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Die zunehmende Beschleunigung von Marktentwicklung, Business und Projekt-geschäft verlangt nach …
www.wissenstransfer.chB. Ackermann
… proaktivem Change Management mit Fokus auf Produktivität und Risiken der täglichen Arbeit:
Identifizieren, strukturieren und erhalten von Wissen in der Organisation
?
Einarbeitung von SchlüsselpersonenRamp-Up / Onboarding / Stellvertretung
• Onboarding in der
Organisation
• eLearning
• TrainingNeues
Arbeitsumfeld
Neue Tätigkeit, Job-Rolle, Funktion, Projekt
Wechselndes Arbeitsumfeld
Aufgaben des Wissenstransfer Coaches:
Planung / Durchführung
Visualisierung, Überblick
Priorisierung der Themen
Katalysator
Beschleunigung und Verbesserung der Qualität
Strukturiertes und individuelles Lernen
• direkt am Arbeitsplatz
• von den Experten
• im Kontext
• mit den richtigenPrioritäten
Direktes Anwenden des Gelernten, Mehrwert wirdsofort sichtbar
Einarbeitung von Schlüsselpersonenmit strukturiertem Wissenstransfer
70:20:10
Neue Tätigkeit, Job-Rolle, Funktion, Projekt
Wechselndes Arbeitsumfeld
Agenda
wissenstransfer.ch 5
Credit Suisse Spin-Off
Change Management und Herausforderungen
Methodik - Übersicht
Integration ins Arbeitsumfeld / Kontext
Methodik im Detail
Phasen und Arbeitsprodukte
ROI
Wissenstransfer.chCredit Suisse Spin-Off
Objectives
Supporting line manager to maintain high quality and efficient
production during periods of organizational and personnel
changes
Creating transparency around key tacit knowledge holders
and supports teams in building meaningful deputy roles
Organizational improvement
Benefits
Optimization of succession or deputy
Shortening of the on-the-job training period of new joiners
Spreading of knowledge within a team
Increases employee motivation
Build up efficient deputies
Decrease work load for remaining team
Achievements in Credit Suisse 2007 - 2014
Over 400 coached optimized knowledge transfers
Clients include mainly IT CH, global IT, PB, HR, CFO and OE
Corporate titles of clients: mainly staff and AVP as well as
MDR, DIR and VP mirroring their fluctuation rate respectively
Reduction of on-the-job training period
(avg. of 30% time reduction; up to 200 PD)
“Time to market” reduction in 2013: 2072PD
Cost avoidance 2013: CHF 3.08 m
Methodology
Coaching service for key employees
Transfer knowledge on a need basis
Total effort: 3–6 coached half days (HD)
Initialization
Feedback
Benno Ackermann
• MAS / MBA Knowledge Management, eLearning
University Lucerne
• CEO Wissenstransfer GmbH
• Head Knowledge Transfer Credit Suisse AG
www.wissenstransfer.ch
Phase I
Phase II
Phase III
A coached knowlegde transfer involves:1..2 key person(s) providing knowledge1..x key person(s) receiving knowledge1 knowledge transfer coach
Corporate Titles of key persons receiving knowledge 2013 – Feb 2014:
2013/14: Increasing demand outside of IT organization, mainly from PB&WM, CFO, CRO, TDC, OBC divisions
Begleitete Wissenstransfers Credit Suisse: 2013 – Feb 2014
(blank) = knowledge transfer ongoing
Title Total
(blank) 22
AVP 26
VP 13
DIR 6
MDR 1
no title 4
MxB 1
Grand Total 73
Auftraggeber FeedbacksCredit Suisse AG
After every service delivery, a feedback from the requestor is being evaluated to guarantee an organizationallyadherent and continuous service development.Requestors feedbacks are very positive on:• Structured and coached approach for knowledge transfer activities to achieve best transfer results for key
person• Cost avoidance / cost savings / investment protectiont due to operational risk mitigation• Increased transparency and value of work products• Rating of coaching activitiesDetails on customer feedbacks are available on demand.
