online eventshet vele reizen vaak een obstakel is voor het bevestigen van de deelname. even op en...

Online Events

Whitepaper

Strabico Kattenstraat 17 6221 ET Maastricht Nederland KVK: 14110300 Bank: NL20INGB0005944111

April 2020 Jan Scheele

WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ................................................................................................................................ 2

Virtueel event ................................................................................................................................. 3

Geweldige kansen ........................................................................................................................... 5

Belangrijke uitdagingen ................................................................................................................... 9

Succesvolle stappen ...................................................................................................................... 12

Top Tools ....................................................................................................................................... 15

Strabico ......................................................................................................................................... 17


Virtueel event

Naast dat grote evenementen en congressen momenteel verboden zijn in veel

landen, vanwege de corona crisis, zien steeds meer organisaties de grote voordelen

in van het online organiseren van een event. Door de huidige tijdsgeest gaan de

digitale ontwikkelingen snel, schieten de handige tools als paddenstoelen uit de

grond en went de maatschappij heel snel aan het virtueel leven; werken, sporten,

onderwijs en events bijwonen.

Digitale events bestaan al langer. Het meest recente Apple-event werd door 1.8

miljoen mensen live bekeken en er zijn ook al genoeg events die tienduizenden

bezoekers online aantrekken, om in verschillende digitale omgevingen een event te

beleven; keynotes kijken, subsessies bijwonen, dialogen aangaan en netwerken.

Verschillende grote bedrijven zoals Microsoft, Adobe, IBM en Facebook, hebben al

hun grote events online getrokken en aangekondigd dat zij al hun wereldwijde

events in de cloud gaan organiseren. Ook in Nederland komen er elke dag nieuwe

voorbeelden bij; van Koningsdag tot grote festivals.

Gartner verwacht dat in 2024 nog maar een kwart van alle zakelijke events offline

plaatsvindt, waar dat afgelopen jaar nog 60% was.

De afgelopen weken hebben wij al veel toonaangevende organisaties in binnen- en

buitenland mogen helpen met het organiseren van een online event. Vaak wordt

gedacht dat dit je hiervoor simpelweg de ‘offline plannen’ digitaliseert, maar het is al

heel erg duidelijk geworden dat dit vaak niet werkt en dat je hiermee ook veel


additionele mogelijkheden mist. Opnieuw nadenken over de klantreis, de

doelgroep(en), het programma, de beleving, het netwerken en vele andere, cruciale

elementen van een event, is noodzakelijk om een succes te maken van het digitale

event. Er zijn ontzettend veel kansen, maar ook veel valkuilen. Geweldige extra

mogelijkheden, maar ook onmogelijkheden. In deze whitepaper gaan wij hier

uitgebreid op in.

Een keer virtueel koffie drinken (zwart graag!) om jouw virtuele plannen te

bespreken? Neem gerust contact op!

April 2020,

Jan Scheele

[email protected]


Geweldige kansen Anno 2020 zijn de voordelen om digitaal een event te organiseren, eindeloos.

Daarnaast speelt het op verschillende manieren goed in, op de veranderende vraag

vanuit de maatschappij.

Organiseren in de nieuwe werkelijkheid

In de huidige tijdsgeest, speelt voor veel organisaties vooral mee, dat door het online

organiseren van een event, het event vooral doorgang kan vinden en niet hoeft

worden uitgesteld naar bijvoorbeeld volgend jaar. De onzekerheid over wanneer

events zoals iedereen ze kent, weer plaats kunnen vinden, is nog groot. Als we

vooraanstaande professoren van MIT en Harvard moeten geloven, gaan we zelfs

nooit meer terug naar hoe het vroeger was.

Korting op de Kosten

Ook het kostenaspect is een belangrijke impuls. De significantie reductie in

kosten voor zaken die normaal een groot gedeelte van de begroting in beslag

nemen, zoals locatie, techniek, catering en sprekerslogistiek, geeft veel ruimte voor

de ontwikkeling van het event op andere vlakken, zoals het investeren in marketing,

een nog betere programmering en brede digitale verslaglegging. Uiteraard zijn er

additionele kosten, voor het opzetten van de digitale infrastructuur en optimaliseren

van de online klantreis voor de verschillende doelgroepen, maar bij alle events die

wij inmiddels online hebben mogen organiseren, is dat echt een fractie van het

uitgespaarde budget. Voor events die tickets verkopen, is het verlagen van de


prijzen, volgens de verschillende klantonderzoeken, wel echt een must. Maar ook op

dit vlak, is de marge die bij een online event overblijft wel veel groter.

