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InLoox ProduktpräsentationDie Projektmanagement-Software, die mitten in Outlook arbeitet
Seite 2InLoox Produktpräsentation
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ProjektübersichtEinbindung in Outlook, Dashboard, Projektlisten
Seite BetreuungBasisdaten, Ansprechpartner, Notizen
Seite MindmapsMindmaps, Knoten, Übertragen in Zeitplanung
Seite PlanungVorgänge, Meilensteine, Ressourcen
Seite ZeiterfassungZeiteinträge, Buchungen, Kalendereinträge
Seite DokumenteAblage für Dateien und Outlook-Elemente
Seite BudgetsProjektausgaben und -einnahmen
Seite BudgetübersichtDiagrammtypen
SchnellzugriffsbereicheE-Mail, Termin/Aufgabe, Kontakt
Inhalt
Seite 3InLoox Produktpräsentation
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Projektmanagement-Software für Outlook
InLoox ist die bewährte und flexible Lösung für professionelles Projektmanagement – die Software ist direkt in Microsoft Outlook integriert und erleichtert ein kombiniertes Management von Projekten, Dokumenten, Ressourcen, Mind Maps und Budgets.
Projektplanung
Budgets
Zeiterfassung
Dokumentenmanagement
einfach zu bedienen+ tausendfach bewährt= eine Lösung, die funktioniert
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InLoox erweitert Microsoft Outlook
Kommunizieren, planen, organisieren: Outlook
Projekte verwalten in Outlook - mit InLoox
Seite 5InLoox Produktpräsentation
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„Neben wichtigen Kennzahlen haben Sie alle Meilensteine stets im Blick. Die Projektlandschaft ist transparent und beherrschbar “
Alle relevanten projektbezogenen
Informationen für Analyse, Steuerung
und Vergleiche
Dashboard – wichtige Kennzahlen im Überblick
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Leistungsfähige, personalisierte Ansichten
Stellen Sie ihr persönliches Dashboard
aus verschiedenen Themenansichten
zusammen
Seite 7InLoox Produktpräsentation
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Schnellzugriff auf die letzten Projekte aus allen Outlook-Ansichten heraus
Dokumente und Vorgänge
(Emails, Anhänge, Dateien etc.) direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender und Posteingang erfassen
Leistungsstarker Berichtsgenerator
Unterstützte Formate sind u.a. Microsoft Word, Excel und PDF
InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick
InLoox Toolbar
Seite 8InLoox Produktpräsentation
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InLoox Ordner
„Vorteile: maximale Erreichbarkeit und Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter“
Der InLoox Ordner enthält allelaufenden Projekte in einer zentralenÜbersicht
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Ein Klick – ein Blick
Vordefinierte Informationsregeln
•zeitkritisch = überfälliges Projekt
•grau = abgeschlossenes Projekt
InLoox Felder zur Verwaltung vonProjekten
•Projektstatus, Budgetposten •Firmen, Kunden, etc.
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Strukturierte Projektinformation
Gruppieren, filtern und sortieren in der gewohnten Handhabung
Leistungsstarke und schnelleVolltextsuche im Projektbestand
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Globale Sichten und Workflows
Zusätzliche InLoox Felder zur Verwaltung von Projekten
• Projektleiter, Start, Ende• Dokumentenordner, Kunden,
etc.