ROI – Berechnung: KostenreduktionCredit Suisse AG, 2013
key person /
role
number of
transfers
avarage
induction time
per transfer [PD]
fasten induction
time
expert 43 120 25%
manager 22 180 20%
benefit [PD]
total cost per
transfer /
moderation:
3roles, 3 PD [PD] net benefit [PD]
expert 1290 387 903
manager 792 198 594
total 1497
Management of risk: costavoidance tbd
not needed
induction by Line
Manager [PD]
number of
projects net benefit [PD]
Additional
savings 15 65 975
Resultate 2013:Effizienz-Gewinn, Kosteneinsparung = Verkürzung der Einarbeitungszeit von Schlüsselpersonen
Erreichte Resultate 2013:25% Reduktion für Experten / SME 20% Reduktion für Manager Nachfolge
Reduktion• in Personen Tagen: 2472 PT• Monetär: CHF 3.08 Mio
Diese Berechnung basiert auf Feedbacks der Auftraggeber, eingeholt nach jedemdurchgeführten Wissenstransfer.
Darin nicht enthalten sind Kosten-einsparungen durch das Verhindern von Risiken, Ausfällen, Fehlentscheiden, …
Credit Suisse - CFO Award 2012
wissenstransfer.ch
Optimized Knowledge Transfer service receives CFO Award 2012 David Mathers, CFO Credit Suisse:
“The Optimized Knowledge Transfer serviceenables proactive collaboration within IT to ourbusiness partners from PB and AM, improvingcontrol, quality and efficiency. Since 2009 morethan 350 Line Managers have used the service tohelp retain institutional knowledge and increaseorganizational performance and efficiency.In 2011 the service realized an overall costavoidance of CHF 3.5 mio.”
Wissenstransfer Anwendung… im Mitarbeiter Lifecycle
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Onboarding
• Beschleunigung des “time to market”
• Erzeugen von Transparenz in komplexen Arbeitsumgebungen
• Project Rampup verbessern
• Qualität verbessern• Schlüsselpersonen im
Kontext, individuell einarbeiten
• Risiken und Fehlentscheide vermeiden
• Komplexe, neue Arbeitsumgebung verstehen
• Change Management unterstützen
• Echte Stellvertreter aufbauen
• Längere Abwesen-heiten vorbereiten
• Projektübergaben verbessern
• Potentielle Risiko-Personen begleiten
• Transparenz in Offshoring Projekten
• Nahtlose Übergabe an Nachfolge
• Wissensverlust minimieren bei (Früh-) Pensionierung / Rente
• Projekt Rampdown unterstützen
• Vermeiden von kostspieligen Reengi-neering Projekten
• Risiken durch fehlende Schlüssel-person entschärfen
Daily work Offboarding
70 : 20 : 10 Lernen in Organisationen
wissenstransfer.ch
online
Explizites Wissen ist personengebundenPerson weg – Wissen weg
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Explizites Wissen
(Information)
… in Büchern,
Dokumenten, SOP,
Systemen, …
Implizites Wissen
(Erfahrungswissen)
… in Personen, im
Arbeitskontext
Explizites Wissen entfaltet den vollen Nutzen nur im Kontext, mit dem darunterliegenden impliziten Erahrungswissen. Papier allein macht keine Experten…
Implizites Erfahrungswissen ermöglicht uns die tägliche Komplexität im Arbeitsumfeld auf die wesentlichen Faktoren zu reduzieren, auf diese zu fokussieren und erfolgreich zu arbeiten.
“I don’t know how I get through the day –every day – on instinct alone...”
