mobiles arbeiten mit dem wahren ecm
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Studien belegen: „Außendienstmitarbeiter widmen lediglich 20 % ihrer Arbeitszeit dem aktiven Verkauf!“ OPTIMAL SYSTEMS bietet mit seiner App OS|mobileDMS (für Android und iOS) jedem Mitarbeitern die Möglichkeit, jeder Zeit und von jedem Ort, auf seine Unternehmensdaten zu zu greifen und so auch unterwegs stets produktiv zu bleiben. Im Vortrag werden diese Möglichkeiten mobilen Arbeitens im Detail vorgestellt. Referent: Dr. Olaf Holst, Geschäftsbereichsleiter Sales & Partner Management, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Weitere Information finden Sie unter http://ecm-navigator.de/termine/mobiles-arbeiten-mit-dem-wahren-ecmTRANSCRIPT
Berlin September 2014
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS OS|mobileDMS für iOS und für Android
Mobiles Arbeiten
Gesamtschaden durch Leerlauf in Deutschland: 170 Mrd. €*
32,5 verschwendete Arbeitstage p. A.*
Ein Beispiel: Verkäufer widmen lediglich 20 % ihrer Arbeitszeit dem aktiven Verkauf*
* Proudfoot Consulting, 2006
Vertriebsaktive Zeit
40.000 km 50 %
50.000 km 37 %
60.000 km 25 %
70.000 km 12 %
Reisezeit Quelle: Dennso Management Consulting GmbH
Mobil arbeiten – was bringt das? • Nutzung vormals unproduktiver Zeit
• Bis zu 30 Minuten Zeit pro Mitarbeiter und Tag lassen sich einsparen
• Kürzere Reaktionszeiten bringen z. B. Wettbewerbsvorteile oder größere Kundenzufriedenheit
• Bessere Vernetzung von Vertriebs- und Servicemitarbeitern
• Mobilität verspricht rasche Rentabilität
• Smartphones sind sicher (Bislang ist kein massiver Virenbefall bekannt)
Präsentationstitel | Autor | Datum
Mobil arbeiten – was bringt das?
• Das gesamte Unternehmenswissen immer griffbereit
• Aktualität bis zur letzten Minute (z. B. vor einem Termin)
• Noch flexibler auf neue Situationen reagieren
• Daten/Sachverhalte vor Ort erfassen und sofort im Firmennetzwerk ablegen
• Protokollierung von Gesprächen, Abnahmen, Verhandlungen
• Zeit gewinnen durch sofortiges Anstoßen von dringenden Prozessen
Mobil arbeiten – was bringt das? Mögliche mobile Einsatzszenarien: • Im Außendienst für Gutachter, Ver-
sicherer, Vertrieb, Logistik u. v. a. m.
• Kontrolle von Projektfortschritten
• Vor-Ort-Objektbewertung
• Hausverwaltung und Bewirtschaftung
• Mängeldokumentation auf Baustellen
Produktportfolio
• Mit OS|mobileDMS wird ECM mobiler
• OS|mobileDMS verschafft schnell und unkompliziert Zugang zum ECM-Netzwerk/-wissen
• Apps für
• iOS und Android
• Smartphones und Tablet PCs
• OS|mobileDMS – ein weiterer Baustein mobiler B2B-Kommunikationsmöglichkeiten
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Unsere Lösung für unterwegs
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS - mobil auf vielen Plattformen
iOS Android
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
enaio® und OS|mobileDMS
Unterwegs Im Haus Hybrid
Wo immer Sie es brauchen
Dokumenten-management
Revisionssichere Archivierung
Content Management
Digitale Workflows
Reporting & Analytics
Anwendungen auf vielen Geräten
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Was sind die technischen Voraussetzungen?
• Folgende Produktoptionen bzw. Kerndienste sind bereitzustellen:
• enaio® server
• enaio® client
• enaio® app-connector
• enaio® document-viewer
• enaio® fulltext
• Installation der jeweils aktuellen Version von OS|mobileDMS auf den mobilen Endgeräten (kostenlos zu beziehen über Apple-AppStore bzw. Android-PlayStore unter dem Stichwort "mobileDMS")
• Hinweis: Nach dem Download können Sie die OS|mobileDMS App sofort verwenden. Für die Apps ist standardmäßig eine Verbindung zu einem Testsystem eingerichtet, so dass Sie alle
Funktionen sofort ausprobieren können.
