Xerox® DocuShare® FlexContent-Management-PlattformSichere Freigabe in der Cloud und konfigurierbare Lösungen

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WAS IST DAS BESONDERE AN

DOCUSHARE® FLEX?

DocuShare® Flex kombiniert viele Merkmale des klassischen, preisgekrönten DocuShare® mit wegweisenden Merkmalen einer neuen Plattformgeneration.

Die neue Plattform bietet:

• Schnelle Umstellung durch SaaS-basierte Bereitstellung in der Cloud

• Vollständig webgestützte, moderne Benutzererfahrung

• Benutzergesteuerte Workflows, die keine teuren Fachdienstleistungen erfordern

• Verbesserte Skalierbarkeit – die Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen

• Erweiterbarkeit – Sie können die Lösung an Ihre Branchensysteme anbinden, z. B. ERP-Anwendungen

• Portabilität – Sie können Ihre Geschäftsregeln speichern und in anderen Abteilungen erneut anwenden

• Optionale integrierte Benutzerverwaltung

• Verbesserungen bei den Berechtigungen für erhöhte Sicherheit

XEROX® DOCUSHARE® FLEX MACHT DIE

SACHE EINFACH

Xerox® DocuShare® Flex ist eine cloudbasierte Content-Management-Plattform und wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten.

Es unterstützt sowohl kleine und mittlere Unternehmen als auch Abteilungen in großen Unternehmen dabei, ihre geschäftlichen Inhalte zu verwalten und gängige Prozesse mittels Geschäftsregeln zu automatisieren und zu optimieren. Dabei bringt es die Tools mit, die Sie brauchen, um Ihre Geschäftsabläufe effektiv zu verwalten.

Die umfassenden Funktionen ermöglichen es unter anderem, Verbindungen mit

branchenspezifischen Anwendungen einzurichten und benutzerdefinierte Dokumenttypen für die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung zu erstellen. Die Einrichtung des Systems dauert nicht monatelang, sondern ist nach wenigen Tagen abgeschlossen. Dank des cloudbasierten Konzepts und der intuitiven Bedienung sind IT-Support oder Mitarbeiterschulungen dabei nur in minimalem Umfang – wenn überhaupt – erforderlich. Die Nutzer können sofort mit der Arbeit beginnen.

Vor allem jedoch ist DocuShare® Flex hochgradig skalierbar. Es kann problemlos angepasst werden, wenn sich die Anzahl der Nutzer, der Speicherplatzbedarf oder spezifische Prozessanforderungen ändern.

Cloud-basiertes ECM zur Digitalisierung Ihrer InhalteFür Unternehmen ist es heute schwierig, alle Dokumente, Inhalte und Prozesse zu verwalten, die für ihre Geschäftsabläufe relevant sind. Oft wird der Datenbestand von Jahr zu Jahr größer.

Für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU) oder Abteilungen sind große Unternehmenssysteme jedoch oft zu unflexibel, kostspielig und zeitaufwendig zu implementieren. Eine intuitive Cloud-Lösung, die sich problemlos an Ihr Unternehmen anpasst, schafft hier Abhilfe.

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VERWALTUNG UND ZUSAMMENARBEIT

DocuShare® Mit Flex können Sie Ihre geschäftsbezogenen Inhalte in einem geschützten, zentralen Repository in der Cloud kategorisieren, speichern, organisieren und verwalten – von der Erstellung bis zur Entsorgung. Die Mitarbeiter verwalten ihre Inhalte über die intuitive Benutzeroberfläche, die das Organisieren von Dateien erleichtert.

