mailstore server ist das führende e-mail-archiv für kleine und … · 2015-08-24 · archivierung...
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Ausgezeichnet mit dem
Innovationspreis 2008 der
Initiative Mittelstand in der Kategorie
"DMS und Datenmanagement".
®
Mit MailStore Server erhalten Sie
eine zertifizierte Lösung, die eine
revisionssichere Archivierung aller
E-Mails ermöglicht.
MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv
für kleine und mittelständische Unternehmen
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers
Reduzierung von Speicherkosten und Verwaltungsaufwand
Unabhängigkeit von PST-Dateien
Einfaches und schnelles Backup
Effektiver Schutz vor Datenverlusten
Schneller und intuitiver Zugriff für alle Anwender
Archivierungsmethoden
E-Mails können aus den Postfächern von E-Mail-Servern
wie Microsoft Exchange Server, aber auch aus den lokal
installierten E-Mail-Clients und PST-Dateien der
Anwender heraus archiviert werden. Zusätzlich können
auch alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch
archiviert werden.
Archivierung von Microsoft Exchange Server 2003/2007
Archivierung bestehender Postfächer, öffentlicher
Ordner und automatische Archivierung aller ein- und
ausgehenden E-Mails möglich
Vom Anwender angelegte Ordnerstrukturen werden
bei der Archivierung übernommen
E-Mails können auf Wunsch nach der Archivierung
regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden
Die Installation und der Betrieb von MailStore Server
nehmen keine Änderungen an der Konfiguration des
Microsoft Exchange Servers vor
Kompatibel mit Hosted Exchange-Postfächern
Archivierung von verteilten E-Mail-Clients und
PST-Dateien
Kompatibel mit Outlook 2000, XP, 2003, 2007, Outlook
Express 6.0, Windows Mail, Windows Live Mail und
Mozilla Thunderbird
Archivierung beliebiger E-Mail-Server über IMAP/POP3
Beispiele: AVM KEN! 4.0, Tobit David, Novell
GroupWise, Kerio MailServer
Import von E-Mail-Dateien
PST
MSG
EML
MBOX
Zugriff auf das Archiv
Jeder Anwender kann auf die für ihn archivierten E-Mails
selbst zugreifen und diese in bis dahin nicht gekannter
Geschwindigkeit durchsuchen. Der Zugriff kann z.B.
direkt über Microsoft Outlook oder über einen beliebigen
Internet-Browser erfolgen.
Zugriff über intuitive MailStore Client-Software
Zugriff über Microsoft Outlook Add-in
Zugriff über den Internet-Browser
E-Mails über die ursprüngliche Ordnerstruktur finden
MailStore Server übernimmt bei der Archivierung die
ursprüngliche Ordnerstruktur der Quelle. Das heißt in der
Praxis, dass beispielsweise in Microsoft Outlook oder im
Exchange Postfach angelegte Ordner nach der
Archivierung unverändert im Archiv wiedergefunden
werden können.
Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge
Jeder Anwender kann seine E-Mails und beliebige
Dateianhänge innerhalb von Sekundenbruchteilen
durchsuchen. Komplexe Suchabfragen können
gespeichert und wiederverwendet werden.
Teamwork
Je nach Rechtevergabe ist es möglich, dass einzelne
Anwender auch auf die Archivbereiche anderer
Anwender zugreifen können.
Wiederherstellung von E-Mails per 1-Klick-Restore
Einzelne E-Mails oder ganze Postfächer können per
Mausklick aus dem Archiv wiederhergestellt werden.
Archivierte E-Mails exportieren und wiederherstellen
MailStore Server bietet zahlreiche Funktionen zum
Export der archivierten E-Mails. Dies macht Ihr
Unternehmen auch über viele Jahre hinweg unabhängig
von spezifischen Formaten und Technologien und
ermöglicht eine vielseitige Nutzung der archivierten
Daten.
Copyright © 2006-2009 deepinvent Software GmbH
Technische Vorteile
Unbegrenzte Kapazitäten
Eine hochoptimierte Speichertechnologie ermöglicht die
Archivierung beliebig großer Datenmengen.
Keine Lizenzkosten für Microsoft SQL Server
Mit MailStore Server können Sie hohe Ausgaben für
Microsoft SQL Server-Lizenzen oder andere
Datenbankserver vermeiden. MailStore verwendet eine
100% integrierte Speichertechnologie.
Hohe Performance und Skalierbarkeit
MailStore Server ermöglicht die Anlage beliebig vieler
neuer Datenbanken im laufenden Betrieb. Auf diese
Weise kann das gesamte Archiv grenzenlos skaliert
werden. Mit der Anlage einer neuen Datenbank werden
automatisch auch neue Suchindexe angelegt. Dies
garantiert eine konstant hohe Suchgeschwindigkeit.
Reduzierung des Speicherbedarfs
Durch Single-Instance-Speicherung und eine intelligente
Komprimierung von Dateianhängen kann der
Speicherbedarf deutlich reduziert werden.
