Document Management System – DMS

Verwaltung von Geschäftsdokumenten mit einem einzigen System

■ Verwaltung von Posteingang, E-Mails und elektronischen Übermittlungen von MFPs, Smartphones oder Tablets

■ Einfache Integration in bestehende Systeme (ERP, SAP etc.)

■ Standortunabhängiges DMS über das Internet

■ Hochleistungsarchiv mit dossierbezogener Ablage

■ Dokumentenvorschau für mehr als 200 Dateiformate

■ Vielfältige Komponenten und Zusatzmodule – individuell anpassbar und flexibel im Ausbau

Das ist Effizienz, Dynamik, Flexibilität – für Ihr Unternehmen – bereitgestellt von InnoSys.

Dynamisch – flexibel – zuverlässig

InnoSys stellt vor: Das einmalige Document Management System windream

Papier- und elektronische Dokumente werden zuerst mit einem Capturing & Distribution System eingelesen. So weit, so gut. Nun müssen die Doku-mente verteilt, weitergeleitet, indexiert, für Projekt-gruppen zur Verfügung gestellt, archiviert werden. Das sind komplexe Aufgaben, die viel Energie, Konzentration und Zeit kosten.

Wir haben gute Neuigkeiten für Sie: Lassen Sie uns diese Aufgaben für Sie lösen und kümmern Sie sich in Ruhe um Ihr Kerngeschäft!

Das Dokument wird vom reinen Informationsträger zu einem wertvollen, interaktiven Teil Ihres Ge-schäftsprozesses befördert.

Wettbewerbsvorteile sichern mit einem effizienten DMS

Sparen Sie Zeit und Geld

Die geschäftliche Expansion bringt größere, heterogenere Datenmengen mit sich, die bewältigt werden müssen. Mit dem DMS von InnoSys werden die Abwick-

lungsprozesse voll automatisiert, was sich natürlich positiv auf die Betriebskosten auswirkt.

Sorgfaltspflichten, gesetzliche Auflagen

Sehen Sie einer Betriebsprüfung jederzeit gelassen entgegen. Die Ablage- und Archivierungssysteme sind gesetzeskonform eingerichtet. Das Monitoring findet in Echtzeit statt und der Lebenszyklus von Dokumenten wird transparent.

Zudem sichern Sie das organisatorische, kollektive Gedächtnis Ihres Unternehmens und stärken Ihre eigene Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

Wir arbeiten mit Ihnen zusammen

Die Spezialisten von InnoSys unterstützen Sie von der ersten Stunde an über die gesamte Implementierung bis zur Inbetriebnahme und weit darüber hinaus.Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir eine Bestandesaufnahme vor und gehen auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ein. Wir denken jederzeit proaktiv mit und können Ihnen Vorschläge unterbreiten, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu straf-fen und zu vereinfachen.

Steigern Sie den Wert Ihrer Geschäftsdokumente – mit einem einzigen System

Ein DMS ist keine Insellösung. Es unterstützt die Inter- aktivität des gesamten Unternehmens. Für Firmen mit mehreren Geschäftssitzen, Filialen, externen Büros, Außendienstmitarbeitenden ist ein DMS natürlich die Lösung der Stunde. Aber auch für KMUs, Kanzleien, Schu-len bieten sich flexible Ausführungen an. Das System ist modular aufgebaut, die Skala an Zusatzkomponenten ist gegen oben offen.

Wir helfen Ihnen dabei, mit der für Sie richtigen Infra-struktur zu starten und dann – step by step – gemäß Ihrer geschäftlichen Expansion das System nahtlos zu erweitern, sodass Ihr Unternehmen immer bestens interagiert.

Was das DMS für Ihr Unternehmen leisten kann (Auszug aus den Funktionen)

E-Mail-Archivierung

Sie definieren individuell und flexibel, nach welchen Kriterien Mails abgelegt werden sollen. Die Informationen im Header dienen der Zuordnung zu Kundenprojekten, entsprechend Betreffzeile oder gemäß Absender, Emp-fänger usw. Zusätzlich können Teile der Metadaten und des Inhalts automatisch abgelegt und entsprechenden Dossiers zugeordnet werden.

Digitale Postverteilung

Die Korrespondenz wird an der zentralen Eingangsstelle mittels Barcodes eingelesen und digitalisiert. Per E-Mail wird sie dann automatisch an die entsprechenden Emp-fänger weitergeleitet.

