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Papierlose Bewerbung

mit HISinOne

codia DMSforum 2015 – Arbeitskreis Hochschulen 07.10.2015

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Dipl. oec. troph Madlen Neubert

Koordinatorin Elektronische Studierendenakte (ESA)

Georg-August-Universität Göttingen

Abteilung Studium und Lehre

E-Learning-Service und FlexNow-Betreuung

madlen.neubert@uni-goettingen.de

Tel.: 0551 39 26007

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Papierloser Bewerbung - Agenda

1. Universität Göttingen

2. Elektronische Studierendenakte

3. Aktueller Bewerbungsprozess

4. Papierloser Bewerbungsprozess

Bewerbungsverfahren

Zulassungsverfahren

Immatrikulationsverfahren

Dipl. oec. troph. Madlen Neubert Papierlose Bewerbung mit HISinOne

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Universität Göttingen

• Gegründet 1737

• International bedeutende Forschungsuniversität

• Seit 2003 in Trägerschaft einer Stiftung öffentlichen Rechts

• ca. 30.000 Studierende

• ca. 40 000 Bewerbungen pro Jahr (32 000 WiSe / 8 000 SoSe)

• Prüfungsämter/Fakultäten zuständig u.a. für alle Prüfungsverwaltungs-

aufgaben und Masterbewerbungen

• Studierendenbüro zuständig u.a. für Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation,

Beurlaubung, Gebühren, Exmatrikulation

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Universität Göttingen

• Aktuell Medienbrüche im gesamten Studienverlauf

• Dokumente und Akten werden noch papierbasiert vorgehalten

• Gründe (Auswahl):

- Dokumente von Dritten nicht digital verfügbar (z. B.

Abiturzeugnisse)

- Dokumente prozessbedingt in physischer Form

- Rechtliche Lage

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ESA -Elektronische Studierendenakte

• Dokumentenmanagementsystem d.3ecm von d.velop

• Zur digitalen Verwaltung und Archivierung von Studien- und

prüfungsbezogenen Dokumenten

• Ziel: - Medienbrüche vermeiden

- Prozesse digitalisieren, verbessern, beschleunigen

- Senkung Aufwand und Bearbeitungszeit für Studierenden

und Mitarbeiter

- Verringerung des Archivierungsraums

- Pos. Nebeneffekt: Schutz der Umwelt

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Aktueller Bewerbungsprozess

Antrag/Anmeldung zur Immatrikulation auf Uni-

Bewerberportal ausfüllen & online absenden

Antrag/Anmeldung ausdrucken und mit Bewerbungs-

/Immatrikulationsunterlagen einreichen

Positiv-/ Negativbescheid und Annahmeerklärung per Post

Immatrikulationsdokumente per Post & Überweisung Gebühr

Einschreibung durch Sachbearbeiter

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Papierloser Bewerbungsprozess

• Start zum SS16

• Ziel: u.a. Vermeidung papierbasierter Bewerbungen mit notwendigem

Scanprozess zur Digitalisierung

• Vorarbeiten:

- Prozesszeichnung und Abstimmung mit allen Beteiligten

- Prüfung technischer Umsetzbarkeit (Uni Göttingen, codia)

- Änderung der aktuellen Rechtslage (AZO, ImmaO, Auswahl-

ordnungen der Studiengänge, Hochschulvergabeverordnung)

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Bewerbungsverfahren

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Zulassungsverfahren

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Immatrikulationsverfahren

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Prüfung der Unterlagen (d3) und des Zahlungseinganges (SOS GX)

Möglichkeit 1: Unterlagen nicht vollständig/korrekt

-> E-Mail aus d.3. an Bewerber zur Nachreichung von Dokumenten

Möglichkeit 2: Unterlagen vollständig/korrekt aber Zahlung unvollständig

-> E-Mail aus d.3 zur Wiedervorlage an

Möglichkeit 3: Unterlagen vollständig/korrekt und Zahlung OK

-> Einschreibung des Bewerbers in SOS GX

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23.03.2015 Lenkungsausschuss Digitale Studierendenakte

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BACKUP

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ESA -Elektronische Studierendenakte

Bewerbungs- und Immatrikulationsdokumente

Zeugnisdokumente

Schriftliche Prüfungsleistungen

Schriftverkehr in Studierendenverwaltung und Prüfungswesen

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• Einsatzbereiche

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Papierlose Bewerbung mit HISinOne

2015 2016 2017

Vorarbeiten

Prüfungsämter

Studierendenbüro

Studiendekanate

Schriftliche Prüfungen

Ausblick

ISO

Überführung in Dauerbetrieb

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