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SAP im betrieblichen Spannungsfeld
TBS-Netz Fachtagung 200928. - 30.10.2009 in Berlin
Elektronische Personalakte und SAP
Dr. Friedhelm Michalke, TIB Hamburg
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Stille Sehnsucht
Wenn ich mitdem Stapelfertig bin …
… mit einerelektronischenPersonalakte!
Ach, wieschön wär das
…
… frag ich sie!
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Themen des Seminars
1. Personalakte in SAP
2. Was ist eine Personalakte
3. Vor- und Nachteile
4. Personalakte mit SAP
5. Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems
6. Phasen des Einfühungsprozesses
7. Datenschutzgesetz
8. Mitbestimmung / Betriebsvereinbarung
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Personalakte in SAP
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Elektronische Personalakte in und mit SAP
SAP Grundstruktur
Vereinfacht betrachtetbesteht SAP aus dreiModulen,
die alle wesentlichenGeschäftsprozesseeines Unternehmensumfassen.
Personal-wirtschaft
HRHCM
HumanRessources
Personal-wirtschaft
HRHCM
HumanRessources
SAPSAP
drei Haupt-Module
Rechnungs-wesen
FI
Finance
Rechnungs-wesen
FI
Finance
Logistik
LO
Logistics
Logistik
LO
Logistics
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Fachtagung SAP BerlinHauptmodule in der SAP-Ansicht
die dreiHauptmodule in derBildschirmansichtder SAP-Benutzer
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Fachtagung SAP BerlinModule und Komponenten von HR
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Fachtagung SAP BerlinModule und Komponenten von HR
In der Regel werden nicht alle Komponenten vonSAP-HR genutzt.
Eine Umfrage der Fachzeitung Computerwoche ergibtfolgendes Bild:
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Fachtagung SAP BerlinModule und Komponenten von HR
Eine Nutzung "Elektronische Personalakte" wird in der Umfrage nichtaufgeführt; es gibt auch keine HR-Komponente mit dieserBezeichnung.
Aber:
Wer SAP-HR nutzt, nutzt auf jeden Fall die KomponentePersonalverwaltung.
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Fachtagung SAP BerlinModule und Komponenten von HR
Die Personal-Administration istdas Herzstück derPersonalwirtschaft.
Es gibt keineKomponente „Personalakte“.
Aber …
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Aber …
innerhalb der Komponente Personaladministration gibt es eineFunktion, die mit "Personalakte" bezeichnet wird.
Diese Funktion kann mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden.
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Wenn man PA10 aufruft, werden alle Informationen, die über einenMitarbeiter in das System eingegeben wurden, angezeigt.
PA10 durchblättert die so genannten Infotypen, in denen die Datenabgespeichert sind.
Nach Aufruf von PA10 ist die Personalnummer einzugeben:
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Angezeigt wird hierder Infotyp 0002"Daten zur Person".
Hier kann zumnächsten Infotypweiter geblättertwerden.
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Angezeigt wird hierder Infotyp 0009"Bankverbindung".
Hier kann vor undzurück geblättertwerden.
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ThemaThema
Die Personalakte in SAP-HR enthält alle Angaben zu einemMitarbeiter, die in SAP eingegeben wurden.
Daten zur Person
Organisatorische Zuordnung
Anschriften
Bankverbindung
Urlaubsanspruch
Sollarbeitszeit
Bezüge
etc.
Gespeichert werden die Daten in so genannten Infotypen, das sindjeweils Tabellen zu jedem einzelnen Informationsblock.
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Frage:
Ist die Personalakte in SAP eine elektronische Personalakte?
Antwort:
"Elektronisch" ist die Erfassung von Personalstammdatenauf jeden Fall.
Frage:
Aber ist es überhaupt eine Personalakte oder verwendet SAP diesenBegriff einfach nur so?
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Was ist eine Personalakte ?
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Was ist eine Akte?
Personal
Personal-Daten
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Begriffsklärung
Jenseits von Wikipedia -
Was ist nach Recht und Gesetz eine Personalakte?
Gibt es ein Gesetz oder eine Verordnung, worin der Begriff"Personalakte" für alle Arbeitnehmer allgemein verbindliche definiertwird?
Gibt es ein Gesetz, das alle Arbeitgeber verbindlich auf die Führungeiner Personalakte verpflichtet?
Nein !Nein !
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materieller Begriff der Personalakte
Keine allgemeingültige Definition
Eine allgemein gültige gesetzliche Definition des Begriffs Personalaktegibt es nicht.
Die Personalakte ist nicht allgemein vorgeschrieben.
Inhalte, Aufbau, Aufbewahrung, Örtlichkeit, Zugriff etc. sind nirgendsallgemein verbindlich festgelegt.
Der Gesetzgeber hat sich nicht festgelegt.