Dies ist von besonderem Vorteil für Kundenbetreuer und Mitarbeitende im Außendienst, die mehrheitlich unter-wegs sind. Sie erhalten ihre Korrespondenz online und können so zeitnah auf die Anliegen ihrer Kunden und Geschäftspartner eingehen.

DocView: Komfortable Dokumenten- vorschau für mehr als 200 Dateiformate

Sie möchten «mal schnell» ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle, ein PDF oder eine Präsentation betrachten, ohne gleich das passende Programm starten zu müssen? Vielleicht bekommen Sie auch manchmal Image-Dateien in «exotischen» Formaten, für die Sie gar kein Anwendungs- programm installiert haben. In diesen Fällen ist guter Rat im wahrsten Sinne des Wortes teuer.

Individuelle Annotationen

Sie können die Dokumente auch mit individuellen Kommentaren – Annotationen – versehen und diese zentral speichern und verwalten.

Im Gegensatz zu den kleinen gelben Zetteln sind die elektroni-schen Notizen jeder-zeit auf Knopfdruck abrufbar, gehen nie verloren und können sogar – auf Wunsch – nur von denjenigen Personen gelesen werden, die Sie dazu autorisiert haben.

Integrität durch elektronische Signatur

Die elektronische Signatur verhindert nachträgliche Mani-pulation oder Veränderung, ob bewusst oder versehent-lich. Mit Signatur und Zeitstempel versehene Dokumente wie z.B. Rechnungen, Offerten, Protokolle usw. können nicht mehr verloren gehen oder falsch abgelegt werden, weil dies sofort entdeckbar wird, bevor Schaden entste-hen kann.

Dokumente dynamisch sichten

Umfangreiche Dokumentenvolumen lassen sich virtuell und individuell abbilden. Das Resultat einer Recherche wird in einer Trefferliste – farblich markiert – angezeigt. Wird ein Dokument zur Ansicht ausgewählt, erscheint daneben die Archivstruktur, anhand deren der Pfad zum Speicherort ersichtlich ist.

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Dynamisch – flexibel – zuverlässig: Das ist InnoSys

Wir wollen, dass Sie mit unseren Leistungen und Produkten Zeit und Geld einsparen. Zudem sollen Sie sich mit Ihrer IT-Anlage sowie Ihren Druck-, Kopier-, Plotter-, Scanner- und Faxlösungen rundum sicher fühlen. Dazu sind wir auch nach der Installation für Sie da: mit Wartung, Störungsbeseitigung, Hotline und persönlichem Coaching.

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Webportal

Standortunabhängiges DMS über das Internet

Mit dem windream-Webportal nutzen Sie das Internet als Plattform für einen globalen Zugriff auf die Informationen, die auf Ihrem Serverplatz gespeichert sind.

Autorisierte Mitarbeitende können so von jedem Ort der Welt auf Dokumente zugreifen und belie-bige Informationen aus dem DMS abrufen, bear-beiten, versionieren, archivieren oder neu erstellte Dokumente speichern.

Das Hochleistungsarchiv

Schnelle Informationsrecherche, bequeme Auslagerung der Dokumente auf unterschiedlichste Medien und höchste Datensicherheit durch den Einsatz modernster Archivierungstechnologien – das ist das Archivierungssystem, das InnoSys Ihnen bietet.

Das Archivieren von Dokumenten kann automatisch ausgelöst werden, nach Ab-lauf einer Frist oder wenn ein Dokumentenstatus – z.B. «erledigt» – erreicht wurde.

Das Archivformat wird vordefiniert, um Speicherplatz zu sparen, und Textdoku-mente werden in TIFF oder PDF gerendert, um schriftenunabhängig Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Ablage ist dossierbezogen, so wird der Geschäftsverlauf chronologisch nachvollziehbar.

Ihre Geschäftsdokumente bedeuten Vermögenswerte – wir helfen Ihnen dabei, diese Werte zu wahren

InnoSys ist Ihr Partner in allen Belangen des Doku-mentenmanagements. Unsere Fachleute stehen Ihnen in jeder Phase des Projektes zur Seite und unterstützen Sie mit Vorschlägen und zeigen Ihnen Einsparungsmöglichkeiten auf .

Schulung und Support sind selbstverständlich individuell abgestimmt. Sie haben jederzeit Ihren persönlichen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen und Ihr DMS kennt und Ihnen gerne weiterhilft. Sei das eine telefonische Beratung oder ein persönli-cher Besuch – das oberste Ziel ist, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden gut und effizient mit dem System umgehen können.

Rufen Sie uns jederzeit an – wir helfen gerne, beantworten Ihre Fragen und kümmern uns um Ihre Anliegen.

