wie man aus 37 intranets eines macht... (ia-konferenz 16.5.09)

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Wie man aus 37 Intranetseines macht…

Jens ScholzIA-Konferenz, Hamburg16.05.2009

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WTF

Die AufgabeWas schon schief gelaufen istDie kritischen FaktorenDas Vorgehen

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Die Aufgabe

Wir haben da ein Problem…

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Die Aufgabe

Ein Intranetfür alle HR-

Themen

Reduzierung der Seiten von 10.000 auf ca. 2.000Komplett neue Struktur nicht nach Anbieter sondern nach Nutzersicht

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Was schon schief gelaufen ist

Kapitulation vor der Masse des ContentsWiderstand der Content-OwnerWettlauf gegen die Zeit wird verloren

Was schon schief gelaufen ist

Es gibt jede Menge Gründe…

Konzeptionelle Probleme sind

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Die kritischen Faktoren

Überblick behaltenFachseite integrierenKeine Zeit verlieren

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Das Vorgehen – Überblick behalten

ListenListenChecklisten

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Das Vorgehen – Überblick behalten

Alte Welt: Sitemap mit kurzer Beschreibung des Inhalts und des Inhalttyps

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Das Vorgehen – Überblick behalten

Arbeitsergebnisse: Jeden Schritt dokumentieren

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Das Vorgehen – Überblick behalten

Contentmatrixen als zentrale Arbeitsgrundlage

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Das Vorgehen – Fachseite integrieren

Mit der Tür ins Haus: Der FragebogenDer 1. WorkshopHelfen, richtige Entscheidungen zu treffen

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Das Vorgehen – Helfen, Entscheidungen zu treffen

Fachlichkeiten klären: Die Struktur vorgebenThemenorientiert arbeiten: Content bleibt unberührtKein Zurück: Abnahmerunden bei jedem Schritt

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Ist-Analyse Intranets

2.1.33

2.1.1

1

2.1Arbeitszeit

…

AltersteilzeitInhalt 1Inhalt 2Inhalt 3

…

Contentliste

Anforderungsworkshops

Zielgruppe Event

Beendigung

Neue Contentliste

Konsolidierung der Workshops

Struktur- und Navigationskonzept

Content bestimmen, der übernommen wirdEvents definieren, für die der Content relevant ist

Nutzergruppen und Nutzeranlässebestimmen den AufbauAller Content wird in den Aufbau einsortiertInhalte katalogisieren

HR-Intranet

Über HRMA FK Exp.

… Beendigung

Inhalt 1 Inhalt 2

2.1.2

2Inhalt

Altersteilzeit…

Inhalt 1Inhalt 2Inhalt 3

Mitarbeiter … …

… Altersteilzeit

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Qualitätssicherung und Go Live!Content LoadInhalts-

erstellungInhalts-

vorbereitung

HR-Intranet Styleguide Erstellung

Konsolidierender Workshop-

Ergebnisse

Neustrukturierung und Anforderungs-

definition

Review der bestehenden Inhalte

(Ist-Analyse)

2 4

6 7 8

Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen

Struktur- und Navigationskonzept

5

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Der Anforderungs-Workshop

Der Fragebogen-Trick: Ein wenig Druck am AnfangDas Card-Sorting: Generalentscheidungen statt DetaildiskussionenDie Priorisierung: Muss, soll, kann, braucht nicht

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Der Fragebogen

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Der Fragebogen

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Der Fragebogen

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Das Card-Sorting

Ziel: Neustrukturierung der Inhalte in eine Navigation, die die Nutzersicht widerspiegeltMethode Card Sorting:

Inhalte auf Karten werden durch möglichst einfache Filter in Cluster vorsortiert

Cluster werden in Themen und Unterthemen unterteilt, die eine vorläufige Navigation ergeben

Wichtig: Intuitiv und schnell antworten!

Cluster 2Cluster 1Name 2Name 1 Name 3

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Das Card-Sorting

Runde 1

Wir finden heraus, welche Inhalte den Zielgruppen zugeordnet werden können:

Mitarbeiter

Vorgesetzte

HR-Spezialisten

Wir finden heraus, welche Inhalte keinen Bezug zu einem Mitarbeiteranlass haben

nach Informationen über HR

Wir sortieren veraltete Informationen aus

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Das Card-Sorting

Runde 2:Die im Card-Sorting strukturierten Inhalte werden bewertet

1. Priorisierung mit Noten 1-4:

1 = „Muss“

2 = „Soll“

3 = „Kann“

4 = „Braucht nicht“

2. Identifikation von Lücken:

= „Bei dieser Seite sind die Inhalte (derzeit) nicht vollständig“

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Qualitätssicherung und Go Live!Content LoadInhalts-

erstellungInhalts-

vorbereitung

HR-Intranet Styleguide Erstellung

Konsolidierender Workshop-

Ergebnisse

Neustrukturierung und Anforderungs-

definition

Review der bestehenden Inhalte

(Ist-Analyse)

2 4

6 7 8

Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen

Struktur- und Navigationskonzept

5

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Ergebnisse derAnforderungsworkshops

HR-Intranet Styleguide

InhaltserstellungInhaltsvorbereitung

Anforderungs-listen

Content-listen

Intranet

Externe Dokumente

Noch Schreiben

Struktur-baum

ContentMatrix

Quellen

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Content LoadInhaltserstellung

Struktur-baum

ContentMatrix

Inhaltsvorbereitung

Texte

Grafiken /Filme

Download-Dokumente

QualitätVollständigkeitAktualität

Prüfung

Eingabe der Inhaltein das CMS

DOCDOC DOCDOC DOCDOC

GIFGIF GIFGIF GIFGIF

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Keine Angst vorm Streichen

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Keine Angst vorm Streichen

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Tel: +49 (0)221. 168 89 192Fax: +49 (0)221. 168 89 193

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