Persönliche und öffentliche Ansichten für Teams
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Ein Projekt öffnen
Ein Doppelklick öffnet das entsprechende Projekt
In der Projektliste entspricht eineZeile einem Projekt
Seite 13InLoox Produktpräsentation
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InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund - nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung
Ein Projekt im Detail
Ein Karteireiter für jedes Projektmodul:
•Betreuung•Mindmaps•Planung•Zeiterfassung•Dokumente•Budgets•Budgetübersicht
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Projektzuordnung und Identifikation
Eindeutige ProjektnummerFormat frei definierbar
Abteilung
Kunde bzw. Auftraggeber
Zentrale Kategorienliste zur Strukturierung des Portfolios, beispielsweise:
•Geschäftsfeld•Kundengruppe•Abteilung
Projektname
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Klare Verantwortlichkeiten
→ Frei konfigurierbare Rollen weisen Verantwortlichen Personen Rechte im Projekt zu
Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten
Projektansprechpartner:
•Projektleiter•Teammitglieder•Kunde(n)•Partner
Outlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden direkt, d.h. ohne Dubletten oder Synchronisation verwendet
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Status und zeitlicher Rahmen
Projekt in Archiv verschieben
Status
Zeitplan
•Start/Ende•Priorität
Terminarbeit: „weiche“ oder„harte“ Deadline
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Umfangreiche Eintragungen möglich
Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben
Automatische Autoren- undDatums-Dokumentation
Projektnotizen mit Änderungsinformationen
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Erweiterung und Anpassbarkeit
Erweitern Sie das Datenmodell von InLoox um eigene, unternehmensspezifische Felder
Möglichkeit zum Hinzufügen neuer angepasster Datenfelder (Freitext, Zahlen, Listen, Ja/Nein-Felder) ohne Programmierkenntnisse
Seite 19InLoox Produktpräsentation
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Ideen sammeln, strukturieren und aufbereiten
Mindmaps
Sammeln und organisieren Sie Ideen und Informationen zu Ihren Projekten direkt in InLoox, um sie anschließend ohne Umwege in die Zeitplanung zu übernehmen
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Gedanken visuell strukturieren
Zusätzliche Informationen:
•Zugeordnete Ressourcen•Dokumentenverknüpfung•Fortschritt
Neue Mindmap erstellen
Neuen Knoten erstellen
Zuordnung von Unterknoten zu übergeordneten Knoten
Hervorhebung der Knoten durch Symbole, Farben oder Rahmen
Seite 21InLoox Produktpräsentation
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Knoten im Detail
Kennzeichnung des Knotens aus Microsoft Outlook bekannt
Neuen Knoten anlegen
Mehrzeilige Beschreibung
Fortschritt des Knotens
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Knotendetails: Ressourcen hinzufügen
Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt
Zuordnung von Ressourcen erlaubt erste Arbeitsverteilung im Projekt
Seite 23InLoox Produktpräsentation
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Unterstützung von Vorlagen
Vorlagen sind frei definierbar, z.B.:
•Mitarbeitereinführung•QS-Projekt•Strategieprojekt•IT-Planung
Mindmap-Vorlagen beschleunigen den Brainstorming-Prozess in wiederkehrenden bzw. ähnlichen Projekten
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Mind Maps drucken und exportieren
Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer
Mind Maps lassen sich als Bilder exportieren und so in anderen Applikationen verwenden
Ausdrucke, z.B. im A4- Bannerformat verfügbar
Seite 25InLoox Produktpräsentation
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Übergabe in die Zeitplanung
Mindmaps lassen sich komfortabel in die Zeitplanung übernehmen
Das Ergebnis ist ein nahtloser Planungsprozess vom Brainstorming bis zur Umsetzung
Seite 26InLoox Produktpräsentation
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Vorgänge und Meilensteine stets im Blick
Projektzeitplanung
Meilensteine, Vorgänge und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren
Seite 27InLoox Produktpräsentation
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Klassische Gantt-Darstellung
Zusätzliche Informationen:
•Zugeordnete Ressourcen•Dokumentenverknüpfung•Phase überfällig
Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger)
Erinnerungen und Status
Kennzeichnen Sie Elemente des Projektplans, so wie Sie es von Microsoft Outlook gewohnt sind
Neue Vorgänge, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen
Terminkritische Vorgänge, Sammelvorgänge oder Meilensteine werden rot markiert
Seite 28InLoox Produktpräsentation
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Vorgänge und Meilensteine erstellen
Element-Fixierung