Wo immer wir auch zusammen beginnen, sei es bei der Firmen-gründung mit kleinem Budget oder für die Implementierung eines großangelegten Systems für mehrere Geschäftssitze – für uns ist kein Mandat zu klein, aber auch keines zu groß.

Dynamisch – flexibel – zuverlässig

Bewältigen Sie die Dokumentenvielfalt Ihres Unternehmens – wir helfen Ihnen dabeiWeitere DMS-Komponenten (Auszug)

Single Instancing: Nichts mehr doppeltBei der Archivierung ist eine Dublettenprüfung (Single Instancing) möglich. Aktivieren Sie einfach die entspre-chende Aktion dazu in der Management Console.

Benutzerspezifische PapierkörbeMithilfe ihres eigenen Papierkorbes können Anwender die von ihnen gelöschten Dokumente wiederherstellen, ohne dafür besondere administrative Rechte zu besitzen.

DeskribierenAuch Verschlagwortung, Attribuieren oder Indizieren. Es werden Metadaten vergeben, z.B. ob es sich um eine Offerte oder eine Rechnung handelt, Betreff, Autor usw. Diese Deskriptoren können dann für die Recherche einge-setzt werden.

IndexierenDas bedeutet den automatischen Aufbau eines Index, indem sinntragende Wörter aus einem Text extrahiert wer-den. Dieser Index dient nun der Volltextrecherche, analog zu Internetsuchmaschinen.

RecherchierenDie Volltextsuche kann individuell mit der Suche über Deskriptoren verknüpft werden, wobei Dokumenttypen ein- oder ausgeschlossen werden können. So wird die Recherche flexibel und individuell steuerbar.

VersionenkontrolleMit dieser Funktion ist es unmöglich, ein Dokument zu überschreiben. Es wird automatisch eine neue Version mit entsprechendem Datum erstellt.

NotificationDiese Funktion unterstützt vor allem Projektgruppen oder Verkaufsabteilungen. Sobald ein Dokument modifiziert wurde (z.B. eine Preisliste), wird an alle beteiligten Mitar-beitenden diese «Notification» gesandt.

Rendering/RenditionDie Umwandlung von Dokumentformaten. So kann z.B. die Änderung eines Dokumentenstatus von «in Arbeit» zu «abgeschlossen» das automatische Rendern von Word in PDF auslösen.

WiedervorlageEinem Dokument können Zuständigkeiten und Aktivitä-ten zugeordnet werden. Das DMS «erinnert» dann den Mitarbeitenden zum korrekten Zeitpunkt an eine Aufgabe.

Einsatz in verschiedenen Umgebungen und Systemen• Workflow (mit grafischem Design)• Analyse/Reporting• SAP-Integration• Office-Integration• Explorer-Integration• Offline-Client• Sharepoint

Capturing & Distribution

Erfassen, Verarbeiten, Weiterleiten von Ge-schäftsdokumenten

Support

Online-Support, Hotline, Serviceaufträge, Online-

Zählerstandsmeldung

Document Mana- gement System (DMS)

Verwaltung, Archivierung, unternehmensweiter

Workflow

Beratung & Verkauf

Beratung, Finanzierung, Vermietung, Verkauf

Fleetmanager

Zentral gesteuerte Output-Infrastruktur, Zählerstands-, Error-

meldungen

IT-Dienstleistungen

Service & Wartungen, Systemintegration,

Recycling

Hardware/MFP, Plotter, Printer, Scanner

Verschiedenste Marken und Größen, Ver- brauchsmaterial

Online Shop

Büromaterial, Tinte, Toner, Papiere

Die Leistungspalette von InnoSys ist groß und die Komponenten greifen nahtlos ineinander.

Profitieren Sie von einem starken, erfahrenen Partner in allen IT-Belangen.

Software

Mobile Service Manager,blue office®

Erwarten Sie viel von uns!

InnoSys ist Ihr Partner in Sachen Dokumentenmanagement.

Wir unterstützen Sie in der Organisation der Workflows, damit

Sie die Energie auf Ihr wertvolles Kerngeschäft richten können.

■ Sie haben jederzeit Ihren persönlichen Ansprechpartner, der die

Ansprüche Ihres Unternehmens kennt und Sie proaktiv unterstützt.

■ Die speziell für Sie ausgearbeiteten Strategien von InnoSys sind auf

die expansive Zukunft Ihres Unternehmens ausgerichtet.

■ Rufen Sie uns einfach an, stellen Sie Fragen – und überzeugen Sie

sich persönlich von unserem Know-how.

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