Unabhängigkeit von PST-Dateien
Fehleranfällige, verteilte und schwer kontrollierbare PST-
Dateien können einfach und zentral archiviert werden.
Einfache und flexible Datensicherung
Das Backup des gesamten Archivs kann zum Beispiel
problemlos über eine bereits vorhandene Backup-
Software erfolgen. Im Schadensfall kann eine
vorhandene Datensicherung innerhalb kürzester Zeit
wiederhergestellt werden.
Wirtschaftliche Vorteile
Reduzierung von Speicher- und Verwaltungskosten
Der Einsatz von MailStore führt zu einer deutlichen
Entlastung der IT-Verantwortlichen und senkt die Kosten
für Datenhaltung, Sicherung und Wiederherstellung.
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Anwender werden nicht länger gezwungen, wertvolle Zeit
für die Verwaltung ihrer Postfächer verwenden zu
müssen.
Steigerung der Produktivität
Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen sind in
E-Mails gespeichert. Der schnelle und komfortable Zugriff
auf die archivierten E-Mails steigert die
Mitarbeiterproduktivität.
Vollständige und sichere Archivierung
Alle E-Mails im Unternehmen können vollständig,
langfristig und ohne Informationsverlust archiviert
werden.
Datenverluste verhindern
Das absichtliche oder unbeabsichtigte Löschen von
E-Mails durch Mitarbeiter kann vollständig unterbunden
werden.
Rechtliche Vorteile
MailStore Server ermöglicht die vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung ihrer E-Mails
Der MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft und zertifiziert.
Auf diese Weise können Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sicherstellen, dass mit MailStore
Server die Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften möglich, und eine zuverlässige Unterstützung bei der
Realisierung der IT-Compliance gegeben ist.
Die Prüfung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW)
"Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), welche die Archivierung betreffen.
Zu den bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit von MailStore Server einbezogenen Anforderungen
zählen unter anderem die Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
(§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff. AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
(GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).
MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv für kleine und mittelständische Unternehmen.
Microsoft® Outlook®, Microsoft® Outlook® Express, Microsoft®
Windows® Mail, Microsoft® Exchange Server und Microsoft® Internet
Explorer® sind registrierte Marken und Markenzeichen der Microsoft
Corporation in den USA und anderen Ländern. Mozilla® Thunderbird™,
Mozilla® Seamonkey® und Mozilla® Firefox® sind registrierte Marken
bzw. Markenzeichen der Mozilla Foundation, USA. Google™, Google
Mail™ und Google™ Chrome sind Markenzeichen der Google Inc, USA.
Apple®, iPhone™, iPod® und Safari® sind registrierte Marken bzw.
Markenzeichen der Apple Inc. in den USA und anderen Ländern. Alle
anderen Markenzeichen oder registrierte Marken sind Eigentum der
jeweiligen Inhaber. MailStore Server® und MailStore Home® sind
registrierte Marken der deepinvent Software GmbH in den USA.
MailStore™ E-Mail-Archivierung ist ein Markenzeichen der deepinvent
Software GmbH, Deutschland.
Leistung und Markterprobung
Der MailStore Server ist die ideale Lösung für kleine und
mittelständische Unternehmen. In über 1.500
Unternehmen mit 10 bis weit über 1.000 Postfächern
bzw. Benutzern wird die in Deutschland entwickelte
Software bereits eingesetzt.
Der MailStore Server verfügt über ein grenzenlos
skalierbares Speichersystem, das beliebige
Datenmengen aufnehmen kann. E-Mails werden dabei
nicht in einer einzigen Datenbank abgelegt, die mit der
Zeit ihre Leistungsgrenzen erreichen würde.
Das MailStore Server Archiv kann aus einzelnen
Archiveinheiten mit jeweils eigenen Datenbanken und
Suchindexen zusammengesetzt werden. Diese Einheiten
können vom Administrator (oder auch automatisch) in
beliebiger Anzahl und im laufenden Betrieb aus- bzw.
eingehängt werden. Aufgrund dieser Architektur wird die
Archivgröße lediglich durch den zur Verfügung
stehenden Festplattenspeicher begrenzt, welcher
preisgünstig und beliebig erweiterbar ist.