Neue Vorgänge und Meilensteine erstellen
Name des Elements
Projekt-Strukturplan-Code
Beginn, Dauer bzw. Ende
Seite 29InLoox Produktpräsentation
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Ressourcen hinzufügen
Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert, falls eine Benachrichtigung gewünscht ist
Automatische Ressourcen-Benachrichtigung
•E-Mail•InLoox•Outlook-
Besprechungsanfrage•Outlook-Aufgabenanfrage
Automatische Aufwandsschätzung
Outlook-Kontakte und Exchange-Adressbücher werden unterstützt
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InLoox informiert Ressourcen
Proaktive Kommunikation
InLoox informiert bzw. erinnert Anwender über neue und anstehende Arbeitspakete
Automatische Erinnerungsfunktion
Arbeitspakte lassen sich mit Outlook-Kalendern und Aufgabenordnern synchronisieren
Arbeitspakete sind ständig präsent
Offene Arbeitspakete werden direkt aus dem Projektplan generiert und in Microsoft Outlook angezeigt
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Rückmeldungen zum Projekt-Fortschritt
Der Fertigstellungsgrad des Arbeitspakets wird automatisch in den Projektplan kommuniziert
Ein Klick zeigt Details eines einzelnen Arbeitspaketes an
Seite 32InLoox Produktpräsentation
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Termine mit dem Projektplan synchronisieren
Wichtige Meilensteine zeigt InLoox auf Wunsch im Kalender an. Damit bleiben alle wichtigen Deadlines stets im Blick und automatisch aktuell, sobald der Projektplan geändert wird
Termin- oder Aufgabenveränderungen werden automatisch synchronisiert
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Überblick zur Ressourcenauslastung
Integration in Microsoft Outlook
InLoox berücksichtigt Frei/Gebucht-Informationen aus Exchange. Die Auslastungsdarstellung beinhaltet somit Besprechungen, Abwesenheiten, Teilzeitregelungen, etc. ohne Mehraufwand
Mit einem Klick die Auslastung der Ressourcen Vorgangs-, Projekt- oder systemweit einsehen
Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)
InLoox meldet das Überbuchen von Ressourcen, der Projektleiter entscheidet bzw. korrigiert Engpässe
Seite 34InLoox Produktpräsentation
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Auslastungsdiagramm
Auslastungsdiagramm der einzelnen Ressourcen
Vorgangs, Projekt- oder systemweit sind Durchschnittauslastungen und Engpässe sofort erkennbar
Seite 35InLoox Produktpräsentation
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Projektplanung drucken
Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer
Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar
Seite 36InLoox Produktpräsentation
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Planungsvorlagen
Auswahl einer VorlageVorlagen sind frei definierbar, z.B.:
•Mitarbeitereinführung•QS-Projekt•Strategieprojekt•IT-Planung
Laden vorhandener Vorlagen aus InLoox oder anderen Anwendungen wie z.B. Microsoft Project, die nicht installiert sein müssen
Seite 37InLoox Produktpräsentation
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Projektzeiterfassung
Arbeits- und Zeitdokumentation
Komfortable Leistungs- und Tätigkeitserfassung aller Projektschritte, z. B. direkt aus dem Outlook-Kalender oder Posteingang heraus
Seite 38InLoox Produktpräsentation
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Ein Zeiterfassungseintrag im Detail
Buchung auf Leistungsgruppe
Alternativ: Bei Buchung auf einen Vorgang lässt sich der Plan-Ist-Aufwand ermitteln, d.h. die Abweichung der tatsächlichen Realisierungsdauer vom Projektplan
Zeiterfassungseintrag anlegen
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Wiedervorlagen und Erinnerungen
Outlook-Kalender
Erinnerungen
Die Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage bzw. Nachverfolgung, z.B. bei Tätigkeiten, die „Nachfassen“ erfordern
Seite 40InLoox Produktpräsentation
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Dokumente ablegen und ordnen
Dateiablage-Funktion
Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente projektbezogen ordnen und ablegen
Seite 41InLoox Produktpräsentation
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Projektordner
Dokumente zuordnen
Alle Dokumente, E-Mails Freigaben,
Protokolle, Berichte eines Projekts
werden zentral abgelegt
Ordnung und Übersicht derDateien eines Projekts
InLoox unterstützt:
• Lokale Laufwerke• Netzlaufwerke• Internet-Verknüpfungen• Microsoft SharePoint Sites
Dokumentenordneransicht mit intelligenter 1-Klick-Filterung
Seite 42InLoox Produktpräsentation
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Dokumente mit Metainformationen
Dokument können mit einer Tätigkeit aus der Zeiterfassung verknüpft werden
So lassen sich Dokumente übersichtlich und schnell auch aus der Projekthistorie heraus aufrufen
Frei definierbarer Status
z.B. „Freigabe erforderlich“, „Neu“, „30% fertiggestellt“, „Abgelehnt“, etc.
