Workshop SharePointSharePoint DokumentenmanagementWorkshop SharePointSharePoint Dokumentenmanagement

1642007 Nuumlrtingen

Referent

Michael GrethConsultant und TrainerSharePoint TechnologienMicrosoft Most Valuable Professional MVP

SharePointCommunitydeWeblog und Podcast

weblogsmyhsarepointdemgrethSharePointPodcastde

mgrethSharePointCommunityde

Inhalt

In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchfuumlhrung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Moumlglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams) die wir schrittweise in eine konkrete Loumlsung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden

Themen

Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools

Die VPC Umgebung

MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten

Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111

SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007

Referent

Michael GrethConsultant und TrainerSharePoint TechnologienMicrosoft Most Valuable Professional MVP

SharePointCommunitydeWeblog und Podcast

weblogsmyhsarepointdemgrethSharePointPodcastde

mgrethSharePointCommunityde

Inhalt

In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchfuumlhrung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Moumlglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams) die wir schrittweise in eine konkrete Loumlsung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden

Themen

Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools

Die VPC Umgebung

MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten

Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111

SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007

Inhalt

In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchfuumlhrung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Moumlglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams) die wir schrittweise in eine konkrete Loumlsung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden

Themen

Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools

Die VPC Umgebung

MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten

Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111

SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007

Themen

Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools

Die VPC Umgebung

MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten

Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111

SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007

Die VPC Umgebung

MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005Domaincontroller Domain sharepointdeSprache DE Language Packs ENFantastic 40 Application TemplatesStartseiten

Portal httpmossZentraladministration httpmoss5555Shared Service Provider httpmoss1111

SoftwareOffice 2007 Professional EnterpriseSharePoint Designer 2007OneNote 2007

Demomaschine

User (Password fuumlr alle Password1+)AdministratorManfred Oberbauer - manfredo Jesse Mariam - jessemBrain Cox ndash briancClaus Hansen ndash claush

Profile importiertMy Site

Manfred Oberbauer

Jesse Mariam

Brian Cox

Claus Hanse

n

Virtual PC 2007

Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen

Zustand speichern

Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank

Anforderung

Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung

bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo

Personen

Brian CoxAutor

sammelt Informationen

Jesse MariamWissensmanager

ordnet Informationen

Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank

Schritte der Reorganisation

Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung

Ziel

Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip

hellip

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen

Informationsarten

Links

Websites

Weblogs

Dokumente

WhitePaper

Artikel

Nachrichten

Dateien

Webparts

Tools

Praumlsentationen

Folienvortraumlge

Multimedia

Webcasts

Podcasts

Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien

Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek

Wiki mit SharePoint

SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde

• Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
• Referent
• Inhalt
• Themen
• Die VPC Umgebung
• Demomaschine
• Virtual PC 2007
• Aufbau einer Wissensdatenbank
• Anforderung
• Personen
• Schritte der Reorganisation
• Ziel
• Analyse des IST-Zustandes
• IST-Situation Jesse Mariam (KM)
• IST-Situation Brian Cox (Autor)
• IST-Situation Claus Hansen (User)
• Umsetzung in SharePoint
• Planungshilfsmittel
• Projektmanagement
• Mindmap
• Umsetzung mit SharePoint
• OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
• OneNote
• OneNote 2007
• OneNote
• Migration Dateiablagen Dateisystem
• Filesystem
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Dokumentbibliotheken
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration
• Migration Dateiablage SharePoint Migration
• Vergleich Filesystem - SharePoint
• Filesystem Migration
• Metadaten Management
• Metadaten Contenttypes
• Metadaten
• Artikel Contenttype
• Websitespalten und Inhaltstypen
• Informationsarten
• Wiki mit SharePoint
• wwwSharePointCommunityde

Virtual PC 2007

Starten uumlber die Virtual-PC KonsoleAltGR -gt STRG+Alt wichtig beim Vollbild einaus -gt AltGR+EingabeSTRG+Alt+Entf -gt AltGR+EntfBeenden uumlber das Menuuml Aktion ndash schliessen