Das Bestimmungsrecht liegt beim Arbeitgeber.
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Rechtliche Einordnung
Ausnahme
Es gibt nur ein Gesetz, in dem der Begriff Personalakte definiert wirdund der Umgang mit der Personalakte im Detail geregelt wird,
nämlich
das Bundesbeamtengesetz (BBG).
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Rechtliche Einordnung
§ 106 Personalakte
§ 107 Zugang zur Personalakte
§ 108 Beihilfeakte
§ 109 Anhörungspflicht
§ 110 Einsichtsrecht
§ 111 Vorlage von Personalakten und Auskünfte an Dritte
§ 112 Entfernung von Unterlagen
§ 113 Aufbewahrungsfrist
§ 114 Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten
§ 115 Übermittlungen in Strafverfahren
Die Personalakte im Bundesbeamtengesetz:
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Rechtliche Einordnung
Paradoxon:
Der Arbeitgeber musskeine Personalakte führen,
aber er kann auch nichtkeine Personalakte führen.
Es gibt hierfür keinegesetzliche Vorschrift.
Es gibt eine Reihearbeitsrechtlicher undsozialversicherungs-rechtlicherDokumentations-pflichten zumArbeitsverhältnis.
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Rechtliche Einordnung
So weit die Ausgangslage.
Jenseits der Gruppe der Beamten gibt es kaum gesetzlicheBestimmungen zur Personalakte und zur Personalaktenführung.
ABER:
Es gibt eine umfangreiche Rechtsprechung vom örtlichenArbeitsgericht bis hin zum Bundesarbeitsgericht.
Das Bundesarbeitsgericht spricht bezüglich der Personalakteschon 1985 von einer "gefestigten Rechtsprechung". In derZwischenzeit hat diese weiter zugenommen.
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Personalakte in der privaten Wirtschaft
Definition im "Fitting":
Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einenbestimmten Arbeitnehmer des Betriebes. Das gilt ohne Rücksichtauf die Stelle, an der diese Sammlung geführt wird, auf ihre Formoder das verwandte Material. Unter den Begriff der Personalaktefallen auch die in elektronischen Datenbanken gespeichertenPersonaldaten, auf die der Arbeitgeber zum Zwecke derPersonalinformation oder -maßnahme zurückgreifen kann.
(…) Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die einsachliches Interesse des Arbeitgebers besteht.
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Einfache Personalakte
Daten und Unterlagen vonMitarbeitern, die aufgrundarbeitsrechtlicher odersozialversicherungsrechtlicher odersteuerrechtlichen Nachweispflichtenzwingend aufbewahrt werdenmüssen.
d.h.: Daten und Unterlagen imZusammenhang von
Entgeltabrechnung
Meldepflichten
Bescheinigungswesen
Beweiserfordernissen
Qualifizierte Personalakte
Daten und Unterlagen der einfachenPersonalakte
Daten und Unterlagen, die darüberhinaus für personalwirtschaftlicheZwecke aufbewahrt werden
Personalplanung
Personalentwicklung
Personalbeurteilung
Alles was mit dem beruflichenWerdegang eines Mitarbeiters zutun hat.
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Zwischen-Fazit
Die Speicherung von Personal-Stammdaten führt automatisch zu einerelektronischen Personalakte.
Genauer müsste man sagen, zu einer Personal-Teilakte; denn es wirdja nur ein Teil der Personalinformationen gesammelt.
SAP-HR und jedes elektronischen Personalinformationssystem istzugleich immer auch eine elektronische Personalakte.
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Typische Situation in vielen Unternehmen heuteTypische Situation in vielen Unternehmen heute
Elektronische Teilakte
Personalstammdaten in ein-em Personalinformations-system
SAP-HR oder ein anderes
Papier-Personalakte
Personalstammdaten undweitere Unterlagen in tradi-tioneller Form
Nebeneinander von zwei Aktenformen:
starker Trend:Umwandlung der Papierdokumentein elektronische Dokumente
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Vor- und Nachteile
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Vor- und Nachteile
Was sind die Probleme der konventionellen Personalaktenführung?
Keine einheitlichen Standards
Akten können verloren gehen oder sind nicht auffindbar
Akten sind auf verschiedene Stellen verstreut
Nebenakten sind teils nicht bekannt
Akten sind nicht verfügbar, weil sie benutzt werden
Zugriffe sind nicht klar geregelt
Akte wird für einzelne Zwecke zumeist als Ganze genutzt; alles, nicht nurdas für den Zweck erforderliche ist zugänglich.
Akten nehmen viel Platz ein.
Unterlagen können leicht entwendet werden.
etc.