Groen als uitgangspunt

Duurzaamheid is inmiddels in de event-industrie geen wens meer, maar een must.

Klimaatverandering is voor de meeste doelgroepen, van Millenials tot executives, een

van de grootste zorgen die zij hebben en zien dit op verschillende vlakken, volgens

een recent onderzoek van het World Economic Forum zelfs als grootste bedreiging

voor onze maatschappij en wereld. Hierop inspelen als organisator van een event is

dus niet alleen heel erg slim, om bezoekers enthousiast te krijgen en houden over de

hele klantreis, maar is voor veel bezoekers zelfs een eis geworden om überhaupt

deel te nemen. Dit laat zowel een analyse zien van kritiek op bepaalde events, als

verschillende trendrapporten van onafhankelijke onderzoeksbureaus, die zich

focussen op de event industrie.

Door events digitaal te organiseren, behaal je niet alleen een significante CO2-

reductie, maar voorkom je bijvoorbeeld ook (plastic) afval en voedselverspilling. Een

CO2 scan van een groot event wat wij organiseerden in Amsterdam legde pijnlijk

bloot, wat de impact van verschillende onderdelen is op onze aarde. Vooral alle

reisbewegingen van bezoekers en sprekers, het energiegebruik van de locatie en

techniek, maar ook de hoeveelheden afval zijn bij veel events echt significant. Naast

dat het focussen op duurzaamheid als organisatie vaak goed strookt met de eigen

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen doelstellingen, is het ook een prachtig

element om bezoekers mee te enthousiasmeren.


Sprekers zijn te spreken

Veel online events zien bevestigingen van het aantal goede sprekers sterk toenemen,

omdat die niet meer hoeven te reizen of ergens voor langere periode fysiek aanwezig

moeten zijn. Zelf sta ik ook vaak op het podium in binnen- en buitenland en merk dat

het vele reizen vaak een obstakel is voor het bevestigen van de deelname. Even op

en neer vliegen naar Dubai, New York of Singapore heeft een impact op je lichaam

en is voor sprekers dan ook vaak een obstakel. Maar ook in Nederland zelf, merk ik

dat als ik een event in Maastricht organiseer, het lastig is om sprekers uit Amsterdam

te krijgen. Door het digitaal te organiseren van een event, kan een spreker vanuit

huis of de eigen werkplek, makkelijk ‘inbellen’ en het publiek toespreken.

Blije bezoekers

Ook bezoekers genieten van verschillende voordelen. De vaak kostbare reis- en

verblijfkosten vallen weg. De ticketprijzen gaan naar beneden, vaak wordt het

programma sterk verbeterd en uitgebreid. Verder wordt door alle digitale

mogelijkheden de netwerkmogelijkheid sterk geoptimaliseerd, wat voor veel

bezoekers vaak de belangrijkste reden is om deel te nemen aan een event. Ook het

makkelijker kunnen schakelen tussen sessies online, in plaats van het in en uit lopen

op fysieke events, met alle verstoring en schaamte daarbij, wordt in evaluaties als

positief aangegeven door bezoekers.


Partners worden positiever

Veel evenementen die met partners werken om het geheel te financieren en te

zorgen voor een breder gedragen event op verschillende vlakken, kennen de

toenemende vraag om meer manieren van impact te faciliteren en door te meten,

om het effect van de partnership beter inzichtelijk te krijgen. Partners en sponsoren

van online events hoor ik steeds positiever reageren op hun online partnership,

omdat er geweldig veel interessante data-analyses te maken zijn met de tools die

worden gebruikt voor de online organisatie. Veel meer zelfs, dan bij reguliere offline

events. Data-analyses, die veel organisaties tegenwoordig gebruiken als leidraad in

het meten van succes en evaluatie voor een mogelijk volgend partnership. Niet

alleen over het type bezoekers en hun gedrag, maar ook simpelere zaken als het

gebruik van digitale goodybags en de online impact van verschillende typen content.

De online omgeving, zorgt er ook voor dat niet zomaar worden weggestopt in een

hoek van een ruimte met hun stand (wat je nog vaak bij fysieke events ziet

gebeuren), maar hun branding prime-time op veel manieren ten tonele kunnen laten

verschijnen en op vele andere manieren ook prachtig zich kunnen vermengen met

het programma en het publiek. Traditionele lounges met een rollup-banner worden

vervangen door Virtual Realty omgevingen zoals McDonalds creëerde met de Happy

Meal-doos waar je door heen kon lopen.