Sidney Harris
Der Verlust von Schlüsselpersonen beeinflusst direkt das organisationelle Erfahrungswissen, die Produktivität, die Qualität der Arbeitsergebnisse
wissenstransfer.ch 14
Expertin
Experte
Generation 1
Nachfolge
Hoher Verlust an Erfahrungswissen, wenn Schlüsselpersonen
gehen (Jobrotation, Urlaub, Pension/Rente, …)
Wis
se
n
Zeit
Generation 2
Nachfolge
Wertvolle
Information
(z.B. Dok)
Wertvolles
Erfahrungs-
wissen
15
Expertin
Experte
Generation 1
Nachfolge
Wis
se
n
Zeit
Vorteile
• Ermöglicht effiziente und motivieren-
de Einarbeitung für Schlüsselpersonen
• Minimimiert den Verlust an
Erfahrungswissen
• Unterstützt bei der Identifikation und
dem Ausfüllen von Wissenslücken
• Ermöglicht den direkten Aufbau eines
persönlichen Netzwerks
Einsparung an Zeit = Effizienzgewinn
Kosten vermeiden, Einarbeitung verkürzen, Risiken
managen, Motivation erhöhen
Wertvolle
Information
(z.B. Dok)
Wertvolles
Erfahrungs-
wissen
Der Verlust von Schlüsselpersonen beeinflusst direkt das organisationelle Erfahrungswissen, die Produktivität, die Qualität der Arbeitsergebnisse
… bis 30%
Beschleunigung
Identifizieren von Erfahrungswissen, “unsichtbares” Wissen strukturieren
Anknüpfen am Vorwissen der Lernenden
Komplexität reduzieren, Übersicht
Theorie und Praxis parallel schalten , individuelle Bedürfnisse
Multitasking ( Gloria Mark, Uni California)
Im K
on
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wo
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Vis
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run
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P
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% Fo
ku
sWissenstransfer Herausforderungen
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
wissenstransfer.ch 17
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation von
Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki / KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Persons 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Kontext,
Stakeholder, Prozesse, …
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Phase 1-3
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
wissenstransfer.ch 18
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Kontext,
Stakeholder, Prozesse, …
identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 1
ArbeitsproduktWissenslandkarte, visio
wissenstransfer.ch 19
Strukturierte
Visualisierung mit
• Arbeitsumfeld
• Prozesse und
Aktivitäten
• Persönliches
Netzwerk
• Applikationen,
Systeme
• Business Cases
• Prioritäten
• Herausforderungen /
Probleme
• Heatmap
Phase 1
wissenstransfer.ch 20
Phase 1
Strukturierte
Visualisierung mit
• Arbeitsumfeld
• Prozesse und
Aktivitäten
• Persönliches
Netzwerk
• Applikationen,
Systeme
• Business Cases
• Prioritäten
• Herausforderungen /
Probleme
• Heatmap
ArbeitsproduktPriorisierung Wissenslandkarte, visio
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
wissenstransfer.ch 21
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Stakeholder,
Prozesse, …identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 2
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
wissenstransfer.ch 22
Phase 2Option 2
Coach / Experte erstellen iCast (keine
Nachfolge vorhanden)
Aufzeichnung: Wissensträger erklärt
sein Arbeitsumfeld in strukturierten
Themenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)
• Bildschirm: Zoom und Bewegung
in Wissenslandkarte
• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …
• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele
• Virtuelle Collaboration (weniger,
keine Reisetätigkeit)
• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
Phase 2
wissenstransfer.ch 23
Phase 2Option 2
Phase 2
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
