Überprüfungsausschuss - tiroler gemeindeverband€¦ · prÜfung des personalwesens •...
TRANSCRIPT
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
Überprüfungsausschuss
Verfasser: Hauser Thomas
©Hauser Thomas
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
VORTRAGSABLAUF
• ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS AUFGABEN, ZUSAMMENSETZUNG, PRÜFUNGSGEBIETE
• KAMERALISTIK AUFBAU, VERBUCHUNG, HAUSHALTSSTELLE, KONTEN siehe auch KUFGEM
• KASSENPRÜFUNG siehe auch KUFGEM
• EDV – AUSWERTUNGEN siehe auch KUFGEM
• RECHNUNGSABSCHLUSS siehe auch KUFGEM
AUFBAU, ABSCHLÜSSE, BEILAGEN
2
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
KONTROLLE IN DER
ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG
VERTRAUEN IST GUT – KONTROLLE IST BESSER
• NOTWENDIGKEIT DER KONTROLLE GESETZLICHE REGELUNGEN, VOLKS- UND BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE DENKANSÄTZE
• INSTITUTIONEN DER KONTROLLE (LANDES-)RECHNUNGSHOF
AUFSICHTSBEHÖRDE ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
3
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
GESETZLICHE REGELUNGEN
• § 109 BIS § 112 TGO 2001
• § 22 UND § 23 GHV 2012
• § 138 TGO 2001 (GEMEINDEVERBÄNDE)
4
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
ZUSAMMENSETZUNG DES
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSSES
• KOLLEGIALORGAN • ANZAHL DER MITGLIEDER BESTIMMT DER
GEMEINDERAT
• OBMANN, OBMANN-STELLVERTRETER
• ERSATZMITGLIEDER
• SACHVERSTÄNDIGE MIT BERATENDER STIMME
5
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
AUSSCHLIESSUNGSGRÜNDE
• BÜRGERMEISTER
• BÜRGERMEISTER-STELLVERTRETER
• ANORDNUNGSBEVOLLMÄCHTIGTE
• AMTSLEITER, FINANZVERWALTER,
KASSENBEDIENSTETE
6
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
§ 110
KASSENPRÜFUNG
§ 110 ABS. 1 TGO
• MINDESTENS IN JEDEM 3. MONAT • BEI WECHSEL DES BÜRGERMEISTERS,
BÜRGERMEISTERSTELLVERTRETERS ODER
FINANZVERWALTERS
• HAUPTKASSE, NEBENKASSEN, SONDERKASSEN
7
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
UMFANG DER
KASSENPRÜFUNGEN
§ 110 ABS. 2 TGO
• PRÜFUNG DER KASSENBESTÄNDE
• PRÜFUNG DER BUCHUNGEN UND BELEGE
• PRÜFUNG DER ORDNUNGSGEMÄßEN FÜHRUNG
(NACHVOLLZIEHBARE AUFZEICHNUNGEN)
• PRÜFUNG DER EINHALTUNG DER ANSÄTZE DES
VORANSCHLAGES
(ÜBERSCHREITUNGSBEWILLIGUNGEN)
8
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
PRÜFUNGSUMFANG
• KASSENFÜHRUNG, GEBARUNG DER GEMEINDE
• GEBARUNG DER WIRTSCHAFTL. UNTERNEHMEN
• GESETZMÄSSIGKEIT, SPARSAMKEIT,
WIRTSCHAFTLICHKEIT, ZWECKMÄSSIGKEIT
• AUSKUNFTSPFLICHT,
UNTERLAGEN ZUR VERFÜGUNG STELLEN
• NICHT: ÜBERTRAGENER WIRKUNGSBEREICH,
GESELLSCHAFTEN wie z.B. GMBH, KG
9
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
§ 112
BERICHTE AN DEN
GEMEINDERAT
• NIEDERSCHRIFT ÜBER DIE KASSENPRÜFUNG
• NIEDERSCHRIFT ÜBER DIE VORPRÜFUNG DER
JAHRESRECHNUNG
• ÜBERMITTLUNG DER NIEDERSCHRIFTEN DEM
BÜRGERMEISTER ZUR ALLFÄLLIGEN
STELLUNGNAHME
• VORLAGE AN DEN GEMEINDERAT
• ANORDNUNGEN ZUR MÄNGELBEHEBUNG
10
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
WEITERE
PRÜFUNGSGEBIETE
• EINHEBUNG DER ABGABEN UND GEBÜHREN,
MAHNWESEN
• DURCHLAUFERGEBARUNG
• VERGABE- UND BESTELLWESEN
• FINANZLAGE, SCHULDEN, RÜCKLAGEN
• PERSONALWIRTSCHAFT
• PLANUNG UND ABWICKLUNG VON
BAUVORHABEN
• MITTELFRISTIGE FINANZPLANUNG
11
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
WEITERE
PRÜFUNGSGEBIETE
• ORGANISATION DER VERWALTUNG
• VERSICHERUNGEN, VERTRÄGE (MIETEN)
• PRÜFUNG VON GEMEINDEEINRICHTUNGEN
• WIRTSCHAFTSHOF
• GEBÜHRENKALKULATIONEN, KOSTENDECKUNGSGRAD
• SINNVOLLE UM- ODER AUSGLIEDERUNGEN
12
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
PRÜFUNG DER
ABGABEN UND GEBÜHREN
• VORAUSSETZUNGEN FÜR ABGABENAUSSCHREIBUNG (VERORDNUNG)
• AKTENFÜHRUNG, ABGABENBUCHHALTUNG
• ERFASSUNG DER ABGABEPFLICHTIGEN
• NACHWEISE (HEBELISTEN, BAUAKTENTAGEBUCH, PERSONENKONTEN)
• UNTERLAGEN IN ABGABEAKTEN
• ABGABENBUCHHALTUNG – HAUSHALTSBUCHHALTUNG
• SOLLSTELLUNGEN BEI FÄLLIGKEIT über Steuerprogramm
13
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
PRÜFUNG DER
ABGABEN UND GEBÜHREN
• EINGANG UND VOLLSTÄNDIGKEIT VON ABGABENERKLÄRUNGEN
• BEFREIUNGSTATBESTÄNDE
• ÜBERWACHUNG DER ZAHLUNGSEINGÄNGE
• HANDHABUNG DES MAHNVERFAHRENS
• VERSPÄTUNGS-, SÄUMNISZUSCHLÄGE
• ZAHLUNGSERLEICHTERUNGEN, RATENZAHLUNGEN
• ABSCHREIBUNG UNEINBRINGLICHER ABGABEN
14
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
PRÜFUNG EINES
BAUVORHABENS
• UNTERLAGEN BESORGEN (PROTOKOLLE,
FINANZIERUNGSPLÄNE, AUSSCHREIBUNGEN, AUFTRAGSVERGABEN)
• PRÜFUNG DER AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN
• PRÜFUNG DER SCHLUSSBRIEFE
• PRÜFUNG DER RECHNUNGEN UND BELEGE
• BAUZEITPLAN, ENDABRECHNUNG
• AUSSCHÖPFUNG VON FÖRDERUNGEN
• EINHALTUNG DER KOSTEN, FINANZIERUNG
15
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
PRÜFUNG DES
PERSONALWESENS
• PERSONALSTAND, DIENSTPOSTEN- u. STELLENPLAN
• BESTEHEN FÜR ALLE DIENSTVERTRÄGE
• ZUGRUNDELIEGENDE
GEMEINDERATSBESCHLÜSSE
• EINSTUFUNGEN
• ZULAGEN, NEBENGEBÜHREN, REISEKOSTEN
• ANORDNUNG VON ÜBERSTUNDEN
• FÜHRUNG VON PERSONALAKTEN,
URLAUBSAUFZEICHNUNGEN
16
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
PRÜFUNG VON
GEMEINDEEINRICHTUNGEN
• WIE IST DIE EINRICHTUNG ORGANISIERT?