Belangrijke uitdagingen Naast het in kaart brengen van de geweldige kansen, is het ook zeker belangrijk om

alle uitdagingen rondom het organiseren van een online event, goed in kaart te

brengen. Ook al kan je met een positief en creatief ingesteld organiserend team, veel

offline elementen op een prachtige manier online faciliteren, er zijn ook zaken die je

simpelweg niet online kan organiseren of succesvol ten uitvoer kan brengen.

De Event Experience

Een totaal beleving creëren voor het publiek, is een van de grootste uitdagingen,

waar ook veel werk in gaat zitten om online ook enigszins goed neer te zetten. Veel

organisatoren spenderen vooral veel tijd en moeite in het samenstellen van een

prachtig programma. Toen ik vroeger TEDx-events organiseerde, was ik altijd in

positieve zin verbaasd over het feit dat we soms duizenden mensen op de wachtlijst

hadden staan om deel te nemen. De TED Talks werden meestal binnen een week

gratis online gezet op Youtube, dus die kon je op je luie gemak lekker kijken waar en

wanneer je dat wilde. De reden waarom iedereen braaf achter de rode loper bleef

staan, hopende op een kaart? Inderdaad, de totaal beleving van zo’n dag. De

emoties die je voelt als je in de zaal zit te luisteren: een droge keel, tranen in de

ogen, geluk, gelach, verbazing, trots. Intellectuele intimiteit. Dat gevoel wat je met

de andere bezoekers probeert te delen tijdens de sessie en in de pauze. Dat gevoel

is lastig digitaal te faciliteren.


Er zijn wel start-ups die bezig zijn met het bouwen van de meest geweldige VR-

omgevingen. Maar die komen nog lang niet in de buurt van de beleving die ik zelf

kan organiseren of zelf ervaar op offline events.

De klantreis moet opnieuw worden uitgewerkt; welke stappen doorloopt het

archetype bezoeker wat jouw online event bezoekt? Dat zijn vaak andere stappen,

met andere aandachtspunten voor de organisatie, het programma en de beleving.

Door het online organiseren, heb ik ook gezien dat er nieuwe doelgroepen bijkomen

die een event gaan bezoeken, waar zij dat bij de offline variant juist niet deden om

verschillende redenen.

Nieuwe Netwerken

Volgens vele onderzoeken, blijft de belangrijkste reden voor het bezoeken van een

event voor veel bezoekers, het netwerken. Bestaande relaties een hand schudden

en nieuwe mensen leren kennen. De technologie op dit vlak is echter razendsnel

ontwikkeld in de afgelopen jaren. Er zijn al veel goede apps die dit soort

matches realtime en op een steeds vernuftigere wijze maken. Niet alleen op het

event, maar ook daarvoor al. Zodat je tijdens het event gericht kunt afspreken en

niet lukraak mensen moet gaan aanspreken. Ook zie je veel events die van te voren

al communicatie kanalen openen, zodat bezoekers zichzelf kunnen voorstellen en

met elkaar kunnen verbinden. Dit faciliteerde ik bijvoorbeeld eerder voor een event

van 2000 man in Slack. Maar ook hier ligt zeker nog een uitdaging, al zijn er zoveel

mooie, digitale oplossingen. Als ik eerlijk ben, ontmoet ik de meest bijzondere

mensen op events altijd bij toeval. Bijvoorbeeld in de rij bij het toilet of tijdens het


eten. Voor deze ‘hallway conversations’ heb ik nog geen goede oplossingen voorbij

zien komen, enkel de ‘random’ generatoren van de apps, welke personen ik zou

moeten spreken.

Focus vasthouden

Onze aandachtspanne van bezoekers wordt steeds korter en is volgens vele

onderzoekers inmiddels al korter dan die van een goudvis. Als je in een zaal zit, dan

pak je gewoon je telefoon en gaat daar op werken of spelen, maar digitaal zie je

mensen snel afhaken, vooral als de sessies en het totaal programma lang zijn. Op

offline events ben je tussen de sessies aan het bewegen, krijg je energie (als het

goed is) van gesprekken met andere bezoekers en wordt je brein op verschillende

manieren geprikkeld door de experience elementen die buiten de zaal zijn

ontwikkeld. Bij online events, zitten mensen de hele tijd naar een beeldscherm te

staren, wat niet alleen ongezond is voor de ogen, maar vaak door het makkelijk

kunnen switchen van programma’s, er ook voor zorgt dat bezoekers snel afgeleid of

zelfs vertrokken zijn van jouw online event.