Coach / Experte erstellen iCast (keine
Nachfolge vorhanden)
Aufzeichnung: Wissensträger erklärt
sein Arbeitsumfeld in strukturierten
Themenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)
• Bildschirm: Zoom und Bewegung
in Wissenslandkarte
• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …
• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele
• Virtuelle Collaboration (weniger,
keine Reisetätigkeit)
• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
wissenstransfer.ch 24
Phase 2Option 2
Phase 2
Arbeitsprodukt: iCastKeine direkte Nachfolge vorhanden
Coach / Experte erstellen iCast (keine
Nachfolge vorhanden)
Aufzeichnung: Wissensträger erklärt
sein Arbeitsumfeld in strukturierten
Themenblöcken: Worksphere Mapbac
Verwendbar für 1 … x Person(en)
• Bildschirm: Zoom und Bewegung
in Wissenslandkarte
• Audio: Wissensträger erklärt
Arbeitsumfeld, Netzwerk, …
• Ablage in Sharepoint, Wiki, KMS
Ziele
• Virtuelle Collaboration (weniger,
keine Reisetätigkeit)
• Zeitliche Lücke der Nachfolge
überbrücken
MethodikStrukturierter Wissenstransfer
wissenstransfer.ch 25
Verkürzung der Einarbeitungszeit bis 30%Wissensverteilung im Team fördern Motivation MA steigern
PHASE 3 – Dokumentation
Transformation des Wissens
von Implizit nach Explizit
Struktur mit Mindliner,
Transfer Dokument,
Wiki /KMS / Sharepoint / …
PHASE 2 – Details
- Option1: Transfer Person 1:1
- Option2: iCast
Unterstützung auf
Nachfrage
PHASE 1 – Übersicht
Arbeitsumfeld, Stakeholder,
Prozesse, …identifizieren
Worksphere Map bac
Themen priorisieren
Einarbeitungsplan
Identifizierung Transfer Transformation
Initia
lisie
rung
Feedback
Einbezug des Auftraggebers, falls gewünscht
Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 2-3 Halbtage Begleitung: 1-2 Halbtage
Begleitung / Coaching für SchlüsselpersonenWissenstransfer nach Bedarf Investition: total 3–7 Halbtage Coaching
Phase 3
wissenstransfer.ch 26
Phase 3
Transfer Implizit – Explicit, Nachfolge dokumentiert: “Lernjournal”, individueller LerntypReview durch SME/Wissensträger, Planungsgrundlage für Vorgesetzte
ArbeitsproduktTransfer Dok, Wiki / SharePoint / …
Methodik angepasstChange Management
wissenstransfer.ch 27
Manager on Move
Team on Move
Optimized Project Handover
• Increase “Time to Market” of keyperson
• Create stability and continuity in organization
• Realize potential for corporate development
• Reduce risk due to project change
• Fasten induction for new PM or team
• Enable efficient rampup or rampdown of projects
• Support an enable reorganizations
• Avoid loss of knowledge due to organizational changes
• Build up efficient deputies and support transition of team
Aktuelle / zukünftige Herausforderungenz.B. Relocation von Services, Applikationen, Prozessen, Outsourcing, Insourcing, …
wissenstransfer.ch 28
Coaching / Begleitung: Schritte zum Erfolg
Checkliste
wissenstransfer.ch 29
1–3 Monate Zeitrahmen zur Einarbeitung (mit oder ohne Überlappungszeit)
Abklärung bezüglich Rahmenbedingungen, involvierte Personen, Vorgehensweise abstimmen
Investition von 3–6 Halbtagen für die Begleitung des Wissenstransfers
Kosten: Silver (CHF 3500.-), Gold (CHF 4500.-), Platinum (CHF 6500.-) Paket
Initialisierung mit allen Beteiligten
Phase 1: Wissenslandkarte erstellen, Priorisierung der Themen
Phase 2: Transfer, Coaching auf Nachfrage, evtl. iCast erstellen bei örtlicher/zeitlicher Lücke
Vorbedingungen
Phase 3: Explizierung des Wissens, Team/individueller Wiki, Transfer Dok
Coaching / Train the Trainer / VISIOTemplates / Symbole / Checklisten
• Coaching / Begleitung: Silver / Gold / Platin• Beratung / Train the Trainer• Templates• Stencils / Symbole• Checklisten
www.wissenstransfer.ch/shop
Webshop
Herzlichen Dank!
wissenstransfer.ch 31
www.wissenstransfer.ch www.worksphere-map.org
Kontakt / email
F & A