Dokumenteigenschaften, Berechtigungen und Aufgaben verwalten

Aufgaben zuweisen und Arbeitsaufkommen der Mitarbeiter verwalten

Inhalte aus Ihrem Repository per E-Mail als Anhang, ZIP-Datei oder URL verschicken oder an einen Workflow übermitteln

Teamordner für Benachrichtigungen und die Zusammenarbeit per E-Mail anlegen

Cloud-Zugriff für Mitarbeiter, um Geschäftsinhalte in DocuShare® zu verwalten und Links zu Inhalten intern freizugeben (statt E-Mail-Anhänge zu verschicken)

DocuShare® Flex Site

MFP TWAIN Certified Scanner

Mobile Devices

Web Browser

FilesWebforms

Company Data

Backup

Microsoft® Azure Cloud

Connectors

Salesforce.com®

DocuSign®

QuickBooks™HAUPTMERKMALE UND -FUNKTIONEN

• IntuitiveWeboberfläche – attraktiv für Anwender

• Scannen – sofort in eine geschützte, gemeinsame Cloud-Umgebung

• Dokumentversionen verwalten• Drag&DropfürmehrereDateien

ermöglicht schnelles Hochladen• FürMobilgeräteangepasste

Bedienoberfläche und App• Zuweisung,EskalationundVerwaltung

vonAufgaben unterstützt die Eingliederung von unternehmensbezogenem Content in die Geschäftsprozesse

• Berichtsfunktionen erleichtern das Nachverfolgen von Aktivitäten und geben Aufschlüsse

• Integration mit Unternehmens-Verzeichnisdiensten

• Konnektoren-Plattform für die Integration mit Geschäftssystemen wie ERP oder CRM

• ErweitertesSicherheits-Frameworkfür Governance und sichere Zusammenarbeit

• Leicht zu erstellende, ausfüllbare Webformulare

• Integrierte Erfassungvon Web-inhalten• IntegrierteOCRmit Volltextsuche

erleichtert die Umwandlung von Informationen in Wissen

ERFASSEN UND INDEXIEREN

Mit den leistungsstarken Funktionen von DocuShare® Flex lässt sich die Flut von Papierdokumenten, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren, erfassen und digitalisieren.

EinfachesundbequemesScannendirektindieCloud:• Flexible Dokumenterfassung über Xerox® MFD

oder TWAIN-zertifizierte Scanner• Hochladen mehrerer Dokumente in einem

Arbeitsgang durch Ziehen und Ablegen• Trennblätter mit Strichcodes für Batch-

Scanaufträge• Direkte Übermittlung von Scans an Workflows,

Dateien oder einzelne Ordner – am Standort oder von jedem anderen Ort aus

IntelligenteDatenextraktionundBildbearbeitung:• Automatische, cloudbasierte OCR in allen

Sprachen• Intelligenter Dokumentenbetrachter mit

Funktionen für Anmerkungen, zum Redigieren und zum Verschmelzen

• Datenbankintegration für Auto-Indexierungs-Eigenschaften

• Begradigen, Flecken entfernen, Komprimieren, Drehen und PDF-Export

Xerox® DocuShare® Flex wächst mit Ihren Anforderungen. KMU und Abteilungen können zunächst die grundlegenden Funktionen nutzen und nach und nach die erweiterten Möglichkeiten einbeziehen.

E F F I Z I E N T V E R A R B E I T E N

Xerox® DocuShare® Flex ist mehr als nur eine zentrale Plattform zum Speichern, Freigeben und Bearbeiten von Inhalten. Es bietet nutzerfreundliche Weiterleitungs-Tools und automatisierte Workflows für mehr Produktivität:

• EinfacheWeiterleitungerleichtert das Erstellen und Verwalten von Aufgaben und die Eskalation bei ausbleibender Reaktion

• KonfigurierbareAufgabenverwaltungzur Kategorisierung von Verarbeitungsaufgaben

• Geschäftsregelnzur unternehmensweiten Automatisierung von Prozessen

• GlobaleGeschäftsregelnfür teamübergreifende Arbeit mit allen Ordnern

• AutomatisierteregelmäßigeDokumentüberprüfung und Entsorgungsrichtlinien erleichtern das Lifecycle-Management

• AktualisierungexternerDatenbanken über Geschäftsregeln

• AutomatisierungvonGeschäftsprozessen ermöglicht Lösungen für Vertragsverwaltung, Kreditorenbuchhaltung und weitere Zwecke