• WELCHE EINNAHMEN STEHEN DEN AUSGABEN GEGENÜBER?
• WIE IST DER KOSTENDECKUNGSGRAD?
• WIE IST DIE PERSONALKOSTENENTWICKLUNG?
• WIE IST DIE BETRIEBSKOSTENENTWICKLUNG?
• WIE IST DAS BESCHAFFUNGSWESEN ORGANISIERT?
• WO GIBT ES EINSPARUNGSMÖGLICHKEITEN?
• GIBT ES MÖGLICHKEITEN ZU KOOPERATIONEN?
17
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG
KAMERALISTIK
18
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG KAMERALISTIK
Das Rechnungswesen der Gemeinden ist im Allgemeinen nach den Grundsätzen der Verwaltungsbuchführung (KAMERALISTIK) eingerichtet. Sie wird als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Form einer Soll-Rechnung (VORSCHREIBUNG) und einer Ist-Rechnung (ABSTATTUNG) geführt.
2015
2016
Im Gegensatz zur Doppik, wo die Ermittlung des erfolgswirtschaftlichen Ergebnisses im Mittelpunkt steht (Gewinn bzw. Verlust), steht für die kamerale Verrechnung die Frage des Deckungserfolges im Vordergrund (inwieweit gelingt es, die Ausgaben durch Einnahmen zu decken).
DIE WICHTIGSTEN MERKMALE DER VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG SIND:
• EIGENER KONTENPLAN
• VORSCHREIBUNGSPRINZIP
• BRUTTOVERRECHNUNG
• TRENNUNG IN ANORDNUNG UND VOLLZUG
19
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
AUFBAU DES KAMERALEN
RECHNUNGSWESENS
20
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
21
JAHRESWIRTSCHAFT DER GEMEINDE
FORTDAUERNDE
GEBARUNG
EINMALIGE
GEBARUNG
laufende Einnahmen
z. B. Steuern,
Ertragsanteile,
Mieteinnahmen,
Gebühren etc.
laufende Ausgaben
z. B. Gehälter,
Schuldendienst,
Betriebsaufwand etc.
Alle dem Grunde oder der
Höhe nach einmaligen
Ausgaben und
Einnahmen .
z. B. größere
Sanierungen und
Anschaffungen
Grundstücksankäufe
Grundstückserlöse
Bedarfszuweisungen
etc.
Darin sind nur jene Vorhaben zu führen, wenn die dafür
anfallenden Ausgaben ganz oder teilweise aus
außerordentlichen Einnahmen bestritten werden sollen.
Als ao. Einnahmen gelten:
Entnahme aus Sonderrücklagen
Erlöse aus der Veräußerung von
Anlagevermögen, soweit sie nicht zum Erwerb
gleichartigen Vermögens verwendet werden
Überschüsse aus den im ao. Haushalt
abgeschlossenen Vorhaben
Darlehensaufnahmen
ES IST DIE ART DER BEDECKUNG MASSGEBEND DAFÜR, OB EINE AUSGABE/EINNAHME
ALS ORDENTLICHE ODER AUSSERORDENTLICHE ZU BEZEICHNEN IST!
ORDENTLICHER HAUSHALT AUSSERORDENTLICHER HAUSHALT
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
Mit dieser Bestimmung werden die Gemeinden
angewiesen, die Gebarung des ordentlichen
Haushaltes in eine FORTDAUERNDE und EINMALIGE zu
trennen und zu verrechnen.
Unterscheidungsmerkmal:
LAUFENDE UND
EINMALIGE GEBARUNG
22
FORTDAUERNDE Gebarung =
regelmäßig wiederkehrende
Einnahmen und Ausgaben
EINMALIGE Gebarung =
nach Art und Höhe zeitlich
vereinzelte Leistungen
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
• Beispiele laufende Einnahmen Beispiele laufende Ausgaben
• Verkaufs- und Leistungserlöse Bezüge der Organe
• Sonst. Einn. aus wirtschaftlicher Tätigkeit Personalaufwand
• Bezugsvorschüsse (Rückzlg. gewährter Darlehen) Pensionen und sonst. Ruhegenüsse
• Eigene Steuern Bezugsvorschüsse (Gewährung von Darlehen)
• Abgabenertragsanteile Gebrauchs- u. Verbrauchsgüter, Handelswaren
• Benützungsgebühren n. d. FAG Sonst. Verwaltungs- und Betriebsaufwand
• Lfd. Transferzahlungen (Zuschüsse, Beiträge) Lfd. Transferzahlungen (Zuschüsse, Beiträge)
• Gewinnentnahmen v. Unternehmen u. mbB. Gewinnentnahme v. Unternehmen u. mbB.
• Abgaben n. d. TBO Lfd. Zuführung an Rücklagen
• Sonstige fortdauernde Einnahmen Schuldzinsen
LAUFENDE GEBARUNG
FORTDAUERNDE Gebarung = regelmäßig
wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben
23
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
einmalige Gebarung =
nach Art und Höhe zeitlich vereinzelte Leistungen
• Beispiele einmalige Einnahmen Beispiele einmalige Ausgaben
• Rechnungsüberschuss Vorjahr Rechnungsabgang Vorjahr
• Veräußerung unbewegliches Vermögen Erwerb unbewegliches Vermögen
• Veräußerung bewegliches Vermögen Erwerb bewegliches Vermögen
• Veräußerung immaterieller Güter Erwerb immaterieller Güter
• Rückzahlung gewährter Darlehen (einmalig) Darlehensgewährung (einmalig)
• Darlehensaufnahmen Schuldentilgung (einmalig)
• Entnahme aus Rücklagen Zuführung an Rücklagen (einmalig)
• Kapitaltransferzahlungen Kapitaltransferzahlung
• ITZ zw. Unternehmen und mbB. der Gemeinde ITZ zw. Unternehmen und mbB. der Gemeinde
• Sonstige einm. und ao. Einnahmen Sonstige einm. und ao. Ausgaben
• Zuführung aus dem oH. u. Rückf. aus dem aoH. Zuführung an den aoH. u. Rückf. an den oH.
EINMALIGE GEBARUNG
24
DIE GEWISSENHAFTE TRENNUNG IN FORTDAUERNDE UND EINMALIGE GEBARUNG IST INSBESONDERE IM HINBLICK AUF DIE BEURTEILUNG DER FINANZLAGE DER GEMEINDE UND IHREN VERSCHULDUNGSGRAD VON GROßER BEDEUTUNG.
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
VERBUCHUNG
HAUSHALTSSTELLE
siehe auch KUFGEM
25
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
HAUSHALTSSTELLE
Einnahmen und Ausgaben sind nach der VRV wie folgt zu gliedern:
► nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten (HAUSHALTSHINWEIS)
1/ Ausgabe ordentlicher Haushalt 2/ Einnahme ordentlicher Haushalt
5/ Ausgabe außerordentlicher Haushalt 6/ Einnahme außerordentlicher Haushalt
9/ Ausgaben Durchlaufergebarung 0/ Einnahmen Durchlaufergebarung
► nach funktionellen Gesichtspunkten (ANSATZ) und
► nach ökonomischen Gesichtspunkten (POST).