Mehrzeilige Kommentare undZusatzinformationen
Seite 43InLoox Produktpräsentation
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Zuordnen von E-Mails mit einem Klick
Buchung direkt in das entsprechende Projekt
E-Mails incl. Anhänge lassen sich direkt einem Projekt zuordnen
InLoox bietet dafür eine eigene Funktion – ständig aus jedem Bereich von Outlook heraus erreichbar
Seite 44InLoox Produktpräsentation
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Projekte auf einfache Weise budgetieren
Projektbudgets
Ausgaben und Einnahmen kalkulieren, einplanen, freigeben und abrechnen
Seite 45InLoox Produktpräsentation
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Budgets und Positionen
Projektetats sind in Budgets organisiert. InLoox unterscheidet:
• Ausgaben (z.B. für Ressourcen, Lieferanten)
• Einnahmen (z.B. durch Etats, Abrechnung)
Jedes Budget enthält eine oder mehrere Positionen
Jedes Budget und jede Position hat eine eindeutige Identifikations-Nummer
Seite 46InLoox Produktpräsentation
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Ausgaben erfassen
Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein
Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung
Jeder Zeiterfassungseintrag wird automatisch als Ausgabe erfasst
Interne Kostensätze errechnen Beträge für Arbeiten am Projekt
Kostensätze und Kostenstellen sind über die Optionen frei definierbar
InLoox erfasst, welche Kosten dem Auftraggeber bereits in Rechnung gestellt wurden
Seite 47InLoox Produktpräsentation
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Neues Budget erstellen
Typ des Budget-Dokuments
Eindeutige Zuordnung
Budgetdatum
Budgetname
AutorenkennungAnwendername ausMicrosoft Exchange bzw. Outlook
Positionen aus bestehenden Budgets übertragen:
•nicht abgerechnete•alle
Status (frei konfigurierbar)
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Neue Budgetposition erstellen
Flexible Einheiten, z.B.:
•Minuten, Tage, Monate usw.•Meter, Gebinde usw.•Pauschal, nach Aufwand, frei
Gruppe der Position
Auswahl einer Positionsvorlage
InLoox lädt automatisch Preise, Beschreibung, Anzahl und Einheiten aus einem unternehmensweiten Budget-Positionsverzeichnis
Name
Mehrzeilige Beschreibung
Seite 49InLoox Produktpräsentation
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Vorlage laden
Positionen der jeweiligen Vorlage werden angezeigt
Budgetvorlagen enthalten bereits vordefinierte Positionen und reduzieren so den Aufwand bei wiederkehrenden / ähnlichen Projekten.
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Geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen
Budgetübersicht
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Frühwarnsystem & Kostenkontrolle
Budgetüberschreitungen werden rot hervorgehoben
Plan-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten
Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, etc.
Vergleich zwischen Plan- und Ist-Ausgaben
Ist-Ausgaben Ressourcen- und Zusatzkosten
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Aufschlüsselung nach Kostenstellen
Ausgaben und Einnahmen werden je nach Leistungsgruppe bzw. Kostenstelle aufgeschlüsselt
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Kostenentwicklung verfolgen
Zeitlicher Verlauf der Einnahmen und Ausgaben
Ansichten nach Tagen, Monaten oder Jahren
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Aussagekräftige Berichte erstellen
Berichtsvorlagen vollständig mittels InLoox Berichtsdesigner anpassbar (gehört zum Standardlieferumfang)
Datenübergabe und Auswertung in verschiedenen Formate auf Knopfdruck
Unterstütze Formate sind Microsoft Word, Excel, RTF, PDF, HTML, u.v.m.
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Projektmarketing mit E-Mail-Vorlagen
Zeiterfassungseinträge (Termine, Zeitaufwendungen) und Dokumente (wie E-Mails, Dateianhänge etc.) können direkt für ein Projekt aus dem Outlook erfasst werden
Vordefinierte Vorlagen verkürzen das Verfassen von Mails, erlauben schnelle Projektkommunikation
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Verantwortlichkeiten schnell erkennen
InLoox verknüpft Outlook-Kontakte automatisch mit dem jeweiligen Projekt
So ist leicht erkennbar, welche Rolle der Projektteilnehmer einnimmt, ohne das Projekt aufrufen zu müssen
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Eckdaten und Referenzen
•Seit 2003 als Standardprodukt am Markt
•Weltweite Installationen: mehr 25.000 Anwender
•Oberfläche in sieben Sprachen
•Einige Unternehmen, die InLoox bereits einsetzen:
Weitere Referenzen und Fallstudien finden Sie unter folgendem Link: http://www.inloox.de
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!InLoox ist eine Software der:
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