Zustand speichern

Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank

Anforderung

Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung

bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo

Personen

Brian CoxAutor

sammelt Informationen

Jesse MariamWissensmanager

ordnet Informationen

Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank

Schritte der Reorganisation

Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung

Ziel

Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip

hellip

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen

Informationsarten

Links

Websites

Weblogs

Dokumente

WhitePaper

Artikel

Nachrichten

Dateien

Webparts

Tools

Praumlsentationen

Folienvortraumlge

Multimedia

Webcasts

Podcasts

Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien

Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek

Wiki mit SharePoint

SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde

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• OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
• OneNote
• OneNote 2007
• OneNote
• Migration Dateiablagen Dateisystem
• Filesystem
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Dokumentbibliotheken
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration
• Migration Dateiablage SharePoint Migration
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• Metadaten Management
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• Metadaten
• Artikel Contenttype
• Websitespalten und Inhaltstypen
• Informationsarten
• Wiki mit SharePoint
• wwwSharePointCommunityde

Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank

Anforderung

Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung

bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo

Personen

Brian CoxAutor

sammelt Informationen

Jesse MariamWissensmanager

ordnet Informationen

Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank

Schritte der Reorganisation

Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung

Ziel

Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip

hellip

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen

Informationsarten

Links

Websites

Weblogs

Dokumente

WhitePaper

Artikel

Nachrichten

Dateien

Webparts

Tools

Praumlsentationen

Folienvortraumlge

Multimedia

Webcasts

Podcasts

Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien

Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek

Wiki mit SharePoint

SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde

• Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
• Referent
• Inhalt
• Themen
• Die VPC Umgebung
• Demomaschine
• Virtual PC 2007
• Aufbau einer Wissensdatenbank
• Anforderung
• Personen
• Schritte der Reorganisation
• Ziel
• Analyse des IST-Zustandes
• IST-Situation Jesse Mariam (KM)
• IST-Situation Brian Cox (Autor)
• IST-Situation Claus Hansen (User)
• Umsetzung in SharePoint
• Planungshilfsmittel
• Projektmanagement
• Mindmap
• Umsetzung mit SharePoint
• OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
• OneNote
• OneNote 2007
• OneNote
• Migration Dateiablagen Dateisystem
• Filesystem
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Dokumentbibliotheken
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• Artikel Contenttype
• Websitespalten und Inhaltstypen
• Informationsarten
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Anforderung

Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZustaumlndig fuumlr die Informationsbeschaffung

bdquoUnser Team das uumlber die Einfuumlhrung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen allerdings voumlllig unkoordiniert Diese sollen zunaumlchst allen Mitgliedern des Teams spaumlter auch in Auszuumlgen den Anwendern bereitgestellt werden Die Informationen sollen strukturiert werden und verlaumlsslich seinFuumlr die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgefuumlhrt werden die wir organisieren muumlssenldquo

Personen

Brian CoxAutor

sammelt Informationen

Jesse MariamWissensmanager

ordnet Informationen

Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank

Schritte der Reorganisation

Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung

Ziel

Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

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NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

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Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

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Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

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hellip

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Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

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Brian CoxAutor

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Ziel

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Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

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Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

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OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

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WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

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Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

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WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

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Schritte der Reorganisation

Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenfuumlhrung der DateiablagenKlassifikation der Informationen uumlber MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Praumlsentation von InformationenOfflineunterstuumltzung

Ziel

Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

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Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

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Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

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Filesystem MigrationFilesystem Migration

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WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip

hellip

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen

Informationsarten

Links

Websites

Weblogs

Dokumente

WhitePaper

Artikel

Nachrichten

Dateien

Webparts

Tools

Praumlsentationen

Folienvortraumlge

Multimedia

Webcasts

Podcasts

Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien

Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek

Wiki mit SharePoint

SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

wwwSharePointCommunitydewwwSharePointCommunityde

• Workshop SharePoint SharePoint Dokumentenmanagement
• Referent
• Inhalt
• Themen
• Die VPC Umgebung
• Demomaschine
• Virtual PC 2007
• Aufbau einer Wissensdatenbank
• Anforderung
• Personen
• Schritte der Reorganisation
• Ziel
• Analyse des IST-Zustandes
• IST-Situation Jesse Mariam (KM)
• IST-Situation Brian Cox (Autor)
• IST-Situation Claus Hansen (User)
• Umsetzung in SharePoint
• Planungshilfsmittel
• Projektmanagement
• Mindmap
• Umsetzung mit SharePoint
• OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen
• OneNote
• OneNote 2007
• OneNote
• Migration Dateiablagen Dateisystem
• Filesystem
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Dokumentbibliotheken
• Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken
• Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration
• Migration Dateiablage SharePoint Migration
• Vergleich Filesystem - SharePoint
• Filesystem Migration
• Metadaten Management
• Metadaten Contenttypes
• Metadaten
• Artikel Contenttype
• Websitespalten und Inhaltstypen
• Informationsarten
• Wiki mit SharePoint
• wwwSharePointCommunityde