Um eine Einnahme oder Ausgabe genau zuordnen zu können, bedarf es somit einer nach drei Gesichtspunkten erstellten Gliederung:
26
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
HAUSHALTSSTELLE
27
Beispiel: Gemeindestraßen, Instandhaltung "Dorfbichl" einmalig
VA Dekade Bezeichnung Hhst.
H
H
H
1 ordentliche Ausgabe 1 " Ausgabe im ordentlichen Haushalt
1 Gruppe 6 " Straßen- u. Wasserbau, Verkehr
2 Abschnitt 1 " Straßenbau
3 Unterabschnitt 2 " Gemeindestraßen
4 Teilabschnitt 0 " Gemeindestraßen
5 Teilabschnitt 0
6 Teilabschnitt 0
1 Postenklasse 6 " Sonst. Verwaltungs- u. Betriebsaufwand
2 Postenunterklasse 1 " Instandhaltung
3 Postengruppe 1 " Instandhaltung Straßenbauten
4 Postenstelle 9 " einmalige Instandhaltung Straßenbauten
5 Postenstelle 0
6 Postenstelle 1 " "Dorfbichl"
Bei der Voranschlagsstelle 1/612000-611901 erfolgt also die einmalige Instandhaltung der Gemeinde-
straße "Dorfbichl".
HAUSHALTS-(VORANSCHLAGS-)STELLE
A
N
S
A
T
Z
P
O
S
T
1/612000/611901
Erläuterung
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
KASSENPRÜFUNG
durch
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
gemäß § 22 und § 23 GHV 2012
siehe auch KUFGEM
28
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
KASSENPRÜFUNG
durch den
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
§ 22 GHV 2012
• Aufnahme des IST-BESTANDES (=TATSÄCHLICHER KASSENBESTAND)
Bargeldaufnahme (sofern Barhauptkasse) Kassier zählt Bargeld vor! €……
Stand lt. Kontoauszug vom … €……
SUMME des IST-BESTANDES €……
• Aufnahme des SOLL-BESTANDES (=BUCHMÄSSIGER KASSENBESTAND) lt. TAGESABSCHLUSS vom …....
Summe der gebuchten Einnahmenabstattung 201. : € ….
- Summe der gebuchten Ausgabenabstattung 201. : € ….
SUMME des SOLL-BESTANDES €……
Der Vergleich des KASSEN-IST mit dem
SOLL-BESTAND ergibt daher €…...
29
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
KASSENPRÜFUNG
durch den
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
§ 22 GHV 2012
FEHLBETRÄGE sind zu ersetzen
KASSENÜBERSCHÜSSE sind bis zur Klärung als
Verwahrgelder zu behandeln
• AUFNAHME der GELDVERWALTUNGS-
STELLEN und NEBENKASSEN sowie
SONDERKASSEN
• AUFNAHME weiterer GELDWERTBESTÄNDE
z.B. RÜCKLAGEN, WERTPAPIERE
30
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
KASSENPRÜFUNG
durch den
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
§ 22 GHV 2012
• Die Prüforgane, der Kassier und allfällige sonst an
der Kassenprüfung beteiligte Personen haben den
Kassenbestandsausweis zu unterfertigen.
• Die Bediensteten der Finanzverwaltung haben
weiters die Erklärung zu unterfertigen, dass a) die zur Kassenprüfung vorgelegten Buchhaltungsunterlagen die
gesamte Finanzverwaltung umfassen,
b) alle Ein- und Auszahlungen in die Bücher und Aufzeichnungen
eingetragen sind,
c) alle kasseneigenen Gelder im Kassenbestandsausweis enthalten sind und
d) sich im Kassenbestand keine fremden Gelder befinden.
31
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
Prüfung der Buchungen und Belege
durch den
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
§ 23 GHV 2012
§ 23 GHV 2012
• Die Prüforgane haben im Anschluss an die
Kassenbestandsaufnahme die Buchungen und
Belege und die ordnungsgemäße Führung der
Kassen zu prüfen. Dabei ist insbesondere auf
die Höhe der Einnahmenrückstände und auf
ausständige Vorschreibungen von Steuern und
Gebühren zu achten.
32
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
Prüfung der Buchungen und Belege
durch den
ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS
§ 23 GHV 2012
• ÜBERPRÜFUNG ÜBEREINSTIMMUNG ZWISCHEN
BUCHUNGEN UND BELEGEN
• KEINE ZAHLUNG UND BUCHUNG OHNE BELEG
• RECHTSTITEL, GESETZLICHE GRUNDLAGE,
BESCHLUSS
• SACHLICHE UND RECHNERISCHE RICHTIGKEIT
• HAUSHALTSMÄSSIGE BEDECKUNG
• ZAHLUNGSVOLLZUG – KOLLEKTIVZEICHNUNG
• ABZUG VON SKONTI UND RABATTEN
• VORSTEUERABZUG
33
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
EDV – AUSWERTUNGEN
siehe KUFGEM
34
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
RECHNUNGSABSCHLUSS – JAHRESRECHNUNG
siehe auch KUFGEM
35
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
RECHNUNGSABSCHLUSS
• RECHNUNGSJAHR
• KASSENABSCHLUSS 31.12. (muss mit Kontoauszügen 31.12. übereinstimmen)
• AUSLAUFMONAT
• BESCHLUSSFASSUNG BIS 31.03.
