbarungselement können sich beide Kontraktpartner einbringen.

Es erfolgt kein “Befehl von oben”, sondern ein gemeinsames Aushandeln der Zielelemente.

3 Steuerungselement.

Festgelegte Zielvereinbarungen können nur dadurch gesteuert werden, dass die übergeordneten Einheiten die steuerungsrelevanten Informationen bereitgestellt bekommen.

Ursachen für Informationsdefizite

Verwaltung hält Dinge nicht für berichtenswert, die interessant sind.

Verwaltung hält Dinge für wichtig, die nicht interessant sind.

Verwaltung hat keine Datenerhebung.

Verwaltung kann nicht wissen was von Bedeutung ist.

(KGSt-Handbuch, 49-50)

Im Neuen Steuerungsmodell

Verwaltung soll und muss entscheiden (nach aktueller Rechtslage), was „wichtige Dinge” sind.

im Neuen Steuerungsmodell sollen diese „Dinge” unaufgefordert, regelmäßig, zeitnah und präzise ermittelt werden.

Folge:Verwaltung kann aufgrund von Kontrakten tätig werden, die abgeschlossen werden.

(KGSt-Handbuch, 50)

Vorteile für Verwaltungsspitze bzw. politische Führung

Entscheidungsorientierte Information durch Kontraktmanagement und Berichtswesen

Bisheriges Problem: Keine rechtzeitige, umfassende, knappe und präzise

Berichterstattung an Auftraggeber!

Vorteile von Kontrakten Je genauer die Vorstellungen über die von der Verwaltung zu erbringenden

Leistungen im Kontrakt konkretisiert sind, desto eher ist sichergestellt, dass die Vorstellungen auch verwirklicht werden.

Kontrakte können auch während der ganzen Vertragszeit verändert und neu abgeschlossen werden.

Reaktionen auf veränderte Bedingungen können durch Anpassung der Kontrakte erfolgen.

Durch Kontraktmanagement wird die partnerschaftliche Zusammenarbeit von Politik und Verwaltung gefördert, da der Prozess der Zielfindung, der Produktorientierung und der Ressourcenplanung nur durch Mitwirken der Entscheidungsträger von Politik und Verwaltung gelingen kann.

Kosten- und Leistungstransparenz. Laut KGSt Bericht (Kontraktmanagement, 1998, 14) zeigen erste Erfahrungen, dass die dezentralen Einheiten der Verwaltungen „bereits im Prozess der Kontraktverhandlungen in verstärktem Maße ergebnisbezogen über die zu erstellenden Verwaltungsleistungen nachdenken und zudem ein verstärktes Gesamtinteresse für ihren Bereich entwickeln.”

Für den reibungslosen Ablauf des Kontraktmanagements müssen alle Phasen durch ein Controlling unterstützt werden.

Notwendige Qualifikation für Kontraktmanagement

Notwendigkeit von Fachleuten, die einen Stab bilden, um Kontrakte auszuarbeiten.

Diese Kompetenz ist heute in aller Regel nicht vorhanden.

externe Spezialisten (z.B. für Qualitätsbeurteilung)

Vorteil wäre, dass länderübergreifendes Benchmarking möglich ist.

Produktinformationen von Verwaltung Um einen Auftrag über zu erbringende Leistungen (Produkte)

abschließen zu können, muss die Verwaltung berichten:

welche Leistungen sie erbringen kann

in welcher Qualität sie erbracht werden sollen

für wen die Leistungen bestimmt sind

was die Leistungen kosten

dass der vereinbarte Preis angemessen ist

und warum die Leistungen (aus Sicht der Verwaltung) wichtig sind

Außerdem verpflichtet sich die Verwaltung zu regelmäßigen Berichten:

inwieweit die Leistungen erbracht worden sind

Umfang der Beanspruchung der Leistungen

welche Hindernisse eventuell bei der Leistungserbringung aufgetreten sind

Basis der Kontrakte sind umfassende Informationen über das gesamte Leistungsspektrum der Kommune / Verwaltung.

Zusammenfassung: Bisher: Verwaltung kann nicht wissen, was von Bedeutung ist.

Im Neuen Steuerungsmodell: „Wichtige Dinge“ sollen unaufgefordert, regelmäßig, zeitnah und präzise ermittelt werden.

Leitgedanke des NSM: Das Treffen von Absprachen über Leistungs- und Finanzziele, sowie den zu beachtenden Handlungsrahmen zwischen Politik und Verwaltung bzw. innerhalb der Verwaltung.

Aufgabe der Politik festzulegen, welche Produkte und welche Leistungsstandards bzw. Qualitätsstandards sie erwartet.

Für Herstellung der Produkte wird ein Budget aufgestellt.

Ziel von Verhandlungen ist das Einvernehmen über die zu erbringenden Leistungen und das dafür bereitzustellende Budget.

Basis der Kontrakte sind umfassende Informationen über das gesamte Leistungsspektrum der Kommune / Verwaltung.

Durch regelmäßige Berichte und ihre Auswertung im Rahmen des Controlling werden Leistungsvereinbarungen ständig überprüft.

Kontrakte sollen Effektivität und Effizienz der Verwaltungssteuerung steigern.