wie man aus 37 intranets eines macht... (ia-konferenz 16.5.09)
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Über Jahre gewachsene Massen an Content auf zig Servern sind das Ergebnis der ersten Generation von Intranets. Die Aufgabe, ein Intranet auf einen modernen technischen Stand zu bringen scheitert oft genug an einem unüberschaubaren Contentberg, den es abzutragen gilt und am Widerstand der Contentowner, die es zur Mitarbeit zu überzeugen gilt. Der Vortrag befasst sich mit diesen beiden Problemen und wie sie praktisch in den Griff zu bekommen sind.TRANSCRIPT
16.05.2009, Hamburg, IA-Konferenz | 2
Wie man aus 37 Intranetseines macht…
Jens ScholzIA-Konferenz, Hamburg16.05.2009
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WTF
Die AufgabeWas schon schief gelaufen istDie kritischen FaktorenDas Vorgehen
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Die Aufgabe
Wir haben da ein Problem…
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Die Aufgabe
Ein Intranetfür alle HR-
Themen
Reduzierung der Seiten von 10.000 auf ca. 2.000Komplett neue Struktur nicht nach Anbieter sondern nach Nutzersicht
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Was schon schief gelaufen ist
Kapitulation vor der Masse des ContentsWiderstand der Content-OwnerWettlauf gegen die Zeit wird verloren
Was schon schief gelaufen ist
Es gibt jede Menge Gründe…
Konzeptionelle Probleme sind
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Die kritischen Faktoren
Überblick behaltenFachseite integrierenKeine Zeit verlieren
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Das Vorgehen – Überblick behalten
ListenListenChecklisten
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Das Vorgehen – Überblick behalten
Alte Welt: Sitemap mit kurzer Beschreibung des Inhalts und des Inhalttyps
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Das Vorgehen – Überblick behalten
Arbeitsergebnisse: Jeden Schritt dokumentieren
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Das Vorgehen – Überblick behalten
Contentmatrixen als zentrale Arbeitsgrundlage
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Das Vorgehen – Fachseite integrieren
Mit der Tür ins Haus: Der FragebogenDer 1. WorkshopHelfen, richtige Entscheidungen zu treffen
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Das Vorgehen – Helfen, Entscheidungen zu treffen
Fachlichkeiten klären: Die Struktur vorgebenThemenorientiert arbeiten: Content bleibt unberührtKein Zurück: Abnahmerunden bei jedem Schritt
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Ist-Analyse Intranets
2.1.33
2.1.1
1
2.1Arbeitszeit
…
AltersteilzeitInhalt 1Inhalt 2Inhalt 3
…
Contentliste
Anforderungsworkshops
Zielgruppe Event
Beendigung
Neue Contentliste
Konsolidierung der Workshops
Struktur- und Navigationskonzept
Content bestimmen, der übernommen wirdEvents definieren, für die der Content relevant ist
Nutzergruppen und Nutzeranlässebestimmen den AufbauAller Content wird in den Aufbau einsortiertInhalte katalogisieren
HR-Intranet
Über HRMA FK Exp.
… Beendigung
Inhalt 1 Inhalt 2
2.1.2
2Inhalt
Altersteilzeit…
Inhalt 1Inhalt 2Inhalt 3
Mitarbeiter … …
… Altersteilzeit
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Qualitätssicherung und Go Live!Content LoadInhalts-
erstellungInhalts-
vorbereitung
HR-Intranet Styleguide Erstellung
Konsolidierender Workshop-
Ergebnisse
Neustrukturierung und Anforderungs-
definition
Review der bestehenden Inhalte
(Ist-Analyse)
2 4
6 7 8
Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen
Struktur- und Navigationskonzept
5
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Der Anforderungs-Workshop
Der Fragebogen-Trick: Ein wenig Druck am AnfangDas Card-Sorting: Generalentscheidungen statt DetaildiskussionenDie Priorisierung: Muss, soll, kann, braucht nicht
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Der Fragebogen
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Der Fragebogen
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Der Fragebogen
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Das Card-Sorting
Ziel: Neustrukturierung der Inhalte in eine Navigation, die die Nutzersicht widerspiegeltMethode Card Sorting:
Inhalte auf Karten werden durch möglichst einfache Filter in Cluster vorsortiert
Cluster werden in Themen und Unterthemen unterteilt, die eine vorläufige Navigation ergeben
Wichtig: Intuitiv und schnell antworten!
Cluster 2Cluster 1Name 2Name 1 Name 3
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Das Card-Sorting
Runde 1
Wir finden heraus, welche Inhalte den Zielgruppen zugeordnet werden können:
Mitarbeiter
Vorgesetzte
HR-Spezialisten
Wir finden heraus, welche Inhalte keinen Bezug zu einem Mitarbeiteranlass haben
nach Informationen über HR
Wir sortieren veraltete Informationen aus
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Das Card-Sorting
Runde 2:Die im Card-Sorting strukturierten Inhalte werden bewertet
1. Priorisierung mit Noten 1-4:
1 = „Muss“
2 = „Soll“
3 = „Kann“
4 = „Braucht nicht“
2. Identifikation von Lücken:
= „Bei dieser Seite sind die Inhalte (derzeit) nicht vollständig“
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Qualitätssicherung und Go Live!Content LoadInhalts-
erstellungInhalts-
vorbereitung
HR-Intranet Styleguide Erstellung
Konsolidierender Workshop-
Ergebnisse
Neustrukturierung und Anforderungs-
definition
Review der bestehenden Inhalte
(Ist-Analyse)
2 4
6 7 8
Hohes Involvement der Bereichsverantwortlichen Mithilfe der Bereichsverantwortlichen
Struktur- und Navigationskonzept
5
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Ergebnisse derAnforderungsworkshops
HR-Intranet Styleguide
InhaltserstellungInhaltsvorbereitung
Anforderungs-listen
Content-listen
Intranet
Externe Dokumente
Noch Schreiben
Struktur-baum
ContentMatrix
Quellen
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Content LoadInhaltserstellung
Struktur-baum
ContentMatrix
Inhaltsvorbereitung
Texte
Grafiken /Filme
Download-Dokumente
QualitätVollständigkeitAktualität
Prüfung
Eingabe der Inhaltein das CMS
DOCDOC DOCDOC DOCDOC
GIFGIF GIFGIF GIFGIF
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Keine Angst vorm Streichen
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Keine Angst vorm Streichen
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