• HAUSHALTSÜBERWACHUNG
• ÜBERSCHREITUNGSBEWILLIGUNGEN
• BESCHLÜSSE FÜR ERMESSENSAUSGABEN (ZUSCHÜSSE, SUBVENTIONEN)
• NACHWEISE (BEILAGEN)
36
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
§ 111 PRÜFUNG DES
RECHNUNGSABSCHLUSSES
• KONTROLLE DER EINHALTUNG DES
VORANSCHLAGES
• AUFKLÄRUNG ERHEBLICHER ABWEICHUNGEN
• SACHLICHE UND RECHNERISCHE RICHTIGKEIT
• GESETZMÄßIGKEIT UND WIRTSCHAFTLICHKEIT
• RECHNUNGSERGEBNIS, KASSENERGEBNIS,
DURCHLAUFERGEBARUNG, TRANSFER-
ZAHLUNGEN, EINNAHMENRÜCKSTÄNDE,
AO. VORHABEN
37
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
GLIEDERUNG DES
RECHNUNGSABSCHLUSSES
• KASSEN(IST-)ABSCHLUSS
• ABSCHLUSS ORDENTL. HAUSHALT (9 GRUPPEN)
• ABSCHLUSS AO. HAUSHALT
• RECHNUNGS(SOLL-)ABSCHLUSS
• QUERSCHNITT TGO
• QUERSCHNITT VRV
38
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
BEILAGEN ZUM
RECHNUNGSABSCHLUSS
• ERMITTLUNG DER FINANZLAGE (3-JAHRESVERGLEICH)
• PERSONALAUFWAND
• DIENSTPOSTENNACHWEIS
• ZUWEISUNGEN, ZUSCHÜSSE, BEITRÄGE
• VERGÜTUNGEN ZW. VERWALTUNGSZWEIGEN
• GEWÄHRTE DARLEHEN UND VERWALTUNGSFORDERUNGEN
• RÜCKLAGEN, WERTPAPIERE, BETEILIGUNGEN HAFTUNGEN
• LEASINGVERPFLICHTUNGEN
39
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
BEILAGEN ZUM
RECHNUNGSABSCHLUSS
• SCHULDENSTAND UND SCHULDENDIENST
NACH BEDECKUNG UND GLÄUBIGERN
• VORANSCHLAGSUNWIRKSAME GEBARUNG
• ORDENTLICHER HAUSHALT NACH GRUPPEN
• AO. HAUSHALT NACH GRUPPEN
• ANLAGEVERMÖGEN
• VERMÖGENS- UND SCHULDENRECHNUNG FÜR
MARKTBESTIMMTE BETRIEBE
40
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
BESCHLUSS ÜBER DEN
RECHNUNGSABSCHLUSS
§ 108 ABS. 2
• BÜRGERMEISTERSTELLVERTRETER
ÜBERNIMMT DEN VORSITZ
• BÜRGERMEISTER WIRD VERTRETEN
• GESAMTSUMMEN DER VORSCHREIBUNGEN UND
ABSTATTUNGEN
• RECHNUNGSERGEBNIS DES ORDENTL. UND
DES AO. HAUSHALTS
• KASSENBESTAND ZUM ENDE DES
KALENDERJAHRES
41
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
42
GESETZLICHE GRUNDLAGEN – WICHTIGE LINKS
Tiroler Gemeindeordnung TGO 2001
Kommentar zur Tiroler Gemeindeordnung 2001
Gemeinde-Haushaltsverordnung 2012 - GHV
Leitfaden für Überprüfungsausschüsse
Tiroler Gemeindeverband [email protected]
Gemeindefinanzbericht - Die Finanzlage der Gemeinden Tirols
www.tirol.gv.at./tirol-europa/gemeinden
Bezirkshauptmannschaft Innsbruck
Gemeindeaufsicht Stand: August 2016
Danke für Ihre Aufmerksamkeit!
Danke der Firma KUFGEM für die Auswertungen und Ausdrucke!
43
01.07.2016
https://mein.kufgem.at
k5 Finanzmanagement Auswertungsmöglichkeiten
Überprüfungsausschüsse 2016
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 2 von 25
Inhalt
1 Auswertungen ................................................................................................................................. 3
1.1 Buchungsabschluss .............................................................................................................. 3
1.2 Buchungsarten ..................................................................................................................... 8
1.3 Ausgabemöglichkeiten ......................................................................................................... 8
1.4 Haushaltskonten .................................................................................................................. 9
1.5 Lieferantenkonten ............................................................................................................. 10
1.6 Kundenkonten ................................................................................................................... 11
1.7 Budgetüberwachung .......................................................................................................... 12
1.8 List Verbindlichkeiten (offene Rechnungsliste) ................................................................. 13
1.9 Liste Forderungen (Kundenbuchhaltung) .......................................................................... 13
1.10 Liste Selbsterklärer (Kommunalsteuerliste) ...................................................................... 14
2 Jahresrechnung ..............................................................................................................................15
2.1 Kassen-Ist-Abschluss .......................................................................................................... 15
2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll ............................................. 16
2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt .................................... 17
2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung ............................................................... 18
2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad ...................................................................... 19
2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern .............................................................. 20
2.7 Haftungsnachweis .............................................................................................................. 20
2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen ........................................................................ 21
2.9 Schuldennachweis ............................................................................................................. 21
2.10 Durchläufergebarung ......................................................................................................... 23
2.11 Darstellung Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt ......................................................... 24
2.12 Darstellung Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt ................................................ 25
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 3 von 25
1 AUSWERTUNGEN
1.1 Buchungsabschluss Der Buchungsabschluss sollte täglich – in kleineren Gemeinden mindestens wöchentlich - gestartet werden. Im k5 gibt es unterschiedliche Buchungsbereiche, für die separate Journale gedruckt werden: Buchungsjournal Finanzbuchhaltung: Im Journal Finanzbuchhaltung werden die Haushaltsbuchungen, Lieferantenbuchungen, Schuldenbuchungen und Vermögensbuchungen gedruckt. Die Belegnummer muss mit den Belegnummern auf den einzelnen Belegen übereinstimmen. Belegnummern können mehrfach vergeben werden, außerdem gibt es in vielen Gemeinden verschiedene Belegkreise (rw, li, hh usw.). Aus diesem Grund sind die Journale auch nicht nach der Belegnummern sortiert, sondern nach der Journalnummer. Die Journalnummer ist eine interne Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird, diese Nummern können nicht vom Benutzer beeinflusst werden – die Journalnummer muss lückenlos vorhanden sein und darf jeweils nur einmal vergeben sein.
Buchungsjournal Kassabuch: Viele Gemeinden führen die Barkasse(n) im k5, in diese Fällen gibt es je Kassa ein eigenes Journal mit den dort durchgeführten und in den Haushalt übernommenen Buchungen.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 4 von 25
Buchungsjournal Kunden: Im Journal für den Bereich Kunden werden alle Buchungen, die auf die Kunden durchgeführt wurden, gedruckt. Am Ende des Journals werden die Summen pro Haushaltsstelle, pro Zahlweg und pro Umsatzsteuerart dargestellt, diese werden in der Folge in den Haushaltsbereich übernommen.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 5 von 25
Abgesehen von den Buchungsjournalen werden zwei wichtige Auswertungen beim Tagesabschluss gedruckt welche viel Information über den finanziellen Stand der Gemeinde geben: Summen nach Gebarungsarten:
In den zwei Zeilen für den ordentlichen Haushalt (Hinweis 2 und 1) können Sie folgende
Informationen sehen:
Für den außerordentlichen Haushalt Hinweis 6 und 5 gilt dasselbe wie für den ordentlichen Haushalt.
Abwicklung Vorjahr OH
(Differenz muss 0 sein!) Soll-Ergebnis OH Ist-Ergebnis OH
= Geldbestand OH
schließliche Reste
Einnahmen: Ertragsanteile, offene Steuern
Ausgaben: Landesumlage, Lieferantenrechnungen
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 6 von 25
Anschließend werden die Summen für die Durchläufergebarung gedruckt:
Bei den Gesamtsummen ist das derzeitige
Gesamt-Soll-Ergebnis und das Gesamt-Ist-Ergebnis ersichtlich:
Im folgenden Abschnitt sind die Summen der Zweitkonten (Nebenbuchhaltungen) angeführt: - Vermögen (Rücklagen, Anlagevermögen, Wertpapiere) - Schulden
o Darlehen o Nicht fällige Verwaltungsschulden (in Tirol nicht üblich) o Haftungen o Leasingverpflichtungen
Soll-Ergebnis Durchläufer muss
immer 0 sein!!
schließliche Reste
Einnahmen: z. B. Vorsteuer vom Finanzamt
Ausgaben: z. B. Mehrwertsteuer ans Finanzamt, Lohnsteuer,
Krankenkassenbeiträge usw.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 7 von 25
Summen nach Zahlungsweg:
Die Endstände müssen mit den Kontoauszügen bzw. dem Stand der Barkasse ident sein. Achtung, wenn zwei Buchhaltungsjahre offen sind, dann werden im höheren Jahr zwei separate Spalten mit dem Stand des Vorjahres angezeigt und die Summe pro Zahlweg dargestellt.