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Vor- und Nachteile
Reduzierung des Lagerplatzes
Verminderung der papierintensivenPersonalaktenverwaltung
individuell festlegbare Zugriffsberechtigungenfür verschiedene Nutzergruppen
Zugang von mehreren Nutzern gleichzeitig undbei hoher Datenübertragungsgeschwindigkeit
Sicherstellung aktueller Inhalte derPersonalakten sowie Vermeidung vonRedundanzen
Unterstützung und Optimierung von HR-bezogenen Prozessen und Eliminierung vonredundanten Funktionen
Verbesserung des Datenschutzes
Bereinigung unzureichend gepflegter Akten
Vorteile der elektronischen Personalakte
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Vor- und Nachteile
Weniger der alten Probleme, dafür aber neue:
jederzeitiger Zugriff auf alle Daten möglich.
ortunabhängiger Zugriff, selbst weltweit
Recherchen und Auswertungen werden einfacher.
Erstellung von Profilen ist möglich
Automatisierte Personalentscheidungen
???
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Technischer Aufbau und Funktioneneines typischen EPA-Systems
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Technischer Aufbau EPA-System
Die Daten der EPA verteilen sich in der Regel auf drei Systeme:
Personalwirtschafts-System (z.B. HCM von SAP, PAISY)
Stammdaten werden direkt eingegeben und in der Datenbank des Systemsabgespeichert.
Weitere Daten (z.B. Gehalts- oder Zeitnachweise) werden vom Systemgeneriert und stehen zur Verfügung.
Archivierungs-System
Die Papierdokumente werden eingescannt und in einer Datenbank aufGrundlage sicherer Medien verfügbar gemacht.
Dateien aus Office-Anwendungen (Word, eMail, Fax, etc.) könnenübernommen werden und stehen ebenfalls zur Verfügung.
Dokumenten-Management-System (DMS)
Das DMS verwaltet die Dokumente.
Im DMS werden Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregelnfestgelegt.
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Technischer Aufbau EPA-System
Personalwirtschafts-System
Dokumenten-Management-System (DMS)
Datenbank
Datenbank
Personalsachbearbeiter
Anfrage
eingescannte Papier-Dokumente etc.
Anfrage
Archiv-System
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Realisierungsbeispiel (1)
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Realisierungssbeispiel (2)
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Phasen des Einführungsprozesses
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Phasen des Einführungsprozesses
Phasen zur Einführung einer elektronischen Personalakte
Phase 1: Vorbereitung und Bereitstellung der Papier-Dokumente
Phase 2: Umwandlungsprozess der Akten
Phase 3: Einsatz der elektronischen Personalakte
Vorbereitung UmwandlungProduktiv-
betrieb
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Phasen des Einführungsprozesses
Phase 2: Umwandlung der Akten
Aufbereitung der Dokumente (Entklammern, evtl. Formatevereinheitlichen, Problemunterlagen identifizieren etc.)
Scannen der Unterlagen
Indexierung und Attributvergabe
Qualitätskontrolle, Nachbearbeitung (Lesbarkeit, Attribute)
Aufbewahrung, Rückgabe oder Entsorgung der Originale
Sichere Datenübergabe an Auftraggeber
Vorbereitung Umwandlung Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses
Was geschieht beim Scannen?
Das Dokument wird im Scanner abgetastet, die Pixel-Informationen gespeichertund daraus eine so genannte "Image-Datei" erzeugt.(engl. Image = Bild)
Für die Speicherung des Bildes stehen unterschiedliche technischeMöglichkeiten (Formate) zur Verfügung: zum Beispiel: Jpg, Bmp, Pdf, Tiff
Die Formate haben unterschiedliche Eigenschaften und sind daher nicht gleichgut für eine Archivierung geeignet.
anerkannte Formate sind bspw. PDF/A und TIFF
Wichtig: Das "Image" enthält zunächst nur Bildinformationen, keineTextinformationen. Im Image kann nicht nach Stichwörtern gesucht werden usw.
Will man den Text nutzen, muss eine weiterer Arbeitsgang erfolgen, die sogenannte Texterkennung.
Vorbereitung Umwandlung Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses
Texterkennung macht das Image auswertbar.
Um den Text in einer Bilddatei zu speichern, wird eine Software zurautomatischen Texterkennung eingesetzt, eine OCR-Software.
OCR = Optical Character Recognition
Moderner OCR-Software macht inzwischen die Erkennung von normalenDruckerschriftarten bis hin zu Handschriften (z. B. bei der Briefverteilung)möglich.
Es bleibt jedoch immer noch eine Fehlerquote, die zusätzliche Kontrollenerforderlich machen.
Das Ergebnis hängt auch von der Qualität der Vorlagen ab.
Wird die Bilddatei mit der Texterkennung verknüpft, kann in der so erzeugtenDatei beliebig recherchiert werden.
Vorbereitung Umwandlung Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses
Indexierung und Attribuierung
Gescannte Dokumente werden vor der Archivierung indexiert und mitAttributen versehen.