Ziel

Website die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen koumlnnen Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden sondern auch uumlber verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitaumltssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings fuumlr die Mitarbeiter des Unternehmens sollen uumlber die Site organisiert werden koumlnnen

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

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WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

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Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

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Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

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WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

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Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

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ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

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SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

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IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWuumlnscht sich eine strukturierte zentrale einfach zugaumlngliche Wissendatenbank an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren koumlnnen

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs uumlber RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

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Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

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Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

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IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

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Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

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Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

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Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbuumlcher Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und ndashBibliotheken konsolidierenPraumlsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip

hellip

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

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SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

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IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht uumlber Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut fuumlr spezielle Themen schlecht fuumlr ZusammenhaumlngeWuumlnscht sich strukturierte zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWuumlrde eigene Informationen gerne mit anderen teilen aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen uumlber die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAblaumlufe

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Ablaumlufe einrichtenGenehmigungsworkflow fuumlr neuen BeitraumlgeDiskussionsrunden fuumlr Feedback und Fragen

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OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

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OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

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OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

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Filesystem

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Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

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Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

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OneNote

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NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

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SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

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Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

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Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

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Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

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Filesystem MigrationFilesystem Migration

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WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

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Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

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OneNote

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Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

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SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

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VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

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OneNote Notizbuumlcher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persoumlnliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbuumlcher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

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OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen fuumlr die eigene NutzungEinfaches CutPaste bzw Importieren aus diversen Anwendungen (Browser Outlook Printer usw)Ordnung der Information in Notizbuumlchern Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbuumlcher uumlber zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

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hellip

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Filesystem

StrukturVersion

10 20 30

ProduktSTS WSSv2 WSSv3SPS2001 SPS2003 MOSS

ThemaPortalPlattformSuchehellip

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel 1 2 3 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

Grenzwert fuumlr die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

Basis fuumlr qualifizierte attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachtraumlgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhaumlngig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer fuumlr Typen von InformationenUnabhaumlngig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen Aumlndern und Anzeigen

Metadaten Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellenAumlndern im Webbrowser uumlber die Websiteeinstellungen-gtGalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellenAumlndernVerteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortalhellip

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministrationhellip

hellip

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel Themenfeld Aufgabenbereich BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -gt Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Aumlnderung -gt Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen

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SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten die mit einen RichTextHTML-Editor im Browser bearbeitet werden koumlnnenVerknuumlpfung der einzelnen Seiten uumlber Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Aumlnderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow Berechtigungen Metadaten usw koumlnnen genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

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OneNote

VorteileVollstaumlndige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und MarkierungKategorisierungOffline verfuumlgbarExport nach Word oder PDFXPS

NachteileProprietaumlres Format und AnwendungNichts fuumlr externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

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Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

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InhaltsgenehmigungVersionierung

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Haupt- und Nebenversionen (Entwuumlrfe) Beispiel 10 11 12 20

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Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

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NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

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NachteileEindimensionale GliederungNavigation uumlber Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Oumlffnen aller Ordner und Unterordner

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SharePoint-Bibliotheken als Container fuumlr DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek- Ordner und DateiebeneMetadaten muumlssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu oumlffnen laumlsst sich erfassen um welches Thema es sich handeltNach Metadaten koumlnnen die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet gefiltert gruppiert und sortiert werden

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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

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VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird uumlber die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische houmlherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden BibliothekenDefinition von Ordnern und ggf Metadaten fuumlr Bibliotheken mit weniger wichtigen DokumentenDefinition von Ansichten oder alternativer Filter-Moumlglichkeiten fuumlr die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfaumlhig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt Bessere Uumlbersicht

Attribute koumlnnen editiert werden koumlnnen beim Oumlffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Uumlbersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw Standardattribute wie Dateityp oder Autor

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Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional uumlber Filterung undGruppierung

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Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

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Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

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NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten koumlnnen auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente koumlnnen nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken koumlnnen auf einer Seite anzeigt und uumlber WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFuumlr eine moumlgliche Workflow-Unterstuumltzung sind Attribute ndash vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung

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