Die Verrechnungs- und Umbuchungszahlwege (im Beispiel 1 und 2) müssen als Saldo immer 0 aufweisen. Ist dies nicht der Fall, dann ist diese Differenz aufzuklären! In der Zeile „Differenz“ werden die Zahlungswegsalden mit den gebuchten Beträgen auf den Haushaltsstellen verglichen – eine allfällige Differenz muss ehestens mit der KufGem geklärt werden!
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 8 von 25
1.2 Buchungsarten
Im Endeffekt werden alle Buchungen auf Haushaltsstellen durchgeführt, egal über welchen Bereich die Buchung erfolgt. Folgende Arten von Buchungen gibt es:
1.3 Ausgabemöglichkeiten Im k5 stehen diverse Ausgabemöglichkeiten in den verschiedenen Programmteilen zur Verfügung. Diese Varianten sind druckaufbereitet, d. h. eine Weiterverarbeitung ist nicht vorgesehen:
Ausgabe auf den Drucker
Ausgabe in eine PDF-Datei
Versand einer PDF-Datei per Email
Ergänzend gibt es die Möglichkeit des Exportes in Excel-Dateien. Diese Dateien können natürlich weiterverarbeitet bzw. über die verschiedenen Excel-Tools ausgewertet werden (Pivot-Tabellen usw.)
Direkte Haushaltsbuchungen auf die
Haushaltsstellen.
Kundenbuchungen
Auf der Abgabenart ist hinterlegt auf
welche Haushaltsstelle die Buchung
dann summiert pro Buchungsabschluss
übernommen wird.
Lieferantenbuchungen
Im Zuge der Buchung wird eine oder
mehrere Haushaltsstellen eingetragen,
auf die dann die Buchung übertragen
wird.
Haushaltsstelle
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 9 von 25
1.4 Haushaltskonten Die Buchungen der Haushaltskonten können im Kontoauszug dargestellt werden. Ein Muster dafür sehen Sie weiter unten. Natürlich gibt es eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten bei diesen Auswertungen, z. b. - Monatssummen bilden - Belegsummen berechnen - Nebenkontenbuchungen anzeigen (Schuldenbuchungen, Lieferantenbuchungen usw.) - Verschiedene Sortierungsvarianten - Ausgabe mehrerer Jahre ab einem bestimmten Jahr
Wie schon erwähnt kann jede Auswertung im k5 kann gedruckt werden, zusätzlich kann aber jede Auswertung auch als PDF Datei gespeichert bzw. als PDF-Datei per Email als Anhang verschickt werden. So sieht die entsprechende Auswahlmöglichkeit aus:
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 10 von 25
1.5 Lieferantenkonten Wie beim Kontoauszug Haushalt gibt es auch hier die Möglichkeit diverser Einstellungen für die Ausgabe der Daten.
Am Ausdruck können natürlich auch die bebuchten Haushaltsstellen angezeigt werden, das sieht dann so aus:
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 11 von 25
1.6 Kundenkonten Für die Kunden kann ein Kontoblatt gedruckt werden:
Zusätzlich zur Gesamtsummen können auch Abgabensummen am Ende der Auswertung gedruckt werden.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 12 von 25
1.7 Budgetüberwachung Diese Auswertung dient zur Überwachung der Einhaltung des Voranschlages, es gibt natürlich sehr viele Möglichkeit zur Ausgabe (Einnahmen, Ausgaben, Überschreitungen, Unterschreitungen usw.)
Ausgaben: Verglichen wird der genehmigte und freigegebene Voranschlagsbetrag mit den gebuchten Bestellungen, Rechnungen und Sollstellungen. Der Kreditrest im Plus bedeutet, dass der Voranschlag noch nicht verbraucht wurde. Mit solchen „Minderausgaben“ können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden. Ist der Kreditrest im Minus, dann ist der Voranschlag überschritten = Ausgabenüberschreitung – eine Genehmigung ist erforderlich. Einnahmen: Ein positiver Kreditrest bedeutet, dass noch nicht alle Einnahmen vorhanden sind. Ein negativer Kreditrest bedeutet, dass schon mehr als im Voranschlag vorgesehen eingenommen wurde. Mit solchen Mehreinnahmen können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 13 von 25
1.8 List Verbindlichkeiten (offene Rechnungsliste) Die aktuell offenen Rechnungen können mit der folgenden Liste gedruckt werden.
1.9 Liste Forderungen (Kundenbuchhaltung) Die aktuellen offenen Kundenforderungen werden hier detailliert angezeigt:
Zusätzlich gibt es eine Summierung nach den verschiedenen Abgabenarten:
Und nach dem Status bzw. der Fälligkeit:
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 14 von 25
1.10 Liste Selbsterklärer (Kommunalsteuerliste) Hier können die Daten der Kommunalsteuerpflichtigen über die gewünschten Jahre ausgewertet werden.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 15 von 25
2 JAHRESRECHNUNG Der Druck der Jahresrechnung wird von der Gemeinde erstellt, es können die gesamte Jahresrechnung oder auch nur Teile davon gedruckt werden. Im k5 ist es jetzt – im Gegensatz zu KIM - auch möglich die Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) auszugeben. Wenn Sie die Jahresrechnung oder das Budget im PDF Format zur Verfügung haben, dann funktioniert auch die Volltextsuche! D. h. Sie können im PDF Dokument über STRG+F nach einem bestimmten Ausdruck (z. b. Feuerwehr) suchen und finden so sehr rasch die betreffenden Abschnitte in der Jahresrechnung. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert:
2.1 Kassen-Ist-Abschluss
In diesem Nachweis werden die gebuchten Ist-Beträge mit den Bankbeständen verglichen – hier ist ersichtlich welche Umsätze tatsächlich auf den verschiedenen Konten getätigt wurden.
1. Prüfung Auf der ersten Seite werden die anfänglichen Kassenbestände (1) dargestellt, diese müssen mit den schließlichen Kassenbeständen (2) in der Jahresrechnung des Vorjahres übereinstimmen! 2. Prüfung Die Summe bei den schließlichen Kassenbeständen (2) muss mit der Summe der Bar- und Bankbestände (3) übereinstimmen. 3. Prüfung Die Zahlwege (4) müssen mit den Kontoauszügen, Barkassenbeständen und Sparbuchständen zum 31.12. des abzuschließenden Jahres übereinstimmen!
4
3
1
2
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 16 von 25
2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll
In dieser Auswertung werden die Umsätze des Jahres in die einzelnen Gruppen gegliedert, die schließlichen Reste angezeigt und ein Gesamtvergleich der Soll-Buchungen mit dem Voranschlag angezeigt.
Im Gesamtabschluss des ordentlichen Haushaltes werden die gesamten Soll-Einnahmen den gesamten Soll-Ausgaben gegenüber gestellt. Die Differenz ist somit der Soll-Überschuss bzw. der Soll-Abgang. Dies wäre das Ergebnis wenn alle Einnahmenrückstände eingehoben und alle Ausgabenrückstände ausbezahlt worden wären! Die Differenz zwischen dem Ist-Ergebnis und dem Soll-Ergebnis ist einerseits durch die Soll-Verbuchung der Ertragsanteile und er Landesumlage im alten Jahr und die Abstattung im neuen Jahr zu erklären. Auf der anderen Seite sind hier auch die offenen Steuereinnahmen und die offenen Lieferantenrechnungen enthalten.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 17 von 25
2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt
Bei der Übersicht über den außerordentlichen Haushalt werden ebenfalls die Umsätze angezeigt und auf der Einnahmenseite zusätzlich das Soll-Ergebnis des AO.