Aan de andere kant is het een geweldige kans om mensen gezonder uit een digitaal

event te krijgen door middel van bijvoorbeeld een paar kleine workouts tussendoor,

aangezien digitale prikkels volgens onderzoek voor veel meer stimulans zorgen bij

mensen om te gaan sporten, dan offline prikkels. Het constant vasthouden en niet

laten weglopen van bezoekers, vergt echter heel wat creativiteit event-breed, bij het

online organiseren.


Succesvolle stappen Een digitaal event is in mijn optiek iets meer dan het simpel aanbieden van

een livestream of het organiseren van een webinar. Livestreamen is hot en veel

bedrijven zetten dit succesvol in: Facebook Live genereert 10 keer zoveel bereik als

reguliere video’s en recent onderzoek laat zien dat 44% van de ondervraagden meer

live-streamed events bekijken dan reguliere TV en ook LinkedIn heeft met Live goed

op deze sterk groeiende trend ingespeeld. Maar wil je echt een goed georganiseerd,

krachtig online event organiseren? Dan komt er wat meer voorbereiding bij kijken om

er ook écht voor te zorgen dat jouw event een succes wordt en minstens zo goed

wordt beleefd door de bezoekers, als een offline variant.

Start with Why

Simon Sinek omschreef dit zo mooi, toen hij op mijn TEDxMaastricht sprak een paar

jaar geleden: begin met ‘het waarom’. Waarom organiseer je het event überhaupt?

En waarom wil je het online organiseren in plaats van offline? Deze laatste vraag is in

de huidige werkelijkheid wat makkelijker ingevuld, maar de eerste vraag is in mijn

optiek essentieel voor het verder uitwerken van onder andere de klantreis, het

concept, de thematieken, de opzet van de marketing en briefing richting de sprekers.

Kijk ook goed naar wat je er zelf uit wil halen. Wat je wil bereiken als organisaties,

hoe je succes meet en wanneer jezelf tevreden bent. Stel duidelijke, meetbare

SMART doelen en zorg ervoor, dat je de juiste data genereert, die het succes en de

impact kan meten.


Voor wie doen we het eigenlijk?

Als je een bestaand event online gaat organiseren, dan kun je in beginsel ervan uit

gaan dat je eenzelfde doelgroep aantrekt. Maar je kunt ook goed nadenken over

welke doelgroepen je misschien juist verliest? Welke je extra aantrekt, omdat de

ticketprijs of bereikbaarheid ineens aantrekkelijker is? Bied je voor elk wat wils? Op

welke manier laat je deze doelgroep aansluiten?

Een digitaal event vraagt verschillende andere disciplines in jouw organiserende

team. Daarnaast vraagt het ook andere kennis en kunde van bijvoorbeeld een

moderator. Het is voor veel events in Nederland een betrekkelijk ‘nieuw iets’, dus laat

je hierin goed adviseren en ga niet zomaar zelf iets neerzetten met het risico om

belangrijke elementen te vergeten.

Hoe gaan we het doen?

Wat voor format wil je gebruiken? Gewoon een webinar of livestream met Q&A of

AMA? Een panel discussie, fireside chat, demonstratie van een nieuw product,

townhall, mastermind, breakout sessies of cocktail-receptie? Welke ingrediënten kies

jij voor jouw event? Waar zit jouw publiek op te wachten en is dit organisatorisch

ook haalbaar en betaalbaar? Welke elementen gaat juist extra publiek aantrekken en

welke moet je wellicht verplicht implementeren? De mogelijkheden zijn eindeloos,

maar ook hier is het ontzettend belangrijk om blijvend vanuit de bezoeker te blijven

denken. Helaas heb ik al een paar keer meegemaakt dat een overkill aan programma

elementen het event verre van goed deed.


Waar gaan we het doen?

Ook al organiseer je het online, zorg nog steeds voor een goede locatie waarvan uit

je alles organiseert en streamt. Dus geen rommelig en gehorig kantoor of een krappe

ruimte waar alles eigenlijk net niet handig in te passen is. Kijk ook goed naar de

mogelijkheden van de ruimte en de omgeving zelf. Een slechte verbinding kan roet in

het eten gooien voor jouw livestream. Dus kijk ook hier goed met een expert naar de

juiste technologie en internetverbinding. Niet alleen bij jouzelf, maar test dit ook

ruim van tevoren met sprekers en andere facilitators. Onderzoek goed de

mogelijkheden en onmogelijkheden van de verschillende online oplossingen die je

gaat inzetten en test deze goed van te voren. Ga er niet vanuit dat alles standaard

zomaar werkt en vraag de leverancier naar een goede testsessie, aanvullende

mogelijkheden en zaken als capaciteit. Helaas heb ik al meerdere malen

meegemaakt, dat een online tool vanwege de grote deelname, eruit klapte.