DAS POTENZIAL DER CLOUD

Cloud-Lösungen sind nicht nur einfach zu konfigurieren und einzurichten – sie sind auch problemlos skalierbar und entlasten Ihre IT-Abteilung von ineffizienten Administrationsaufgaben. Zudem müssen Sie sich keine Gedanken um die Sicherheit machen. Xerox setzt bei der Cloud-Sicherheit auf bewährte Vorgehensweisen – von verschlüsselter Benutzerauthentifizierung über geplante Sicherungen bis zur Offsite-Speicherung und Site-Replikation. Um Schutz und Verfügbarkeit unserer Kundendaten zu gewährleisten, wenden wir Sicherheitsprozesse, -verfahrensweisen und -technologien an und treffen auch physische Vorkehrungen.

Ihre Mitarbeiter können jederzeit schnell und sicher auf ihre persönlichen Inhalte und den Content ihres Teams zugreifen – egal, wo sie sich gerade befinden und welches Gerät sie nutzen. Alles ist rund um die Uhr verfügbar – auf Desktop-PCs ebenso wie über Browser und Mobilgeräte. Und dank der leistungsstarken Volltextsuche finden sie innerhalb von Sekunden das, was sie brauchen.

Sie kontrollieren, wer auf Dokumente zugreifen, sie erstellen und ansehen darf. Mit Zugriffsberechtigungen für Einzelnutzer und Gruppen lassen sich Inhalte ganz einfach schützen, und in der Administratoransicht haben Sie den Überblick über die Rechtevergabe. Bei Bedarf können Sie die Archivierung, Überprüfung und Vernichtung von Daten automatisieren. Dabei profitieren Sie von Berichten und Sicherheitsüberwachungsprotokollen.

Sicherer Zugriff auf Inhalte und Lifecycle-Management

K O N N E K T O R E N Z U

G E S C H Ä F T S S Y S T E M E N

Organisationen setzen oft mehrere Back-End-Anwendungen ein, zwischen denen keine Daten ausgetauscht werden können. Das führt dazu, dass Informationen voneinander abgeschottet werden. In CRM-Systemen, Cloud-Diensten und Finanzanwendungen befinden sich jeweils wichtige Geschäftsdaten, die aber nicht miteinander synchronisiert werden. Es ist unter Umständen sehr kostspielig, diese Systeme miteinander zu verbinden.

Xerox®DocuShare®Flex Konnektoren ermöglichen die Integration mit den wichtigsten Geschäftsanwendungen. Da durch wird die Verwaltung der Geschäftsabläufe erheblich vereinfacht. Sie sind einfach und ohne Programmierarbeit einzurichten und intuitive zu bedienen. Die Konnektoren ermöglichen den bidirektionalen Datenaustausch mit vier externen Lösungen, um Prozesse effizienter zu gestalten und schneller Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Vernetzen und transformieren Sie Ihre Arbeitsumgebung für schnelleres Wachstum

Xerox®DocuShare®FlexKonnektorfürSalesforce®

Verlinken Sie Verträge und andere Dokumente auf Salesforce®, und erstellen Sie DocuShare® Flex-Workflows, z. B. um neue Salesforce-Kunden zur Genehmigung an die Rechtsabteilung zu übermitteln.

Xerox®DocuShare®FlexKonnektorfürQuickBooks™OnlineErmöglicht es, Rechnungsdokumente zur Genehmigung an DocuShare® Flex-Workflows zu übermitteln und dann wieder in QuickBooks™ Online zu speichern.

Xerox®DocuShare®FlexKonnektorfürDocuSign®

Ein DocuShare® Flex-Ordner kann mit einem DocuSign® -Umschlag synchronisiert werden, um digitale Signaturen hinzuzufügen und das Dokument anschließend zu sperren.