Auf der Ausgabenseite wird zusätzlich das Gesamt-Soll-Ergebnis OH + AOH angezeigt.
Hier muss geprüft werden, ob das Ergebnis Vorjahr (1) mit dem Jahresergebnis (2) der letztjährigen Jahresrechnung übereinstimmt. Die Gesamtübersicht AOH wird einmal nach Gruppen gegliedert und einmal gegliedert nach den einzelnen Vorhaben gedruckt. Bei der Ergebnisermittlung wird daher zweimal das gleiche Ergebnis aufscheinen.
2
1
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 18 von 25
2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung In Tirol wurden eigene Kennzahlen eingeführt, welche im Haushaltsquerschnitt dargestellt werden. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich in fortdauernde (laufende) und einmalige Gebarung unterschieden. Ein Vergleich der laufenden Einnahmen mit den laufenden Ausgaben ist sehr interessant und auch im Folgenden für die Ermittlung des Verschuldungsgrades notwendig (siehe Vergleich mit Vorjahre). Aber auch die einmaligen und außerordentlichen Einnahmen/Ausgaben sind natürlich sehr interessant und durch die Zusammenfassung in diesen Kennzahlen sehr aufschlussreich.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 19 von 25
2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad
Im Vergleich Vorjahre werden die fortdauernden Einnahmen und Ausgaben der letzten drei Jahre verglichen.
Im Abschnitt „Ermittlung der Finanzlage“ wird in der Zeile 13 bei den Ausgaben das fortdauernde Ergebnis der letzten drei Jahre ohne Schuldendienst dargestellt und in der Zeile 17 das Ergebnis unter Berücksichtigung des Schuldendienstes. Der Verschuldungsgrad ist der Anteil des Schuldendienstes am fortdauernden Überschuss. Ein Verschuldungsgrad von 100 % würde also bedeuten, dass der gesamte fortdauernde Überschuss für den Schuldendienst benötigt wird!
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 20 von 25
2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern
Im Rücklagennachweis werden die einzelnen Rücklagen gedruckt, die Stände am Ende des Jahres müssen mit den tatsächlichen Ständen übereinstimmen.
2.7 Haftungsnachweis
Haftungen werden meist für Verbände (Abwasser, Altersheim) übernommen. Für eine solche Haftungsübernahme sind ein Gemeinderatsbeschluss und eine aufsichtsbehördliche Genehmigung notwendig. Durch die Tilgungen und Zinsen – in der Regel werden diese durch Schuldendienstbeiträge an die Verbände bezahlt – wird der Anteil der übernommenen Haftungen immer geringer, bis dann die entsprechenden Darlehen beim Verband getilgt wurden.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 21 von 25
2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen Die Stände der Wertpapiere und Beteiligungen sowie die Schuldenstände sind in der Jahresrechnung anzuführen. Natürlich müssen die Wertpapiere und Beteiligungen auch zum 31.12. bewertet und entsprechend dargestellt werden.
2.9 Schuldennachweis
Der Schuldennachweis setzt sich aus mehreren Teilen zusammen: 1. Einzelnachweis über die Darlehen Die Darlehensendstände sind mit den tatsächlichen Auszügen der Darlehensgeber abzustimmen.
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 22 von 25
2. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Bedeckung
3. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Gläubigerart
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 23 von 25
2.10 Durchläufergebarung
Bei der Durchläufergebarung handelt es sich um Gelder, die entweder von der Gemeinde eingehoben werden und in der Folge weitergeleitet werden müssen oder von der Gemeinde ausbezahlt und später wieder ersetzt werden. Zu beachten sind in diesem Bereich die schließlichen Reste, bestimmte werden sich nicht vermeiden lassen – z. B. die Vorsteuer wird von der Gemeinde an den Lieferanten bezahlt und später durch das Finanzamt ersetzt. Da die Umsatzsteuervoranmeldung erst später gemacht wird, wird dieser Betrag in der Jahresrechnung als schließlicher Rest aufscheinen. Grundsätzlich muss jeder schließliche Rest erklärbar sein, besonders große Beträge sind genauestens zu überprüfen bzw. zu hinterfragen. Die Prüfung der Durchläufer sollte nicht nur bei der Jahresrechnung, sondern laufend erfolgen!
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 24 von 25
2.11 Darstellung Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt
Die Jahresrechnung wird mit gegenübergestellten Einnahmen und Ausgaben gedruckt. D. h. in der Jahresrechnung werden die einzelnen Einnahmen-Haushaltsstellen auf der linken Seite und die Ausgaben-Haushaltsstellen auf der rechten Seite dargestellt. Die Sortierung erfolgt nach dem Ansatz. Dadurch ist eine gute Übersicht der Einnahmen und der Ausgaben der einzelnen Ansätze möglich. Hier ein Beispiel für den Ansatz Kindergarten:
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 25 von 25
2.12 Darstellung Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt Bei den außerordentlichen Vorhaben werden pro Vorhaben zwei Seiten – links die Einnahmen und rechts die Ausgaben gedruckt. Auf dem linken Blatt für die Einnahmen wird auch eine Gesamtübersicht für das Vorhaben über die gesamte Laufzeit angezeigt.
1.
Kufgem-EDV GmbH 6330 Kufstein, Fischergries 2 Geschäftsstelle Innsbruck 6020 Innsbruck, Eduard-Bodem-Gasse 1
k5 Finanzmanagement und KIM AUSWERTUNGSMÖGLICHKEITEN ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHÜSSE 2016
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 1 von 45
1 Auswertungen
1.1 Tagesabschlüsse
Der Buchungsabschluss sollte täglich – in kleineren Gemeinden mindestens wöchentlich - gestartet werden. Im k5 gibt es unterschiedliche Buchungsbereiche, für die separate Journale gedruckt werden:
Buchungsjournal Rechnungswesen:
Im Journal Rechnungswesen werden die Haushaltsbuchungen, Lieferantenbuchungen,
Schuldenbuchungen und Vermögensbuchungen gedruckt. Die Belegnummer muss mit den
Belegnummern auf den einzelnen Belegen übereinstimmen. Die Belegnummern können mehrfach
vergeben werden, das Journal wird nicht nach dieser Belegnummern sortiert, sondern nach der
Journalnummer! Außerdem gibt es die Möglichkeit von verschiedenen Belegkreisen z. B. für die
Haushaltsbuchungen rw und für die Lieferantenbuchungen li – das kann in jeder Gemeinde
unterschiedlich organisiert sein.
Die Journalnummer ist die interne Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird – die
Journalnummer muss lückenlos vorhanden sein und darf jeweils nur einmal vergeben sein!
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 2 von 45
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 3 von 45
Buchungsjournal Kassabuch: Viele Gemeinden führen die Barkasse(n) im k5, in diese Fällen gibt es je Kassa ein eigenes Journal mit den dort durchgeführten und in den Haushalt übernommenen Buchungen.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 4 von 45
Buchungsjournal Steuern und Abgaben:
Im Journal für den Bereich Steuern werden alle Buchungen, die auf die Steuerpflichtigen
durchgeführt wurden, gedruckt.