Zweck der Maßnahme ist es, das Wiederfinden der Dateien leichter zumachen.
Nutzung für eine differenzierte Berechtigungsvergabe (z.B. Zugriff nurauf Register 1,2 und 4).
Je stärker attribuiert wird, desto umfangreicher können die Dateienausgewertet werden.
Je stärker attribuiert wird, desto leichter können Fehler in derZuordnung entstehen.
Vorbereitung Umwandlung Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses
Indexierung und Attribuierung
Index = Verzeichnis
Attribut = Merkmal
Personalnummer
Registerfächer
Dokumentart
Dokumentdatum
Sachzusammenhang
10065
Beurteilungen
Bericht/Protokoll
15.06.2007
Personalentwicklung
Entgelt
Etc.
Vorbereitung Umwandlung Einsatz
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Datenschutz
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Datenschutz
Personalakte und Datenschutzgesetz
Die Personalakte ist kein ausgewiesener Gegenstand desBundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Der Begriff taucht in dem Gesetz nicht auf.
Das BDSG regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, nichtaber eine bestimmte Form der Datenhaltung.
Gleichwohl unterliegt gerade die elektronische Personalakte als eineEDV-Anwendung, die ausdrücklich und konzentriert personenbezogeneDaten verarbeitet, den Bestimmungen des BDSG.
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Datenschutz
§ 1 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG
"Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen,dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Datenin seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird."
Das BDSG ist ein "Verbotsgesetz" mit Erlaubnisvorbehalt.
Die digitale Verarbeitung von personenbezogenen Daten istgrundsätzlich verboten, es sei denn, dass es eine Rechtgrundlagedafür gibt.
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Datenschutz
Erlaubnis – Rechtsgrundlage
Das BDSG verlangt eine Rechtsgrundlage, um personenbezogeneDaten zu verarbeiten.
Rechtsgrundlage kann auch das BDSG selbst sein:
§ 32 BDSG:Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungs-verhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.
einfache Personalakte wäre mit § 32 regelmäßig abgedeckt
Eine qualitative Personalakte hätte keine sichere Rechtsgrundlage.
Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können in jedem Fall einesichere Rechtsgrundlage schaffen.
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Datenschutz
Löschverpflichtung
Nach § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen,wenn sie unzulässig erhoben oder gespeichert wurden, ihre Richtigkeitnicht bewiesen werden kann oder ihre Kenntnis für die Erfüllung derAG-Pflichten nicht mehr erforderlich ist.
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MitbestimmungBetriebsvereinbarung
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Betriebsvereinbarung
Gegenstand
Benennung des Systems und seiner Komponenten
Definition des Begriffs Personalakte
Verweis auf "verteilte" Bestandteile der PersonalakteZugehörigkeit von Daten und Dateien in anderen verbundenentechnischen Systemen (z.B. SAP HR)
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Betriebsvereinbarung
SchriftwechselBescheinigungenPersönliche Ereignisse
Sonstige
FortbildungenWeiterbildung
ZeugnisseZielvereinbarungenAbmahnungen
Beurteilung
EinstufungSonderzahlungenGehaltsnachweise
Gehalt
ArbeitsvertragVertragsänderungenBeendigung
Vertrag
BewerbungBewerbungs-ZeugnissePersonalbogen
Einstellung
UnterlagenRegister
Inhalte und Gliederung
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Betriebsvereinbarung
Einscannen der Dokumente
Dokumente nur als "Image"-Dateien
kein Abspeicherung über ein Texterkennungsprogramm
keine oder nur sehr beschränkte Verschlagwortung
Scannen nur durch Personen, die besonders auf die Vertraulichkeitverpflichtet wurden und die diese Aufgabe dauerhaft ausführen.
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Betriebsvereinbarung
Zugriffsrechte auf die Personalakte
Wie klein oder groß ist der Personenkreis der Zugriff hat?
Auf wen haben Vorgesetzte Zugriff?
Sind Zugriffsbefugnisse an konkrete Aufgaben gebunden?
Sind die Berechtigungen differenziert?
Lese-, Änderungs- und Löschberechtigungen
Berechtigungen auf bestimmte Register
Zugriff auf die eigene Personalakte
etc.
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Phasen des Einführungsprozesses
Auswertungen / Recherchemöglichkeiten in der EPA
Es stehen folgende Daten zur Verfügung:
Stammdaten
Alle Wörter aller Dokumente
Attribute der Dokumente
Denkbare Recherchen:
Mitarbeiter Standort x, älter y, Abmahnung, Familienstand,Eingruppierung, Personalbeurteilung, Fehlzeiten, Fortbildung etc.
Jede Kombination ist möglich.
Der (Alb-)Traum vom gläsernen Mitarbeiter wird möglich.