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Architektur von OS|mobileDMS
Beispielhafte Systemarchitektur zum Betrieb von OS|mobileDMS
Webserver mit SSL +
Reverse Proxy
enaio® app-connector
enaio® document-
viewer
enaio® Servergruppe
HTTPS HTTPS
Internet Firewall Firewall DMZ Corporate
OS|mobileDMS für iOS
OS|mobileDMS für iPad und iPhone
• Eine App für iPhone & iPad
• Funktionsgleich-heit zwischen iPhone & iPad
• Produktivität auch unterwegs
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS für iOS - Standardfunktionen
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
• Abonnements und Wiedervorlagen von OS|ECM empfangen
• Volltextsuche nach Dokumenten, Ordnern, Registern in OS|ECM
• Gespeicherte Anfragen mit/ohne Variablen aus OS|ECM nutzen
• Anzeigen von Dokumenteninhalten und Indexdaten in der App
• Dokumente in der App auschecken, bearbeiten und einchecken
• Erfassen mittels Gerätekamera & Ablegen der Daten in OS|ECM
• Workflows direkt aus der App anstoßen
• Hervorheben von Favoriten in der App oder über OS|ECM
• Versenden von Dokumenten als PDF oder ZIP direkt aus der App
Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0: Mehrere Aktendokumente
enaio | mobileDMS | Juli 2014
Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0:
Navigation im Dokument über Inhaltsverzeichnis
enaio | mobileDMS | Juli 2014
Neue Funktionen OS|mobileDMS 8.0:
Überall einfach neue Objekte anlegen
enaio | mobileDMS | Juli 2014
• In einem Zug • mehrerer Bilder • auswählen, • hochladen und • als neue Objekte • mit Indexdaten anlegen.
OS|mobileDMS für Android
OS|mobileDMS für Android Devices
• Eine App für Smartphones & Tablet-PCs
• Funktionsgleich-heit zwischen Smartphones & Tablet-PCs
• Produktivität auch unterwegs
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
• Einfach & schnell auf alle Geschäftsunterlagen im Unternehmen zugreifen (die in OS|ECM verwaltet werden und für die Sie eine Berechtigung haben).
• Mittels gespeicherten Suchroutinen (mit und ohne Parametern/ Suche in den Metadaten) in den Unternehmensdokumenten zügig und komfortabel recherchieren.
• Dokumente durchblättern, zoomen, lesen und weiterleiten (egal in welchem Dateiformat sie im Original vorliegen).
• Sich die Indexdaten eines Dokuments ansehen (z. B. Bearbeiter, Aktenzeichen, Statusinformationen usw.).
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Digitale Workflows empfangen, bearbeiten und weiterleiten (mit und ohne Dokumentenanhang).
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
• Sich über Änderungen an Dokumenten bzw. in Ordnern/ Verzeichnissen im Firmennetzwerk informieren lassen (Abonnements).
• Mittels „Wiedervorlagen“ Prozesse und Dokumente genau dann bearbeiten, wenn die richtige Zeit dafür gekommen ist
• Daten und Dokumente via Smartphone oder Tablet-PC erfassen und diese sofort im Firmennetz bereit stellen.
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Dokumente aus dem Firmennetzwerk offline speichern, um auch ohne Internetverbindung darauf zu zugreifen (z. B. während eines Fluges).
• Versenden von Dokumenten als PDF oder ZIP direkt aus der App
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Anzeige von Dokumenten-inhalten
• Anzeige von Meta-/Index-daten
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
OS|mobileDMS für Android - Funktionen
• Workflow empfangen, bearbeiten und weiterleiten
• Mit und ohne Dokumenten-anhang
• Hervorheben von Favoriten in der App oder über OS|ECM
Mobile Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS | Dr. Olaf Holst | September 2014
Dr. Olaf Holst Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement [email protected] OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0