Top Tools De tools voor het organiseren van online events, zijn in ruimte mate beschikbaar.

Doordat de afgelopen jaren veel offline events al op allerlei manieren gebruik hebben

gemaakt van de digitale mogelijkheden, zijn deze al goed doorontwikkeld en vaak

ook zeker geschikt voor online events. Daarnaast zijn er veel tools te gebruiken, die

normaliter voor andere doelen waren ontwikkeld. Door de huidige omstandigheden

en voorspellingen hieromtrent van de toekomst, worden ook in rap tempo allerlei

nieuwe tools op de markt gebracht, die perfect inspelen op deze trend en daarmee

de mogelijkheden van het organiseren van een online event, alleen maar makkelijker

en mooier maken.

Uiteraard is het belangrijk om eerst goed te kijken naar de insteek van het event

(openbaar, intern), de verschillende programma onderdelen en doelstelling, alvorens

te gaan kijken naar de passende tools. Laat je ook goed adviseren bij de tools over

zowel de capaciteit qua gebruikers en duur, maar ook zeker de aanvullende

mogelijkheden en ervaringen van de aanbieder met eerdere events die zij

faciliteerden. Een greep uit de bekende tools die ik kan aanraden:

Online event specifieke applicaties

Verschillende tools zijn specifiek ontworpen voor het organiseren van online events,

zoals Glisser, 6Connext, Hopin, vFairs en Run the World. Je kan hier met dit soort

tools hele online event locaties inrichten, compleet met mainstage, sponsorlounges,

cocktailrecepties en meer.


Digitale interactie en co-creatie

Voor het faciliteren van creatieve sessies, maak ik altijd graag gebruik van Miro voor

het digitale ‘note taking’ en Note.ly voor digitale Post-it borden.

Interactie

Om interactie tussen de bezoekers te faciliteren, kan je gebruik maken van tools als

Teooh en On24. Er zijn ook genoeg bekende tools, die hiervoor al eerder succesvol

zijn ingezet, zoals Slack, Teams en Hangouts. Slack wordt vaak gebruikt voor events

met honderden of zelfs duizenden deelnemers, voor dialoog, interactie en

netwerken.

Netwerken

De netwerkapps zijn in zeer ruime mate aanwezig, vanwege de grote vraag vanuit de

eventindustrie de afgelopen jaren, om de effectiviteit van een bijeenkomst sterk te

vergroten. Veel onderzoeken laten zien, dat als bezoekers een nieuwe partner of

goede lead troffen op een event, dat het de waarde en beleving significant

vergrootte en men geneigd was om een volgende editie weer langs te komen. Er zijn

verschillende apps, die qua technologie met kop en schouders uitsteken boven de

rest, omdat zij gebruik maken van de allernieuwste technieken rondom Artificial

Intelligence en Big Data, welke de matchmaking nog veel succesvoller maakt.

Voorbeelden zijn Whova, welke recent de ‘Best Event App’ award won en

Conversation Starter. Ook applicaties als NetworkTables, geven vele, prachtige

additionele mogelijkheden, die het netwerken nog meer versterkt.


Strabico Strabico is ontstaan uit een uit de hand gelopen hobby in het organiseren van evenementen. Wat begon met een aantal simpele middelbare schoolfeesten, heeft de afgelopen jaren geresulteerd in de organisatie van 150+ evenementen, varierend van inspirerende koffie sessies met 50 bezoekers, tot events met 10.000 bezoekers. Naast 50 TEDx events, hebben wij voor verschillende prachtige bedrijven en overheden, wereldwijd evenementen mogen neerzetten. Van creatief concept tot ontwikkeling, van ‘user experience’ tot curatie en invulling van programma’s. Onder ons label ‘Talk like TED’ geven wij regelmatig sprekerstrainingen aan teams en individuen, om te leren spreken en pitchen met impact en vertrouwen, op een TED-waardige manier. Naast offline events en trainingen, helpen wij organisaties ook met het online organiseren en succesvol neerzetten van trainingen en events. Organisaties waar wij voor mogen werken:

online eventshet vele reizen vaak een obstakel is voor het bevestigen van de deelname. even op en...

Documents