Am Ende des Journals werden die Summen pro Haushaltsstelle, pro Zahlweg und pro
Umsatzsteuer-Art dargestellt, diese werden in der Folge in den Haushaltsbereich übernommen.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 5 von 45
Abgesehen von den Buchungsjournalen werden zwei wichtige Auswertungen beim Tagesabschluss gedruckt welche viel Information über den finanziellen Stand der Gemeinde geben:
Gebarungsartensummen:
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 6 von 45
In den zwei Zeilen für den ordentlichen Haushalt (Hinweis 2 und 1) können Sie folgende
Informationen sehen:
Für den außerordentlichen Haushalt Hinweis 6 und 5 gilt dasselbe wie für den ordentlichen Haushalt.
Anschließend werden die Summen für die Durchläufergebarung gedruckt:
Abwicklung Vorjahr OH
(Differenz muss 0 sein!) Soll-Ergebnis OH Ist-Ergebnis OH
= Geldbestand OH
schließliche Reste
Einnahmen: Ertragsanteile, offene Steuern
Ausgaben: Landesumlage, Lieferantenrechnungen
Soll-Ergebnis Durchläufer muss
immer 0 sein!!
schließliche Reste
Einnahmen: z. B. Vorsteuer vom Finanzamt
Ausgaben: z. B. Mehrwertsteuer ans Finanzamt, Lohnsteuer, Krankenkassenbeiträge usw.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 7 von 45
Bei den Gesamtsummen ist das derzeitige Gesamt-Soll-Ergebnis und das Gesamt-Ist-Ergebnis ersichtlich:
Im folgenden Abschnitt sind die Summen der Zweitkonten (Nebenbuchhaltungen) angeführt: - Vermögen (Rücklagen, Anlagevermögen, Wertpapiere) - Schulden
o Darlehen o Nicht fällige Verwaltungsschulden (in Tirol nicht üblich) o Haftungen o Leasingverpflichtungen
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 8 von 45
Summen nach Zahlungsweg:
Die Endstände müssen mit den Kontoauszügen bzw. dem Stand der Barkasse ident sein.
Die Verrechnungs- und Umbuchungszahlwege (im Beispiel 1 und 2) müssen als Saldo immer 0 aufweisen. Ist dies nicht der Fall, dann ist diese Differenz aufzuklären!
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 9 von 45
Achtung, wenn zwei Buchhaltungsjahre offen sind, dann werden nur im k5 im höheren Jahr zwei separate Spalten mit dem Stand des Vorjahres angezeigt und die Summe pro Zahlweg dargestellt. Im KIM müssen die zwei Beträge zusammengezählt werden!
In der Zeile „Differenz“ werden die Zahlungswegsalden mit den gebuchten Beträgen auf den Haushaltsstellen verglichen – eine allfällige Differenz muss ehestens mit der KufGem geklärt werden!
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 10 von 45
1.2 Buchungsarten
Im Endeffekt werden alle Buchungen auf Haushaltsstellen durchgeführt, egal über welchen Bereich
die Buchung erfolgt.
Folgende Arten von Buchungen gibt es:
Direkte Haushaltsbuchungen auf die
Haushaltsstellen.
Steuerbuchungen
Auf der Abgabenart ist hinterlegt auf welche
Haushaltsstelle die Buchung dann summiert pro
Tagesabschluss übernommen wird.
Lieferantenbuchungen
Im Zuge der Buchung wird eine oder mehrere
Haushaltsstellen eingetragen, auf die dann die
Buchung übertragen wird.
Haushaltsstelle
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 11 von 45
1.3 Ausgabemöglichkeiten
Im k5 stehen diverse Ausgabemöglichkeiten in den verschiedenen Programmteilen zur Verfügung. Diese Varianten sind druckaufbereitet, d. h. eine Weiterverarbeitung ist nicht vorgesehen:
Ausgabe auf den Drucker
Ausgabe in eine PDF-Datei
Versand einer PDF-Datei per Email
Ergänzend gibt es die Möglichkeit des Exportes in Excel-Dateien. Diese Dateien können natürlich weiterverarbeitet bzw. über die verschiedenen Excel-Tools ausgewertet werden (Pivot-Tabellen usw.)
Im k5 ist es auch möglich die Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) auszugeben. Wenn Sie die Jahresrechnung oder das Budget im PDF Format zur Verfügung haben, dann funktioniert auch die Volltextsuche! D. h. Sie können im PDF Dokument über STRG+F nach einem bestimmten Ausdruck (z. b. Feuerwehr) suchen und finden so sehr rasch die betreffenden Abschnitte in der Jahresrechnung. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert:
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 12 von 45
Im KIM können die Auswertungen nur an einen Drucker geschickt werden. Für eine Ausgabe in eine
PDF-Datei muss ein eigener PDF-Drucker installiert sein! Bei diversen Reports ist ein Export in eine
Textdatei vorgesehen, z. b. alle Haushaltsbuchungen können exportiert werden, die Textdatei muss
dann aber in einem eigenen Schritt ins Excel importiert werden.
Ein direkter Druck der Jahresrechnung oder des Budgets in eine Datei (PDF-Format) ist nicht
vorgesehen. Einige Gemeinden scannen die Jahresrechnung ein und haben sie so im Dateiformat
zur Verfügung. Es gibt auch Gemeinden, die einen PDF-Drucker verwenden. Wenn über diesen
gedruckt wird, dann wird pro Nachweis eine Datei erstellt und diese Dateien müssen dann mit
eigenen Programmen zusammengefügt werden. Da diese Methode sehr kompliziert ist, ist sie nicht
sehr verbreitet.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 13 von 45
1.4 Haushaltskonten
KIM
Über Vorlaufeingaben können im KIM eine Vielzahl von Variablen festgelegt werden, hier wird
entschieden welche Daten in welcher Form gedruckt werden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 14 von 45
k5
Natürlich gibt es eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten bei diesen Auswertungen, z. b. - Monatssummen bilden - Belegsummen berechnen - Nebenkontenbuchungen anzeigen (Schuldenbuchungen, Lieferantenbuchungen usw.) - Verschiedene Sortierungsvarianten - Ausgabe mehrerer Jahre ab einem bestimmten Jahr
Wie schon erwähnt kann jede Auswertung im k5 gedruckt werden, zusätzlich kann aber jede Auswertung auch als PDF Datei gespeichert bzw. als PDF-Datei per Email als Anhang verschickt werden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 15 von 45
1.5 Lieferantenkonten
Am Ausdruck kann auch die bebuchte Haushaltsstelle angezeigt werden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 16 von 45
1.6 Steuerkonten
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 17 von 45
Zusätzlich zur Gesamtsummen können auch Abgabensummen am Ende der Auswertung gedruckt werden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 18 von 45
1.7 Budgetüberwachung (Haushaltsüberwachungsliste)
Diese Auswertung dient zur Überwachung der Einhaltung des Voranschlages, es gibt natürlich sehr viele Möglichkeit zur Ausgabe (Einnahmen, Ausgaben, Überschreitungen, Unterschreitungen usw.)