Systemanforderungen
Installation auf bereits vorhandenem Server möglich
Installation parallel zum Microsoft Exchange Server
möglich (aber keine Voraussetzung)
Microsoft SQL Server ist nicht erforderlich
Microsoft Internet Information Server (IIS) ist
nicht erforderlich
Alle für den Betrieb erforderlichen Komponenten sind
im Setup bereits integriert
Installation in VMware-, Virtual Server- und Terminal
Server-Umgebungen möglich
Unterstützte Betriebssysteme
Windows 2000 Service Pack 3 oder höher
Windows XP Service Pack 2 oder höher
Windows Server 2003
Windows Server 2008
Windows Vista
Windows Vista 64-bit Edition
Windows Small Business Server 2003
Windows Small Business Server 2003 R2
Windows Small Business Server 2008
Windows Essential Business Server 2003
Unterstützte Internet-Browser
Apple Safari 3 oder höher
Google Chrome
Microsoft Internet Explorer 6 oder höher
Mozilla Firefox 3 oder höher
Opera 9 oder höher
Kontakt und Beratung
1. Erfüllen Sie rechtliche
Vorschriften und vermeiden
Sie Sanktionen
Der Gesetzgeber hat der E-Mail praktisch die gleiche
rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente
in Papierform besitzen. Dies trifft auf alle Handels- und
Geschäftsbriefe sowie auf alle Dokumente mit
steuerrechtlich relevantem Inhalt zu.
Die Notwendigkeit zur E-Mail-Archivierung ergibt sich
unter anderem aus den Vorschriften des Handels- und
Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung (§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff.
AO), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme (GoBS) und aus den Grundsätzen
zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU).
Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten
E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig
aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar
vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden,
dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden
können.
Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet,
drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönlichen
Haftung durch die Unternehmensleitung.
Der MailStore Server wurde durch eine unabhängige
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft
und zertifiziert. Auf diese Weise können
Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der
Schweiz sicherstellen, dass mit MailStore Server die
Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften
möglich, und eine zuverlässige Unterstützung bei der
Realisierung der IT-Compliance gegeben ist.
2. Steigern Sie die
Produktivität und
Informationsverfügbarkeit
Viele Informationen wie Angebote, Preisabsprachen und
Verträge liegen oft nur noch in Form von E-Mails und
deren Anhängen vor. Aus diesem Grund ist es für die
Sicherheit und Produktivität eines Unternehmens
entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit
vollständig und schnell abgerufen werden können.
Mit Hilfe von MailStore Server können Sie allen
Anwendern einen komfortablen Suchzugriff in bis
dahin nicht gekannter Geschwindigkeit zur Verfügung
stellen.
3. Führen Sie zusammen, was
zusammen gehört
Oft verteilen sich die E-Mails in einem Unternehmen über
zahlreiche Rechner, Softwaresysteme und Dateien. Dies
erschwert die Verwaltung, aber auch die Nutzung der E-
Mails durch die Mitarbeiter.
Mit MailStore Server können Sie alle E-Mails in einem
zentralen Archiv zusammenführen.
Warum E-Mail-Archivierung?
Sieben gute Gründe kurz vorgestellt.
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Copyright © 2006-2009 deepinvent Software GmbH
4. Verhindern Sie das Löschen
von E-Mails durch Mitarbeiter
Mitarbeiter können für das Unternehmen wichtige E-Mails
jederzeit löschen. Dies kann aus Versehen oder gezielt
erfolgen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer
beim Verlassen des Unternehmens durch einen
Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht.
Durch die E-Mail-Archivierung mit MailStore Server
können Sie das Löschen von E-Mails durch
Mitarbeiter vollständig unterbinden. Die E-Mails
stehen dem Unternehmen so zuverlässig und
langfristig zur Verfügung.
6. Schützen Sie sich vor
Datenverlusten
Neben dem Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter
können diese auch durch technische Probleme oder
Fehler verloren gehen. Dazu zählen zum Beispiel defekte
Microsoft Outlook PST-Dateien und unvollständige
Datensicherungen.
Mit MailStore Server können Sie beliebig große
Datenmengen sicher und risikofrei aufbewahren. So
werden Sie auch in Zukunft auf das steigende E-Mail-
Aufkommen vorbereitet sein. Zudem ermöglicht
MailStore eine einfache und schnelle
Datensicherung.
5. Reduzieren Sie IT-Kosten
und Aufwand
Die Wartung überlasteter E-Mail-Server, die Verwaltung
unsicherer PST-Dateien und die Durchführung von
aufwändigen Datensicherungs- und
Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld.
Durch den Einsatz von MailStore Server können
diese Kosten vermieden oder deutlich reduziert
werden.
7. Schaffen Sie
Postfachbegrenzungen ab
Nicht selten soll durch die Begrenzung von
Postfachgrößen die Überlastung des E-Mail-Servers
reduziert werden. In der Praxis zwingt dies die Anwender
jedoch zur zeitaufwändigen Verwaltung ihrer Postfächer
und zum Löschen von E-Mails.
Durch MailStore Server machen Sie die Begrenzung
von Postfachgrößen überflüssig.
Über MailStore Server
Der in Deutschland entwickelte MailStore Server zählt zu
den beliebtesten E-Mail-Archivierungslösungen. Bereits
tausendfach im Einsatz, teilweise mit weit über 1.000
Benutzern und Postfächern, zeichnet sich die Software
durch einen geringen Einstiegspreis und geringe
Systemanforderungen aus. Nicht zuletzt macht auch die
einfache Installation den MailStore Server zur idealen
Lösung für alle kleinen und mittelständischen
Unternehmen.
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