WEBFORMULARE ZUR DIGITALISIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON PROZESSEN

In Geschäftsprozessen werden oft Formulare verwendet. Papierformulare sind jedoch langsam und ineffizient. WebformularefürXerox®DocuShare®Flex ist ein Add-On, das Ihrem Unternehmen die Einführung papierloser und digitaler Arbeitsabläufe erleichtert. Ihre Mitarbeiter können Informationen schnell und dynamisch in einfachen, ausfüllbaren Formularen erfassen – und das an jedem Ort und mit unterschiedlichen Geräten (Mobilgeräten, Laptops, PCs). DocuShare Flex-Nutzer können mit einfachen Werkzeugen oder Vorlagen selbst Webformulare erstellen. So lassen sich verschiedene Workflows realisieren, zum Beispiel:

• Datenerfassung: Formular ausfüllen (Fragen beantworten) und auf „Senden“ klicken

• Anfragen ausfüllen oder genehmigen: Formular abschicken, um den Prozess in Gang zu setzen

• Ausführen verschiedener Prozesse wie Mitarbeiter-Onboarding, Registrierung oder E-Government-Anfragen

Webformulare können auch Workflows auslösen. Sie lassen sich speichern, wiederverwenden und sogar zu aufeinanderfolgenden automatisierten Prozessen verketten.

XEROX® DOCUSHARE® FLEX APP – FÜR UNTERWEGS

Der Arbeitsplatz von heute ist mobil: Ihre Arbeit begleitet Sie überall hin. DieDocuShare®FlexApp ist eine mobile Anwendung, die zahlreiche Funktionen unterstützt. Sie können sich anmelden, Dokumente suchen und anzeigen, sie herunterladen, hochladen und freigeben, Aufgaben und Workflow-Genehmigungen verwalten und Dokumente ganz einfach unterwegs erfassen.

Die App ist für iOS iPhone und iPad verfügbar und kann über den Apple iTunes Store heruntergeladen werden.

M A S S G E S C H N E I D E R T E C L O U D -

L Ö S U N G E N

Xerox® DocuShare® Flex ist eine Cloud-Anwendung, die für die Verwaltung von Inhalten optimiert ist und nach Ihren Anforderungen konfiguriert werden kann. Sie wurde mit einer auf Standards basierenden Anwendungsentwicklungsplattform erstellt und ermöglicht hochgradig spezialisierte Lösungen für die Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen.

Xerox wird Paketlösungen anbieten und kann gemeinsam mit seinen Partnern auch Dienstleistungen zum Erstellen von Lösungen erbringen.

KREDITORENBUCHHALTUNGS-AUTOMATISIERUNG FÜR XEROX® DOCUSHARE® FLEX

Die Kreditorenbuchhaltungs-AutomatisierungfürXerox®DocuShare®Flex ist ein Lösungs-Toolkit, das dazu beiträgt, den Zeit-, Kosten- und Arbeitsaufwand für die Rechnungsbearbeitung zu vermindern:

• Aufnahme von gedruckten und elektronischen Rechnungen und Unterlagen für die Kreditorenbuchhaltung (auch über Drittanwendungen)

• OCR-Konvertierung, Erkennung und Extraktion von Metadaten

• Automatisches Ausfüllen von Metadaten über Datenbanken

• Mehrstufige Überprüfungs- und Genehmigungsworkflows

• Anbindung an ERP-Lösungen

• Sichere Speicherung und Archivierung

• Leicht zu gestaltende Berichte und dynamische Dashboards

• 3-Wege-Abgleich

• Anbindungsmöglichkeit zur Webvalidierung

• Dokumentenabgleich

• Ferienzeitpläne

• Vorlage für Kreditorenbuchhaltungs-Workflowprozesse mit konfigurierbaren Rollen, Genehmigungsebenen, Delegationen und Schnittstellen

Für diese Lösung müssen Fachdienstleistungen in Anspruch genommen werden.

WeitereInformationenzuDocuShare®FlexerhaltenSieunterxerox.com/docushareflexoderdocushare.com.

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