Ausgaben: Verglichen wird der genehmigte und freigegebene Voranschlagsbetrag mit den gebuchten Bestellungen, Rechnungen und Sollstellungen. Der Kreditrest im Plus bedeutet, dass der Voranschlag noch nicht verbraucht wurde. Mit solchen „Minderausgaben“ können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden. Ist der Kreditrest im Minus, dann ist der Voranschlag überschritten = Ausgabenüberschreitung – eine Genehmigung ist erforderlich. Einnahmen: Ein positiver Kreditrest bedeutet, dass noch nicht alle Einnahmen vorhanden sind. Ein negativer Kreditrest bedeutet, dass schon mehr als im Voranschlag vorgesehen eingenommen wurde. Mit solchen Mehreinnahmen können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 19 von 45
KIM
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 20 von 45
K5
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 21 von 45
1.8 Liste Verbindlichkeiten (Lieferanten offene Rechnungsliste)
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 22 von 45
1.9 Steuern offene Postenliste
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 23 von 45
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 24 von 45
1.10 Kommunalsteuerliste
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 25 von 45
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 26 von 45
2 Jahresrechnung
Der Druck der Jahresrechnung wird von der Gemeinde erstellt, es können die gesamte Jahresrechnung oder auch nur Teile davon gedruckt werden. Im k5 ist es jetzt – im Gegensatz zu KIM - auch möglich die Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) auszugeben. Wenn Sie die Jahresrechnung oder das Budget im PDF Format zur Verfügung haben, dann funktioniert auch die Volltextsuche! D. h. Sie können im PDF Dokument über STRG+F nach einem bestimmten Ausdruck (z. b. Feuerwehr) suchen und finden so sehr rasch die betreffenden Abschnitte in der Jahresrechnung. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert:
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 27 von 45
2.1 Kassen-Ist-Abschluss
In diesem Nachweis werden die gebuchten Ist-Beträge mit den Bankbeständen verglichen – hier ist ersichtlich welche Umsätze tatsächlich auf den verschiedenen Konten getätigt wurden.
1
2
3
4
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 28 von 45
1. Prüfung: Im oberen Teil werden die anfänglichen Kassenbestände (1) dargestellt, diese müssen mit den schließlichen Kassenbeständen (2) in der Jahresrechnung des Vorjahres übereinstimmen!
2. Prüfung: Die Summe bei den schließlichen Kassenbeständen (2) muss mit der Summe der Bar- und Bankbestände (3) übereinstimmen.
3. Prüfung: Die Zahlwege (4) müssen mit den Kontoauszügen, Barkassenbeständen und Sparbuchständen zum 31.12. des abzuschließenden Jahres übereinstimmen!
1
2
4
3
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 29 von 45
2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 30 von 45
Im Gesamtabschluss des ordentlichen Haushaltes werden die gesamten Soll-Einnahmen den
gesamten Soll-Ausgaben gegenüber gestellt. Die Differenz ist somit der Soll-Überschuss bzw. der
Soll-Abgang.
Dies wäre das Ergebnis wenn alle Einnahmenrückstände eingehoben und alle Ausgabenrückstände
ausbezahlt worden wären!
Die Differenz zwischen dem Ist-Ergebnis und dem Soll-Ergebnis ist einerseits durch die Soll-
Verbuchung der Ertragsanteile und er Landesumlage im alten Jahr und die Abstattung im neuen
Jahr zu erklären.
Auf der anderen Seite sind hier auch die offenen Steuereinnahmen und die offenen
Lieferantenrechnungen enthalten.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 31 von 45
2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt
Hier muss geprüft werden, ob das Ergebnis Vorjahr (1) mit dem Jahresergebnis (2) der letztjährigen
Jahresrechnung übereinstimmt.
Die Gesamtübersicht AOH wird einmal nach Gruppen gegliedert und einmal gegliedert nach den einzelnen
Vorhaben gedruckt. Bei der Ergebnisermittlung wird daher zweimal das gleiche Ergebnis aufscheinen.
1
2
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 32 von 45
2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung
In Tirol wurden eigene Kennzahlen eingeführt, welche im Haushaltsquerschnitt dargestellt werden.
Hier werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich in fortdauernde (laufende) und einmalige
Gebarung unterschieden. Ein Vergleich der laufenden Einnahmen mit den laufenden Ausgaben ist
sehr interessant und auch im Folgenden für die Ermittlung des Verschuldungsgrades notwendig
(siehe Vergleich mit Vorjahre).
Aber auch die einmaligen und außerordentlichen Einnahmen/Ausgaben sind natürlich sehr
interessant und durch die Zusammenfassung in diesen Kennzahlen sehr aufschlussreich.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 33 von 45
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 34 von 45
2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad
Im Vergleich Vorjahre werden die fortdauernden Einnahmen und Ausgaben der letzten drei Jahre
verglichen.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 35 von 45
Im Abschnitt „Ermittlung der Finanzlage“ wird in der Zeile 13 bei den Ausgaben das fortdauernde
Ergebnis der letzten drei Jahre ohne Schuldendienst dargestellt und in der Zeile 17 das Ergebnis
unter Berücksichtigung des Schuldendienstes.
Der Verschuldungsgrad ist der Anteil des Schuldendienstes am fortdauernden Überschuss. Ein
Verschuldungsgrad von 100 % würde also bedeuten, dass der gesamte fortdauernde Überschuss
für den Schuldendienst benötigt wird!
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 36 von 45
2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern
Im Rücklagennachweis werden die einzelnen Rücklagen gedruckt, die Stände am Ende des Jahres müssen mit den tatsächlichen Ständen
übereinstimmen.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 37 von 45
2.7 Haftungsnachweis
Haftungen werden meist für Verbände (Abwasser, Altersheim) übernommen. Für eine solche Haftungsübernahme ist ein
Gemeinderatsbeschluss und eine aufsichtsbehördliche Genehmigung notwendig.
Durch die Tilgungen und Zinsen – in der Regel werden diese durch Schuldendienstbeiträge an die Verbände bezahlt – wird der Anteil der
übernommenen Haftungen immer geringer, bis dann die entsprechenden Darlehen beim Verband getilgt wurden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 38 von 45
2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen
Entgegen anderslautenden Medienberichten sind die Stände der Wertpapiere und Beteiligungen sowie die Schuldenstände in der
Jahresrechnung anzuführen. Natürlich müssen die Wertpapiere und Beteiligungen auch zum 31.12. bewertet und entsprechend dargestellt
werden.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 39 von 45
2.9 Schuldennachweis 1. Einzelnachweis über die Darlehen
Die Darlehensendstände sind mit den tatsächlichen Auszügen der Darlehensgeber abzustimmen.
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 40 von 45
2. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Bedeckung
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 41 von 45
3. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Gläubigerart
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 42 von 45
2.10 Durchläufergebarung
Bei der Durchläufergebarung handelt es sich um Gelder, die entweder von der Gemeinde eingehoben werden und in der Folge weitergeleitet werden müssen oder von der Gemeinde ausbezahlt und später wieder ersetzt werden. Zu beachten sind in diesem Bereich die schließlichen Reste, bestimmte werden sich nicht vermeiden lassen – z. B. die Vorsteuer wird von der Gemeinde an den Lieferanten bezahlt und später durch das Finanzamt ersetzt. Da die Umsatzsteuervoranmeldung erst später gemacht wird, wird dieser Betrag in der Jahresrechnung als schließlicher Rest aufscheinen. Grundsätzlich muss jeder schließliche Rest erklärbar sein, besonders große Beträge sind genauestens zu überprüfen bzw. zu hinterfragen. Die Prüfung der Durchläufer sollte nicht nur bei der Jahresrechnung, sondern laufend erfolgen!
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 43 von 45
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 44 von 45
2.11 Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt
k5 Finanzmanagement und KIM – Auswertungsmöglichkeiten
Versionsdatum: 18.08.2016 Seite 45 von 45
2.12 Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt